báo cáo kiến tập: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN LỤC NAM

MỤC LỤC PHẦN 1.MỞ ĐẦU 1 PHẦN 2: NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1.KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦAHỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM 3 1.1.Khái niệm về công tác văn phòng: 3 1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam. 5 1.2.1.Khái quát về UBND huyện Lục Nam 5 1.2.2. Chức năng 6 1.2.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam: (phụ lục 1) 9 CHƯƠNG 2.KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND UBND HUYỆN LỤC NAM 11 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư văn phòng HĐND UBND 11 2.1.1. Vị trí, chức năng 11 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng văn thư văn phòng HĐND – UBND 11 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 14 2.2. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lục Nam 17 2.2.1. Một số quy định của UBND huyện Lục Nam về soạn thảo và ban hành văn bản. 17 2.2.2. Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Lục Nam. 18 2.3. Quy trình quản lý văn bản đi: 21 2.3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản 21 2.3.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 21 2.3.1.2. Ghi số, ngày,tháng, năm ban hành văn bản 21 2.3.2. Đăng ký văn bản 21 2.3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật 22 2.3.3.1. Nhân bản 22 2.3.3.2. Đóng dấu cơ quan 22 2.3.3.3. Đóng dấu độ khẩn, mật 23 2.3.3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 23 2.3.3.5. Lưu văn bản đi 23 2.4. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 24 2.4.1. Tiếp nhận văn bản đến 24 2.4.2. Đăng ký văn bản đến 25 2.4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 25 2.4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 25 2.5. Quản lý và sử dụng con dấu 26 2.5.1. Các loại dấu cơ quan 26 2.5.1. Nguyên tắc quản lý con dấu 26 2.5.2. Nguyên tắc sử dụng và bảo quản con dấu 27 2.6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27 2.6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức 27 2.6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 27 2.6.3. Phương pháp lập hồ sơ. 28 2.6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28 2.7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 29 2.8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 31 2.8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 31 2.8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 33 2.8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 33 KẾT LUẬN 37 1. Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lục Nam 37 2. Những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những hạn chế thiếu sót. 39 KẾT LUẬN CHUNG 40 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42 PHỤ LỤC 43

MỤC LỤC

PHẦN 1 MỞ ĐẦU 1

PHẦN 2: NỘI DUNG 3

CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM 3

1.1.Khái niệm về công tác văn phòng: 3

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam 5

1.2.1.Khái quát về UBND huyện Lục Nam 5

1.2.2 Chức năng 6

1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn 7

1.2.4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam: (phụ lục 1) 9

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN LỤC NAM 11

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư văn phòng HĐND - UBND 11 2.1.1 Vị trí, chức năng 11

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng văn thư văn phòng HĐND – UBND.11 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 14

2.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lục Nam 17

2.2.1 Một số quy định của UBND huyện Lục Nam về soạn thảo và ban hành văn bản 17

2.2.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Lục Nam 18

2.3 Quy trình quản lý văn bản đi: 21

2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản 21

2.3.1.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 21

2.3.1.2 Ghi số, ngày,tháng, năm ban hành văn bản 21

2.3.2 Đăng ký văn bản 21

2.3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật 22

2.3.3.1 Nhân bản 22

2.3.3.2 Đóng dấu cơ quan 22

2.3.3.3 Đóng dấu độ khẩn, mật 23

2.3.3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi23 2.3.3.5 Lưu văn bản đi 23

2.4 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 24

2.4.1 Tiếp nhận văn bản đến 24

2.4.2 Đăng ký văn bản đến 25

2.4.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 25

2.4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 25

2.5 Quản lý và sử dụng con dấu 26

2.5.1 Các loại dấu cơ quan 26

2.5.1 Nguyên tắc quản lý con dấu 26

2.5.2 Nguyên tắc sử dụng và bảo quản con dấu 27

2.6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ ,tài liệu vào lưu trữ cơ quan 27

2.6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan tổ chức 27

2.6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 27

2.6.3 Phương pháp lập hồ sơ 28

2.6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 28

2.7 Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp 29

2.8 Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 31

2.8.1 Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức 31

2.8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 33

2.8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 33

KẾT LUẬN 37

1 Nhận xét và đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của UBND huyện Lục Nam 37

2 Những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những hạn chế thiếu sót 39

KẾT LUẬN CHUNG 40

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 42

PHỤ LỤC 43

PHẦN 1

MỞ ĐẦU

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việcđiều hành của ban lãnh đạo một cơ quan , đơn vị Văn phòng là địa điểm giaotiếp đối nội và đối ngoại của cơ quan đơn vị.Hiện nay nước ta đang bước vàothời kì Công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nên công tác văn thư cũngđóng góp một phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước thêm giàu mạnh.Mỗi cơ quan, văn phòng đều phải thực hiện những chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn Do đó văn phòng là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm

cụ thể của từng cơ quan Văn phòng cũng là yếu tố được quan tâm như mộttrọng điểm quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng

Trường trung cấp văn thư lưu trữ được thành lập năm 1971, trải qua 41năm, đổi nhiều tên gọi khác nhau và tới thờ điểm hiện tại có tên là trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội, tại ngôi trường này đã đào tạo ra các cán bộ chuyênnghành về lĩnh vực hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, quản lý nhân lực,quản trị văn phòng, …có đầy đủ trình độ chuyên môn nhằm cung ứng cho các

bộ máy cơ quan cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có nghànhQuản trị văn phòng

Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầuthực tiễn của từng cơ quan, đơn vị Nhằm đáp ứng yêu cầu chuyên môn, ngoàiviệc giảng dậy nhà trường còn tổ chức cho sinh viên đi kiến tập tại các cơquan nhà nước nhằm mục đích cho các sinh viên học hỏi kinh nghiệm, kiếnthức từ chuyến đi thực tế

Là sinh viên năm thứ ba chuyên nghành Quản trị văn phòng của trườngĐại học Nội vụ Hà Nội , được sự quan tâm, chú ý nhà trường đã tạo điều kiệncho đi kiến tập tại Ủy Ban Nhân Dân huyện Lục Nam – Bắc Giang, đã giúpcho em biết nhận thức, tiếp cận được với môi trường làm việc thực tế, rènluyện được kỹ năng, nâng cao hiểu biết,nhiệt tình, năng động trong nghềnghiệp cho nhà quản trị tương lai

Được sự giới thiệu của trường Đại học Nội vụ Hà Nội và sự hướng dẫncủa thầy cô trong khoa cùng sự tận tình giúp đỡ của các cô chú, anh chị trong

Ủy ban huyện Lục Nam em đã hoàn thành xong thời gian kiến tập ba tuầncủa mình Trong khoảng thời gian đó em đã cố gắng học hỏi, rèn luyện kỹnăng nghiệp vụ văn phòng của mình,xây dựng cho bản thân phong cách củamột nhà quản trị trên cơ sở áp dụng lý thuyết đã học trên trường và sự hướngdẫn nhiệt tình của các giảng viên trong trường.Mặc dù trong thời gian kiến tập

em vẫn còn lúng túng trong công việc anh chị giao nhưng không vì thế mà emcảm thấy nản lòng mà càng làm cho em thêm động lực cố gắng và sự hướngdẫn, chỉ đạo của cán bộ trong phòng ban, nhờ đó em đã hoàn thành công việctốt như mình mong muốn

Qua đây em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, KhoaQuản trị văn phòng, cùng các bác,các cô, chú, anh chị cán bộ, chuyên viêntrong Ủy Ban nhân dân huyện Lục Nam và dặc biệt là các chị trong phòngvăn thư - lưu trữ đã nhiệt tình hướng dẫn,giúp đỡ, tạo điều kiện để em hoànthành tốt thời gian kiến tập cũng như bài báo cáo thêm đầy đủ và hoàn chỉnhhơn Mặc dù thời gian kiến tập không dài nhưng cũng giúp cho em học hỏiđược không ít những kinh nghiệm thực tiễn của một nhà Quản trị Văn phòng

Mặc dù em đã cố gắng hết khả năng của mình nhưng bài báo cáo của

em cũng không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế Kính mong được sựđóng góp ý kiến từ các thầy cô và các bác, các anh chị cán bộ trong vănphòng Ủy Ban nhân dân huyện Lục Nam để bài báo cáo của em hoàn thiệnhơn

Em xin chân thành cảm ơn!

PHẦN 2: NỘI DUNG CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM

1.1.Khái niệm về công tác văn phòng:

Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động được nhịp nhàng,đều đặn đều phỉ có bộ phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thống thông tin của

cơ quan được thông suốt

Hiện nay, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái nịêm văn phòng.Song ta có thể hiểu khái quát về văn phòng như sau:

Văn phòng là nơi tiếp nhận xử lý thông tin, tham mưu, tổng tham mưu

và đảm bảo về mặt hậu cần, phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan,đơn vị

* Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại văn phòng:

-Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: Văn phòng Chính phủ, Vănphòng Quốc hội, văn phòng các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ, văn phòngUBND các cấp…

-Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quanĐảng, văn phòng các tổ chức hội, Đoàn thanh niên, Hội phụ nữ, Hội nôngdân…

-Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, vănphòng các nhà máy, xí nghiệp…

Như vậy thì văn phòng UBND là văn phòng của cơ quan hành chínhnhà nước, có chức năng giúp Chủ tịch, phó Chủ tịch huyên điêu hành, phốihợp các hoạt động của UBND huyện, đảm bảo sự chỉ đạo điều hành của Chủtịch, phó Chủ tịch được toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụchính trị của UBND huyện đối với các bộ phận khác trong phạm vi quản lý

của huyện.[4; tr.3]

* Văn phòng có rất nhiều cách hiểu nhưng theo ThS.Phạm Mỹ Hạnh thì

khái niệm văn phòng được hiểu như sau: Văn phòng là bộ máy làm việc tổnghợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành củalãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc lớn thì thành lập văn phòng,những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính

Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địađiểmgiao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó Ngoài ra, văn phòngcòn có thể là phòng làm việc của thủ trưởng có tầm cỡ cao Ví dụ văn phòngChính phủ, văn phòng Tỉnh ủy, văn phòng Tổng công ty…

Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan, doanhnghiệp Văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loaij côngvăn giấy tờ trong cơ quan Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một

bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư

Như vậy: Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanhnghiệp; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơichăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạtđộng của mỗi cơ quan, tổ chức

* Văn phòng hoặc phòng hành chính có những chức năng cơ bản sau:

- Chức năng giúp việc điều hành,

- Chức năng tham mưu tổng hợp,

- Chức năng hậu cần, quản trị

* Ngoài ra thì văn phòng cũng có một số nhiệm vụ như:

-Xây dựng chương trình và tổ chức thực hiên chương trình,

-Thu thập xử lý, quản lý và sử dụng thông tin,

-Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho tổ trưởng,

-Xây dựng,củng cố tổ chức bộ máy văn phòng,

-Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại

-Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của văn phòng

-Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư tài sản củadoanh nghiệp.

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Thủ trưởng văn phòng(chánh, phó văn phòng) phải đề cao trách nhiệm quản lý trong văn phòng vàchịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan

* Quản trị theo Ths.Phạm mỹ Hạnh là sự phối hợp tất cả các tài nguyên

thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt đượccác mục tiêu đã đề ra

* Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp,

tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin .[3; Tr.3-4]

*Về khái niện Quản trị văn phòng cũng có rất nhiều cách hiểu và tiếp

cận nhưng đối với GS.TS Nguyễn Nam Hà thì ông cho rằng Quản trị vănphòng là việc hoạch tổ chức, phối hợp, kiếm soát các hoạt động xử lý thôngtin.[2; Tr.14]

1.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam.

1.2.1.Khái quát về UBND huyện Lục Nam

Tỉnh Bắc Giang thuộc vùng trung du và miền núi Bắc Bộ là một trongnhững tỉnh nằm ở khu vực phía Đông Bắc Bộ và huyện Lục Nam là một trongmười huyện thành của tỉnh Bắc Giang.Huyện Lục Nam có diện tích 597km2

dân số 200358 người năm 2009 UBND huyện Lục Nam đặt tại QL 31, thịtrấn Đồi Ngô, huyện Lục Nam và cách trung tâm thành phố Bắc Giangkhoảng 20km về phía đông

Huyện Lục Nam là một trong những huyện miền núi còn nhiều khókhăn trong phát triển KT-XH của tỉnh với khoảng 8 dân tộc anh em cùngchung sống, và nằm sát ngay huyện Lục Ngạn.Toàn huyện có 25 xã và 2 thịtrấn, với nhiều khu công nghiệp đang được đầu tư va và đưa vào hoạt độngnhư: Công ty bao bì và nhiều nhà máy gạch có tiếng

Hơn nữa huyện Lục Nam còn có tiềm năng lớn về phát triển du lịch

sinh thái không những của tỉnh Bắc Giang nói riêng mà còn của cả nước nóichung với các thắng cảnh như: Sông Lục Núi Huyền, Suối Mỡ,khu du lịchsinh thái Suối Nước Vàng…Ngoài ra ở Lục Nam cũng có rất nhiều cây ăn quảngon nhưng nổi bật nhất khi bạn đến với quê hương chúng tôi đó là những đồivải bạt ngàn xanh ngắt, còn nếu như đến vào mùa thu hoạch vải thì nhữngmàu xanh bạt ngàn đó sẽ chuyển thành màu đỏ rực rỡ trong cái nắng chóichang và gay gắt của những ngày hè tháng 5 tháng 6.

Ngoài ra huyện còn được thiên nhiên ban tặng cho một con sông khôngnhững hiền hòa thơ mộng mà còn lên thơ ngày đêm vun đắp phù sa chonhững cánh đông mênh mông thẳng cánh ở phía hạ lưu, tên gọi của nó đượcđặt ra như chỉ để dành riêng cho quê hương tôi thôi vậy, đó là con sông LụcNam

Như vậy có thể nói huyện Lục Nam là một ttrong những huyện cónhiều điều kiện thuận lợi để phát triển kinh tế - xã hội trong tương lai trêntoàn địa bàn tỉnh Bắc Giang và hơn nữa còn góp phần vào sự phát triển chungcủa cả nước trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngày nay

1.2.2 Chức năng

UBND huyện Lục Nam là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phươngthực hiện chức năng quản lý và điều hành trên tất cả các lĩnh vực kinh tế,vănhóa, xã hội, giáo dục, y tế, an ninh – quốc phòng… trên địa bàn huyện

Văn phòng HĐND & UBND huyện là cơ quan trực thuộc UBNDhuyện, có chức năng tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo điều hànhcông tác của HĐND, UBND, Thường trực HĐND,Chủ tịch, các Phó chủ tịchUBND huyện; Cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,UBND huyện và các cơ quan nhà nước ở địa phương; Đảm bảo cơ sở vậtchất,kỹ thuật cho hoạt động của HĐND, UBND huyện, Thường trựcHĐND,Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND huyện

Văn phòng HĐND & UBND huyện có tư cách pháp nhân,có con dấu

và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác

của UBND huyện,; chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra về chuyênmôn,nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội & HĐND tỉnh, Vănphòng UBND tỉnh.

1.2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

UBND huyện Lục Nam có nhiệm vụ quản lý nhà nước ở địa phươngtrong hầu hết các lĩnh vực như: kinh tế, công – nông – ngư nghiệp, thủy lợi,đất đai, y tế, giáo dục, giao thông vận tải…để góp phần xây dựng phát triểnđất nước và đảm bảo sự thống nhấtchặt chẽ về quản lý và chỉ đạo trong bộmáy hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ sở Chỉ đạo công tác tuyêntruyền giáo dục về việc thực hiên và chấp hành theo Hiến pháp, pháp luật củanhà nước, thưỡng xuyên kiểm tra và có hình thức xử phạt nặng đối với nhữngtrường hợp vi phạm pháp luật

Tổ chức tiếp dân và giải quyết kịp thời những khiếu nại, tố cáo, kiếnnghị của dân để nâng cao tinh thần trách nhiệm của mình với công việc và tạo

sự gần gũi hơn giữa cán bộ với nhân dân tạo thành một khối đoàn kết để cùngxây dựng phát triển quê hương nói riêng và phát triển đất nước nói chung

Quản lý việc kiểm tra xây dựng và thực hiện pháp luật,tổ chức công tác

về biên chế lao động, bảo hiểm và trợ cấp xã hội cho học sinh, sinh viên cóhoàn cảnh khó khăn nhưng có ý chí nghị lực phấn đấu vươn lên trong học tập

Chủ tịch UBND huyện giải quyết những vấn đề quan trọng có tính chấtliên ngành đã được thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND thammưu, phối hợp xử lý nhưng vẫn còn có ý kiến khác nhau chưa được giải

Trong hoạt động của mình Chủ tịch UBND thường xuyên giữ mối liên

hệ giữa UBND với đồng chí Bí thư Huyện ủy, Chủ tịch HĐND huyện, Việntrưởng VKSND và Chánh án TAND huyện, Chủ tịch Ủy ban mặt trận tổ quốc

và người đứng đầu đoàn thể nhân dân

Chủ tịch UBND huyện chịu trách nhiệm về quyết định của các Phó Chủtịch có liên quan đến việc thực hiện những nhiệm vụ được Chủ tịch phâncông

* Nhiệm vụ của Phó Chủ tịch:

Chịu trách nhiệm trước HĐND, UBND trong lĩnh vực côngg việc đượcphân công Trong phạm vi được giao, các Phó Chủ tịch chủ động giải quyếtcông việc, trường hợp liên quan đến lĩnh vực của Phó Chủ tịch khác phụ tráchthì chủ động phối hợp với nhau cùng làm, nếu không thống nhất được thì báocho Chủ tịch UBND huyện quyết định

Các Phó Chủ tịch được ủy quyền ký thay một số văn bản và giải quyếtmột số công việc khi Chủ tịch vắng mặt

Các ủy viên UBND huyện:

Có trách nhiệm trực tiếp điều hành công việc của cơ quan chuyên mônthuộc UBND do mình phụ trách, hoàn thánh công việc do Chủ tịch UBNDgiao

Các cơ quan chuyên môn:

Các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân là cơ quan thammưu, giúp Uỷ ban nhân dân cùng cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ởđịa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của

Uỷ ban nhân dân cùng cấp và theo quy định của pháp luật; góp phần bảo đảm

sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lĩnh vực công tác từ trung ương đến cơsở

Cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân chịu sự chỉ đạo, quản lý

về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân cùng cấp, đồng thời

chịu sự chỉ đạo, kiểm tra về nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn cấp trên Thủtrưởng cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm và báocáo công tác trước Uỷ ban nhân dân, cơ quan chuyên môn cấp trên và báo cáocông tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp khi được yêu cầu.

Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ bannhân dân và hướng dẫn về tổ chức một số cơ quan chuyên môn để Hội đồngnhân dân cấp tỉnh quyết định phù hợp với đặc điểm riêng của địa phương

Thực hiện các công việc khi được Chủ tịch, Phó Chủ tịch giao

1.2.4 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam: (phụ lục 1)

UBND huyện Lục Nam có cơ cấu tổ chức gồm:

Chủ tịch UBND huyện: Là người đứng đầu cơ quan khối UBND, có

nhiệm vụ quản lý và điều hành toàn bộ các hoạt động của UBND huyện

Phó Chủ tịch phụ trách khối Văn hóa – xã hội: Có nhiệm vụ theo dõi,quản lý toàn bộ các hoạt động Văn hóa – xã hội trên địa bàn hyện và báo cáochịu trách nhiệm trước UBND huyện

Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý vàgiải quyết các công việc phát triển kinh tế trên địa bàn huyện về Nông - Lâm– Ngư nghiệp và chương trình xây dựng cơ bản, chịu trách nhiệm trước Chủtịch UBND huyện

Phó Chủ tịch phụ trách khối Tài chính – ngân sách: Quản lý mọi vấn đề

ngân sách tài chính của huyện và có trách nhiệm báo cáo, chịu trách nhiệmtrước Chủ tịch UBND huyện

Văn phòng HĐND & UBND huyện gồm có Chánh Văn phòng vàkhông quá 03 Phó Văn phòng và các cán bộ, công chức chuyên môn

a Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trướcThường trực HĐND, Chủ tịch UBND huyện về toàn bộ hoạt động của Vănphòng HĐND & UBND huyện và trước pháp luật về thực hiện chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của cơ quan; đông thời

là chủ tài khoản cơ quan

b Phó Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước

pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, mộtPhó Văn phòng được Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt độngcủa cơ quan Ngoài ra, một Phó Văn phòng được giao nhiệm vụ kiêm nhiệmchức danh Trưởng Ban tiếp công dân huyện.

c Về bổ nhiệm,miễn nhiệm, điều động,luân chuyển, khen thưởng, kỷluật và thực hiện chế độ chính sách với Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng doChủ tịch UBND huyện Quyết định theo quy định của pháp luật

d Đội ngũ cán bộ, công chức chuyên môn được bố trí theo từng lĩnhvực thực hiện nhiệm vụ của cơ quan

UBND huyện có 13 phòng chuyên môn:

1 Văn phòng HĐND & UBND huyện

8 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

9 Phòng Tài nguyên – Môi trường

10 Phòng Y tế

11 Phòng Giáo dục

12 Phòng Văn hóa – Thông tin Thể dục thể thao

13 Phòng Văn thư – Lưu trữ

Tiểu kết:

Trên đây là những nét cơ bản nhất về văn phòng HĐND & UBNDhuyện Lục Nam, với đầy đủ các thông tin vị trí địa lý, chức năng, nhiệm vụ vàquyền hạn cũng như cơ cấu tổ chức của văn phòng huyện Ngoài những néttổng quan về thực tiễn thì tôi cũng đưa ra một số luận cứ lý thuyết về công tácvăn phòng, quản trị văn phòng… để khái quát được một cách rõ nét nhất vềcông tác văn phòng của UBND huyện

CHƯƠNG 2 KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND &

UBND HUYỆN LỤC NAM 2.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng văn thư văn phòng HĐND - UBND

2.1.1 Vị trí, chức năng

Văn phòng HĐND – UBND huyện là cơ quan chuyên môn thuộcHĐND – UBND huyện, trực tiếp tham mưu, tổng hợp và phục vụ sự lãnh đạo,điều hành công tác của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân

Văn phòng HĐND – UBND là cơ quan tham mưu trực tiếp về các lĩnhvực kinh tế, xã hội, an ninh trật tự xã hội, quốc phòng của huyện

Văn phòng HĐND – UBND là bộ máy giúp việc cho thường trực Hộiđồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, các phó Chủ tịch Ủy bannhân dân huyện để lãnh đạo, chỉ đạo điều hành toàn diện trên các lĩnh vựckinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của huyện Giữ mối quan hệ phối hợpvới các phòng, nghành và các xã, thị trấn trong huyện

Thực hiện chức năng tổ chức quản lý các lĩnh vực hoạt động của Vănphòng HĐND – UBND huyện và công tác văn phòng nói chung trên địa bàntoàn huyện

Văn phòng HĐND – UBND huyện có tư cách pháp nhân, con dấuriêng, trực tiếp là đơn vị dự toán được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nướchuyện

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của phòng văn thư văn phòng HĐND – UBND

+ Chánh văn phòng giải quyết các công việc:

- Giúp Chủ tịch, các Phó Chủ tịch nắm tình hình tổ chức và hoạt độngcủa UBND, của các thành viên ủy ban, các nghành và UBND các xã, thị trấn

- Xây dựng và thông qua Chủ tịch các chương trình công tác, dự thảo

các báo cáo cảu UBND huyện

- Tổ chức thẩm định các đề án về mặt nhà nước, đảm bảo yêu cầu phạm

vi đã quy định về pháp lý hành chính trước khi trình UBND

- Quản lý thống nhất việc ban hành các văn bẩn của UBND và Chủtịch UBND

- Tổ chức công bố, truyền đạt, theo dõi, kiểm tra các nghành, các cấpthực hiện các Quyết định, chỉ định, chỉ thị của UBND và Chủ tịch UBND

- Lãnh đạo và điều hành công tác văn phòng, thực hiện mối quan hệgiữa UBND, Huyện ủy và thường trực HĐND huyện, mặt trận tổ quốc, cácnghành và các đoàn thể

- Giúp Chủ tịch điều hành công việc giao ban vào chiều thứ 2 hàngtuần gồm: Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND và nghành có liên quan Tiếpnhận, xử lý và báo cáo xử lý thông tin hàng ngày với Chủ tịch UBND

- Tổ chức làm việc giữa Chủ tịch, Phó Chủ tịch với các Chủ tịch, PhóChủ tịch UBND các xã, thị trấn, thủ trưởng, các phòng, nghành khi có yêucầu

- Xây dựng chương trình công tác của Thường trực Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, các thành viên Ủy viên

Ủy ban nhân dân huyện và tổ chức thực hiện các chương trình công tác đó

- Tổng hợp tình hình kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng toàn huyện

để báo cáo định kỳ, hàng tháng, quý, sáu tháng, năm theo quy định, các báocáo chuyên đề, báo cáo đột xuất với tỉnh

- Tham mưu giúp cho Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhândân, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện xử lý toàn diện trêncác lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng của huyện Giữ mối quan hệphối hợp với các phòng, nghành và các xã, thị trấn tham mưu giúp việc choThường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, các Phó Chủtịch Ủy ban nhân dân huyện

- Tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo, điều hành và cong tác

giao ban của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, cácPhó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện

- Thẩm tra các đề án, chương trình, các văn bản do các phòng, ban,nghành tham mưu trình Ủy ban nhân dân huyện ký ban hành

- Được ủy quyền của Chủ tịch ủy ban nhân dân huyện, tổng hợp vàthông báo kết luận cảu Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyệnđến phòng, ban, nghành và các xã, thị trấn thực hiện

- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị, nghị quyết củaHội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân Giúp Hội đồng nhân dân, Ủy bannhân dân huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện các văn bản đó tại phòng, nghành, Ủy ban nhân dân xã, thịtrấn thuộc huyện

Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong mối quan hệ cấp ủy Đảng, Mặt trận

tổ quốc và các đoàn thể trong huyện, hướng dẫn công dân đến liên hệ côngviệc tại các cơ quan có thẩm quyền giải quyết

- Hướng dẫn Văn phòng các cơ quan, các xã, thị trấn về nghiệp vụhành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hóa quản lý Nhà nước theo quy định cảupháp luật

Đảm bảo các điều kiện cần thiết cho Thường trực Hội đồng nhân dân,

Ủy ban nhân dân huyện hoạt động Làm việc công tác tổ chức các Hội nghị

do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện triệu tập, tổ chức đón khách

và công dân đến làm việc, làm tốt công tác bảo vệ cơ quan

- Xây dựng quy hoạch, bồi dưỡng cán bộ công chức cơ quan Quản lý

tổ chức bộ máy biên chế cán bộ, công chức, viên chức và tài sản trang thiết bị,

cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện cơ chế “ một cửa “, là chủ tài khoản của đơn vị dựtoán

- Văn phòng được Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủy ban nhân dânhuyện giao

- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy bannhân dân cấp huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

- Lãnh đạo Văn phòng gồm: Chánh Văn phòng và các phó Văn phòng:

- Chánh Văn phòng : Là người đứng đầu cơ quan, chịu trách nhiệmtrước thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân huyện, Chủ tịch Ủyban nhân dân huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng,thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao

- Phó chánh Văn phòng : Là người giúp Chánh Văn phòng, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và pháp luật về nhiệm vụ được phân công.Khi Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh Văn phòng được Chánh Vănphòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Văn Phòng

- Việc bổ nhiệm đối với Chánh Văn phòng, phó Chánh Văn phòng doChủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo tiêu chuẩn, chức danh được

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành và theo quy định của pháp luật, việc miễnnhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sáchđối với Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng được thực hiện

* Công việc cụ thể của lãnh đạo văn phòng.

Lãnh đạo văn phòng gồm: Chánh văn phòng, 3phó văn phòng Côngviệc cụ thể của lãnh đạo văn phòng được thực hiện như sau:

Nhiệm vụ của Chánh văn phòng: Ông Nguyễn Tiến Dũng

Chánh văn phòng là người lãnh đạo, điều hành mọi công việc của vănphòng HĐND & UBND huyện, và cũng là người chịu trách nhiệm toàn bộtrước Thường trực UBND huyện về hoạt động của Văn phòng HĐND &UBND huyện

Phụ trách công tác tổ chức cán bộ, đề suất với Thường trực HĐND,UBND huyện về việc tiếp nhận, chuyển công tác, thi đua, khen thưởng, kỷluật cán bộ, công chức và các nhân viên thuộc thẩm quyền Chịu trách nhiệm

về việc quản lý lao động

Xem xét văn bản, tài liệu thông tin gửi đến văn phòng hằng ngày, báocáo Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND huyện hoặc giao cho các chuyên viên, cácphòng chuyên môn để xem xet xử lý.Tổng hợp các ý kiến của ngành, xã, thịtrấn để báo cáo Thường trực UBND huyện tại phiên họp giao ban vào thứ 6hàng tuần.

Phụ trách công tác tổng hợp, chỉ đạo các Phó văn phòng và chuyên viênxem xét và thẩm định văn bản của các ngành gửi đến hoặc trực tiếp tham mưuban hành các văn bản chỉ đạo của UBND huyện… để thực hiện nhiệm vụ pháttriển Kinh tế - xã hội và thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên địa bànhuyện

Duy trì mối quan hệ phối hợp công tác với văn phòng huyên ủy và các

cơ quan có liên quan trong quá trình triển khai và thực hiện nhiệm vụ Làmchủ tài khoản của cơ quan và quản lý tài sản, vật tư cảu cơ quan theo chế độcủa nhà nước

Nói chung thì Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm chung vàchịu trách nhiệm trước Thường trực HĐND, UBND huyện về toàn bộ hoạtđộng của Văn phòng, làm chủ tài khoản của văn phòng Tham mưu giúp lãnhđạo duy trì mối quan hệ công tác thường xuyên với Huyện ủy, các đoàn thểnhân dân, Viện kiểm sát, Tòa án, theo dõi các hoạt động đối nội, đối ngoại vàhoạt động của các tổ chức Xã hội, tổ chức Xã hội –nghề nghiệp và thực hiêncác công việc khác do Chủ tịch UBND huyện phân công

đủ cho lãnh đạo huyện và các cơ quan cấp trên khi có yêu cầu, đồng thời trựctiêp phụ trách cán bộ chuyên viên làm công tác tổng hợp.

Tổ chức các Hội nghị, buổi làm việc của HĐND, Thường trực UBNDhuyện trong các lĩnh vực như: kinh tế, môi trường, văn hóa – xã hội, giaothông, công nghệ thông tin…

Thay mặt Chánh văn phòng giải quyết công việc khi Chánh văn phòngvắng mặt

Phó văn phòng thực hiên công tác Hành chính- quản trị: Bà Vũ Thị Hoài Nam:

Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ, in ấn và phát hành văn bản, công tácthi đua khen thưởng kỷ luật của cơ quan, trực tiếp quản lý các nhân viên hànhchính

Tổ chức việc đón tiếp các đoàn khách đến làm việc cũng như liên hệcông tác, chỉ đạo và thực hiện tốt công tác bố trí chỗ ăn nghỉ cho khách khi cóyêu cầu của Thường trực HĐND & UBND huyện

Trực tiếp quản lý tài sản kinh phí của cơ quan Duy trì chế độ chínhsách đối với cán bộ và nhân viên theo quy định của Nhà nước

Phó văn phòng thực hiện công tác nội chính: Ông Phùng Văn Vĩnh:

Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp dân, giải quyết các đơnkhiếu nại, tố cáo của nhân dân, tiếp nhận và trả kết quả kịp thời, ngoài ra thìcòn đảm bảo tốt công tác đảm bảo trật tự ATGT trên địa bàn huyện

Phối hợp với các cơ quan Thanh tra huyện tổ chức các buổi tiếp dân, tổchức các Hội nghị, cuộc họp làm việc của UBND huyện, Thường trực UBNDhuyện thuộc lĩnh vực nội chính, giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo củanhân dân Thực hiện công tác tham mưu, giúp việc cho Thường trực UBNDhuyện, trực tiếp phụ trách chuyên viên theo dõi công tác nội chính và cán bộlàm tại bộ phận tiếp nhận, trả kết quả

Theo dõi, đánh giá hoạt động của Văn phòng UBND xã, thị trấn

Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng HĐND & UBND huyện Lục Nam:

PVC

HC - QT

Chủ tàikhoản

- Giải quyếtđơn thư khiếunại, tố cáo

- Phụ tráchtrật tự trị an

- Văn thư vàlưu trữ

- Bộ phận Kếtoán, tài vụ

- Ủy quyềntài khoản chithường xuyên

- Bộ phậncông vụ hànhchính

- Bảo vệ

- Đội xe

- Điện nước

- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật.

- Luật ban hành văn bản Quy phạm pháp luật của HĐND & UBNDnăm 2004

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 vềviệc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Công văn số 16/VP-TH của Văn phòng UBND tỉnh quy định về việcthực hiện mẫu văn bản theo thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

- Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ thuọc UBND huyện Lục Namban hành kèm theo Quyết định số 361/2008/QĐ-UBND ngày 03/4/2008 củaUBND huyện Lục Nam

2.2.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của UBND huyện Lục Nam.

Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản: Chỉ thị, Quyết định của UBNDhuyện về chủ trương chính sách, công tác quan trọng về tổ chức bộ máy vànhân sự các phòng ban, cơ quan trực thuộc huyện, các chỉ tiêu quan trọng về

kế hoạch, ngân sách, phê chuẩn biên bản bầu cử Chủ tịch, Phó Chủ tịchUBND xã, thị trấn và các văn bản quản lý đất đai, ký các văn bản trình tỉnh

ủy UBND tỉnh Nếu Chủ tịch đi công tác hoặc bân công việc thì Phó Chủ tịchđược ủy nhiệm ký thay

Phó Chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực công tác được Chủtịch ủy nhiệm ký thay một số Chỉ thị, Quyết định của UBND huyện để chỉđạo cụ thể ký các văn bản xử lý nhữn công việc cụ thể khi được UBND huyệnthông qua

Văn bản của các ngành thuộc UBND huyyẹn Lục Nam trước khi banhành phải đăng ký với Văn phòng để thẩm định và thực hiện các quy trìnhtheo luật ban hành

Chánh văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch UBND ký các công văn

thông thường, giấy giới thiệu, giấy mời, thông báo, sao lục các văn bản củacấp trên Và ký trực tiếp các văn bản thuộc văn phòng Ví dụ: Chánh vănphòng có thể ký sao lục Quyết định của UBND tỉnh gửi xuống.

Ví dụ: Đối với văn bản thuộc thẩm quyền chung của UBND thì Chủ

tịch ký TM, đối với những thuộc thẩm quyền Chủ tịch ban hành thì Chủ tịch

ký trực tiếp

CHỦ TỊCH

- Các Phó Chủ tịch sẽ được Chủ tịch ủy quyền cho ký thay những thuộc

chuyên môn của mình phụ trách

Ví dụ:

PHÓ CHỦ TỊCH

- Chánh văn phòng và các Phó Chánh Văn phòng được Chủ tịch ủy

quyền cho ký một số văn bản theo hình thức ký thừa lệnh (TL)

Ví dụ:

TL CHỦ TỊCH TL CHỦ TỊCH

CHÁNH VĂN PHÒNG KT CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ VĂN PHÒNG

Nguyễn Tiến Dũng Vũ Thị Hoài Nam

Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định củaLuật số 31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật ban hành văn bảnquy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Lục Namđược thực hiên như sau:

Căn cứ tính chất,nội dung của văn bản cần soạn thảo,Chủ tịch, các Phóchủ tịch UBND huyện chủ trì soạn thảo văn bản hoặc giao phó cho phòng,ban, đơn vị thuộc UBND huyện soạn thảo

Cán bộ được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ, trực tiếp soạn thảo văn bảnthuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan chịu trách nhiệm về nộidung, thể thức văn bản

Trường hợp cần thiết,đề xuất với Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND,Chủ tịch, Phó chủ tịch HĐND huyện tham khảo ý kiến của các cơ quan,phòng, đơn vị, UBND các xã, thị trấn hoặc các cá nhân có liên quan; nghiêncứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng lĩnh vực công tácvăn bản có liên quan tới lĩnh vực, phòng ban bộ phận nào thì phòng ban bôphận đó trực tiếp soạn thảo và trình ký

Văn bản của UBND huyện Lục Nam trước khi trình ký chuyên viên(cán bộ soạn thảo), Thủ trưởng đơn vị soạn thảo phải kiểm tra và chịu tráchnhiệm trước Chủ tịch UBND huyện và pháp luật về nội dung văn bản của đơn

vị soạn thảo có liên quan

Khi văn bản được duyệt ở đơn vị soạn thảo tiếp tục được đưa tới vănphòng của Ủy ban để kiểm tra về tính pháp lý và hình thức của văn bản, saukhi văn bản được duyệt sẽ được trình lãnh đạo UBND ký ban hành nếuđồng ýnếu không thì trả lại cho đơn vị hoặc cá nhân, yêu cầu soạn lại hoặc chỉnh sửanếu sai sót sau khi văn bản được ký ban hành được chuyển đến Bộ phận vănthư để lấy số ghi ngày, tháng, năm đóng dấu và đăng ký vào sổ

Mỗi năm cơ quan ban hành khoảng hơn 5000 văn bản đi và tiếp nhận

khoảng hơn 11000 văn bản đến.

2.3 Quy trình quản lý văn bản đi:

Đây là một trong những khâu nghiệp vụ mà bộ phận văn thư của cơquan phải đảm nhiệm Văn bảnđi được hiểu một cách đơn giản là văn bản do

cơ quan mình làm ra để phục vụ cho nhiệm vụ quản lý, điều hành theo chứcnăng nhiệm vụ gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhau để cùng thực hiện côngviệc

Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:

2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ngày tháng văn bản

2.3.1.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xemxét, giải quyết

2.3.1.2 Ghi số, ngày,tháng, năm ban hành văn bản

Việc ghi số ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản quy phạm pháp luậtđược thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 thangsnawm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Việc ghi số ký hiệu, ngày, tháng, năm cảu văn bản hành chính được mở

sổ riêng, thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số01/2011/TT-BNV

2.3.2 Đăng ký văn bản

Văn bản đi được đăn ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy tính

* Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hằng năm, các cơquan,tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

Văn bản mật đi được đăng ký riêng

* Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện theo hình thức (đăng ký bằng

sổ hoặc trên máy tính) Mẫu sổ đăng ký văn bản đi và việc đăng ký văn bản

đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lụcIII Quyết định 446/2013/QĐ-UBND của UBND tỉnh Bắc Giang

2.3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật 2.3.3.1 Nhân bản

Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở

số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đi nhiều nơi mà trong văn bản khôngliệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo

để lưu ở Văn thư; Ghi số lượng nhân bản tại “nơi nhận”

Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc vănbản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết,

tổ chức thực hiện,phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quanđén nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đốitượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để tham khảo

Giữ bí mật nội dung văn bản và thực hiện dánh máy, nhân bản theođúng thời gian quy định

2.3.3.2 Đóng dấu cơ quan

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải chùm lên 1/3 chữ ký về phái bên

trái

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực màu đỏtươi theo quy định

- Đóng dấu vào phụ lục kèm theo

 Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bả chính do người kývăn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơquan, đơn vị hoặc tên của phụ lục

- Đóng dấu giáp lai

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ