GIÁO TRÌNH EXCEL CƠ BẢN

• Dùng được trong môi trường Microsoft Windows và cả trong hệ Apple Macintosh ;• Hiện nay, chúng ta đang sử dụng phần mềm Excel với nhiều version : 4.0 đầu tiên , 5.0, 95, 97, 2000, 2002

• Dùng được trong môi trường Microsoft Windows và cả trong hệ Apple Macintosh ;

• Hiện nay, chúng ta đang sử dụng phần mềm Excel với nhiều version : 4.0 (đầu tiên) , 5.0,

95, 97, 2000, 2002 ;

1.2 Màn hình

Màn hình Excel 97 bao gồm :

• Dòng trên cùng gọi là Application Title Bar (Thanh tiêu đề ứng dụng), ở đó có tên của ứng dụng là Microsoft Excel, kèm theo là Document Title Bar (Thanh tiêu đề tài liệu) ở đó có tên của bảng tính đang thực hiện (chẳng hạn là Book 1 - là tên nguyên của tài liệu khi mới khởi động Excel) ; Góc trái có biểu tượng chữ X là Application Control Box, khi nhắp chuột vào sẽ bày ra Control Menu, nếu Double Click vào bạn đã kết thúc Excel ;

• Dòng thứ hai gọi là Menu Bar (Thanh trình đơn) gồm 9 mục từ File đến Help ;

• Dòng thứ ba gọi là Standard Tool Bar (Thanh công cụ chuẩn) chứa biểu tượng của các lệnh thường dùng ; có thể di chuyển vị trí hiển thị của các thanh công cụ bằng cách click vào và drag (rê) để đưa đến vị trí khác trong màn hình ;

• Dòng thứ tư gọi là Formating Tool Bar (Thanh công cụ định dạng) chứa biểu tượng của các lệnh thường dùng vào mục đích trình bày ;

• Có thể đính thêm vào các thanh công cụ này một hoặc nhiều biểu tượng khác và tự chọn thêm một số biểu tượng đại diện cho một tổ hợp lịnh tuỳ ý trong số các lịnh của Excel và có thể đính vào ở vị trí nào là tuỳ ý ;

• Phần chính của màn hình là khu vực của bảng tính, trong đó có :

- Dòng trên cùng gọi là Formula Bar (Thanh công thức), ở đó có tên công thức được áp dụng tính cho một Cell (ô) ;

- Thanh dọc bên phải của khu vực bảng tính gọi là Vertical Scroll Bar (Thanh trượt dọc) dùng để định vị điểm nháy so với toàn tài liệu bằng cách nhắp chuột vào

mũi tên lên hoặc mũi tên xuống của thanh này, hoặc di chuyển khối vuông trong thanh trượt ;

- Thanh ngang phía dưới của khu vực bảng tính cũng là thanh trượt nhưng là Horizontal Scroll Bar (Thanh trượt ngang) dùng định vị trên dòng ngang ; Bên phải của thanh này là các trang (sheet) với các ký hiệu trang (sheet 1, sheet 2, sheet

3, ) và các nút chọn trang trước hoặc sau ;

• Trên màn hình luôn luôn có một khung chữ nhật tạm gọi là hộp định vị, nằm trên một cell nào đó, dùng để chọn mục tiêu xử lý Bên cạnh hộp định vị có một dấu cộng khá lớn, đó là công cụ định vị của thiết bị chuột trên bảng tính ;

• Mục tiêu chọn có thể là :

- một cell ;

- trọn một cột ;

- một hàng ;

- trọn một Sheet ;

- một dãy các cell ;

- một thành phần văn bản trên dòng công thức

• Mục tiêu được chọn sẽ có đường viền xung quanh Ở góc dưới bên phải của khối chọn có hình núm vuông, bên trong ẩn chứa một dấu cộng nhỏ, gọi là Fill Handle

1.3 Khái niệm về bảng tính Excel

• Bảng tính Excel có khả năng biến đổi những nội dung, thông tin hỗn độn thành một tập hợp số liệu có tổ chức ;

• Bảng tính được bố trí trong một Book có thể gồm nhiều nhất là 255 tờ (Sheet) , mỗi Sheet là một bảng phân chia gồm 256 cột (Column) và 65536 hàng (Row) lập thành những đơn

vị xử lý được gọi là ô (cell) Người ta có thể nhập vào trong các Cell các dạng số liệu khác nhau như văn bản (text), trị số (number), công thức (Formula) hay ngày giờ (date and time) ;

• Như vậy, mỗi Sheet có tất cả là :

65536 hàng × 256 cột = 16 777 216 cellsCòn trong một Book thì có :

16 777 216 cells × 255 Sheet = 4 278 190 080 cells

• Các Sheet được đặt tên theo số thứ tự từ Sheet1, Sheet2, Sheet 255 Có thể đặt lại tên cho các Sheet nếu muốn ;

• Các cột được đặt tên từ trái qua phải theo thứ tự từ A, B, C, cho đến cột Z Sau cột Z là các cột AA, AB, đến AZ, rồi BA, BB, đến BZ, cứ như vậy cho đến nhóm cuối là IA,

IB, đến IV là đủ 256 cột ;

• Các hàng được đánh số liên tục từ trên xuống dưới từ hàng 1 đến hàng 65536 ;

• Mỗi cell đều có địa chỉ riêng, địa chỉ này được xác định bằng tên của cột và tên của dòng tạo ra cell đó (tên cột luôn đứng trước tên dòng) Ví dụ cell C8 ; địa chỉ cell ghi chữ in hoa hoặc chữ thường đều như nhau ;

• Vùng : là tập hợp nhiều cells đứng liền nhau, địa chỉ của vùng được xác định bởi địa chỉ của ô ở góc trên trái và ô ở góc dưới phải của vùng và ngăn cách bởi dấu : (Ví dụ vùng A5:F14) ;

• Bảng tính : trong mỗi tập tin Excel có nhiều bảng tính với tên mặc định là Sheet1, Sheet2, Sheet3, Dữ liệu trên các bảng tính này đều có thể liên hệ với nhau như trên một bảng tính ;

• Thế mạnh của Bảng tính Excel là các công thức (Formula) Đó có thể là những biểu thức toán học (^,/,*,+,-) hoặc biểu thức xử lý chuổi ghép, nối, cắt, (như &) hoặc biểu thức luận lý logic hay Boolean (AND, IF ) Biểu thức trong công thức bao giờ cũng cho một trị và đó là một trị linh hoạt, luôn phản ảnh tình hình thực tại của bảng tính Khi một thành phần liên quan đến công thức được (hay bị) thay đổi thì trị của công thức lập tức tự động điều chỉnh theo ;

2 NHẬP DỮ LIỆU VÀ ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH

2.1 Các kiểu dữ liệu

Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu, kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên Gồm các kiểu dữ liệu sau :

2.1.1 Kiểu số

• Ký tự đầu tiên gỏ vào là số

• Ở chế độ mặc nhiên, dữ liệu dạng số sẽ hiển thị phía bên phải của ô

• Nếu là số âm, có thể nhập dấu trừ phía trước hoặc để trong ngoặc đơn Ví dụ : -4 hoặc (4)

• Qui định cách hiển thị số (số theo tiêu chuẩn, theo %, theo phân số, theo dạng toán học như 1.234E+14) trong hộp hội thoại Format Cell (Chọn cell, click nút phải ra hộp hội thoại)

2.1.2 Kiểu chuổi

• Ký tự đầu tiên gỏ vào là chữ

• Ở chế độ mặc nhiên, dữ liệu dạng chuổi sẽ hiển thị phía bên trái của ô

• Nếu chuổi bắt đầu bằng những con số, muốn Excel hiểu là dạng chuổi phải nhập dấu (‘) phía trước

2.1.3 Kiểu ngày tháng

• Nhập ngày tháng năm vào với dấu phân cách là gạch ngang (-) hoặc gạch đứng (/)

• Thông thường nhập tháng trước, ngày sau rồi đến năm ;

• Phần tháng, có thể Excel hiển thị bằng số hoặc bằng chữ tiếng Anh viết tắt Qui định cách hiển thị trong hộp hội thoại Format Cell (Chọn cell, click nút phải ra hộp hội thoại)

• Ở chế độ mặc nhiên, dữ liệu kiểu ngày tháng sẽ hiển thị phía bên phải của ô

• Nếu nhập dữ liệu ngày tháng không đúng qui định, Ví dụ ngày 10/30/01, thì Excel đã xem dữ liệu này thuộc kiểu chuổi và sẽ hiển thị phía bên trái của ô

2.1.4 Kiểu công thức

Rất quan trọng để biết chúng ta đã phạm sai sót gì để có thể sửa chữa

• Dữ liệu kiểu công thức sẽ là các phép toán hoặc các hàm ;

• Muốn nhập dữ liệu kiểu công thức, phải nhập dấu (=) hoặc dấu (+) ở đằng trước

• Nếu khi đánh công thức bị lỗi mà Excel không thể tự bổ sung hoặc sửa đổi được thì sẽ thấy trị là một trong các ký hiệu error code sau :

Ví dụ : (Xem thêm Công thức bị lỗi trong Excel-Phần tự soạn thêm trong Excel để làm ví dụ)

2.2 Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

• Muốn nhập dữ liệu vào ô nào thì click tại ô đó rồi nhập như đã trình bày ở trên, hoặc click tại Formula Bar để nhập dữ liệu cho ô đang chọn Nhập xong gỏ Enter hoặc nhấn các phím mũi tên

• Muốn chỉnh sửa dữ liệu : Chọn ô muốn chỉnh sửa, sau đó click vào Formula Bar để sửa nội dung (hay dùng phím tắt F2) Nếu nhập lại dữ liệu, nội dung cũ sẽ bị xoá

• Khi chiều dài của dữ liệu dài hơn chiều ngang của ô :

#DIV/0 Trong công thức có phép toán chia cho 0

#REF Trong công thức có tham chiếu đến những ô không tồn tại hoặc đã bị xoá

#VALUE Trong công thức dùng sai kiểu dữ liệu như cộng trừ các dữ liệu kiểu chuổi

làm cho kết quả trở nên vô nghĩa

#N/A Không có giá trị (Not Available), chẳng hạn như khi tham chiếu mảng chưa

có giá trị, xảy ra khi dùng các công thức tìm kiếm VLOOKUP

#NAME ? Nhập dữ liệu dạng chuổi không để trong dấu nháy, viết sai tên hàm hay tên

- Nếu dữ liệu là kiểu số hoặc công thức, ô sẽ hiển thị các dấu ######, hoặc dạng luỹ thừa (1E+ ) ;

- Nếu dữ liệu là kiểu chuổi, có thể ô sẽ hiển thị tràn sang ô bên phải (khi ô bên phải không có dữ liệu) Muốn dữ liệu hiển thị đầy đủ, cần phải tăng chiều rộng cột của ô đó

2.3 Định dạng cột, dòng, ô

2.3.1 Điều chỉnh độ rộng của cột

• Để điều chỉnh độ rộng của các cột, hãy :

- Rà mũi chuột lên chữ của cột và nhắp để chọn cột, cả cột được chọn sẽ đổi màu ;

- Rà mũi chuột vào cạnh dọc bên phải của cột cho đến khi chuột biến thành hình ;

- Âún giữ nút trái của chuột đồng thời nhích qua phải để kéo giãn độ rộng cột hoặc qua trái để thu hẹp độ rộng cột đến mức mong muốn ;

- Buông chuột ra

• Muốn kéo giãn hoặc thu hẹp độ rộng của nhiều cột cho như nhau :

- Quét chọn các cột (các cột sẽ đổi màu) ;

- Rà mũi chuột vào cạnh dọc bên phải của một cột nào đó trong số chúng cho đến khi chuột biến thành hình ;

- Âún giữ nút trái của chuột đồng thời nhích qua phải để kéo giãn độ rộng cột hoặc qua trái để thu hẹp độ rộng cột đến mức mong muốn ;

- Buông chuột ra Tất cả các cột được chọn sẽ có độ rộng như nhau

•Chọn một hoặc nhiều cột, sử dụng trình đơn Format\Column\Width, nhập số liệu chiều cao cần thiết vào khung Column Width

2.3.2 Điều chỉnh chiều cao của dòng (Row height)

• Chọn dòng hoặc quét chọn nhiều dòng Sau đó, đưa trỏ chuột đến cạnh dưới của dòng đã chọn, hoặc của bất cứ dòng nào trong khối dòng chọn, click và drag để mở rộng

• Chọn một hoặc nhiều dòng, sử dụng trình đơn Format\Row\Height, nhập số liệu chiều cao cần thiết vào khung Row height

2.3.3 Nối và tách ô

• Nối : Chọn những ô muốn nối, click vào biểu tượng trên Thanh công cụ để nối ;

• Tách : (Chỉ tách được những ô đã nối) Chọn ô đã nối, sử dụng menu Edit\Clear\Formats Hay có thể dùng Format\Alignment Bỏ dấu kiểm trong Merge Cell

2.4 Định dạng kiểu chữ

• Để định dạng kiểu chữ cho dữ liệu, có thể thực hiện theo các bước sau :

- Chọn khối muốn định dạng ;

- Chọn Format\Cell (Ctrl+1) ;

- Chọn các định dạng trong bảng Font :

- Font, Font Style : Kiểu chữ ;

- Size : Kích cỡ ;

- Underline : Gạch dưới ;

- Color : Màu ;

- Preview : Xem trước

• Trong khung Effects, có 3 mục lựa chọn :

- Strikethrough : Gạch ngang ;

- Superscript : Số mũ (x2) ;

- Subscript : Chỉ số (H2O)

• Trên cùng một ô, để định dạng các kiểu chữ khác nhau cho các thành phần dữ liệu, chọn từng thành phần rồi định dạng bình thường

2.5 Định dạng vị trí

Dữ liệu nhập vào bảng tính có vị trí mặc định tuỳ theo từng kiểu dữ liệu Tuy nhiên, có thể định dạng lại theo các bước sau :

• Chọn khối dữ liệu ;

• Click chọn các biểu tượng định dạng vị trí trên thanh công cụ (align left : canh bên trái, align right : canh bên phải, align center : canh giữa) hoặc chọn Format\Cell, trong hộp hội thoại Format cells chọn bảng Alignment :

• Ở khung Text aligment : có :

- Khung Horizontal : click mở khung này để lựa chọn cách hiển thị hàng ngang ;

- Khung Vertical : click mở khung này để lựa chọn cách hiển thị hàng dọc ;

• Khung Orientation : Chọn kiểu chữ đứng hoặc nghiêng (chỉnh độ nghiêng trong khung Degrees)

• Ở khung Text control : chọn :

- Wrap text : có thể đánh được nhiều dòng trên 1 ô (hay dùng phím tắt Alt+Enter);

- Shrink to fit : Eïp dòng vào cho vừa bằng ô ;

- Merge cells : Nối nhiều ô

2.6 Định dạng số

Cùng một giá trị nhưng số có nhiều cách thể hiện khác nhau Để định dạng số, có thể thực hiện như sau :

• Chọn khối dữ liệu ;

• Chọn Format\Cell, trong hộp hội thoại Format cells chọn bảng Number :

• Trong khung Category, chọn mục Number, có thể chọn Custom để định dạng lại số ;

- Decimal places : Lấy bao nhiêu số lẻ ;

- Use 1000 Separator : Ngăn cách hàng ngàn bằng dấu phẩy (,);

- Negative numbers : Chọn cách thể hiện số âm

• Có thể sử dụng các biểu tượng định dạng số trên thanh công cụ :

- , (Comma Style) : Phân cách hàng ngàn, hàng đơn vị, dấu thập phân;

- Chọn decimal symbol là (,) thì chọn list separator là dấu (;)

- Chọn decimal symbol là dấu (.) thì chọn list separtor là dấu (,) hay dấu (;)

• Hay vào Options/Tools/International Chọn phiếu User

2.7 Định dạng ngày tháng

• Khi nhập ngày tháng, cần nhập tháng trước ngày sau ;

• Cùng một ngày tháng, nhưng có thể chọn nhiều cách hiển thị khác nhau ;

• Trong hộp hội thoại Format cell, chọn bảng Number : Trong khung Category, chọn mục Date và chọn cách hiển thị trên khung Type ;

• Ngày tháng hiển thị theo dạng tổng quát m/d/yy (tháng/ngày/năm) Nếu không vừa ý với các dạng có sẳn, có thể tạo ra một dạng hiển thị riêng bằng cách chọn mục Custom trong khung Category và gõ dạng cần thiết vào khung Ví dụ : dd/mm/yyyy (2 số ngày/2 số tháng/ 4 số của năm như ngày 03/01/2002) ;

2.8 Kẻ khung cho bảng tính

• Các đường kẻ dòng và cột trong Excel sẽ không thấy khi in ra giấy Nếu cần có khung kẻ, có thể thực hiện như sau :

- Chọn ô, vùng dữ liệu muốn kẻ khung ;

- Chọn Format\Cell, trong hộp hội thoại Format cells chọn bảng Border ;

- Chọn các dạng kẻ khung trong hộp hội thoại :

- None : không kẻ khung ;

- Outline : Kẻ đường viền xung quanh khối hoặc ô ;

- Inside : Kẻ các đường bên trong khối chọn ;

- Style : Chọn dạng đường kẻ ;

- Color : Chọn màu

• Có thể chọn từng đường kẻ trong khung Border, dạng khung sẽ hiển thị ở khung Text Click vào các đường kẻ để chọn hoặc xoá

2.9 Định dạng tự động

Nếu bảng tính của chúng ta có dạng một bảng biểu gồm tiêu đề cột ở trên, tiêu đề hàng

ở bên trái, phần giữa là số liệu dạng số, hàng cuối cùng là hàng tổng, cột cuối cùng cũng là cột tổng, chúng ta có thể dùng chức năng AutoFormat :

1- Chọn khối cell muốn định dạng ;

2- Gọi Menu - Format - AutoFormat ;

3- Excel sẽ bày ra một số dạng bảng biểu chuyên nghiệp, bạn chọn mẫu thích hợp ;4- Chọn OK

3 CÁC THAO TÁC CĂN BẢN TRONG EXCEL

3.1 Chèn và xoá cột, dòng

3.1.1 Chèn thêm cột

• Chọn vị trí muốn chèn (chọn một hoặc nhiều ô, cột) ;

• Insert \ Columns (chèn thêm vào phía bên phải) hoặc right click chọn Insert \ Entire hoặc Insert \ Entire Column

3.1.2 Chèn thêm dòng

• Chọn vị trí muốn chèn (chọn một hoặc nhiều ô, cột) ;

• Insert \ Rows (chèn thêm một dòng phía trên) hoặc right click chọn Insert \ Entire hoặc Insert \ Entire Row

3.1.3 Chèn thêm một ô, vùng

• Chọn ô hoặc vùng muốn chèn ;

• Insert \ Cells hoặc right click chọn Insert, nếu chọn Shift cell right (chuyển dữ liệu vùng chọn sang phải)

3.2 Sao chép dữ liệu

Có thể sử dụng nhiều cách sau khi đã chọn khối muốn sao chép :

• Click biểu tượng Copy trên thanh công cụ, chuyển ô chọn đến vị trí đích và click biểu tượng Paste ;

• Sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+C), chuyển ô chọn đến vị trí đích và sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+V) ;

• Right click và chọn Copy, chuyển ô chọn đến vị trí đích và right click chọn Paste ;

• Sau khi đã chọn khối, đưa trỏ chuột đến góc dưới phải, trỏ chuột sẽ chuyển thành dấu cộng (+), click và rê về vị trí muốn sao chép

3.3 Di chuyển và xoá dữ liệu

3.3.1 Di chuyển dữ liệu

Sau khi chọn khối dữ liệu muốn di chuyển, có thể thực hiện một trong những cách sau :

• Click biểu tượng Cut trên thanh công cụ, chuyển ô chọn đến vị trí đích và click biểu tượng Paste ;

• Sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+X), chuyển ô chọn đến vị trí đích và sử dụng tổ hợp phím (Ctrl+V) ;

• Right click và chọn Cut, chuyển ô chọn đến vị trí đích và right click chọn Paste ;

• Dùng chuột

• Chúng ta có thể dùng Paste special, khi đó chúng ta có thể chọn là chỉ dán giá trị hay dán cả công thức, hay có thể quay dữ liệûu thành bảng xoay 900(Xem thêm 3.5.Chuyển vị hàng-cột cho số liệu) Chúng ta có thể dùng phím tắt trên thanh công cụ Toolbar (Paste và mũi tên chỉ xuống)

• Nếu dùng Paste special để Copy hay di chuyển dữ liệu sang Word chúng ta có thể dùng Paste Link để link dữ liệu sang Word và cập nhật nó mỗi khi dữ liệu bên Excel thay đổi

3.3.2 Xoá dữ liệu (ô không bị xóa)

• Chọn khối dữ liệu muốn xoá và thực hiện một trong những cách sau :

- Right click và chọn Clear contents ;

- Chọn Edit\ Clear\Contents ;

- Nhấn phím Delete

• Sau khi xoá, nếu muốn lấy lại dữ liệu có thể sử dụng tính năng Undo bằng một trong ba cách :

- Chọn Edit\Undo ;

- Nhấn tổ hợp phím (Ctrl+Z) ;

- click biểu tượng Undo trên thanh công cụ

3.4 Bật và tắt đường lưới (Gridlines)

Tools/Options/View/Gridlines

3.5 Dùng Auto Fill điền số thứ tự

• Thay vì phải gỏ các số theo một thứ tự nào đó, hãy dùng chức năng Auto Fill ;

• Qui trình đề nghị :

- Gỏ hai số vào hai cell theo hàng hoặc cột muốn đánh số thứ tự ;

- Quét chọn hai cell này Nhắp chuột vào góc dưới phải của khối chọn sẽ thấy một Fill Handle ;

- Rà mũi chuột vào Fill Handle này, khi thấy mũi chuột biến thành hình dấu cộng sắc nét, phủ lên Fill Handle, thì kéo rê xuống ;

- Buông chuột ra, sẽ được các số liên tục tiếp theo của cặp số đã gỏ vào

• Excel rất thông minh để nhận ra qui luật giữa các trị đang có trong khối cell được chọn trước khi kéo Fill Handle :

- với cặp trị 1, 2 : sẽ cho dãy số tiếp theo là 3, 4, 5, 6, 7,

- với cặp trị 1, 3 : sẽ cho dãy số tiếp theo là 5, 7, 9, 11,

- với cặp trị 2, 4 : sẽ cho dãy số tiếp theo là 6, 8, 10, 12,

• Nếu kéo quá tay tạo ra các số lớn hơn mong muốn, hãy :

- Nếu khối vẫn còn được chọn (nếu không thì quét chọn lại), rà mũi chuột vào Fill Handle này, khi thấy mũi chuột biến thành hình dấu cộng phủ lên Fill Handle, thì kéo ngược lên phía trên đến vị trí mong muốn ;

- Buông chuột ra, các cell nhoè đi sẽ bị xoá

3.6 Chuyển vị hàng - cột cho số liệu

Vì một lý do nào đó, chúng ta muốn chuyển vị hàng - cột cho số liệu trong một bảng số liệu, hãy thực hiện như sau :

• Quét chọn khối cell cần chuyển vị hàng - cột và Copy ;

• Chọn một cell nào đó để định vị bảng số liệu mới ;

• Right click, chọn Paste Special ;

• Trong hộp hội thoại Paste Special, có 2 khung :

- Trong khung Paste, chọn All và chọn mục Transpose ;

- Trong khung Operation, chọn :

- None : nếu chỉ muốn chuyển vị hàng - cột ;

- Add : nếu muốn vừa chuyển vị hàng - cột, vừa tăng giá trị lên gấp đôi ;

- Subtract : nếu muốn vừa chuyển vị hàng - cột, vừa đổi dấu của số liệu ;

- Multiply : nếu muốn vừa chuyển vị hàng - cột, vừa bình phương giá trị của số liệu ;

- Divide : nếu muốn vừa chuyển vị hàng - cột, vừa tạo giá trị 0 cho tất cả các số liệu

3.7 Ghi dòng chú thích vào cell

• Trong một số trường hợp, để có thể thuyết minh rõ ràng về nguồn gốc, cách tính toán hoặc một thuộc tính nào đó về dữ liệu của cell, chúng ta cần đưa dòng chú thích vào cell Dòng chú thích này sẽ hiển thị gắn liền với cell khi ta rà chuột vào cell đó

• Qui trình thực hiện như sau :

- Nhắp chuột vào cell muốn ghi dòng chú thích ;

- Right click và nhắp vào sẽ hiển thị một hộp Text Box ;

- Ghi dòng chú thích vào ;

- Nhắp chuột ra ngoài hộp Text Box ;

• Khi đó, cell có dòng chú thích sẽ có một tam giác nhỏ màu đỏ ở góc trên phải

3.8 Đặt tên gợi nhớ cho cell, khối cell

• Để tiện việc tham chiếu trong các công thức sau này, chúng ta hãy đặt tên cho các cell hoặc các khối cell có chứa những hệ số độc lập được sử dụng trong bài

• Có thể thực hiện theo hai cách :

- Quét chọn cell hoặc khối cell cần đặt tên, gọi Insert \ Name \Create Đặt tên xong, nhấn Add (dùng cho trường hợp tên của cell hay khối cell nằm ở cột bên cạnh);

- Quét chọn cell hoặc khối cell cần đặt tên, nhắp chuột vào khung Name Box ở bên trái của Formula Bar Ở đó sẽ có địa chỉ của cell (nếu chọn 1 cell) hoặc cell trên cùng bên trái của khối cell được chọn, tiến hành đặt tên xong nhấn OK (hay có thể Insert/Name/Define) Trường hợp này không có tên ở cột bên cạnh mà chúng ta phải tự đặt lấy;

• Để kiểm tra, hãy nhắp chuột vào mũi tên Drop Down List bên phải của Name Box, sẽ bày ra danh sách các tên đã được đặt Nhắp chọn tên nào, khung chọn sẽ hiển thị ngay ở địa chỉ tương ứng

• Muốn xoá tên gợi nhớ: Vào lại Insert/Name/Define và chọn Delete

3.9 Đặt tên gợi nghĩa cho Wortsheet và lưu trữ

3.9.1 Đặt tên gợi nghĩa cho Worksheet

Trong một bảng tính có thể bao gồm nhiều Sheet : Sheet1, Sheet2, Sheet3, Để dễ dàng khi làm việc, chúng ta nên đặt các tên gợi nghĩa cho từng Sheet

Có thể thực hiện theo 2 cách :

• Trong Sheet đang làm việc, chọn Format\Sheet\Rename ;

• hoặc rà chuột vào tên Sheet đang làm việc ở góc dưới trái màn hình, right click rồi chọn Rename

3.9.2 Lưu trữ

• Để tránh việc mất các phần đã thực hiện do sự cố, hãy lưu trữ những gì làm được lên đĩa trước khi tiếp tục Có thể thực hiện bằng nhiều cách :

- Nhắp vào biểu tượng cái đĩa mềm trên thanh công cụ ;

- Gọi Menu \ File \ Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+S

• Nếu là lần lưu trữ đầu tiên, Excel chưa xác định được tên bảng tính là gì, nên sẽ bày ra hộp hội thoại Save As để bạn cung cấp tên của bảng tính Hãy chọn ổ đĩa trong khung Drive và thư mục trong khung Directory để ghi bảng tính vào và chọn OK

3.10 Sao chép Sheet này qua Sheet khác

• Nhắp vào núm chọn cả WorkSheet (núm hình vuông bên trái cột A, phía trên hàng 1), toàn bộ WorkSheet sẽ được bôi đen, chúng đang ở trạng thái được chọn ;

• Sau đó, có thể thực hiện một trong các cách sau :

- Bấm Ctrl+C ;

- Nhắp vào biểu tượng Copy ;

- Gọi lịnh Edit - Copy ;

- Right click ⇒ Copy ;

⇒ Excel sẽ chép nội dung đó vào Clipboard, dưới thanh Status Bar thì có dòng nhắc : « Select destination and press ENTER or choose Paste » (Hãy chọn nơi đến rồi nhấn Enter hoặc gọi lịnh Paste)

• Nhắp chuột vào Sheet2, Excel sẽ chuyển sang trang 2 của Workbook Đặt khung chọn vào cell A1 rồi hoặc :

- Nhấn Enter ;

- Bấm Ctrl+V ;

- Nhắp vào biểu tượng Paste ;

- Gọi lịnh Edit - Paste ;

- Right click ⇒ Paste

• Chúng ta sẽ được một bảng tính y như Sheet1, kể cả phông chữ, cỡ chữ, độ rộng cột, cách đóng khung,

3.11 Qui trình in bảng tính

3.11.1 Chọn vùng in

• Qui trình đề nghị :

- Quét chọn khu vực muốn in trong bảng tính này ;

- Nhắp vào biểu tượng Set Print Area : khu vực vừa chọn sẽ có những nét đứt quãng bao xung quanh, hay có thể vào File/Print Area/Set Print Area

• Có thể dùng phiếu Sheet trong hộp hội thoại của File/Page Setup để định vùng in và tiêu đề bảng tính :

- Print area : để xác định địa chỉ vùng cần in trong bảng tính ;

- Print titles : để giữ lại tiêu đề của nội dung bảng tính cho mỗi trang in, khi đó cần xác định địa chỉ dòng hoặc cột cần in lại trong khung Row to repeat at top (dòng cần lặp lại ở đầu mỗi trang) hoặc trong khung Column to repeat at left (cột cần lặp lại ở phía trái mỗi trang) ;

- Print : nếu chọn :

- Gridlines : In nội dung bảng tính có kẻ khung ;

- Row and column heading : có in tên dòng và cột của bảng tính ;

- Black and white : chỉ in trắng đen ;

- Draft quality : chế độ in lợt ;

• Muốn phóng lớn vị trí nào thì click tại vị trí đó để xem ;

• Click nút Close để thoát

3.11.3 Định dạng trang in

Mở trình đơn File \ Page Setup Trong hộp hội thoại Page Setup, chọn các bảng thích hợp để định dạng trang in theo các yêu cầu :

1- Chọn kiểu in và khổ giấy in :

Chọn bảng Page :

• Mục Orientation để thay đổi kiểu in :

- Chọn Portrait (chân dung) để định dạng kiểu in đứng ;

- Chọn Landscape (phong cảnh) để định dạng kiểu in ngang ;

• Mục Scaling : Nên chọn 100% normal size Trường hợp chỉ thiếu có vài dòng thì có thể chọn Fit to 1 page, lúc đó Excel sẽ ép lại cho vừa 1 trang ;

• Mục Paper Size để thay đổi khổ giấy in hoặc kích thước giấy cần in, chọn khổ giấy cần thay đổi trong khung Paper Size Cở A4 210 × 297mm (8,5 × 11’’) là khổ giấy ngầm định

• Mục Print Quality để thay đổi chất lượng in, càng nhiều dpi (dot per inche) nét chữ càng sắc sảo

2- Định lề trang in :

Chọn bảng Margins :

• Top, Bottom : Định khoảng cách từ biên giấy phía trên và phía dưới đến nội dung in ;

• Left, right : Định khoảng cách từ biên giấy phía trái và phía phải đến nội dung in ;

• Header : Định khoảng cách từ biên giấy đến nội dung tiêu đề đầu trang ;

• Footer : Định khoảng cách từ biên giấy đến nội dung tiêu đề cuối trang ;

• Center on page : để định nội dung in nằm giữa trang theo chiều ngang (Horizontally) hoặc theo chiều dọc (Vertically) Có thể nhắp chọn cả hai

3- Chèn tiêu đề trang :

Chọn bảng Header / Footer :

• Excel luôn luôn in một dòng trên đỉnh trang gọi là dòng đầu trang (Header) và một dòng dưới đáy trang gọi là dòng chân trang (Footer) ;

• Nếu chúng ta không vào mục này thì Excel tạm thời sẽ in tên của bảng tính (Filename) trên Header và in số thứ tự trang dưới Footer Vị trí in là giữa dòng ;

• Để không in như vậy, chọn mục none trong khung Header và Footer ;

• Để in một nội dung khác, nhắp chọn Custum Header hoặc Custum Footer Cả hai hộp hội thoại gần như nhau, trong đó, ngoài các hướng dẫn, còn có những biểu tượng để chọn Nội dung nhập vào Header hoặc Footer có thể trình bày trong 3 khu vực : trái, giữa và phải :

- Muốn chọn Font : nhắp vào biểu tượng A để chọn, xong OK ;

- Muốn chèn số trang : nhắp vào biểu tượng #

- Muốn chèn tổng số trang : nhắp vào biểu tượng ++

- Chèn ngày, giờ

- Chèn tên tập tin : nhắp biểu tượng bảng tính Excel

Sau cùng, click OK để hoàn tất định dạng trang in hoặc có thể click Print để thực hiện in

4 CÔNG THỨC VÀ CÁC TÍNH TOÁN CƠ BẢN

4.1 Các phép toán tử

& Toán tử kết nối chuổi

4.1.3 Các toán tử so sánh

4.2 Địa chỉ tương đối và tuyệt đối

Tên của mỗi ô hoặc vùng được gọi là địa chỉ của ô hoặc vùng đó Có 2 loại địa chỉ : địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối

4.2.1 Địa chỉ tương đối

• Là địa chỉ bình thường của ô hoặc vùng khi nhập vào trong công thức ;

• Khi sao chép công thức, các địa chỉ tương đối trong công thức sẽ tự thay đổi theo vị trí tương ứng ở nơi được chép đến

4.2.2 Địa chỉ tuyệt đối

• Các địa chỉ trong công thức đứng sau dấu $ sẽ trở thành địa chỉ tuyệt đối ;

• Có thể đặt địa chỉ tuyệt đối cho cả dòng và cột ($B$5), hoặc chỉ cho dòng (B$5) hoặc chỉ cho cột ($B5) ;

• Khi sao chép công thức, các địa chỉ tuyệt đối trong công thức sẽ không thay đổi theo vị trí tương ứng ở nơi được chép đến

• Dùng phím F4 nhấn liên tục chúng ta có thể chỉnh các địa chỉ tương đối và tuyệt đối

4.3 Sắp xếp dữ liệu

Để sắp xếp lại dữ liệu trong bảng tính :

1- Chọn cột hoặc những cột của khối muốn sắp xếp ;

2- Chọn Data \ Sort Nếu ở bước 1 chọn chỉ sắp xếp cho một cột, Excel sẽ hiển thị hộp hội thoại Sort Warning, trong hộp này có thể lựa chọn một trong hai điều kiện :

- Expend the selection : Mở rộng khối chọn, chọn tất cả các cột trong khối đã chọn ;

- Continue with the current selection : Chỉ sắp xếp trong khối chọn.3- Trong hộp hội thoại Sort, chọn các tiêu chuẩn sắp xếp :

- Sort by : Chọn tên cột làm tiêu chuẩn sắp xếp ;

- Then by : Chọn tên cột làm tiêu chuẩn phụ để sắp xếp nếu ở cột chính có nhiều ô giống nhau ;

Chú ý : Có thể dùng phím tắt A →Z và Z → A

5 CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL

5.1 Nhóm hàm số

Hàm là dạng công thức đã được viết sẳn để giúp tính toán nhanh hơn.Tất cả các hàm đều có dạng tổng quát như sau : Tên hàm (Các tham biến)

1- ABS (Số )

• Là hàm lấy giá trị tuyệt đối của một số ;

• Ví dụ : 2 + ABS (-5.2) = 7.2

2- INT (Số )

• Là hàm lấy phần nguyên của một số (trả về số nhỏ hơn) ;

• Ví dụ : INT (6.7) = 6 ; INT (-6.1) =-7

3- MOD (Số bị chia, số chia)

• Là hàm lấy giá trị dư của phép chia ;

• Ví dụ : MOD (10,3) = 1

4- ROUND (Số cần làm tròn, số lẻ)

• Là hàm làm tròn số ;

• Ví dụ : ROUND (15.2365,2) =15.24 (có 4 số lẻ nhưng chỉ lấy 2 số)

ROUND (15.813,0) = 16ROUND (15236.534,-3) =150005- SQRT (Số )

• Là hàm lấy căn bậc hai ;

• Ví dụ : SQRT (16) =4

5.2 Nhóm hàm thống kê

1- AVERAGE (Số thứ nhất, số thứ hai, )

• Là hàm tính giá trị trung bình của các số trong ngoặc ;

• Ví dụ : =AVERAGE (4,6,8,10) cho trị 7

2- COUNT (Giá trị 1, giá trị 2, )

• Là hàm đếm các phần tử kiểu số trong vùng được chọn

3- COUNTA (Giá trị 1, giá trị 2, )

• Là hàm đếm các phần tử khác trống (có dữ liệu) trong vùng được chọn

4- MAX (Số thứ nhất, số thứ hai, )

• Là hàm lấy số lớn nhất trong vùng được chọn.

5- MIN (Số thứ nhất, số thứ hai, )

• Là hàm lấy số nhỏ nhất trong vùng được chọn

6- SUM (Số thứ nhất, số thứ hai, )

• Là hàm tính tổng các số ;

• Có thể gỏ công thức = SUM (F1 :F11) và Enter để tính tổng từ F1 đến F11 ;

• Hoặc có thể dùng biểu tượng Auto Sum trên thanh công cụ sau khi quét chọn các ô trong một hàng hoặc trong một cột

5.3 Nhóm hàm có điều kiện

1- IF (điều kiện, giá trị đúng, giá trị sai)

• Là hàm trả về giá trị đúng nếu đúng điều kiện, ngược lại trả giá trị sai ;

• Điều kiện là một mệnh đề luận lý, thường là một phép so sánh hai đối tượng Có thể là điều kiện đơn hoặc điều kiện phức

2- SUMIF (Vùng 1, « điều kiện » , vùng 2)

• Là hàm tính tổng các ô trong vùng 2 tương ứng với các ô vùng 1 đã thoả mãn điều kiện ;

3- COUNTIF (Vùng , « điều kiện »)

• Đếm các ô đã thoả mãn điều kiện trong vùng

5.4 Nhóm hàm logic

1- AND (Các biểu thức điều kiện)

• Trả về giá trị « và » Logic (True hay False) của các biểu thức điều kiện

2- OR (Các biểu thức điều kiện)

• Trả về giá trị « hoặc » Logic (True hay False) của các biểu thức điều kiện

3- NOT (Các biểu thức điều kiện)

• Trả về giá trị « không » Logic (True hay False) của các biểu thức điều kiện

5.5 Hỗ trợ về danh sách hàm

• Trong các công thức có dùng những hàm của Excel, thay vì phải nhớ tên và cú pháp từng hàm mới sử dụng có hiệu quả, chúng ta có thể gọi lịnh cho Excel cung cấp danh sách tất cả các hàm theo vần ABC của tên hàm hoặc theo nhóm công dụng của hàm ;

• Khi đã nhắp chọn hàm cần thiết, Excel không những đưa tên của hàm vào dòng Formula Bar mà còn ghi luôn mẫu cú pháp trên đó Chúng ta chỉ việc sửa đổi các đối số trong mẫu cú pháp cho phù hợp là xong.

• Qui trình đề nghị :

1- Chọn cell muốn lập công thức có dùng Hàm ;

2- Gọi Menu - Insert - Function hoặc nhắp vào biểu tượng Paste Function (fx) ;3- Trong hộp hội thoại được bày ra, chọn nhóm Hàm trong khung Function Category, chọn tên Hàm trong khung Paste Function ;

4- Chọn OK Excel sẽ dán tên Hàm cùng với mẫu cú pháp vào dòng Formula Bar, đồng thời kích hoạt hộp hội thoại Function Wizard hướng dẫn từng bước và cú pháp các đối số của Hàm Thay các đối số cho phù hợp ;

5- Xong chọn Finish

• Hướng dẫn thêm :

- Khi bạn đang lập công thức và đã gỏ tên Hàm, để khỏi sai cú pháp, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+A, Excel sẽ điền thêm cặp ngoặc và mẫu các đối số vào ngay sau tên Hàm Bây giờ, bạn chỉ việc thay các đối số ;

- Khi bạn đang lập công thức và đã gỏ tên Hàm, để khỏi sai cú pháp, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl+A, Excel sẽ mở hộp hội thoại Function Wizard, trong đó giải thích rất chi tiết về công dụng của Hàm, về mẫu câu, về ý nghĩa từng đối số ( bằng tiếng Anh)