- Nghĩa hẹp : Văn phòng là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc; là địa điểm giáo tiếp đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan; l
Trang 1ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
( CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG )
1 Một số khái niệm, vai trò, ý nghĩa về văn phịng, cơng tác hành chính văn phịng.
1.1 Khái niệm về văn phòng : Theo hai nghĩa
- Nghĩa rộng : Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, thù trưởng cơ quan Những cơ quan lớn thì có văn phòng, (phòng hành chính -quản trị)
- Nghĩa hẹp : Văn phòng là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ, công chức, viên chức làm việc; là địa điểm giáo tiếp đối nội, đối ngoại và các hoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan; là nơi làm việc trực tiếp của các chức danh, người đứng đầu các tổ chức, các luật sư, các đại biểu quốc hội (nghị sĩ), Tổng giám đốc, …
1.2 Khái niệm về hành chính : Theo hai nghĩa
- Nghĩa rộng : theo hai cách hiểu
+ Hành chính là quản lý của bộ máy hành chính nhà nước, hay quản lý của hệ thống cơ quan hành chính nhà nước
+ Hành chính là quản lý hành chính nhà nước
- Nghĩa hẹp : theo hai cách hiểu
+ Là quản trị hành chính trong nội bộ một cơ quan, tổ chức
Trang 2+ Là một loại công việc tác nghiệp hành chính cụ thể
1.3 Khái niệm về công tác hành chính văn phòng (công tác văn phòng)
Công tác hành chính - văn phòng là công việc quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ cụ thể nhằm bảo đảm yêu cầu tham mưu tổng hợp và giúp việc cho công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo, của cơ quan, tổ chức
1.4 Vai trò, ý nghĩa và tác dụng của công tác văn phòng :
1.4.1 Vai trò của văn phịng
- Là bộ máy giúp việc
- Là “bộ nhớ”, “bộ lọc” của thủ trưởng và của cơ quan
- Là “bộ mặt” của cơ quan, nơi giải quyết công việc của cơ quan với cơ quan khác
- Là “cầu nối” giữa cơ quan nhà nước vơi nhân dân
1.4.2 Ý nghĩa của công tác văn phòng: thực hiện tốt công tác văn phòng sẽ đưa đến các kết quả sau:
- Giúp thủ trưởng giải phóng được các công việc sự vụ hàng ngày
- Giữ gìn uy tín cho thủ trưởng, cơ quan
- Bảo đảm sự hoạt động liên tục, thống nhất, nhịp
nhàng trong cơ quan
2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.
Trang 32 1 Chức năng của văn phòng : Có 2 chức
năng
- Tham mưu tổng hợp;
- Phục vụ trực tiếp
2 2 Nhiệm vụ của văn phòng
- Xây dựng chương trình , kế hoạch công tác
- Biên tập các đề án, dự thảo các báo cáo các loại
- Tổ chức thu thập, xử lý thông tin,
- Tư vấn các quá trình giải quyết các văn bản
- Điều hòa, phối hợp công việc trong cơ quan
- Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan
- Tổ chức, quản lý công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quy định của Nhà nước
- Giúp thủ trưởng tổ chức, quản lý nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan
- Tổ chức công tác pháp chế (nội bộ cơ quan), tiếp dân, nhận và giao trả kết quả hồ sơ, ứng dụng công nghệ thông tin và các công việc hành chính khác
- Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc, cơ sở vật chất
- Quản lý tài sản công, (kinh phí) ngân sách của
cơ quan theo chế độ về tài chính Nhà nước
- Mua sắm, quản lý, bảo dưỡng các trang thiết bị
cơ quan
Trang 4- Đảm bảo an ninh trật tự, an toàn trong cơ quan Thực hiện tốt công tác phòng chống cháy nổ theo Luật Phòng cháy, chữa cháy và quy định của cấp trên
- Bảo đảm môi trường sinh thái hài hòa, tạo lập
cơ quan văn minh - sạch đẹp - hiện đại
3 Các nguyên tắc tổ chức và hoạt động của văn phòng.
_ Nguyên tắc tổ chức và hoạt động phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan
_ Nguyên tắc phân biệt rõ chức năng quản lý nhà nước với chức năng sản xuất kinh doanh và sự nghiệp
_ Nguyên tắc đảm bảo hiệu lực, hiệu quả trong các hoạt động của cơ quan nói chung, văn phòng nói riêng
_ Nguyên tắc tổ chức theo đơn vị phụ thuộc hay đơn vị có tư cách pháp nhân ( sử dụng con dấu riêng )
4.Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của văn phòng :
4.1 Cơ cấu tổ chức :
- Chánh văn phòng
- Phó Chánh văn phòng
- Các chuyên viên, cán bộ ,cơng chức, viên chức, nhân viên
ở các bộ phận ( phịng hoặc tổ công tác chuyên môn)
4.2 Chế độ làm việc
5 Tổ chức lao động khoa học công tác văn phòng.
Trang 55.1 Tổ chức lao động.
- Tổ chức lao động cá nhân.
- Tổ chức lao động tập thể.
5.2 Nội dung cụ thể tổ chức lao động văn phòng.
- Giúp lãnh đạo lập, triển khai, theo dõi,
đôn đốc chương trình kế hoạch công tác của cơ quan;
- Thực hiện chế độ thông tin-báo cáo của
cơ quan;
- Tiếp khách;
- Tổ chức hội nghị;
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
- Đảm bảo các điều kiện vật chất,…;
-V.v…
5.3 Nội dung t ổ chức lao động khoa học công
tác văn phòng
- Nhận diện, thiết kế hệ thống việc làm;
- Phân tích vị trí việc làm;
- Xây dựng quy chế làm việc của văn phòng;
- Phân công, tổ chức lao động hợp lý đểù giải quyết trực tiếp khi ngẫu nhiên xuất hiện các công việc cụ thể;
- Đáp ứng các điều kiện cần thiết để người lao động hoàn thành nhiệm vụ;
- Thường xuyên nâng cao trình độ, trang bị kiến thức cho cán bộ, công chức, viên chức văn phòng;
Trang 6- Nghiên cứu đánh giá ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động;
- Thường xuyên hoàn thiện phong cách và lãnh đạo, điều hòa quan hệ làm việc của cán bộ và nhân viên đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc;
- Xây dựng thực hiện có hiệu quả sự phối hợp, phát huy vai trò các đơn vị;
- Đảm bảo đầy đủ, sử dụng có hiệu quả các công cụ, phương tiện khác;
- Thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ
5.4 Ý nghĩa công tác tổ chức lao động văn phòng.
6 Hiện đại hóa công tác văn phòng.
6.1 Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng:
Để phối hợp xu hướng thời đại, đáp ứng được đòi hỏi công cuộc đổi mới, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ của mình văn phòng càng phải hiện đại hóa để hạn chế tối đa sự lãng phí thời gian, công sức, chi phí quản lý điều hành mà vẫn đảm bảo tốt công việc; đồng thời, giúp lãnh đạo tránh khỏi công việc sự vụ
6.2 Nội dung cơ bản hiện đại hóa công tác văn phòng:
- Hiện đại hoá công sở, nơi làm việc
- Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ
Trang 7- Xây dựng đội ngũ CBCC có trình độ về nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng
- Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng (tin học, tự động, viễn thông)
- Về trang thiết bị văn phòng phải phù
hợp và thích ứng
- Về kỹ thuật nghiệp vụ hành chính phải đáp ứng với xu hướng phát triển của cơ quan, tổ chức
7 Mối quan hệ công tác văn phòng.
- Văn phòng không theo hệ thống “ngành dọc” như cơ quan HCNN
- Văn phòng là quan hệ theo “chiều ngang”, tức là quan hệ phối hợp với các cơ quan, tổ chức khác có liên quan
- Các văn phịng của cơ quan nhà nước cấp trên có nhiệm vụ hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ công tác hành chính văn phịng cho văn phịng của
cơ quan cấp dưới và cơ quan, đơn vị trực thuộc
8 Các yếu tố ảnh hưởng đến việc thực hiện nội dung của công tác văn phòng:
- Cách tổ chức cơ quan, công sở
- Yếu tố con người
- Quy chế làm việc của văn phòng
- Các thiết bị văn phòng
9 Các loại hình ( hình thức ) văn phịng.