Giáo Trinh Access

Môn: MS AccessChương I: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access Chương II : TABLE Bảng Chương III: QUERY Truy vấn Chương IV: FORM Biểu mẫu Chương V: REPORT Báo biểu Chương VI: PAGE Trang truy

Môn: MS Access

Chương I: Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access

Chương II : TABLE (Bảng)

Chương III: QUERY (Truy vấn)

Chương IV: FORM ( Biểu mẫu)

Chương V: REPORT ( Báo biểu)

Chương VI: PAGE (Trang truy cập dữ liệu)

Chương VII: MACRO (Tập lệnh)

Chương VIII: MODULE (Đơn thể lập

đề, hoặc một mục đích quản lý.

Ví dụ: Quản lý nhân sự

2 Hệ quản trị CSDL: Hệ quản trị CSDL là phần mềm cho phép cài đặt CSDL, dùng các công cụ thao tác

trên CSDL đó.

Ví dụ: Hệ QTCSDL Foxpro, Oracle, Access,

II Các đối tượng trong một

CSDL Access

*Access 2003 có 7 đối tượng: Table (Bảng), Query(Truy vấn), Form (Biểu mẫu), Report (Báo

biểu-Báo cáo), Macro(Tập lệnh), Module(Đơn thể lập trình), Page (Trang truy cập dữ liệu)

- Truy vấn (Query) : Là công cụ

dùng để lọc, phân tích, tổng hợp dữ liệu.

- Biểu mẫu (Form) : Là đối tượng

dùng để nhập hoặc xuất thông tin

dưới dạng các tờ biểu thông thường.

- Báo cáo (Report) : Là đối tượng dùng để xuất thông tin.

- Trang truy cập dữ liệu (Page):

Là một loại trang web đặc biệt

dựng để xem và làm việc với dữ liệu từ Internet hoặc intranet

- Tập lệnh (Macro) : Là tập hợp một hoặc nhiều hành động được

thực hiện một cách tự động hoá.

- Đơn thể lập trình (Module) :

Là các đoạn mã lệnh viết bằng

ngôn ngữ Access Basic, để thực hiện một số thao tác không tạo đư

ợc bằng lưới thiết kế.

III Khởi động và thoát khỏi Access

1 Khởi động:

Cách 1: Start\Programs\ Microsoft Office 2003\ Microsoft Office Access 2003.

Cách 2: Nhấp đôi vào biểu tượng.

Cách 3: Chạy tập tin ứng dụng *.mdb

Giao diện Access sau khi khởi động như sau:

Tuỳ chọn

mở 1 File CSDL đã

có

Tuỳ chọn tạo mới File

Danh sách các File CSDL đã mở trong thời gian gần đây nhất

2 Tho¸t khái Access.

C¸ch 1: NhÊp nót Close gãc

trªn ph¶i mµn h×nh

C¸ch 2: File\Exit C¸ch 3: Alt + F4

IV C¸c thao t¸c trªn cöa sæ DataBase

- Cửa sổ Database là cửa sổ quản lý chung của một CSDL gồm có:

+ Thanh tiêu đề:

Tên CSDL: Database Vd: Ketoan:Database

+ 6 trang (tab- ACC97):

chứa đối tượng và các nút lệnh thực

hiện trên các đối tượng

V BiÓu thøc, to¸n tö vµ c¸c hµm th«ng dông

1 BiÓu thøc: Lµ c¸ch m« t¶ mét gi¸ trÞ gåm mét d·y c¸c to¸n h¹ng vµ c¸c to¸n tö.

To¸n h¹ng: Lµ c¸c con sè, h»ng sè, biÕn sè vµ c¸c hµm.

VÝ dô: 3 + 5

- Trong Access biểu thức bắt đầu bằng dấu “ = ”

- Trong Access biểu thức dùng để dặt điều kiện hoặc làm biểu thức

tính toán

- Để kiểm tra kết quả của một

biểu thức

+ CTRL + G để mở cửa sổ Debug

+ Gõ ? <Biểu thức> nhấn Enter

+ Nếu biểu thức hợp lệ thì dòng tiếp theo là kết quả của biểu thức

Nếu biểu thức không hợp lệ thì

cửa sổ thông báo lỗi

2 Toán tử

Là các kí hiệu, các kí tự, hay các từ khoá đã được quy định theo một ý nghĩa nhất định

2 To¸n tö

a.To¸n tö sè häc

+, -, * (nh©n), / (chia), \ (chia nguyªn), mod (chia lÊy d­), ^ (mò)

• VD: 15 / 2 = 7.5

15 \ 2 = 7

15 mod 2 = 1

b.To¸n tö so s¸nh

<, <=, =, >=, >, <> (Kh¸c)

• VD: 15 > 2 cho kÕt qu¶ lµ True

15 <> 15 cho kÕt qu¶ lµ False

c.To¸n tö luËn lý (Logic)

d.To¸n tö ­u tiªn ()

• VD: (4 + 2) * 5 cho kÕt qu¶ 30

e.Toán tử so sánh đặc biệt

• Is : Chính là

• VD: Is Null khẳng định một giá trị rỗng

Is not Null

• In : Rơi vào trong

VD: [Thu] In (“Hai”, “Tư”, “Sáu”)

• Between and : Trong khoảng

*: Thay thÕ chuçi rçng hoÆc chuçi bÊt k×

VD: Hoa like Hoa* cho KQ True

Hoa like H* cho KQ True

f.To¸n tö ghÐp nèi

+: Céng hoÆc kÕt nèi

• Sè + Sè: PhÐp céng

• Sè + Chuçi: Sai kiÓu d÷ liÖu

• Chuçi + Chuçi: Chuçi ghÐp nèi

&: KÕt nèi

• Sè & Sè: Sè ghÐp nèi

• Sè & Chuçi: Chuçi

• Chuçi & Chuçi: Chuçi ghÐp nèi

3 Hằng trị

Giá trị biểu hiện luôn luôn không thay đổi

• T, F, Null, Page, Pages

• Date, time, now

4 Dấu rào

“ “: Rào chuỗi

VD: “Trường Việt Tiến”

[ ]: Rào tên trường, tham số

VD: [HoTen], [Ngày nào]

# / / #: Rào ngày

- Right(St, n)

VÝ dô:

Right(“Viet Tien”,4) = “Tien”

VD:

Instr(“Häc häc n÷a häc m·i”, ”häc”) = 1

Instr(6,“Häc häc n÷a häc m·i”, ”häc”) = 13 Instr(14,“Häc häc n÷a häc m·i”, ”häc”) = 0

d Hàm logic

- Cú pháp:

IIF (Dieu_Kien, Gia_Tri_1, Gia_Tri_2)

- Hoạt động:

Hàm IIF trả về Gia_Tri_1 nếu

Dieu_Kien nhận giá trị đúng, ngược lại trả về Gia_Tri_2

e Hµm thèng kª d÷ liÖu

Có ph¸p chung:

Tªn hµm(Bthøc,Nguån,[§iÒu kiÖn])

B thức: Là một chuỗi, thường là một biến trường hoặc phép tính trên các biến trường

Nguồn: Là một chuỗi mang tên của

bảng hay truy vấn chứa dữ liệu

Điều kiện: Là một chuỗi có biểu thức

điều kiện chọn lựa các mẫu tin

Mét sè hµm CSDL:

Dsum: Tr¶ vÒ tæng c¸c gi¸ trÞ tõ tËp hîp c¸c mÉu tin trong b¶ng hoÆc truy vÊn

VÝ dô:

Dsum(“[sltondk]”,”DMVT”,”[MaVT] Like ‘S*’”)

• Dcount:§Õm sè mÉu tin

VÝ dô:

Dcount(“[MaVT]”,”DMVT”,

”[MaVT] Like ‘S*’”)

Dcount(“[MaVT]”,”DMVT”)

• DMin:Tr¶ vÒ gi¸ trÞ nhá nhÊt trªn biÓu thøc tõ tËp hîp c¸c mÉu tin

• DMax: Tr¶ vÒ gi¸ trÞ lín nhÊt trªn biÓu thøc tõ tËp hîp c¸c mÉu tin

trong nhãm.

VÝ dô:

DMax(“[dongiatk]”,”DMVT”,”[MaVT] Like ‘X*’”)

• DAvg:Tr¶ vÒ gi¸ trÞ trung b×nh trªn biÓu thøc tõ tËp hîp c¸c mÉu tin

trong nhãm.

VÝ dô:

DAvg(“[dongiatk]”,”DMVT”,”[MaVT] Like ‘X*’”)

• DLookup:Tr¶ vÒ gi¸ trÞ cña biÓu

thøc tõ tËp hîp c¸c mÉu tin trong

nhãm.

VÝ dô:

DLookup(“[tenvt]”,”DMVT”,”[MaVT] = ‘G003’”)

Chương II : TABLE (Bảng)

I Giới thiệu:

- Table là thành phần quan trọng và cơ bản của CSDL, là nơi chứa dữ liệu về một đối tượng

nào đó

- Bảng gồm nhiều hàng và

I Giới thiệu:

- Trong một CSDL có thể chứa nhiều bảng, mỗi bảng lưu trữ nhiều thông tin về một đối tượng nào đó

II Các kiểu dữ liệu

- Để quy định cách lưu trữ thông tin trên máy tính

1 Kiểu Text

Kiểu chuỗi kí tự bất kỳ, dài tối

đa 255 kí tự

VD:

II C¸c kiÓu d÷ liÖu

2 KiÓu Memo:

3 KiÓu Number: D÷ liÖu kiÓu sè, gåm:

•KiÓu sè nguyªn

Byte (1->255)Integer (-32767 ->32767)Long Integer

II C¸c kiÓu d÷ liÖu

•KiÓu sè thùc

Single (-3.4*10 308 ->3.4*10 308 )

Double (-1.797* 10 308 -> 1.797* 10 308 )

3 KiÓu Number:

II C¸c kiÓu d÷ liÖu

II Các kiểu dữ liệu

6 Kiểu Autonumber:

Kiểu số đếm tự động, do

Access tự gán, không thay

đổi được

II Các kiểu dữ liệu

7 Kiểu Yes/No:

Kiểu logic đúng (T)/

sai(F),có/không, bật/tắt

II Các kiểu dữ liệu

8 Kiểu OLE Object:

Kiểu đối tượng liên kết nhúng

9 Kiểu Hyperlink:

Kiểu liên kết siêu văn bản

III T¹o b¶ng

1 C¸c c¸ch t¹o míi mét Table

T¹i cöa sæ Database chän tab Tables\ New

Cã 5 C¸ch t¹o míi

+ Datasheet View+ Design View

+ Table Wizard+ Import Table+ Link Table

a T¹o b¶ng b»ng Import Table

• Tables\New\ Import Table\OK

• XuÊt hiÖn cöa sæ Import

• Chän tªn CSDL\Import

• XuÊt hiÖn cöa sæ Import Objects

• Chän b¶ng\OK

b T¹o b¶ng b»ng Link Table

• Tables\New\ Link Table\OK

• XuÊt hiÖn cöa sæ Link

• Chän tªn CSDL\Link

• XuÊt hiÖn cöa sæ Link Objects

• Chän b¶ng\OK

2 T¹o míi Table b»ng Design View

- Chọn kiểu dữ liệu tại cột Data Type

- Đặt thuộc tính tại vùng Field

Properties

- Gõ các chú thích cho trường tại cột Description (không bắt

buộc)

- Lưu bảng, đặt tên cho bảng

- Để nhập dữ liệu cho bảng thì chọn tên bảng và nhấn Open

* Chú ý:

+ Khi lưu bảng lần đầu tiên:

+Nhắp nút View để chuyển đổi giữa hai chế độ:

+ Đặt tên:

b Tạo lập khoá chính cho Table

- Kn khoá chính: Là 1 trường hoặc tập hợp nhiều trường

- Cách thiết lập:

+ Tạo khoá cho 1 trường:

+ Tạo khoá cho nhiều trường:

(Edit/ Primary Key hoặc nhấp

c Các thành phần của cửa sổ thiết

kế

+Vùng lưới thiết kế

- Field name : Tên trường

- Data type : Kiểu dữ liệu của trường

- Description: Ghi chú thích

+ Vùng thuộc tính của trường:(Field Properties):

- Gồm 2 nhóm:

Nhóm GeneralNhóm Lookup

c1 Nhóm General

• Field size:

Kích thước trường, có trên kiểu dữ liệu Text,

Number

• Format: Định dạng dữ liệu khi hiển thị.

- Trường kiểu Text:

< : Chuyển thành chữ thường

> : Chuyển thành chữ hoa

-Trường kiểu Number:

General number:1234.5->1234.5

Standard:1234.5->1,234.50 -Date/Time: mm/dd/yy

hoặc mm/dd/yyyy

-Trường kiểu Yes/No:

(Yes/No,True/False,On/Off)

VD mô tả trường GioiTinh

“Nam”; “Nữ”

• Caption: Diễn giải tên trường

• Decimal Places: Số chữ số lẻ thập phân trong trường kiểu số

• Default Value: Giá trị mặc định

của trường

• Validation Rule: Biểu thức điều

kiện kiểm tra hợp lệ khi nhập dữ liệu

• Validation Text: Chuỗi thông báo lỗi khi nhập sai điều kiện ở mục validation Rule

• Indexed: LËp chØ môc:

No

Yes (Duplicates OK)Yes (No Duplicates)

c2 Nhãm Lookup

+Tạo trường Lookup Wizard:

Giá trị lấy từ một danh sách

- Data type: Chọn Lookup Wizard

- Chọn kiểu lấy giá trị\Next

- Chọn bảng hay truy vấn

nguồn\Next

- Chọn các trường hiển thị\Next

1 C¸c lo¹i quan hÖ

- Quan hÖ 1_nhiÒu:

(1: ChÝnh, NhiÒu: Phô)

ứng với mỗi mẫu tin trên trường chung của bảng chính không

có hoặc có nhiều mẫu tin trên bảng phụ ứng với mỗi mẫu tin trên bảng phụ có và duy nhất

một mẫu tin trên bảng chính

- Quan hệ 1_1:

ứng với mỗi mẫu tin trên trường chung của bảng này có thể có một mẫu tin trên bảng kia và

mỗi mẫu tin trên bảng kia có

tối đa một mẫu tin trên bảng

này

• 2 Kiểm tra dữ liệu trước khi tạo

• Dữ liệu cùng kiểu, có cùng các

thuộc tính định dạng

• Dữ liệu trên trường chung của bảng phụ phải có mặt trên trường chung của bảng chính

• Thuộc tính Indexed của trường

4 Các tuỳ chọn toàn vẹn dữ liệu

• Enforce Referential Integrity

• Toàn vẹn tham chiếu

• Cascade Update Related Fields

• Tự cập nhật các trường liên quan

• Cascade Delete Related Records

• Tự xoá các bản ghi liên quan

• §Ó chØnh söa hoÆc xo¸ quan hÖ

ta nhÊp ph¶i chuét trªn ®­êng nèi vµ chän

• Edit relationships: ChØnh söa

• Delete: Xo¸

• V C¸c thao t¸c trªn cöa sæ Datasheet

• Cöa sæ hiÓn thÞ d÷ liÖu d¹ng hµng vµ cét, cã trªn Table, Query hay Form

2 Lọc dữ liệu

- Trên menu gọi Filter/ Apply

Filter - Sort, hoặc nhắp vào biểu tượng

Loại bỏ lọc bằng cách:

- Trên menu gọi Records / Remove Filter – Sort hoặc nhắp

2 Lọc dữ liệu

b Lọc theo mẫu tin đang chọn:

- Lọc nhanh số liệu theo tiêu

chuẩn trường mà con trỏ đang chọn bằng giá trị của mẫu tin

đang chọn

2 Lọc dữ liệu

b Lọc theo mẫu tin đang chọn:

- Đặt con trỏ tại trường và mẫu tin cần lọc, gọi lệnh Records/ Filter/ Filter By Selection

2 Lọc dữ liệu

c.Lọc loại trừ mẫu tin đang chọn

- Lọc loại trừ các mẫu tin có giá trị mà con trỏ đang đứng

- Records/ Filter/ Filter

Excluding Selection

Chương III: Truy vấn (Query)

• Truy vÊn sÏ lÊy d÷ liÖu tõ mét hoÆc nhiÒu b¶ng còng cã thÓ lÊy d÷ liÖu tõ mét truy vÊn kh¸c.

Các loại truy vấn

Truy vấn chọn lọc (Select

Query)

Truy vấn tham chiếu chéo

(CrossTab Query)

Truy vấn kiểm tra dữ liệu

Truy vấn hành động (Action

I Truy vấn chọn lọc

(Select query)

Là loại truy vấn phổ biến nhất

dùng để lọc dữ liệu và được tạo bằng Design View

1 Cách tạo

Queries\New\Design View\OKXuất hiện Show table

Chọn nguồn\add Xong kớch

Close

Đưa trường vào lưới thiết kế

Đặt điều kiện

2 Cửa sổ thiết kế

* Vùng dữ liệu: Các bảng, truy vấn và quan hệ nếu có

* Lưới thiết kế (QBE)

Field: Tên trường hay biểu thức

Table: Tên bảng nguồn

Sort: Cách sắp xếp

Show: Hiển thị hay không

Criteria, Or: Điều kiện

3 Một số thao tác trong thiết kế query

a Đưa trường vào lưới thiết kế

Một trường: Chọn trên dòng field

Giữ, kéo và thả

Nhấp kép Nhiều trường: Chọn (CTRL, SHIFT)

Giữ, kéo và thả

Toàn bộ trường: Chọn *

b Chèn, xoá và di chuyển trường

Chèn thêm trường:

+ Nhấp chuột vào trường cần chèn

ở bảng nguồn kéo thả vào cột cần

chèn ở lưới thiết kế của query

+ Đặt con trỏ tại vị trí cột cần chèn vào Insert\columns, chọn tên trường tương ứng tại vị trí cột đó

Di chuyển trường:

+ Chọn các trường cần di chuyển, giữ chuột trái và kéo thả tại vị trí

mong muốn

c Đặt lại tên cho cột trong query:

Đặt con trỏ phía trước trường cần

đặt tên, gõ tên cần đặt tiếp theo là dấu :

Tên cần đặt:<Tên trường>

Ví dụ: Mã vật tư:MaVT

d.Tạo trường tính toán trong query:

Đặt con trỏ tại cột cần tạo trường tính toán, gõ tên trường cần đặt tiếp theo là dấu : sau đó là biểu thức

Tên cần đặt:<biểu thức>

Ví dụ:

TT:[SoLuong]*[DonGia]

3 Thống kê trong truy vấn

* Các bước tạo:

- Tạo truy vấn chọn lọc

- Trên cửa sổ thiết kế chọn

View\Totals hoặc nhấp nút ∑

- Trên lưới xuất hiện dòng Totals Tại

đây chọn hàm thống kê.

- Nhắp nút View để xem kết quả

* Các hàm thống kê:

Sum : Tính tổng trong một nhóm trên trường số

Avg : Trung bình cộng trong một

nhóm trên trường số

Max, Min : Giá trị lớn nhất, nhỏ nhất

Count : Đếm số bản ghi trong một

First, Last : Giá trị đầu tiên (Cuối

cùng)

Group by : Nhóm các bản ghi thành một nhóm

Where : Trường đặt điều kiện

5 Tạo tham số cho truy vấn

- Để tạo truy vấn chủ động chọn

những mẫu tin dựa trên giá trị được nhập vào khi người sử dụng mở truy vấn ta cần thiết kế truy vấn có tham số

-Truy vấn có tham số khi hình thành

sẽ xuất hiện hộp thoại (Enter

Parameter Value) để hỏi các tham

số, người sử dụng sẽ nhập vào các giá trị cho tham số

- Tham số không được trùng tên trư ờng và đặt trong dấu [ ]

Ví dụ: [Từ ngày]

- Tham số nên đặt gợi nhớ, dễ hiểu

ngắn gọn

- Khi chạy truy vấn ta nhập giá trị cụ thể cho tham số

* Cách tạo:

-Tạo truy vấn lọc

- Tại dòng Criteria hoặc tại biểu

thức tính toán đặt tham số cho truy vấn

6 Các kiểu kết nối

• Cách tạo: Nhắp nút Join Type

• Kết nối bằng (Inner Join): Cho dữ liệu tổng hợp trên 2 bảng,

sao cho các bản ghi có giá trị

trên trường chung của 2 bảng là bằng nhau (Đây là kiểu Access mặc định)

• Kết nối ưu tiên bên trái (Left

Join): Cho dữ liệu tổng hợp trên

2 bảng, sao cho các bản ghi có giá trị trên trường chung của 2 bảng là bằng nhau, và tất cả các bản ghi trên bảng bên trái

• Kết nối ưu tiên bên phải (Right Join): Cho dữ liệu tổng hợp trên

2 bảng, sao cho các bản ghi có giá trị trên trường chung của 2 bảng là bằng nhau và tất cả các bản ghi trên bảng bên phải

II Truy vấn tham chiếu chéo

(Crosstab query)

Dùng để chuyển các bảng dữ liệu

về dạng tham chiếu theo hàng

và cột

Tiêu đề hàng

Thống kê

Tiêu đề cột

Giá trị

* Cách tạo 1: (Tự tạo)

- Tạo truy vấn lọc

- Query \ Crosstab Query Xuất hiện Total và Crosstab

- Tại dòng Total chọn:

+ Group by cho tiêu đề hàng, tiêu

đề cột

+ Chọn hàm thống kê giá trị cho giao giữa hàng và cột, cho cột

* Cách tạo 2: (Tạo bằng wizard)

- Queries\new\Crosstab query wizard\OK

- Chọn 1 bảng hoặc 1 truy vấn làm nguồn\Next

- Chọn các trường làm tiêu đề hàng\Next

- Chọn 1 trường làm tiêu đề

- Chọn trường làm giá trị giao

của hàng và cột, chọn hàm cần thống kê\Next

- Đặt tên lại cho query\Finish

III Truy vấn kiểm tra dữ liệu

1.Truy vấn tìm kiếm bản ghi

không phù hợp (Find

Unmatched Query)

- Dùng để tìm kiếm những bản ghi có trên một bảng mà giá trị trên trường chung không tìm

B¶ng chøa b¶n ghi liªn quan

B¶ng chøa b¶n ghi trong query kÕt qu¶

2 Truy vÊn t×m kiÕm b¶n ghi

Th«ng tin hiÓn thÞ thªm Th«ng tin trïng

III Truy vấn hành động

1 Truy vấn tạo bảng (Make table query)

Dùng để tạo bảng lưu giữ dữ liệu có trên một truy vấn

Cách tạo:

- Tạo 1 truy vấn lọc thông thường

- Query\Make table query

Xuất hiện hộp thoại MakeTable,

gõ tên bảng mới \OK

- Nhấp nút Run (!) xuất hiện

thông báo có bao nhiêu mẫu tin

trong bảng mới tạo.

Chọn yes để xác nhận tạo bảng

• KiÓm tra kÕt qu¶ cña truy vÊn

ta vµo tab Tables, më b¶ng

võa t¹o so s¸nh víi yªu cÇu

2.Truy vÊn cËp nhËt (Update

- Tạo 1 truy vấn thông thường

- Query\Update Query

Xuất hiện thêm dòng Update to trong cửa sổ thiết kế

- NhËp vµo gi¸ trÞ cÇn cËp nhËt t¹i dßng UpdateTo

- KÝch nót Run(!)

XuÊt hiÖn th«ng b¸o cã bao

nhiªu mÉu tin ®­îc cËp nhËt