LT22FT003 NHÓM 9 hệ THỐNG THÔNG TIN TRONG LOGISTICS

- Tìm tài liệu và trình bày về các thành phần cơ bản trong hệ thống thông tin Logistics  Hệ thống thông tin trong quản trị kho hàng  Hệ thống thông tin trong quản trị hàng tồn kho  Hệ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

Chuyên ngành Ngoại Thương

GVHD : Ths Ngô thị Hải Xuân

SVTH : Hứa Thị Ngọc Anh

Lê Thị Bích Phượng Ngô Doãn Hưng Nguyễn Thị Giao Linh

Năm 2017

LOGISTICS GVHD: Ths NGÔ THỊ HẢI XUÂN

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC

hoàn thành

Ngô Doãn Hưng - Tìm tài liệu và trình bày về hệ thống thông tin trong hệ

thống Logistics.

- Tìm tài liệu và trình bày về các thành phần cơ bản trong

hệ thống thông tin Logistics

 Hệ thống thông tin trong quản trị kho hàng

 Hệ thống thông tin trong quản trị hàng tồn kho

 Hệ thống thông tin trong bán hàng

100%

Lê Thị Bích Phượng - Tìm tài liệu và trình bày về các hệ thống thông tin được

áp dụng trong Logistics

 Hệ thống thông tin vận tải

 Hệ thống tin tin dịch vụ khách hàng trong logictics

 Hệ thống quản lý chất lượng

 Hệ thống hoạch định nguồn nhân lực

- Tổng hợp và làm bài Power Point

100%

Hứa Thị Ngọc Anh - Tìm tài liệu và phân tích về việc sử dụng hệ thống thống

tin trong hoạt động Logistics của Amazon

- Tổng hợp và làm bài Word

100%

NHÓM 9 – LỚP LT22FT003 ii

LOGISTICS GVHD: Ths NGÔ THỊ HẢI XUÂN

MỤC LỤC

PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC i

CHƯƠNG 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG LOGISTICS 1

1.1 Khái niệm 1

1.2 Chức năng 1

1.3 Vai trò 2

1.4 Dòng thông tin 3

CHƯƠNG 2 CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS 4

2.1 Phần cứng 4

2.2 Phần mềm 4

2.3 Nguồn nhân lực 5

2.4 Cơ sở dữ liệu 5

2.5 Hệ thống mã số mã vạch (barcode) 6

2.5.1 Mã số Mã vạch ( barcode) 6

2.5.2 Máy quét mã vạch 6

2.5.3 Các loại Mã vạch 7

2.5.4 Các đặc tính ưu việt của công nghệ mã số vạch 7

CHƯƠNG 3 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐƯỢC ÁP DỤNG TRONG LOGISTICS 9

3.1 HỆ THỐNG MUA HÀNG 9

3.1.1 Khái niệm 9

3.1.2 Chức năng 9

3.1.3 Yêu cầu của hệ thống hoạt động mua hàng: 9

3.1.4 Đặc điểm 9

3.1.5 Chức năng cơ bản của hệ thống quản lý mua hàng: 10

3.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ KHO HÀNG - WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM 11

3.2.1 Khái niệm 11

3.2.2 Đặc điểm 11

3.2.3 Chức năng 13

3.2.4 Các thành phần cơ bản của hệ thống quản lý kho hàng: 14

3.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 15

3.3.1 Khái niệm 15

3.3.2 Lợi ích 15

NHÓM 9 – LỚP LT22FT003 iii

LOGISTICS GVHD: Ths NGÔ THỊ HẢI XUÂN

3.3.3 Đặc điểm và Chức năng 15

3.3.4 Các phương tiện thường được sử dụng 16

3.3.5 Làm thế nào để kiểm soát tồn kho 16

3.3.6 Chức năng của hệ thống thông tin đối với quản trị tồn kho 17

3.3.7 Ví dụ phần mềm được sử dụng 17

3.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG BÁN HÀNG 18

3.4.1 Khái niệm 18

3.4.2 Hoạt động của hệ thống thông tin trong việc quản trị và xử lý đơn đặt hàng 18

3.4.3 Sự phân chia chức năng trong hệ thống thông tin quản lý bán hàng 19

3.5 HỆ THỐNG THÔNG TIN VẬN TẢI (TIS) 21

3.5.1 Tầm quan trọng: 21

3.5.2 Các thông tin được đưa vào cơ sở dữ liệu: 21

3.5.3 Các chức năng chính của hệ thống thông tin quản trị vận tải 23

3.6 HỆ THỐNG THÔNG TIN DỊCH VỤ KHÁCH HÀNG TRONG LOGICTICS 24

3.6.1 Khái niệm 24

3.6.2 Chức năng 24

3.6.3 Tổng quan về phần mềm CRM 25

3.6.4 Chức năng của phần mềm CRM 25

3.7 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG 29

3.7.1 Khái niệm 29

3.7.2 Thông tin đầu vào của QIS 30

3.7.3 Báo cáo chất lượng 30

3.7.4 Lập kế hoạch xây dựng QIS 31

3.7.5 Lựa chọn phần mềm QIS 31

3.7.6 Một số yếu tố chất lượng phần mềm QIS cần chú ý 32

3.7.7 Quy trình Xây dựng QIS 32

3.8 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN NHÂN LỰC (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) 34

3.8.1 Khái niệm 34

3.8.2 ERP-Enterprise Resource Planning: 35

3.8.3 ERP tạo ra các module: 35

CHƯƠNG 4 VÍ DỤ VỀ VIỆC SỬ DỤNG HỆ THỐNG THỐNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS CỦA AMAZON 36

4.1.1 Hệ thống quản lý kho hàng của Amazon: 37

4.1.2 Quá trình xử lý đơn đặt hàng: 38

NHÓM 9 – LỚP LT22FT003 iv

LOGISTICS GVHD: Ths NGÔ THỊ HẢI XUÂN

4.1.3 Vận chuyển của Amazon 404.1.4 Dịch vụ khách hàng 40TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

NHÓM 9 – LỚP LT22FT003 v

CHƯƠNG 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG HỆ THỐNG LOGISTICS.

1.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin trong Logistics (Logistics Information System- LIS): Là hệ thốngđược tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc hiện thực các xử lí khác đối với thôngđiệp dữ liệu

Thông điệp dữ liệu: Là thông tin được tạo ra, gửi đi, được nhận và lưu trữ bằng

phương tiện điện tử

Phương tiện điện tử: Là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ

thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học điện tử hoặc công nghệ tương tự

Hệ thống thông tin logistics được hiểu là một cấu trúc tương tác giữa con người, thiết

bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp thông tin thích hợp cho các nhà quảntrị logistics với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát logistics hiệu quả

1.2 Chức năng

Hệ thống thông tin logistics bao gồm:

- Thông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống Logistics: Doanh nghiệplogistics, các nhà cung cấp, các khách hàng, người mua hàng…

- Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp: logistic, kỹ thuât,

kế toán-tài chính, tổ chức-nhân sự, marketing, sản xuất, kinh doanh

- Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: Dịch vụ khách hàng, dịch vụkho hàng, bến bãi, vận tải…

Sự kết nối thông tin của các bộ phận nói trên

LIS là sợi dây liên kết các hoạt động Logistics vào một quá trình thống nhất Sự phốihợp này được xây dựng dựa trên 4 mức chức năng: Tác nghiệp, kiểm tra quản trị, phântích quyết định, và hệ thống kế hoạch hoá chiến lược

 Chức năng tác nghiệp: Được đặc trưng bằng các luật lệ chính thức, các

thủ tục và những giao tiếp chuẩn hóa một số lớn các tác nghiệp và nghiệp vụ hàngngày.Việc phối hợp các quá trình trong cấu trúc và một số lượng lớn các tác nghiệpcho thấy tầm quan trọng của hệ thống thông tin ở mức độ thấp nhất này Hệ thốngthông tin tác nghiệp khởi xướng và ghi lại các hoạt động và chức năng Logisticsriêng biệt như: Nhận đơn hàng, xử lý, giải quyết yêu cầu, khiếu nại Như vậy quátrình thực hiện đơn hàng phải thực hiện dựa trên một loạt các thông tin tácnghiệp.Triển khai LIS đảm bảo cải tiến hiệu suất hệ thống tác nghiệp, là cơ sở củalợi thế cạnh tranh: giảm chi phí tác nghiệp để giảm giá; tuy có tăng chi phí đầu tưcho hệ thống thông tin, nhưng hiệu suất tác nghiệp tăng nhanh, do đó giảm chi phítương đối hoạt động tác nghiệp

 Chức năng kiểm soát: Nhằm vào việc đo lường hoạt động nghiệp vụ và

báo cáo, việc đo lường là cần thiết để có được sự quan tâm điều chỉnh ngược, cũngnhư tiết kiệm các nguồn lực hữu ích Nó cũng cần thiết để nhận ra những hoạt độngngoại lệ và cung cấp thông tin để xử lý các trường hợp này Chức năng kiểm soátcủa LIS giúp phát hiện kịp thời những vướng mắc về chất lượng dịch vụ trong mối

tương quan với các nguồn lực hiện có để phục vụ khách hàng, từ đó có những giảipháp điều chỉnh phù hợp

 Chức năng phân tích và ra quyết định: Tập trung vào các công cụ phần

mềm nhằm hỗ trợ các nhà quản trị nhận ra, đánh giá và so sánh các phương ánchiến lược và chiến thuật Logistics có khả năng thay thế, cho phép gia tăng hiệuquả hoạt động Chức năng phân tích và ra quyết định thể hiện mức độ xử lí cao vàphức tạp của LIS Với những thông tin có tính tổng hợp và dài hạn, với những dựbáo về thị trường và các nguồn cung ứng, LIS hỗ trợ nhà quản trị với các quyết địnhquan trọng như việc qui hoạch mạng lưới cơ sở Logistics, trong việc lựa chọn hệthống quản trị dự trữ hàng hoá, trong việc lựa chọn các nguồn hàng ổn định và chấtlượng, v.v

 Chức năng hoạch định chiến lược: Tập trung vào các thông tin hỗ trợ

việc xây dựng và tái lập các chiến lược Logistics Các quyết định này là sự mở rộngcác quyết định phân tích ở mức độ khái quát và trừu tượng thậm chí không có cấutrúc chi tiết và thực hiện trong thời gian dài Chức năng hoạch định chiến lược củaLIS được kết hợp với các hệ thống thông tin khác (Marketing, kế toántài chính…) để

rà soát các cơ hội và thách thức của môi trường kinh doanh Từ đó, doanh nghiệp sẽchuẩn bị nguồn lực để khai thác các tiềm năng thị trường và vượt qua những khókhăn, dựa vào những thế mạnh sẵn có của mình

Một hệ thống thông tin hiểu quả, hỗ trợ đắc lực cho quá trình ra các quyết địnhLogistics phải đảm bảo được chất lượng thông tin Cụ thể, LIS phải đảm bảo các yêucầu: đầy đủ, sẵn sàng (Availability); chọn lọc (Selective); chính xác (Accuracy); linhhoạt (Flexibility); kịp thời (Timeliness); dễ sử dụng (Appropriate format)

Việc truyền đạt thông tin phải được thực hiện dưới ngôn ngữ của người nhận nếukhông việc tiếp nhận thông tin sẽ trở nên rất khó khăn Hơn nữa, việc truyền đạt thôngtin đôi khi cũng bị gián đoạn khi người tiếp nhận bỏ qua những thông tin mà họ thấykhông cần thiết – đó được coi là sự tiếp nhận có lựa chọn Cuối cùng việc truyền đạtthông tin chỉ diễn ra khi thông tin đó phù hợp với người nhận và gắn liền với nhữngquyết định quản trị mà người tiếp nhận cần đưa ra

1.3 Vai trò

Hệ thống thông tin, là một nguồn tài nguyên quan trọng với các doanh nghiệp nóichung, và với các doanh nghiệp trong lĩnh vực Logistics nói riêng Có thể nói, hệ thốngthông tin Logistics rất phức tạp, do vậy cần quản lý được hệ thống thông tin trong nội

bộ từng tổ chức, bộ phận, từng khâu trong dây chuyền cung ứng, và sự kết nối thông tingiữa các bộ phận, tổ chức, công đoạn trên

Trong hệ thống thông tin phức tạp đó, thì việc xử lý các đơn đặt hàng của kháchhàng, là trung tâm của toàn bộ hệ thống Logistics Tốc độ, và chất lượng của luồngthông tin để xử lý đơn đặt hàng, tác động trực tiếp đến chi phí, và hiệu quả của toàn bộquá trình Nếu thông tin được trao đổi nhanh chóng, và chính xác, thì hoạt động sẽ hiệuquả; còn nếu trao đổi thông tin chậm chạm, sai sót sẽ làm tăng các khoản chi phí lưukho, lưu bãi, vận tải Làm cho việc giao hàng không đúng thời hạn, và làm mất khách

hàng là điều không tránh khỏi Hệ thống thông tin là yếu tố không thể thay thế trongviệc hoạch định và kiểm soát hệ thống Logistics.

1.4 Dòng thông tin

 Dòng thông tin được hiểu là một một trong ba nhân tố (hàng hóa, tiền tệ,thông tin) tạo nên bản chất cốt lõi của dịch vụ logistics Tích hợp ba dòng chảy này sẽđáp ứng yêu cầu của khách hàng một cách kịp thời (Intime) và tạo ra hiệu quả kinh tếcho các doanh nghiệp

 Dòng thông tin này được mang trên các hóa đơn, vận tải đơn, hợp đồngkinh tế, chứng nhận xuất xứ, bảo hiểm hàng hóa, lịch vận tải, bốc xếp, lưu kho, phươngthức thanh toán… các thông tin đó được quản lý thông qua hệ thống máy tính ngàycàng hiện đại

 Dòng thông tin trong dịch vụ logistics bao gồm 2 loại chính:

 Loại thứ nhất: Thông tin về thời gian, liên quan tới địa điểm Nó xác định hànghóa đang ở đâu, ở trạng thái nào trong quá trình di chuyển từ “Cửa” của người cungcấp, tới “Cửa” (Door to Door) của người tiêu thụ Mảng thông tin này rất quan trọngphục vụ cho dòng thông tin chỉ huy (chỉ huy và thực hiện), nó cũng là nhân tố quantrọng nhất trong nghiệp vụ logistics bên thứ 3 (3PL) Chỉ tiêu cụ thể của mảng thôngtin này gồm: Thời gian hàng đến, thời gian hàng lưu kho, bốc xếp, thủ tục hành chính,thời gian vận chuyển… Thời gian hàng rời khỏi địa điểm nào đó, thông tin liên quantới tiền đã tới kịp thời theo quy định thời gian Sự thành công hay thất bại, có hiệu quảhay không trong cả chuỗi công việc phối hợp trước tiên là nhân tố “thời gian”

 Loại thứ hai: Thông tin liên quan tới dòng chảy của tiền và hàng, đó là các chứng

từ, tài liệu chính sau đây: Chứng từ liên quan tới vận tải biển, vận tải sắt, vận tải thủy,vận tải bộ, vận tải ô tô…; Xuất xứ hàng hóa, giao nhận hàng hóa; Bảo hiểm hàng hóa,phương tiện vận tải…; Chứng từ liên quan tới thủ tục quản lý Nhà nước: Hải quan, kiểmdịch y tế, kiểm dịch động vật, thực vật…; Chứng từ liên quan tới thanh toán hàng hóagiữa người mua và bán; Chứng từ liên quan tới tranh chấp hàng hóa trong vận chuyển,bốc dỡ, giao nhận…

CHƯƠNG 2 CÁC THÀNH PHẦN CƠ BẢN TRONG HỆ THỐNG THÔNG TIN LOGISTICS

2.1 Phần cứng

 Gồm các thiết bị/phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý/lưu trữ thông tin Trong đóchủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập vào/xuất ra dữliệu

 Hệ thống truyền thông gồm: thiết bị phát tin, kênh truyền và thiết bị nhậntin.

 Cơ sở hạ tầng phục vụ xử lý thông tin trong máy tính

 Yêu cầu tiêu chí phần cứng

 Phần mềm chuyên dụng: Phần mềm Ngân hàng, Kế toán, Quản trị DN, …

 Yêu cầu đối với phần mềm

 Dễ sử dụng, chống sao chép, cấp quyền sử dụng trên mạng

 Tương thích với những phần mềm khác trong hệ thống, tương thích với các

 thiết bị ngoại vi, sử dụng trên nhiều dóng máy

 Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm:

 Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày củamình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban

 Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hànhmáy

 Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con

người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt,bảo trì và sửdụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảmbảo thì dù hệ thống được

thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệuquả thiết thực trong sản xuất và kinhdoanh.Là thành phần rất quan trọng của HTTT nên tổ chức phải có kế hoạch đào tạođội ngũ lao động tri thức, có tay nghề cao để sử dụng HTTT

 Năng lực cần có của Phân tích viên HT

 Năng lực kỹ thuật: Hiểu biết về phần cứng, phần mềm, công cụ lập trình,biết đánh giá các PM hệ thống, PM chuyên dụng cho một ứng dụng đặc thùnào đó

 Kỹ năng giao tiếp: Hiểu các vấn đề của user và tác động của chúng đối vớicác bộ phận khác của DN; hiểu các đặc thù của DN; Hiểu nhu cầu thôngtin trongDN; khả năng giao tiếp với mọi người ở các vị trí khác nhau

 Kỹ năng quản lý: Có khả năng quản lý nhóm; khả năng lập và điều hànhkếhoạch phát triển các đề án,…

2.4 Cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trêncác thiết

bị lưu trữ thông tin thứ cấp (như băng từ, đĩa từ…) để có thể thoảmãn yêu cầu khai thácthông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiềuchương trình ứng dụng với nhiềumục đích khác nhau

 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu:Là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả cácvấn đề đặt ra cho một doanh nghiệp

 Đặc điểm và chức năng:

 Tính chủ quyền

 Cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thác CSDL

 Giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu

phục hồi dữ liệu khi có sự cố

 Là một dãy chữ số nguyên, trong đó có các nhóm số để chứng minh về xuất xứhàng hoá: đây là sản phẩm gì, do công ty nào xuất, công ty đó thuộc quốc gianào,

2.5.2 Máy quét mã vạch

Mã số mã vạch được thu nhận bằng một máy quét mã vạch, là một máy thu nhận hìnhảnh của mã vạch in trên các bề mặt và chuyển thông tin chứa trong mã vạch đến máy tínhhay các thiết bị cần thông tin này và mã vạch được giải mã thành dãy số một cách tựđộng, gọi ra tiệp dữ liệu liên quan đến hàng hoá đang lưu trữ trong cơ sở dữ liệu về sảnphẩm hàng hóa

Máy quét mã vạch thường có một nguồn sáng kèm theo thấu kính để hội tụ ánh sánglên mã vạch, rồi thu ánh sáng phản xạ về một cảm quang chuyển hóa tín hiệu ánh sángthành tín hiệu điện Ngoài ra, nhiều máy quét mã vạch còn có thêm mạch điện tử xử lý tínhiệu thu được từ cảm quang để chuyển thành tín hiệu phù hợp cho kết nối với máy tính

2.5.3 Các loại Mã vạch

Tùy theo dung lượng thông tin, dạng thông tin được mã hóa cũng như mục đích sửdụng mà người ta chia ra làm nhiều loại Các loại mã vạch trên thị trường mà ta thấygồm:

 UPC (Universal Product Code)

 EAN (European Article Number)

Chính vì lý do đó nên mã vạch 2D thường được lựa chọn sử dụng và phổ biến nhấttrên thị trường hiện nay Ngoài ra còn có một số loại mã vạch khác:

 Codabar Code 93

 Code 128-A HIBC

2.5.4 Các đặc tính ưu việt của công nghệ mã số vạch

Hiệu suất : Nhận dạng tự động thay thế ghi chép bằng tay nên giúp: giảm nhân công, tiết

kiệm thời gian, dẫn đến tăng hiệu suất công việc

Chính xác: với cấu trúc được tiêu chuẩn hoá, an toàn và đơn giản Mã số Mã vạch cho

phép nhận dạng chính xác vật phẩm và dịch vụ, thay thế khâu “nhập” và “truy cập” dữliệu bằng tay, do đó cho “kết quả” chính xác, không nhầm lẫn

Thông tin nhanh: Mã số mã vạch giúp thu thập và cung cấp thông tin nhanh, giúp cho

các nhà kinh doanh và quản lý có thể có những quyết định đúng đắn và kịp thời tronghoạt động sản xuất kinh doanh và quản lý

Thoã mãn khách hàng: Do tính hiệu suất, chính xác, thông tin nhanh, Mã số mã vạch

giúp đáp ứng khách hàng về mặt thời gian, số lượng hàng, chủng loại, về chất lượng hàng

và dịch vụ, tính tiền nhanh và chính xác, hướng dẫn lựa chọn hàng hoá và dịch vụ theoyêu cầu

Bên cạnh đó, Công nghệ Mã số mã vạch còn là vũ khí cạnh tranh hữu hiệu trong kinhdoanh, nâng cao lợi ích kinh tế và uy tín thương mại của doanh nghiệp

CHƯƠNG 3 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐƯỢC ÁP DỤNG TRONG LOGISTICS

3.1 HỆ THỐNG MUA HÀNG

3.1.1 Khái niệm

Hệ thống thu mua tập trung vào những hoạt động diễn ra giữa một công ty vànhững nhà cung cấp cho công ty đó Mục đích của hệ thống này là sắp xếp một quá trìnhthu mua và làm cho nó hiệu quả hơn

Hệ thống hoạt động mua hàng phụ thuộc vào nhiệm vụ kinh doanh và khả năng tàichính của doanh nghiệp, đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động sản xuất của doanhnghiệp đó

3.1.2 Chức năng

Việc sử dụng hệ thống mua hàng mang đến nhiều thuận lợi Không chỉ giúp quản

lý việc mua hàng hằng ngày, hệ thống này còn có thể quản lý cả quá trình đấu thầu vàcác hoạt động quảng cáo thu mua

Có thể thấy việc ứng dụng công nghệ máy tính vào một loạt các ứng dụng muasắm bao gồm thông tin liên lạc với các nhà cung cấp, kiểm tra báo giá nhà cung cấp vàmua hàng từ danh mục của nhà cung cấp giúp cắt giảm tiêu hao nhân sự bộ phận thumua và cho phép mua hàng trực tuyến trực tiếp từ danh mục của nhà cung cấp Việc ứngdụng hệ thống máy tính còn giúp giảm thiểu tối đa hệ thống làm việc bằng giấy tờ, tiếtkiệm thời gian góp phần thu nhỏ chu kỳ đặt hàng Việc đàm phán với nhà cung cấp cũngđược sắp xếp hợp lý.Tất cả các công việc như thương lượng, đàm phán, thống nhất vềgiá cả và điều kiện hợp đồng đều có thể thực hiện thông qua internet mà không nhấtthiết phải mất thời gian đàm phán trực tiếp

3.1.3 Yêu cầu của hệ thống hoạt động mua hàng:

 Đúng số lượng mong muốn

 Đúng chủng loại hàng mong muốn

 Đúng chất lượng mong muốn

 Đúng thời điểm mong muốn

 Chi phí mua hàng là nhỏ nhất

3.1.4 Đặc điểm

- Chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua hàng, quản lý đơn hàng mua, theo dõi việcgiao hàng của nhà cung cấp hoặc nhập khẩu hàng hoá và tính toán các chi phí liênquan đến hoạt động mua hàng

- Cho phép công ty so sánh giá cả và khả năng hoạt động của nhiều nhà cung cấpkhác nhau Giúp cho công ty xác định nhà cung cấp tốt nhất, từ đó thiết lập mốiquan hệ với những nhà cung cấp và thương lượng mức giá cung cấp hợp lý nhất

- Giúp cắt giảm tiêu hao nhân sự bộ phận thu mua và cho phép mua hàng trực tuyếntrực tiếp từ danh mục của nhà cung cấp

- Tương tác và có quan hệ mật thiết với hệ thống quản lý tài chính, quản lý bánhàng và quản lý hàng tồn kho.Các nghiệp vụ hàng ngày này có thể phát sinh trongquá trình mua hàng và sau đó có thể hoạt động rộng lớn hơn.

3.1.5 Chức năng cơ bản của hệ thống quản lý mua hàng:

- Quản lý kế hoạch mua hàng:

• Dự báo, đưa ra kế hoạch mua hàng

• Tìm và chọn người bán, nhà cung cấp

• Đặt hàng theo số lượng hàng cần thiết

• Quản lý kế hoạch giao nhận hàng

- Quản lý đơn hàng mua: (trong nước và nhập khẩu)

• Hỗ trợ lập đơn hàng hoặc hợp đồng mua hàng từ nguồn dữ liệu có sẵn

• So sánh, gọi ra giá mua và chiết khấu theo báo giá hoặc bảng giá của nhàcung cấp

• Quản lý các khoản chi phí phát sinh, hỗ trợ cho việc phân bổ chi phí vàogiá mua hàng

- Hoạch định chính sách mua hàng

• Xác định rõ mục tiêu chính sách mua hàng

• Hoạch định chính sách thời điểm mua hàng

• Xác định phương thức mua hàng

• Định rõ các nguyên tác chi phối cân nhắc, lựa chọn quyết định mua

• Xác định nguyên tác thiết lập với nhà cung ứng

3.2 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ KHO HÀNG WAREHOUSE MANAGEMENT SYSTEM

-3.2.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin trong quản lý kho (Warehouse management system – WMS) làmột hệ thống được thiết kế để hỗ trợ đội ngũ nhân viên kho cũng như hỗ trợ việc quảntrị kho hay quản trị các trung tâm phân phối Chúng tạo điều kiện cho công tác quản lýcác hoạt động hàng ngày của kho, bao gồm việc lên kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉđạo, điều phối nhân sự và kiểm soát việc sử dụng các nguồn lực có sẵn

3.2.2 Đặc điểm

WMS được sử dụng để kiểm soát tất cả các hoạt động truyền thống của kho (đó làquá trình từ khi tiếp nhận hàng vào kho, lưu kho, bốc xếp, bốc dỡ và vận chuyển hànghóa ra khỏi kho), thường bao gồm các phương tiện vô tuyến cùng với người điều khiển

và hệ thống xe nâng Các hệ thống quản lý này có thể giao tiếp với các hệ thống điềukhiển trang thiết bị, có chức năng kiểm soát các thiết bị tự động như hệ thống lưu trữ và

truy xuất tự động (hệ thống quản lý xuất nhập hàng tự động) hay các xe tự hành.

Hệ thống quản lý kho sử dụng một cơ sở dữ liệu đã được cấu hình nhằm hỗ trợ cáchoạt động của kho, đó là sự mô tả chi tiết một loạt các yếu tố của một kho tiêu chuẩn

Cơ sở dữ liệu này bao gồm:

 Đặc điểm của mỗi đơn vị lưu trữ:

 Loại hình sử dụng (để lấy hàng ra hay để cất giữ, lưu trữ, ),

 Loại hình lưu kho (hàng hóa riêng lẻ hay đóng gói theo kiện, theo pallet, ),

 Kích thước hay sức chứa của vị trí lưu trữ,

 Những lưu ý đặc biệt (dễ cháy, nguy hiểm, giá trị cao, ngoài trời, )

về cách bố trí của các kho hàng Hệ thống này cho phép nhiều mô hình thiết kế khácnhau được mô phỏng, tùy thuộc vào các đòi hỏi đa dạng về nhu cầu khác nhau.

Hệ thống quản lý kho thường được kết nối với hệ thống quản lý chính của doanhnghiệp (như ERP - hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp hay hệ thống quản lýtài sản) nhằm truy cập vào các thông tin như đơn hàng đặt mua và đơn hàng của kháchhàng Ngược lại, WMS sẽ phản hồi các thông tin về hàng hóa được nhập kho và xuấtkho WMS được dùng để kiểm soát tất cả các hoạt động trong kho và sẽ phát ra cáchướng dẫn cụ thể cho các hệ thống phụ như hệ thống quản lý trang thiết bị Theo đó,WMS cũng sẽ phát một hướng dẫn đến hệ thống quản lý xuất nhập hàng tự động làmcho cần trục di chuyển một pallet cụ thể ở trạm bốc dỡ phía cuối lối đi đến vị trí đượcxác định trên kệ hàng Hệ thống kiểm soát thiết bị sau đó sẽ điều khiển cần trục và đưa

ra các phản hồi hoặc phân tích nếu cần trục không thực hiện được hoạt động này (ví dụnhư khi có sự hỏng hóc về máy móc)

Những gói WMS quan trọng thường rất phức tạp và có phạm vi chức năng rất rộng mà

có thể được tắt mở tùy vào các ứng dụng cụ thể Ví dụ, trong điện tử, một đợt vận hành

Hiện nay, hiệu quả của WMS được thể hiện qua việc mở rộng chức năng của mình

để bao gồm các ngành công nghiệp nhẹ, quản lý giao thông vận tải, quản lý trật tự và thậm chí cả hệ thống kế toán Các chức năng bổ sung cũng có thể được thực hiện trong các ứng dụng bên ngoài mà WMS có thể đồng bộ và chia sẻ dữ liệu Mặc dù nó vẫn tiếp tục đạt được chức năng mục đích của một WMS vẫn còn nguyên vẹn Thiết lập chi tiết

và xử lý trong một WMS sẽ sử dụng một sự kết hợp của mô tả mục, vị trí, số lượng, đơn

vị đo lường và thông tin để xác định nơi để cổ phần, trong đó để chọn và trong những trình tự thực hiện các hoạt động này.

3.2.3 Chức năng

Chức năng của hệ thống thông tin quản lý kho là kiểm soát toàn bộ tất cả các hoạtđộng trong kho, bao gồm:

 Trong việc tiếp nhận hàng hóa (Receiving):

 Lên kế hoạch sử dụng kho bãi;

 Đối chiếu với các thông báo vận chuyển đã có nhằm kiểm tra kích thước, khốilượng và chất lượng hàng hóa trước khi nhập kho

 Trong việc chọn lọc lại hàng hóa cho phù hợp với yêu cầu sắp xếp hàng hóa trongkho (Put-away): đưa ra các thuật toán để xác định:

 Vị trí lưu trữ tốt nhất;

 Cách thức lưu trữ phù hợp với khối lượng và tính chất hàng hóa;

 Đưa ra các phương án hỗ trợ cho tất cả các loại hình lưu trữ khác nhau

 Trong quá trình lưu kho (Storage):

 Kiểm đếm, xác định tồn kho;

 Dự tính khối lượng công việc, đo lường năng suất và hiệu quả hoat động trongkho;

 Hỗ trợ thiết lập mô hình lưu kho cho các dòng sản phẩm mới hoặc khi có các

kệ mới trong kho

 Trong việc bổ sung hàng hóa (Replenishment): Lên kế hoạch cung cấp thêm hànghóa đến các vị trí lấy hàng, dựa trên cơ sở các đơn hàng hoặc dựa vào tính toánđiểm kích hoạt.

 Trong việc định vị và cung cấp mã hàng cho từng hàng hóa trong kho (Sortation)theo từng hạng mục như:

 Theo đơn hàng được yêu cầu;

 Theo loại phương tiện được sử dụng hay;

 Theo khu vực đặt đê hàng hóa

 Trong việc lấy hàng theo đơn đặt hàng (Order picking), hệ thống thông tin có chứcnăng:

 Tối ưu hóa chu trình lấy hàng;

 Tối ưu hóa vị trí lấy hàng cho mỗi SKU;

 Kiểm soát các đợt lấy hàng

Trong hoạt động lấy hàng (Picking), ta có thể thấy rằng thời gian đi lại thường là yếu tốquan trọng nhất trong tổng thời gian lấy hàng, vì vậy, hệ thống thông tin có nhiệm vụlàm cho chu trình lấy hàng là ngắn nhất Và để làm tốt chức năng này, cũng cần phải xétđến thời gian trao đổi thông tin trong hệ thống Hệ thống thông tin sẽ có nhiệm vụ đọc

và xác định vị trí cần đến để lấy hàng, bao nhiêu mặt hàng cần phải lấy, xác nhận cácthông tin này với bộ phận lấy hàng (hoặc các robot lấy hàng) và thông báo lại cho hệthống bất kỳ sự thiếu hụt nào tại vị trí lấy hàng Và để các nhiệm vụ này được hoànthành tốt, hệ thống thông tin Sự trao đổi thông tin như vậy là rất cần thiết nhằm đảm bảo

bộ phận lấy hàng hoàn thành công việc một cách chính xác Do đó, sự thiết kế việc traođổi thông tin này không chỉ đảm bảo đạt năng suất cao mà còn phải có độ chính xác cao

 Trong các dịch vụ tăng thêm (Added value services): Hỗ trợ các hoạt động như tạonhãn, dán nhãn, lắp ráp, kiểm tra, đóng gói, sắp xếp hàng hóa (theo yêu cầu củatừng loại hàng hóa)

 Phân tách và nhập hàng hóa theo đơn hàng (Cross-docking): lên kế hoạch, tạonhãn hàng hóa, sắp xếp cho phù hợp với đơn hàng

 Trong việc đóng gói (Packing): nhận diện, xác định kích cỡ bao bì phù hợp (dựavào dữ liệu về kích thước của tất cả các đơn vị lưu trữ)

 Trong quá trình xuất kho: tối ưu hóa các tuyến lấy hàng, tách hàng (lựa chọn vị trítốt nhất của mỗi đơn vị lưu trữ trên mặt lấy hàng), quản lý từng lớp hàng hóa

Ngoài ra, WMS còn liên quan đến việc quản lý các thiết bị như băng chuyền và hệ

thống sắp xếp thông tin và thiết bị lưu trữ như băng tải, máy lưu trữ tự động và hệ thống

xử lý khôi phục (ASRS)

3.2.4 Các thành phần cơ bản của hệ thống quản lý kho hàng:

 Phần mềm quản lý: Bao gồm các ứng dụng kinh doanh với các chức năng có sẵn

và các quy trình chung được xác định bởi phần mềm quản lý của bạn Nhiều ứngdụng là mô-đun và có thể được mở rộng với chức năng bổ sung như giao dịch theothời gian thực vào một hệ thống ERP

 Các chức năng cốt lõi của phần mềm quản lý kho là giúp nhà quản lý và nhân viênquản lý hàng tồn kho thông qua các nghiệp vụ kho như tiếp nhận hàng (receiving),lưu kho (put away), bốc dỡ (picking), bốc xếp (packing) và vận chuyển (shiping)

 Hệ thống thu và truyền dữ liệu:

 Điện thoại, máy tính di động - máy tính di động cung cấp các công cụ và thôngtin một nhân viên kho sẽ cần trên bay cho mọi công việc họ làm việc trên Lựachọn một đơn vị đó là dễ sử dụng và có thể xử lý độ chắc chắn của môi trườngcủa bạn là trung tâm của hiệu quả của WMS

 Máy quét mã vạch - Không phải tất cả các chức năng trong kho của bạn có thểcần thiết bị di động nhưng vẫn cần quét Máy quét cung cấp một loạt các độbền, tầm xa hoặc quét 2D và hoạt động không dây để phù hợp với nhu cầu cụthể của bạn

 Mạng không dây - Nhiều doanh nghiệp cần cập nhật hệ thống xảy ra trong thờigian thực và một mạng không dây cần được xây dựng Không có vấn đề kíchthước của cơ sở của bạn, một mạng có thể được thu nhỏ để thích nó và nhu cầubăng thông của bạn

 Máy in mã vạch - Hàng tồn kho và vận chuyển nhãn là cần thiết cho bất kỳ kho

để xử lý hàng tồn kho.Cố định và máy in di động có thể được sử dụng để đảmbảo rằng tất cả mọi thứ có thể quét và ID để nó có thể được sắp xếp và vậnchuyển đúng cách

 Hệ thống nhận diện bằng mã vạch: (máy in mã vạch, máy quét mã vạch)

 Hệ thống nhận diện bằng vô tuyến (gồm thẻ RFID, anten, máy đọc/đầu đọc thẻRFID, máy chủ)

3.3 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 3.3.1 Khái niệm

Phần mềm quản lý hàng tồn kho là một máy tính dựa trên hệ thống để theo dõihàng tồn kho các cấp, các đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng Các công ty sử dụngphần mềm quản lý hàng tồn kho để tránh tình trạng không có hàng hóa trong kho vàtránh tồn kho vượt quá nhu cầu

3.3.3 Đặc điểm và Chức năng

 Quản lí đơn đặt hàng:

Nếu hàng tồn kho đạt đến một ngưỡng cụ thể, hệ thống quản lý hàng tồn kho của công

ty có thể được lập trình để cho các nhà quản lý sắp xếp lại sản phẩm đó Điều này giúpcác công ty tránh tình trạng thiếu hàng hoặc lưu trữ quá mức tồn kho

 Theo dõi tài sản của doanh nghiệp:

Khi sản phẩm nằm trong kho, doanh nghiệp có thể theo dõi thông qua mã vạch các tiêuchí theo dõi khác, chẳng hạn như số sê-ri, số lô hoặc số bản sửa đổi Ngày nay, phầnmềm quản lý hàng tồn kho thường sử dụng mã vạch, công nghệ nhận dạng tần số vôtuyến (RFID) và / hoặc công nghệ theo dõi không dây

 Quản lý dịch vụ

Các công ty chủ yếu hướng đến dịch vụ hơn là định hướng sản phẩm có thể sử dụngphần mềm quản lý kho để theo dõi chi phí của các nguồn vào họ sử dụng để cung cấpdịch vụ, chẳng hạn như theo dõi nguồn cung cấp Bằng cách này, họ có thể gắn giá chodịch vụ của họ phản ánh tổng chi phí thực hiện chúng

 Nhận dạng sản phẩm

Mã vạch thường là phương tiện thông qua dữ liệu về sản phẩm và đơn hàng được nhậpvào phần mềm quản lý hàng tồn kho Đầu đọc mã vạch được sử dụng để đọc mã vạch vàtìm kiếm thông tin về các sản phẩm mà chúng đại diện Thẻ nhận dạng tần số vô tuyến(RFID) và các phương pháp nhận dạng sản phẩm không dây cũng ngày càng phổ biến.Các chương trình phần mềm kiểm kê hiện đại có thể sử dụng mã QR hoặc các thẻ NFC

để xác định các mục hàng tồn kho và điện thoại thông minh làm máy quét Phương phápnày cung cấp một tùy chọn cho các doanh nghiệp nhỏ để theo dõi hàng tồn kho bằngcách sử dụng quét mã vạch mà không cần mua phần cứng quét đắt tiền

Xác định mức tồn kho tối ưu

 Một dự báo nhu cầu và kho tối ưu hệ thống hoàn toàn tự động để đạt được các sốliệu hàng tồn kho tối ưu hóa trọng điểm như:

 Hệ thống dự báo nhu cầu hoàn toàn tự động và tối ưu hoá hàng tồn kho để đạtđược các số liệu tối ưu hóa hàng tồn kho chính như:

 Điểm đặt lại: Số đơn vị cần kích hoạt lệnh bổ sung

 Số đơn đặt hàng: Số lượng đơn vị cần sắp xếp lại, dựa trên điểm sắp xếp lại

 Hướng dẫn Nhu cầu: số lượng đơn vị sẽ được bán trong thời gian dẫn đầu

 Độ chính xác: Độ chính xác dự kiến của các dự báo

3.3.4 Các phương tiện thường được sử dụng

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho kết hợp việc sử dụng các phần mềm máy tính

để bàn, máy quét mã vạch, máy in mã vạch, và các thiết bị di động để sắp xếp việc quản

lý hàng tồn kho (ví dụ như hàng hóa, hàng tiêu dùng, vật tư, chứng khoán, vv)

Cho dù bạn đang theo dõi hàng tồn kho sử dụng để thực hiện một dịch vụ hoặcbán cho khách hàng, sử dụng một hệ thống kiểm kê cung cấp cho nhân viên trách nhiệm

và giảm thiểu hư hao lỗi thời mất mát trong quá trình lưu trữ hoặc hết hàng trong kho.(out of stock or shrinkage)

3.3.5 Làm thế nào để kiểm soát tồn kho

Về cơ bản, hoạt động kiểm soát này dựa trên hai chức năng chính của kho lànhận hàng (receipt) và giao hàng (shipping) Mục tiêu của kiểm soát hàng tồn kho là đểbiết chính xác mức tồn kho hiện tại và tự động giảm thiểu các tình huống không có hànghóa và khi tồn kho vượt quá nhu cầu Bằng cách theo dõi số lượng trên một kho xácđịnh bạn sẽ có cái nhìn sâu sắc và có thể đưa ra quyết định thông minh hơn trong quản

 Kiểm kê đếm hàng tồn kho và tính chu kỳ tồn kho

 Tạo, chạy, báo cáo tiến độ và chia sẻ

 in nhãn mã vạch

 Lợi ích :

 Ít tốn thời gian hơn vào việc kiểm soát hàng tồn kho, và giảm không có hàng hóa

và tồn kho vượt quá nhu cầu

 Loại bỏ các lỗi nhập dữ liệu bằng cách sử dụng máy quét mã vạch di động để quét

 Zoho Inventory: Zoho hàng tồn kho là một ứng dụng trực tuyến cho phép bạnquản lý các đơn đặt hàng và hàng tồn kho Với bán hàng đa kênh, tích hợp vậnchuyển và kiểm soát tồn kho mạnh mẽ, có thể tối ưu hóa hàng tồn kho của bạn vàquản lý trật tự, ngay từ mua hàng để đóng gói, để thanh toán

 TapHunter: Sử dụng TapHunter để giám sát bao nhiêu thức uống hàng tồn kho màbạn có trong tay, tính toán giá cả, thực hiện lệnh tiếp theo của bạn, và xem số liệuthống kê có giá trị

 Windward Hệ thống Năm: Hoàn thành giải pháp quản lý hàng tồn kho, kiểm soáthàng tồn kho, theo dõi các mặt hàng, tăng năng suất kho, giảm lưu lượng giấy

 Physical Inventory: Sử dụng Physical Inventory để kiểm kê hàng tồn kho, thuậntiện trong quá trình customize báo cáo; mặc định tài khoản (điều chỉnh tồn kho) > Hạn chế được sai sót do nhập liệu

Ví dụ cụ thể các bước sử dụng Physical Inventory như sau:

Bước 1: Đóng băng số lượng tồn kho trước khi kiểm đếm

Bước 2: Xóa các thẻ kiểm đếm tồn kho kì trước trong hệ thống

Bước 3: Tạo thẻ kho mới

Bước 4: Nhập số lượng kiểm đếm vào thẻ

Bước 5: Xuất kết quả

Bước 6: Vô hiệu hóa các thẻ không sử dụng

Bươc 7: Cập nhật số lượng thực tế tồn kho sau kiểm điểm

Sơ đồ quản lí kho

3.4 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG BÁN HÀNG

3.4.1 Khái niệm

Hệ thống thông tin hiện nay đã trở thành một công cụ cần thiết để phục vụ chodoanh nghiệp bán hàng thành công.Cùng với việc sử dụng có hiệu quả, các hệ thốngnhư vậy cho phép các doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh đáng kể trên thị trường

3.4.2 Hoạt động của hệ thống thông tin trong việc quản trị và xử lý đơn đặt hàng.

Bước 1: Khách hàng đặt hàng

Nhờ Internet, Khách hàng có thể vào các website tự chọn hàng, so sánh mức giá

và đặt hàng mọi lúc mọi nơi

Hệ thống thông tin sẽ cung cấp các tính năng hỗ trợ thực hiện các hoạt động đặthàng như chọn mặt hàng, chọn số lượng, chọn phương thức thanh toán, cung cấp thôngtin giao hàng thông qua các website TMĐT hay đơn đặt hàng trực tuyến

Bước 2: Tiếp nhận và truyền thông tin về đơn hàng

Các dữ liệu này sẽ được hệ thống thông tin tiếp nhận và truyền về doanh nghiệp

Trong trường hợp đặt hàng qua điện thoại, fax, email, việc tiếp nhận và truyềnthông tin đơn hàng vào hệ thống xử lý thông tin sẽ được thực hiện thủ công bởi nhânviên,

- Kiểm tra lại tình trạng tín dụng của khách hàng

- Sao chép, lưu thông tin đặt hàng

- Lên chi tiết lập hóa đơn, vận đơn

Bước 4: Thực hiện đơn hàng

- Hệ thống thông tin sẽ chuyển thông tin đơn hàng đến kho để chuẩn bị đơnhàng giao hoặc lên kế hoạch sản xuất chuyển đến bộ phận sản xuất

- Báo cáo, ghi nhận lại tình hình thực hiện đơn hàng: theo dõi đơn hàngtrong toàn bộ chu trình xử lý, thông tin đến khách hàng tiến trình thực hiệnđơn hàng và thời gian giao hàng

- Sau khi hàng được giao, hệ thông sẽ cập nhật lại thông tin thanh toán cho

4.1.3 Nhận tiền của khách

4.2.1 Nhận yêu cầu của khách

4.2.2 Thỏa thuận bán hàng

4.2.3 Lập hóađơn theo dõicông nợQuản lý bán hàng