Giáo trình excel Cơ bản

Giáo trình Excel dành cho người mới bắt đầu.Hướng dẫn chi tiết từng bước cụ thể bằng hình ảnhThao tác dễ dàngỨng dụng trong nhiều lĩnh vựcBÀI 1: CÁC THAO TÁC CƠ BẢNI. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH EXCEL1. Khởi động chương trình ExcelCách 1: Bấm chuột vào nút START > Program > Microsoft ExcelCách 2: Bấm đúp chuột vào biểu tượng Microsoft excel trên màn hình2. Thoát khỏi chương trình ExcelCách 1:Bấm chuột vào thực đơn File > exitCách 2:Bấm tổ hợp phím Alt + F4II. CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ TỆP TIN BẢNG TÍNH1. Tạo mới tệp tin bảng tínhBấm chuột vào thực đơn File > New hoặc bấm nút New trên thanh công cụ2. Ghi nội dung bảng tính vào đĩa từBấm chuột vào thực đơn File > Save3. Ghi tạo bản saoBấm thực đơn File > Save as4. Mở bảng tínhBấm thực đơn File > Open

BÀI 1: CÁC THAO TÁC CƠ BẢN

I KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI CHƯƠNG TRÌNH EXCEL

1 Khởi động chương trình Excel

Cách 1:

- Bấm chuột vào nút START -> Program -> Microsoft Excel

Cách 2:

- Bấm đúp chuột vào biểu tượng Microsoft excel trên màn hình

2 Thoát khỏi chương trình Excel

Cách 1:

Bấm chuột vào thực đơn File -> exit

Cách 2:

Bấm tổ hợp phím Alt + F4

II CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ TỆP TIN BẢNG TÍNH

1 Tạo mới tệp tin bảng tính

Bấm chuột vào thực đơn File -> New hoặc bấm nút New trên thanh công cụ

2 Ghi nội dung bảng tính vào đĩa từ

Bấm chuột vào thực đơn File -> Save

3 Ghi tạo bản sao

Bấm thực đơn File -> Save as

4 Mở bảng tính

Bấm thực đơn File -> Open

BÀI 2:

ĐỊNH DẠNG TRANG TRÍ BẢNG TÍNH

I ĐỊNH DẠNG PHÔNG CHỮ, CỠ CHỮ

Cách làm:

Bước 1: lựa chọn các ô cần định dạng

Bước 2: Bấm chuột vào thực đơn Format -> Cells -> Fonts

+ Font: Chọn phông chữ

+ Font Style: Chọn kiểu dáng chữ

+ Font size: Chọn cỡ chữ

+ Under line: Chọn kiểu gạch chân

+ Color Màu chữ

+ Effects: Một số hiệu ứng đặc biệt cho chữ

OK:

II CĂN CHỈNH VĂN BẢN TRONG Ô BẢNG TÍNH

Cách làm:

Bước 1: lựa chọn các ô cần cân chỉnh

Bước 2: Format -> Cells -> Alignment

+ Horizontal: Căn chỉnh dữ liệu trong ô theo chiều ngang

++ General: Căn chỉnh chung chung

++ Left: trái

++ Righ: Phải

++ Justify: Căn đều hai bên

+ Vertical: Căn chỉnh dọc

++ Top:

++ Center:

++ Bottom:

++ Justify:

+ Orientation: Xoay chữ

+ Text control:

++ Wrap text:

++ Shrink to fit:

++ Merge cell

III Kẻ khung và định dạng khung cho bảng tính

Cách làm:

Bước 1: Lựa chọn các ô cần kẻ khung

Bước 2: Format -> Cells -> Border:

+ Presets: Thiết lập:

++ None:

++ Outline:

++ Inside:

+ Border: Khung bao

+ Line Style: Kiểu nét kẻ cho khung

+ Color: Màu cho khung

IV ĐỊNH DẠNG SỐ

Cách làm:

Bước 1:Lựa chọn các ô cần định dạng

Bước 2: Bấm nút , (Comma Style) để đặt ký hiệu phân cách hàng nghìn hàng triệu

V ĐỊNH DẠNG PHẦN TRĂM

Cách làm:

Bước 1:Lựa chọn các ô cần định dạng

Bước 2: Bấm nút % (Percent Style) để quy đổi số về dạng %

VI ĐỊNH DẠNG TIỀN TỆ

Cách làm:

Bước 1:Lựa chọn các ô cần định dạng

Bước 2: Bấm nút $ (Currency Style) để quy đổi số về dạng %

BÀI 3: PHƯƠNG PHÁP TÍNH TOÁN TRONG

BẢNG TÍNH

I KHÁI NIỆM VỀ Ô ĐỊA CHỈ

ô địa chỉ là giao của cột và hàng, có các loại địa chỉ sau

1 Địa chỉ tương đối

- Khi thực hiện sao chép công thức, địa chỉ trong công thức thay đổi

- Cách viết địa chỉ tương đối: CộtHàng

- Ví dụ: A5: có nghĩa là vị trí giao của cột A và hàng thứ 5 ( gọi là ô địa chỉ A5)

2 Địa chỉ tuyệt đối

- Khi thực hiện sao chép công thức, địa chỉ trong công thức không thay đổi

- Cách viết địa chỉ tuyệt đối: $Cột$Hàng

- Ví dụ: $A$6:

3 Địa chỉ tương đối cột, tuyệt đối hàng

- Khi thực hiện sao chép công thức, địa chỉ cột trong công thức thay đổi, địa chỉ hàng trong công thức không thay đổi

- Cách viết: Cột$Hàng

- Ví dụ: A$6:

4 Địa chỉ tuyệt đối cột, tương đối hàng

- Khi thực hiện sao chép công thức, địa chỉ cột trong công thức không thay đổi, địa chỉ hàng trong công thức thay đổi

- Cách viết: $CộtHàng

- Ví dụ: $A6:

II CÁC PHÉP TOÁN VÀ CÁC HÀM ĐẠI SỐ

1 Các phép toán đại số

+ phép cộng

- phép trừ

* phép nhân

/ phép chia

^ luỹ thừa

2 Các hàm số đại số

Sqrt(x) Lấy căn bậc 2 của số x

Abs(x) Lấy trị tuyệt đối của x

Log(x) Lấy gia trị của Log10x với x>0

Ln(x) Lấy giá trị của Logex

Log(x,c) Lấy giá trị của Logcx

Sin(x) Lấy giá trị của Sin(x)

Cos(x) Lấy giá trị của cos(x)

Acos(x) Lấy giá trị của accos(x)

Asin(x) Lấy giá trị của Asin(x)

ATan(x) Lấy giá trị của Actang(x)

Exp(x) Lấy giá trị của ex ( với e=2.71828)

Exp(x*ln(a)) Lấy giá trị của ax (với a>0)

Pi() Lấy giá trị của số  là 3.14

Fact(n) Tính giá trị của n giai thừa

III PHƯƠNG PHÁP TÍNH TOÁN

1 Cách gõ công thức tính toán trong bảng tính

- Để con trỏ trong ô sau đó gõ =phép tính

- Ví dụ1: =5+6

sẽ được kết quả = 11

- Ví dụ2: Cộng hai số nằm trong ô địa chỉ A3 và A4

=A3+A4

2 Cách gõ hàm tính toán trong bảng tính

- Để con trỏ trong ô sau đó gõ =tênhàm(tham số)

- Ví dụ1: tính căn bậc 2 của 9

Gõ như sau

=sqrt(9)

sẽ được kết quả = 3

- ví dụ 2: Tính căn bậc hai của ô địa chỉ A7 chứa số 25

=sqrt(A7) kết quả =5

3 Cách gõ biểu thức tính toán

Có thể kết hợp nhiều phép toán với nhau hoặc nhiều phép toán với các hàm

số tạo thành một biểu thức tính toán

Ví dụ 1: Tính giá trị của biểu thức (3+13-4)/3

=(3+13-4)/3

kết quả =4

Ví dụ 2: Tính giá trị của biểu thức

Công thức viết như sau:

=(4+2^8)*sqrt(4)/exp(ln(8)/3) 

kết quả =260

IV BÀI MẪU:

Xét bài toán quản lý bán hàng

STT Tên hàng Số lượng Đơn giá (USD) Thành tiền (USD) Quy đổi VNĐ

Biết tỷ giá là 15890

3

8

8

4 ) 2 4 ( 

BÀI 4: CÁC HÀM TÍNH TOÁN CƠ BẢN

I CÁC HÀM ĐẠI SỐ

1 Hàm tính tổng

Cấu trúc:

Dang1:

=Sum(a1,a2,a3,….,an)

Tính tổng các số a1,a2,……,an <-> =a1+a2+a3+… +an

Dang2:

=Sum(Địa chỉ đầu: Địa chỉ cuối)

Tính tổng các số nằm trong khối ô từ ô địa chỉ đầu đến ô địa chỉ cuối

VD: =sum(A1:A5)

Tính tổng các số nằm trong các ô từ A1 đến A5 <-> = A1+A2+A3+A4+A5

2 Hàm tính trung bình cộng

Cấu trúc:

Dang1:

=Average(a1,a2,a3,….,an)

Tính trung bình cộng của các số a1,a2,……,an <-> =(a1+a2+a3+… +an)/n Dang2:

=Average(Địa chỉ đầu: Địa chỉ cuối)

Tính trung bình cộng của các số nằm trong khối ô từ ô địa chỉ đầu đến ô địa chỉ cuối

VD: =Average(A1:A5)

Tính trung bình cộng của các số nằm trong các ô từ A1 đến A5 <-> =

(A1+A2+A3+A4+A5)/5

3 Hàm tìm số lớn nhất

Cấu trúc:

Dang1:

=Max(a1,a2,a3,….,an)

Tìm số lớn nhất trong các số a1,a2,……,an

Dang2:

=Max(Địa chỉ đầu: Địa chỉ cuối)

Tìm số lớn nhất trong các số nằm trong khối ô từ ô địa chỉ đầu đến ô địa chỉ cuối

4 Hàm tìm số nhỏ nhất

Cấu trúc:

Dang1:

=Min(a ,a ,a ,….,a)

Tìm số nhỏ nhất trong các số a1,a2,……,an

Dang2:

=Min(Địa chỉ đầu: Địa chỉ cuối)

Tìm số nhỏ nhất trong các số nằm trong khối ô từ ô địa chỉ đầu đến ô địa chỉ cuối

5 Hàm đếm số lượng phần tử trong khối ô

=Count(Địa chỉ đầu: Địa chỉ cuối)

Đếm số lượng phần tử trong khối ô từ địa chỉ đầu đến địa chỉ cuối

6 hàm làm tròn số

=Round(x,n)

Làm tròn số x

Nếu n>0 : giữ lại n số sau dấu chấm thập phân

Nếu n<0: làm tròn các số trước dấu chấm thập phân

7 hàm chia lấy phần dư

=Mod( A,B)

Lấy phần dư của số A chia cho số B

8 Lấy phần nguyên của số x

=Int(x)

Lấy phần nguyên của số thực x

9 Tính tích các số

Dang1:

=Product(a1,a2,a3,… ,an)

Tính tích của các số a1,a2,a3,….,an <-> a1*a2*a3*………*an

Dạng 2:

=Product(Địa chỉ đầu: Địa chỉ cuối)

Tính tích của các số nằm trong khối ô từ địa chỉ đầu đến địa chỉ cuối

10 Tính tổng của các tích

Cấu trúc

=Sumproduct(Dãy số 1, Dãy số2)

Tính tổng của từng phần tử dãy số 1 nhân với từng phần tử dãy số 2

BÀI 5: HÀM ĐIỀU KHIỂN RẼ NHÁNH VÀ HÀM

QUAN HỆ

I HÀM XỬ LÝ RẼ NHÁNH

Cấu trúc:

=IF(Điều kiện, Giá trị đúng, Giá trị sai)

nếu điều kiện đúng thì hàm if sẽ nhận "Giá trị đúng"

nếu điều kiện sai thì hàm if sẽ nhận "Giá trị sai"

II HÀM QUAN HỆ LOGIC

1 Hàm quan hệ và (and)

=And(điều kiện 1, điều kiện 2, … , điều kiện n)

nếu tất cả các điều kiện đều đúng thì hàm and cho giá trị =True

nếu chỉ cần một trong các điều kiện sai thì hàm and cho giá trị =False

Ví dụ: x=2; y=5; z=7

=and(x>1,y>1,z>7) kết quả =true, vì cả 3 biến x,y,z đều lớn hơn 1

=and(x>3,y>1,z>1) Kết quả =false, vì biến x có giá trị =2 không

thể lớn hơn 3

2 Hàm quan hệ hoặc (Or)

=Or(điều kiện 1, điều kiện 2, … , điều kiện n)

Chỉ cần 1 trong các điều kiện thoả mãn thì hàm Or cho giá trị =True

Nếu tất cả các điều kiện đều thoả mãn thì hàm Or cho giá trị =True

Ví dụ: x>0 hoặc y>0 hoặc z>0

=or(x>0,y>0,z>0)

III BÀI MẪU

Xét bài toán quản lý điểm thi

Bảng kết quả thi tuyển vào lớp 10 của trường PTTH Ngọc tảo

STT Họ tên

Năm

Yêu cầu:

- Tính tổng điểm

- Nhà trường lấy điểm chuẩn ba môn là 25, dựa vào tổng điểm hãy kiểm tra xếp loại của thí sinh xem có trúng tuyển hay không

+ Nếu trúng tuyển thì ghi "Đỗ" vào cột xếp loại

+ Nếu không trúng tuyển thì ghi "Trượt" vào cột xếp loại

BÀI 6: CÁC HÀM TÌM KIẾM THÔNG TIN

I HÀM TÌM KIẾM THÔNG THEO CỘT

=Vlookup(Giá trị cần tìm, bảng dò tìm, cột lấy kết quả, kiểu tìm)

+ bảng dò tìm: Phải bố trí ngoài bảng csdl, khi xây dựng công thức phải lấy địa chỉ tuyệt đối

+ Cột lấy kết quả: Lấy số thứ tự cột theo bảng dò tìm

+ Kiểu dò tìm: có 2 kiểu

Kiểu 0: tìm kiếm chính xác giá trị

Kiểu 1: Tìm kiếm tương đối (phải sắp xếp bảng dò tìm theo trật tự)

II HÀM TÌM KIẾM THÔNG THEO HÀNG

=Hlookup(Giá trị cần tìm, bảng dò tìm, hàng lấy kết quả, kiểu tìm)

+ bảng dò tìm: Phải bố trí ngoài bảng csdl, khi xây dựng công thức phải lấy địa chỉ tuyệt đối

+ Hàng lấy kết quả: Lấy số thứ tự hàng theo bảng dò tìm

+ Kiểu dò tìm: có 2 kiểu

Kiểu 0: tìm kiếm chính xác giá trị

Kiểu 1: Tìm kiếm tương đối (phải sắp xếp bảng dò tìm theo trật tự)

BÀI 7: CÁC HÀM CƠ SỞ DỮ LIỆU

1 Hàm tính tổng theo một điều kiện

=Sumif(Địa chỉ cột chứa điều kiện, Điều kiện tính, Địa chỉ cột số cần tính)

Tính tổng cột số thoả mãn điều kiện chỉ định

2 Tính tổng theo nhiều điều kiện

=Dsum(bảng CSDL, cột cần tính, Điều kiện tính)

STT Tên hàng

Ngày bán Số lợng Tiền

2Bóng đèn 2/1/2006 4 200

4Bóng đèn 3/1/2006 8 220

Yêu cầu: Tính tổng số lượng mặt hàng "Xe đạp" đã bán

Cách làm:

Bước 1 đặt điều kiện tính ngoài bảng csdl ở các ô B12,B13 như sau:

B

12 Tên hàng

13 Xe đạp

Bước 2: Gõ công thức như sau

=Dsum(A5:E11,3,B11:B12)

3 Tính trung bình cộng có điều kiện

=DAverage(bảng CSDL, cột cần tính, Điều kiện tính)

Tính trung bình cộng cột số trong bảng CSDL thoả mãn điều kiện chỉ định

4 Tìm số lớn nhất theo điều kiện

=DMax(bảng CSDL, cột cần tính, Điều kiện tính)

Tìm số lớn nhất của cột số trong bảng CSDL thoả mãn điều kiện chỉ định

5 Tìm số nhỏ nhất theo điều kiện

=DMin(bảng CSDL, cột cần tính, Điều kiện tính)

Tìm số nhỏ nhất của cột số trong bảng CSDL thoả mãn điều kiện chỉ định

6 Đếm theo điều kiện

=DCount(bảng CSDL, cột cần tính, Điều kiện tính)

Đếm số phần tử của cột số trong bảng CSDL thoả mãn điều kiện chỉ định BÀI 8: LỌC VÀ TRÍCH RÚT THÔNG TIN

I LỌC TỰ ĐỘNG THEO CÁC ĐIỀU KIỆN ĐƠN GIẢN

1 Lọc tự động

Cách làm:

- Lựa chọn bảng csdl cần lọc thông tin

- Data -> Filter -> Auto filter

- Bấm chuột để chọn các giá trị cần giữ lại của các cột cần lọc, các giá trị không được chọn sẽ ẩn đi

1.1 All:

hiện trở lại tất cả nội dung bảng csdl

1.2 Top 10:

Lọc ra 10 giá trị cao nhất xét từ trên xuống, hoặc thấp nhất xét từ dưới lên

1.3 Custom:

Lọc theo nhiều điều kiện kết hợp (tùy chọn của người sử dụng)

Show rows where: chọn các phép toán so sánh

+ Equals: =

+ Does not equals: #

+ Is greater than: >

+ Is greater than or equal to: 

+ Is less than: <

+ Is less than or equal to: 

2 Bài mẫu

Quản lý danh sách lớp

1 Minh Thanh Đa 03/01/1990

5 Tuấn Tam Thuấn 05/02/1990

6 Bình Thanh Đa 15/06/1989

8 Hoàn Phụng Thượng 05/07/1990

9 Hương Phụng Thượng 26/06/1990

10 Thu Phụng Thượng 20/01/1990

Yêu cầu:

- Lọc ra danh sách các bạn học sinh ở "Phụng Thượng"

- Lọc ra danh sách các bạn học sinh ở "Thanh Đa" và sinh nhật trước ngày

"20/4/1990"

- Lọc ra danh sách các bạn học sinh sinh nhật vào ngày "3/1/1990"

II LỌC THEO CÁC ĐIỀU KIỆN PHỨC TẠP

1 Lọc

- Đặt điều kiện lọc ngoài bảng csdl

- Data -> Filter -> Advance Filter

2 bài mẫu

Xét bài mẫu trên

BÀI 9: ĐỊNH DẠNG TRANG IN VÀ IN BẢNG

TÍNH

I ĐỊNH DẠNG TRANG IN

1 Định dạng khổ giấy

File -> Page setup -> page

2 Chọn lề cho khổ giấy

File -> page setup -> Margin

4 Định vùng dữ liệu cần in và sắp xếp thứ tự in

II XEM TRƯỚC KHI IN

File -> Print preview

III IN BẢNG TÍNH