Tài liệu giao trinh Access phục vụ chuong trinh 12

1, Select Querya, Tạo truy vấn bằng Wizard - B1: chọn thành phần Query và chọn nút New Sau đó hộp thoại xuất hiện - B2: chọn Simple Query Wizard  OK.. b, Tạo truy vấn bằng Design View-

Trang 1

Gi¸o tr×nh: Microsoft Access

Trang 2

+ Save in: chọn địa chỉ muốn l u.

+ File name: nhập tên CSDL

sau đó chọn Create

Trang 3

2, Thoát khỏi Access

• Nháy chuột vào Close góc phải màn hình chính.

• Vào menu File  chọn Exit.

• Nháy kép vào biểu t ợng của ch ơng trình ở góc trên trái màn hình.

• Kích phải chuột vào thanh tiêu đề của ch ơng trình  Close.

• ấn tổ hợp phím Alt + F4.

Trang 4

3 Mở một tài liệu có sẵn:

- B1: Vào menu File  Chọn Open

- B2: trong hộp thoại Open

• Look in: địa chỉ File muốn mở

• Kích chuột vào tài liệu nào mà ta cần mở.

- B3: ấn Open.

* Có thể thực hiện b ớc 1 bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + O (hoặc nháy biểu t ợng Open trên thanh công cụ Standard)

Trang 5

II, Tables

1,Tạo bảng

Chọn đối tượng Table

sau đó chọn “ Create

table in Design view ”

Hộp thoại xuất hiện:

- Field Name: nhập tên trường

- Data Type: Chọn kiểu dữ liệu cho trường

- Description: Nhập chú thích cho trường.Khai báo cấu trúc của bảng

ta ghi vào CSDL: FileSave

Sau đó nhập tên bảng và chọn OK

Trang 6

II, Tables

1,Tạo bảng(t)

Một số thuộc tính cho trường

• Field size: Để thiết lập kích thước dữ liệu.

• Format: Để thiết lập định dạng dữ liệu khi hiển

Trang 7

Một số kiểu dữ liệu của trường

TT Kiểu dữ liệu Độ lớn Lưu trữ

1 Number Tuỳ thuộc kiểu cụ thể Số: số thực, số nguyên theo nhiều kiểu

2 Autonumber 4 bytes Số nguyên tự động được đánh số.

3 Text tuỳ thuộc độ dài xâu Xâu ký tự

4 Yes/No 1 bytes Kiểu logic

5 Date/Time 8 bytes Lưu trữ ngày, giờ

6 Currentcy Sing Lưu trữ dữ liệu kèm ký hiệu tiền tệ

7 Memo tuỳ thuộc giá trị kiểu ghi nhớ

8 Hyperlink tuỳ thuộc độ dài xâu Lưu trữ các siêu liên kết (hyperlink)

Trang 8

II, Tables

2,Tạo khóa cho các trường

Trong một bảng dữ liệu một trường có tính chất không được phép nhập dữ liệu giống nhau cho các bản ghi thì trường đó có tính chất khoá

Trong Access mỗi bảng chỉ được tạo một trường khóa duy nhất và gọi là Primany Key

- Cách tạo khoá:

Chọn trường cần tạo khoá

Vào Edit/Primany Key

Hoặc kích biểu tượng

Trang 9

II, Tables

3,Sửa cấu trúc bảng và nhập dữ liệu

Tại cửa sổ Database Chọn bảng cần làm việc

- Nút : mở bảng để xem và nhập dữ

liệu

- Nút : mở bảng ở chế độ xem và sửa cầu trúc.

- Nút : Tạo một bảng mới.

- Nút : Xóa bảng.

Trang 10

II, Tables

4, Thiết lập quan hệ giữa các bảng.

B1: Vào Tool chọn RilationShips (hoặc kích vào biểu tượng RilationShips ) Hộp

B2: Add các bảng cần thiết lập quan hệ ở hộp thoại sau và chọn Close.

Chú ý : Nếu không hiện

hộp thoại ta kích vào

biểu tượng .

Trang 11

III, Sử dụng Query

• Truy vấn trong Access cho phép thực hiện hầu hết các công việc như:

- Truy cập dữ liệu từ một bảng hoặc

nhiều bảng để hiện thị những bản ghi thoả mãn những điều kiện nào đó

-Tính toán các trường dữ liệu trên bảng -Thêm, sửa và xoá các bản ghi từ các bảng

Trang 13

1, Select Query

a, Tạo truy vấn bằng Wizard

- B1: chọn thành phần Query và

chọn nút New

Sau đó hộp thoại xuất hiện

- B2: chọn Simple Query Wizard

 OK Hộp thoại Simple Query Wizard

- B3: Trong hộp thoại Simple Query Wizard

+ Table/Query : chọn bảng để lấy các trường

+ Available Fields: chứa các trường của bảng được chọn Table/Query

+ Select Fields: chứa các trường đã được chọn

B4: chọn Next và nhập tên cho truy vấn sau đó chọn Finish

Trang 14

b, Tạo truy vấn bằng Design View

chọn nút New

- B2: chọn Design View OK

Hộp thoại xuất hiện

- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần lấy các trường cho truy vấn Sau đó chọn Close ta

có của sổ:

Trang 15

b, Tạo truy vấn bằng Design View

+ Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi xuất hiện.

+ Or: nhập điều kiện hoặc.

Trang 16

Một số phép toán dùng để đặt điều kiện truy vấn

Trang 17

c, Sử dụng Query Select để tạo trường mới.

Để tạo thêm một trường mới ta thực hiện theo cú pháp Tại dòng Field:

<Tên trường mới>: <Công thức tạo trường mới>VD: để tạo thêm trường DTB= (DT + DL +DH)/3

Ta thực hiện như sau:

DTB= ([DT] + [DL] + [DH] )/3

Trang 18

Một số hàm sử dụng trong truy vấn

IIF Hàm điều kiện

SUM Tính tổng các giá trị trng trường

MAX Tính giá trị lớn nhất trong trường

MIN Tính giá trị nhỏ nhất trong trường

AVG Tính TB cộng các giá trị trong trườngCOUNT Đếm các bản ghi của trường DL

Trang 19

d, Truy vấn theo nhóm để thống kê dữ liệu

chọn nút New

có của sổ:

Trang 20

d, Truy vấn theo nhóm để thống kê dữ liệu

- B4: vào View chọn Totals

- B5: đặt các tuỳ chọn thống kê

+ Field: đặt các trường thống kê

+ Total: sử dụng các lựa chọn thống kê

• Group by: chọn cột cần nhóm dữ liệu

• Hàm thống kê: chọn cột cần tính toán dữ kiện

• Expression: chọn cho việc thành lập trường mới để thống kê

+ Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi xuất hiện.+ Or: nhập điều kiện hoặc

- B6: Ghi truy vấn lên đĩa (Lưu)

- B7: Chạy truy vấn (Query/Run)

Trang 21

e, Truy vấn Select để hỏi đáp

- Khi điều kiện của truy vấn có thể biến đổi theo

mỗi lần chạy, ta nên tạo ra các truy vấn hỏi đáp Giá trị của điều kiện ta phải nhập vào mỗi lần

Trang 22

2, CrossTab Query

chọn nút New

- B2: chọn CrossTab Query Wizard

 OK Hộp thoại xuất hiện chọn bảng cần thống kê Sau đó chọn Next

- B3: Chọn duy nhất một trường làm tiêu đề dòng( Row Heading) và chọn Next

- B4: Chọn duy nhất một trường làm tiêu đề cột ( Column Heading) và chọn Next

Trang 23

Trang 24

b, Truy vấn bằng Design View

chọn nút New

có của sổ:

Trang 25

b, Truy vấn bằng Design View

- B4: vào Query chọn CrossTab Query

+ Field: Chọn trường cần tạo mới

+ Total: tương ứng với hai trường làm tiêu đề dòng

và cột của bảng (Row Heading, Column Heading)

ta phải chọn Group By và trường cần thống kê giá trị chọn hàm tương ứng

+ CrossTab: ứng với trường làm tiêu đề dòng chọn Row Heading, ứng với trường làm tiêu đề dòng

chọn Column Heading và trường cần thống kê

chọn Value

Trang 26

3, Update Query

chọn nút New

có của sổ:

Trang 27

3, Update Query

- B4: vào Query chọn Update Query

+ Field: Chọn trường cần cập nhật dữ liệu

+ Table: xuất hiện bảng chọn trường cần thống kê+ Update: nhập công thức cần cập nhật cho trường.+ Criteria: nhập điều kiện cho các bản ghi cần cập nhật (Nếu không thi thôi)

Chú ý: Khi chạy truy vấn Update máy đưa ra hộp thoại thông báo đã cập nhật được bao nhiêu bản

.

Trang 28

4, Make Table

chọn nút New

có của sổ:

Trang 29

- B4: vào Query chọn Make Table Query

- B5: Xuất hiện hộp thoại Make Table:

+ Table Name: nhập tên bảng mới

+ Current Database: ghi bảng vào CSDL hiện tại + Another Database: ghi bảng vào CSDL khác.Sau đó nhấn OK

+ Field: Chọn trường cần tạo vào bảng mới

+ Table: xuất hiện bảng chọn trường cần thống kê+ Criteria: nhập điều kiện (Nếu không thi thôi)

Chú ý: Muốn xem kết quả ta mở thành phần Table

4, Make Table

Trang 30

5, Append Query

chọn nút New

- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần lấy các trường có DL cần ghép(B2) Sau đó chọn Close ta có của sổ:

Trang 31

- B4:

+ Field: Chọn trường ở B2 cần đưa DL vào B1 + Table: chọn bảng B2

+ Criteria: nhập điều kiện (Nếu không thi thôi)

Sau đó vào Query chọn Append Query

- B5: Xuất hiện hộp thoại Append Table:

+ Table Name: Chọn bảng muốn ghép (B1)

+ Current Database: ghi bảng vào CSDL hiện tại + Another Database: ghi bảng vào CSDL khác.Sau đó nhấn OK

Trang 32

6, Delete Query

chọn nút New

- B3: Trong hộp thoại Show Table chọn các bảng cần xoá DL Sau đó chọn Close ta có của sổ:

Trang 33

- B4: Sau đó vào Query chọn Delete Query

+ Field: Chọn trường cần đưa điều kiện để xoá + Criteria: nhập điều kiện (Nếu không thi thôi)

- Sau đó xuất hiện hộp thoại thông báo nhấn chọn Yes để xoá các bản ghi thoả mãn điều kiện

Chú ý: Muốn xem kết quả ta mở thành phần Table

Trang 34

IV, Sử dụng mẫu biểu (Form)

• Biểu mẫu(Form) là một cửa sổ, nhằm thiết

kế giao diện giữa người dùngvà chương trình ứng dụngmột cách trực quan và mềm dẻo Gồm 4 loại Form:

- Columnar ( Dạng cột)

- Tabular (Dạng bảng)

- Datasheet (Dạng bảng tính)

- Justifield (Sắp chữ)

Trang 35

1,Thiết kế Form bằng công cụ Form Wizard

• B1: Chọn thành phần Form trên thanh

Objects Sau đó chọn New /Form Wizard

và chọn bảng hoặc

Query cần đặt lên Form.

- B2: Chọn Ok

Trang 36

• B3:Dùng các nút “>” để chọn từng trường

và các nút “>>” để đặt tất cả các trường lên Form.

• B4: Chọn Next.

1,Thiết kế Form bằng công cụ Form Wizard

Trang 38

2,Thiết kế Form bằng Design View

• Form có cấu trúc gồm 5 thành phần:

- Form Header : tiêu đề trên của Form.

- Detail : phần chính của Form.

- Form Footer : tiêu đề dưới của Form.

- Page Header : tiêu đề trên của trang khi

Trang 39

• B1: Chọn thành phần Form trên thanh Objects Sau đó chọn New / Design View

và chọn bảng hoặc

Query cần đặt lên Form.

- B2: Chọn Ok, xuất hiện

hộp thoại sau:

- B3: vào View  Form Header/Footer

Trang 40

- B4: thiết kế tiêu đề trên và tiêu đề dưới bằng cách kích vào nút Label và đưa chuột vào vùng tiêu đề, rê để được một hình chữ nhật Sau đó gõ tiêu đề.

• B5: Chọn các trường và kéo vào phần còn trống trong phần chính của Form (Detail)

• Chú ý : Muốn chạy Form vào View chọn Form View Nếu muốn sửa Form vào View chọn Design View.

Trang 41

V, Tạo báo cáo (Report)

• Trong Access, Report là một biểu mẫu đặt biệt được thiết kế cho mục đích in ấn dữ liệu từ các bảng và truy vấn Hơn thế nữa Repost còn cho phép thống kê, nhóm dữ liệu một cách tiện lợi Có 2 cách tạo Repost

- Tạo bằng Report Wizard

- Tạo bằng Label Wizard

- Tạo bằng Design View

Trang 42

1,Thiết kế bằng công cụ Report Wizard

• B1: Chọn thành phần Report

trên thanh Objects Sau đó

chọn New / Report Wizard

Trang 43

• B3: Hộp thoại xuất hiện

Trang 44

Trang 45

2,Thiết kế Report bằng công cụ Label Wizard

• B1: Chọn thành phần Report

trên thanh Objects Sau đó

chọn New / Label Wizard

Trang 46

2,Thiết kế Report bằng công cụ Label Wizard

• B3: Chọn Font, size cho

Trang 47

2,Thiết kế bằng công cụ Label Wizard

Trang 48

3,Thiết kế Report bằng Design View

• B1: Chọn thành phần Report trên thanh Objects Sau đó chọn New / Design View

và chọn bảng hoặc Query

- B2: Vào View để bật các

thành phần của Report

- B3: Thiết kế phần Report

Header Chọn biểu tượng

Label trên thanh Toolbox, kéo

vào thành phần Report Header và nhập tiêu đề

Trang 49

3,Thiết kế Report bằng Design View

• B4: thiết kế phần tiêu đề trên của trang (Page Header) Kéo các nhãn và nhập nội dung, định dạng Font, size cho các đối tượng Để tạo Report thành một bảng có khung và đường viền.Ta tạo một đối tượng hình chữ nhật và các đường thẳng ngăn cách các đường.

Tiêu đề	Giáo Trình: Microsoft Access
Trường học	Trường Đại Học
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	Giáo Trình

Định dạng
Số trang	49
Dung lượng	784 KB