BƯỚC ĐẦU SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

- C3: Kích vào biểu tượng Word trên thanh Office Toolbar Màn hình Word có dạng như sau: * Chức năng một số thanh công cụ: - Thanh tiêu đề Title bar: dòng đầu tiên ghi rõ tên văn bản hiệ

I BƯỚC ĐẦU SOẠN THẢO VĂN BẢN VỚI MICROSOFT WORD

- C2: Kích vào biểu tượng Word trên Desktop, hoặc trên thanh Taskbar

- C3: Kích vào biểu tượng Word trên thanh Office Toolbar

Màn hình Word có dạng như sau:

* Chức năng một số thanh công cụ:

- Thanh tiêu đề (Title bar): dòng đầu tiên ghi rõ tên văn bản hiện hành và các nút Min, Max(Restore), nút Close

- Thanh menu (Menu bar): nằm dưới thanh tiêu đề chứa các lệnh chính của Microsoft Word, baogồm:

+ File: nhóm lệnh xử lý tập tin

+ Edit: nhóm lệnh dùng để cập nhật văn bản

+ View: nhóm lệnh dùng để ấn định chế độ hiển thị văn bản, bật/tắt thanh công cụ

+ Insert: nhóm lệnh dùng để chèn các đối tượng vào văn bản

+ Format: nhóm lệnh dùng để định dạng đối tượng (hình ảnh, văn bản…)

+ Tools: nhóm công cụ hỗ trợ

+ Table: nhóm lệnh xử lý bảng biểu

+ Windows: nhóm lệnh liên quan đến cửa sổ làm việc

+ Help: hướng dẫn sử dụng

- Thanh công cụ chuẩn (Standard): giúp thực hiện lệnh nhanh, bao gồm các nút: New, Open,Save, Print, Cut, Copy, Paste, Undo, Redo,…

- Thanh định dạng (Formatting): dùng để định dạng nhanh văn bản như: Font, Size, Style,Alignment, Color…

- Thanh công cụ vẽ (Drawing): cung cấp các công cụ vẽ hình, tạo chữ nghệ thuật, định dạng màuchữ…

- Thanh thước (Ruler): dùng để kiểm soát các lề, điểm dừng của các Tab

- Thanh cuộn (Scroll Bar): dùng để xem những phần bị che khuất

- Thanh trạng thái (Status bar): nằm ở cuối màn hình ghi rõ vị trí con trỏ, số trang, số section(phân đoạn)…

* Có 2 loại con trỏ: con trỏ text (văn bản: |) và con trỏ chuột (I)

* Bật/tắt thanh công cụ (Standard, Formatting, Drawing…)

Thực hiện: View → Toolbars → [chọn thanh công cụ tương ứng]

* Bật/tắt thanh thước (Ruler)

Thực hiện: View → Ruler

* Bật tắt thanh cuộn

Thực hiện: Tools → Options → trên hộp thoại chọn thẻ View, click chọn:

Horizontal Scroll bar (thanh cuộn ngang)

Vertical Scroll bar (thanh cuộn dọc)

2 Nhập văn bản tiếng Việt

a/ Cách gõ dấu tiếng Việt

Chạy chương trình gõ tiếng việt như Vietkey hoặc Unikey…

Chọn kiểu gõ

- Kiểu gõ Telex

- Kiểu gõ VNI

* Một số Font tương ứng với bảng mã :

- Những dấu cách 1 ký tự trắng:

+ Sau các dấu: chấm phẩy (;), chấm (.), phẩy (,), đóng ngoặc tròn ()), đóng ngoặc vuông (]), đóngngoặc nhọn (}), chấm than (!), chấm hỏi (?), ba chấm (…), đóng ngoặc kép (”), đóng ngoặc đơn (’)… + Trước các dấu: mở ngoặc tròn ((), mở ngoặc vuông ([), mở ngoặc nhọn ({), mở ngoặc kép (“),

+ Giữa ký hiệu và con số

+ Trước và sau dấu gạch giữa (_)

c/ Một số quy định khi nhập văn bản

- Vùng soạn thảo văn bản: dùng để nhập văn bản Khi nhập văn bản nếu có từ vượt quá lề phải thìWord sẽ tự động xuống dòng

- Khi nhập hết một đoạn văn bản nhấn phím Enter để xuống dòng

- Thụt vào đầu dòng một đoạn: nhấn phím Tab

- Xoá văn bản phía trước con trỏ (|): nhấn phím BackSpace, xóa văn bản phía sau con trỏ: nhấnphím Delete

- Di chuyển đến cuối dòng văn bản: nhấn phím End

- Di chuyển về đầu dòng VB: nhấn phím Home

- Di chuyển sang trái, sang phải 1 từ, lên trên, xuống dưới 1 dòng: phím →, ←, ↑, ↓

- Ngắt trang: Ctrl + Enter

-Xuống dòng nhưng chưa muốn kết thúc đoạn: Shift + Enter

- Chuyển chữ thường sang chữ hoa hoặc ngược lại: Caps Lock (có thể sử dụng cách khác bằng cáchnhấn giữ phím Shift trong khi nhấn các phím chữ cái)

- Đối với các phím có 2 chức năng: giữ phím Shift và nhấn phím sẽ có tác dụng cho chức năng bêntrên Ví dụ: để hiển thị dấu lớn (>): Shift + ,, để hiển thị dấu ?: Shift + /,

- Di chuyển con trỏ đến cuối dòng văn bản: End

- Di chuyển con trỏ đến đầu dòng văn bản: Home

3 Sửa chữa văn bản

a/ Chọn khối

* Đánh dấu khối bằng chuột

- Đưa con trỏ đến vị trí đầu khối, bấm giữ phím trái, giữ và rê chuột đến vị trí cuối khối, thả taybấm

- Đánh dấu một từ: Click đôi chuột vào từ đó

- Đánh dấu dòng như một khối: đặt chuột ngoài dòng văn bản, phía bên trái, click chuột một lần

- Đánh dấu đoạn hiện thời như một khối: đặt chuột ngoài đoạn văn bản, phía trái, click đôi chuộtvào dòng bất kỳ của đoạn đó

* Đánh dấu bằng phím

- Đưa con trỏ text đến vị trí đầu khối, bấm giữ phím Shift và di chuyển con trỏ (sử dụng các phím

end, home, các phím mũi tên)đến vị trí cuối khối

b/ Thao tác trên khối văn bản

* Cut (cắt): Xoá khối văn bản và sao chép khối văn bản vào trong vùng nhớ lưu trữ tạm thời Thực

hiện: Edit → Cut (Ctrl + X) (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn)

* Copy (sao chép): Sao chép khối văn bản hiện thời vào trong vùng nhớ tạm thời Thực hiện: Edit

→ Copy (Ctrl + C) (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn)

* Paste (dán khối): Đưa nội dung từ vùng nhớ lưu trữ tạm thời vào vị trí con trỏ Thực hiện Edit →

Paste (Ctrl + V) (hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn

4 Lưu trữ và mở văn bản

a/ Mở văn bản

- New: tạo tập tin văn bản mới

+ Thực hiện: File → New (Ctrl + N)

+ Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn

- Open: mở tập tin văn bản đã tồn tại

+ File → Open (Ctrl + O)

+ Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn

b/ Lưu trữ văn bản

- Save: lưu tập tin văn bản hiện hành

+ Thực hiện: File → Save (Ctrl + S)

+ Hoặc kích vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn

- Save as: lưu tập tin văn bản với tên khác ở thư mục khác

+ File → Save as

Khi Save lần đầu tiên và Save as sẽ xuất hiện hộp thoại:

5 Thoát khỏi Word

* Đóng tập tin

- Chọn File → Close (Ctrl + F4)

* Đóng chương trình soạn thảo

- Chọn File → Exit (Alt + F4)

- Hoặc kích vào biểu tượng ở góc trên bên phải của thanh tiêu đề

II THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN

- Bôi đen khối văn bản cần định dạng

- Trên Menu chọn Format → Font → chọn thẻ Font Hộp thoại Font có dạng:

Small caps: chữ hoa nhỏ

All caps: chữ hoa lớn

Định dạng đoạn có tác dụng cả đoạn văn bản

- Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng

- Thực hiện: Format → Paragraph

* Chọn thẻ Indents and Spacing

Hộp thoại Paragraph có dạng:

- Alignment: thiết lập thuộc tính cho lề

+ Left: canh đều bên trái

+ Right: canh đều bên phải

+ Centered: canh giữa

+ Justified: canh đều 2 bên

- Left: thiết lập khoảng cách của đoạn so với lề trái của trang

- Right: thiết lập khoảng cách của đoạn so với lề phải của trang

- Special: dùng định dạng cho hàng đầu tiên, dòng sau dòng đầu tiên thụt vào bên trong

+ None: cách lề theo quy định của Left và Right

+ First line: dòng đầu tiên của đoạn cách lề trái một khoảng xác định bởi By

+ Hanging: không phải dòng đầu tiên của đoạn cách lề trái một khoảng xác định bởi By

- Before: khoảng cách trước đoạn

- After: khoảng cách sau đoạn

- Line spacing: khoảng cách giữa các dòng trong đoạn

* Thẻ Line and Page Breaks: các tính năng dùng để ngắt (hoặc không ngắt) dòng (hoặc trang)

II THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN

Ch3.II

Ch3.II.4 Ch3.II.2

3 Kẻ đường biên và tạo màu nền cho khối văn bản

Định dạng cho một số từ, đoạn hoặc trang văn bản

- Bôi đen đoạn văn bản cần kẻ đường biên

- Thực hiện: Format → Borders and Shading…

* Thẻ Boders:

- Setting: chọn mẫu đường biên

- Style: chọn kiểu đường biên

- Color: màu đường biên

- Width: độ dày đường biên

- Apply to:

+ Paragraph: đường biên bao quanh đoạn văn bản

+ Text: đường biên bao quanh dòng văn bản

- Preview: hiển thị thay đổi

- Nhấn OK để thiết lập định dạng

* Thẻ Shading: dùng để đổ màu nền cho khối văn bản

* Thẻ Page Border: định dạng khung viền trang toàn trang văn bản

Các mục Setting, Preview, : có chức năng tương tự như thẻ Border

- Style: chọn đường viền khung

- Color: chọn màu đường viền khung

- Width: nét to/nhỏ cho đường viền đã chọn ở mục Style

- Art: chọn mẫu đường viền hoa văn đã thiết kế sẵn

- Options: mở hộp thoại Border and Shading Options để điều chỉnh khung viền

+ Margin: Khoảng cách giữa đường viền khung và văn bản Gồm: Top (trên), Bottom (dưới),Left (trái), Right (phải)

+ Measure from: thiết lập theo 2 dạng:

@ Text: khung viền hiển thị sát giới hạn lề của trang

@ Edge of page: khung viền hiển thị gần đường biên ngoài của trang

II THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN

- Tab stop position: xác định vị trí Tab theo thước

- Alignment: xác định dữ liệu nhập vào

+ Left: canh trái văn bản từ vị trí Tab

+ Right: canh phải văn bản từ vị trí Tab

+ Center: canh giữa văn bản từ vị trí Tab

+ Decemal: canh theo dấu chấm thập phân

+ Bar: gạch đứng tại Tab stop

- Leader: xác định dạng thể hiện khi nhấn Tab

1: None 2: 3: - 4:

- Nhấn Set để thiết lập Tab

- Nhấn OK để thực hiện

- Nhấn Clear/Clear All: Xoá Tab

* Chú ý: có thể định dạng Tab nhanh từ thước ngang (Ruler)

II THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN

Ch3.II

Ch3.II.6 Ch3.II.4

5 Định dạng chữ cái lớn đầu đoạn

Tạo chữ hoa thả xuống nằm trên nhiều dòng ở đầu mỗi đoạn gọi là định dạng Drop Cap

- Di chuyển đến đoạn văn bản cần tạo chữ lớn

- Thực hiện: Format → Drop Cap

Chú ý: Mỗi một đoạn chỉ tạo được một Drop Cap

II THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN

Ch3.II

Ch3.II.7 Ch3.II.5

6 Định dạng danh sách khoản mục dạng ký hiệu và số thứ tự

Có thể xác định các ký hiệu đặc biệt ở đầu dòng hay các đánh các số thứ tự hoặc ký ký tự Alphabe

ở đầu các đoạn gọi là định dạng danh sách khoản mục Các bước thực hiện:

- Di chuyển đến đoạn (hoặc bôi đen đoạn)

- Format → Bullets and Numbering

* Thẻ Bulleted: chọn các ký hiệu đặc biệt trong danh sách liệt kê sẵn 8 dạng ký hiệu Để điều chỉnhhiển thị của Bulleted kích chọn Customize Trên hộp thoại Customize kích chọn:

- Character: thay đổi ký tự

- Picture: thay ký tự dạng hình ảnh

- Bullet position: vị trí bắt đầu của Bullet tính từ biên trái

- Text position: vị trí bắt đầu của văn bản xuất hiện sau Bullet

* Thẻ Numbered: định dạng số thứ tự, chữ cái trong danh sách liệt kê sẵn 8 dạng ký hiệu Để điềuchỉnh hiển thị của Numbered kích chọn Customize Trên hộp thoại Customize kích chọn:

- Number Style: định dạng hiển thị dạng số, hoặc chữ cái

- Start at: ký hiệu bắt đầu

- Number position: vị trí bắt đầu của Numbert

- Text position: vị trí bắt đầu của văn bản xuất hiện sau Number

* Thẻ Outline Numbered: định dạng các cấp khoản mục Thao tác tương tự như Number

Chú ý: Khi tạo Bullets hoặc Number, mỗi khi nhấn Enter, Word tự động tạo một Bullet hay

Number cho đoạn mới Để huỷ chế độ tự động này nhấn nút Bullets ( ) hay Number ( ) trên thanhđịnh dạng

II THAO TÁC VỚI KHỐI VĂN BẢN

Ch3.II

Ch3.II.8 Ch3.II.6

7 Chia cột cho đoạn văn bản

Để định dạng văn bản thành nhiều cột giống như trang trí trên báo chí ta thực hiện như sau:

- Nhập đoạn văn bản cần chia cột

- Thực hiện: Format → Columns

Trên hộp thoại Column xác định các thành phần:

- Preset: xác định số cột chia

+ Two: chia hai

+ Three: chia ba

+ Left/Right: chia 2 cột không bằng nhau

- Number of Columns: nhập số cột (khi nhiều hơn 3)

- Width and Spacing: xác định độ rộng của cột và khoảng cách giữa các cột

- Line between: quy định đường kẻ giữa các cột

- Equal Column width: quy định các có cột bằng nhau không

Có thể thực hiện chia cột bằng cách: sử dụng nút công cụ Columns trên thanh công cụ

Chú ý 1:

- Khi bôi đen văn bản để chia cột, chỉ bôi vừa đủ đoạn văn bản không nên thừa khoảng trắng cuối,

vì như thế các cột chia sẽ không đều nhau

- Khi chia cột thấy các cột không bằng nhau có thể khắc phục bằng cách thực hiện theo các bướcsau:

+ Đặt con trỏ tại vị trí cuối cùng của cột cần chia đều

+ Thực hiện: Insert → Break

Thực hiện: Edit → Replace (Ctrl + H)

+ Find what: Nhập từ cần thay thế (từ cũ)

+ Replace with: Nhập từ sẽ thay thế mới

+ Nhấn Find next: tìm từ cũ đầu tiên (tiếp tục)

+ Nhấn Replace: thay thế tuần tự

+ Nhấn Replace All: thay thế tất cả

- Enter [vị trí] number: xác định vị trí cụ thể của con trỏ sẽ di chuyển đến

- Nhấn Next: để di chuyển con trỏ đến vị trí tiếp theo

- Nhấn Previous: để di chuyển con trỏ về vị trí trước đó

III SỬ DỤNG CÔNG CỤ SOẠN THẢO ĐẶC BIỆT

Đưa con trỏ đến vị trí cần chèn ký tự

C1: Double click vào ký tự cần chèn

C2: Click ký tự cần chèn, nhấn nút Insert

- Font:: chọn mẫu ký tự để chèn như: (Wingdings, Symbol…)

- Autocorect: tìm từ thay thế cho ký tự cần chèn.

- Shortcut Key: đặt phím tắt cho ký tự

Ví dụ: Ctrl + D → &

- Insert: thực hiện chèn ký tự

- Cancel: bỏ qua thao tác

III SỬ DỤNG CÔNG CỤ SOẠN THẢO ĐẶC BIỆT

Các công cụ hỗ trợ:

Tô màu cho đối tượng:

Vẽ đường viền cho đối tượng:

Thay đổi màu Text:

Thay đổi kiểu đường viền đậm nhạt:

Thay đổi kiểu đường đứt nét:

Thay đổi hướng cho đường có hướng:

Tạo bóng đổ Shading cho đối tượng:

Tạo khối 3-D cho đối tượng:

Chú ý: Nhập văn bản vào hình vẽ bằng cách Click phải vào hình cần nhập văn bản trên menu chọn Add Text

III SỬ DỤNG CÔNG CỤ SOẠN THẢO ĐẶC BIỆT

Ch3.III

Ch3.III.4 Ch3.III.2

3 Chèn hình ảnh

Thực hiện: Insert → Picture → Clip Art…

Hoặc Click vào biểu tượng trên thanh công cụ

Hộp thoại Clip Art như hình bên dưới:

Go: Tìm nhanh tất cả các hình có trong Clip Art

Search for: Nhập chủ đề Clip Art hoặc tên tập tin ảnh

Organize clip:: Tìm ảnh theo chủ đề

Khung hiển thị hình:click chọn hình cần chèn

Nếu không sử dụng Clip Art ta có thể chèn hình tuỳ ý:Insert → Picture → From File…

Look in: Chọn đến tập tin hình ảnh.

Khung hiển thị hình: click chọn hình cần chèn

Insert: Đồng ý chèn hình (Hoặc có thể Double click vào hình cần chèn)

- Sau khi chèn hình xong, định dạng hình như sau:

+ Click chuột vào đối tượng Khi đó đối tượng xuất hiện các nút hình vuông màu đen (hoặctrắng) bao quanh đường viền đối tượng

+ Sau đó thực hiện: Format → Objects (có thể là Picture, WordArt, Text box…)

Hộp thoại xuất hiện như sau:

Chọn thẻ Layout

- Wrapping Style: chọn kiểu hiển thị

+ In line with text: nằm giữa hai văn

- Horizontal Alignment: chọn vị trí xuất

hiện đối tượng

+ Left: đối tượng xuất hiện bên trái văn bản

+ Center: đối tượng xuất hiện ở giữa văn bản

+ Right: đối tượng xuất hiện bên phải văn bản

+ Other: vị trí bất kỳ trong văn bản

III SỬ DỤNG CÔNG CỤ SOẠN THẢO ĐẶC BIỆT

Ch3.III.5 Ch3.III.3

4 Tạo công thức toán học

- Để tạo các công thức toán học như: phân số, căn, dấu tích phân… Word có hỗ trợ công cụ tạocông thức toán học

- Thực hiện: Insert → Object → Microsoft Equation 3.0

- Nhập công thức vào hộp nhập

- Chọn các dạng công thức toán học trên thanh công cụ Equation

- Sau khi nhập xong công thức Click chuột ra ngoài hộp nhập để kết thúc

- Double click vào hộp nhập để sửa đổi

III SỬ DỤNG CÔNG CỤ SOẠN THẢO ĐẶC BIỆT

Ch3.III

Ch3.III.4

5 Tạo chữ nghệ thuật

- Thực hiện: Insert → Picture → WordArt

- Trong hộp thoại WordArt Gallery, chọn mẫu chữ, Click OK

- Trong hộp thoại Edit WordArt

Sửa đổi WordArt

- Click vào đối tượng, xuất hiện thanh WordArt (hoặc thực hiện View → Toolbars → WordArt)

- Chức năng các nút trên thanh công cụ WordArt từ trái sang:

+ Insert WordArt: mở hộp thoại WordArt Gallery

+ Edit Text: mở hộp thoại Edit WordArt Text

+ WordArt Gallery: giống Insert WordArt

+ Format WordArt: định dạng WordArt (định dạng giống định dạng Picture)

+ WordArt Shape: hiển thị mẫu thiết kế sẵn

C1: Giữ phím Shift trong khi chọn các đối tượng

C2: Dùng biểu tượng mũi tên ( ) trên thanh công cụ Drawing để kéo chọn các đối tượng

- Nhóm các đối tượng:

+ Chọn các đối tượng cần nhóm

+ Click chọn nút Draw trên thanh Drawing, trên menu chọn Group để nhóm, chọn

Ungroup để huỷ nhóm, chọn Rotate or Flip để quay đối tượng…

- Xoá đối tượng: chọn đối tượng, nhấn Delete

- Di chuyển đối tượng: Click chuột vào đối tượng, bấm giữ phím trái và di chuyển chuột đến vị trí

- Đặt con trỏ văn bản đến nơi cần tạo bảng

- Thực hiện Table → Insert → Table (hoặc chọn biểu tượng Table trên thanh công cụ)

- Trong hộp thoại Insert Table