Câu 1 : VĂN PHÒNG là gì ? VĂN PHÒNG có vị trí , vai trò ntn trong cơ quan , đơn vị , tổ chức ? Phân loại VĂN PHÒNG ?VĂN PHÒNG ( office ) là bộ phận cấu thành 1 đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào . Sự tồn tại của VĂN PHÒNG là điều tất yếu khách quan .Khái niệm VĂN PHÒNG được xem xét , nghiên cứu dựa trên nhiều góc độ , lĩnh vực khác nhau
Trang 1MỘT SỐ CÂU HỎI QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
ĐỀ BÀI
Câu 1 : VĂN PHÒNG là gì ? VĂN PHÒNG có vị trí , vai trò ntn trong cơ quan , đơn vị , tổ chức ? Phân loại VĂN PHÒNG ?
Câu 2 : VĂN PHÒNG có những chức năng gì ? Phân tích trình bày nội dung của các chức năng đó ?
Câu 3 : Trình bày mục đích , yêu cầu ý nghĩa của việc lập ( xây dựng ) kế hoạch công tác của các cơ quan ?
Câu 4 : Phân tích và trình bày khái niệm , vai trò ( ý nghĩa ) của công tác văn thư cơ quan ?
Câu 5 : Thế nào là tài liệu lưu trữ ? Tài liệu lưu trữ có những ý nghĩa , đặc điểm , tính chất gì ?
BÀI LÀM
Câu 1 : VĂN PHÒNG là gì ? VĂN PHÒNG có vị trí , vai trò ntn trong cơ quan , đơn vị , tổ chức ? Phân loại VĂN PHÒNG ?
VĂN PHÒNG ( office ) là bộ phận cấu thành 1 đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất kỳ cơ quan nào Sự tồn tại của VĂN PHÒNG là điều tất yếu khách quan
Khái niệm VĂN PHÒNG được xem xét , nghiên cứu dựa trên nhiều góc độ , lĩnh vực khác nhau :
- Nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị Theo quan niệm này thì ở các cơ quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp
- Nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị đó
Trang 2- Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm
cỡ cao; là một dạng hoạt động trong cơ quan tổ chức nơi diễn ra việc thu nhận , bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ
VĂN PHÒNG được hiểu một cách chung khái quát : Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể.
Vị trí , vai trò :
Văn phòng (VĂN PHÒNG) là bộ phận vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan, đơn vị nào VĂN PHÒNG vừa thực hiện chức năng đối nội vừa thực hiện chức năng đối ngoại của cơ quan, đơn vị Từ thuở hình thành bộ máy nhà nước đến nay, VĂN PHÒNG là bộ phận không thể thiếu, xem nhẹ công tác VĂN PHÒNG đồng nghĩa với việc sống và làm việc thiếu dân chủ và vô tổ chức hoặc độc đoán chuyên quyền Thực tế, những người lãnh đạo thiếu sự quan tâm cần thiết đến công tác VĂN PHÒNG thì thường không thể lãnh đạo được gì cả
Phân loại VĂN PHÒNG :
Văn phòng Trung ương Đảng là cơ quan tham mưu, giúp việc Ban Chấp hành
Trung ương, trực tiếp là Bộ Chinh trị, Ban Bi thư trong tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo của Đảng, phối hợp, điều hòa hoạt động của các cơ quan tham mưu của Trung ương Đảng; tham mưu về chủ trương và các chính sách lớn thuộc lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính; tham mưu về nguyên tắc và chế độ quản lí tài chính, tai sản của Đảng, trực tiếp quản lí tài chính, tài sản của cac cơ quan đảng Trung ương và bảo đảm hậu cần phục vụ hoạt động của Trung ương Đảng; đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo
Văn phòng Quốc hội là cơ quan giúp việc của Quốc hội, có trách nhiệm nghiên cứu,
tham mưu tổng hợp va tổ chức phục vụ mọi hoạt động của Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Chủ tịch Quốc hội, các Pho Chủ tịch Quốc hội, của Hội đồng dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội
Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ chức các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hoạt động của Chính phủ va hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở;
Trang 3bảo đảm thông tin, phục vụ coong tac chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của phap luật; bảo đảm cac điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ,Thủ tướng Chính phủ ( nghị định số: 33/2008/NĐ-CP)
Văn phòng Ủy ban nhân dâncấp tỉnh co chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Ủy ban nhân dântổ chức cac hoạt động chung của Ủy ban nhan dan; tham mưu, giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân về chỉ đạo điều hanh cac hoạt động chung của bộ may hanh chinh ở địa phương; bảo đảm cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hanh của Ủy ban nhan dan, Chủ tịch Ủy ban nhân dânva thông tin cho công chúng theo quy định của phap luật; bảo đảm cac điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhan dan, Chủ tịch uy ban nhan dan (13/2008/NĐ-CP)
Văn phòng Hội đồng nhan dan va Ủy ban nhân dâncấp huyện: tham mưu tổng hợp choỦy ban nhân dânvề hoạt động của Ủy ban nhan dan; tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện về cong tac dan tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân dânvề chỉ đạo, điều hanh của Chủ tịch Ủy ban nhan dan; cung cấp thông tin phục
vụ quản ly va hoạt động của Hội đồng nhan dan, Ủy ban nhân dân va cac cơ quan nha nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Hội đồng nhan dan va Ủy ban nhan dan.(14/2008/NĐ-CP)
Câu 2 : VĂN PHÒNG có những chức năng gì ? Phân tích trình bày nội dung của các chức năng đó ?
Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lính vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất
định.Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể
Trang 4làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Cách thức tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên giá ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu
từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến
đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn
vị chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi
cơ quan, đơn vị
Câu 3 : Trình bày mục đích , yêu cầu ý nghĩa của việc lập ( xây dựng ) kế hoạch công tác của các cơ quan ?
Chương trình , kế hoạch là một văn bản trong đó thể hiện các mục tiêu , nhiệm
vụ ,các giải pháp và cách thức tổ chức thực hiện nhằm sử dụng các nguồn lực , tài
Trang 5nguyên có thể khai thác được ở trong cơ quan một cách tối ưu trong 1 thời gian xác định
Lập kế hoạch là quá trình xác định những mục tiêu cần đạt được của cơ quan và phương thức tiến hành tốt nhất để đạt được mục tiêu trong từng thời kỳ
Lập kế hoạch là 1 quá trình sắp xếp các nguồn lực ( con người , tài chính , thời gian ,…) và các phương tiện được sử dụng trong khoảng thời gian xác định trong tương lai để thực hiện các hoạt động cần thiết nhằm đạt được các mục tiêu đã định trước với việc sử dụng các kinh nghiệm trong quá khứ , dự báo khả năng trong tương lai và công nhận thực tế của hiện tại
Mục đích :
- Đảm bảo khai thác một cách tối ưu chi phí thấp nhất các nguồn lực mà cơ quan đag sở hữu hoặc có thể khai thác trong tương lai
- Đảm bảo cho các hoạt động triển khai theo trình tự thời gian xác định , tạo khả năng kiểm soát mọi hoạt động 1 cách chặt chẽ
- Tạo khả năng chủ động ứng phó với các tình huống thay đổi của môi trường
- Xử lý các nguồn lực của cơ quan 1 cách hợp lý bảo đảm sự phát triển bền vững
Yêu cầu :
- Lập kế hoạch là hoạt động thường xuyên của các cấp quản lý
- Lập kế hoạch là hoạt động thường xuyên của tất cả các nhà quản trị ở mọi cấp , mọi ngành lĩnh vực Là 1 trong các yếu tố quyết định đến sự thành công của nhà quản lý là việc xây dựng kế hoạch
- Kế hoạch phải hướng đến mục đích phát triển của tổ chức
- Lập kế hoạch là nền tảng các hoạt động quản trị nói chung và quản trị văn phòng nói riêng Để quản trị có chất lượng , nhà quản trị cần phải xây dựng
Kế Hoạch để điều phối các quan hệ , các hoạt động giữa các tổ chức và cá nhân trong cơ quan
- Xây dựng chương trình , kế hoạch phải đảm bảo tính hiệu quả
Ý nghĩa
- Kế hoạch là cầu nối giữa quá khứ , hiện tại và tương lai
Trang 6- Thông qua việc lập kế hoạch giúp người quản lý , lãnh đạo xác định được mục tiêu cơ quan cần đạt được
- Giúp dự đoán và đối phó được với những thay đổi trong tương lai
- Giúp cơ quan đơn vị sử dụng có hiệu quả các nguồn lực
Câu 4 : Phân tích và trình bày khái niệm , vai trò ( ý nghĩa ) của công tác văn thư cơ quan ?
Khái niệm
Các thuật ngữ thường dùng :
"Bản gốc văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan
tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
"Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành
"Bản sao y bản chính" là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định
“Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính;
“Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện
từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định;
“Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;
Công tác văn thư là 1 lĩnh vực hoạt động của bộ máy quản lý bao gồm công tác tài liệu hóa mọi hoạt động quản lý của cơ quan , tổ chức
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo văn bản , ban hành VB , tổ chức quản lý giải quyết VB , lập nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin VB cho hoạt động cả CQ
Vị trí
Trang 7Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu
để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng
Phục vụ , quản lý có chất lượng, hiệu quả nhiệm vụ , công việc của cơ quan
Ý nghĩa
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng
cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận
Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương,
đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan
Trang 8– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài
về sau
Góp phần chống lại tệ nạn quan liêu giấy tờ
Góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan
Câu 5 : Thế nào là tài liệu lưu trữ ? Tài liệu lưu trữ có những ý nghĩa , đặc điểm , tính chất gì ?
Ngay từ thời nguyên thuỷ, con người đã biết sử dụng những phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin một cách thô sơ nhất như: ghi ký hiệu trên các vỏ cây, vách đá, đất sét… Xã hội loài người càng phát triển, con người càng chế tạo ra những
phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin tiện lợi hơn Một trong những phương tiện đó là tài liệu bằng giấy (theo nghĩa riêng có thể gọi là văn bản).Khi xã hội phát triển, đặc biệt là từ khi nhà nước ra đời, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động, sản xuất và công tác quản lý đất nước đòi hỏi con người phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người khác hoặc cho thế hệ sau hoặc để ghi chép lại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người Đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật liệu, phương tiện có khả năng ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài Trong việc ghi tin và trao đổi thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện khác nhau, trong đó văn bản được coi là
phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất Ngay từ khi ra đời, văn
Trang 9bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước Văn bản được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ cơ sở để điều hành và quản lý xã hội Vì vậy, càng ngày con người càng nhận thức được vai trò của tài liệu nói chung và văn bản nói riêng Con người luôn có ý thức gìn giữ tài liệu để phục vụ nhu cầu sử dụng và coi nó như một loại tài sản quý giá
Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội Như vậy, tài liệu lưu trữ cũng có nhiều loại và văn bản chỉ là một dạng tài liệu lưu trữ Quan điểm về tài liệu lưu trữ càng ngày càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người Ngày nay, theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu được in trên giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác, trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp
Đặc điểm :
- Nội dung của tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt động của các
cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học và văn hóa nổi tiếng
- Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao Tài liệu lưu trữ gần như được sinh ra đồng thời với các sự kiện, hiện tượng, nên thông tin phản ánh trong đó có tính chân thực cao Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc của tài liệu Trường hợp không có bản chính, bản gốc thì có thể dùng bản sao có giá trị như bản chính thay thế Tài liệu lưu trữ là văn bản thì phải có đầy đủ các yếu tố thuộc thể thức của văn bản theo những quy định hiện hành của nhà nước Trong tài liệu lưu trữ có những bằng chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao của thông tin như: bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu xác nhận của cơ quan, tổ chức, thời gian sản
Trang 10sinh ra tài liệu… Chính vì vậy tài liệu lưu trữ luôn luôn được con người khai thác
và sử dụng
- Tài liệu lưu trữ thông thường chỉ có một đến hai bản Đặc điểm này khác với các xuất bản phẩm như sách, báo, tạp chí Vì thế tài liệu lưu trữ phải được bảo quản chặt chẽ, nếu để hư hỏng, mất mát thì không gì có thể thay thế được
- Tài liệu lưu trữ do Nhà nước thống nhất quản lý Nó được đăng ký, bảo quản và nghiên cứu, sử dụng theo những quy định của pháp luật
Ý nghĩa :
- Mang ý nghĩa chính trị
- Có ý nghĩa kinh tế to lớn
- Có ý nghĩa văn hóa sâu sắc Nó phản ánh thành quả lao động , sự sáng tạo
về vật chất , tinh thần , những nhận thức về xã hội và tự nhiên của dân tộc qua các giai đoạn lịch sử
- Có ý nghĩa khoa học to lớn
Tính chất :
- Tính khoa học
- Tính cơ mật
- Tính xã hội