KHÁI LUẬN VỀ TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

KHÁI NIỆM TÁI LẬP DOANH NGHIỆP Theo Michael Hammer và James Champy 1993: “Tái lập là sự tái tư duy lại một cách cơ bản, triệt để và từ đầu đối các quy trình hoạt động kinh doanh, để đạt

BÀI 3 KHÁI LUẬN

VỀ TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

Giảng viên: ThS Dương Công Doanh

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

1

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG

Thư từ, bưu phẩm và ngành bưu chính

Khi có nhu cầu chuyển thư, bưu phẩm, khách hàng đem đến bưu cục gần nhất và làm thủ

tục chuyển đến nơi họ cần chuyển Các công việc diễn ra ở bưu cục gần nhất và làm thủ

tục chuyển đến nơi họ cần chuyển đến Các công việc diễn ra ở bưu cục là các công việc

mà nhân viên bưu chính vẫn làm suốt hàng trăm năm qua: dán tem hoặc đóng gói bưu

phẩm, cân, đóng dấu bưu cục và chuyển đến thùng thư (nơi để thư) hoặc nơi để bưu

phẩm Nhân viên bưu cục sở tại làm các công việc như phân loại thư, bưu phẩm chuyển

trong nước hay quốc tế, trong hay ngoài tỉnh,… Đến thời gian đã quy định nào đó trong

ngày, sẽ có thư đến lấy thư từ bưu cục nhỏ chuyển về bưu cục trung tâm của Tỉnh (thành

phố) Ở đây, các nhân viên bưu cục trung tâm nhận được rất nhiều thư từ, bưu phẩm nhiều

nơi chuyển về Tại đây, họ lại tiến hành các công việc muôn thủa: phân loại xem thư nào,

bưu phẩm nào chuyển ra ngoài nước; thư nào, bưu phẩm nào chuyển đi tỉnh nào Sau

khoảng thời gian lao động vất vả, họ sẽ phân được các nhóm thư từ, bưu phẩm cần

chuyển đi các nước hoặc các tỉnh

2

tự quy trình trên Sau đó đến xã (phường) và đến tay người nhận.

Quá trình trên có thay đổi trong hàng trăm năm qua: sự đổi mới của ngành bưu điện chỉ tậptrung làm sao để quá trình phân loại thư từ, bưu phẩm diễn ra nhanh chóng hơn Các giảipháp đưa ra nhằm nâng cao năng suất lao động phân loại thư từ, hay sử dụng máy móc đểphân loại nhờ mã hóa các vùng,… Các giải pháp trên có tác dụng cải tiến tình hình, nângcao năng suất, rút ngắn thời gian vận chuyển Nhưng nhìn chung, sự cải thiện là khôngđáng kể, thư từ vẫn chuyển lòng vòng; dừng lại chờ phân loại vẫn hiển nhiên tồn tại docách tổ chức cố hữu của ngành bưu chính

Liệu có cách làm nào khác hay không?

MỤC TIÊU

• Nắm được hạn chế cơ bản của mô hình tổ chức doanh nghiệp hiện nay và

việc tái lập nó

• Hiểu được bản chất của tái lập doanh nghiệp, sự cần thiết, đặc trưng và các

trường hợp của tái lập doanh nghiệp

• Nắm được các đặc trưng cơ bản của quản trị kinh doanh hiện đại trong sự đối

lập với cách quản trị truyền thống

• Am hiểu các kỹ năng tái lập doanh nghiệp và mô hình tổ chức doanh nghiệp

sau tái tập

4

NỘI DUNG

Khái niệm và bản chất của tái lập doanh nghiệp

Sự cần thiết phải tái lập doanh nghiệp

Các đặc trưng của tái lập doanh nghiệp

Các trường hợp tái lập doanh nghiệp

5

1 KHÁI NIỆM VÀ BẢN CHẤT CỦA TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

1.2 Bản chất của tái lập doanh nghiệp

1.1 Khái niệm tái lập doanh nghiệp

6

1.1 KHÁI NIỆM TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

Theo Michael Hammer và James Champy (1993):

“Tái lập là sự tái tư duy lại một cách cơ bản, triệt để

và từ đầu đối các quy trình hoạt động kinh doanh, để

đạt được sự cải thiện vượt bậc đối với các chỉ tiêu

quan trọng nhất của mỗi doanh nghiệp là giá cả, chất

lượng, sự phục vụ và nhanh chóng.”

7

1.1 KHÁI NIỆM TÁI LẬP DOANH NGHIỆP (tiếp theo)

8

1.1 KHÁI NIỆM TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

Tóm lại, có một số điểm quan trọng về tái lập cần phải ghi nhớ, đó là:

• Tái lập là sự thay đổi triệt để các quy trình làm việc cũ và thiết ra các quy trình hoàn toànmới, tập trung tối đa vào khách hàng

• Tái lập có thể làm giảm chi phí đáng kể và định lại giá cho các sản phẩm dịch vụ mộtcách hợp lý hơn, cuối cùng là làm tăng lợi nhuận ròng và giữ cho mức tăng trưởng bềnvững qua năm tháng

• Kết quả của tái lập là tạo ra một doanh nghiệp thực sự mới trên thương trường, tràn đầysinh lực, với khả năng cạnh tranh vượt xa chính họ trước đây

9

1.2 BẢN CHẤT CỦA TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

• Tái lập doanh nghiệp không phải giống như tự động hóa

• Tái lập doanh nghiệp không phải là cơ cấu lại tổ chức hoặc cắt giảm quy mô Đó chỉ lànhững từ mỹ miều thay cho sự cắt giảm năng lực sản xuất cho phù hợp với năng lựchiện tại đang giảm đi

• Tái lập kinh doanh không phải là tổ chức lại, giảm bớt cấp trung gian, hoặc san bằng tổchức, dù rằng trong thực tế nó có thể tạo ra một tổ chức bằng phẳng hơn

• Tái lập không phải là cải thiện chất lượng, quản lý chất lượng toàn bộ (TQM) hay bất cứbiểu hiện nào của phong trào cải tiến chất lượng hiện nay

10

1.2 BẢN CHẤT CỦA TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

→ Tái lập doanh nghiệp bản chất là sự bắt đầu lại với một tờ giấy trắng, bác bỏ những

nhận thức đương thời và những giả thuyết đã được chấp nhận trong quá khứ

→ Tái lập là phát minh ra những cách tiếp cận mới đối với cấu trúc quy trình khác với trước

đây Về cơ bản, tái lập là đảo ngược cuộc cách mạng công nghiệp Tái lập bác bỏ những

giả thuyết cố hữu trong khuôn mẫu công nghiệp của Adam Smith và W.F Taylor, đó là

phân công lao động, kinh tế theo quy mô sản xuất, chỉ huy theo cấp bậc

11

2 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

Các nguyên lý phân công lao động theo kiểu chuyên môn hóa, chia nhỏ công việc thời

Adam Smith, W.F Taylor đã trở lên lỗi thời, không còn phù hợp với cách thức phục vụ và

làm tăng giá trị khách hàng trong thế giới cạnh tranh ngày nay

→ Ngày nay các doanh nghiệp cần tổ chức làm việc theo quá trình – cách làm mà các

doanh nghiệp tiên phong đã biết áp dụng và thành công

12

3 CÁC ĐẶC TRƯNG CỦA TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

13

3.1 TÁI LẬP KHÔNG PHẢI LÀ SỰ ĐỔI TÊN

• Điều đầu tiên cần chú ý là ở đặc điểm tái lập doanh nghiệp không đơn giản chỉ là sự đổi

tên doanh nghiệp đó

• Sẽ là tái lập doanh nghiệp nếu không đổi tên đơn thuần mà là không cần đổi tên, hoặc

kèm theo sự đổi tên phải làm thay đổi bản chất hoạt động phục vụ khách hàng của

doanh nghiệp Để thay đổi hoạt động phục vụ khách hàng, làm tăng giá trị mà khách

hàng mong muốn doanh nghiệp cần thay đổi cả quá trình phục vụ họ Nếu quá trình

phục vụ khách hàng được thiết kế theo quan điểm truyền thống theo kiểu W.F Taylor

thì sẽ phải dẫn tới sự thiết kế lại

14

3.2 TÁI LẬP KHÔNG PHẢI SỰ THAY ĐỔI VỤN VẶT

• Tái lập doanh nghiệp không phải là sự cải tiến, hoàn thiện, đổi mới hoạt động kinh

doanh của doanh nghiệp

• Tái lập doanh nghiệp là sự thay đổi một cách căn bản, thay đổi từ nhận thức về quản trị

doanh nghiệp – không chấp nhận phương thức quản trị đã ăn sâu vào tiềm thức như là

một thứ đã “hoàn hảo”

• Tái lập doanh nghiệp là sự thay đổi tận gốc dễ Điều này có nghĩa là đi vào giải quyết

các vấn đề cơ sở: xem xét lại các giả định, các quy tắc vốn có và thay đổi nó, thiết kế

lại từ đầu những quá trình, những công việc mà người ta vẫn tưởng rằng đã tốt rồi

• Tái lập doanh nghiệp là sự đảo ngược cuộc cách mạng công nghiệp Tái lập doanh

nghiệp bác bỏ các giải thuyết cố hữu trong khuôn mẫu công nghiệp cũng như các hệ

quả khác của nền kinh tế phát triển ở giai đoạn thế kỷ 19, 20 Tái lập doanh nghiệp là

sự tìm kiếm mô hình tổ chức làm việc mới, là sự bắt đầu mới

15

3.3 ĐỂ TÁI LẬP, CẦN TÁI TẠO QUÁ TRÌNH

Tái lập doanh nghiệp là sự tìm kiếm, thiết kế các quá

trình đơn giản, không tuân thủ các nguyên tắc phân chia

công việc theo kiểu chuyên môn hóa và chia cắt quá

trình Trên cơ sở đơn giản hóa quá trình mới có thể dẫn

đến đáp ứng cầu của người tiêu dùng với chất lượng,

cách phục vụ, tính linh hoạt cao và giá cả rẻ

16

3.3 ĐỂ TÁI LẬP, CẦN TÁI TẠO QUÁ TRÌNH

Tái tạo quá trình kinh doanh từ phức tạp đến đơn giản mang các đặc trưng cơ bản sau:

• Thứ nhất, từ nhiều công việc gộp thành một việc

• Thứ hai, tính đa dạng của các quá trình, các quá trình cũ dựa trên cơ sở chuyên mônhóa lao động nên đã tìm mọi cách để tiêu chuẩn hóa các quá trình và vì thế thường làphải nhóm các quá trình gần giống nhau lại để hình thành các quá trình đã “tiêu chuẩnhóa”, làm giảm số quá trình so với thực tế Theo cách này, quy mô của các quá trìnhmới cũng thường nhỏ hơn các quá trình truyền thống

• Thứ ba, tính tự nhiên của các quá trình Mọi quá trình đều diễn ra theo trật tự tự nhiêncủa chúng Trong mỗi quá trình, việc nào làm trước, việc nào làm sau là điều đươngnhiên không cần bàn cãi và cần thiết được tôn trọng

• Thứ tư, công việc được thực hiện tại nơi thích hợp nhất Với các công việc, nhiệm vụ

mà bản thân nó là một quá trình thì doanh nghiệp cần phân tích, đánh giá, lựa chọn vàquyết định nên hay không nên đảm nhận một nhiệm vụ nào đó

• Thứ năm, trao quyền chủ động giải quyết công việc cho người đảm nhận công việc

17

3.4 QUẢN TRỊ THEO QUÁ TRÌNH

18

Phương thức quản trị theo quá trình có những đặc trưng

cơ bản sau đây:

• Thành lập các nhóm (đội) công tác quá trình;

• Quyền tự chủ của các đội công tác quá trình và

người lao động;

• Thay đổi các công việc đào tạo, quan hệ lao động,

thù lao lao động, đề bạt;

• Thay đổi cơ cấu tổ chức;

• Vai trò của các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp

3.4 QUẢN TRỊ THEO QUÁ TRÌNH

19

• Thành lập các nhóm (đội) công tác quá trình

Để quản trị theo quá trình, các doanh nghiệp phải xoá bỏ cơ cấu tổ chức truyền thống,

hình thành các đội công tác quá trình Mỗi đội công tác quá trình là một nhóm các

nhân viên chuyên môn cùng làm việc với nhau để thực hiện toàn bộ quá trình đã được

hình thành

• Quyền tự chủ của các đội công tác quá trình và người lao động

Chuyển sang quản trị theo quá trình, do các đội công tác quá trình có trách nhiệm hoàn

thành toàn bộ quá trình nên họ phải có quyền hạn cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ

đó Vì vậy, trong quản trị theo quá trình thì việc uỷ quyền cho các đội công tác quá trình

là hoàn toàn cần thiết Trong từng đội công tác quá trình, từng nhân viên không phải chỉ

có quyền chủ động mà còn được khuyến khích giao dịch, suy nghĩ, phân tích và tự

quyết định đối với công việc của mình

3.4 QUẢN TRỊ THEO QUÁ TRÌNH

• Thay đổi các công việc đào tạo, quan hệ lao động, thù lao lao động, đề bạt

Tại các doanh nghiệp đã tái lập, nhân viên đặt lòng tin vào những điều dưới đây:

 Khách hàng chứ không phải “ông chủ” doanh nghiệp là người trả lương;

 Mọi công việc trong doanh nghiệp đều thiết yếu và quan trọng;

 Mỗi người đều thuộc về đồng đội: cùng nhau chia sẻ thành bại;

 Có mặt tại nơi làm việc không có nghĩa là hoàn thành công việc;

 Không có sự thoái thác mà là sự chấp nhận và xử lý tốt công việc;

 Không ngừng học tập là điều kiện sinh tồn của mỗi người

20

3.4 QUẢN TRỊ THEO QUÁ TRÌNH (tiếp theo)

21

• Thay đổi cơ cấu tổ chức

Quản trị theo quá trình trên cơ sở hình thành các quá

trình độc lập, gắn với khách hàng và có mục tiêu làm

tăng giá trị khách hàng Toàn bộ hoạt động của mỗi quá

trình là công việc của một đội nên việc quản trị quá trình

trở thành nhiệm vụ của chính các đội quá trình đó Như

vậy, việc “phối hợp” hoạt động chủ yếu thực hiện tại nội

bộ từng quá trình chứ không phải là công việc đồ sộ của

các cấp quản trị doanh nghiệp Chính điều này đòi hỏi và

cho phép loại bỏ kiểu tổ chức theo chiều dọc và hình

thành cơ cấu tổ chức theo chiều ngang

3.4 QUẢN TRỊ THEO QUÁ TRÌNH

22

• Vai trò của các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp

Dù tái lập vẫn có các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp Việc làm bằng phẳng cơ cấu

tổ chức chỉ làm cho họ gần với khách hàng và nhân viên của họ hơn Vì vậy, các nhàquản trị điều hành phải là người lãnh đạo, có thể gây ảnh hưởng và tạo niềm tin chonhân viên bằng chính lời nói và hành động của mình Mặc dù không kiểm soát trực tiếpnhững người thực hiện công việc song các nhà quản trị điều hành doanh nghiệp vẫn phải

có trách nhiệm với toàn bộ đối với kết quả hoạt động của các quá trình công ty

Hình 1: Mô hình quản trị theo quá trình

Quản trị điều hành

Các quá trình Khách hàng

• Các doanh nghiệp tình hình chưa đến mức

lâm vào khó khăn

• Các doanh nghiệp đang ở thời kỳ hưng thịnh

4 CÁC TRƯỜNG HỢP TÁI LẬP DOANH NGHIỆP (tiếp theo)

24

• Các doanh nghiệp đang gặp khó khăn nghiêm trọng

Đây là các doanh nghiệp đang ở giai đoạn không còn khả năng đáp ứng được yêu cầu,

khả năng thích ứng kém với sự biến động của thị trường và môi trường kinh doanh Họ

đang gặp phải những khó khăn nghiêm trọng và không còn sự lựa chọn nào khác: hoặc

phải tái lập, hoặc sẽ phá sản Các doanh nghiệp thuộc loại này trước hết là các doanh

nghiệp đang thực hiện quản trị theo kiểu truyền thống Các tiêu chí đánh giá năng lực

cạnh tranh, khả năng chiếm lĩnh thị trường, kết quả và hiệu quả kinh doanh đều ở mức

độ rất thấp Thực trạng ở các doanh nghiệp này cho thấy nếu không có các thay đổi về

cơ bản thì tình hình không thể cải thiện được

4 CÁC TRƯỜNG HỢP TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

• Các doanh nghiệp tình hình chưa đến mức lâm vào khó khăn

Mặc dù các doanh nghiệp loại này chưa đến mức lâm vào khó khăn nhưng các nhà lãnhđạo đã nhìn thấy trước những khó khăn có thể sẽ đến với doanh nghiệp nếu cứ duy trìhoạt động như cũ Với các doanh nghiệp loại này, nếu chưa tái lập doanh nghiệp thì tìnhhình cũng chưa chắc đã rơi vào tình trạng xấu nhưng nếu chủ động tái lập sẽ duy trì và

có thể cải thiện vị trí trên thị trường Vì vậy, việc tái tập phụ thuộc nhiều vào quan điểm,tầm nhìn của lãnh đạo doanh nghiệp

25

4 CÁC TRƯỜNG HỢP TÁI LẬP DOANH NGHIỆP

26

• Các doanh nghiệp đang ở thời kỳ hưng thịnh

Đây là các doanh nghiệp hoàn toàn không có vấn đề, không gặp bất kỳ khó khăn nàotrước mắt cũng như trong tương lai gần Tuy nhiên, những người lãnh đạo doanhnghiệp có tầm nhìn xa, có tham vọng và là những người mạnh bạo, Họ chủ động tái lậpnhằm tạo ra sự sống mới cho doanh nghiệp, đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ sức tiếptục phát triển trong thị trường và môi trường kinh doanh đầy biến động

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Sau khi phân tích hoạt động chuyển thư từ, báo chí, của ngành bưu chính bạn có thể suynghĩ cụ thể về cách thức tổ chức và quản trị ở các doanh nghiệp nước ta hiện nay Cáchthức tổ chức đó đều có đặc trưng xuất xứ từ ý tưởng của Adam Smith và W.F Taylor

Việc thực hiện một đơn hàng ở bất cứ doanh nghiệp nào cũng bắt đầu khi khách hàng đưađơn và kết thúc khi hàng đã được chuyên giao cho khách hàng, không kể các khâu trunggian Thông thường thì quá trình này có đến một hoặc hơn một chục bước do những nhânviên ở các bộ phận khác nhau đảm nhận Một người nào đó ở bộ phận giao dịch kháchhàng nhận được đơn đặt hàng, ghi vào sổ và kiểm tra Rồi đơn hàng được chuyển đến bộphận tài vụ, tại đó, một nhân viên khác sẽ kiểm tra tín nhiệm tài chính của khách hàng Thếrồi đơn hàng được chuyển đến bộ phận kiểm tra kho hàng,… Quá trình đó còn rất nhiềucông đoạn nữa và khá phức tạp, nhưng khi xem xét dưới góc độ phân công lao độngchuyên môn hóa thì nó vẫn có những ưu điểm nhất định: trước tiên, doanh nghiệp khôngcần thuê những người có bằng cấp để tiến hành công việc, mỗi người liên quan đến quátrình đều có trách nhiệm cụ thể để thực hiện công việc đơn giản Thứ hai là mọi ngườitrong quá trình đều chịu trách nhiệm thông qua một chuỗi chỉ huy quan liêu

27

vị nào chịu trách nhiệm về việc đó.

Quy trình làm việc như vậy rất dễ sai sót vì một việc chung nhưng có nhiều người tham gia

xử lý riêng rẽ Vì có quá nhiều khâu trung gian, trong ví dụ này có đến 9 khâu, thậm chínhiều hơn Nếu chỉ khắc phục từng khâu của quá trình trên thì không thể giải quyết đượcvấn đề, sẽ là sai lầm nếu muốn cải thiện tình hình bằng cách khắc phục từng khâu của quátrình Khắc phục từng khâu của quá trình chỉ cải thiện được công việc ở từng khâu đó màkhông thể thay đổi được cả quá trình Cách làm đó, thực chất chỉ kéo dài tình trạng phục vụkhách hàng kém hiệu quả mà thôi

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Chuyên môn hóa trong lao động có nghĩa là:

A quản trị theo quá trình

B phân chia nhỏ các công việc thành các công việc cụ thể

C hiện đại, đáp ứng được yêu cầu

D thay đổi dần dần từng bộ phận của doanh nghiệp

Trả lời:

• Đúng Đáp án đúng là: B phân chia nhỏ các công việc thành các công việc cụ thể.

• Giải thích: Chuyên môn hóa có xuất xứ từ ý tưởng của Adam Smith, mà gần hơn là

quan điểm tổ chức lao động của W.F Taylor Cách tổ chức hoạt động của các doanh

nghiệp này dựa trên cơ sở thừa nhận ưu điểm của chuyên môn hóa công việc, chia

nhỏ công việc thành các công việc cụ thể khác nhau và trên cơ sở đó mà đào tạo và bố

trí lao động theo hướng chuyên môn hóa

30