GIAO TRINH ACCESS 2000_DH HA NOI

Một tr ờng trong bảng đ ợc khai báo bởi tên và kiểu dữ liệu t ơng ứng.. Một số quy tắc về xây dựng cơ sở dữ liệu.Quy tắc 1 : Mỗi một tr ờng trong bảng phải mô tả một loại thông tin duy

Hệ quản trị csdl

Access

trườngưđạiưhọcưql&kdưhàưnội

Khoaưtinưhọc

quan hệ với nhau, đồng thời xử lý và quản lý

chúng theo những yêu cầu đặt ra một cách

nhanh chóng.

Các thao tác trong Access t ợng tự nh trong

Excel hoặc các ứng dụng khác trong bộ

Access 2000 là một hệ quản trị cơ sở dữ

liệu trực quan, nằm trong bộ Microsoft Office

Có khả năng tạo ra một hệ thống thông tin có

quan hệ với nhau, đồng thời xử lý và quản lý

chúng theo những yêu cầu đặt ra một cách

nhanh chóng.

Các thao tác trong Access t ợng tự nh trong

Excel hoặc các ứng dụng khác trong bộ

Microsoft Office mà bạn đã quen thuộc.

ChươngưI:ưDatabase and Tables.

đặt ra

2 Cấu trúc của một CSDL trong AccessDatabase

2.2 Truy vấn (Query).

theo những điều kiện xác định Query cùng là tệp có dạng bảng

2.3 BiÓu mÉu (Forms)

liÖu hoÆc hiÓn thÞ d÷ liÖu (Giao

diÖn)

2.4 B¸o c¸o (Report)

c¸ch, tÝnh to¸n, in vµ tæng hîp d÷

2.5 Macro

nhiều hành động (thao tác) mà Access

2.7 Module

lập trình bằng Access Basic để xử

lý tự động thông tin tự động

3 Đối t ợng bảng và các khái niệm cơ bản A

Bảng là gì (Table)?

 Bảng dùng để l u trữ dữ liệu trong một CSDL

Một bảng gồm có các hàng và cột.

 Một cột trong bảng đ ợc gọi là Một cột một tr ờng một tr ờng

(Fields) Một tr ờng trong bảng đ ợc khai báo bởi

tên và kiểu dữ liệu t ơng ứng.

 Một hàng trong bảng đ ợc gọi là một bản ghi

(Recordset).

Ví dụ: một bảng dữ liệu quen thuộc

Họ và tên Ngày sinh Giới tính Địa chỉ

Nguyễn Ngọc Hải 10/11/1983 Nam Ba đình - Hà nội

Hà Kiều Anh 05/09/1982 Nữ Gia lâm - Hà nội

Nguyễn Hải Yến 02/11/1981 Nữ Cầu giấy - Hà nội

 Các cột Họ và tên , Ngày sinh đ ợc gọi là các tr

ờng ( Fields ) của bảng (hàng tiêu đề của một bảng, ở

đó mỗi một ô là một tr ờng của bảng).

 Các hàng còn lại, mỗi hàng là một bản ghi

(Recordset ) của bảng (chứa nội dung của bảng).

 Tên tr ờng (Field Name):

Tên tr ờng là một dãy ký tự gồm

chữ cái, chữ số và gạch nối Tên phải bắt đầu bằng chữ cái dài tối đa 64 ký tự.

 Kiểu tr ờng (Data Type):

Mỗi một tr ờng bắt buộc phải có một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu này dùng để định dạng thông tin của tr ờng đó

B.ưMộtưsốưquyưtắcưvềưưtrườngư(cột).

Text: kiểu văn bản (kiểu xâu ký tự) có độ dài tối đa

là 256 ký tự.

Number: kiểu số gồm các kiểu con sau:

− Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255.

− Integer: kiểu nguyên đơn.(-32768 đến 32767)

− LongInteger: kiểu nguyên kép (-2,147,483,648

đến 2,147,483,647)

− Single: kiểu số thực đơn (1.4E-45 đến 3.4E 38)

− Double: kiểu số thực kép

 Date/ time: kiểu ngày tháng.

 Currency: kiểu tiền tệ.

 Yes/ No: kiểu logic (đúng sai).

 AutoNumber: kiểu tự động đánh số 1,

2, 3

 Memo: kiểu ghi nhớ kiểu văn bản (kiểu

xâu ký tự) có độ dài khoảng là 64.000 ký tự

 OLE Object: kiểu nhúng và kết nối đối

Các b ớc tạo và định dạng bảng

 Khởi động Access

 Tạo một CSDL mới (Blank Access Database).

 Khai báo cấu trúc của bảng (Design View).

 Sửa cấu trúc của bảng.

 Nhập dữ liệu cho bảng (DataSheet View).

 Định dạng bảng.

 Sắp xếp và lọc dữ liệu cho bảng.

Một số quy tắc về xây dựng cơ sở dữ liệu.

Quy tắc 1 : Mỗi một tr ờng trong bảng phải mô tả một

loại thông tin duy nhất

Quy tắc 2 : Mỗi bảng phải có một số tr ờng tối thiểu,

nhờ nó mà không có các bản ghi trùng nhau (số tr

ờng tối thiểu gọi là khoá cơ bản – Primary key)

Quy tắc 3: Các tr ờng trong bảng phải đầy đủ và liên

quan đến khoá cơ bản hay còn gọi là liên quan đến

chủ thể của bảng (Điều này gọi là phụ thuộc hàm)

Quy tắc 4 : Có thể thay thế một số tr ờng bất kỳ (trừ

khoá cơ bản) mà không ảnh h ởng đến tr ờng khác

4 Khởi động Access

Start/ Programs/ Microsoft Access

Khi đó hộp thoại sau xuất hiện

Tạo mới một CSDL trắng

Mở một CSDL đã có

Tạo CSDL từ mẫu CSDL có

sẵn

–Nếu khởi động ta chọn thành phần Blank Access

Database hoặc chọn một trong các cách sau:

Khi nhËp tªn CSDL vµ chän Create ta cã cöa sæ

Database xuÊt hiÖn nh sau:

1. Khai b¸o cÊu tróc b¶ng trong Access.

B1 Më hoÆc t¹o míi mét CSDL

B2 Chän thanh phÇn Create Table in Design View

 Cöa sæ khai b¸o c¸c tr êng

cña b¶ng xuÊt hiÖn nh sau:

Field Name: NhËp tªn tr êng.

Data Type: Chän kiÓu d÷ liÖu cña tr êng.

Description: NhËp chó thÝch cho tr êng nÕu cÇn.

Field properties: thuéc tÝnh cña tr êng.

Ghi bảng lên đĩa bằng một trong các cách sau:

View/ Datasheet View

Chọn biểu t ợng View trên thanh công cụ.

Ghi bảng lên đĩa bằng một trong các cách sau:

View/ Datasheet View

Chọn biểu t ợng View trên thanh công cụ.

2.Sửa cấu trúc của bảng

Để sửa cấu trúc ta chuyển qua khung nhìn Design View

bằng một trong các cách sau:

 View/ Design View

 Chọn biểu t ợng View trên thanh công cụ

Thay đổi tên tr ờng

Thay đổi kiểu dữ liệu của tr ờng

Thêm tr ờng

Xóa tr ờng

Thay đổi vị trí của tr ờng

2.Sửa cấu trúc của bảng

Để sửa cấu trúc ta chuyển qua khung nhìn Design View

bằng một trong các cách sau:

 View/ Design View

 Chọn biểu t ợng View trên thanh công cụ

Thay đổi tên tr ờng.

Thay đổi kiểu dữ liệu của tr ờng.

Thêm tr ờng.

Xóa tr ờng

Thay đổi vị trí của tr ờng

3. Một số thuộc tính của tr ờng (Field properties).

Khi khai báo các tr ờng, kiểu dữ liệu của chúng có thể đặt các thuộc tính sau:

3.1 Field Size: độ rộng của tr ờng.

 Đối với kiểu dữ liệu Text là số ký tự tối đa của tr

ờng có thể l u trữ

 Đối với kiểu Number là một trong các kiểu dữ liệu

con sau:

− Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255

− Integer: kiểu nguyên đơn

− LongInteger: kiểu nguyên kép

− Single: kiểu số thực đơn

3. Một số thuộc tính của tr ờng (Field properties).

Khi khai báo các tr ờng, kiểu dữ liệu của chúng có thể đặt các thuộc tính sau:

3.1 Field Size : độ rộng của tr ờng.

 Đối với kiểu dữ liệu Text là số ký tự tối đa của tr

ờng có thể l u trữ

 Đối với kiểu Number là một trong các kiểu dữ liệu

con sau:

− Byte: kiểu số nguyên có giá trị từ 0 đến 255

− Integer: kiểu nguyên đơn

− LongInteger: kiểu nguyên kép

− Single: kiểu số thực đơn

3.2 Format (Định dạng): Dùng để xác định cung cách

hiển thị dạng số, tiền tệ, ngày tháng.

 Đối với kiểu dữ liệu Text ta có thể sử dụng hai ký tự định dạng sau

 >: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự hoa.

 <: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự th ờng.

 Đối với kiểu Date/ time ta có thể sử dụng định dạng nh sau:

 dd/mm/yyyy: Định dạng theo kiểu ngày - tháng - năm

 dddddd: định dạng tháng ở dạng chữ

3.3 Input Mask: (Khuôn nạ nhâp liệu):Tạo khuôn dạng

nhập liệu cho ng ời nhập Vd nhập ngày tháng: / /

3.4 Decimal Places: Xác định số l ợng các chữ số sau

dấu chấm thập phân.

3.5 Caption: đặt tiêu đề cho cột (tr ờng).

3.6 Defualt Value: đặt giá trị ngầm định.

3.2 Format (Định dạng): Dùng để xác định cung cách

hiển thị dạng số, tiền tệ, ngày tháng.

 Đối với kiểu dữ liệu Text ta có thể sử dụng hai ký tự định dạng sau

 >: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự hoa.

 <: Đổi tất cả văn bản khi nhập thành ký tự th ờng.

 Đối với kiểu Date/ time ta có thể sử dụng định dạng nh sau:

 dd/mm/yyyy: Định dạng theo kiểu ngày - tháng - năm

 dddddd: định dạng tháng ở dạng chữ

3.3 Input Mask: (Khuôn nạ nhâp liệu):Tạo khuôn dạng

nhập liệu cho ng ời nhập Vd nhập ngày tháng: / /

3.4 Decimal Places: Xác định số l ợng các chữ số sau

dấu chấm thập phân.

3.5 Caption: đặt tiêu đề cho cột (tr ờng).

3.6 Defualt Value: đặt giá trị ngầm định.

3.8 Validation Text: th«ng b¸o khi nhËp ngoµi

kho¶ng gi¸ trÞ ë Validation Rule.

3.9 Required: Ph¶i nhËp d÷ liÖu hoÆc kh«ng

= Yes: ph¶i nhËp.

= No: cã thÓ nhËp hoÆc kh«ng.

3.10 Indexed: S¾p xÕp theo tÖp chØ môc

= No: kh«ng s¾p xÕp theo tÖp chØ môc.

= Yes: s¾p xÕp theo tÖp chØ môc

- Yes (Duplicates OK): Cho phÐp nhËp c¸c b¶n ghi gièng nhau trªn tr êng nµy

- Yes (No Duplicates): kh«ng ® îc phÐp nhËp c¸c b¶n ghi

3.8 Validation Text: th«ng b¸o khi nhËp ngoµi

kho¶ng gi¸ trÞ ë Validation Rule.

3.9 Required: Ph¶i nhËp d÷ liÖu hoÆc kh«ng

= Yes: ph¶i nhËp.

= No: cã thÓ nhËp hoÆc kh«ng.

3.10 Indexed: S¾p xÕp theo tÖp chØ môc

= No: kh«ng s¾p xÕp theo tÖp chØ môc.

= Yes: s¾p xÕp theo tÖp chØ môc

- Yes (Duplicates OK): Cho phÐp nhËp c¸c b¶n ghi gièng nhau trªn tr êng nµy

- Yes (No Duplicates): kh«ng ® îc phÐp nhËp c¸c b¶n ghi

3. Tr ờng khóa trong CSDL.

a)Tr ờng khóa là gì?

Tr ờng khóa là tr ờng mà trong bảng không có bản

ghi nào trùng nhau trên tr ờng đó.

b)Cách tạo tr ờng khóa trong bảng.

Mở bảng ở chế độ Design View

Chọn tr ờng cần làm khóa cho bảng

C1: Edit/ Primary Key

C2: Chọn biểu t ợng Primary Key trên thanh công cụ

3. Tr ờng khóa trong CSDL.

a) Tr ờng khóa là gì?

Tr ờng khóa là tr ờng mà trong bảng không có bản

ghi nào trùng nhau trên tr ờng đó.

b) Cách tạo tr ờng khóa trong bảng.

Mở bảng ở chế độ Design View

Chọn tr ờng cần làm khóa cho bảng

C1: Edit/ Primary Key

C2: Chọn biểu t ợng Primary Key trên thanh công cụ

Chú ý:

Một bảng chỉ có duy nhất một tr ờng có thuộc tính khóa Primary Key.

Nếu một bảng không có tr ờng nào có thuộc tính

khóa, khi ghi bảng lên đĩa máy đ a ra hộp thọai cho

phép ta tạo ra một tr ờng khóa với tên ID với kiểu

AutoNumber nh sau:

Chú ý:

 Một bảng chỉ có duy nhất một tr ờng có thuộc tính

khóa Primary Key.

 Nếu một bảng không có tr ờng nào có thuộc tính

khóa, khi ghi bảng lên đĩa máy đ a ra hộp thọai cho

phép ta tạo ra một tr ờng khóa với tên ID với kiểu

AutoNumber nh sau:

III - Thiết lập quan hệ giữa các bảng

1. Tại sao phải phân chia một CSDL thành nhiều

bảng?

Việc tách một CSDL thành nhiều bảng giải quyết 3 vấn

đề chính:

Chánh việc d thừa dữ liệu khi cài đặt trên một bảng.

Kích th ớc của một bảng có thể rất lớn Nên việc sắp

xếp, tìm kiếm và quản lý khó hơn là thực hiện trên nhiều

bảng nhỏ

Không thể bảo mật đ ợc dữ liệu bằng thiết kế trên

nhiều bảng

2 Các kiểu quan hệ của hai bảng

trên một bảng là không đầy đủ.

của từng bảng lại Muốn làm đ ợc điều này thì các

bảng đó phải có quan hệ với nhau theo một tr ờng nào

Để có thông tin đầy đủ ta phải “ghép” thông tin

của từng bảng lại Muốn làm đ ợc điều này thì các

bảng đó phải có quan hệ với nhau theo một tr ờng nào

đó.

Một CSDL có các bảng quan hệ với nhau đ ợc gọi

là CSDL quan hệ.

Hai b¶ng cã quan hÖ víi nhau theo c¸c kiÓu sau:

hÖ duy nhÊt víi mét b¶ng ghi ë b¶ng B.

hÖ víi nhiÒu b¶ng ghi ë b¶ng B.

quan hÖ duy nhÊt mét b¶ng ghi ë b¶ng B.

quan hÖ víi nhiÒu b¶ng ghi ë b¶ng B.

Hai b¶ng cã quan hÖ víi nhau theo c¸c kiÓu sau:

Quan hÖ 1 - 1: lµ quan hÖ mét b¶n ghi cña b¶ng A quan

hÖ duy nhÊt víi mét b¶ng ghi ë b¶ng B.

Quan hÖ 1 - N: lµ quan hÖ mét b¶n ghi cña b¶ng A quan

hÖ víi nhiÒu b¶ng ghi ë b¶ng B.

Quan hÖ N - 1: lµ quan hÖ nhiÒu b¶n ghi cña b¶ng A

quan hÖ duy nhÊt mét b¶ng ghi ë b¶ng B.

Quan hÖ N - N: lµ quan hÖ nhiÒu b¶n ghi cña b¶ng A

quan hÖ víi nhiÒu b¶ng ghi ë b¶ng B.

3 Cách thiết lập quan hệ giữa các bảng trong CSDL

a)Cách thiết lập quan hệ.

Tạo tr ờng khóa ở các bảng nếu cần.

Tools/ RelationShips (hoặc chọn biểu t ợng

RelationShips trên thanh công cụ)

Kéo thả chuột trên hai tr ờng cần đặt kết nối.

Ghi lên đĩa và đóng cửa sổ RelationShips

b)Sửa, xóa mối quan hệ

C1: Chọn RelationShips/ Edit RelationShips

C2: Kích phải chuột lên mối quan hệ và chọn RelationShips.

Để xóa ta chọn Delete.

Ghi lên đĩa và đóng cửa sổ RelationShips

b)Sửa, xóa mối quan hệ

 C1: Chọn RelationShips/ Edit RelationShips

 C2: Kích phải chuột lên mối quan hệ và chọn

RelationShips.

Để xóa ta chọn Delete.

3 Đặt các tính chất khác cho bảng

 Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

 Format/ Row Height : Thay đổi chiều cao của

hàng.

 Format/ Column Width : Thay đổi đọ rộng cột.

 Format/ Freeze Columns: Cố định vị trí cột.

 UnFreeze All Columns: Bỏ tính chất cố định các

cột.

 Hide Columns: ẩn cột trong bảng.

 UnHide Columns: Hiện cột đã bị ẩn trong bảng.

hàng.

cột.

C¸c phÐp to¸n vµ hµm th«ng dông

 <>: kh¸c.

>= 0 and <=10

 IN(a1, a2, a3, an): nhËn c¸c gi¸ trÞ nguyªn a1, a2, a3

an.

 VD: IN(1, 2, 3): chØ nhËn 3 gi¸ trÞ 1, 2, 3.

V - Tìm kiếm, lọc và sắp xếp

1. Tìm kiếm và thay thế.

 Mở bảng ở chế độ DataSheet View

(Open).

 Edit/ Find: Tìm kiếm

 Edit/ Replace: Thay thế.

2. Lọc dữ liệu trong bảng

Lọc dữ liệu là việc chỉ làm xuất hiện những bản ghi thỏa mãn một vài điều kiện nào đó.

a) Sử dụng lọc Filter By Selection

Chức năng của lọc Filter By Selection: Dùng để lọc các bản ghi thỏa mãn giá trị đã đ ợc lựa chọn trong bảng dữ

liệu

Cách lọc:

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

Chọn giá trị cần lọc trên bảng dữ liệu

• C1: Records/ Filter/ Filter By Selection

• C2: Chọn biểu t ợng Filter By Selection trên thanh công cụ

• C3: Kích phải chuột lên giá trị cần lọc/ Filter By

 Chức năng của lọc Filter By Selection: Dùng để lọc các bản ghi thỏa mãn giá trị đã đ ợc lựa chọn trong bảng dữ

liệu

 Cách lọc:

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

Chọn giá trị cần lọc trên bảng dữ liệu

• C1: Records/ Filter/ Filter By Selection

• C2: Chọn biểu t ợng Filter By Selection trên thanh công cụ

• C3: Kích phải chuột lên giá trị cần lọc/ Filter By

 Để lọc những giá trị khác (ng ợc lại) với giá trị đ ợc chọn

ta chỉ cần chọn Filter Excluding Selection.

công cụ (hoặc kích phải chuột và chọn Remove Filter).

b) Sử dụng lọc Filter By Form

Chức năng: Lọc những bản ghi thỏa mãn nhiều giá trị mà

ta lựa chọn trên nhiều cột (thỏa mãn nhiều điều kiện)

Cách lọc:

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

 Để lọc những giá trị khác (ng ợc lại) với giá trị đ ợc chọn

ta chỉ cần chọn Filter Excluding Selection.

 Để bỏ lọc ta chọn biểu t ợng Remove Filter trên thanh

công cụ (hoặc kích phải chuột và chọn Remove Filter ).

b) Sử dụng lọc Filter By Form

ta lựa chọn trên nhiều cột (thỏa mãn nhiều điều kiện)

Cách lọc:

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open)

 Records/ Filter/ Filter By Form (Chọn biểu t ợng Filter By Form)

3 Sắp xếp dữ liệu

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

Chọn cột cần sắp xếp.

Records/ Sort/ Ascending: tăng dần

Records/ Sort/ Descending: giảm dần

Ta có thể chọn biểu t ợng sắp xếp trên thnah công cụ hoặc bằng cách kích phải chuột.

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

Chọn cột cần sắp xếp.

Records/ Sort/ Ascending: tăng dần

Records/ Sort/ Descending: giảm dần

Ta có thể chọn biểu t ợng sắp xếp trên thnah công cụ hoặc bằng cách kích phải chuột.

3 Sắp xếp và lọc cấp cao

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

Records/ Filter/ Advanced Filter Sort

Mở bảng ở chế độ DataSheet View (Open).

Records/ Filter/ Advanced Filter Sort

Field: Chọn tr ờng cần lọc

hoặc sắp xếp.

Sort: Chọn kiểu sắp xếp.

Criteria: nhập điều kiện lọc.

Or: Nhập điều kiện lọc hoặc.

 Field: Chọn tr ờng cần lọc

hoặc sắp xếp.

 Sort: Chọn kiểu sắp xếp.

 Criteria : nhập điều kiện lọc.

 Or: Nhập điều kiện lọc hoặc.

VI - Các vấn đề khác về bảng

1. Sao chép bảng

 Chọn bảng cần sao chép.

• Edit/ Copy (Kích phải chuột/ Copy)

• Edit/ Paste (Kích phải chuột/ Paste)

• Hộp thoại sau xuất hiện:

Table Name: Nhập tên bảng.

Structure Only: Sao chép cấu trúc.

Structure and Data: Sao chép cả cấu trúc

và dữ liệu.

Append Data to Existing Table: Ghép vào

Table Name: Nhập tên bảng.

Structure Only: Sao chép cấu trúc.

Structure and Data: Sao chép cả cấu trúc

và dữ liệu.

Append Data to Existing Table: Ghép vào