GIÁO TRÌNH ACCESS SƠ BẢN

Tài liệu về môn access cơ bản, chi tiết các bước, có hình ảnh minh họa rõ ràng hy vọng sẽ giúp bạn nắm vững và dễ dàng thực hiện các bài học hay làm bài tập liên quan đến access. Hy vọng giúp ích thật nhiều cho các bạn

CHƯƠNG 1 TABLE (Bảng)

I Tạo một cơ sở dữ liệu

1 Tạo mới 1 CSDL : File -> New

2 Mở 1 CSDL trên dĩa : File -> Open

3 Đóng 1 CSDL đang mở : File -> Close

- Sử dụng Windows Explorer để chép tập tin CSDL (*.mdb)

7 Sửa chửa và nén một CSDL : Tools -> Database Utilities -> Compact and Repair database

8 Chuyển dạng 1 CSDL : Tools-> Convert Database

Chú ý :

- Chuyển từ phiên bản mới sang cũ : Chạy access -> mở CSDL -> Convert

- Ngược lại : Chạy Access -> Convert

II Các thành phần của CSDL Access :

III Table và relation ship :

1 Tạo table :

B1 Chọn New -> Design View -> OK

B2 Nhập tên trường tại ô field name :

Dài tối đa 64 ký tự hoặc ký số

Không phân biệt chữ hoa, thường

Chấp nhận khoảng trắng

- Chọn kiểu dữ liệu tại Data Type :

Text : Văn bản (tối đa 255 ký tự)

Number : Số (1,2,4 hoặc 8 bytes)

Date/Time : Ngày giờ (8 bytes)

Currency : Số, tiền tệ (8 bytes)

AutoNumber : Số, tự động tăng thêm 1 (4 bytes)

Yes/no : đúng hay sai (1 bit)

Memo : Văn bản

OLE object : đối tượng (Max 1 giga bytes)

- Gõ vào phần mô tả (tùy chọn) tại ô Description

B3 Thiết lập các thuộc tính cho field

Dùng chuột hoặc nhấn f6 đề vào Properties (thuộc tính)

a Field size : Kích thước trường

single : -3,4x10E38 đến 3,4 x 10E38 7 số lẻ

double : -1,797 x 10E308 đến 1,797x10E308 15 số lẻ

b Format : định dạng dữ liệu hiển thị

c Input Mask : Mặt nạ nhập

d Default value : giá trị mặc nhiên

e Validation rule : quy tặc hợp lệ (thường dùng để giới hạn miền giá trị)

Có thể dùng các phép toán : not, and, or, <>, >, >=, <, <=, =, like

f Validation text : dòng thông báo khi quy tắc trên bị vi phạm

g Requied : bắt buộc phải nhập dữ liệu

h AllowZerolength : cho phép chuỗi rỗng

i Index : tạo chỉ mục

none : không tạo chỉ mục

yes not duplicate : tạo cho phép trùng

yes duplicate : tạo không cho phép trùng

B4 Tạo khóa chính (primary key)

B5 Lưu table vừa tạo

2 Quy định thuộc tính của table :

Chọn view -> Table properties

a decription : mô tả

b validation rule : quy tắc hợp lệ có thể đưa các trường trong bảng và biểu thức nầy tên trường phải nằm giửa 2 dấu [ ]

c validation text : Thông báo lổi khi validation rule bị vi phạm

3 Primary key (khóa chính) :

a Tạo :

- Chọn trường

- Click vào nút

b Xoá : tương tự tạo

4 Tạo Quan hệ (relationship):

- Chọn Tools -> relationships…

Chọn các table đưa vào relationship

- Drag từ field của một table đến field của table quan hệ

- Chọn Enforce Referential Integrity : có toàn vẹn tham chiếu

- Quan hệ sẽ là : one-to-one (quan hệ 1-1) hay one-to-many (1-nhiều)

Chú ý: trường hợp quan hệ trên nhiều field, ta phải xác định lại các field trong cửa sổ Edit

relation ship

IV Các chế độ hiển thị của Table :

1 Design view : Cửa sổ thiết kế

2 Datasheet view : Cửa sổ dữ liệu

V Nhập liệu vào data sheet :

Chọn View ->dada sheet (khi đang ở design view)

hoặc chọn Table ->Open (khi đang ở cửa sổ Database)

1 Định dạng :

a Font : Format ->font

b Kích thước cột : Format ->column width (best fit)

c Chiều cao dòng : Format -> Row height

d Che dấu/hiển thị cột : format ->Hide/Unhide column

e Hiển thị cột : format ->Unhide column

f Cố định/ngưng cố định cột : format -> Freezing column/Unfreeze all columns

2 Nhập liệu :

Xem và sử dụng dòng trạng thái

Xem các ký hiệu :

Tam giác : current

Bút : edit

* : blank

Một số thủ thuật :

Tab/Shift Tab : Sang field kế/trước

Home/End : Đầu dòng/Cuối dòng

^Home/^End : Record đầu/Cuối

F2 : sửa

^; : ngày hệ thống

^shift; : giờ hệ thống

^' : lấy lại dữ liệu dòng trước

Các ký tự đặc biệt : character map

Escape : không đúng - hủy

^Alt Space : Lấy giá trị default

Shift F2 : zoom

Shift enter : lưu

Nhập dữ liệu cho OLE:

* Insert object

Create new :tạo mới

Create from file : lấy từ file

* Dùng edit paste

CHI TIẾT VỀ THUỘC TÍNH FORMAT

Kiểu Text và memo :

@ : Chuỗi ký tự bắt buộc nhập, kể cả blank

& : Chuỗi ký tự không bắt buộc nhập

long date : Friday, Janury 31, 1992

medium date : 31-Jan-1992

w : ngày trong tuần 1-7

ww : tuần trong năm : 1-53

y : ngày trong năm 1-366

Default : Yes/No, True/False,On/Off

User define: First;second;third -> (không dùng);Yes;No

@;”không có”;”không biết Để trống (Null) không biết

Chuỗi bất kỳ hiển thị chuỗi

Kiểu số

CHI TIẾT VỀ THUỘC TÍNH INPUT MASK

, : ; - / : các dấu phân cách (chú ý control panel)

< : đổi các ký tự theo sau ra chữ thường

> : đổi các ký tự theo sau ra chữ in

! : Nhập từ phải sang trái

ISBN 0-13-964262-5

CHƯƠNG 2 QUERY (Truy vấn)

I Tổng quan :

Truy vấn cho phép chúng ta đặt câu hỏi với dữ liệu trong CSDL Tùy theo truy vấn, access sẽ cung cấp những thông tin theo yêu cầu

1 Phân loại :

a Truy vấn chọn (Select query):

Thông dụng nhất, dùng để chọn lựa tuy xuất dữ liệu trên nhiều bảng khác nhau và theo những điều kiện lọc lựa khác nhau

Có thể dùng truy vấn chọn để tóm tắt dữ liệu (Truy vấn Total)

Chọn các trường cần hiển thị hoặc che dấu

b Truy vấn chéo (Crosstab) :

c Truy vấn hành động (Action) : gồm các loại

Make table

update

Append

Delete

d Truy vấn hội (Union) :

Kết hợp các trường trên 2 hay nhiều table

2 Lý do để dùng query :

a Giới hạn trường hiển thị

b Lựa chọn một số mẫu tin

c Xếp thứ tự các mẫu tin

d Tham khảo dữ liệu thuộc nhiều table

e Thực hiện các tính toán (trường tính toán)

f Làm nền cho một form, report, query khác

g Thực hiện thay đổi trên table

II Tạo truy vấn :

1 Tạo query

Trong cửa sổ database, chọn Queries -> Create query in Design view

- Chọn các table tham gia truy vấn

- Drag các field tham gia truy vấn từ Fieldlist vào lưới

- Lập điều kiện (tiêu chuẩn) lọc vào dòng Criteria hay or

- Xem kết quả, Lưu, Đóng

3 Các thành phần của cửa sổ design view :

Gồm các field list và vùng lưới

Ý nghĩa một số dòng trong vùng lưới :

- Field : Tên filed tham gia truy vấn

- Table : Tên table chứa field

- Sort : Sắp xếp tăng hay giảm (Ascending/Descending)

- Show : Hiển thị hay ẩn

- Criteria : Dòng tiêu chuẩn

III Lập phép chọn trong truy vấn :

1 Các phép chọn thông dụng :

a Chọn một tập hợp các mẫu tin thoả mãn một điều kiện nào đó:

dùng các toán tử : <, <=, >, >=, <>, =, Between and

b Chọn theo một mẫu dữ liệu:

dùng các ký tự thay thế và toán tử like

* : thay nhiều ký tự (L*ng : Ling, Levering )

? : thay một ký tự (Sm?th : Smith, Smyth )

Dùng các dòng của Criteria (cùng dòng : and , trái dòng : or)

e Chọn mẫu tin có hay không có chứa giá trị :

Dùng Is Null hoặc Is Not Null

f Chọn các mẫu tin bằng kết quả trả về của một hàm :

Tên trường biểu thức : biểu thức tính toán

Một biểu thức sẽ gồm các toán tử và các toán hạng

Hàm Now()

Hàm Date()

Hàm DatePart(Interval,dateExpr)

Interval gồm :

Unique Values thành Yes : không hiển thị các giá trị trùng nhau

Unique Records thành Yes : không hiển thị các record trùng nhau

Top Values : Số giá trị đầu sẽ hiển thị

IV Truy vấn dựa trên nhiều table :

1 Liên kết các table:

- Access cho phép thừa kế các quan hệ đã tạo trong Relation ship

- Trường hợp các bảng chưa có quan hệ Access tự động tạo quan hệ nếu 2 Trường cùng tên

và cùng kiểu dữ liệu và một trong 2 trường là khóa Tuy nhiên quan hệ nầy không có tính ràng buôc toàn vẹn tham chiếu

- Trong trường hợp Access không tạo liên kết, chúng ta phải tự tạo

2 Tạo liên kết ngoại (Outer Join) :

Double Click vào đường liên kết, trên màn hình xuất hiện bảng Join Properties như sau :

Inner join - liên kết nội: 1 Only include rows where the joined fields from both tables are

equal:

Left join – Liên kết ngoại bên trái : 2 Include ALL records from <Table 1> and only those

records from <Table 2> where the joined fields are equal

Right Join - Liên kết ngoại bên phải : 3 Include ALL records from <Table 2> and only

those records from <Table 1> where the joined fields are equal :

V Truy vấn total

1 Tạo truy vấn total:

- Tạo truy vấn, chọn menu View -> Total

- Chọn Group by tại dòng total cho trường dùng làm tiêu chuẩn nhóm

- Chọn hàm tổng kết tại dòng total cho các trường số liệu

Các hàm : Sum :cộng, Avg : trung bình, Min : nhỏ nhất, Max :lớn nhất, Count :đếm First : đầu, Last :cuối, StdDev : độ lệch chuẩn, Var : phương sai

2 Lập biểu thức chọn cho trường dùng tính tổng:

a Giới hạng sau khi tính : gõ điều kiện vào criteria

b Giới hạn trước khi tính tổng : chọn Where tại dòng total, gõ điều kiện vào criteria

3 Tạo biểu thức riêng để tính tổng :

Field name : gõ tên trường muốn tạo : biểu thức tính tổng với các hàm có tên tương ứng

phép toán tổng kết ở trên

Total : Chọn Expression

VI Truy vấn Tham số

1 Khai báo tham số :

- Trong cửa sổ design chọn Query -> Parameters

Gõ vào tên tham số tại ô Parameter

Chọn kiểu dữ liệu tại ô Data Type

2 Đưa tham số vào truy vấn :

- Có thể đưa tham số vào vị trí bất kỳ trong các ô của vùng Criteria hay field

(Hộp thoại xuất hiện khi chạy truy vấn tham số)

VII Truy vấn Crosstab:

Dùng để tóm lược dữ liệu và trình bày kết quả theo dạng cô đọng như trong 1 bảng tính excel

Chú ý : Không thể chỉnh sữa dữ liệu trên bảng crosstab

1 Tạo truy vấn crosstab :

- Tạo query -> Chọn menu Query -> Crostab

- Tại Crosstab chọn : Row heading -tiêu đề dòng, Column heading -tiêu đề cột, Value -giá trị Chú ý :

- Chỉ có thể chọn 1 column heading và 1 Value, có thể chọn nhiều column heading

2 Định dạng tiêu đề cột :

- Mở bảng thuộc tính của truy vấn

- Tại ColumnHeadings : Gõ vào các giá trị tiêu đề cột (các giá trị

chuỗi phải nằm trong dấu " và chúng bị phân cách bởi dấu chấm phẩy ; )

VIII Truy vấn hành động (action query)

1 Truy vấn hành động gồm :

- Truy vấn tạo bảng : Tạo 1 table mới từ các table hoặc query có sẳn

- Truy vấn hủy : Hủy số liệu trong Table theo 1 điều kiện nào đó

- Truy vấn nối : Nối dữ liệu vào 1 table theo 1 điều kiện nào đó

- Truy vấn cập nhật : cập nhật dữ liệu vào table

Truy vấn hành động sẽ được thực hiện khi vào menu Query->Run (hay mở query)

2 Truy vấn Tạo bảng (Make table query)

- Tạo 1 truy vấn như bình thường

- Xóa dấu chọn tại ô show cho các field không muốn tạo trong table mới

- Chọn menu Query -> Make table

Table name : Tên table sẽ được tạo

- Current database : Table sẽ được tạo trong database đang mở

- Another database : Table sẽ được tạo trong database khác (File name :tên database)

3 Truy vấn xoá (Delete query)

- Mở cửa sổ thiết kế truy vấn

- Chọn menu Query -> Delete query

- Kéo các trường sau vào vùng lưới QBE:

Trường * của bảng có những mẫu tin muốn xóa, “From” sẽ xuất hiện tại ô delete của filed nầy

Các trường mà bạn sẽ dùng để thiết lập điều kiện chọn để xóa, “Where” xuất hiện trong ô delete của trường nầy

4 Truy vấn nối (Append query)

- Mở cửa sổ thiết kế truy vấn

- Chọn menu Query -> Append

- Kéo các trường vào vùng lưới, lập điều kiện nếu cần

- Trong ô Append to gõ tên trường tương ứng của bảng nhận

5 Truy vấn cập nhật (Update query)

- Mở cửa sổ thiết kế truy vấn

- Chọn menu Query -> Update

- Kéo các trường có dữ liệu cần cập nhật hay để lập điều kiện vào vùng lưới QBE

- Lập điều kiện tuyển chọn nếu cần

- Trong ô Update tocủa các trường muốn cập nhật, nhập vào giá trị mới hay biểu thức tính toán cho trường đó

IX Truy vấn SQL (SQL query)

SQL là ngộn ngữ vấn tin chuẩn dùng để tạo truy vấn

1 Dạng lệnh SQL :

SELECT [Predicate] {*/table.*/[table.]field[,table.]field[, ]]/fieldexpr}

[AS alias][,alias[ ]]] FROM tableexpr [ ] [IN externaldatabase]

[INNER JOIN ] [LEFT JOIN ] [RIGHT JOIN ]

INNER JOIN (Table2

INNER JOIN (Table3

[INNER JOIN (Tablex [INNER JOIN ])

* Group by : Dùng để nhóm trong Total

GROUP BY fieldlist HAVING GroupCriteria

* Order : sắp xếp

ORDER BY field [ASC/DESC] [, field [ASC/DESC] [, ]]

2 Truy vấn hội (Union query) :

Select [TEN_CTY] as [TEN KH/CC],[SDT] from [NHA_CUNG_CAP]

3 Truy vấn con (Sub query) :

Đưa lệnh SELECT vào một ô trong dòng Field hay Criteria của vùng lưới

CHƯƠNG 3 FORM (Biểu mẫu)

3 Các thành phần chính trong Design view :

- Form header/footer : tiêu đề đầu/chân form

- Page header/footer : tiêu đề đầu/chân trang giấy (khi in)

- Detail : chi tiết (thân form)

- Các control

II Tạo form :

Vào thẻ forms

Click New -> Tạo nguồn dữ liệu tâi ô choose a table …

Chọn Design View : Tạo form bằng tay

Form wizard : Tạo form theo hướng dẫn

Autoform :form tự động

III Control :

1 Tạo Control:

a Tạo control bị buộc :

- Click vào nút (loại Control) trên hộp công cụ (sao cho nút lõm vào)

- Mở hộp field list

- Drag field vào form

b Tạo control không bị buộc :

- Click vào nút (loại Control) trên hộp công cụ (sao cho nút lõm vào)

- Drag thành 1 hình chữ nhật trong form (tại vị trí của control)

c Tạo control biểu thức :

- Tạo Textbox

- Click vào bên trong textbox sao cho xuất hiện con trỏ văn bản

- Gõ dấu = sau đó gõ vào biểu thức

Chú ý : Nếu tham chiếu đến 1 field sử dụng cú pháp:

c2: Point vào thước sao cho xuất hiện mũi tên Gióng vào control rồi click

b Chọn nhiều control :

c1: Click vào control đầu, Giữ shift, click vào các control kế

c2: Point vào thanh thước cho xuất hiện mũi tên, Drag

c3: Click vào nút mũi tên trong hộp công cụ sao cho nó lõm xuống ( ),

Drag thành 1 hình chữ nhật bao các control

3 Di chuyển control :

a Di chuyeăn độc lập :

- chọn control, point sao cho xuất hiện hình ngón tay, drag

b Di chuyển control cùng nhãn:

- chọn control, point sao cho xuất hiện hình bàn tay, drag

4 Thay đổi kích thước :

5 Nhân đôi :

- Chọn control, chọn edit->duplicate

7 Gióng hàng

- Chọn format ->align

8 Thay đổi khoảng cách giữa các control

Chọn format -> Horizontal/Vertical spacing -> Make equal : làm bằng nhau (canh theo 2 control ở 2 biên) / Increase: tăng / Decrease: giảm

9 Định dạng control :

IV Thuộc tính :

1 Thuộc tính của control :

- Click nút phải vào control -> chọn properties

2 Thuộc tính của form

- Click vào vị trí chọn form (giao của 2 thanh thước) ->chọn properties

4 Một số thuộc tính thường sử dụng :

- Name : tên control

- Visible :

Yes : cho hiển thị

No : không cho hiển thị

- Display when :

Always : luôn luôn hiển thị

Print only : chỉ hiển thị trên giấy (khi in)

Screen only : chỉ hiển thị trên màn hình

- Control Source : Nguồn dữ liệu cung cấp cho Control

- Record Source : Nguồn dữ liệu cung cấp cho Form

- Default View : dạng hiển thị của form :

Single column : mỗi màn hình form chỉ hiển thị 1 record

Continuous form : mỗi màn hình form chỉ hiển thị nhiều record

Datasheet : bảng dữ liệu

V Tạo các control khác :

Chúng ta sẽ sử dụng hộp công cụ với chú ý sau :

- Nút wizard ( )lõm xuống cho phép có sự trợ giúp của wizard