Giao trinh Access1

Dữ liệu trên một cột hay nhiều cột được chọn làm khóa chính là không thể trùng lắp No Duplicates và không thể rỗng - Khoá ngoại Foreign key: Là một cột hay nhiều cột trong một bảng và cá

TRÌNH ĐỘ B QUỐC GIA MICROSOFT ACCESS

Microsoft access là 1 hệ QLCSDL, & ngôn ngữ lập trình.

- Tạo được chương trình quản lý nhỏ chỉ dùng cho văn phòng

- Để giao tiếp với các ngôn ngữ khác để lấy dữ liệu, chứ không viết lập trình từ access, mà là trên vb, java…

- Ra đời 1992 (of microsost office)

- Phổ biến access 1997, 2000, 2003

Chức năng:

Giúp bạn làm quen với cách tạo cơ sở dữ liệu, xử lý và quản lý cơ sở dữ liệu, từ đó có thể thiết

kế chương trình quản lý nhân sự, quản lý tiền lương, kế toán, bán Hàng … ứng dụng cho chính cơ quan xí nghiệp của bạn

THỰC THỂ VÀ QUAN HỆ

 Thực thể là một sự vật cụ thể hay trừu tượng trong thế giới khách quan

Ví dụ:

- Trong một trường học có các thực thể: Giáo viên, học sinh, môn học…

- Trong một thư viện bao gồm các thực thể: sách, loại sách, nhà xuất bản…

- Trong một công ty thương mại có các thực thể: Mặt hàng (cụ thể), công nợ (trừu tượng)

 Các thực thể này có các tính chất riêng của nó gọi là thuộc tính

Ví dụ : Mỗi học sinh có một họ tên, vậy họ tên là thuộc tính.

Ghi chú : Để không bị trùng lắp thông tin thì thuộc tính là đặc tính riêng của một thực thể duy nhất.

 Thực thể được biểu diễn bằng hình chữ nhật sau:

<Tên thực thể>

<Thuộc tính>

…

…

<Thuộc tính>

Ví dụ: Biểu diễn thực thể sinh viên & môn học như sau:

Mã SV Tên SV Ngày sinh Địa chỉ

Mã MH Tên MH Số tiết

 Moói thửùc theồ coự moọt thuoọc tớnh duứng ủeồ phaõn bieọt giửừa caực ủoỏi tửụùng cuỷa thửùc theồ ủoự goùi laứ thuoọc tớnh khoaự

Vớ duù: Moói sinh vieõn coự moọt maừ soỏ duy nhaỏt ủeồ phaõn bieọt vụựi sinh vieõn khaực.

 Quan heọ coự theồ coự thuoọc tớnh hoaởc khoõng coự thuoọc tớnh

Vớ duù: ẹieồm laứ thuoọc tớnh cuỷa quan heọ sinh vieõn vaứ moõn hoùc.

CAÙCH THIEÁT LAÄP BAÛNG TABLE:

• Xác định tính chất cho trờng bằng cách bấm chuột vào các ô thuộc tính của trờng ở bên dới Số lợng và ý nghĩa của các thuộc tính này phụ thuộc vào từng kiểu trờng, gồm các thuộc tính cơ bản nh sau:

 Field Size: Chiều dài lớn nhất của trờng.

 Format: Dạng thể hiện của trờng Ví dụ: 999.99,99 ĐVN (Để tạo màu cho chữ ta đặt nh sau:

>[green] -> Enter or ;"YES"[Green];"No"[Blue] -> Enter)

 Decimal: Vị trí của dấu phân cách thập phân.

 InputMask: Kiểu mẫu cho dữ liệu của trờng Ví dụ: "XXXXXX" kiểu chuỗi có 6 ký tự.

 Caption: Nhãn của trờng dùng cho các biểu mẫu (Form), nếu lúc tạo bảng không ghi vào Caption

thì khi tạo biểu mẫu Access sẽ lấy tên trờng đặt cho nhãn

 Default Value: Giá trị mặc định ban đầu cho trờng.

 Validation Rule: Để nhập biểu thức giới hạn những giá trị dữ liệu hợp lệ cho trờng Ví dụ: 0 ≤ Điểm môn học ≤ 10

 Validation Text: Để nhập dòng chữ hiển thị trong hộp thông báo khi giá trị nhập vào trờng không hợp

lệ so với biểu thức trong Validation Rule

 Require: Nếu chọn Yes dữ liệu của trờng có bắt buộc phải đợc nhập Mặc nhiên là No.

 Allow Zero Length: Nếu chọn Yes cho phép dữ liệu chấp nhận ký tự trắng (" ") Mặc nhiên là No.

 Indexed: Dùng để xác định chỉ mục dữ liệu của trờng, có 2 loại chỉ mục: cho phép trùng chỉ mục

(duplicates) và không cho phép trùng chỉ mục (No duplicates) Mặc nhiên là không tạo chỉ mục

Mã số Text 5 Qui định dữ liệu nhập: "CB999" Đặt khóa chính, không trùng khoá

(Đặt trong Input Mast Vd: “ ”cb 99;; _ or “ ”cb 00;; ! or dấu @ … cũng

đợc Chữ cb là không thay đổi đ“ ” ợc khi nhập DLiệu, mà chỉ thay đổi

đợc 99 or 00 thành số khác mà thôi )

Họ và chữ lót Text 30 Tạo dòng chú thích hớng dẫn nhập

(Là dòng tạo ở cột Discription Khi ta nhập dữ liệu, dòng chú thích sẽ hiện ra ngay trên thanh Taskbar )

Tên Text 10 Tạo dòng chú thích hớng dẫn nhập

Ngày sinh Date Theo dạng: dd/mm/yyyy

(nhập ở cột Format)

Hệ số lơng Number/single Tạo dòng chú thích hớng dẫn nhập và kiểm tra > 1 nhỏ hơn 10

(nhập ở cột Validation Rule, vd : >1 and <10 If trờng hợp là chuỗi thì phảI là

in(“TL”,”NH”,”HL”) Nếu nhập sai ĐK đặt ra, sẽ thông báo cho ngời sử dụng biết Dòng thông báo tạo ở cột Validation Text, Câu thông báo phảI nằm trong “” )

Ngày công Number/ byte Kiểm tra dữ liệu nhập > 0 và <= 31 có thông báo lỗi

Tỷ lệ lơng bảo hiểm Number/ single Tạo dòng chú thích hớng dẫn nhập

Hệ số phụ cấp Number/ single Tạo dòng chú thích hớng dẫn nhập

Số điện sử dụng Number/ Integer Tạo dòng chú thích hớng dẫn nhập

Loaùi quan heọ: Coự caực loaùi quan heọ nhử sau:

- Quan hệ một – một: Kí hiệu (1,1) one to one: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của thực

thể này có quan hệ duy nhất với một đối tượng của thực thể kia

Ví dụ: Một nhân viên chỉ thuộc về 1 phòng ban duy nhất

- Quan hệ một - nhiều: Kí hiệu (1, n) one to many: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng của

thực thể này có quan hệ với nhiều đối tượng của thực thể kia

Ví dụ: Một lớp có nhiều sinh viên

- Quan hệ nhiều – nhiều: Kí hiệu (n,n) many to many: Là quan hệ hình thành khi một đối tượng

của thực thể này có quan hệ với nhiều thực thể kia và ngược lại

Ví dụ: Một độc giả có thể mượn nhiều sách, và một loại sách có thể có nhiều độc giả mượn.

Xác định khoá

- Khóa chính ( Primary key) là tập hợp gồm một hay nhiều cột (Field|) mà giá trị trên đó

đủ để Access nhận diện một dòng (Record – mẫu tin) duy nhất trong bảng

Dữ liệu trên một cột (hay nhiều cột) được chọn làm khóa chính là không thể trùng lắp (No Duplicates) và không thể rỗng

- Khoá ngoại (Foreign key): Là một cột hay nhiều cột trong một bảng và các cột này là

khóa chính trong bảng khác

Chú ý : Dữ liệu tại cột này trong bảng đang nhập liệu phải tồn tại trong bảng mà cột đó là khoá

chính, nói cách khác dữ liệu lưu trong các cột khóa ngoại này phải được lưu trữ sau các cột dữ liệu khoá chính bên bảng khác.

QUI TẮC ĐẶT TÊN.

Misrosoft Access 2003 qui định qui tắc đặt tên cho Filed, tên Table, tên Query, tên From, tên

Report, tên Macro … như sau:

- Chuỗi tên có độ dài tối đa 64 ký tự

- Không được trùng tên với nhau

- Không được dùng các ký tự đặc biệt như: (, ) , [, ] … trong tên

I THIẾT KẾ CÁC MỐI QUAN HỆ.

Để các bảng trong cùng một cơ sở dữ liệu có mối quan hệ ràng buộc dữ liệu lẫn nhau, và có

thể phối hợp hoạt động trong việc tổ chức và khai thác CSDL, chúng ta phải thiết kế các mối quan

hệ giữa các Table Microsoft Access tự nhận biết được loại của mối quan hệ, chỉ khi nếu ta tạo cấu

trúc bảng đúng và thực hiện các thao tác chính xác Tiến hành tạo quan hệ theo các bước sau:

⇒ Tạo xong các cấu trúc bảng

⇒ Chọn menu Tools\ Relationships, xuất hiện khung Show Table.

⇒ Chọn tên các bảng cần thiết kế các mối quan hệ, mỗi lần chọn click nút Add, xong chọn nút Close, các bảng được chọn sẽ hiện thị trong khung thiết kế

⇒ Rê tên Field quan hệ của bảng gốc mang sang đúng vị trí tên Field quan hệ của bảng quan hệ, xuất hiện hộp đối thoại Relationship

⇒ Đánh dấu hộp  Enforce Referential Intergrity: Để làm cho sự tham chiếu có hiệu lực.

⇒ Đánh dấu hộp  Cascade(Thác nước) Update Related Fields: Đồng thời cập nhật dữ liệu giữa 2 bảng có quan hệ, mỗi khi sửa dữ liệu ở bảng gốc sẽ kéo theo dữ liệu ở bảng quan hệ được sửa theo

⇒ Đánh dấu hộp  Cascade Update Related(có quan hệ) Records: Đồng thời xóa dữ liệu trên 2 bảng có quan hệ, mỗi khi xóa Record của bảng gốc sẽ kéo theo các Record của bảng quan hệ bị xóa theo

⇒ Xem loại quan hệ trong hộp Edit Relationship, click nút Create để tạo mối quan hệ

⇒ Lặp lại bước trên cho các mối quan hệ khác

⇒ Xong click nút Close, trả lời Yes và kết thúc việc tạo các mối quan hệ

Chú ý: Tạo mối quan hệ trước khi nhập dữ liệu Khi nhập dữ liệu cho các bảng, cần phải nhập dữ liệu cho bảng gốc trước, bảng quan hệ nhập sau.

Tập tin CSDL trong Microsoft Access gồm có 6 thành phần:

1 Bảng (Table)

Là thành phần cơ bản dùng để thiết kế CSDL, nơi chứa dữ liệu

2 Truy vấn (Query ): Là công cụ cho phép người sử dụng thực hiện các thao tác trên

bảng để cho ra một kết quả theo yêu cầu khai thác dữ liệu thực tế, có nhiều loại Query khác nhau

3 Mẫu biểu (From): Là thành phần quan trọng dùng cho nhập liệu, giúp các thao tác

nhập liệu vào bảng nhanh và hiệu quả hơn

4 Báo biểu (Report): Thành phần trình bày các kết qủa dữ liệu với nhiều dạng, hình thức

phong phú, phục vụ cho việc in ấn dữ liệu

5 Tập lệnh (Macro): Là thành phần chứa các hành động cho phép thực hiện các thao tác,

Macro có thể xem như công cụ lập trình đơn giản

6 Đơn thể chương trình (Module): Là thành phần chứa các thủ tục hàm Các thủ tục,

hàm được lập trình bằng ngôn ngữ Visual Basic, đây là thành phần chuyên sâu, dùng cho người dùng chuyên nghiệp

TRUY VẤN – QUERY

Có tất cả truy vấn

-Khởi động:

Start / Program / Microsoft Office / Access

I CỮA SỔ MICROSOFT ACCESS :

− Chọn blank database : tạo mới 1 File cơ sở dữ liệu

− Chọn database wizads: tạo 1 File cơ sở dữ liệu theo mẫu

II CƠ SỞ DỮ LIỆU TRONG ACCESS

Dữ liệu là các thông tin mà ta muốn lưu dữ lại

III CƠ SỠ DỮ LIỆU CỦA ACCESS

Gồm 6 thành phần (Object) mỗi phần đảm nhiệm 1 nhiệm vụ xử lý dữ liệu như sau:

1 TABLE- Bảng dữ liệu

Là thành phần quan trọng nhất của cơ sở dữ liệu, chứa các dữ liệu cần thiết của cơ sở dữ liệu

2 RELATION SHIP:

Tạo mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu

Chức năng tạo tính nhất quán và tính trao đổi dữ liệu qua lại giữa các bảng

3 QUERY: Bảng truy vấn hoặc vấn tin

Dùng để tính toán xử lý các dữ liệu ở table

4 FORM : Biểu mẫu

Công cụ tạo ra các mẫu trình bày dữ liệu theo các dạng mà người sử dụng mong muốn để có thể nhập hay sửa chữa một cách dễ dàng

5 REPORT : Mẫu báo cáo

Là công cụ tạo các mẫu và in các báo cáo

6 MACRO : Lệnh vĩ mô

Là tập hợp các lệnh được chọn , sắp xếp hợp lý cho việc tự động hóa các thao tác

MODULE: Đơn thể chương trình

Là phương tiện lập trình trong access với nguồn ngôn ngữ lập trình access basic

LÀM GỌN FILE CƠ SỞ DỮ LIỆU:

Tools / Database Utilities / Compact And Repair Database

Phần I: TABLE (Bảng Biểu) Chú ý: Chọn Design View

I - CẤU TRÚC CỦA BẢNG DỮ LIỆU:

Field Name

( Tên trường dữ liệu)

Data Type (Kiểu dữ liệu)

Desristion ( Mô tả tên

trường) Khai báo tên

(không ghi dấu) Text : Chuỗi ký tựMemo Văn bản nhiều dòng

cho sửa Yes / no : Giá trị lý luận

đúng / sai (ví dụ: nam / nữ)

liên kết( hình ảnh)

Lookup wizard: Hộp liệt kê thả để chọn 1 giá trị đã có theo trợ giúp của wizard

Ghi tiếng việt mô tả, hướng dẫn nhập cho người sử dụng được dễ dàng

A-Thẻ GENARAL:

Field size: Kích thước trường (Tùy theo kiểu dữ liệu chọn phù hợp)

ví dụ :Thanh: 5 ký tự, Hà: 3 ký tự

Format: Dạng dữ liệu

Ví dụ: màu, chữ hoa, chữ thường [red],[green],[blue],[orange], > chữ hoa , < chữ

thường

Decimal place: Số lẻ

Ví dụ 7.5 – 1 số lẻ

7.56- 2 số lẻ Input mask: Quy định mẫu nhập dữ liệu L: chữ , bắt buộc phải nhập

?: chữ, không bắt buộc phải nhập 9: số bắt buộc phải nhập

Caption: Tên trường (nhãn) ghi tiếng việt Default value: Giá trị cho trước (mặc định )

Ví dụ : = now () – ngày giờ hiện hành

Valiđation value: kiểm tra dữ liệu nhập

Ví dụ: Nhập điểm học từ 0 đến 10

Between 0 and 10 Validation text: dòng thông báo lỗi khi nhập sai

Ví dụ: bạn nhập sai rồi

Required: có bắt buộc nhập dữ liệu cho field này không Yes : có

Ví dụ: Tên nhân viên

No: không

Ví dụ: Số điện thoại

Allow zero length: Có được nhập chuỗi rỗng Indexes: Có sắp xếp cho field không

B- THẺ LOOKUP:

Display Control:

Quản lý hình thức thể hiện màng hình

Text box: Hộp nhập dữ liệu thường- tự nhập List box: Hộp liệt kê

Ví dụ: “cái”; “kg”; “chiếc”

Comboo box: Hộp liệt kê thả (nhiều cột hơn list box) Check box: Hộp kiểm tra (chỉ có ở trường yes/ no)

CHÚ Ý PHẦN LOOKUP :

1- COMBOO BOX:

ROW SOURCE TYPE:

Table / Query : Lấy dữ liệu từ bảng hay từ query Value List: Tự định giá trị cho danh sách

“cái” ,”chiếc”,”lít”

Field list: danh sách là tên các trường trong 1 Table / Query ROW SOURCE: Nguồn giá trị trong danh sách

Ví dụ: Bảng nhân viên

BOUND COLUMN: cột được lấy làm giá trị của field

Ví dụ: Bảng trên ta lấy cột thư 2 Tên

Thì phần Bound Column : 2 COLUMN COUNT : Số cột cần lấy ra trong bảng

Ví dụ: Cần lấy 2 cột tên và ngày sinh :

Ta chọn Column count: 2

COLUMN HEADS: Có sử dụng cột tiêu đề trong danh sách chọn không COLUMN WIDTHS: Chiều rộng của các cột trong danh sách

LIST ROW: Số dòng hiện thị trong danh sách LIST WIDTH: Độ rộng các cột trình bày trong danh sách LIMIT TO LIST: Yes: Chỉ được nhập dữ liệu cho field là giá trị trong danh sách

No: Có thể nhập giá trị ngoài

II- CÁC THAO TÁC XỬ LÝ THIẾT KẾ TABLE:

Chèn thêm 1 Field/ Insert / Rows Xóa / Edit / Delete Rows

Thay đổi : Kéo Chuột III - KHÓA TRONG ACCESS

Chức năng:

Tạo các mẫu tin (Record) không trùng lập trong một bảng (Table)

Khóa Chính : Là khóa ràng buộc trực tiếp trên bảng đang xử lý

Khóa phụ: Là khóa ràng buộc dữ liệu thông qua một bảng khác

Mỗi bảng có ít nhất một khóa:

Cách tạo khóa : Chọn Nút Ctrl + Tên Trường Cần Tạo Khóa

Phần II RELATION SHIP (Tạo Mối Quan Hệ ) Chức năng:

Tạo tính nhất quán và tính trao đổi dữ liệu qua lại giữa các Bảng

CÁC LOẠI QUAN HỆ:

MỘT – MỘT (ONE- ONE)

1 giá trị trên field bảng này chỉ xuất hiện 1 lần trên bảng quan hệ MỘT - NHIỀU ( ONE – MANY)

1 giá trị trên field bảng A xuất hiện nhiều lần bảng B B) KHAI BÁO QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE:

TOOL / RELATION SHIP/

Chọn các Bảng tham gia tạo Quan Hệ / Add/

Nhấp chuột tại Field quan hệ của Table thứ nhất (Table Chính) và kéo đến bảng thứ 2

Chọn Enfore Refential Intergity:

Chọn để ràng buộc tính trọn vẹn dữ liệu

Cascade updeta related field:

Cho phép sửa chữa bảng chính thì bảng phụ thay đổi theo Cascade delete related field:

Cho phép xoa bảng chính thì bảng phụ xóa theo

− Sửa và xóa dây quan hệ :

− Nhấp chuột tại dây quan hệ / Delete

− Chỉnh sửa / Edit

GHI CHÚ : TẠO MỐI QUAN HỆ TRƯỚC KHI NHẬP DỮ LIỆU VÀO BẢNG

Phần III

QUERY

VẤN TIN (TRUY VẤN)

Chức năng:

Dùng để phân tích thống kê, tổng hợp, thống kê, tạo nguồn dữ liệu cho các công cụ khác như form, report, query và table khác…

CÁCH TẠO QUERY:

Truy vấn lựa chọn : select query:

Lấy dữ liệu từ nhiều bảng tạo thành một bảng

Field : tên trường Table: tên bảng dữ liệu Sort: sắp xếp ,

Descending : giảm dần, ascending: tăng dần Show: hiện ẩn

Criteria: điều kiện trích lọc

Ví dụ số lượng lớn hơn 50 > 50

Or (hoặc) điều kiện kèm theo

Trích Những Người Tp HCM và Hà Nội

Prameter Query( Truy Vấn Với Tham Số Nhập)

Dùng hai dấu ngoặc [ ghi tên tùy thích ]

Ví dụ:

Tạo truy vấn với: Tên thành phố tự nhập khi tìm

Criteria: [bạn nhập tên thành phố bạn muốn tìm]

V

V

Ví dụ:

Tìm những khách hàng có tiền mua hàng lâu nhất.

CÁC HÀM TRONG ACCESS :

IIF(Điều kiện ; giá trị đúng điều kiện ; giá trị sai điều kiện) Hàm sum : tổng

Between ….and … : trong khoảng Count: đếm số ô khác rỗng Các hàm tính toán tham khảo trong sách nâng cao

MỤC TOTAL GỒM CÓ CÁC GIÁ TRỊ SAU:

Group by: kết theo nhóm cần thống kê Sum: tính tổng trong bảng thống kê Avg: tính trung bình cộng

Count: đếm số mẫu tin Max: giá trị lớn nhất Min: giá trị nhỏ nhất Var: giá trị số

Expressoin: khai báo khi đang tính toán ở field

MỤC TOTAL Chạy chương trình

MỤC

TOTAL

TẠO TRUY VẤN CHÉO: Crosstab Query:

Cần phải có ít nhất 3 trị :

Row Heading: tổng hợp theo hàng

Column Heading: tổng hợp theo cột

Value: tính vùng được chọn là giá trị giao nhau giữa hàng và cột

Truy vấn tự thiết kế

Truy vấn thiết kế theo chỉ dẫn

của máy

Truy vấn chéo : dùng lập bảng báo cáo , thống kê

Truy vấn tạo bảng những mẫu tin giống nhau trong bảng Truy vấn tìm kiếm sự khác nhau giữa hai bảng

Ví dụ: Mặt hàng nhập nhưng chưa bao giờ bán