Chỳng tụi rất tiếc khụng thể bố trớ giao hàng thay thế trong khoảng thời gian cỏc ngài yờu cầu được; chỳng tụi sẽ hoàn trả cỏc ngài số tiền bằng điện hối.. Cỏc thựng hàng này sẽ được để
Trang 1Complaints and adjustments
Exercise: Make the following sentences more polite.
1 You must correct your mistake as soon as possible.
_
2 You made an error on the statement.
_
3 You don’t understand the terms of discount We told you to deduct discount from net prices, not CIF prices
_ _
4 It is not our fault It is probably the fault of your despatch department.
_
Practice 1: Letter writing
Công ty Nam Việt, địa chỉ giao dịch 50 Trờng Chinh Hà Nội đặt mua 1000 bộ gơng soi của công ty Pyramid địa chỉ 235 High Streets, Singapore 20073 theo Hợp đồng nhập khẩu số HĐ107/05
Số hàng trên đợc đóng trong một container đã đến cảng Hải Phòng ngày 5 tháng 1 Công ty Nam Việt đã làm thủ tục nhận hàng tại cảng Khi mở container đã phát hiện trong số 100 hộp carton thì có tới 20 hộp có hàng vỡ Số hàng vỡ ước tính khoảng
15% trị giá lô hàng, tơng đơng 2,500 USD Anh /Chị hãy thảo giúp ông Giám đốc 1 bức th khiếu nại gồm nội dung:
• Nêu rõ quá trình nhận hàng, kiểm tra hàng hoá có mặt Hải quan và đại diện Công
ty Giám định Vina Control Kết quả giám định cho thấy việc hàng vỡ xảy ra trong quá trình vận chuyển và do bao bì kém chất lợng, không phù hợp với hàng dễ vỡ, ngời bán đã không làm đúng các chỉ thị về bao gói do ngời mua quy định trớc khi gửi hàng Do v yậ lỗi là của ngời bán
• Đề nghị ngời bán chuyển ngay khoản tiền bồi hoàn là 2,650 USD bằng điện
chuyển tiền vào tài khoản của Công ty Nam Việt tại Ngân hàng Công Thơng, số tài khoản nh ghi trong hợp đồng, trong đó tổng giá trị thiệt hại là 2,500 USD, tiền phí giám định là 150 USD
• Gửi kèm các chứng từ cần thiết để chứng minh cho khiếu nại
• Lu ý ngời bán khi làm hàng chú ý đóng gói bao bì cẩn thận vì là hàng thuỷ tinh dễ vỡ
Practice 2
Trang 2Commercial Correspondence Unit 7: Complaints and Adjustments
1 Chỳng tụi rất tiếc khụng thể bố trớ giao hàng thay thế trong khoảng thời gian cỏc ngài yờu cầu được; chỳng tụi sẽ hoàn trả cỏc ngài số tiền bằng điện hối.
2 Chỳng tụi lấy làm tiếc khi biết tin một phần lụ hàng số PK1953 chỳng tụi gửi cho ụng thỏng trước đó bị hư
3 ễng sẽ thấy kốm theo đõy là danh sỏch cỏc mún hàng bị hư và bị mất Cỏc thựng hàng này sẽ được để riờng ra cho đến khi chỳng tụi nhận được thụng bỏo của ụng.
4 Nếu chỳng tụi khụng nhận được cỏc linh kiện này trong vũng 5 ngày nữa, khỏch hàng của chỳng tụi sẽ huỷ đơn đặt hàng và đặt ở nơi khỏc, và nếu xảy ra bất kỳ thiệt hại nào
vỡ việc giao hàng chậm chễ này chỳng tụi sẽ đưa ra phỏp luật.
5 Vỡ lụ hàng bị tổn thất nặng nề đến mức khụng thể bỏn lẻ được cho dự cú giảm giỏ đi
chăng nữa nờn chỳng tụi muốn hỏi cỏc ngài xem cỏc ngài cú muốn chỳng tụi gửi hàng trả lại hay giữ hàng để kiểm định.
Practice 3
Cụng ty của anh/chị, Cụng ty TNHH Cụng nghệ cao (High Technology Co Ltd.) số 36 Bà Triệu, Hà nội, điện thoại & fax: 048-38269743, nhận được lụ hàng 500 mỏy điều hoà nhiệt
độ loại AL309, của cụng ty TNHH Brexport, địa chỉ West House, 12 Green Lane, Luõn
Đụn WC 209, Vương Quốc Anh theo đơn đặt hàng số 479NQ , chở trờn tàu Hoa Sen Trắng cập cảng Hải Phũng ngày 15/12/20 trong tỡnh trạng thiếu và hư hại.
Khi phỏt hiện hàng bị thiếu và hư hỏng, cụng ty anh/ chị đó cho mời đại diện của
Vinacontrol Hải Phũng đến giỏm định và kết quả giỏm định như sau:
• Giao thiếu 5 mỏy điều hoà;
• 3 mỏy bị hỏng nặng khụng chạy được do bao bỡ kộm chất lượng bị vỡ trong khi vận
chuyển;
Anh chị hóy viết một bức thư cho Brexport thụng bỏo cho họ biết tỡnh trạng này và đề nghị hướng giải quyết như sau:
• Đối với số hàng bị thiếu, đề nghị Brexport gửi gấp số hàng thiếu đú, muộn nhất vào
ngày 05/03/20 ; vỡ số điều hoà này được đặt cho một khỏch sạn 5 sao cỏch Hà nội 4
km về phớa Nam dự định khỏnh thành vào cuối thỏng 3 năm 20 .
• Đối với 3 chiếc mỏy hỏng do bị vỡ hũm, cụng ty anh/chị giữ lại để tuỳ Brexport định
đoạt (họ cú thể hoặc cho người đến mang đi hoặc gọi thợ đến sửa rồi bỏn rẻ) và đề nghị Brexport hoàn trả lại cho cụng ty số tiền USD2,730 (USD910/chiếc) là số tiền bồi
thường bằng điện chuyển tiền vào tài khoản của Cụng ty TNHH Cụng nghệ cao tại
Ngõn hàng Ngoại thương Hà Nội với mọi chi phớ do người bỏn chịu
• Gửi kèm các chứng từ cần thiết v à ảnh chụp số hàng hỏng để chứng minh cho khiếu nại.
Practice 1
Nam Viet Co., Ltd.
50 Truong Chinh Street, Hanoi, Vietnam
Trang 3Your Ref:
Our Ref: NP/26 Date: _
Pyramid Co
235 High Street
Singapore 20073
Dear Mr Smith
Re: Contract No HD107/05
We are writing with reference to the above contract covering a purchase of 1,000
mirrors packed in one container, which arrived at Hai Phong port on 5 January 2011 (We received the consignment of 1,000 mirrors packed in one container against the above contract, which arrived at Hai Phong port on 5 January 2011.)
However, on unpacking the container under the supervision of the Customs and local Vinacontrol’s representatives, it was found that out of 100 cartons, 20 had (contained) broken goods, estimated at about 15% of the contract value, equivalent to
US$2,500.00 ( an equivalence of US$2,500.00)
We proceeded to have a Survey Report made and it confirmed our findings that this problem arose in transit (during transportation) and resulted from substandard (poor) packages which are not suitable for fragile goods It appears that the packaging was not in conformity with our packing instructions sent to you before shipment
On the strength (basis) of the Survey Report we would like to lodge (register) our
claim as follows:
+ Damaged goods value: US$ 2,500.00
+ Inspection fee: US$ 150.00
+ Total claim: US$ 2,650.00
Would you please pay the above sum by T/T to our account at Vietinbank on account
No … stated in the contract
We would like you to pay due (proper) attention to the packaging of this consignment
as it contains fragile glass items
We look forward to your early settlement for this claim
Yours sincerely
(Signed)
Nguyen Phuong
Director
Enc Documents required for the claim
Practice 2
1 Chúng tôi rất tiếc không thể bố trí giao hàng thay thế trong khoảng thời gian các ngài yêu cầu được; chúng tôi sẽ hoàn trả các ngài số tiền bằng điện hối.
Unfortunately we are unable to arrange for delivery of the replacements within the
period of time you require We will therefore reimburse (refund) you the money by T/T.
Trang 4Commercial Correspondence Unit 7: Complaints and Adjustments
2 Chúng tôi lấy làm tiếc khi biết tin một phần lô hàng số PK1953 chúng tôi gửi cho ông tháng trước đã bị hư.
We are very sorry to hear about the damage to part of the consignment No PK1953
that we sent you last month
3 Ông sẽ thấy kèm theo đây là danh sách các món hàng bị hư và bị mất Các thùng hàng này sẽ được để riêng ra cho đến khi chúng tôi nhận được thông báo của ông.
You will find enclosed a list of the damaged and missing articles, and these boxes will
be put to one side until we receive your instructions
4 Nếu chúng tôi không nhận được các linh kiện này trong vòng 5 ngày nữa, khách hàng của chúng tôi sẽ huỷ đơn đặt hàng và đặt ở nơi khác, và nếu xảy ra bất kỳ thiệt hại nào
vì việc giao hàng chậm chễ này chúng tôi sẽ đưa ra pháp luật.
Unless we receive the components within the next five days, our customers will cancel the order and place it elsewhere And if there is any loss resulting from this late delivery
we shall be obliged to take legal action
5 Vì lô hàng bị tổn thất nặng nề đến mức không thể bán được cho dù có giảm giá đi chăng nữa nên chúng tôi muốn hỏi các ngài liệu các ngài muốn chúng tôi gửi trả lại hàng hoặc giữ hàng lại để kiểm định.
Because the goods were seriously damaged and cannot be sold (retailed) even at a
discount, we would like to know whether you want us to return them or hold them for
inspection
Practice 3
High Technology Co Ltd
36 Ba Trieu Street, Hanoi, Vietnam Telephone and fax: 048-38269743
Your Ref.:
Our Ref.:
16 December 20
Brexport
West House
12 Green Lane
London WC209
UK
Dear Mr X
Re: Order No 479NQ
Trang 5We are writing with reference to the consignment of 500 air conditioners, model
AL309, under the above order shipped on the SS White Lotus which arrived at Hai Phong port on 15 Dec 20
On examination, the consignment was found in a short (missing) and damaged
condition We asked representatives from Vinacontrol in Hai Phong to make a survey report which shows (indicates):
• Out of (Of) the 500 air conditioners ordered, only 495 were delivered; 05 were
missing
• 03 of the delivered units were seriously damaged in transit due to poor
(substandard) packaging
We enclose herewith the Survey Report and the photos of the damaged goods and
must ask you to send the missing units not later than 05 Mar 20 as we urgently
need them to complete the delivery to a 5-star hotel, 4 km to the South of Hanoi,
which is due to open by the end of March 20
We are holding the three damaged units at your disposal You could either send
someone to pick them up or have them repaired and sell them off We would also be grateful if you could reimburse us by T/T to our account at Vietcombank the
compensation of US$2,730.00 for these three units (US$ 910.00 per unit) with all the expenses to your account
We look forward to your early satisfactory solution
Yours sincerely
Enc.