Soạn thảo văn bản với MS Word

Tạo một th mục mới để sao lu văn bản - Nháy chuột vào biểu tợng NEW FOLDER - Nhập tên th mục vào hộp NAME và chọn OK 5.. + Tabs: Dữ liệu của bảng sẽ đợc tách bởi các Tabs+ Comas: Dữ liệu

Phần II : Soạn thảo văn bản với MS WORD

I Khởi động chơng trình WORD

* Có các cách sau:

- Vào Start\ Programs\ Microsoft Word

- Nháy kép vào biểu tợng Microsoft Word.lnk trên màn hình

II Màn hình soạn thảo Word

III Đóng, mở, lu văn bản

1 Mở và soạn thảo một tài liệu mới

- Vào FILE\NEW

- ấn CTRL + N

- Nháy vào biểu tợng

2 Mở một tài liệu đã có sãn

- Vào FILE\OPEN

- ấn CTRL\O

- Nháy vào biểu tợng

3 Ghi lại một tài liệu

- Vào FILE\SAVE

- ấn CTRL +S

- Chọn biểu tợng

4 Tạo một th mục mới để sao lu văn bản

- Nháy chuột vào biểu tợng NEW FOLDER

- Nhập tên th mục vào hộp NAME và chọn OK

5 Luân chuyển giữa các cửa sổ của các tài kiệu khác nhau

- Vào WINDOW trên thanh thực đơn

6 Đóng các cửa sổ WORD

- Vào FILE\CLOSE

- ấn CTRL+F4

- ấn vào dấu X thứ 2 bên góc phải màn hình

7 Thoát khỏi WINWORD

- Vào FILE\EXIT

- - ấn vào dấu X thứ nhất bên góc phải màn hình

- Chọn vào YES để ghi lại trớc khi thoát khỏi WINDOW

- Chọn vào NO là không ghi lại và thoát khỏi

Định dạng văn bản (tiếp)

10 Chuyển dữ liệu từ bảng sang văn bản và ng ợc lại

* Chuyển dữ liệu từ bảng sang văn bản

- Chọn bảng muốn chuyển

- Chọn Table\ Convert\ Table to Text

- Chọn một lựa chọn thích hợp:

+ Paragraph marks: Dữ liệu của bảng sẽ chuyển thành một đoạn văn

5

10

15

20

25

30

35

40

45

+ Tabs: Dữ liệu của bảng sẽ đợc tách bởi các Tabs

+ Comas: Dữ liệu trong ô sẽ đợc tách bởi dấu “,”

+ Other: Dữ liệu trong ô tách bởi dấu đợc quy định trong ô

VD:

* Chuyển đổi dữ liệu từ văn bản thành bảng

- Chọn văn bản muốn chuyển đổi

- Chọn Table\ Convert\ Text to Table

- Chọn một lựa chọn thích hợp

+ Paragraph: Mỗi đoạn văn là một hàng trong văn bản

+ Tabs: Khi đánh văn bản sử dụng Tab thì khoảng cách giữa các tab là một cột trong bảng

+ Commas: Chi đánh văn bản sử dụng dấu phẩy “,” thì khoảng cách giữa các dấu phẩy là một cột trong bảng

+ Other: Nhập ký tự phân cách bất kỳ cho cột trong bảng

11 Định dạng văn bản dạng cột

- Vào Format\ Columm

Để chuyển đổi nhập dữ liệu giữa các cột ta nhấn tổ hợp phím CTRL+SHIFT+ENTER

12 Tạo nền cho văn bản

- Vào Format\ Backgroud

13 Chuyển đổi chữ hoa, chữ th ờng

- Bôi đen đoạn văn bản

- Vào Format\ Change Case

+ Sentence case: Chữ đầu dòng, sau dấu chấm tự động viết hoa

+ Lowercase: Tất cả trở thành chữ thờng

+ UPPERCASE: Tất cả thành chữ in

+ Title Case: Chữ đầu tiên của từ thành chữ in

+ tOGGLE cASE: Chữa đầu tiên của từ thành chữ thờng

14 Định dạng chữ đầu tiên cho đoạn văn

- Bôi đen dữ liệu định dạng

- Chọn Format\ Drop Cap

+ None: Chế độ bình thờng

+ Dropper: Chữ cái đầu tiên to năm trong lề

+ In Margin: Chữ cái đầu tiên to năm ngoài lề

+ Font: Chọn kiể phông chữ

50

55

60

65

70

75

80

+ Lines to Drop: Chọn độ lớn của ký tự đầu đoạn

+ Distance from text: Khoảng cách từ chữ cái

đầu đoạn đến phần còn lại của đoạn

15 Định dạng bằng Format Paint

* Cho phép định dạng các ký tự có cùng một kiểu định dạng

- Chọn vùng văn bản muốn sao chép định dạng

- Chọn biểu tợng Format Paint

- Quét vào đoạn văn bản muốn áp dụng định dạng

- Khi kết thúc nháy chuột trái vào biểu tợng này để trở vế chế độ bình thờng

16 Sử dụng phím Tab để định dạng

* Trong MS Word có 4 kiểu định dạng Tabs Trên thanh thớc kẻ

- Nháy chuột vào để thay đổi Tab: Tab trái

Tab trung tâm

Tab phải

Tab thập phân

* Sử dụng Tab để tạo các dòng kẻ

+ Vào Fomat\Tabs

- Gõ độ dài của Tab vào ô Tab Stop Position

- Chọn kiểu Tab trong ô Leader

- Kích chuột trái vào Set\ Ok

17 Tìm kiếm và thay thế

* Tìm kiếm

- Vào Edit\Find

- Muốn tìm tiếp ấn chuột trái vào hộp Find Next

* Thay thế

85

90

95

100

105

110

115

120

- Vào Edit\Replace

+ Gõ cụm từ cần sửa vào ô Find What

+ Gõ cụm từ thay thế vào ô Replace With

+ Nhấn Replace : Tìm và hỏi xem có thay thế không

+ Nhấn Replace All: Thay thế tất cả các cụm từ tìm thấy

+ Nhấn File Next: Bỏ qua không thay thế

18 Căn chỉnh lề văn bản

- Vào File\ Page Setup

 ý nghĩa các lựa chọn trong hộp thoại Page Setup nh sau:

* Top Lề trên

* Bottom Lề dới

* Left Lề trái

* Right Lề phải

* Header Tiêu đề đầu

* Footer Tiêu đề cuối

* Paper size: Chọn khổ giấy

(Thờng chọn khổ giấy A4)

* Orientation: Thay đổi chế đội in

đứng hay in ngang

5: Tạo bảng biểu

1 Tạo bảng: có 2 cách

Cách 1: Sử dụng trên thanh công cụ

+ Đa con trỏ đến vị trí kẻ bảng

+ Nhấn chuột vào biểu tợng Insert Table trên thanh công cụ, ta giữ chuột và rê xuống chọn số dòng, số cột thả chuột để tạo bảng

Cách 2: Để tạo một dữ liệu theo kiểu bảng tính Table \ Insert \ Table hộp thoại hiện ra:

Các chức năng trong hộp thoại:

Number of Columns: Số cột của bảng

Number of Row: Sốdòng của bảng

Auto: Đặt chế độ bình thờng, nếu muốn thay đổi thì ấn vào 2 mũi tên hoặc đánh trực tiếp số vào để lựa chọn chỉ số thích hợp sau đó chọn OK

2 Thao tác với bảng:

- Chuyển đổi qua lại giữa các ô: Dùng phím Tab hoặc 4 phím điều khiển con trỏ

- Con trỏ sẽ tự nhảy xuống dòng khi đánh quá chữ quy định trong 1 ô

- Các thao tác di chuyển con trỏ:

Tab: Chuyển con trỏ đến ô kế tiếp

Shift + Tab: Lùi lại ô đằng sau

Alt + Home: Đến ô đầu tiên của dòng hiện tại

Alt + End: Đến ô cuối cùng của dòng hiện tại

125

130

135

140

145

150

155

Alt + Page Up: Lên ô đầu tiên của cột.

Alt + Page Down: Xuống ô cuối cùng của cột

- Muốn bôi đen cả bảng tính ta dùng tổ hợp phím Ctrl + A (hoặc rê chuột từ đầu bảng tính cho đến cuối)

- Muốn bôi đen một đoạn ta dùng Shift cùng với các mũi tên

-3 Hiệu chỉnh bảng:

-Thêm dòng: Đặt con trỏ tại vị trí dòng cần thêm Table \ Insert\ Rows

-Xoá dòng: Chọn hàng cần xoá (Bôi đen), sau đó chọn Table \ Delete \ Rows

-Thêm \ xoá cột: Bôi đen cột cần thêm \ xoá Table \ Insert (Delete) Columns

+ Columns to the Left: Chèn một cột vào phía bên trái

+ Columns to the Right: Chèn một cột vào phía bên phải

+ Rows Above: Chèn 1 dòng phía trên

+ Rows Below: Chèn một dòng phía dới

- Xoá dữ liệu trong bảng: Bôi đen vùng dữ liệu cần xoá, nhấn phím Delete

4 Nhập và tách ô trong bảng:

* Nhập các ô thành 1 ô

+ Đánh dấu các ô cần nhập

+ Thực hiện Table \ Merge cell: Vùng bôi đen các ô sẽ trở thành một ô

* Tách 1 ô thành các ô

+ Đánh dấu ô cần tách

+ Thực hiện Table\ Split Cells: Chia ô hiện tại ra làm nhiều phần

5 Thay đổi h ớng văn bản

- Chọn ô cần chỉnh hớng

- Chọn Format\ Text Direction

- Chọn hớng văn bản trong vùng Orientation

VD:

6 Căn chỉnh bảng biểu

- Giống nh căn chỉnh văn bản

7 Thay đổi kiểu đ ờng viền cho bảng

- Chọn các ô hoặc toàn bảng cần thay đổi

- Chọn Format\ Border and Shading

- Chọn thẻ Border

- Chọn đờng viền cho bảng trong mục Setting

8 Chọn mầu nền cho ô

- Trong hộp thoại Border and Shading

160

165

170

175

180

185

190

195

- Chọn màu trong hộp Fill trong thẻ Shading

9 Sắp xếp dữ liệu trong bảng

Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếp

- Vào Table\ Sort

+ Sort by: Chọn cột cần sắp thứ nhất

+ Then by: Điều kiện phụ sắp xếp thứ 2, 3

+ Type: Kiểu dữ liệu sắp xếp

+ Ascending: Sắp xếp tăng dần

+ Descending: Sắp xếp giảm dần

+ Chọn OK

10 Tính toán trong bảng

* Quy tắc tính: = Tên hàm(đối số)

* Cách tính:

- Nhập dữ liệu vào ô

- Vào Table\ Formuler

- Chọn hàm cần tính

* Các hàm thờng dùng

+ Hàm tính tổng: SUM

+ Hàm tính trung bình: AVERAGE

+ Tính tích các số: PRODUCT

+ Tính giá trị lớn nhất, nhỏ nhất: MAX, MIN

6: Sử dụng công cụ vẽ và tạo chữ nghệ thuật

1 Sử dụng công cụ vẽ

* Cách hiển thị thanh công cụ vẽ

- Vào View\ ToolBars \ Drawing

* Sử dụng AutoShapes

- Đa con trỏ vào bảng AutoShaps để lựa chọn

- Muốn cho chữ vào trong hình ta nhấn chuột phải vào hình đó chọn Add Text

2 Tạo chữ nghệ thuật

- Đặt con trỏ vào vị trí cần chèn

- Chọn Insert\ Picture\ Word Art

- Chọn kiểu thích hợp, chọn OK

- Xóa chữ Your text here

200

205

210

215

220

225

230

235

240

- Chän ph«ng ch÷ VNtime trong hép Font gâ ch÷ cÇn t¹o nghÖ thuËt \ OK

VD:

250

255

260