Giáo trình Access

Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau  Query truy vấn: là công cụ dùng để tính toán các trường không cần lưu trữ điểmTB, thành tiền, sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệ

TT Bách khoa ASIAN ĐT: 0905288222 Email: thienth@gmail.com

Microsoft Access 2003

Nội dung

 Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access

 Bảng (Table)

 Truy vấn dữ liệu (Query)

 Làm việc với mẫu biểu (Form) - Command Button

 Báo biểu (Report)

 Macro - Menu

Chương I: Giới thiệu về Microsoft Access 2003

II Các khái niệm cơ bản

Cơ sở dữ liệu (Database): là tập hợp các dữ liệu phục vụ cho một mục đích, bài toán cụ thể Ví dụ như CSDL cho bài taosn quản

lý lương, bài toán Quản lý sinh viên…

Cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational Database): Dữ liệu được tổ chức thành các bảng hai chiều

* Chiều dọc: là tập hợp các đặc điểm của đối tượng cần quản lý (gọi là trường- Field)

Vd: Sinh viên (tên, ngày sinh, lớp, điểm)

Mặt hàng (tên hàng, số lượng, đơn giá, )

* Chiều ngang: là giá trị của các trường (các bản ghi -

Record)

Vd: (Nguyễn Văn An, 12/5/1970, K98T, 8)

 Table (bảng): là thành phần cơ bản của CSDL, nó cho

phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý Các bảng trong một CSDL thường có mối quan hệ với nhau

 Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các

trường không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu

Đối với Access, cơ sở dữ liệu (CSDL) bao gồm:

II Các khái niệm cơ bản

II Các khái niệm cơ bản

 Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu như trong thực tế, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query

 Report (Báo biểu): cho in ấn với các khả năng

• In dữ liệu dưới dạng bảng biểu

• Sắp xếp dữ liệu trước khi in

• In dữ liệu có quan hệ trên một báo cáo

 Macro (tập lệnh): là một tập hợp các lệnh nhằm thực hiện các thao tác thường gặp Khi gọi một Macro, Access sẽ cho thực hiện một dãy các lệnh tương ứng đã qui định

 Module (đơn thể): là một dạng tự động hoá chuyên sâu hơn Macro

Đó là những hàm riêng của NSD được viết bằng ngôn ngữ Access

Basic

Tập tin chương trình do Access tạo ra có đuôi là MDB

III Khởi động, thoát

Khởi động: Chọn Start / Program / Microsoft Access hoặc chọn biểu tượng Microsoft Access (hình chìa khoá) trên màn hình nền hay trên thanh công cụ (nếu có), xuất hiện màn hình sau:

III Khởi động, thoát

 Create a new database using

• Blank Access database: tạo một CSDL mới

• Access database wizards, pages, and projects: tạo một CSDL mới với các dạng có sẵn của Access

• Open an Existing Database: mở một CSDL đã có

 Sau khi chọn một trong ba mục trên, chọn OK

 Nếu không thực hiện các chọn lựa trên thì chọn Cancel để vào thẳng màn hình Access

 Thoát: chọn lệnh File / Exit (Alt+F4)

Nếu chưa lưu dữ liệu trước khi thoát

sẽ có thông báo

Gồm các thao tác:

 Tạo bảng mới, nhập dữ liệu vào bảng

 Thiết lập quan hệ giữa các bảng

 Sử dụng thuộc tính của trường để trình bày dạng dữ

liệu , kiểm tra tính hợp lệ của trường khi cập nhật

Chương II : Bảng (Table)

I Tạo cấu trúc của bảng

 Khởi động Access, trong hộp thoại MS Access, chọn Blank Access Database, OK

 Từ cửa sổ

Database, chọn

Table /New, xuất

hiện hộp thoại New

Table cho phép

chọn cách tạo

Table:

 Xuất hiện hộp thoại File New Database

 Gõ tên CSDL, chọn Create, xuất hiện cửa sổ Database

I Tạo cấu trúc của bảng

1 Tạo bảng bằng Table Wizard

Cho tạo bảng theo các mẫu có sẵn của Access

 Bước 1: trong hộp thoại New Table, chọn Table Wizard,

OK

 Bước 2: chọn tên Table, tên trường theo mẫu có sẵn của Access và sửa đổi lại theo yêu cầu của thực tế Chọn Next để thực hiện các công việc kế tiếp như sửa tên Table, sau

cùng là chọn Finish

I Tạo cấu trúc của bảng

2 Tạo bảng bằng Datasheet View

Cho tạo bảng theo cách sử dụng một mẫu cho trước, Access dựa vào đó để tạo các Table

I Tạo cấu trúc của bảng

2 Tạo bảng bằng Datasheet View

 Bước 2: Nhập nội dung vào bảng

 Vd: để tạo bảng lưu trữ điểm sinh viên

 Thay đổi tên trường: đứng trong trường, chọn Format / Rename Column hoặc nhắp phải chuột ở tên Field, chọn Rename Column

 Nhập dữ liệu vào bảng như trong Excel

I Tạo cấu trúc của bảng

2 Tạo bảng bằng Datasheet View

 Bước 3: Lưu bảng Chọn File / Save, xuất hiện hộp thoại

I Tạo cấu trúc của bảng

3 Tạo bảng bằng Design View

Cho tạo bảng theo

nhu cầu của NSD

3 Tạo bảng bằng Design View

 Bước 1: Khai báo tên trường (Field name): bắt buộc, đặt tuỳ ý (<=64

ký tự), có thể có khoảng trống

 Bước 2: Khai báo kiểu dữ liệu (Data type) tương ứng của trường: bắt buộc Chọn một trong các kiểu

Text Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 255 ký tự

Memo Chứa tập hợp các ký tự tuỳ ý, <= 65535 ký tự

Number Chứa giá trị số

Date/Time Chứa giá trị ngày, giờ

Currency Chứa giá trị tiền tệ

Auto Number Giá trị số (Access tự tăng 1 đơn vị cho mỗi bản ghi

mới) Yes/No Chứa giá trị logic (True/False)

Lookup

Wizard Chọn một trị từ danh sách các trị

I Tạo cấu trúc của bảng

3 Tạo bảng bằng Design View

 Bước 3: Field properties: tương ứng với mỗi kiểu dữ liệu, khai báo thêm các thuộc tính, gồm thuộc tính chung

(General) và thuộc tính nhập số liệu (Lookup)

 Bước 4: Sau khi thiết kế xong cấu trúc bảng, ghi lên đĩa bằng một trong các cách

 Chọn lệnh File / Save (Ctrl+S hoặc biểu tượng Save)

 Hoặc đóng cửa sổ Table, Access

sẽ hỏi có lưu không, chọn Yes để

lưu

I Tạo cấu trúc của bảng

3 Tạo bảng bằng Design View

 Nếu chưa tạo khoá chính

(Primary Key), Access sẽ hỏi có tạo

không

• No: cấu trúc bảng được ghi như thiết kế

• Yes: Access tự thêm trường có tên ID làm khoá chinh

 Gõ tên bảng vào mục

Table Name

Bạn nên chọn No

Nhập dữ liệu

 Bước 5: nhập dữ liệu cho bảng

II Giới thiệu các thuộc tính của trường

1 Công dụng:

 Điều khiển hình thức thể hiện dữ liệu

 Nhập dữ liệu theo mẫu

 Kiểm tra dữ liệu, ngăn cản việc nhập sai

 Tăng tốc độ tìm kiếm

Decimal Place Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency

Input Mask Qui định mặt nạ nhập liệu

Caption Đặt tiêu đề cho trường (sẽ hiển thị khi nhập liệu thay vì

tên trường) Default Value Xác định giá trị mặc định của trường

Validation Rule Qui tắc dữ liệu hợp lệ, dữ liệu phải thoả mãn qui tắc này

mới được nhập Validation Text Thông báo xuất hiện khi NSD vào dữ liệu vượt quá giới

hạn qui định ở mục Validation Rule Require Nếu chọn Yes, bắt buộc phải vào dữ liệu cho trường

Allow Zero Length Nếu chọn Yes cho phép vào chuỗi kí tự rỗng(Text, Memo) Indexed Tạo chỉ mục để tăng tốc độ tìm kiếm trên trường này

II Giới thiệu các thuộc tính của trường

3 Chi tiết về các thuộc tính của trường

 Thuộc tính Field Size

 Trường Number Field Size Miền giá trị

Integer -32768 → 32767 Long Interger -2147483648 → 2147483648 Single -3.4*1038 → 3.4*1038

@ Bắt buộc phải nhập kí tự vào văn bản

& Không bắt buộc phải nhập kí tự vào văn

bản

< Biến chữ hoa thành chữ thường

> Biến chữ thường thành chữ hoa

II Giới thiệu các thuộc tính của trường

3 Chi tiết về các thuộc tính của trường

General Date 4/23/02 10:30:00 AM

Long Date Tuesday, April 23, 2002

Medium Date 23/April/2002

Short Date 4/23/02

Long Time 10:30:00 AM

Medium Time 10:30 AM

Short Time 10:30

II Giới thiệu các thuộc tính của trường

3 Chi tiết về các thuộc tính của trường

 Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

 Công dụng

• Tạo khuôn dạng nhập liệu cho dễ nhìn Vd: dấu ngăn cách phần nguyên và thập phân, dấu gạch ngang để

phân cách các cụm ký tự của tài khoản

• Kiểm tra tính hợp lệ của ký tự gõ vào (Vd nếu qui định

là chữ số thì Access sẽ không nhận các ký tự không phải

là chữ số)

• Tự động biến đổi các ký tự được nhập (Vd từ chữ

thường sang chữ hoa)

• Che giấu thông tin đưa vào (Vd khi ta dùng Password)

II Giới thiệu các thuộc tính của trường

3 Chi tiết về các thuộc tính của trường

 Thuộc tính Input Mask (mặt nạ nhập liệu)

II Giới thiệu các thuộc tính của trường

3 Chi tiết về các thuộc tính của trường

 Thuộc tính Default Value

 Dùng để đặt giá trị mặc định cho trường Giá trị mặc định này có thể là một hằng hay một hàm của Access

• Ví dụ: Date(): ngày hiện hành

 Thuộc tính Required

 Nếu chọn Yes, bắt buộc phải nhập dữ liệu vào, nếu không máy sẽ báo lỗi

 Thuộc tính Validation Rule

Công dụng: Access tự động kiểm tra tính hợp lệ khi nhập

liệu Muốn chương trình kiểm tra, trong biểu thức này, ta

đặt một biểu thức hợp lệ Ví dụ: >0 (Số lượng phải >0)

II Giới thiệu các thuộc tính của trường

3 Chi tiết về các thuộc tính của trường

 Thuộc tính Allow Zero Length

Công dụng: Nếu chọn Yes, sẽ cho phép các trường Text

và Memo nhận các chuỗi rỗng

 Thuộc tính Indexed

Yes (Duplicate Ok) Tạo chỉ mục cho phép các giá trị

trong trường này trùng lặp Yes (No Duplicate) Tạo chỉ mục không cho phép các

giá trị trong trường này trùng lặp

 Công dụng: sắp xếp một trường nào đó Thuộc tính nhận các giá trị sau:

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

Yêu cầu

 Giả sử có Table Danh muc nganh

thi có cấu trúc và nội dung:

 Ta cần tạo Table Danh sach thi

sinh có cấu trúc như sau:

III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

 Trường Manganh khi

nhập liệu, các giá trị được

chọn từ danh sách các trị

 Cách thực hiện

 Bước 1:Tại cửa sổ thiết kế

Table, khi tạo trường

Manganh, ở cột Data Type,

chọn Lookup Wizard , xuất

hiện hộp thoại Lookup

Wizard:

III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

 (2) Chọn I will type

in the values that I

want: nếu muốn giá

the lookup column to

look up the values in

a table or query: nếu

muốn giá trị trong

danh sách được lấy

từ table hay query

III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

 Bước 2: Ở đây, ta chọn Table Danh muc nganh thi, chọn Next, xuất hiện hộp đối thoại:

III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

 Bước 3:

• Available Fields: liệt kê

các trường có trong Table

• Chọn Next, xuất hiện

hộp đối thoại sau:

III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

 Bước 4:

• Chọn Next, xuất hiện

hộp đối thoại sau:

• Chọn Finish để hoàn

thành quá trình

III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

 Mở table Danh sach thi sinh để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Manganh, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn

mã ngành

III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

 Chọn (2) để tự

nhập vào các giá trị

trong Combo box

Chọn Next, xuất hiện

hộp đối thoại:

 Lần lượt nhập vào các giá trị trong Col1, (giả sử trong bảng DS Nhan vien) như sau:

III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

 Chọn Next để sang bước tiếp theo, xuất hiện hộp thoại:

 Chọn Finish để hoàn thành

III Tạo Combo box cho trường (Lookup Wizard)

2 Cách tạo: Ví dụ minh họa

 Kết quả khi mở bảng DS Nhan vien để nhập liệu, bạn sẽ thấy rằng, tại trường Phòng ban, một danh sách đổ xuống cho bạn chọn tên phòng ban Các tên này do ta tự nhập vào trong các bước trên

 Lợi ích của việc tạo khoá chính: Access dùng khoá chính

để tạo sự liên kết giữa các bảng

 kết hợp của nhiều trường:

nhấn giữ phím Shift sau đó

chọn tất cả các trường cần

chọn làm mục khoá chính

 Tại cửa sổ thiết kế Table: Nếu mục khoá chính là

 Chọn lệnh Edit / Primary

Key (hoặc nhấn nút phải,

chọn Primary Key, hoặc chọn

biểu tượng ): các trường

được chọn sẽ có hình chìa

khoá ở đầu

Primary Key

IV Khoá chính

3 Huỷ khoá chính: Tại cửa sổ thiết kế Table

 Chọn lại lệnh Edit / Primary Key một lần nữa (hoặc nhấn nút phải, chọn Primary Key, hoặc chọn biểu tượng ): hình chìa khoá ở đầu sẽ biến mất

 Ta thường đặt quan hệ giữa một trường của bảng này với một trường của các bảng khác để liên kết dữ liệu giữa các bảng với nhau (các trường quan hệ cùng tên, cùng kiểu)

V Lập quan hệ giữa các bảng

2 Cách tạo

 Giả sử trong CSDL Vat tu

hang hoa ta có 3 bảng với

cấu trúc:

 Ta sẽ lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh

muc kho] và trường Mavattu trong bảng [Danh muc vat tu] với hai trường Makho và Mavattu trong bảng [Hang nhap]

 Lần lượt chọn Table cần lập quan hệ, chọn Add Sau khi chọn xong tất cả Table, chọn Close để đóng hộp thoại

V Lập quan hệ giữa các bảng

2 Cách tạo

 Chọn một trường từ bảng này và kéo sang trường tương ứng của

bảng quan hệ Giả sử ta thiết lập quan hệ cho trường Makho trong bảng [Danh muc kho] và bảng [Hang nhap], xuất hiện hộp thoại Edit

 Cascade Update Related Fields: khi sửa giá trị của trường khoá

trong bảng chính, giá trị tương ứng của các bản ghi trong trường quan

hệ sẽ bị sửa theo (Vd: khi thay đổi manhanvien trong bảng [Danh sach nhan vien] thì manhanvien tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng thay đổi theo

 Cascade Delete Related Records: khi xoá một bản ghi trong bảng chính, các bản ghi tương ứng trong bảng quan hệ sẽ xoá (Vd: khi xoá một bản ghi trong bảng [Danh sach nhan vien] thì các bản ghi tương ứng trong bảng [Ngoai ngu] cũng bị xoá theo

VI Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet

1 Thêm mẩu tin

 Gọi lệnh Insert /New Record (hoặc chọn biểu tượng )

2 Xoá mẩu tin

 Chọn các mẩu tin cần xoá

 Gọi lệnh Edit / Delete (nhấn phím Delete hoặc chọn biểu tượng )

 Chú ý: Khi xoá mẩu tin, Access sẽ đưa ra thông báo để NSD xác nhận lại có xoá hay không

VI Các thao tác dữ liệu ở chế độ Datasheet

3 Sắp xếp mẩu tin

 Chọn trường cần sắp xếp

 Gọi lệnh Records / Sort / Sort Ascending - Sort

Descending (hoặc chọn biểu tượng )

I Khái niệm

Chương III : Truy vấn dữ liệu (Query)

 Đưa vào các điều kiện tìm kiếm, lựa chọn

2 Update Query (Truy vấn cập nhật): dùng để sửa đổi đồng loạt nhiều mẩu tin của một hay nhiều bảng

II Các loại truy vấn thông dụng

3 Delete Query (Truy vấn xoá số liệu): xoá một nhóm các mẩu tin từ một hay nhiều bảng

4 Crosstab Query (Truy vấn tham chiếu chéo): kết

nhóm số liệu theo chủng loại và hiển thị số liệu dưới hình thức của một bảng tính kèm theo số liệu tổng hợp ngang

III Cách tạo truy vấn

 Thường dùng hai cách tạo truy vấn ứng với hai lựa chọn:

in Design view và by using wizard

 By using wizard: truy vấn được xây dựng bằng công cụ wizard của Access, ta chỉ việc trả lời các câu hỏi theo yêu cầu

 In Design view: truy vấn được thiết kế tuỳ theo mục đích của người sử dụng Ta thường chọn cách này Cách thực hiện như sau:

III Cách tạo truy vấn

 Bước 1: Trong cửa sổ Database, chọn trang Queries, chọn nút New, hộp thoại New Query xuất hiện

Cửa sổ Database

 Chọn Design View, OK, xuất hiện cửa sổ như sau

 Phần trên: chứa các bảng và truy vấn đã chọn làm nguồn

 Phần dưới: gọi là lưới thiết kế QBE (Query By Example) dùng chứa các trường của truy vấn mới cần xây dựng

nhấn F6 để

di chuyển

giữa 2 phần

III Cách tạo truy vấn

 Field: chứa tên trường hoặc biểu thức làm kết quả truy vấn

 Table: ghi tên nguồn dữ liệu của trường được chọn tại

dòng field

 Sort: chọn cách sắp xếp dữ liệu của trường

 Criteria: biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu

 Show: chọn trường có hiển thị hay không

 Or: điều kiện hoặc của biểu thức tiêu chuẩn chọn lọc dữ liệu (nếu có)

 Bước 3: Thiết kế truy vấn theo yêu cầu

Đưa các trường vào truy vấn: nhấn giữ chuột kéo trường

thích hợp thả vào cột của lưới thiết kế, hoặc nhắp đúp tại tên trường

 Ghi chú: Cách thêm trường biểu thức:

Chọn một ô trống trên hàng Field, gõ tên trường biểu thức, dấu : (hai chấm), biểu thức

Ví dụ: Tongdiem: [Diemtoan]+[Diemly]+[Diemhoa]

 Bước 4: Lập tiêu chuẩn lựa chọn (điều kiện tìm kiếm)

Trong ô Criteria của trường cần lập biểu thức, gõ biểu thức

Ví dụ: gõ vào L1C (tìm khách ở loại phòng L1C)

 Lưu truy vấn vừa tạo : Gọi lệnh File / Save