Khái niệm: Văn phòng là nơi làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chu
Trang 1ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
Câu 1: Nêu khái niệm chức năng của Văn Phòng?
Khái niệm:
Văn phòng là nơi làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho
việc điều hành của lãnh đạo, là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung
của toàn cơ quan, tổ chức đó
Chức năng:
a) Giúp việc điều hành
Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc
Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch
Tổ chức điều phối các hoạt động chung của cơ quan
b) Tổ chức tham mưu tổng hợp
Tổng hợp xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan
và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý
c) Hậu cần, quản trị
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện điều kiện làm việc cho cơ quan
Câu 2: Nêu khái niệm, chức năng của quản trị? Phân biệt công việc quản trị và công
việc hành chính văn phòng?
Khái niệm
Administration: sự quản trị, sự hợp tác của một số người trong 1 tổ chức để thực
hiện mục tiêu mà cả người theo đuổi bằng một phương cách có hiệu quả nhất
Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình, hoạch định, tổ
chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đề ra
Chức năng:
Hoạch định: Xây dựng chương trình mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho từng
giai đoạn, từng bộ phận và quy định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hình thành các
mục tiêu đó
Tổ chức: Lựa chọn, bồi dưỡng và săp xếp nhân sự theo một cơ cấu, bộ phận phù hợp để
đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách
nhiệm các cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa các cá nhân bộ phận đó
Lãnh đạo: Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên thực hiện cụ thể, động viên,
khuyến khích nhân viên
Kiểm tra:
+ Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình và kết quả của từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình, kế hoạch áp dụng các biện pháp xử lí (khen thưởng,
xử phạt) +Rút kinh nghiệm, chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình biện pháp tổ chức thực hiện
Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị
Giống nhau:
Mọi thành viên đều thực hiện công việc HCVP, nhưng cấp quản trị càng cao thì các công việc HCVP càng ít và công việc quản trị càng nhiều
Khác nhau:
Đó là các công việc hành chính đơn thuần như xử lý công văn, soạn thảo văn bản, giao dịch điện thoại…do các nhân viên HCVP thực hiện Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng
Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Họ làm việc với con người và các ý tưởng
Câu 3: Nêu khái niệm và chức năng của thư ký?
Khái niệm:
Là người trợ lý của cấp quản trị, là người nắm vững các nghiệp vụ HCVP, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình
Chức năng:
Nhóm chức năng liên quan đến văn bản
Xử lý văn bản đi - đến (đăng kí các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, qui định của thủ trưởng, khảo sát văn bản…)
Nhóm chức năng thuộc quản lí công việc:
Tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng
đi công tác
Câu 4: Nêu phương pháp phân loại thông tin trong quản lý hành chính?
Để xử lý tốt các thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học Thông tin có thể phân loại theo các tiêu chí sau:
a) Phân loại theo kênh tiếp nhận
Trang 2Thông tin có hệ thống: Là những thông tin được cập nhật theo chuỗi chu kỳ hệ
thống đã định sẵn như: Bản tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, năm,…
Thông tin không hệ thống: Là những thông tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu
nhiên, thường có liên quan đến những việc bất ngờ xảy ra không thể lường trước được
trong quá trình hoạt động, không đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin
b) Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin
Thông tin tra cứu: những nội dung tài liệu có tính quy ước
VD: Những thông tin pháp lý chứa đựng trong các văn bản quy phamj pháp luật, thông tin
về thành tựu khoa học – kĩ thuật,…
Thông tin báo cáo: Tình hình sự kiện, hoạt động Các nhà quản lý cần được cung
cấp các bản tin hằng ngày, tháng, …
c) Phân loại theo phạm vi của lĩnh vực hoạt động
Thông tin kinh tế: Những thông tin phản ánh quá trình hoạt động của mọi lĩnh vực
hoạt động kinh tế như: Công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, dịch vụ,
đầu tư xây dựng, tài chính ngân hàng, thị trường, …
Thông tin Chính trị - Văn hóa: Những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa,
giáo dực, y tế, dân số, an ninh quốc phòng, môi trường, ngoại giao,…
d) Theo tính chất thời điểm nội dung
Thông tin quá khứ
Thông tin hiện hành
Thông tin dự báo
e) Phân loại thông tin theo các tiêu chí khác
Theo quan hệ quản lý: Thông tin từ trên xuống dưới, Thông tin từ dưới lên trên,
thông tin ngang, thông tin liên lạc đan chéo
Theo nguồn thông tin: Thông tin chính thức và thông tin không chính thức
Câu 5: Qui định xử lý thông tin trong Doanh Nghiệp?
Cần xây dựng quyết định trong việc báo cáo xử lý thông tin của công việc hằng
ngày của doanh nghiệp cụ thể gồm các loại thông tin như sau:
+ Thông tin từ bên ngoài công ty
+ Thông tin từ công ty ra ngoài
+ Thông tin truyền đạt giữa các bộ phận
Nhằm giải quyết công việc theo chức năng thông tin từ ban giám đốc chỉ đạo cho
các bộ phận
a) Nguyên tắc truyền đạt và xử lý thông tin
Thông tin có thể truyền đạt qua các loại hình như: Điện thoại, Fax, email, trực tiếp,…
Việc giao nhận giấy tờ phải có bằng chứng giao nhận thông qua mẫu sổ công văn Khi nhận được thông tin bộ phận nhận bắc buộc phải có phản hồi thông tin ngay trong bộ phận chuyển giao nếu không làm được theo thời hạn thì phải có phản hồi để bộ phận hoặc cá nhân giao thông tin sắp xếp
b) Phương pháp xử lý với các loại thông tin
Với thông tin từ bên ngoài công ty
Với thông tin từ các công văn, thư từ từ bên ngoài, Nhân viên văn thư vào sổ công văn đến theo mẫu Sau đó xác định xem thông tin cần chuyển đến bộ phận nào, chuyển đến
bộ phận thì yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến
Với thông tin khác bằng điện thoại: Trường hợp cần phải xử lý thông tin liên quan đến các bộ phận hoặc cá nhân khác, nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ thông tin theo biểu mẫu và chuyển thông tin đến cho người cần giải quyết Việc chuyển thông tin quan trọng phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giải quyết và xử lý thông tin theo mẫu
Với thông tin từ trong công ty ra bên ngoài
Trường hợp văn thư gửi ra bên ngoài thì phải tuân thủ các yêu cầu sau: phải lưu bằng chứng quá trình chuyển giao thông tin ra bên ngoài như phiếu giao cho đơn vị chuyển phát nhanh
Toàn bộ các nội dung kiểm soát văn bản ra bên ngoài công ty phải ghi chép theo biểu mẫu sổ giao văn bản đi
Thông tin từ bộ phận này qua bộ phận khác
Thông tin của bộ phận bao gồm chuyển ra bên ngoài công ty, thông tin chuyển qua văn thư, thông tin chuyển đến giám đốc, thông tin chuyển qua các bộ phận và các nơi khác trong công ty
Khi chuyển thông tin phải dưới dạng văn bản như: Công văn, thông báo, Fax, hoặc các biểu mẫu thuộc các quy trình chuyên môn liên quan
Thông tin do Giám đốc triển khai
Đối với các thông tin do ban giám đốc triển khai, quản lý các bộ phận có trách nhiệm triển khai đầy đủ cho nhân viên
Ngay sau khi triển khai, mọi người tham gia cuộc họp phải ký tên và quản lý xác nhận vào cuối biên bản (ghi trong sổ họp cuộc họp)
Câu 6: Nêu khái niệm và phân loại hoạch định công việc HCVP?
Khái niệm:
Trang 3Hoạch định là chức năng của quản trị, bao gốm các hoạt động xác định ra các mục
tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó Kết quả của
hoạch định là xây dựng kế hoạch, chương trình công tác
Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, sử dụng
chúng và triển khai các bước thực hiện
Phân loại
a) Hoạch định chiến lược
Là đề ra kế hoạch tổng quát cho toàn công ty, có tính chất dài hạn (trên 5 năm) và
do nhà quản trị cấp cao thực hiện
b) Hoạch định chiến thuật
Là đề ra các kế hoạch tổng quát cho các bộ phận chuyên môn, có tính trung hạn
(từ 1 đến 5 năm) và do cấp quản trị trung gian thực hiện
c) Hoạch định tác vụ, tác nghiệp
` Là đề ra các kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ
(trong đó có hoạch định HCVP) và do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện, thời gian dưới 1
năm
Câu 7: Khái niệm và vai trò, mức độ kiểm tra công việc HCVP?
Khái niệm:
Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả
hoàn thành trong thưc tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức
Kiểm tra nhằm mục đích:
Khuyến khích các hoạt động, hành vi phù hợp
Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh và xử lý kịp thời những hoạt động hành vi không phù
hợp
Vai trò:
Đối phó với bất trắc
Khám phá ra những cái bất thường
Xác định các cơ hội
Xử lý những tình huống phức tạp
Phân quyền có hiệu quả hơn
Mức độ:
a) Kiểm tra chiến lược
Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược, do các cấp quản trị cao cấp thực hiện Thời gian thực hiện: hàng quý, 6 tháng, hàng năm,…
Yếu tố môi trường được phân thành 2 loại chính:
Môi trường vĩ mô: Yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, sự phát triển của KH-KT, yếu tố tự
nhiên…Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố vĩ mô
Môi trường vi mô: Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà môi giới…Nhà
quản trị có thể thay đổi được các yếu tố vi mô nhằm đem lại lợi ích lâu dài và tối ưu cho tổ chức
b) Kiểm tra chiến thuật
Đánh giá việc thực hiện các kế hoạch chiến thuật ở các bộ phận chuyên môn, giám sát kết quả theo định kỳ và chấn chỉnh khi cần thiết Do nhà quản trị trung gian thực hiện hàng tuần và hàng tháng
c) Kiểm tra tác vụ, tác nghiệp
Giám sát việc thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kế hoạch hàng ngày và tiến hành các hoạt động sửa sai yêu cầu Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện
Câu 8: Nêu khái niệm, vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư?
Khái niệm:
Vai trò:
Ý nghĩa:
Câu 9: Nêu khái niệm và đặc điểm của tài liệu lưu trữ?
Khái niệm:
Là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,…của toàn xã hội
Đặc điểm:
Chứa đựng thông tin quá khứ có giá trị lịch sử và thực tiễn
Có độ chính xác cao
Do nhà nước thống nhất quản lý