- Hệ thống ERP cho doanh nghiệp bán lẻ có chức năng quản lý và tự động hóa toàn bộ các nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, bao gồm các module: quản lý mua hàng và
Trang 1BÁN LẺ HOA KỲ VÀ BÀI HỌC CHO DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
TS Vũ Thị Minh Hiền 1 , TS Nguyễn Thị Hồng Vân 2
Tóm tắt: Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, các doanh
nghiệp bán lẻ cần nỗ lực hết sức để cung cấp hàng hóa và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn và ít tốn kém hơn so với đối thủ cạnh tranh Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin và thương mại điện tử là xu thế tất yếu hiện nay, trong đó quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) đang được triển khai với tốc độ tăng trưởng lớn nhất trong ngành bán lẻ Tại Hoa Kỳ, các doanh nghiệp hàng đầu như Walmart, Amazon, Nordstrom đã có các cách thức khác nhau trong việc xây dựng, triển khai và vận hành hệ thống ERP Tại Việt Nam, ERP đã được nhắc đến từ những năm 2000 song việc triển khai ứng dụng vẫn còn hạn chế và gặp nhiều khó khăn Vì vậy, Bài viết sẽ phân tích kinh nghiệm triển khai ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ Hoa Kỳ để rút ra bài học nhằm đẩy mạnh ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam.
Từ khoá: Bán lẻ, quản trị nguồn lực doanh nghiệp, ERP, hệ thống thông
tin, doanh nghiệp.
Abstract: Today, in a fiercely competitive business environment, retailers
need to make every effort to provide goods and services to consumers faster and less costly than their competitors Strengthening the application
of information technology and e-commerce is the current inevitable trend,
in which enterprise resource planning (ERP) has been applied with the fastest growth rate in the retail industry In the United States, leading retailers such as Walmart, Amazon, Nordstrom have different ways of building, deploying, and operating the ERP system In Vietnam, ERP has been mentioned since the year 2000, however, the deployment of ERP
in Vietnamese enterprises is still very limited This article will analyze the ERP implementation experience of retailers in the US to draw lessons to accelerate the application of ERP in Vietnamese retail businesses.
Key words: Retail, enterprise resource planning, ERP, information
systems, enterprise.
1 Trường Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội.
2 Trường Đại học Ngoại thương.
Trang 21 ĐẶT VẤN ĐỀ
Ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào hoạt động kinh doanh và quản lý trong ngành bán lẻ là xu thế tất yếu trong thời đại
số hóa hiện nay Tuy nhiên, việc ứng dụng các phần mềm riêng lẻ gây khó khăn cho các doanh nghiệp bán lẻ trong việc chia sẻ thông tin và dữ liệu giữa các đơn vị kinh doanh (Poonam, 2010) Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho phép doanh nghiệp thay thế các máy tính rời rạc bằng một hệ thống ứng dụng tích hợp, quản lý thông tin thông suốt trong toàn bộ tổ chức (Al-Mashari, 2000; Kumar và cộng sự, 2000; Vaughan, 1996) Mặc dù ERP ra đời trong lĩnh vực sản xuất, nhưng hiện nay bán lẻ lại là ngành có tốc
độ tăng trưởng ứng dụng ERP nhanh nhất, và là lĩnh vực ứng dụng ERP phổ biến thứ 2 trên toàn cầu (Panorama, 2018)
Tại Việt Nam, ngày càng có nhiều nhà bán lẻ nhận ra rằng tăng cường ứng dụng CNTT vào hoạt động quản lý và kinh doanh sẽ mang lại lợi ích lâu dài ERP đã được nhắc đến từ những năm 2000, đến nay đã có những doanh nghiệp lớn trong ngành triển khai
hệ thống ERP như Sài Gòn Coopmart, Nguyễn Kim, Trần Anh… Tuy nhiên, ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ vừa và nhỏ còn hạn chế chiếm dưới 20% và tập trung chủ yếu vào các doanh nghiệp lớn (Vecom, 2019) Trước sức ép cạnh tranh ngày càng khốc liệt trên thị trường bán lẻ nội địa, sự xâm lấn thị trường của các hãng bán lẻ lớn nước ngoài đến từ Thái Lan, Nhật Bản, Hoa Kỳ… thì doanh nghiệp bán lẻ Việt Nam cần có những bước đột phá trong việc đổi mới mô hình kinh doanh và nâng cao hiệu quả quản lý Chính vì vậy, việc học hỏi kinh nghiệm triển khai ERP từ những
“người khổng lồ” trong lĩnh vực bán lẻ Hoa Kỳ là cần thiết đối với các
doanh nghiệp Việt Nam
2 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP BÁN LẺ
2.1 Khái quát chung về hệ thống ERP
“Quản trị nguồn lực doanh nghiệp” (Enterprise Resource Planning - ERP) là thuật ngữ để chỉ hệ thống gồm những gói phần
Trang 3mềm cho phép các công ty có thể thấy được và kiểm soát được các hoạt động vận hành theo thời gian thực, quản lý các nguồn lực (bao gồm nguyên vật liệu, con người, tài chính…) một cách hiệu quả (Hayes, 2001; Poonam, 2010) Mục đích của hệ thống ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộ phận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thù của các bộ phận khác nhau (Nguyễn Văn Hồng và cộng sự, 2012) Ứng dụng ERP không chỉ đơn giản là triển khai phần mềm ERP mà còn là quá trình quản lý quy trình kinh doanh theo tiêu chuẩn hiện đại (Hayes, 2001)
Đặc trưng của hệ thống ERP là có cấu trúc phân hệ (module), gồm tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: tài chính kế toán, quản lý kho bãi, hậu cần, vận chuyển, bán hàng, quản lý nhân sự (Zhu, 2010)
Hình 1 Mô hình triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp bán lẻ
Nguồn: Fast, 2016
2.2 Đặc điểm của hệ thống ERP trong doanh nghiệp bán lẻ
Đặc điểm của hệ thống ERP trong doanh nghiệp bán lẻ có khác biệt so với các doanh nghiệp sản xuất, cũng như khác biệt so với việc sử dụng các phần mềm đơn lẻ như sau:
Trang 4- Hệ thống ERP cho doanh nghiệp bán lẻ có chức năng quản lý và tự động hóa toàn bộ các nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ, bao
gồm các module: quản lý mua hàng và cung ứng; quản lý bán hàng phân phối, dự án; quản lý chuỗi bán lẻ; quản lý kho; quản lý tài chính
kế toán; quản lý quan hệ khách hàng; quản lý chăm sóc khách hàng; quản lý bảo hành, quản lý nhân sự tính lương (Thai Pham, 2017)
- Hệ thống ERP cho doanh nghiệp bán lẻ không đơn thuần là một sản phẩm phần mềm mà là một bộ giải pháp, bao gồm các tri thức và kinh
nghiệm quản lý trong lĩnh vực bán lẻ nhằm xây dựng và hoàn thiện
hệ thống quản lý
- Điểm khác biệt lớn nhất của ERP cho ngành bán lẻ là sự kết hợp giữa Front Office (F.O - Xử lý các nghiệp vụ tại các điểm bán lẻ) và Back
Office (B.O - Hỗ trợ hoạt động trung tâm như mua sắm tập trung, bán buôn, lập kế hoạch hàng tồn kho, phân phối hàng hóa cho các điểm bán lẻ…)
- Hệ thống ERP cho doanh nghiệp bán lẻ có tính linh hoạt, có khả năng mở rộng do đặc thù kinh doanh của ngành phân phối, bán lẻ
là không ngừng mở rộng: thêm cửa hàng, thêm sản phẩm với số lượng lớn, đa chủng loại
- Hệ thống ERP thường dành cho những chuỗi bán lẻ lớn, hệ thống
phần mềm này được thiết kế để hỗ trợ quản lý và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh trong nội bộ doanh nghiệp
Với những đặc điểm nêu trên, phần mềm ERP trở thành công
cụ nâng cao khả năng cạnh tranh của đa số các doanh nghiệp bán lẻ lớn trên thị trường hiện nay (Zhu, 2010)
3 KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI HỆ THỐNG ERP TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP BÁN LẺ HOA KỲ
3.1 Chuỗi siêu thị Wal-mart
Wal-mart Stores, Inc., được thành lập năm 1962, hiện nay là tập đoàn bán lẻ lớn nhất trên thế giới với 11,718 cửa hàng trên toàn
Trang 5cầu với 2,5 triệu công nhân, và giá trị vốn hoá tháng 4 năm 2018 là khoảng 257 tỷ đô la Mỹ (Walmart, 2018) Walmart không chỉ là nhà bán lẻ lớn nhất toàn cầu, đây cũng là công ty lớn nhất của bất kỳ loại nào trên thế giới
i) Ứng dụng ERP tại chuỗi siêu thị Wal-mart được bắt đầu từ nền
tảng EDI và hệ thống Retail Link tự xây dựng từ rất sớm: Hệ thống ERP tại Walmart có nền tảng trên hệ thống TMĐT tích hợp (cộng tác) sử dụng hệ thống quản lý chuỗi cung ứng trên nền EDI yêu cầu các nhà cung cấp lớn sử dụng mạng EDI của riêng Walmart xây dựng năm 1980 để thực hiện các đơn hàng do các giám đốc mua sắm của Walmart đặt mua Năm 1991, Walmart đã mở rộng khả năng của mạng lưới dựa trên nền EDI bằng việc giới thiệu hệ thống Retail Link Hệ thống này kết nối các nhà cung cấp lớn nhất của Walmart đối với hệ thống quản lý kho của riêng Walmart và đòi hỏi các nhà cung cấp lớn phải kiểm soát lượng tiêu thụ thực tế tại từng cửa hàng và có kế hoạch bổ sung theo nhu cầu dựa trên các quy định do Walmart đưa ra
ii) Walmart không ngừng cải tiến hệ thống ERP: Năm 2000 Walmart
thuê một công ty bên ngoài nâng cấp Retail Link từ một hệ thống quản lý chuỗi cung cấp thành một hệ thống có khả năng dự báo tốt hơn, lập kế hoạch và quản lý hàng cung ứng tốt hơn Năm 2002, Walmart đã chuyển sang một hệ thống mạng riêng dựa trên Walmart hoàn toàn Walmart sử dụng Sterlling Commerce - nhà cung cấp lớn nhất về hệ thống EDI và IBM để triển khai sáng kiến này
iii) Walmart đổi mới phương thức xây dựng và quản lý hệ thống ERP:
Năm 2007, hãng quyết định sử dụng một hệ thống thay thế hoàn toàn hệ thống tự xây dựng ban đầu (Nguyễn Văn Hồng và cộng sự, 2013) Wal-Mart mua giải pháp tài chính ERP của SAP nhằm hỗ trợ việc mở rộng toàn cầu của nhà bán lẻ và nhu cầu của mình để đáp ứng hiệu quả những thay đổi trong bối cảnh kinh doanh và quản
lý Mua ứng dụng phần mềm đóng gói là một trong những cách mà
Trang 6Walmart lựa chọn để có thể lấy lại sự thống trị của hãng trên khía cạnh CNTT và chống cạnh tranh Sau đó, Walmart tập trung vào tốc
độ, sự đổi mới với công nghệ SAP HANA, nền tảng SAP Business Intelligence của SAP để thực hiện các công việc như xử lý các hồ
sơ giao dịch của công ty Wal-mart đã sử dụng phương pháp phát triển nhanh (agile methodology) để triển khai SAP HANA nhằm thu thập dữ liệu và thông tin chi tiết ở quy mô và tốc độ nhanh chóng theo thời gian thực Wal-Mart sử dụng các khả năng xử lý dữ liệu trong bộ nhớ của Hana để thu thập dữ liệu từ các bộ phận khác nhau của doanh nghiệp với 250 triệu khách hàng một tuần, hơn 11.000 địa điểm toàn cầu, kênh TMĐT phát triển và 2,2 triệu nhân viên (Wilson, 2015)
3.2 Cửa hàng trực tuyến Amazon
Amazon.com được thành lập năm 1995, phát triển từ cửa hàng sách lớn nhất thế giới thành cửa hàng trực tuyến lớn nhất thế giới với doanh thu đạt 177,9 tỷ đô la năm 2017 (Statista, 2018) Hiện tại, Amazon.com được xếp hạng số một về bán lẻ trên mạng, giá trị lớn nhất mà Amazon.com đem lại cho khách hàng đó là cung cấp nhiều chủng loại sản phẩm nhất và giao dịch thuận tiện nhất (Laudon, 2017)
i) Amazon sớm đầu tư mạnh cho hệ thống ERP: Giữa năm 2001
và 2003, Amazon đã đầu tư 300.000$ vào việc xây dựng các trung tâm phân phối mới và trang bị phần mềm cho hệ thống thông tin (Laudon, 2016) Amazon sử dụng hệ thống thông tin để nâng cao lợi nhuận và nâng cao lợi thế cạnh tranh Hệ thống thông tin của Amazon bao gồm cả ERP, SCM (quản trị chuỗi cung ứng), CRM (quản trị quan hệ khách hàng)
ii) Amazon lựa chọn hệ thống ERP của Oracle: Bao gồm hệ cơ sở
dữ liệu da-terabyte tích hợp tất cả các thông tin liên quan đến đơn đặt hàng của khách hàng như lịch sử mua hàng, lô hàng sản phẩm
Trang 7và hóa đơn, do đó cho phép sắp xếp các quá trình thực hiện đơn hàng Hệ thống ERP tự động hóa các bước của quá trình này bằng cách lấy đơn đặt hàng của khách hàng và xử lý chúng thành các hoá đơn, cho phép Amazon đẩy nhanh quá trình thực hiện đơn hàng, cải thiện khả năng hiển thị theo dõi đơn hàng và giảm bớt lỗi trong quá trình phân phối
iii) Amazon trở thành nhà cung cấp dịch vụ nền tảng cho giải pháp ERP: Amazon.com là trường hợp điển hình trong ngành công
nghiệp bán lẻ khi triển khai thành công ERP và cung cấp dịch vụ Amazon Web Services (AWS) - một dịch vụ cung cấp nền tảng cơ
sở hạ tầng trên web có khả năng cung cấp các giải pháp điện toán đám mây ERP cho các khách hàng trên toàn thế giới Ngay cả Infor
là một trong 4 nhà cung cấp ERP hàng đầu thế giới cũng chọn sử dụng dịch vụ của AWS Vì Amazon vận hành một mạng lưới khổng
lồ của các trung tâm dữ liệu nằm trên toàn cầu, nên các ứng dụng
có thể được triển khai từ các trung tâm dữ liệu gần nhất với vị trí của khách hàng
3.3 Chuỗi trung tâm thương mại Nordstrom
Nordstrom được sáng lập năm 1901, hiện là một trong những trung tâm thương mại cao cấp hàng đầu nước Mỹ Nhiều chuyên gia phân tích trong ngành bán lẻ cho biết Nordstrom đã đặc biệt thành công trong chiến lược hoàn thiện dịch vụ khách hàng Nordstrom cũng áp dụng các công nghệ hiện đại để nhân viên
có thể truy cập nhà kho tại mọi điểm cũng như sử dụng bán lẻ đa kênh (Omni-chanel Retail - OCR) để phục vụ khách hàng được tốt nhất (Oracle, 2015)
i) Nordstrom sử dụng giải pháp ERP của Oracle: Nhằm thực hiện
quản lý hoạt động bán lẻ, quản lý hàng tồn kho, Nordstrom hướng tới sử dụng các phiên bản mới nhất của các giải pháp bán lẻ Oracle trên phạm vi toàn công ty để hỗ trợ hoạt động quản lý tại tất cả các
Trang 8cửa hàng Nhà bán lẻ này đã triển khai một bộ phần mềm tích hợp các ứng dụng để hỗ trợ các hoạt động cốt lõi bán hàng, giá cả và hàng tồn kho lưu trữ bao gồm cả Oracle Retail Merchandising System, Oracle Retail Price Management, Oracle Retail Trade Management
và Oracle Retail Invoice Matching (Oracle, 2015) Trong số những khách hàng của Oracle, Nordstrom đã được ghi nhận là đơn vị tiên phong trong ngành công nghiệp bán lẻ và cộng đồng đầu tư thành công trong việc ứng dụng giải pháp ERP Việc sử dụng công nghệ quản lý bán hàng trong các cửa hàng và website trực tuyến cho phép Nordstrom cung cấp trải nghiệm và dịch vụ tốt nhất cho khách hàng, cho phép khách hàng cá nhân hóa các sản phẩm và mua sắm
dễ dàng trên hệ thống của mình Hướng tới các thế hệ tiếp theo của giải pháp ERP do Oracle cung cấp cho nhà bán lẻ, Nordstrom có thể cập nhật mà vẫn giữ được các tính năng và chức năng mới nhất của các ứng dụng mà không cần thay đổi mã tùy chỉnh, cho phép Nordstrom để thiết lập một đường dẫn nâng cấp đó làm giảm tổng chi phí cho hệ thống CNTT
ii) Nordstrom nâng cấp hệ thống ERP cho chiến lược mở rộng ra toàn cầu: Nordstrom đánh giá đầy đủ và hiểu các tính năng và chức năng
mới tại một cửa hàng trước khi áp dụng tại các cửa hàng còn lại của hãng Khi nhà bán lẻ này ứng dụng các giải pháp của Oracle ở quy
mô trên toàn doanh nghiệp, hãng có thể tận dụng lợi thế các tính năng mới, hiệu suất và cải tiến chức năng trong giải pháp Oracle bán lẻ Oracle cam kết tiếp tục cung cấp cho Nordstrom các giải pháp mới nhất để cho phép phân phối hàng hóa tới mọi nơi trong chiến lược mở rộng ra toàn cầu của hãng bán lẻ
3.4 Đánh giá việc triển khai hệ thống ERP tại một số doanh nghiệp bán lẻ Hoa Kỳ
Để đánh giá việc triển khai hệ thống ERP tại 3 doanh nghiệp bán lẻ Hoa Kỳ nêu trên, nhóm tác giả tổng hợp ở Bảng 1
Trang 9Bảng 1 Đánh giá việc triển khai hệ thống ERP tại Walmart, Amazon và Nordstrom
Cách thức
triển khai ERP
Ban đầu tự xây dựng hệ thống Retail Link
Mua giải pháp ERP của Oracle
Mua giải pháp của Oracle
Cách thức phát
triển hệ thống
Mua giải pháp ERP của SAP:
SAP HANA SAP Business Intelligence
Phát triển Amazon Web Services (AWS) cung cấp nền tảng ERP cloud cho các doanh nghiệp khác
Triển khai các module như: Oracle Retail Merchandising System, Oracle Retail Price Management, Oracle Retail Trade Management, và Oracle Retail Invoice Matching
Nhà cung cấp và
giải pháp ERP
Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp
Những phân tích trên đây chỉ là 3 ví dụ trong số các doanh nghiệp bán lẻ tại Hoa Kỳ ứng dụng ERP thành công Các điển hình khác có thể kể đến như Macy’s, Kohl’s, Perry Ellis, Forever 21, 7-Eleven ứng dụng thành công giải pháp của Oracle; hay các tên tuổi như Recreational Equipment Inc (REI), Discount Tire, Brooks Brothers, Brookshire Grocery Company, Harry & David, Nebraska Book Company Inc ứng dụng thành công giải pháp ERP của SAP Ngoài những doanh nghiệp bán lẻ có quy mô lớn kể trên, cũng
có những doanh nghiệp bán lẻ với chỉ vài chục nhân viên cũng tiến hành triển khai và ứng dụng các giải pháp ERP thành công như Christopher Lena Shirt Co (Ponte Atlantico, Inc.) với 12 nhân viên và sử dụng giải pháp SAP Business One Cloud, Butcher & Packer Supply Company với 21 nhân viên và sử dụng giải pháp SAP Business One Dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp vừa
và nhỏ đã kể trên, các doanh nghiệp bán lẻ tại Hoa Kỳ đã có kinh nghiệp ứng dụng thành công hệ thống ERP trong nhiều năm Các giải pháp mà doanh nghiệp lựa chọn thường được cung cấp bởi các hãng hàng đầu thế giới về giải pháp ERP là Oracle và SAP
Trang 10Những lợi ích và hạn chế của việc ứng dụng hệ thống ERP tại các doanh nghiệp bán lẻ tại Hoa Kỳ có thể tổng kết lại như sau:
(i) Một số lợi ích khi triển khai ứng dụng ERP
- Năng suất lao động: Năng suất lao động tăng do các dữ liệu,
thông tin đầu vào chỉ cần nhập vào hệ thống một lần và được chia
sẻ trên toàn hệ thống Các báo cáo được thiết lập nhanh hơn và chính xác hơn Từ đó, doanh nghiệp bán lẻ có khả năng quản lý và kiểm soát thống nhất và hiệu quả hơn các hạn mức về tồn kho, công
nợ, chi phí, thu, chi Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các nguồn lực như nhân công, tài chính, đầu tư… để kinh doanh hiệu quả nhất
- Chia sẻ thông tin: Hệ thống thông tin tích hợp, quản lý tập
trung, cho phép người sử dụng truy cập kịp thời các thông tin cần thiết, đặc biệt các nhà quản lý sẽ có thông tin kịp thời để ra các quyết định chính xác hơn
- Tiêu chuẩn hóa các hoạt động bán hàng: Việc triển khai ứng
dụng ERP đồng nghĩa với việc chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuẩn, chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn toàn cầu, từ đó góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu doanh nghiệp Việc chuẩn hóa được thực hiện do các phần mềm ERP thường được viết trên các quy trình chuẩn, tích lũy những kinh nghiệm tốt nhất của các doanh nghiệp đã triển khai thành công trong quá trình áp dụng trong từng lĩnh vực
(ii) Một số hạn chế của việc triển khai ứng dụng hệ thống ERP
Có thể tốn kém hơn nhiều so với các gói giải pháp đơn lẻ Chi phí chuyển đổi lớn cộng thêm chi phí hỗ trợ, duy trì và nâng cấp khiến tổng chi phí cho ERP thường rất cao so với ước tính ban đầu Khi doanh nghiệp bán lẻ triển khai ERP mà không thuê một bên thứ
ba giàu kinh nghiệm, họ hạn chế mức độ lợi ích thực hiện và làm giảm lợi nhuận trên vốn đầu tư (ROI) tiềm năng (Panorama, 2018)
