Bài giảng Chương 4: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word

Bài giảng Chương 4: Soạn thảo văn bản với Microsoft Word sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách tạo mới, lưu, đóng và mở file word; các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản; định dạng văn bản; chia cột, tạo bảng trong Word; chèn hình, textbox và công thức; mục lục cho tài liệu; trộn thư (Mail Merge); định dạng tiêu đề trang văn bản và in ấn.

CH ƯƠ NG 4: SO N TH O VĂN  Ạ Ả

B N V i Microsoft  Ả ớ Word

• MS.  Word  là  ph n  m m  so n  th o  văn  b n  m nh,  ầ ề ạ ả ả ạ

n m trong b  công c  văn phòng c a hãng Microsoft ằ ộ ụ ủ

• M t s  phiên b n Microsoft Office:  ộ ố ả Office 97, 

• Word là m t cách g i t t c a t   ộ ọ ắ ủ ừ Wordprocessor 

1 Gi i thi u chung ớ ệ Thanh 

tiêu đề

Thước 

d cọ

Thanh  menu Thanh công c  chu nụ ẩ

2. Cách t o m i,l u,đóng và m  bài ạ ớ ư ở

• T o  file  m i ạ ớ :  File  New  ho c  nh p  chu t  vào  bi u  ặ ấ ộ ể

t ượ ng  New () trên thanh công c  chu n ụ ẩ

• L u file ư  : File  Save ho c nh p chu t vào bi u t ng  ặ ấ ộ ể ượ

Save () trên thanh công c  chu n, ch n đ ng d n  ụ ẩ ọ ườ ẫ

đ n th  m c l u tr , và đ t tên t p tin ế ư ụ ư ữ ặ ậ

• M   file  cũ ở  :  File  Open  ho c  nh p  chu t  vào  bi u  ặ ấ ộ ể

t ượ ng  Open () trên thanh công c  chu n, ch n đ ng  ụ ẩ ọ ườ

d n, và ch n tên t p tin mu n m ẫ ọ ậ ố ở

• Đóng file đang mở  : File  Close ho c nh p vào d u  ặ ấ ấ

    góc trên bên ph i c a tài li u đó.  ở ả ủ ệ

3. Các thao tác so n th o c  b n ạ ả ơ ả

• Đ  gõ đ ể ượ c ti ng Vi t, máy tính ph i có: ế ệ ả

– B  gõ ti ng Vi t : Vietkey, Unikey, VietWareộ ế ệ

– Phông ch  h  tr  ti ng Vi t: VNI, ABC, Unicodeữ ỗ ợ ế ệ

(xem ph n h ng gõ ti ng vi t ầ ướ ế ệ )

• Di chuy n con tr  trong Word :  ể ỏ

– Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDown

– K t h p các phím trên v i phím Ctrlế ợ ớ

– Dùng thanh cu n d c và ngangộ ọ

Home Tr  v  nhanh v  trí đ u dòng hi n t iở ề ị ầ ệ ạ

End T i v  nhanh v  trí cu i dòng hi n t iớ ề ị ố ệ ạ

Ctrl + Home T i nhanh v  trí đ u tài li uớ ị ầ ệ

Ctrl + End T i nhanh vi trí cu i tài tài li uớ ố ệ

Page Up Lên m t c a s  màn hìnhộ ử ổ

3. Các thao tác so n th o c  b n ạ ả ơ ả

• Ch  đ  chèn, đè ế ộ  : 

( nh n nút  ấ Insert  đ  chuy n ch  đ ) ể ể ế ộ

– Insert (chèn): ch  gõ vào s  đ y các ký t  ra sau.ữ ẽ ẩ ự

– Overwrite (đè): ch  gõ vào s  đè và xóa ký t  đang cóữ ẽ ự

• Quét kh i văn b n :  ố ả

– Kéo rê chu t t  đ u đ n cu i vùng ch n.ộ ừ ấ ế ố ọ

– S  d ng phím ử ụ Shift + các phím di chuy n đ  quét kh i.ể ể ố– S   d ng  phím ử ụ Alt  +  kéo  rê  chu t  đ   quét  kh i  theo ộ ể ốchi u d c.ề ọ

3. Các thao tác so n th o c   ạ ả ơ

ĐỂ MỞ RỘNG VÙNG CHỌN HÃY NHẤN PHÍM HAY TỔ HỢP PHÍM

Một ký tự trước điểm chèn Shift + 

Một ký tự sau điểm chèn Shift + 

Lên một dòng Shift + 

Xuống một dòng Shift + 

Một từ trước điểm chèn Shift + Ctrl + 

Một từ sau điểm chèn Shift + Ctrl + 

Lên một đoạn Shift + Ctrl + 

Xuống một đoạn Shift + Ctrl + 

Tới vị trí đầu một dòng Shift + Home

Tới vị trí cuối một dòng Shift + End

Về vị trí đầu tài liệu Shift + Ctrl + Home

Về vị trí cuối tài liệu Shift + Ctrl + End

3. Các thao tác so n th o c  b n ạ ả ơ ả

Một từ Double Click vào từ

Một câu Ấn giữ Ctrl trong khi Click vào giữa câu

Một dòng Click con trỏ chuột đầu dòng

Một vài dòng Click chọn dòng rồi kéo rê chuột xuống hoặc lên

Một đoạn Click 3 lần trong đoạn hoặc Double Click đầu dòng của

đoạn Toàn bộ tài liệu Nhấn Ctrl + A hoặc giữ Ctrl và Click đầu một dòng hoặc

Click 3 lần ở đầu một dòng

3. Các thao tác so n th o c  b n ạ ả ơ ả

• Sao chép, di chuy n  ể

– Sao chép: quét kh i, ố Edit/Copy (Ctrl C) đ  sao chép, đ n ể ế

ch  m i, ỗ ớ Edit/Paste (Ctrl V) đ  dán ra. Có th  dán nhi u ể ể ề

l n.ầ

– Di chuy n ể  : quét kh i, ố Edit/Cut (Ctrl X) đ  c t vào b  nh , ể ắ ộ ớ

đ n ch  m i, ế ỗ ớ Edit/Paste (Ctrl V) đ  dán ra.ể

• Xoá d  li u ữ ệ  : có th  quét kh i đ  xóa nhi u ký t ể ố ể ề ự

– Delete : xóa ký t  phía sau con tr ự ỏ

– BackSpace : xóa ký t  phía trự ước con tr ỏ

3. Các thao tác so n th o c  b n ạ ả ơ ả

Xóa ký t  sau đi m chènự ể Delete

Xóa m t t  sau đi m chènộ ừ ể Ctrl + Delete

Xóa ký t  trự ước đi m chènể Backspace

Xóa m t t  trộ ừ ước đi m chènể Ctrl + Backspace

Chèn m t dòng tr ng và qua đo n m iộ ố ạ ớ Enter

Đ y nhóm ch , ký t  sang ph i m t ký ẩ ữ ự ả ộ

Kéo nhóm ch  qua tráiữ Delete ho c BackSpaceặ

Kéo dòng ch    dữ ở ưới lên m t dòngộ Đ a con tr  v  đ u dòng, nh n BackSpaceư ỏ ề ầ ấ

Khôi ph c thao tác đã làm trụ ước đó Nh n Ctrl + Z ho c Click bi u tấ ặ ể ượng Undo

• Kh  gi y:A4 ổ ấ

• Ph m vi áp d ng ạ ụ

3 Thao tác đ nh d ng c  b n  ị ạ ơ ả

Đ nh d ng trang gi y ị ạ ấ

Canh văn b n theo chi u d c c a trang  ả ề ọ ủ

*Sau các d u này ph i có kho ng tr ng  ấ ả ả ắ

(n u có ký t  ti p theo sau đó ế ự ế )

2 Khi ch  n m trong  ữ ằ các c p d u ngo c đ n, ngo c kép, nháy đ n, nháy  ặ ấ ặ ơ ặ ơ

kép. Sau d u m  và tr ấ ở ướ c d u đóng ph i không có kho ng tr ng.  ấ ả ả ắ

Nguyên t c trong so n th o văn b n ắ ạ ả ả

không cách tr ướ c, cách sau

"Hôm qua là quá kh  Ngày mai là t ứ ươ ng lai. Ch  có hôm nay là hi n t i,  ỉ ệ ạ

"Hôm qua là quá kh  Ngày mai là t ứ ươ ng lai. Ch  có hôm nay là hi n t i,  ỉ ệ ạ

là món quà mà cu c s ng ban t ng cho chúng ta" ộ ố ặ

là món quà mà cu c s ng ban t ng cho chúng ta" ộ ố ặ  

In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U)

Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía Màu chữ

Kích chuột vào mũi tên để chọn màu

Lưu ý: cần chọn chữ, đoạn văn bản trước khi định dạn văn bản

(none – không gạch chân)

Các hiệu ứng khác của văn

bản.

FONT

4.3.Đ nh d ng đo n: ị ạ ạ FormatParagraph

Indent and Spacing

Căn lề văn bản (Left – trái, right -

phải, center - giữa, justified – căn

đều)

Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái,

Right - tới lề phải)

First line By (dòng đầu tiên thụt

vào so với các dòng khác bao

nhiêu)

Khoảng cách tới các đoạn

trước(Before) và sau (After) là bao

nhiêu điểm (point)

Khoảng cách hai dòng liên tiếp

trong đoạn văn bản (Single – 1

4.4 Format Border and Shading

Kiểu đường viền (border)

Màu đường viền

(automatic - tự động)

Kích thước của đường viền

Các đường viền muốn có (nút

chìm) và không muốn có (nút nổi)

Hình cho phép xem trước hình

thù của bảng sẽ như thế nào

Áp dụng cho toàn bảng (table),

chữ (text),… Kích chuột vào đây để chấp nhận

Border Một số kiểu định sẵn

4.4 Format Border and Shading

• Kích chu t vào tab Shading đ  tô màu n n cho văn b n:ộ ể ề ả

Shading Chọn màu của nền (Fill)

(No Fill – không tô màu nền)

Chọn kiểu tô màu nền (style)

(No Fill – không tô màu nền)

Xem trước hình thù của bảng

sau khi tô màu nền

Kích chuột vào đây

Bullet

4.6. K  thu t  ỹ ậ Tab Stop

1 Ch n tab ọ : Click lên giao đi m c a th ể ủ ướ c 

ngang và d c ọ

2 Đ t tab ặ : Click chu t lên v  trí c n đ t tab  ộ ị ầ ặ

trên th ướ c ngang (lúc này con tr    dòng  ỏ ở nào thì dòng đó đ ượ c đ t tab) ặ

3 Đ nh d ng tab ị ạ : Format  tab

4.6. K  thu t  ỹ ậ Tab Stop

Nhập vị trí cần đặt Tab (theo đơn vị

đo đang sử dụng)

Chấp nhận vị trí Tab và các thông số

Gỡ bỏ 1 Tab stop

Gỡ bỏ tất

cả các Tab stop

Đặt dấu dẫn trước

Chọn loại Tab

Khoảng cách Default tab

1

2

3

4

5. Chia c t, t o b ng ộ ạ ả

1 Chia văn b n thành nhi u c t ả ề ộ

2 Phóng to ch  đ u đo n ữ ầ ạ

3 T o b ng trong Microsoft Word ạ ả

Ch n đo n văn b n tr ọ ạ ả ướ c khi th c hi n ự ệ

Ch n đo n văn b n tr ọ ạ ả ướ c khi th c hi n ự ệ

5.2.Phóng to ch  đ u đo n văn ữ ầ ạ

• Ch n ki u r t ch ọ ể ớ ữ

• Đ i phông ch  đ u đo n ổ ữ ầ ạ

• Ch n s  dòng r t xu ng ọ ố ớ ố

• Thay đ i kho ng cách ổ ả

Ch n đo n văn b n tr ọ ạ ả ướ c khi th c hi n ự ệ

Ch n đo n văn b n tr ọ ạ ả ướ c khi th c hi n ự ệ

Format  Drop Cap

5.3.T o b ng trong MS. Word ạ ả

• B ng (table) đ ả ượ c s  d ng đ  t  ch c trình bày d   ử ụ ể ổ ứ ữ

li u theo nhi u c t, nhi u hàng.  ệ ề ộ ề

5.3.T o b ng trong MS. Word ạ ả

• Thay  đ i  kích  th ổ ướ c  c a  hàng,  c t ủ ộ  :  di  chuy n  chu t ể ộ

đ n  các  đế ường  vi n  c a  các  ô  t i  khi  con  tr   chu t ề ủ ớ ỏ ộchuy n  thành  các  mũi  tên  hai  chi u.  B m  và  rê  chu t ể ề ấ ộtheo m t trong hai chi u mũi tên đ  đó đ  n i r ng/ thu ộ ề ể ể ớ ộ

– Columns to the Left: Chèn c t vào bên trái c t hi n t iộ ộ ệ ạ

– Columns to the Right: Chèn c t vào bên ph i c t hi n t i.ộ ả ộ ệ ạ– Rows Above: Chèn hàng vào trên hàng hi n t i.ệ ạ

– Rows Below: Chèn hàng vào dưới hàng hi n t i.ệ ạ

• Xoá : Table  Delete …

– Table: Xoá c  b ng.ả ả

– Rows: Xoá hàng hi n t i ho c các hàng đệ ạ ặ ược ch n.ọ

– Columns: Xoá c t hi n t i ho c các c t độ ệ ạ ặ ộ ược ch n.ọ

5 Chèn công th c toán h c (equation) ứ ọ

6 S p x p các m t ph ng c a đ i t ắ ế ặ ẳ ủ ố ượ ng

7 Chèn d u ng t trang, c t ấ ắ ộ

6.1.Chèn bi u t ể ượ ng

• Đi u ch nh đ i t ề ỉ ố ượ ng hình :

– Đ  chu t t i ô vuông   các góc ho c ể ộ ạ ở ặ

c nh r i kéo đ  thay đ i kích thạ ồ ể ổ ước

– Đ  chu t   gi a hình r i n m kéo đ  ể ộ ở ữ ồ ắ ể

d i ch ờ ỗ

– Nh p  chu t  ph i  ch n  Format…  đ  ấ ộ ả ọ ể

thay đ i đ nh d ng (Layout, Color…)ổ ị ạ

• Thanh công c  Drawing cho phép v  các hình kh i trong ụ ẽ ốtài li u. Nh p chu t ph i vào menu bar r i ch n Drawing ệ ấ ộ ả ồ ọ

đ  hi n th  thanh công c  Drawing nh  sau:ể ể ị ụ ư

Autoshape         Textbox   WordArt   ClipArt    Ki u nét         Bóng m ể ờ Công c  ch n  ụ ọ Màu tô   Màu nét

• Đ   chèn  hình  đ n  gi n  (ch   nh t,elíp,…),  nh p  vào ể ơ ả ữ ậ ấAutoshape, ch n hình r i rê chu t t i v  trí mu n v ọ ồ ộ ạ ị ố ẽ

• Đ   chèn  h p  văn  b n,  nh p  bi u  tể ộ ả ấ ể ượng  Textbox,  v   ra ẽmàn  hình,  r i  gõ  ch   vào.  Autoshape  có  th   bi n  thành ồ ữ ể ếtextbox b ng cách nh p chu t ph i vào hình đó, r i ch n ằ ấ ộ ả ồ ọAdd Text

­ Tight:  Ch  bám ch t v i biên c a hình ữ ặ ớ ủ

­ Behind  text:  đ i  t ố ượ ng  n m  sau  m t  ằ ặ

ph ng ch ẳ ữ

­ In front of text:  đ i t ố ượ ng n m tr ằ ướ c m t  ặ

ph ng ch ẳ ữ

Hình đ ượ c canh theo tr c hoành ụ

Trái, Gi a, Ph i, Khác ữ ả

• Ch n lo i tài li u trên c a s  tác v  (ọ ạ ệ ử ổ ụ Letters)  Next

• Ch n tài li u đ  tr n (ọ ệ ể ộ current document)  Next

• Ch n file danh sách ọ

(use an existing list, b m browse đ  ch n fileấ ể ọ )  Next

• Ch n ọ More Items đ  chèn các tr ng vào file m u ể ườ ẫ  Next

• Xem th  m t k t qu  c a vi c tr n ử ộ ế ả ủ ệ ộ  Next

Đ  tr n 1 t p tin m u (th , thi p m i,…) v i m t danh sách (khách hàng, thân  ể ộ ậ ẫ ư ệ ờ ớ ộ

h u…), ta th c hi n theo các b ữ ự ệ ướ c sau:

• Hi n th  thanh Outlining ể ị

• Đ t con tr    đo n văn b n c n đánh d u ặ ỏ ở ạ ả ầ ấ

• Ch n Level cho đo n văn b n này ọ ạ ả

Đánh d u các đo n c n đ a vào m c l c ấ ạ ầ ư ụ ụ

• Các đo n văn b n đ ạ ả ượ c thi t l p Level theo t ng c p  ế ậ ừ ấ

đ  s  đ ộ ẽ ượ c đ a vào m c l c trong b ư ụ ụ ướ c k  ti p ế ế

• Vi c  đ a  bao  nhiêu  c p  đ   vào  m c  l c  ph   thu c  ệ ư ấ ộ ụ ụ ụ ộ vào thi t l p c a b ế ậ ủ ướ c k  ti p ế ế

8 M c l c cho tài li u ụ ụ ệ

Chèn m c l c ụ ụ

Ch n s  level đ  đ a  ọ ố ể ư

vào m c l c ụ ụ

Các tài li u (đ c bi t là các cu n sách) thông th ệ ặ ệ ố ườ ng có ph n header/footer đ   ầ ể

hi n th  các thông tin ph  tr  (s  trang, ch ể ị ụ ợ ố ươ ng, m c, ) ụ

9.3.In  n ấ

• Tr ướ c khi in, c n ph i  ầ ả

– G i  ọ FilePage Setup  đ  canh ch nh gi y ể ỉ ấ

– G i  ọ FilePrint Preview  đ  xem t ng th   ể ổ ể

PH  L C – Đ C THÊM Ụ Ụ Ọ

A Gõ ti ng Vi t trong Microsoft Word ế ệ

B Các m c menu c a Microsoft Word ụ ủ

C Các t  h p phím t t c a Word ổ ợ ắ ủ

A. Gõ ti ng Vi t ế ệ

• Đ  gõ đ ể ượ c ti ng Vi t, máy tính ph i có: ế ệ ả

– B  gõ ti ng Vi t: Vietkey, Unikey, Vietware ộ ế ệ

– Phông ch  h  tr  ti ng Vi t:ữ ỗ ợ ế ệ

• VNI : VNI­Time, VNI­Helve,…

• Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,…

• Khi nào ch ng trình Vietkey đ c thi t l p    ươ ượ ế ậ ở

ch  đ  gõ ti ng Vi t ( ế ộ ế ệ ch  V màu vàng t i  ữ ạ

System tray ho c n i trên màn hình) thì m i gõ  ặ ổ ớ

đ c ti ng Vi t ượ ế ệ

A.1.Ki u gõ ti ng Vi t: Telex ể ế ệ

Gõ vào Nh n  ậ

đ ượ c

Gõ  vào Nh n 

A.2.Ki u gõ ti ng Vi t: VNI ể ế ệ

Ví d  : ụ

Trường Đ i h c ­>Tru7o72ng D9a5i ho5cạ ọ

Nguy n Văn T t ­>Nguye64n Va8n To61tễ ố

L u ý : ư

­ Các s  đố ược s  d ng là các s  n m phía trên bên tráiử ụ ố ằ

­ Mu n xóa d u v a gõ, b m phím s  0

– Save: C t văn b n vào t p.ấ ả ệ

– Save as: C t văn b n vào t p v i tên khác.ấ ả ệ ớ

– Save as Web Page… : Ghi văn b n dả ướ ại d ng HTML.

B.2.H  th ng menu Edit ệ ố

• Edit: Các l nh so n th oệ ạ ả

– Undo…: B  thao tác v a làm.ỏ ừ

– Repeat…: L p l i thao tác v a làm ặ ạ ừ

– Cut: Xoá đ i tố ượng được ch n, l u vào Clipboard.ọ ư

– Copy: Sao chép đ i tố ượng được ch n vào Clipboard.ọ

– Paste: Chuy n đ i tể ố ượng t  Clipboard ra v  trí con tr ừ ị ỏ

– Paste Special: Chuy n đ i tể ố ượng t  Clipboard ra v  trí con tr  ừ ị ỏ

theo m t ph ộ ươ ng pháp đ c bi t tu  ch n ặ ệ ỳ ọ

B.3.H  th ng menu View ệ ố

• View: Các l nh v  ch  đ  hi n th ệ ề ế ộ ể ị

– Normal: Ch  đ  hi n th  bình thế ộ ể ị ường.

– Web Layout: Ch  đ  trang web.ế ộ

– Print Layout: Ch  đ  hi n th  dế ộ ể ị ướ ại d ng trang in.

– Outline: Ch  đ  hi n th  d ng outline.ế ộ ể ị ạ

– Toolbars: Các thanh công c ụ

– Ruler: Hi n th  thể ị ước k    phía trên văn b n.ẻ ở ả

– Document Maps: Ch  đ  hi n th  ki u chế ộ ể ị ể ương m c, bên ụ

ph i là các m c l n, bên trái là n i dung văn b n.ả ụ ớ ộ ả– Header and Footer: Các dòng tiêu đ  đ u và cu i trang.ề ầ ố– Footnotes: Ghi chú   cu i trang.ở ố

– Fullscreen: Hi n th  văn b n toàn màn hình.ể ị ả

– File…: Chèn t p khác vào văn b n hi n t i.ệ ả ệ ạ

– Object…: Chèn đ i tố ượng ( nh, b ng tính, …).ả ả

– Bookmark…: Chèn ký hi u đánh d u.ệ ấ

– Hyperlink…: Chèn m t siêu liên k t.ộ ế

– Borders and Shading…: Đường vi n và bóng.ề

– Colunms…: Chia trang gi y thành nhi u c t.ấ ề ộ

– Tabs…: Đ nh các tab.ị

– Drop Cap…: Đ nh d ng ch  cái đ u tiên (phóng to) c a đo n.ị ạ ữ ầ ủ ạ – Change Case: Bi n đ i ch  hoa thành thế ổ ữ ường và ngượ ạc l i.– Background: Đ nh d ng n n.ị ạ ề

– Protect Document: B o v  các ph n văn b n.ả ệ ầ ả

– Letters and Mailings: Các ch c năng th  tín. (Mail Merge)ứ ư– Macro: Ch c năng macro.ứ

– AutoCorrect Options…: Ch c năng t  s a t  ng  gõ vào ứ ự ử ừ ữtheo quy t c (vi t t t, gõ sai,…).ắ ế ắ

– Options: Các tu  ch n cho Word.ỳ ọ

B.7.H  th ng menu Table ệ ố

• Table: Các ch c năng k  b ng ứ ẻ ả

– Draw Table: V  b ng b ng tay v i công c  bút chì.ẽ ả ằ ớ ụ

– Insert: Chèn các đ i tố ượng thu c b ng.ộ ả

– Delete: Xoá các đ i tố ượng thu c b ng.ộ ả

– Select: Ch n các đ i tọ ố ượng thu c b ng.ộ ả

B.8.H  th ng menu Window,Help ệ ố

• Windows: Các l nh v  c a s  văn b n ệ ề ử ổ ả

– New Window: M  c a s  văn b n m i ch a văn b n ở ử ổ ả ớ ứ ả

hi n th i.ệ ờ– Arrange All: B  trí các c a s  văn b n đang m ố ử ổ ả ở

– Split: Ch  đ  so n th o văn b n 2 ph n (c a s  đế ộ ạ ả ả ầ ử ổ ược chia làm 2 ph n).ầ

– Remove Split: B  ch  đ  so n th o văn b n 2 ph n.ỏ ế ộ ạ ả ả ầ

• Help: H  th ng tr  giúp c a Word ệ ố ợ ủ

– Word Help : m  màn hình giúp đ  và hở ỡ ướng d nẫ

– Assitant Help : g i nhân v t tr  giúpọ ậ ợ

– About Microsoft Word : thông tin v  phiên b n Wordề ả

• Ctrl+X: Xoá đ i tố ượng được 

H T Ế