Đề nghị các ngài xác nhận đơn đặt hàng này và xác nhận rằng các ngài có thể giao hàng vào đầu tháng 10.. Chúng tôi xin cám ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi t
Trang 1Practice 1: Translate into English.
1 Đề nghị các ngài xác nhận chấp nhận đơn đặt hàng này Sự chấp nhận này phải đến với chúng tôi không quá 14 ngày kể từ ngày ghi trên đơn đặt hàng
2 Đề nghị các ngài xác nhận đơn đặt hàng này và xác nhận rằng các ngài có thể giao hàng vào đầu tháng 10
3 Chúng tôi xin cám ơn thư chào hàng của các ngài đề ngày 1 tháng 12 và chúng tôi thấy có thể chấp nhận được những điều kiện đã nêu trong đó
4 Chúng tôi xin cám ơn mẫu hàng mà các ngài đã gửi cho chúng tôi hôm 25 tháng 12 và sẽ rất vui mừng nếu các ngài chấp nhận và thực hiện ngay đơn đặt hàng mua các loại thảm mà chúng tôi gửi kèm thư này
5 Chúng tôi xin cám ơn chào hàng của các ngài số 234 đề ngày 6 tháng 5 chào bán các loại máy nông nghiệp loại nhỏ và vui mừng đặt hàng theo các điều kiện sau đây
6 Chúng tôi cám ơn ngài đã gửi catalô và bảng giá kèm chào hàng số 72 ngày 4 tháng 8 của các ngài, nhưng rất tiếc giá của các ngài có phần cao hơn giá của những nhà cạnh tranh khác Tuy nhiên, chúng tôi hy vọng sẽ có dịp khác giao dịch làm ăn với các ngài trong tương lai
7 Đề nghị các ngài sắp xếp giao hàng ngay cho chúng tôi và tiện đây chúng tôi xin gửi các ngài chỉ dẫn chi tiết về bao bì và ký mã hiệu để các ngài chú ý
8 Xin các ngài giao hàng theo đúng ngày đã ghi trong đơn đặt hàng của chúng tôi và chúng tôi sẽ không nhận hàng sau ngày 31 tháng 12 vì lúc đó không còn thời vụ bán hàng trên thị trường của chúng tôi nữa
9 Chúng tôi cần ba bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng máy Một trong ba
bộ sẽ phải được gửi bằng máy bay cho chúng tôi trước để dịch sang Tiếng Việt cho những người tiêu dùng trong nước; hai bản còn lại sẽ được gửi theo hàng
10.Chúng tôi thấy những máy móc này sẽ phải được bảo hành trong vòng 24 tháng kể từ ngày giao hàng và sáu tháng kể từ ngày sử dụng
11.Chúng tôi muốn thanh toán bằng hối phiếu định kỳ 60 ngày và sẽ vui mừng nếu các ngài đồng ý
12.Cảm ơn thư của các ngài đề ngày … và chúng tôi sẽ vui mừng nếu các ngài đồng ý ký phát hối phiếu đình kỳ 30 ngày cho chúng tôi, theo phương thức chấp nhận đổi chứng từ
Practice 2: Translate into English
Kính thưa Ông Crane
Chuyến máy kéo vạn năng đầu tiên CT860 của các ngài đã bán rất chạy ngay tuần đầu khi hàng đến đây và bây giờ chúng tôi xin đặt hàng cố định theo các điều kiện như sau:
1 Tên hàng: Máy kéo vạn năng kiểu CT860
Trang 22 Số lượng: 30 chiếc
3 Quy cách phẩm chất: Theo Catalô số 4/88 và bản thuyết minh kỹ thuật gửi kèm với chào hàng số 67 đề ngày 2 tháng 3 năm 20 của các ngài
4 Giá mỗi chiếc CIF cảng Sài Gòn Thành phố Hồ Chí Minh kể cả bao bì là 2.200 đô la Mỹ, tổng số là 66.000 đô la Mỹ
5 Giao hàng: Hai chuyến; chuyến thứ nhất 10 chiếc giao trong tháng 8 năm 20 , và chuyến thư hai 20 chiếc giao trong tháng 12 năm 20
6 Bao bì: Theo tập quán xuất khẩu thích hợp với việc vận chuyển xa bằng đường biển
7 Ký mã hiệu: Mỗi kiện được ghi ở hai bên đối diện nhau, chữ không dưới 5cm chiều cao, bằng sơn không phai, như sau:
Đơn hàng số TD44/50
Người gửi hàng: Export Tractor Co Ltd
Người nhận hàng: Tổng Công ty Nhập Máy và Phụ tùng Hà Nội
Kiện số: từ số 1 trở lên
Trọng lượng tịnh:
Trọng lượng cả bì:
Kích thước:
8 Thanh toán: bằng thư tín dụng không thể huỷ ngang được tính bằng đồng đô la Mỹ mở qua Ngân hàng Ngoại thương VN 15 ngày trước chuyến hàng thứ nhất vào tài khoản của Ngân hàng Thương mại Tokyo cho người bán được hưởng 100% giá trị của hàng sẽ giao Chứng từ cần cho việc thanh toán:
• Hoá đơn thương mại (3 bản)
• Vận đơn gốc (1 bản)
• Phiếu đóng gói (3 bản)
• Giấy chứng nhận phẩm chất (1 bản)
• Đơn bảo hiểm (1 bản)
9 Tài liệu kỹ thuật: Hai bộ bản vẽ kỹ thuật, hai bộ tài liệu hướng dẫn lắp ráp, vận hành và bảo dưỡng bằng Tiếng Anh sẽ được gửi bằng đường biển cùng với hàng hoá Một bộ khác
sẽ được gửi bằng máy bay cho người mua không chậm quá ngày 30 tháng 8 năm 20
10 Bảo hành: 12 tháng kể từ ngày giao hàng, 6 tháng kể từ ngày sử dụng Điều khoản bảo hành này không áp dụng đối với những tổn thất do sự bất cẩn của người sử dụng gây ra Chúng tôi mong nhận được xác nhận đơn đặt hàng này sớm
Kính chào
Practice 3: Letter writing
Anh/chị đang làm việc cho Công ty Trách nhiệm hữu hạn Bắc Nam có địa chỉ ở 214 Tôn Đức Thắng, Đống Đa, Hà Nội Công ty anh/chị đã nhận được thư chào hàng đề ngày 3 tháng 9 của ông A Suzuki, Trưởng phòng Mại vụ của Công ty TNHH Shonan Computers, 1-33
Kistashinjuku -7 Chome, Shinjuku-ku, Tokyo 160, Nhật Bản
Trang 3Giám đốc của công ty anh/chị là bà Mai Hoa, có yêu cầu anh/chị viết một bức thư để gửi kèm với đơn hàng số BN07 với nội dung như sau:
Cảm ơn chào hàng của họ
Bày tỏ hân hạnh được gửi kèm thư này Đơn hàng số BN07 đặt mua một số linh kiện điện tử theo danh mục đính kèm
Nói rõ cho họ biết nếu có bất kỳ mặt hàng nào mà họ không có sẵn để giao theo thời hạn đã nêu trong đơn hàng, đề nghị họ không gửi hàng thay thế
Đối với đơn hàng đầu tiên này công ty anh/chị tạm thời chấp nhận 15% chiết khấu mua buôn
và thanh toán bằng một thư tín dụng trả tiền ngay trên cơ sở thanh toán đổi chứng từ, nhưng đối với các đơn hàng tiếp theo, công ty anh/chị đề nghị họ cho hưởng 20% chiết khấu mua buôn và thanh toán bằng thư tín dụng trả sau 60 ngày trên cơ sở chấp nhận đổi chứng từ
Đề nghị họ hãy quan tâm đặc biệt đến việc thực hiện đơn hàng này, nhất là thời hạn giao hàng
và công ty anh/chị giành quyền hủy bỏ đơn hàng hay trả lại hàng hóa với mọi chi phí và rủi ro
họ chịu nếu giao hàng chậm
Tỏ ý mong muốn việc thực hiện đơn hàng đầu tiên này sẽ làm cho công ty anh/chị hoàn toàn hài lòng và sẽ dẫn tới quan hệ buôn bán tốt đẹp giữa hai bên
Kết thúc bức thư cho phù hợp
Practice 4: Letter writing
Ngày 17/11/20 , bà Nguyễn Thị Lan Anh, Giám đốc Tổng công ty Xuất nhập khẩu Tổng hợp
1 (Vietnam National General Export-Import Corporation No.1) có trụ sở đóng tại số 46 Ngô Quyền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội nhận được thư chào hàng đề ngày 15/11/20 của công ty F.Lynch & Co Ltd có trụ sở ở Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL, Vương
Trang 4quốc Anh chào bán các mặt hàng sứ cao cấp Sau khi nghiên cứu chào hàng, bà Lan Anh quyết định gửi một đơn hàng đặt mua một số mặt hàng chọn trong catalog mà họ gửi cùng thư chào hàng
Bà Lan Anh yêu cầu anh/chị viết một thư gửi kèm với đơn hàng số PO/024 để bà ký với những nội dung sau:
• Yêu cầu người bán dùng loại giấy dầy bọc riêng từng thứ một Sau đó đóng gói trong 10 thùng gỗ thưa có chèn lót bằng rơm cẩn thận Ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng chữ: “ĐỒ SỨ”, “DỄ VỠ”, “ĐỀ NGHỊ XẾP CẨN THẬN” và đánh số thùng từ 1 đến 10
• Đề nghị người bán quan tâm đặc biệt đến thời hạn vì các đại lý của ta phải có hàng bán vào dịp Tết nguyên đán Sau thời hạn 10/1/20 mà hàng chưa về tới cảng Hải Phòng thì người mua sẽ từ chối nhận hàng
• Xác nhận lại điều khoản thanh toán: người bán sau khi giao hàng sẽ ký phát một hối phiếu trả sau 30 ngày với người mua và gửi cùng với bộ chứng từ giao hàng đến đại lý ngân hàng giao dịch của người mua là Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, Anh quốc, để ngân hàng này chuyển cho Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam Thanh toán theo phương thức D/A như 2 bên đã thỏa thuận qua điện thoại ngày hôm qua
• Lưu ý người bán đây chỉ là đơn hàng đặt mua thử, nếu việc thực hiện đơn hàng này làm người mua hài lòng và nếu thấy có thể phát triển thị trường này ở Việt Nam thì người mua chắc chắn sẽ đặt mua tiếp với số lượng lớn hơn
• Đề nghị người bán gửi xác nhận bán sớm
Practice 5
Ngày 1 tháng 11 năm 20 , công ty TNHH Hoa Mai (HOACO HANOI LTD) địa chỉ 37 Nguyễn Văn Cừ, Gia Lâm, Hà Nội, điện thoại và fax: 84-4-8715340, nhận được thư chào hàng của công ty TNHH Huynh đệ (Brothers Co., Ltd) số 18 đường Caranation, Singarore 2478,
Trang 5chào bán máy điều hòa (air conditioners) kiểu Freshman 2034 và 2035 Sau khi nghiên cứu kỹ chào hàng trên, HOACO đã quyết định đặt hàng số OR11/06
Hãy viết một bức thư để giám đốc HOACO là Ông Nguyễn Thành Trung ký gửi kèm với đơn đặt hàng nói trên với những nội dung chính sau đây:
• Đơn đặt hàng này mua thử 350 chiếc Freshman 2034 với giá CIF Hải Phòng là UD$750 một chiếc kể cả chi phí bao bì, giao hàng vào tháng 2/200
• HOACO yêu cầu giao hàng chậm nhất là trung tuần tháng 2 để kịp thời phân phối cho các đại lý trong toàn quốc để bán vào đầu mùa hè
• Yêu cầu người bán dùng giấy chống thấm để gói hàng và đóng vào các thùng cát tông, bên ngoài thùng có ghi địa chỉ người mua, số đơn hàng, kích cỡ thùng hàng và các dòng chữ
“tránh ướt” và “đề nghị xếp nhẹ tay”
• Xác nhận lại điều khoản thanh toán: Như thỏa thuận qua điện thoại ngày hôm qua thanh toán sẽ thực hiện theo phương thức Chấp nhận đổi chứng từ, người bán sau khi giao hàng
sẽ ký phát một hối phiếu trả sau 60 ngày cho người mua và gửi cùng bộ chứng từ đến ngân hàng giao dịch của người mua là ngân hàng thương mại Singapore để ngân hàng này
chuyển cho ngân hàng Ngoại thương Việt Nam
• HOACO đề nghị Brothers gửi trước 1 bộ tài liệu kỹ thuật bằng hai thứ tiếng, tiếng Anh và tiếng Việt
• Hiện tại HOACO chưa có khả năng đặt mua Freshman 2035 vì giá còn hơi cao và HOACO không chắc chắn mặt hàng này sẽ bán chạy ở Việt Nam Tuy nhiên nếu việc thực hiện đơn hàng này hoàn toàn làm HOACO hài lòng và HOACO thấy hàng có thị trường ở Việt Nam thì HOACO chắc chắn sẽ đặt thêm những đơn hàng khác
Anh/chị có thể thêm, bớt một số chi tiết để bức thư phù hợp về nội dung và đẹp về hình thức
Practice 1
1 Please confirm your acceptance of this order Such acceptance should arrive not later than
14 days from the date of the order.
Trang 62 Please acknowledge this order and confirm that you will be able to deliver the goods by early October.
3 We thank you for your offer of 1 December and find that the terms and conditions
mentioned (quoted) can be acceptable to us (and are able to accept the terms and
conditions you quoted).
4 We thank you for the samples you sent us on 25 December and should be glad if you would accept and make up (execute/processed) promptly the order enclosed for various
(different) kinds of carpets (and could you please accept and make up promptly the order
…)
5 We thank you very much for your offer No.234 of 6 May 20 for a number (selection) of small-sized agricultural machines and are happy to place an order on the following terms and conditions.
6 We thank you for the catalogue and price list enclosed with your offer No.72 of 4 August 20 but regret to inform you that your prices are somewhat (rather) higher than those quoted by some other suppliers We hope, however, to have another opportunity of doing business with you in the future.
7 Please/ Could you please arrange for immediate shipment (We would appreciate prompt delivery) of our order and we would also like to draw your attention to the packing and marking of the goods, on which instructions are enclosed
8 Delivery should be made by the date specified in our order, and we would refuse to take delivery after 31 December when the goods are out of sales season in our market.
9 We need three sets of instructions for assembly, operation and maintenance of the
machines One of them is to be (should be) airmailed to us in advance in order to be
translated into Vietnamese for home consumers; the other two sets are to be shipped with the goods.
10.We suggest that these machines (should) be guaranteed within 24 months from despatch and 6 months from use.
11.We would like to pay by draft at 60 D/S and should be glad if you would agree to this.
12.Thank you for your letter of … and we should be glad if you would agree to draw on us at
30 D/S document against acceptance.
Practice 2
Dear Mr Crane
Trang 7We are pleased to inform you that the first shipment of your CT860 multi-function
(all-purpose) tractors sold very well in the first week of its arrival here We now would like to place a firm order on the following terms and conditions
1 Commodity: multi-function tractors CT860
2 Quantity: 30 units
3 Specification: as per catalogue No 4/88 and technical instructions enclosed with (attached to) your offer No 67 of 2 March 20
4 Price: USD2,200.00 per unit CIF Sai Gon Port, Ho Chi Minh City, including packing Total amount: USD66,000.00 (Sixty six thousand US dollars)
5 Delivery: in two lots The first one of 10 units is to be shipped in August 20 and the second of 20 units will be in December 20
6 Packing: in customary export packing for long sea voyage
7 Marking: each case is marked on both opposite sides in letters not less than 5 cm high in weather-proof paint as follows:
Order No TD44/50
Shipper: Export Tractor Co Ltd
Consignee: Hanoi Machines and Components Import Co
Case numbers : From 1 upward
Net weight:
Gross weight:
Measurements (dimensions/sizes):
8 Payment: is to be made (effected) in US dollars by an irrevocable letter of credit to be opened at (through/ with) Vietcombank 15 days prior to the first shipment, valid for 45 days, to the account of Tokyo Commercial Bank in favour of the seller for 100% of the (the total) value of the goods to be shipped
Documents required for payment include:
Commercial Invoice: 3 copies (in triplicate)
Original Bill of Lading: 1 copy
Packing list: 3 copies
Certificate of quality: 1 copy
Insurance Policy: 1 copy
9 Technical documents: Two sets of technical drawings and two sets of instructions for assembly, operation and maintenance in English are to be shipped with the goods Another set is to be sent by air (airmailed) to the buyer not later than 30 August 20
10.Guarantee: 12 months from despatch, 6 months from use This provision of warranty does not apply to the damage caused by the user’s negligence
We look forward to receiving your confirmation of this order soon
Yours sincerely
Dong Da District Hanoi
Trang 8Vietnam Your Ref: 3 September 20 Our Ref: MH/123
15 September 20
Mr A Suzuki, Sales Manager
Shonan Computers Ltd
1-33 Kistashinjuku -7 Chome
Shinjuku-ku
Tokyo 160
Japan
Dear Mr Suzuki
We thank you for your offer of 3 September 20 and are pleased to enclose our order No BN07 for a number of electronic components (accessories) as per the attached list Meanwhile,
we would like to draw your attention to the following points:
If any of the listed items are not available in stock for delivery at the time specified
(stated/mentioned) in the order, please do not send substitutes for them (in their places)
For this first order, we decided to accept the 15% trade discount you offered and agree to pay
by a letter of credit at sight, documents against payment However, for further (the next) orders, could (would) you please give us a 20% trade discount and accept payment by a letter
of credit at 60 days, documents against acceptance?
We would highly appreciate your special attention to the execution of this order, the time of delivery in particular, and we reserve the right to cancel the order or return the goods with all the expenses and risks to your account if the delivery date is not met
We hope that the first order will be completed (processed/executed) to our satisfaction which will lead to good relationship between the two companies
We look forward to having your confirmation soon
Yours sincerely
(Signed)
Mai Hoa (Mrs)
General Director
Enc: Order No BN07
Hoan Kiem District Hanoi
Trang 9Vietnam Your Ref: 15 November 20 Our Ref: LA/123
17 November 20
F Lynch & Co Ltd
Nesson House
Newell Street
Birmingham B3 3EL
UK
Dear Mr X
We thank you for your offer of 15 November 20 for high quality ceramics and are pleased
to enclose our order No PO/024 for a selection of items in your catalogue attached to
(enclosed with) your offer
We would like to emphasize the following points:
Each piece (item) is to be individually wrapped in thick paper, carefully packed in straw, and shipped in 10 wooden crates, marked with the buyer’s address, order number, crate dimensions and the words: “CERAMICS”, “FRAGILE”, “HANDLE WITH CARE”, and numbered from
1 to 10
We would appreciate your special attention to the delivery date as we urgently need the goods for our traditional New Year selling period We reserve the right to refuse taking delivery of the goods if they arrive at Haiphong Port after 10 January 20
We would like to confirm that after shipment you will draw on us at 30 D/S and send the draft together with a full set of shipping documents to our correspondent bank, Northminster Bank (City Branch), Deal Street, Birmingham B3 ISQ, UK, which will transfer them to
Vietcombank Payment is on a D/A basis as we agreed on (over) the telephone yesterday This is a trial order, and if it is completed (processed) to our satisfaction (satisfactorily) and if
we feel we can develop this market in Vietnam, we will place larger orders with you in the future
We look forward to your sales confirmation soon
Yours sincerely,
(Signed)
Nguyen Thi Lan Anh (Mrs)
General Director
Enc: Order No PO/024
Practice 5
HOACO HANOI LTD
Trang 1037 Nguyễn Văn Cừ Street, Gia Lâm District, Hà Nội
Tel and Fax: 84-4-8715340 – Mail:
Your Ref: BL/1439 Our Ref: TT/123
25 November 20
Brothers Co., Ltd
18 Caranation Road
Singarore 2478
Dear Mr Smith
We thank you for your offer of 1 November 20 for air conditioners, models Freshman 2034 and 2035 Please find enclosed our trial order No OR11/06 for 350 units of Freshman 2034 at the price of US$750.00 per unit CIF Haiphong Port including packaging for delivery in
February 20
It is essential that the above items be delivered in mid-February in time for distribution to our agents across (throughout) the country for sale in early summer
The goods should be wrapped in water-proof paper and packed in cartons, marked with the buyer’s address, order number, dimensions (measurements) of the cartons, and the words:
“KEEP DRY” and “HANDLE WITH CARE”
As we agreed on (over) the telephone yesterday, we would like to confirm that payment is on a D/A basis, and that after shipment you will draw on us a 60-day draft and send it together with
a full set of shipping documents to our correspondent bank, Singapore Commercial Bank, which will transfer them to Vietcombank
Could you please send us in advance a set of technical documents in both English and
Vietnamese?
We regret that at present we are not in a position to place an order for the Freshman 2035 because its price is rather high and we are not quite sure that it will sell well in Vietnam However, if this order is completed to our satisfaction and if we find that there is a ready market for this kind of goods in Vietnam, we shall probably place further orders
We look forward to your order confirmation soon
Yours sincerely
(Signed)
Nguyen Thanh Trung
General Director
Enc: Order No.OR11/06