Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Phù Cừ Hưng Yên

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 4 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN ,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 4 I.Khái quát chung về UBND huyện Phù cừ 4 1. Vị trí địa lý 4 2.Kinh tế 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù cừ. 5 1.Chức năng 5 2.Nhiệm vụ, quyền hạn 6 3. Cơ cấu tổ chức 8 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ 10 1.Chức năng 10 2.Nhiệm vụ, quyền hạn 11 3.Cơ cấu tổ chức 12 CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 15 I. CÔNG TÁC VĂN THƯ 15 1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND 15 1.1 khái quát về công tác văn thư 15 1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 16 1.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến. 20 1.4 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ 25 2. Hình thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Phù Cừ. 26 2.1 Mô hình tổ chức văn thư 26 2.2Tình hình công tác lưu trữ 27 2.2.1Hệ thống quản lý công tác lưu trữ 27 2.2.3 Tình trạng kho và trang thiết bị dùng trong công tác văn thưlưu trữ 28 2.3. Trang thiết bị, phương tiện và biện pháp kỹ thuật bảo quản 29 2.4. Tổ chức tài liệu trong kho 30 CHƯƠNG III : CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 31 I.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Phù cừ 31 1. Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý của UBND huyện 31 2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 31 2.1 Quốc hiệu 32 2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 32 2.3. Số, ký hiệu của văn bản 32 2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 33 2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 34 2.6 Nội dung văn bản 34 2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 35 2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức 36 2.9 Nơi nhận 36 3. Quy trình soạn thảo văn bản quản lý 37 II. Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Phù cừ. 38 1. Trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng 38 2. Cách sắp xếp và bố trí trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng. 39 PHẦN II : KẾT LUẬN 40 PHẦN III : PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

_

Họ tên sinh viên : Đoàn Thị Quỳnh Anh

Sinh viên lớp : ĐH QTVP K1C

SN : 12/12/1994 – Mã số : 1205 QTVC001

BÁO CÁO KIẾN TẬP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1C

KHÓA HỌC (2012-2016)

Tên cơ quan: Văn phòng HĐND - UBND Huyện Phừ cừ

Địa chỉ : K2-207b Phố cao-TT Trần cao-huyện Phù cừ-tỉnh Hưng yên

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Thị Vân Anh

Giảng viên hướng dẫn : GV Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI -2015

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 4 CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN ,CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 4

I.Khái quát chung về UBND huyện Phù cừ 4

1 Vị trí địa lý 4

2.Kinh tế 4

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù cừ 5

1.Chức năng 5

2.Nhiệm vụ, quyền hạn 6

3 Cơ cấu tổ chức 8

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Phù cừ 10

1.Chức năng 10

2.Nhiệm vụ, quyền hạn 11

3.Cơ cấu tổ chức 12

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 15

I CÔNG TÁC VĂN THƯ 15

1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND 15

1.1 khái quát về công tác văn thư 15

1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi 16

1.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 20

1.4 Quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Văn phòng HĐND-UBND huyện Phù cừ 25

2 Hình thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Phù Cừ 26

2.1 Mô hình tổ chức văn thư 26

2.2Tình hình công tác lưu trữ 27

2.2.1Hệ thống quản lý công tác lưu trữ 27

2.2.3 Tình trạng kho và trang thiết bị dùng trong công tác văn thư-lưu trữ .28

2.3 Trang thiết bị, phương tiện và biện pháp kỹ thuật bảo quản 29

2.4 Tổ chức tài liệu trong kho 30

CHƯƠNG III : CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ 31

I.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Phù cừ 31

1 Thẩm quyền ban hành các văn bản quản lý của UBND huyện 31

2 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 31

2.1 Quốc hiệu 32

2.2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản 32

2.3 Số, ký hiệu của văn bản 32

2.4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản 33

2.5 Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản 34

2.6 Nội dung văn bản 34

2.7 Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền 35

2.8 Dấu của cơ quan, tổ chức 36

2.9 Nơi nhận 36

3 Quy trình soạn thảo văn bản quản lý 37

II Công tác tổ chức và sử dụng trang thiết bị văn phòng tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Phù cừ 38

1 Trang thiết bị và cơ sở vật chất của văn phòng 38

2 Cách sắp xếp và bố trí trang thiết bị trong một phòng làm việc của Văn phòng 39

PHẦN II : KẾT LUẬN 40 PHẦN III : PHỤ LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, trong mỗi cơ quan quản lí nhà nước, doanh nghiệp tư nhânhay công ty đa quốc gia, văn phòng luôn đóng vai trò, nhiệm vụ trong quá trìnhhoạt động của cơ quan,tổ chức –là bộ phận không thể thiếu trong công tác vănphòng.Bộ phận này được coi là ”bộ mặt” của các cơ quan,doanh nghiệp gópphần tạo nên sự thành công trong quá trình hoạt động của cơ quan,tổ chức,cũngnhư doanh nghiệp.Trong các cơ quan,tổ chức,doanh nghiệp, văn phòng là bộmáy giúp việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho công tác quản lý và điều hànhcủa ban lãnh đạo một cơ quan Là nơi giao dịch,tiếp khách thu thập,xử lý vàcung cấp truyền đạt thông tin làm cầu nối giữa lãnh đạo cơ quan với các mốiquan hệ bên ngoài

Văn thư-lưu trữ có vai trò,ý nghĩa quan trọng và là công tác thường xuyêncủa mối cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước,cũng như giúp cho

cơ quan,tổ chức thực hiện chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn của mình được hoànthiện nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.Trong các cơ quan,tổchức,đơn vị công tác văn thư-lưu trữ luôn được quan tâm;bởi đó là công tác đảmbảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản,tài liệu Làm tốt khâucông tác văn thư này,sẽ đảm bảo cung cấp thông tin,giải quyết công việc mộtcách nhanh chóng,chính xác;đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan Bên cạnh sự pháttriển của khoa học công nghệ và nền hành chính nhà nước thì vai trò quan trọngcủa công tác văn thư lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước luônđược trú trong và quan tâm đến với những chính sách ngày càng hiện đại trongcông tác này Nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý của mỗi cơquan,đơn vị cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động và đáp ứng nhu cầu thực tiễncủa từng cơ quan,đơn vị

Trong thời gian đi kiến tập, được sự giới thiệu của trường Đại học Nội Vụ

Hà Nội và sự quan tâm, hướng dẫn nhiệt tình của Quý thầy cô trong khoa Quảntrị Văn phòng tôi đã được tiếp nhận kiến tập tại UBND huyện Phù Cừ, cùng với

sự tận tình chỉ bảo, giúp đỡ của các các bộ,chuyên viên trong UBND

huyện Phù Cừ đã tạo điều kiện giúp tôi hoàn thành xong đợt kiến tập một

tháng của mình Trong khoảng thời gian tôi còn ngồi trên ghế nhà trường, được

sự giảng dạy của các Giảng viên trong trường và trong quá trình đi kiến tập tạiUBND huyện Phù Cừ ,bản thân tôi đã cố gắng lỗ lực học hỏi những kinhnghiệm làm việc cũng như rèn luyện các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng Quachuyến đi thực tế này đã giúp tôi nhận thức và tiếp cận được môi trường làmviệc của các cơ quan,đơn vị nhà nước; giúp tôi hiểu biết rõ hơn về chứcnăng,nhiệm vụ,quyền hạn cũng như trong quá trình hoạt động của cơ quan,đơn

vị Việc thực hành công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện ,tôi đã hiểu được

lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ bên cạnh sự hướng dẫn chỉđạo tận tình của cán bộ trong phòng ban,bộ phận mà trong quá trình thực hànhtrực tiếp các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư tôi đã hoàn thành tốt các côngviệc như mình mong muốn

Qua đây,tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Ban giám hiệu nhàtrường,các thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng, cô giáo chủ nhiệm,giảngviên hướng dẫn Lâm Thu Hằng và cùng toàn thể các qúy thầy cô giảng viêntrong trường đã truyền đạt cho các sinh viên trong trường những bài giảng trênlớp với những kiến thức bổ ích sát với thực tế để sinh viên tích lũy làm hànhtrang khi bước vào cuộc sống với những trải nghiệm quý giá Và tôi xin gửi lờicảm ơn tới sự quan tâm,giúp đỡ của toàn thể các cán bộ lãnh đạo,anh chị chuyênviên của Văn phòng UBND huyện Phù cừ đã tận tình hướng dẫn và tạo điềukiện giúp đỡ tôi trong thời gian đi kiến tập; giúp tôi được tiếp xúc với công việcthực tế và hoàn thành tốt đợt kiến tập theo sự chỉ đạo của nhà trường cũng nhưbài báo cáo thêm đầy đủ và hoàn chỉnh hơn Tuy nhiên khả năng cũng như kỹnăng của tôi chưa sâu nên bài báo cáo của tôi cũng không thể tránh khỏi nhữngthiếu sót và hạn chế Kính mong được sự giúp đỡ, đóng góp ý kiến từ các quýthầy cô và các cán bộ, lãnh đạo,anh,chị chuyên viên trong Văn phòng UBNDhuyện để bài báo cáo của tôi được hoàn thiện hơn.Để tôi củng cố kiến thức,các

kỹ năng để phục vụ cho công việc cũng như trong quá trình học tập của bản thânsau này

XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN

MỤC LỤC

 PHẦN III : PHỤ LỤC

1.Phụ lục 1: sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Phù cừ

2.Phụ lục 2: sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Phù cừ

3.Phụ lục 3: sơ đồ bộ phận lưu trữ

4.Phụ lục 4 : Sơ đồ làm việc của Văn phòng UBND huyện Phù cừ 5.Phụ lục 5: bảng phân công công việc

6.Phụ lục 6: Nhật ký kiến tập

PHẦN I KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UBND HUYỆN

PHÙ CỪ

CHƯƠNG I: CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN ,CƠ

CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ

I.Khái quát chung về UBND huyện Phù cừ

1 Vị trí địa lý

Hưng Yên là tỉnh nằm ở trung tâm đồng bằng sông hồng , trong vùngkinh tế trọng điểm, là cửa ngõ của thủ đô Hà nội Hưng yên gồm các huyện:Thành phố Hưng yên,Văn Lâm, Mỹ Hào, Kim Động,Văn Giang, Tiên Lữ, Phù

Cừ, Khoái Châu, Ân Thi

Huyện Phù Cừ có diện tích tự nhiên là 93,8 km2.Bao gồm 14 xã: Thị trấnTrần cao;xã Minh Tân; xã Phan Sào Nam,xã Quang Hưng;xã Minh Tiến;xãĐoàn Đào;xã Đình Cao;xã Tống phan;xã Nhật Quang;xã Tiền Tiến;xã TamĐa;xã nguyên Hòa và xã Tốn Trân Phía Tây giáp huyện Tiên Lữ, phía Tây Bắcgiáp huyện Ân Thi, phía Bắc giáp huyện Thanh Miện của tỉnh Hải Dương, ranhgiới chủ yếu là các con sông: sông Cửu An,chi lưu của sông Luộc Góc phíaNam giáp huyện Hưng Hà và phía Đông Nam giáp huyện Quỳnh Lưu,đều củatỉnh Thái Bình, ranh giới là sông Luộc Khí hậu thuận lợi, thuộc kiểu khí hậunhiệt đới ẩm gió mùa Nhìn chung, huyện có địa hình bằng phẳng thuận lơi choxây dựng cơ sở hạ tầng,các khu công nghiệp,thâm canh tăng vụ phát triển sảnxuất nông nghiệp,các vùng trũng thuận lợi cho nuôi trồng thủy sản

thu nhập cao cho nông dân Về mặt công nghiệp có một số dự án quan trọng làCông ty may Phố cao, Phú hưng…khu công nghiệp làng nghề Đình cao,cónguồn nhân lực dồi dào, sáng tạo đây là thế mạnh phát triển các ngànhkinh tếđịa lí thuận lợi,điều kiện tự nhiên huyện còn có nhiều yếu tố là tiềm năng pháttriển kinh tế với cơ cấu công-nông Huyện có tài nguyên than nâu, có trữ lượngkhá lớn Huyện có cây ăn quả đặc sản là nhãn,vải mang lại kinh tế cao và hiệuquả, là thị trường phát triển kinh tế và xuất khẩu tiềm năng.

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù cừ.

1.Chức năng

UBND huyện là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, đồng thời là

cơ quan Hành chính nhà nước ở huyện, đặt dưới sự chỉ đạo và quản lý trực tiếpcủa UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương UBND huyện trực tiếp chỉđạo và quản lí cấp xã, các đơn vị xí nghiệp, sự nghiệp và các cơ quan nhà nướcđược giao cho cấp huyện quản lí

UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, pháp luật,các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằmđảm bảo thực hiện chủ trương,biện pháp phát triển kinh tế-xã hội

UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước, quản lý kinh tế tronghuyện, kế hoạch, ngân sách Cụ thể là:

Quản lý các lĩnh vực chính trị,kinh tế, văn hóa, xã hội ,quốc phòng tronghuyện.Quản lý về mặt Hành chính nhà nước về sản xuất,kinh doanh,lưuthông,phân phối; về giáo dục,y tế và tổ chức chăm sóc đời sống của nhân dântrong huyện

Là trung tâm chỉ đạo tiến hành trang bị kỹ thuật cho nông dân huyện ,thực hiện cải tạo XHCN đối với nông nghiệp, xây dựng và hoàn thiện quan hệsản xuất đưa nền nông nghiệp tiến lên sản xuất lớn

Giáo dục cho nhân dân làm tốt nghĩa vụ đối với nhà nước, tổ chức ngàycàng tốt hơn đời sống vật chất và văn hóa của nhân dân trong huyện, đảm bảo anninh chính trị,trật tự xã hội,củng cố quốc phòng

2.Nhiệm vụ, quyền hạn

UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ,bảo đảm pháthuy vai trò lãnh đạo tập thể của UBND, đồng thời đề cao trách nhiệm của ChủTịch, các Phó Chủ Tịch và Ủy viên UBND huyện

HĐND-UBND thực hiện nhiệm vụ,quyền hạn của mình theo Hiến pháp,pháp luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên ,phát huy quyền làmchủ của nhân dân, tăng cường pháp chế XHCN

UBND huyện Phù cừ thực hiện những nhiệm vụ,quyền hạn trong tất cả cálĩnh vực như:kinh tế, nông nghiệp,công nghiệp,giao thông vận tải,văn hóathương mại…

 Trong lĩnh vực kinh tế: UBND thực hiện xây dưng kế hoạch phát triểnkinh tế xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua để trình UBND cấptỉnh phê duyệt;tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó

+ Lập dự toán thu ngân nhà nước trên địa bàn,dự thu toán chi ngân sáchđịa phương,dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương.Trong trường hợp cần thiếttrình HĐND cùng cấp quyết định và báo cáo UBND;cơ quan tài chính cấp caotrực tiếp;thực hiện ngân sách địa phương,hướng dẫn kiểm tra UBND xã,thị trấn ;

+ Phê chuẩn kế hoạch kinh tế-xã hội của xã,thị trấn…

 Trong lĩnh vực nông-lâm-ngư nghiệp,thủy lợi và đất đai;UBND thựchiện những nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng ,trình HĐND cùng cấp thông qua các chương trình khuyếnkhích phát triển nông-lâm-ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện cácchương trình đó;

+ Chỉ đạo UBND xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấukinh tế,phát triển nông nghiệp;thực hiện giao dịch đất,cho thuê đất,thu hồi đấtđối với cá nhân và hộ gia đình;giải quyết các tranh chấp đất đai,thanh tra đất đaitheo quy định của pháp luật;

+ Xét duyệt quy hoạch,kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;Xây dựng quy hoạch thủy lợi,quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn theo quyđịnh của pháp luật

Trong lĩnh vực công nghiệp,tiểu thủ công nghiệp,UBND huyện thựchiện nhiệm vụ,quyền hạn sau :

+ Tham gia với UBND tỉnh trong việc xây dưng quy hoạch, kế hoạch pháttriển công nghiệp,tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

+ Tổ chức xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống

+ Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp,tiểu thủ công nghiệp dịc

+ Quản lý,khai thác,sử dụng cá công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

+ Quản lý việc xây dựng,cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng,tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở,đất ở vàquỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

+ Quản lý việc khai thác,sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng theophân cấp của UBND

Trong lĩnh vực thương mại ,dịch vụ và du lịch,UBND thực hiện nhiệmvụ,quyền hạn sau:

+ Xây dựng,phát triển mạng lưới thương mại,dịch vụ,du lịch và kiểm traviệc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại,dịch vụ và dulịch trên địa bàn huyện;

+ Kiểm tra việc chấp hành các quy định của nhà nước về hoạt độngthương mại,dịch vụ du lịch trên địa bàn

Trong lĩnh vực giáo dục,y tế, văn hóa thông tin,thể dục thể thao;UBNDthực hiện nhiệm vụ, quyền hạn sau:

+ Xây dựng các chương trình,đề án phát triển văn hóa,giáo dục,thông tinthể dục thể thao,y tế phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khiđược cấp có thẩm quyền phê duyệt;

+ Tổ chức kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cậpgiáo dục; quản lý các công trình công cộng được phân cấp;bảo vệ và phát huycác giá trị di tích lịch sử-văn hóa và danh lam thắng cảnh do địa phương quảnlý;

+ Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế, chỉ đạo và kiểm tra việcbảo vệ sức khỏe nhân dân;bảo vệ chăm sóc bà mẹ, trẻ em và trong công tác kếhoạch hóa gia đình

▪Trong lĩnh vực khoa học-công nghệ và tài ngyên môi trường;UBNDthực hiện các biện pháp ứng dụng những tiến bộ của khoa học-công nghệ,phục

vụ sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương; Tổ chức bảo vệ môi trường,phòng chống khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt…

 Trong lĩnh vực quốc phòng,an ninh và trật tự an toàn xã hội;UBNDthực hiện nhệm vụ, quyền hạn sau:

+ Tổ chức các phong trào để quần chúng nhân dân tham gia, xây dựnglực lượng vũ trang và quốc phòng toàn dân, chỉ đạo việc xây dựng công tác huấnluyện lực lượng dân quân tự vệ;

+ Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự,nhập ngũ giao quân vàthực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự-an toàn xã hội…

3 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Phù cừ gồm: 01 Chủ Tịch , 02 Phó ChủTịch và các phòng, ban giúp việc chuyên môn trực thuộc

♦ Chủ Tịch UBND huyện là người lãnh đạo và điều hành các công việc

của UBND huyện,các thành viên của UBND,các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện có trách nhiệm giải quyết các công việc theo quy định tại Điều126,127 Luật tổ chức HĐND-UBND ngáy 26/11/2003 và những vấn đề khác màPháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Chủ tịch UBND huyện quyết định

+ Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức bộ máy và cán bộ,công tác nội

chínhquy hoạch tổng thể phát triển kinh tế xã hội,quy hoạch và kế hoạch sửdụng đất đai,Kế hoạch và đầu tư,Thi đua khen thưởng,Công tác giải quyết khiếunại-tố cáo của công dân,Tư pháp,Thi hành án,Công an,Quân sự,Thanh tra nhà

nước Chỉ đạo và áp dụng các biện pháp giải quyết những vấn đề quan trọng, cấpbách, đột xuất trong phòng chống thiên tai, cháy nổ, dịch bệnh, an ninh trật tự vànhững vấn đề quan trọng khác được các Phó chủ tịch UBND huyện phụ tráchkhối, thủ trưởng các ngành Chủ tịch UBND các xã ,thị trấn có liên quan phốihợp xử lý.

+ Chủ tịch UBND huyện phân công 1 Phó chủ tịch trong số các Phó chủtịch UBND huyện làm làm nhiệm vụ Phó Chủ tịch thường trực; Chủ tịch UBNDhuyện quyết định điều chỉnh phân công công việc giữa các Phó Chủ tịch và các

Ủy viên UBND huyện khi cần thiết.Chủ tịch UBND huyện ủy quyền cho PhóChủ tịch thường trực chỉ đạo công việc của UBND khi Chủ tịch đi vắng

♦ Phó Chủ tịch UBND huyện là người giúp Chủ tịch UBND huyện,thaymặt Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, điều hành và trực tiếp giải quyết một sốcông việc thuộc lĩnh vực được Chủ tịch UBND huyện phân công phụ trách ởmột số cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND huyện và UBND các xã, thịtrấn

+ Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối kinh tế tổng hợp và sản xuấtbao gồm: Tài chính-Kế hoạch,Thuế,Kho bạc nhà nước,Nông nghiệp và pháttriển nông thôn, Kinh tế hạ tầng,Tài nguyên và môi trường, Thống kê, Bưuchính viễn thông, Ngân hàng Nông nghiệp và phát triển nông thôn,Thú y, Bảo

vệ thực vật, Xí nghiệp khai thác các công trình thủy lợi, Hệ thống quỹ tín dụngnhân dân và các hợp tác xã, các lĩnh vực lao động, Khoa học- công nghệ và côngtác khác theo sự phân công, Ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện ,làm nhiệm vụPhó Chủ tịch thường trực UBND huyện

+ Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách khối Văn hóa-xã hội bao gồm:Giáo dục, Y tế, Trung tâm dân số- kế hoạch hóa gia đình, Lao động-thương binh

và xã hội, Văn hóa thông tin và thể thao, Đài truyền thanh, Ngân hàng chínhsách xã hội, Bảo hiểm xã hội, Hội chữ thập đỏ, Hội người mù và công tác kháctheo sự phân công ,ủy quyền của Chủ tịch UBND huyện,phối hợp với các đoànthể lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ Trực tiếp phụ trách công tác Văn phòngHĐND-UBND huyện

UBND huyện Phù cừ gồm các phòng giúp việc:

Văn phòng Hội đồng nhân dân- Ủy ban nhân dân

 Phòng Nội vụ

 Phòng Tài chính- Kế hoạch

 Phòng Tài nguyên & môi trường

 Phòng Kinh tế hạ tầng

 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

 Phòng Thanh tra huyện

 Phòng Tư pháp

 Phòng Giáo dục&Đào tạo

 Phòng Lao động-Thương binh&xã hội

 Phòng Văn hóa – thông tin

và phân công,phối hợp cụ thể giữa các chuyên viên trong phòng,ban trình lãnhđạo xem xét phê duyệt Mỗi phòng có 1Trưởng phòng , có từ 1-2 Phó Trưởngphòng và các cán bộ chuyên môn

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Phù cừ ( Phụ lục 1)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Phù cừ

1.Chức năng

Văn phòng HĐND-UBND huyện là cơ quan tham mưu tổng hợp và đảmbảo các điều kiện về vật chất-kỹ thuật, phục vụ cho sự lãnh đạo,điều hành côngtác của HĐND,Thường trực HĐND&UBND huyện,Chủ tịch&các Phó Chủ tịch,chịu trách nhiệm chấp hành các quy định của pháp luật;các Quyết định chỉ đạo

của Thường trực HĐND huyện,lãnh đạo UBND huyện;phối hợp các hoạt độngchung giữa các phòng,ban chuyên môn,quản lý hướng dẫn về chuyên mônnghiệp vụ đối với Văn phòng UBND các xã,thị trấn; đồng thời chịu trách nhiệmchỉ đạo,hướng dẫn về nghiệp vụ chuyên môn của Văn phòng UBND tỉnh.

Văn phòng HĐND-UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu vá tài khoảnriêng; chịu sự chỉ đạo quản lý về tổ chức ,biên chế và công tác của UBNDhuyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo,kiểm tra hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụcủa UBND thành phố

2.Nhiệm vụ, quyền hạn

Tổ chức xây dưng chương trình làm việc phục vụ hoạt động của HĐND,Thường trực HĐND,tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND-UBNDhuyện giao; quản lý thống nhất các văn bản của Thường trực HĐND&UBNDtheo đúng quy định trong việc tiếp nhận,soạn thảo,sao in,đóng dấu,chuyển giaokịp thời và bảo mật;

Tổ chức các hoạt động của Chủ tịch UBND trong việc chỉ đạo,điều hànhcác hoạt động chung của bộ máy Hành chính nhà nước; giúp Chủ tịch UBNDhuyện tổ chức việc điều hành,phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên mônthuộc thuộc UBND huyện, các xã,thị trấn để thực hiện nhiệm vụ của Chủ tịchUBND huyện,tham mưu giúp UBND huyện thực hiện việc tiếp nhận và trả kếtquả theo cơ chế 1 cửa,˝một cửa liên thông”

Tổ chức công tác,tài liệu thu thập xử lý và cung cấp thông tin chuẩn bịbáo cáo phục vụ lãnh đạo,chỉ đạo điều hành của UBND và Chủ tịch UBNDhuyện theo quy định của pháp luật;báo cáo định kỳ,đột xuất về hoạt động củaHĐND&UBND huyện

Trình UBND huyện chương trình làm việc định kỳ hàngtuần,tháng,quý,6 tháng và năm Văn phòng xây dựng chương trình công tác ,báocáo lấy ý kiến chỉ đạo,điều hành của UBND huyện,Chủ tịch UBND huyện.Theodõi đôn đốc các phòng ban chuyên môn,đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyệnthực hiện chương trình,kế hoạch công tác sau khi được phê duyệt;phối hợp vớicác phòng,ban chuyên môn,đơn vị sự ngiệp thuộc UBND huyện và UBND xã

trong việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của UBND huyện theo quy định;

Tổ chức các phiên họp,buổi làm việc tiếp khách và các hoạt động củaUBND Chủ tịch UBND huyện đảm bảo điểu kiện hoạt động của UBND đôn đốckiệm tra việc thực hiện văn bản QPPL của HĐND Ủy ban nhân dân huyện vàcủa cấp trên , đôn đốp kiểm tra các phòng ban UBND xã thị trấn trong việc thựchiện trương chình kế hoạch công tác hàng năm quý 6 tháng cả năm

Tổ chức tiếp nhân tiếp nhận tham mưu giải quyết đơn thư khiếu nại ,tốcáo thuộc thẩm quyền , thục hiện công tác phòng , tham nhũng thực hành tiếpkiệm chống lãng phí trong pjam vi quản lý của văn phòng hội đồng nhân dântheo quy định của pháp luật và phân công của chủ tịch UBND huyện Đảm bảocác điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của HĐND UBND huyện

 Quản lý tổ chức biên chế, thực hiện chế độ chính sách đãi ngộ khenthưởng , kỉ luật đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với cán bộcông chức viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản lý của văn phòngHĐND UBND

Quản lý cán bộ công chức , tài sản tài chính của cơ quan theo quy địnhcủa pháp luật và phân cấp của UBND huyện tổ chức công tác quản lý văn thưcông văn giấy tờ tài liệu …và lưu hồ sơ của cơ quan theo quy định của nhà nước

Thực hiện các nhiệm vụ khác do HĐND và UBND huyện giao theo quyđịnh của pháp luật

3.Cơ cấu tổ chức

Văn phòng UBND là đơn vị giúp việc cho UBND huyện- là cầu nối giữaUBND với các phòng ,ban và các xã thị trấn thuộc huyện Văn phòng UBND lànơi tổng hợp thông tin và truyền đạt thông tin đến các nơi cần thiết để giải quyếtcác công việc hành chính hàng ngày của cơ quan đơn vị trong huyện

Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND huyện gồm Chánh văn phòng ,phóChánh văn phòng và các bộ phận,cán bộ văn phòng

♦ Chánh văn phòng HĐND và UBND huyện là người chỉ đạo và điềuhành mọi hoạt động của văn phòng theo chức năng,nhiện vụ được quy định,chịutrách nhiệm toàn bộ về tổ chức và hoạt động công tác của văn phòng trước

Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch UBND huyện Chánh vănphòng phân công nhiệm vụ cho các Phó Chánh văn phòng, cán bộ, công chức vàngười lao động trong văn phòng để thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợpphục vụ và thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.

Chánh văn phòng thẩm định các văn bản gửi tỉnh, văn bản pháp quy,cácbáo cáo trình Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ký ban hành và tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch phân công

♦ Phó chánh văn phòng phụ trách nghiên cứu tổng hợp :

▪ Giúp chánh văn phòng phụ trách các lĩnh vực nghiêm cứu - tổng hợpcủa UBND huyện, tham ra quản lý các mặt công tác của văn phòng; chịu tráchnhiệm trước thường trực HĐND-UBND huyện và Chánh văn phòng về việcthực hiện các nhiệm vụ được phân công Giúp chánh văn phòng về việc tổ chứcthu thập ,xử lý thông tin, tổng hợp tình hình thực hiện Nghị quyết HĐND vềkinh tế -xã hội , an ninh quốc phòng và dự thảo báo cáo, công tác hàng thángquý 6 tháng, cả năm trình phiên họp thường kì của UBND huyện nghiêm cứu đềxuất giải pháp giúp chủ tịch, các phó chủ tịch trong chỉ đạo điều hành

▪ Chỉ đạo Chuyên viên theo dõi ngàng,lĩnh vực hoạt động của cacphòng,ban ngành và cơ sở, chuẩn bị hồ sơ tài liệu liên quan đến nội dung hộinghị và hoàn chỉnh bằng văn bản các kết luận hội nghị của Chủ tịch, Phó Chủtịch và Chánh văn phòng khi được phân công cùng dự họp; giữ mối liên hệ vớiVăn phòng UBND các xã, thị trấn trong huyện, thường xuyên thu thập, tổnghợp,xử lý thông tin; nghiên cứu đề xuất các giải pháp giúp Chủ tịch, các PhóChủ tịch trong chỉ đạo điều hành, quản lý nhà nước về kinh tế xã hội,an ninhquốc phòng ở địa phương

▪ Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, các Phó Chủ tịch vàChánh Văn phòng phân công

♦ Phó chánh văn phòng phụ trách Hành chính-Quản trị : giúp Chánh vănphòng quản lý công tác Hành chính quản trị, tin họp, lưu trữ cơ sở vật chất, cáchoạt động dịch vụ, tài vụ của văn phòng ; Đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹthuật phục vụ công tác của Thường trực HĐND UBND và Văn phòng UBND-

HĐND huyện; chỉ đạo và thường xuyên kiểm tra việc bảo vệ an toàn cơ quan,giữ gìn vệ sinh công sở,đảm bảo an ninh và môi trường xanh-sạch-đẹp.

▪ Là người trực tiếp chỉ đạo , điều hành ,mọi hoạt động thuộc lĩnh vựchành chính quản trị , đối nội- đối ngoại của Văn phòng ;chỉ đạo phục vụ côngtác hậu cần, tiếp khách ,nơi nghỉ cho khách đến làm việc; phục vụ các cuộc hộinghị do HĐND -UBND và Văn phòng triệu tập Xây dựng kế hoạch công tác và

dự trù kinh phí hoạt động cho các bộ phận có liên quan của Văn phòng

▪ Thực hiện các nhiệm vụ khác do chủ tịch các phó chủ tịch và chánh vănphòng phân công

▪ Cán bộ, công chức, người lao động trong Văn phòng các cá nhân chịutrách nhiệm về nhiệm vụ công tác và sự phân công trước lãnh đạo Văn phòng,Thường trực HĐND UBND huyện

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Phù cừ gồm các bộ phận:

♦ Bộ phận văn thư-lưu trữ: Thực hiện chức năng quản lý nhà nước về tiếpnhận, quản lý và phát hành văn bản , lưu trữ tài liệu của huyện theo đúng quyđịnh của nhà nước Giúp Chánh văn phòng tham mưu cho lãnh đạo quản lý và tổchức thực hiện công tác văn thư -lưu trữ của UBND huyện Giúp Chánh vănphòng xây dựng kế hoạch dài hạn ,ngắn hạn ,hàng năm trình lãnh đạo phê duyệt

♦ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận 1 cửa) cán bộ làm trong bộphận tiếp nhận, trả kết quả xem xét các thủ tục hồ sơ hướng dẫn các tổ chức,công dân đến trong việc thực hiện đầy đủ các thủ tục hồ sơ và bổ sung hồ sơ( nếu thiếu) theo quy định Trực tiếp theo dõi đôn đốc các phòng, ban liên quangiải quyết các hồ sơ đúng quy trình thời gian theo quy định và thực hiện một sốnhiệm khác do Chủ tịch , các Phó Chủ tịch và Lãnh đạo Văn phòng phân công

*Sơ đồ tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND ( phụ lục 2)

CHƯƠNG II: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ

LƯU TRỮ CỦA UBND HUYỆN PHÙ CỪ

I CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của UBND

1.1 khái quát về công tác văn thư

▪▪Một số văn bản quản lý trong công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND huyện như :

* Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

* Thông tư 55/2005/TTLT-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản

* Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

* Nghị định 58/2001/NĐ-CP NGÀY 24/08/2001 của Chính phủ về việcquản lý và sử dụng con dấu

* Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/07/2005 về việc hướng dẫnquản lý văn bản đi, văn bản đến…

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản , phục

vụ cho lãnh đạo , chỉ đạo quản lý điều hành công việc của cơ quan tổ chức Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý nhànước ,Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình tronghoạt động quản lý nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng Trong vănphòng công tác văn thư là bộ phận không thể thiếu và là nội dung quan trọngtrong hoạt động văn phòng ,gồm những công việc như : xây dựng văn bản quản

lý và giải quyết văn bản quản lý và sử dụng con dấu…công tác văn thư đảm bảocung cấp thông tin kịp thời đầy đủ chính xác những thông tin cần thiết phục vụhoạt động quản lý giải quyết công việc của cơ quan một cách năng xuất , chấtlượng và giữ bí mật và lại đầy đủ mọi chứng cứ về hoạt động của cơ quan là nơiđảm bảo giữ rìm đầy đủ hồ sơ tài liệu của cơ quan

Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của văn phòng UBND huyện

với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải quyếtcông việc, đáp ứng nhu cầu thực tế của UBND huyện- là cơ quan quản lý nhànước ở địa phương Bộ phận văn thư của Văn phòng UBND huyện là một phòngkép kín được trang bị đầy đủ những thiết bị cần thiết để tiến hành các nghiệp vụchuyên môn…tạo không gian yên tĩnh, tập trung cho cán bộ văn thư đảm bảotính kín đáo bí mật của công tác văn thư.

1.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi

Khái niệm : Văn bản đi là tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy

phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao vănbản, văn bản lưu chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan tổ chức phát hành

Việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo nguyên tắc tập trung, chínhxác,nhanh chóng và giữ gìn bí mật của Đảng, nhà nước và cơ quan theo quytrình mà nhà nước đã quy định Có như vậy các văn bản đi do cơ quan làm ramới có tác dụng thiết thực với cơ quan Để quản lý thống nhất cã văn bản đi củaUBND đều được tập trung,quy về một đầu mối đó là bộ phận văn thư

- Các cơ quan,đơn vị tham mưu văn bản khi trình Thường trực UBND huyện ký ban hành phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm Tờ trình,dự thảo vănbản và các văn bản liên quan đến nội dung trình ký, lãnh đạo Văn phòng đượcphân công phụ trách có trách nhiệm kiểm tra, rà soát văn bản về thể thức và nộidung văn bản Khi thực hiện kiểm tra văn bản, lãnh đạo Văn phòng “ký nháy”vào cuối văn bản và trình Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện ký banhành

HĐND Đối với các Đề án,Chương trình, Báo cáo và các loại văn bản khác liênquan đến công tác chỉ đạo,điều hành của UBND huyện cần nhiều,nhiều đơn vịtham gia, thì Văn phòng làm cơ quan đầu mối, hướng dẫn các cơ quan liên quanphối hợp thực hiện; đồng thời hoàn chỉnh hồ sơ trình Thường trực HĐND vàlãnh đạo UBND huyện quyết định

- Mỗi văn bản ban hành của UBND huyện Phù cừ đều được lưu 01 bảngốc ở bộ phận văn thư và 01 bản lưu tại để đơn vị hoặc người soạn thảo, tiện choviệc quản lý, tra tìm khi cần thiết

♦ Quy trình quản lý văn đi được quản lý theo trình tự sau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số, ngày tháng văn bản.

▪ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản : Trước khi

thực hiện các công việc để phát hành văn bản và ghi số, ký hiệu văn bản; cán bộvăn thư cần kiểm tra lại về thể thức,kỹ thuật trình bày văn bản, nếu phát hiện cósai sót thì phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

▪ Ghi số, ngày, tháng văn bản :

Ghi số văn bản phải được tập trung tại văn thư cơ quan để lấy số theo hệthống số chung của cơ quan do văn thư thống nhất quản lý Số được ghi bằngchữ Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàngnăm Bao gồm :

Số,ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật, được sắp xếp theo thứ tự:

“STT của văn bản/năm ban hành/tên viết tắt loại văn bản/tên viết tắt của cơ quanban hành văn bản” VD: Số 124/2008/NĐ-CP…

Số,ký hiệu văn bản hành chính: là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan,

tổ chức ban hành trong 1 năm Tùy theo tổng số văn bản và số lượng văn bảnhành chính được ban hành trong cơ quan được quy định cụ thể việc đăng ký vàđánh số văn bản.VD: Số…./CP-HC

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm được ban hành

văn bản Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ và ghi sauđịa danh dưới Quốc hiệu.Các chỉ số ngày,tháng,năm văn bản dùng chữ số Ả-rập;đối với chỉ số ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,2 phải ghi thêm số 0 ở trước

VD: Hà Nội,ngày 09 tháng 02 năm 2015

▪ Nhân bản: văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian

quy định Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định của Pháplệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

Bước 2: Đóng dấu văn bản đi

▪ Đóng dấu: Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị

pháp lý của văn bản, thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ

quan, tổ chức và công dân Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các vănbản có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền;tuyệt đối không được phép đóngdấu khống vào giấy trắng (không có nội dung).

▪ Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chínhđược thực hiện như sau:

* Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấuquy định của nhà nước

* Khi đóng dấu lên chữ ký thì phải dấu đóng phải trùm lên khoảng ⅓ chữ

ký về phía bên trái

* Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký vănbản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan,

tổ chức hoặc tên của phụ lục

* Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyênngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lýngành

▪ Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lụckèm theo được đóng dấu vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lụcvăn bản, đóng trùm lên một phần tờ giấy

▪ Đóng dấu các độ khẩn, mật (“Hỏa tốc”, hoặc hỏa tốc hẹn giờ; “Thượngkhẩn” và “khẩn”) Tùy theo mức độ cần được cần dược chuyển phát nhanh, vănbản được xác định độ khẩn.Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị cánhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

▪ Đăng ký văn bản đi( vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thựchiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng liên quan Tất cả các vănbản đi đều được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn chính xác,đầy đủ, rõ ràng Vănbản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đitrên máy tính

▪ Đăng ký văn bản đi bằng sổ:

*Lập sổ đăng ký văn bản đi: Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn

bản hàng năm, các cơ quan tổ chức quy định cụ thể về việc lập sổ đăng ký vănbản đi cho phù hợp

VD: Đối với cơ quan ban hành trên 2000 văn bản trên một năm thì cần lập

ít nhất các loại sổ như: Sổ đăng ký văn bản QPPL, quyết định, chỉ thị(cábiệt,loai thường) Sổ đăng ký công văn(loại thường) Sổ đăng ký văn bản đi…

▪ Đăng ký văn bản đi bằng máy tính sử dụng chương trình quản lý vănbản, được thực hiện theo hướng dẫn của phần mềm quản lý văn bản của cơquan, tổ chức cung cấp phần mềm đó

Phương pháp đăng ký lập sổ theo công văn Số 425/VTLTNN-NVTWngày 18/07/2005 của Cục văn thư-lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý vănbản đi, đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm: Bìa và trang đầu, và phần đăng ký vănbản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3, gồm 8 cột theo mẫu sau:

Số, ký

hiệu văn

bản

Ngày,tháng Văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người ký

Nơi nhận vb

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi.

▪ Thủ tục chuyển phát văn bản: Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục vănthư đăng ký vào sổvà chuyển phát ngay trong ngày

Khi chuyển giao văn bản cho đối tượng liên quan, văn thư tiến hành lựachọn bì,trình bày bì và viết bì ghi rõ địa chỉ ở ngoài bì; văn bản phải được đểtrong bì, dán bì

▪ Theo dõi việc chuyển giao văn bản đi: Tất cả các văn bản được chuyểngiao phải đảm bảo nguyên tắc chung là chính xác, đúng đối tượng và kịp thời;nhằm đảm bảo trong quá trình chuyển giao không bị nhầm lẫn và chậm trễ về

thời gian, gây khó khăn trong việc xử lý, giải quyết công việc cũng như giá trịcủa văn bản.

+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổchức Tùy theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị,

cá nhân trong nội bộ cơ quan( được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thưtrực tiếp chuyển đến các phòng ban, đơn vị, cá nhân)

+ Khi chuyển giao văn bản cho các phòng, đơn vị ,cá nhân trong nội bộ,người nhận văn bản phải ký nhận văn bản vào sổ đăng ký văn bản đi

+ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả các văn bản đi đượcchuyển phát phải được đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhânviên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ(nếu có)

+ Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản như:lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người kývăn bản; đối với những văn bản đi có đóng dấu thì khi nhận lại phải kiểm tra đốichiếu để đảm bảo văn bản không bị thát lạc…

Bước 5: Lưu văn bản đi

Bản lưu tại bộ phận văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩmquyển Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Bộphận văn thư được trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ và bảoquản an toàn bản lưu tại văn thư

Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu Mỗi văn bản

do cơ quan làm ra để phục vụ cho hoạt động điều hành , quản lý phải lưu ít nhất

02 bản: 01 bản lưu tại đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản ,01 bản lưu tại bộphận văn thư cơ quan Sắp xếp văn bản lưu theo thời gian ban hành; theo tênloại…

1.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến.

Khái niệm: Văn bản đến là tất cả các văn bản, bao gồm văn bản QPPL,

văn bản Hành chính và văn bản chuyên ngành( kể cả bản fax, văn bản đượcchuyển qua mạng và văn bản mật), đơn thư gửi đén cơ quan,tổ chức

- Văn bản gửi đến Thường trực HĐND-UBND huyện được văn thư vào

sổ và thống nhất với Phó Chánh Văn phòng được phân công nhiệm vụ phân loại,

xử lý văn bản Sau khi có ý kiến của Phó Chánh Văn phòng, văn thư chuyển vănbản cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện cho ý kiến chỉ đạo và vào

sổ theo dõi, đồng thời chuyển văn bản đến những địa chỉ theo chỉ đạo củaThường trực HĐND và lãnh đạo UBND huyện

- Tất cả các loại văn bản đến Thường trực HĐND-UBND huyện phảiđược đăng ký tại bộ phận Văn thư Văn phòng phải được xử lý ngay trong ngày.Văn bản đến của UBND thường được gửi đến bằng đường bưu điện, bao gồmtất cả các loại như: quyết định, tờ trình, công văn, báo cáo, công điện, thư từ…của các Sở, phòng, ban ngành tổ chức kinh tế-xã hội chuyển đến tập trung tại bộphận văn thư

♦ Quy trình quản lý văn bản đi được quản lý theo trình tự :

Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra và đăng ký văn bản đến.

• Tiếp nhận, kiểm tra văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thưhoặc người giao nhiệm vụ tiếp văn bản đến trong trường hợp văn bản đượcchuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ phải kiểm tra sơ bộ về số lượng,tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) …của văn bản Đối với văn bảnmật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

- Nếu phát hiện thấy thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyênvẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bìvăn bản có đóng dấu “hỏa tốc”hẹn giờ), phải báo cáo ngay với Chánh văn phòng

để xử lý, có trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tácvăn thư, trong trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người đưa văn bản

- Đối với văn bản đén được chuyển phát qua máy fax, qua mạng; cán bộVăn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang…sau đó chụp lại và in

ra đóng dấu Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc cơ sở

dữ liệu quản lý trên máy tính