KHÁI LUẬN VỀ TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

Mục tiêu Học xong bài này, sinh viên phải hiểu được các nội dung sau:  Nắm được hạn chế cơ bản của mô hình tổ chức doanh nghiệp hiện nay và việc tái lập nó;  Hiểu được bản chất của

BÀI 3 KHÁI LUẬN VỀ TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

1 Nguyễn Ngọc Huyền (Chủ biên) (2009), Thay đổi và phát triển doanh nghiệp, Nhà xuất bản Phụ nữ, Hà Nội

2 Nguyễn Ngọc Huyền (2013), Giáo trình Quản trị Kinh doanh, Tập 2, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội

 Sinh viên trao đổi với giảng viên thông qua diễn đàn

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

 Khái niệm và bản chất của tái lập doanh nghiệp

 Sự cần thiết phải tái lập doanh nghiệp

 Các đặc trưng của tái lập doanh nghiệp

Các trường hợp tái lập doanh nghiệp

Mục tiêu

Học xong bài này, sinh viên phải hiểu được các nội dung sau:

 Nắm được hạn chế cơ bản của mô hình tổ chức doanh nghiệp hiện nay và việc tái lập nó;

 Hiểu được bản chất của tái lập doanh nghiệp, sự cần thiết, đặc trưng và các trường hợp của tái lập doanh nghiệp;

 Nắm được các đặc trưng cơ bản của quản trị kinh doanh hiện đại trong sự đối lập với cách quản trị truyền thống;

 Am hiểu các kỹ năng tái lập doanh nghiệp và mô hình tổ chức doanh nghiệp sau tái tập

T ình huống dẫn nhập

Thư từ, bưu phẩm và ngành bưu chính

Khi có nhu cầu chuyển thư, bưu phẩm, khách hàng đem đến bưu cục gần nhất và làm thủ tục chuyển đến nơi họ cần chuyển Các công việc diễn ra ở bưu cục gần nhất và làm thủ tục chuyển đến nơi họ cần chuyển đến Các công việc diễn ra ở bưu cục là các công việc mà nhân viên bưu chính vẫn làm suốt hàng trăm năm qua: dán tem hoặc đóng gói bưu phẩm, cân, đóng dấu bưu cục

và chuyển đến thùng thư (nơi để thư) hoặc nơi để bưu phẩm Nhân viên bưu cục sở tại làm các công việc như phân loại thư, bưu phẩm chuyển trong nước hay quốc tế, trong hay ngoài tỉnh, Đến thời gian đã quy định nào đó trong ngày, sẽ có thư đến lấy thư từ bưu cục nhỏ chuyển về bưu cục trung tâm của Tỉnh (thành phố) Ở đây, các nhân viên bưu cục trung tâm nhận được rất nhiều thư từ, bưu phẩm nhiều nơi chuyển về Tại đây, họ lại tiến hành các công việc muôn thủa: phân loại xem thư nào, bưu phẩm nào chuyển ra ngoài nước; thư nào, bưu phẩm nào chuyển đi tỉnh nào Sau khoảng thời gian lao động vất vả, họ sẽ phân được các nhóm thư từ, bưu phẩm cần chuyển đi các nước hoặc các tỉnh

Đến thời gian đã ấn định, xe thư sẽ chuyển từ bưu cục trung tâm của tỉnh (thành phố) đi bưu cục trung tâm của các tỉnh khác hoặc ra sân bay, bến cảng Bưu cục trung tâm của tỉnh nhận được thư

từ, bưu phẩm từ nhiều bưu cục trung tâm tỉnh và của các huyện chuyển đến, họ lại phân loại: thư nào, bưu phẩm nào, chuyển đi tỉnh nào Đến thời gian quy định trong ngày sẽ có bưu cục hoặc thuê xe khách chuyển thư từ, bưu phẩm từ bưu cục trung tâm đi bưu cục các huyện Tại bưu cục các huyện lại diễn ra một quy trình tương tự quy trình trên Sau đó đến xã (phường) và đến tay người nhận

Quá trình trên có thay đổi trong hàng trăm năm qua: sự đổi mới của ngành bưu điện chỉ tập trung làm sao để quá trình phân loại thư từ, bưu phẩm diễn ra nhanh chóng hơn Các giải pháp đưa ra nhằm nâng cao năng suất lao động phân loại thư từ, hay sử dụng máy móc để phân loại nhờ mã hóa các vùng, Các giải pháp trên có tác dụng cải tiến tình hình, nâng cao năng suất, rút ngắn thời gian vận chuyển Nhưng nhìn chung, sự cải thiện là không đáng kể, thư từ vẫn chuyển lòng vòng; dừng lại chờ phân loại vẫn hiển nhiên tồn tại do cách tổ chức cố hữu của ngành bưu chính

Liệu có cách làm nào khác hay không?

3.1 Khái niệm và bản chất của tái lập doanh nghiệp

3.1.1 Khái niệm tái lập doanh nghiệp

Tái lập doanh nghiệp là gì? Để trả lời nhanh câu hỏi này thì chỉ bằng một cụm từ “đó

là sự làm lại từ đầu” Tức là không chỉ có tu chỉnh hay bổ sung cái đang tồn tại trong khi cấu trúc cơ bản vẫn tồn tại “Tái lập” cũng không có nghĩa là sự chắp vá, thêm chỗ này bớt chỗ kia để hệ thống đang tồn tại làm việc tốt hơn Mà tái lập ở đây là vứt bỏ những thủ tục đã tồn tại lâu nay và có cái nhìn mới mẻ đối với công việc của công ty,

để làm ra sản phẩm hoặc dịch vụ và chuyển giá trị đó cho khách hàng Nó có nghĩa là

“Nếu tôi phải xây dựng lại công ty của ngày hôm nay, trên cơ sở hiểu biết và kỹ thuật

đã có, thì công ty đó sẽ ra sao?” Tái lập doanh nghiệp có nghĩa là bỏ qua hệ thống cũ

và làm lại từ đầu Nó có nghĩa là trở lại từ đầu và sáng tạo ra cách tiến hành công việc tốt hơn

Để trả lời một cách ngắn gọn và bằng một cụm từ đơn giản giúp chúng ta hiểu sơ lược

về tái lập doanh nghiệp thì có lẽ cụm từ trên là thích hợp Tuy nhiên đối với ai muốn

áp dụng nguyên tắc tái lập cho công ty của mình thì định nghĩa trên là chưa đủ Một công ty muốn tái lập quá trình kinh doanh của mình thì cần phải làm như thế nào? Bắt đầu từ đâu? Những ai sẽ tham gia vào quá trình này? Và quan trọng hơn cả là những

tư tưởng thay đổi tận gốc bắt nguồn từ đâu?

Chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu tái lập doanh nghiệp bằng định nghĩa của Michael

Hammer và James Champy (1993): “Tái lập là sự tái tư duy lại một cách cơ bản, triệt

để và từ đầu đối với các quy trình hoạt động kinh doanh, để đạt được sự cải thiện vượt bậc đối với các chỉ tiêu quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp là giá cả, chất lượng,

sự phục vụ và nhanh chóng” Định nghĩa này đã chứa đựng bốn từ khoá (key words)

then chốt là: cơ bản (fundamental), tận gốc (radical), sự vượt bậc (dramatic), và quy trình (process)

 Cơ bản (Fundamental): Trong việc tái lập, nhà kinh doanh phải đặt ra các câu

hỏi quan trọng nhất về công ty của mình và cách thức hoạt động của nó như thế nào Đó là tại sao chúng ta phải làm những điều mà chúng ta đang làm, và tại sao chúng ta phải làm theo cách chúng ta đang làm? Đặt những câu hỏi cơ bản như vậy sẽ buộc người ta phải xem xét lại các quy tắc ngầm và những giả định làm cơ

sở cho cách tiền hành kinh doanh của họ Tái lập trước hết sẽ xác định doanh nghiệp cần làm gì? Sau đó là làm như thế nào Tái lập doanh nghiệp không coi cái

gì là đương nhiên cả Nó không chú ý vào cái “hiện có” mà tập trung vào cái “cần phải có”

 Tận gốc (Radical): Thiết kế lại tận gốc là đi vào cốt lõi của sự vật, không chỉ thay

đổi bề ngoài hoặc cải thiện cái đã tồn tại lâu nay, mà là bỏ đi những cái cũ Trong tái lập doanh nghiệp, thiết kế lại tận gốc có nghĩa là bỏ qua mọi cấu trúc và thủ tục

đã có và sáng tạo ra cách thức hoàn toàn mới để có thể hoàn thành công việc Tái lập doanh nghiệp có nghĩa là “làm lại” doanh nghiệp, chứ không phải cải thiện doanh nghiệp, nâng cao và cải tiến doanh nghiệp

 Vượt bậc (Dramatic): Tái lập không có nghĩa là sự cải thiện chút ít hoặc bổ sung

thêm mà là đạt được bước nhảy vọt trong hoạt động Tái lập chỉ nên áp dụng khi

cần đạt tới sự thay đổi lớn lao Sự cải thiện nhỏ chỉ cần điều chỉnh nhỏ, còn sự cải thiện to tát đòi hỏi phải vứt bỏ cái cũ và thay thế bằng cái mới tốt hơn

 Quy trình (Process): Quy trình kinh doanh là tập hợp các hoạt động tiếp nhận

một hoặc nhiều loại đầu vào và tạo ra đầu ra có giá trị cho khách hàng Tái lập doanh nghiệp cần phải tập trung vào việc thiết kế lại toàn bộ quy trình kinh doanh

cơ bản, chứ không phải nhằm vào từng bộ phận hay đơn vị tổ chức Mỗi khi một quy trình làm việc thực tế được thành lập, thì hình thức cơ cấu tổ chức cần thiết được thực hiện công việc đó sẽ trở nên rõ ràng

Tóm lại, có một số điểm quan trọng về tái lập cần phải ghi nhớ, đó là:

 Tái lập là sự thay đổi triệt để các quy trình làm việc cũ và thiết lập ra các quy trình hoàn toàn mới, tập trung tối đa vào khách hàng

 Tái lập có thể làm giảm chi phí đáng kể và định lại giá cho các sản phẩm dịch vụ một cách hợp lý hơn, cuối cùng là làm tăng lợi nhuận ròng và giữ cho mức tăng trưởng bền vững qua năm tháng

 Kết quả của tái lập là tạo ra một doanh nghiệp thực sự mới trên thương trường, tràn đầy sinh lực, với khả năng cạnh tranh vượt xa chính họ trước đây

3.1.2 Bản chất của tái lập doanh nghiệp

Tái lập doanh nghiệp không phải giống như tự động hóa: mặc dù công nghệ thông tin đóng vai trò nổi bật trong tái lập doanh nghiệp nhưng điều rõ ràng là sự tái lập không phải như tự động hóa Chúng ta cũng không nên nhầm lẫn tái lập kinh doanh với tái lập phần mềm, nghĩa là xây dựng lại hệ thống thông tin đã lỗi thời bằng kỹ thuật hiện

đại hơn

Tái lập doanh nghiệp cũng không phải là cơ cấu lại tổ chức hoặc cắt giảm quy mô Đó chỉ là nhưng từ mỹ miều thay cho sự cắt giảm năng lực sản xuất cho phù hợp với năng lực hiện tại đang giảm đi Ví dụ khi thị trường cần xe SH ít đi, thì Honda sẽ cắt giảm quy mô sản xuất SH đi để phù hợp với nhu cầu thị trường hơn Nhưng cắt giảm quy

mô và cơ cấu lại chỉ có nghĩa là làm ít đi với quy mô nhỏ hơn Ngược lại, tái lập

doanh nghiệp lại là làm nhiều hơn với quy mô nhỏ hơn

Tái lập kinh doanh cũng không phải là tổ chức lại, giảm bớt cấp trung gian, hoặc san bằng tổ chức, dù rằng trong thực tế nó có thể tạo ra một tổ chức bằng phẳng hơn Vấn

đề đằng sau sự tồn tại của tổ chức quan liêu như là giải pháp trước đây và nay vẫn thế,

là do các quy trình được phân nhỏ (chia cắt quá trình) Con đường để loại bỏ quan liêu

và san bằng cơ cấu tổ chức là tái lập các quy trình để nó không còn bị chia nhỏ nữa

Khi đó doanh nghiệp có thể hoạt động tốt đẹp mà không cần tổ chức quan liêu nữa

Tái lập cũng không phải là cải thiện chất lượng, quản lý chất lượng toàn bộ (TQM) hay bất cứ biểu hiện nào của phong trào cải tiến chất lượng hiện nay Đúng là các chương trình cải tiến chất lượng và tái lập doanh nghiệp có một số đặc điểm chung

Cả hai đều công nhận ý nghĩa quan trọng của quá trình, và cả hai đều xuất phát từ nhu cầu của khách hàng và tiến hành công việc từ đó trở đi Tuy nhiên lại có sự khác nhau

cơ bản Chương trình cải tiến chất lượng tiến hành trong khuôn khổ các quy trình đang tồn tại của công ty và tìm cách nâng cao nó bằng biện pháp mà người Nhật gọi nó là

Kaizen, tức là cải thiện từng chút nhưng liên tục Sự cải tiến chất lượng là nhằm cải thiện từng chút nhưng liên tục của quá trình hoạt động Còn tái lập doanh nghiệp, như chúng ta đã thấy là sự đột phá, không phải bằng cách tăng cường các quy trình đang

tồn tại, mà bằng cách loại bỏ và thay chúng bằng quy trình hoàn toàn mới

Qua đó, chúng ta thấy rằng, tái lập doanh nghiệp bản chất là sự bắt đầu lại với một tờ giấy trắng, bác bỏ những nhận thức đương thời và những giả thuyết đã được chấp nhận trong quá khứ Tái lập là phát minh ra những cách tiếp cận mới đối với cấu trúc quy trình khác với trước đây Về cơ bản, tái lập là đảo ngược cuộc cách mạng công nghiệp Tái lập bác bỏ những giả thuyết cố hữu trong khuôn mẫu công nghiệp của Adam Smith và W.F Taylor, đó là phân công lao động, kinh tế theo quy mô sản xuất, chỉ huy theo cấp bậc Tái lập doanh nghiệp là cuộc tìm kiếm mô hình tổ chức làm việc mới Lối làm ăn cũ không còn ý nghĩa gì quan trọng nữa Tái lập doanh nghiệp là sự

bắt đầu hoàn toàn mới

3.2 Sự cần thiết phải tái lập doanh nghiệp

Hầu hết các doanh nghiệp ngày nay, bất kể các lĩnh vực kinh doanh nào, bất kể sản phẩm và dịch vụ tân tiến thế nào, bất kể thuộc quốc tịch nào nhưng nếu vẫn mang bản chất của quản trị truyền thống thì cách thức tổ chức và quản trị của họ đều có những đặc điểm chung Đặc trưng này có xuất xứ từ ý tưởng của Adam Smith, mà gần hơn là quan điểm tổ chức lao động của W.F Taylor Cách tổ chức hoạt động của các doanh nghiệp này vẫn dựa trên cơ sở thừa nhận ưu điểm của chuyên môn hóa công việc, chia nhỏ công việc thành các công việc cụ thể khác nhau và trên cơ sở đó mà đào tạo và bố trí lao động theo hướng chuyên môn hóa

Nếu trong hơn một thế kỷ qua, nguyên tắc phân chia công việc, chuyên môn hóa công nhân ở mức cao được coi là rất cần thiết, làm cơ sở cho xây dựng các doanh nghiệp thì ngày nay lại đang cản trở hoạt động của các doanh nghiệp Vì sao lại như vậy? Đó là khi chia nhỏ công việc và chuyên môn hóa lao động người ta đã chỉ ra rằng việc chuyên môn hóa lao động đem lại năng suất lao động cao Tuy nhiên, phương pháp này bỏ qua hoặc ít chú ý đến thực tế là cùng với chia nhỏ là chia cắt công việc, là quá trình biến công việc từ một quá trình tự nhiên, thống nhất thành các quá trình, bộ phận, bị chia cắt

Mặt khác, môi trường kinh doanh ngày nay luôn liên tục thay đổi và khó đoán trước được sự biến động của thị trường, cầu của khách hàng, chu kỳ sống của sản phẩm, tốc

độ thay đổi của khoa học công nghệ – kỹ thuật, cường độ và tính chất của cạnh tranh Trong bối cảnh đó, cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh theo quan điểm truyền thống đã không còn thích hợp, những chuẩn mực cũ đã trở lên lỗi thời

Trong bối cảnh đó, có vô vàn doanh nghiệp vẫn giữ quan điểm quản trị mà nhà kinh tế học Adam Smith, nhà quản trị học W F Taylor đã nghĩ ra cách đây hơn thế kỷ Họ nghĩ một cách hết sức đơn giản rằng các doanh nghiêp lại có thể trở lại bình thường nếu sản phẩn và dịch vụ do doanh nghiệp làm ra có chất lượng tốt, phù hợp với cầu của thị trường, Vì vậy, họ nghĩ rằng doanh nghiệp có thể sửa chữa những lỗi lầm của mình bằng cách thay đổi các chiến lược kinh doanh: bán một bộ phận doanh

nghiệp và mua lại doanh nghiệp khác; thay đổi thị trường hoặc thay đổi lĩnh vực kinh doanh

Trên thế giới đã có nhiều doanh nghiệp vươn lên được bằng cách từ bỏ cách quản trị

cũ và thay vào đó là quản trị theo cách thức hoàn toàn mới – quản trị theo quá trình Các nhà quản trị có tư tưởng mới cho rằng lối suy nghĩ “sửa chữa” như trên chỉ làm cho doanh nghiệp đi chệch khỏi hướng đi đúng nhất là thay đổi cơ bản công việc thực

tế mà họ cần phải làm Nó cũng chứng tỏ doanh nghiệp xem thường công việc hoạt động kinh doanh ngày nay Doanh nghiệp không chỉ là của cải, mà là nơi con người cùng làm việc với nhau để sáng tạo, làm ra sản phẩm, bán và cung cấp dịch vụ Nếu doanh nghiệp không thành công trong lĩnh vực kinh doanh của mình thì chính là những con người trong doanh nghiệp đó không biết làm tốt công việc sáng tạo, làm ra sản phẩm, bán và cung cấp dịch vụ một cách tốt nhất

Các doanh nghiệp cần phải chấp nhận mặt trái của việc đơn giản hóa công việc

là kiểm tra chặt chẽ các hoạt động của công nhân, quy trình làm việc này cũng dễ dẫn đến sai sót vì một việc chung nhưng có nhiều người cùng tham gia xử lý một cách riêng rẽ Và việc quá nhấn mạnh tới chất lượng cũng không giúp giải quyết được tình hình

Hơn nữa, nếu chỉ khắc phục từng khâu của quá trình sẽ không thể giải quyết được vấn

đề Sẽ là sai lầm nếu muốn cải thiện tình hình bằng cách khắc phục từng khâu của quá trình Khắc phục từng khâu của quá trình chỉ là cải thiện được công việc ở từng khâu

đó mà không thay đổi được cả quá trình, cách làm này, về thực chất, chỉ kéo dài tình trạng phục vụ khách hàng kém hiệu quả mà thôi

Chính vì lẽ đó, các nguyên lý phân công lao động theo kiểu chuyên môn hóa, chia nhỏ công việc thời Adam Smith, W.F Taylor đã trở lên lỗi thời, không còn phù hợp với cách thức phục vụ và làm tăng giá trị khách hàng trong thế giới cạnh tranh ngày nay Thay vào đó, ngày nay các doanh nghiệp cần tổ chức làm việc theo quá trình – cách làm mà các doanh nghiệp tiên phong đã biết áp dụng và thành công

3.3 Các đặc trưng của tái lập doanh nghiệp

3.3.1 Tái lập không phải là sự đổi tên

Điều đầu tiên cần chú ý là ở đặc điểm tái lập doanh nghiệp không đơn giản chỉ là sự đổi tên doanh nghiệp đó Người ta có thể đổi tên doanh nghiệp nhiều lần, kể cả thay đổi hình thức pháp lý của doanh nghiệp đó nữa song chưa chắc đã là tái lập doanh nghiệp Ví dụ về đổi mới doanh nghiệp nhà nước trong nhiều năm qua chưa tạo ra hiệu quả Sẽ là tái lập doanh nghiệp nếu không đổi tên đơn thuần mà là không cần đổi tên, hoặc kèm theo sự đổi tên phải làm thay đổi bản chất hoạt động phục vụ khách hàng của doanh nghiệp Để thay đổi hoạt động phục vụ khách hàng, làm tăng giá trị

mà khách hàng mong muốn doanh nghiệp cần thay đổi cả quá trình phục vụ họ Nếu quá trình phục vụ khách hàng được thiết kế theo quan điểm truyền thống theo kiểu W.F Taylor thì sẽ phải dẫn tới sự thiết kế lại

3.3.2 Tái lập không phải sự thay đổi vụn vặt

Nếu thay đổi vụn vặt sẽ không gọi là tái lập doanh nghiệp Nếu là thay đổi vụn vặt, người ta chỉ dẫn tới những cải tiến nho nhỏ, những đổi mới ở từng bộ phận cụ thể nào

đó trong quá trình phục vụ khách hàng của doanh nghiệp Với cách làm đó, người ta

có thể làm giảm bớt các sự “chưa hoàn hảo” ở chỗ này hay chỗ khác, ở công việc cụ thể này hay công việc cụ thể khác, liên quan đến người này hoặc người khác,… song tất cả các thay đổi đó chỉ mang tính vụn vặt Tính vụn vặt thể hiện ở chỗ tất cả những thay đổi này sẽ chỉ dẫn tới cải thiện không được bao nhiêu trong quá trình phục vụ khách hàng, năng suất có tăng nhưng không đáng kể, chất lượng có tăng song cũng chỉ

ở mức độ khiêm tốn, khách hàng có thể giảm phàn nàn song các phàn nàn của khách hàng vẫn chưa giảm bớt được bao nhiêu, khách hàng không biết hỏi ai nếu yêu cầu của họ không được thực hiện,…

Như vậy, tái lập doanh nghiệp không phải là sự cải tiến, hoàn thiện, đổi mới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Cải tiến, đổi mới chỉ làm thay đổi từng bộ phận hoạt động nào đó của doanh nghiệp mà không làm thay đổi căn nguyên các vấn đề của doanh nghiệp đó – tức là không làm thay đổi các quan điểm lớn về quản trị doanh nghiệp

Tái lập doanh nghiệp là sự thay đổi một cách căn bản, thay đổi từ nhận thức về quản trị doanh nghiệp – không chấp nhận phương thức quản trị đã ăn sâu vào tiềm thức như

là một thứ đã “hoàn hảo” Sự thay đổi căn bản này đòi hỏi các nhà lãnh đạo và quản trị cấp cao của doanh nghiệp phải đặt và trả lời câu hỏi mang tính gốc dễ như “Tại sao doanh nghiệp lại tiến hành các công việc phục vụ khách hàng của mình như đã làm

từ trước tới nay?” “Liệu có cách làm nào khác không?” “Có cách làm nào tốt hơn không?” Để trả lời câu hỏi này, buộc các nhà quản trị phải xem xét các giả định, các quy tắc vốn có về quản trị và kinh doanh mà doanh nghiệp duy trì trong nhiều năm qua

Tái lập doanh nghiệp là sự thay đổi tận gốc rễ Điều này có nghĩa là đi vào giải quyết các vấn đề cơ sở: xem xét lại các giả định, các quy tắc vốn có và thay đổi nó, thiết kế lại từ đầu những quá trình, những công việc mà người ta vẫn tưởng rằng đã tốt rồi Như vậy, tái lập doanh nghiệp là sự đảo ngược cuộc cách mạng công nghiệp Tái lập doanh nghiệp sẽ bác bỏ các giải thuyết cố hữu trong khuôn mẫu công nghiệp như phân công lao động, kinh tế theo quy mô sản xuất, chỉ huy theo cấp bậc cũng như các hệ quả khác của nền kinh tế phát triển ở giai đoạn thế kỷ 19, 20 Tái lập doanh nghiệp là

sự tìm kiếm mô hình tổ chức làm việc mới, là sự bắt đầu mới

3.3.3 Để tái lập, cần tái tạo quá trình

Tái lập doanh nghiệp có nội dung cơ bản, cốt lõi là tái tạo kinh doanh Tái tạo kinh doanh có nghĩa là xem xét lại các quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trên cơ sở cho rằng các quá trình hiện nay được thiết kế theo quan điểm chuyên môn hóa và chia cắt quá trình là phức tạp và tạo ra sự lưu lại quá lâu của đối tượng tại đâu đó trong quá trình mà khó có thể kiểm soát nổi Chính vì vậy, tái lập doanh nghiệp là sự tìm kiếm, thiết kế các quá trình đơn giản, không tuân thủ các nguyên tắc phân chia công việc theo kiểu chuyên môn hóa và chia cắt quá trình Trên cơ sở đơn giản hóa quá trình

mới có thể dẫn đến đáp ứng cầu của người tiêu dung với chất lượng, cách phục vụ, tính linh hoạt cao và giá cả rẻ Tái tạo quá trình kinh doanh từ phức tạp đến đơn giản mang các đặc trưng cơ bản sau:

 Thứ nhất, từ nhiều công việc gộp thành một việc Đặc điểm chung nhất của tái tạo

quá trình là từ nhiều công việc hoặc nhiệm vụ trước đây được chia tách riêng ra thì nay được làm ngược lại: liên kết hoặc làm gộp lại thành một công việc Vì vậy tái tạo lại quá trình là việc làm ngược lại chuyên môn hóa Việc này dẫn đến hai điều: đầu tiên là làm giảm tính chuyên môn hóa nên về nguyên lý không dẫn đến nâng cao năng suất lao động ở từng bộ phận Thứ hai là xoá bỏ sự chia cắt quá trình tự nhiên nên tạo cơ sở để thu gọn và chuyển từ tổ chức theo chiều dọc sang thiết lập các quá trình theo chiều ngang, đây là điều kiện tiền đề để rút ngắn quá trình,

bỏ những sai sót, rút ngắn thời gian hoàn thành công việc

 Thứ hai, tính đa dạng của các quá trình Các quá trình cũ dựa trên cơ sở chuyên

môn hóa lao động nên đã tìm mọi cách để tiêu chuẩn hóa các quá trình và vì thế thường là phải nhóm các quá trình gần giống nhau lại để hình thành các quá trình

đã “tiêu chuẩn hóa”, làm giảm số quá trình so với thực tế Theo cách này, quy mô của các quá trình mới cũng thường nhỏ hơn các quá trình truyền thống

 Thứ ba, tính tự nhiên của các quá trình Mọi quá trình đều diễn ra theo trật tự

tự nhiên của chúng Trong mỗi quá trình, việc nào làm trước, việc nào làm sau là điều đương điên không cần bàn cãi và cần thiết được tôn trọng Quản trị theo quá trình đòi hỏi sau khi đã phân tích, cân nhắc thì việc tạo lập các quá trình mới cần tôn trọng tuyệt đối đặc tính tự nhiên của các quá trình Đây là điều kiện cần thiết đảm bảo cho quá trình diễn ra nhanh đến mức có thể và đảm bảo chất lượng

 Thứ tư, công việc được thực hiện tại nơi thích hợp nhất Với các công việc, nhiệm

vụ mà bản thân nó là một quá trình thì doanh nghiệp cần phân tích, đánh giá, lựa chọn và quyết định nên hay không nên đảm nhận một nhiệm vụ nào đó Sẽ là rất nên nếu, mặc dù có nhiều doanh nghiệp khác đã thực hiện từ lâu nhưng khi phân tích thấy rằng mình làm sẽ có nhiều lợi thế hơn họ bởi mình lợi dụng được các nguồn lực sẵn có để hình thành quá trình mới ngắn hơn họ, có nhiều ưu điểm hơn họ

 Thứ năm, trao quyền chủ động giải quyết công việc cho người đảm nhận công

việc Điều kiện để rút ngắn thời gian giải quyết các nhiệm vụ, công việc là người thực hiện nhiệm vụ được uỷ quyền tự quyết định các công việc thuộc phạm vi mình phụ trách Việc này vừa làm giảm thời gian người thực hiện phải xin “chỉ thị” của cấp trên, vừa dẫn tới xác định trách nhiệm rõ ràng đối với việc hoàn thành nhiệm vụ

3.3.4 Quản trị theo quá trình

Phương thức quản trị theo quá trình có những đặc trưng cơ bản sau đây:

 Thành lập các nhóm (đội) công tác quá trình: Để quản trị theo quá trình, các doanh nghiệp phải bỏ cơ cấu tổ chức truyền thống, hình thành các đội công tác quá trình Mỗi đội công tác quá trình là một nhóm các nhân viên chuyên môn cùng làm việc với nhau để thực hiện toàn bộ quá trình đã được hình thành

 Quyền tự chủ của các đội công tác quá trình và người lao động: Chuyển sang quản trị theo quá trình, do các đội công tác quá trình có trách nhiệm hoàn thành toàn bộ quá trình nên họ phải có quyền hạn cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ đó Vì vậy, trong quản trị theo quá trình thì việc uỷ quyền cho các đội công tác quá trình

là hoàn toàn cần thiết Trong từng đội công tác quá trình, từng nhân viên không phải chỉ có quyền chủ động mà còn được khuyến khích giao dịch, suy nghĩ, phân tích và tự quyết định đối với công việc của mình

 Thay đổi các công việc đào tạo, quan hệ lao động, thù lao lao động, đề bạt: Quan

hệ trong quá trình lao động thay đổi từ mỗi người mong muốn được an toàn, bảo

vệ chính mình sang quan niệm mong muốn làm việc dựa trên tinh thần hợp tác, sáng tạo, làm việc hết sức mình vì khách hàng Điều này được củng cố bằng cách thù lao lao động mới Tại các doanh nghiệp đã tái lập, nhân viên đặt lòng tin vào những điều dưới đây:

o Khách hàng chứ không phải “ông chủ” doanh nghiệp là người trả lương

o Mọi công việc trong doanh nghiệp đều thiết yếu và quan trọng

o Mỗi người đều thuộc về đồng đội: cùng nhau chia sẻ thành bại

o Có mặt tại nơi làm việc không có nghĩa là hoàn thành công việc

o Không có sự thoái thác mà là sự chấp nhận và xử lý tốt công việc

o Không ngừng học tập là điều kiện sinh tồn của mỗi người

 Thay đổi cơ cấu tổ chức: Quản trị theo quá trình trên cơ sở hình thành các quá trình độc lập, gắn với khách hàng và có mục tiêu làm tăng giá trị khách hàng Toàn

bộ hoạt động của mỗi quá trình là công việc của một đội nên việc quản trị quá trình trở thành nhiệm vụ của chính các đội quá trình đó Như vậy, việc “phối hợp” hoạt động chủ yếu thực hiện tại nội bộ từng quá trình chứ không phải là công việc

đồ sộ của các cấp quản trị doanh nghiệp Chính điều này đòi hỏi và cho phép loại

bỏ kiểu tổ chức theo chiều dọc và hình thành cơ cấu tổ chức theo chiều ngang

 Vai trò của các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp: Dù tái lập vẫn có các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp Việc làm bằng phẳng cơ cấu tổ chức chỉ làm cho

họ gần với khách hàng và nhân viên của họ hơn Vì vậy, các nhà quản trị điều hành phải là người lãnh đạo, có thể gây ảnh hưởng và tạo niềm tin cho nhân viên bằng chính lời nói và hành động của mình Mặc dù không kiểm soát trực tiếp những người thực hiện công việc song các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp vẫn phải có trách nhiệm với toàn bộ đối với kết quả hoạt động của các quá trình công ty

Quản trị điều hành

Các

3.4 Các trường hợp tái lập doanh nghiệp

Các trường hợp sau đây có thể và cần phải tái lập doanh nghiệp:

 Các doanh nghiệp đang gặp khó khăn nghiêm trọng: Đây là các doanh nghiệp đang

ở giai đoạn không còn khả năng đáp ứng được yêu cầu, khả năng thích ứng kém với sự biến động của thị trường và môi trường kinh doanh Họ đang gặp phải những khó khăn nghiêm trọng và không còn sự lựa chọn nào khác: hoặc phải tái lập, hoặc sẽ phá sản Các doanh nghiệp thuộc loại này trước hết là các doanh nghiệp đang thực hiện quản trị theo kiểu truyền thống Các tiêu chí đánh giá năng lực cạnh tranh, khả năng chiếm lĩnh thị trường, kết quả và hiệu quả kinh doanh đều

ở mức độ rất thấp Thực trạng ở các doanh nghiệp này cho thấy nếu không có các thay đổi về cơ bản thì tình hình không thể cải thiện được Công ty xe hơi Forrd vào đầu những năm 1980 là một ví dụ điển hình cho nhóm này Hay trong giai đoạn này, một bộ phận lớn các doanh nghiệp nước ta đang thuộc loại này

 Các doanh nghiệp tình hình chưa đến mức lâm vào khó khăn: Mặc dù các doanh nghiệp loại này chưa đến mức lâm vào khó khăn nhưng các nhà lãnh đạo đã nhìn thấy trước những khó khăn có thể sẽ đến với doanh nghiệp nếu cứ duy trì hoạt động như cũ Với các doanh nghiệp loại này, nếu chưa tái lập doanh nghiệp thì tình hình cũng chưa chắc đã rơi vào tình trạng xấu nhưng nếu chủ động tái lập sẽ duy trì và có thể cải thiện vị trí trên thị trường Vì vậy, việc tái tập phụ thuộc nhiều vào quan điểm, tầm nhìn của lãnh đạo doanh nghiệp Ở nước ta hiện nay, đó có thể

là các doanh nghiệp đang chiếm lĩnh thị trường trong nước So với các doanh nghiệp trong nước khác, có thể đây là các doanh nghiệp tiên tiến hơn, thị phần cao hơn, ít gặp khó khăn hơn trong hoạt động phục vụ khách hàng Tuy nhiên, nếu nhìn nhận trong tương lai gần, doanh nghiệp sẽ phải cạnh tranh với các doanh nghiệp nước ngoài, lãnh đạo doanh nghiệp vẫn cần thấy phải chủ động tái lập

 Các doanh nghiệp đang ở thời kỳ hưng thịnh: Đây là các doanh nghiệp hoàn toàn không có vấn đề, không gặp bất kỳ khó khăn nào trước mắt cũng như trong tương lai gần Tuy nhiên, những người lãnh đạo doanh nghiệp có tầm nhìn xa, có tham vọng và là những người mạnh bạo Họ chủ động tái lập nhằm tạo ra sự sống mới cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ sức tiếp tục phát triển trong thị trường và môi trường kinh doanh đầy biến động Ví dụ như Hallmark và Wal–Mart Người ta nói rằng dấu hiệu của một công ty thành công là sẵn sàng từ

bỏ thành tựu đạt được, không thoả mãn với cái đã đạt được hiện tại để có thể mong đợi những điều tốt đẹp hơn nữa

Chính vì vậy, trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp cần tái lập là các doanh nghiệp đang duy trì và quản trị theo kiểu truyền thống, dựa trên cơ sở chuyên môn hóa

và chia nhỏ các quá trình phục vụ khách hàng, bất kể doanh nghiệp đó đã xuất hiện hay chưa cảm nhận được những khó khăn đang chờ ở phía trước