Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại Văn phòng HĐNDUBND huyện Diễn Châu

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN 3 1.1. Giới thiệu tổng quan về UBND huyện Diễn Châu 3 1.1.1. Vài nét khái quát chung 3 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Diễn Châu 3 1.1.2.1. Chức Năng 3 1.1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn 4 1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Diễn Châu 8 PHẦN II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN DIỄN CHÂU 10 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Diễn Châu 10 2.1.1. Chức năng 10 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn: 10 2.2. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng 12 2.2.1.Chánh Văn Phòng: 12 2.2.2. Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 13 2.2.3. Phó chánh Văn Phòng Quản Trị Hành Chính 13 2.2.4. Bộ phận văn thư lưu trữ: 14 2.2.5. Bộ phận kế toán: 14 2.2.6. Bộ phận đánh máy photo copy: 15 2.2.7. Bộ phận tài vụ: 15 2.2.8. Bộ phận bảo vệ, tạp vụ: 15 2.2.9. Lái xe: 16 2.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng 16 2.4. Nội dung xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan 17 PHẦN III. NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP 18 3.1. Quản lý văn bản đi 18 3.1.1. Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 18 3.1.2 Đăng ký văn bản và nhân bản đóng dấu cơ quan, dấu mật dấu khẩn 18 3.1.3 Lưu văn bản đi 19 3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 21 3.2.1 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 21 3.2.2 Đăng ký văn bản đến 22 3.3 Quản lý sử dụng con dấu 23 3.3.1 Các loại con dấu của cơ quan và nguyên tắc sử dụng 23 3.3.2 Bảo quản con dấu 23 3.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 24 3.5. Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 26 3.5.1 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 26 3.6.Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản 28 3.6.1 Các lại văn bản và thẩm quyền ban hành 28 3.6.2 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản 30 3.7. Tim hiểu về nghi thức nhà nước,kỹ năng giao tiếp 34 3.8. Các thiết bị văn phòng và phần mềm ứng dụng 34 PHẦN IV KẾT LUẬN 35 1. Ưu điểm 35 2. Nhược điểm: 36 3 Nguyên nhân 36 4. Những ý kiến đóng góp. 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trong khoảng thời gian kiến tập gần tháng ở Phòng Văn thư Huyện DiễnChâu, em đã có điều kiện được khảo sát, tìm hiểu thêm về công tác văn phòng.Trongthời gian thực tế đã tạo điều kiện cho em tiếp cận được môi trường làm việc thực tếcủa huyện Diễn Châu nói chung và của phòng Văn thư nói riêng.Với khoảng thờigian kiến tập em đã học hỏi thêm cho mình nhiều kinh nghiệm cũng như trang bịthêm cho mình nhiều kiến thức phục cho năm học còn lại và cả công việc sau này.Được đi thực tế giúp em làm quen với giờ giấc, tác phong làm việc của một nhânviên văn phòng Hiểu hơn về cuộc sống xã hội vai trò quản lý Nhà nước về lĩnh vựcVăn thư ở một địa phương

Việc được tiếp xúc với công việc thực tế giúp em hiểu hơn về nghành mìnhđang học , trang bị được nhiều kiến thức hơn phục vụ cho việc học và công việc tránhđược những bỡ ngỡ.Việc khảo sát thực tế giúp cho sinh viên có được cái nhìn gần hơnvới lĩnh vực mình đang theo học có sự trỉa nghiêm thực tế chuẩn bị cho đợt thực tậpcuối năm.Đồng thời việc cho sinh viên khảo sát công việc văn phòng thực tế tài một

cơ quan, tổ chức không chỉ trang bị cho sinh viên những kiến thức về nghiệp vụ màcòn trang bị cho sinh viên những kiến thức xã hội.Trước hết tác phong làm việc vàphong cách giao tiếp ứng xử là rất quan trọng để đánh giá phẩm chất, đạo đức, nghềnghiệp tinh thần trách hiệm trong công việc… trong ứng xử phải luôn đúng mựckhiêm tốn.Kiếm tập là khoảng thòi gian cần thiết cho sinh viên chuẩn bị những bướcđầu cho sinh viên làm quen với môi trường công sở.Là cở sở tiền đề cho em tự tin hơntrong thời gian kiến tập cuối năm học

Đề hoàn thành tốt đợi kiến tập này em bày tỏ long biết ơn sâu sắc tới giáoviên hướng dẫn Khoa Quản trị văn phòng đã chỉ dẫn em tận tình; cùng cán bộ côngchức của Phòng Văn Thư Huyện Diễn Châu cũng như cơ quan đã tạo mọi điều kiện

và hướng dẫn tân tình trong thời gian kiến tập gần 1tháng giúp em được tiếp cầnđược một cách đầy đủ hơn hiểu hơn về công tác văn phòng Giúp em hoàn thành tốtđợt kiến tập

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI CẢM ƠN 1

MỤC LỤC 2

LỜI CẢM ƠN 2

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT 4

LỜI MỞ ĐẦU 1

PHẦN I VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN DIỄN CHÂU - TỈNH NGHỆ AN 2

1.1 Giới thiệu tổng quan về UBND huyện Diễn Châu 2

1.1.1 Vài nét khái quát chung 2

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Diễn Châu 3

1.1.2.1 Chức Năng 3

1.1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Diễn Châu 8

PHẦN II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN DIỄN CHÂU 8

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu 8

2.1.1 Chức năng 8

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn: 9

2.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng 10

2.2.1.Chánh Văn Phòng: 11

2.2.2 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 11

2.2.3 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị -Hành Chính 12

2.2.4 Bộ phận văn thư lưu trữ: 13

2.2.5 Bộ phận kế toán: 13

2.2.6 Bộ phận đánh máy photo copy: 13

2.2.7 Bộ phận tài vụ: 14

2.2.9 Lái xe: 14

2.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng 14

2.4 Nội dung xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan 15

PHẦN III NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP 16

3.1 Quản lý văn bản đi 16

3.1.1 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi 16

3.1.2 Đăng ký văn bản và nhân bản đóng dấu cơ quan, dấu mật dấu khẩn 17

3.1.3 Lưu văn bản đi 18

3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến 19

3.2.1 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến 19

3.2.2 Đăng ký văn bản đến 21

3.3 Quản lý sử dụng con dấu 21

3.3.1 Các loại con dấu của cơ quan và nguyên tắc sử dụng 22

3.3.2 Bảo quản con dấu 22

3.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23

3.5 Công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 25

3.5.1 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 25

3.6.Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản 27

3.6.1 Các lại văn bản và thẩm quyền ban hành 27

3.6.2 Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo văn bản 29

3.7 Tim hiểu về nghi thức nhà nước,kỹ năng giao tiếp 32

3.8 Các thiết bị văn phòng và phần mềm ứng dụng 33

PHẦN IV KẾT LUẬN 34

1 Ưu điểm 34

2 Nhược điểm: 35

3 Nguyên nhân 35

4 Những ý kiến đóng góp 36

TÀI LIỆU THAM KHẢO 38

PHỤ LỤC 39

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay trong xã hội ngày càng phát triển, bộ máy văn phòng và độingũ nhân viên và người quản lý không thể thiếu ở bất kì cơ quan tổ chức nào.Văn phòng là bộ máy của cơ quan tổ chức có trách nhiệm thu thập xử lí, thuthập thông tin và tổng hợp thông tin cho lãnh đạo Văn phòng có vai trò quantrọng trong cơ quan, tổ chức Công tác văn phòng thực hiện tốt là động lực thúcđẩy sự phát triển, tạo mọi điề kiện thuận lợi cho hoạt động của cơ quan đơn vị

Thực hiện kế hoạch thực tập của nhà trường, được sự quan tâm tạo điềukiện hướng dẫn của các thầy cô Khoa Quản trị văn phòng cũng như được sựđồng ý tiếp nhận của UBND huyện Diễn Châu, em đã về thực tập tại văn phòngHĐND-UBND huyện Diễn Châu với thời gian kiến tập 3 tuần (Từ ngày 01/06đến 22/06/ năm 2016) Em đã được làm quen, khảo sát và trực tiếp làm công tácvăn thư theo sự phân công của lãnh đạo văn phòng Được sự quan tâm chỉ bảotận tình của chị Trần Thị Hoài Thanh – cán bộ Văn thư lưu trữ đã giúp em hoàn

Phần II Chức năng, Nhiệm vụ cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND

Huyện Diễn Châu

Phần III: Nội dung và kết quả kiến tập

Phần IV: Kết luận và đề xuất

PHẦN I VỊ TRÍ ĐỊA LÝ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN DIỄN CHÂU - TỈNH NGHỆ AN

1.1 Giới thiệu tổng quan về UBND huyện Diễn Châu

1.1.1 Vài nét khái quát chung

Diễn Châu là huyện đồng bằng ven biển dọc theo Quốc lộ 1A Phía Bắcgiáp huyện Quỳnh Lưu, phía Tây giáp huyện Yên Thành, phía Nam giáp vớiNghi Lộc, phía Đông giáp biển với chiều dài bờ biển là 25 km Huyện DiễnChâu có diện tích là 304,92 km2 và dân số hơn 295000 nguời, có 38 xã và 1 thịtrấn Diễn Châu là huyện có vị trí chính trị, kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninhquan trọng của tỉnh Nghệ An

UBND huyện Diễn Châu có trụ sở đóng trên địa bàn trung tâm Thị trấnDiễn Châu với diện tích là 1108m2 gồm 3 khu nhà tầng ( 01 nhà 04 tầng, 1 nhà

3 tầng và 1 nhà 2 tầng) là nơi làm việc của lãnh đạo cơ quan, văn phòng và cácphòng ban của UBND Ngoài ra còn có một số phòng ban liền kề như: PhòngGD-ĐT, Ủy ban dân số gia đình và trẻ em, Huyện uỷ, Huyện đoàn

Với vị trí như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, chỉ đạohoạt động của công tác quản lý nhà nước ở các xã và thị trấn thuộc huyện Đồngthời tạo điều kiện dễ dàng cho các cơ quan, đơn vị tổ chức và cá nhân báo cáo

về quá trình hoạt động của mình với lãnh đạo huyện; các cơ quan đơn vị ởnhững nơi khác đến liên hệ công tác

Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu sự chỉ đạo và quản lý toàn diệncủa UBND huyện, Chủ tịch UBND và chịu sự lãnh đạo về công tác Đảng củaĐảng uỷ cơ quan UBND huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện,Chủ tịch UBND huyện quản lý, điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội trên địabàn, chỉ đạo các xã, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiện chủtrương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện Diễn Châu

1.1.2.1 Chức Năng

Căn cứ điều 2 Luật tổ chức HĐND và UBND sửa đổi bổ sung ngày26/11/2003 của Quốc hội khóa XI

Căn cứ vào điều 123 Hiến Pháp năm 1992

UBND huyện Diễn Châu do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hànhcủa HĐND cơ quan hành chính Nhà nước ở cấp huyện

Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu sự lãnh đạo chỉ đạo và quản lýtoàn diện của UBND huyện, Chủ tịch UBND huyện và chịu sự lãnh đạo về côngtác Đảng của Đảng uỷ cơ quan UBND, có nhiệm vụ tham mưu giúp UBNDhuyện, chủ tịch UBND huyện quản lý điều hành các hoạt động kinh tế-xã hộitrên địa bàn, chỉ đạo các xã, thị trấn, đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiệncác chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước

1.1.2.2.Nhiệm vụ, Quyền hạn

UBND huyện là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương –là cơ quanchấp hành của HĐND –UBND Tỉnh Nghệ An chịu sự giám sát trực tiếp củaHuyện Uỷ Thường Trực HĐND huyện Diễn Châu đã phân chia các nhiệm vụcủa UBND thành các lĩnh vực sau:

Trong lĩnh vực kinh tế ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện các nhiệm vụquyền hạn sau :

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội hàng năm trình HĐNDcùng cấp thông qua để trình UBND tỉnh, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kếhoạch đó

- Lập dự toán thu, chi Ngân sách nhà nước trên địa bàn ,dự toán thu ,chi

ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình quyếttoán ngân sách địa phương lập dưi toán điều chỉnh ngân sách địa phương trongtrường hợp cần thiết trình Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp quyết định và báo cáo

Uỷ ban nhân dân ,cơ quan tài chính trực tiếp

Trong lĩnh vực công nghiệp ,lâm nghiệp ngư nghiệp thủy lợi và đất đai

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện nhiệm vụ sau:

- Xây dựng trình Hội Đồng Nhân Dân cùng cấp thông qua các chươngtrình khuyến khích phát triễn nông nghiệp lâm nghiệp ,ngư nghiệp ở địa phương

và tổ chức thực hện các chương trình đó;

- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã thị trấn thực hiện các biện pháp thực hiệnchuyển dịch cơ cấu kinh tế phát triễn nông nghiệp bảo vệ rừng trồng rừng vàkhai thác lâm sản phát triễn nghành nghề đánh bắt nuôi trồng thủy sản và chếbiến thủy sản;

- Thực hiện giao đất cho thuê đất thu hồi đất với cá nhân và hộ gia đìnhgiải quyết các tranh chấp đất đai thanh tra đát đai theo quy định của pháp luật ;

- Xét duyệt quy hoạch kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xãthị trấn ;

- Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ,Uỷ ban nhân huyệnthực hiện các những nhiệm vụ quyền hạn sau:

- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoach,kếhoạch phát triễn công nghiệp , tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện ;

- Xây dựng và phát triễn các cơ sở công nghiệp ,tiểu thủ công nghiệp dịch

vụ ở các xã thị trấn ;

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triễn các làng nghề truyền thống sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu ,phát triễn cơ sỡ chế biến nônglâm thủy sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

-Trong lĩnh vực xây dựng ,giao thông vận tải Uỷ ban nhân dân thực hiệncác nhiệm vụ sau:

- Tổ chức lập trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị trấn,xây dựng điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện ;quản lý việc tực hiện các

quy hoạch xây dựng đã được duyệt ;

- Quản lý khai thác sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng

cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thựchiện pháp luật về xây dựng ;tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở và quỹnhà thuộc sở hữu trên địa bàn ;

- Quản lý việc khai thác,sản xuất ,kinh doanh vật liệu xây dựng theo phâncấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triễn các làng nghề truyền thống sảnxuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu ,phát triễn cơ sỡ chế biến nônglâm thủy sản và các cơ sở khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Trong lĩnh vực thương mại dịch vụ và du lịch Uỷ ban nhân dân huyệnthực hiện những nhiệm vụ quyền hạn sau:

- Xây dựng ,phát triễn mạng lưới thương mại ,dịch vụ du lịch và kiểm traviệc thực hiện quy định của nhà nước về hoạt động thương mại ,dịch vụ du lịchtrên địa bàn huyện;

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về thực hiện các quy tắc về an toàn

và vệ sinh trong hoạt động thương mại dịch vụ du lịch trên địa bàn;

- Kiểm tra việc chấp hành quy định của nhà nước về việc hoạt độngthương mại dịch vụ ,du lịch trên địa bàn

Trong lĩnh vực giáo dục,y tế xã hội văn hóa thông tin và thể dục thểthao ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện các nhiệm vụ ,quyền hạn sau:

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn huyện,phối hợp với UBND các xã quản lý trường Tiểu học, trường THCS,THPT trênđịa bàn huyện

- Tổ chức thực hiện chương trình y tế cơ sở, dân số-kế hoạch hoá gia đình,phòng chống dịch bệnh

- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá nghệ TDTT, các lễ hội cổ truyền, bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử danh lamthắng cảnh

thuật Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương bệnh binh, người có côngvới cách mạng.

- Tổ chức hoạt động từ thiên, nhân đạo

Trong lĩnh vực khoa học công nghệ tài nguyên và môi trường ,Uỷ bannhân dân huyện thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau:

- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụsản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;

- Tổ chức thực hiện bảo vệ mội trường phòng chống khắc phục hậu quảthiên tai báo lụt;

- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường vàchất lượng sản phẩm và hành hóa trên địa bàn huyện,ngăn chặn việc sản xuất vàthu hàng hóa giã kém chất lượng tại đia phương;

Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh trật tự an toàn xã hội ,Uỷ ban nhândân huyện thực hiện các nhiệm vụ quyền hạn sau:

- Tuyên truyền giáo dục xây dựng nền quốc phòng toàn dân

- Thực hiện công tác quân sự và tuyển quân theo kế hoạch

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp,Luật và các văn bản của cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện

- Quản lý công chức biên chế, lao động và tiền lương, đào tạo công chứctheo sự phân cấp của cấp trên

- Quản lý địa giới hành chính của UB huyện, giải quyết địa giới giữa các

xã, thị trấn Đồng thời chịu trách nhiệm báo cáo trước HĐND huyện và UBNDtỉnh

Trong lĩnh vực thực hiện chnhs sách dân tộc tôn giáo Uỷ ban nhân dânhuyện có những nhiệm vụ quyền hạn sau :

- Tuyên truyền giáo dục ,phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc và tôngiáo ;

- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình kế hoạch

dự án phát triễn kinh tế xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số,vùng sâu vùng xa vùng khó khăn đặc biệt ;

- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các chính sách dân tộc chính sáchtôn giáo ,quyền tự do tín ngưỡng tôn giáo theo hoạc không theo một tôn giáonào ở công dân địa phương;

- Quyết định các biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tínngưỡng ,tôn giáo hoạc lợi dụng tín ngưỡng tôn giáo để làm trái với những quyđịnh của pháp luật và chính sách của nhà nước theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực thi hành pháp luật ,Uỷ ban nhân dân huyện thực hiệnnhững nhiệm vụ sau:

- Chỉ đạo tổ chức tuyên truyền ,giáo dục pháp luật kiểm tra việc chấphành Hiến Pháp ,luật ,các văn bnar quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nướccấp trên và nghị quyết của của hội đồng nhân dân cùng cấp ;

- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã ,thị trấn thực hiện cácbiện pháp bảo vệ tài sản của nhà nước tỏ chức chính trị xã hội ,tổ chức xã hội tổchức kinh tế bảo vệ tính mạng tự do danh dự ,nhân phẩm tài sản và các quyềnlợi hợp pháp của công dân;

- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;

- Tổ chức ,chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của phápluật;

- Tổ chức ,chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra thanh tra nhà nước,tổchức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại ,tố cáo và kiến nghị của công dân,hướng dẫn chỉ đạo công tác hòa giải ở xã thị trấn

Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính ,Uỷ bannhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ ,quyền hạn sau:

- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội ,đại biểu hội đồngnhân dân theo quy định của pháp luật ;

- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ ,quyền hạn cụ thể của cơ quanchuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo sự hướng dẫn của ủy bannhân dân cấp trên;

- Quản lý công tác tổ chức ,biên chế ,lao động tiền lương theo phân cấpcủa Uỷ ban nhân dân cấp trên;

- Quản lý hồ sơ ,mốc ,chỉ giới ,bản đồ địa giới hành chính ở địa phươngtrình hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xét,quyếtđịnh.

1.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của UBND huyện Diễn Châu

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Diễn Châu cụ thể như sau:Đứng đầu làChủ tịch UBND huyện, giúp việc cho chủ tịch có 3 Phó Chủ tịch (1 Phó Chủtịch phụ trách nông - lâm, 1 Phó Chủ tịch phụ trách kinh tế, 1 Phó Chủ tịch phụtrách văn xã) và 12 phòng ban trực thuộc UBND huyện bao gồm:

1 Văn phòng HĐND-UBND huyện

8 Phòng Tài nguyên-Môi trường

9 Phòng Văn hoá-Thông tin

10 Phòng Y tế

11 Phòng Nông nghiệp và phát triển nông thôn

12 Phòng Giáo dục-Đào tạo

PHẦN II CHỨC NĂNG NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN DIỄN CHÂU

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu

2.1.1 Chức năng

- Văn phòng UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phục vụ sựchỉ đạo điều hành công tác mọi mặt của HĐND và UBND huyện.là bộ máy làmviệc của UBND phục vụ cho sự quản lý tập trung thống nhất sự điều hành mọimặt của UBND

- Đồng thời giúp UBND huyện thực hiện tổ chức, quản lý sự hoạt động

của Trung tâm giao dịch "một cửa" của Huyện.

- Văn phòng HĐND-UBND huyện còn thực hiện chức năng hậu cần:phục vụ trực tiếp công việc hàng ngày ở các phòng, ban, tổ chức các cuộc họp,chuyến đi công tác cho lãnh đạo Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản,đảm vảo điều kiện, cơ sở vật chất để UBND làm việc

- Văn phòng HĐND-UBND huyện có tư cách pháp nhân có mẫu dấuriêng được cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước và được mở tài khoảntại ngân hàng và kho bạc nhà nước theo quy định của pháp luật

2.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

Tổ chức tham mưu kịp thời, thường xuyên và chính xác phục vụ tốt cho

sự lãnh đạo của Thường trực HĐND và UBND Giúp cho UBND thực hiện mối

quan hệ giữa UBND huyện với Ban Thường trực huyện Uỷ, HĐND, Uỷ Ban

MTTQ, các hội, đoàn thể với các sở ban ngành

Xây dựng các chương trình công tác (bao gồm chương trình làm việcnăm, quý, tháng) của UBND huyện và giúp UBND huyện tổ chức, theo dõi,kiểm tra đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác

Phối hợp các phòng chuyên môn của UBND và các ban của HĐND đểchuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND huyện, chuẩn bị các báo cáo của

UBND huyện, tập hợp và quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp của HĐND,phiên họp của UBND huyện, các cuộc họp và làm việc với Thường trực HĐND

và UBND huyện

Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quanđơn vị thuộc UBND, HĐND và UBND các xã, thị trấn về việc chuẩn bị các đề

án theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND huyện

Khi có dự thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị trình UBND, văn phòngHĐND-UBND huyện có trách nhiệm rà soát lại về thể thức, trình tự, thủ tụchành chính kiểm tra đối chiếu với nội dung chỉ đạo của Thường trựcHĐND,UBND huyện để trình người có thẩm quyền xem xét quyết định

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các đề nghị, các văn bảnxin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan, ban, ngành cấp huyện, UBND huyện

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các kiến nghị, yêu cầu chỉđạo của các tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của HĐND UBND huyện.

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện triển khai thực hiện các chỉ đạocủa Trung ương, của tỉnh nếu Thường trực HĐND, UBND huyện yêu cầu

Tổ chức thu thập, cung cấp và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,chính xác phục vụ cho công tác giám sát của HĐND và sự chỉ đạo, điều hànhcủa UBND; từng bước ứng dụng CNTT vào việc thu thập và xử lý thông tin; xử

lý, giải quyết những công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất do nhucầu thực tiễn công tác (không nằm trong kế hoạch hoặc theo yêu cầu của cơquan Nhà nước cấp trên)

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện thực hiện nghiêm túc, đầy đủchế độ thông tin báo cáo về Thường trực HĐND, UBND tỉnh theo quy định

Tổ chức và phục vụ mối quan hệ phối hợp làm việc giữa Thường trựcHĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực UBMTTQhuyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, đơn vị có liên quan

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức tiếp dân theo định kỳ;Tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân theo quy định củapháp luật và phân công của UBND huyện

Tổ chức và phục vụ các kỳ họp của HĐND và các phiên họp của UBNDhuyện; Các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện vớicác cơ quan ban ngành, đoàn thể cấp huyện và Thường trực HĐND các xã, thịtrấn

Quản lý chặt chẽ việc ban hành các văn bản của Thường trực HĐND,UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, phápluật của Nhà nước, đúng thể thức và thẩm quyền theo quy định

Trực tiếp phụ trách quản lý công tác tổ chức, kiểm tra theo dõi hoạt độngcủa Trung tâm giao dịch "Một cửa" của UBND huyện, chấn chỉnh nề nếp làmviệc, nâng hiệu quả thực hiện cải cách thủ tục hành chính của UBND huyện

2.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng

Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu có 12 cán bộ, công chức

trong đó biên chế 10 và hợp đồng 68 là 2 người.

Sơ đồ bộ máy Văn phòng HĐND-UBND:

2.2.1.Chánh Văn Phòng:

- Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản thuộc phạm vi điềuhành, phối hợp, đôn đốc các cấp, ban, ngành thuộc huyện chuẩn bị các đề ántrình HĐND và UBND huyện; giấy mời; thông báo; công văn truyền đạt ý kiếncủa UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện cho các cấp, các ngành

- Ký giấy công tác cho cán bộ, công chức thuộc UBND huyện quản lý.Tiếp nhận và xử lý các văn bản đến, thẩm định văn bản của các phòng ban thammưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND, y sao bảnchính, sao lục các văn bản cần thiết gửi cho các cấp, các ngành và các đơn vị

- Tổ chức thực hiện đầy đủ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Nghịquyết của HĐND, chỉ thị, quyết định của UBND huyện trong cơ quan Vănphòng HĐND-UBND huyện

- Làm chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu - chi ngân sách của Vănphòng HĐND-UBND huyện theo quy định của pháp luật, bảo đảm đúng chế độ

và thực hành tiết kiệm có hiệu quả

2.2.2 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính

Chánh Văn phòng

Phó Chánh văn phòng Tổng hợp

Phó CVP Quản Hành chính

trị-Văn thư

Lưu trữ

Đánh máy photocopy

tạp vụ

Kế toán

Theo dõi, nắm bắt các lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ củaHĐND và UBND huyện được phân công.

- Thu thập, xử lý thông tin, làm các báo cáo định kỳ và các văn bản báocáo đột xuất của UBND huyện; đề xuất tham mưu xây dựng chương trình côngtác (tháng, quý, năm) của UBND huyện

- Quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc triển khai thực hiện công tác Thi đuakhen thưởng

- Theo dõi, quản lý chỉ đạo bộ phận văn thư lưu trữ, đánh máy thực hiệntốt các nhiệm vụ

- Tham gia, dự thảo kết luận của đồng chí chủ tịch UBND huyện cácphiên họp thường kỳ của UBND huyện

- Theo dõi, quản lý công tác tiếp dân, đối ngoại và nội chính

- Được quyền thẩm định văn bản của các cơ quan đơn vị và các banngành

- Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn phòng uỷquyền giải quyết

2.2.3 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị -Hành Chính

Quản lý điều hành công tác quản trị - hành chính, bao gồm:

- Tổ chức tiếp nhận công văn, tài liệu và phân phối, theo dõi quá trình giảiquyết công văn; Tổ chức và quản lý các hoạt động: In ấn tài liệu, phát hành côngvăn, bảo quản tài liệu, lưu trữ, quản lý mạng tin học nội bộ và chương trình 112(kể cả các máy đã trang bị cho các phòng chuyên môn quản lý sử dụng)

- Tổ chức quản trị, quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc: tổchức và đảm bảo cho các hoạt động hội họp, tiếp khách, đi công tác ,… của cơquan UBND huyện; Đảm bảo về hậu cần, tiếp tân phục vụ, bảo vệ cơ quan,phòng cháy, chữâ cháy, vệ sinh môi trường, nhà khách

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động và quy chế làmviệc của cơ quan UBND huyện đối với cán bộ công chức

- Quản lý, điều hành phân công đội xe phục vụ cho lãnh đạo đi công tác

và làm việc

- Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn hòng uỷ quyềngiải quyết

2.2.4 Bộ phận văn thư lưu trữ:

- Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đi - đến theo đúng quy định;Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký do các cơ quan, banngành tham mưu chuyển đến, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản đảm bảođúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy định

- Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầukhai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ

- Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan

- Trong quá trình tiếp nhận các văn bản nếu chưa có chữ ký tham mưu củaphòng, ban chuyên môn và chữ ký thẩm định của Chánh Văn phòng, Phó Vănphòng thì không được cho ban hành văn bản

2.2.5 Bộ phận kế toán:

- Thực hiện công tác tài vụ, kế toán đảm bảo các điều kiện vật chất cầnthiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, đi công tác, thông tin liên lạc, trangthiết bị làm việc, văn phòng phẩm cho cơ quan HĐND, UBND huyện

- Đảm bảo thực hiện thu - chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loạichứng từ theo quy định rõ ràng, sạch sẽ, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tàichính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng với Chánh văn phòng vàchủ tài khoản

- Theo dõi tình hình tài sản của Cơ quan

2.2.6 Bộ phận đánh máy photo copy:

- Đánh máy các văn bản trong nội bộ cơ quan UBND huyện (văn bảnthường trực HĐND-UBND, các phòng) đảm bảo kịp thời và chính xác, (văn bảnsáng, rõ và đúng tiêu chuẩn…)

- Thường xuyên có mặt phục vụ in sao, nhân bản văn bản, tài liệu bằngcác phương tiện kỹ thuật hiện có đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thời gian để lưuhành

- Có trách nhiệm quản lý tốt các thiết bị vi tính, máy in và thiết bị chươngtrình 112 trang bị cho mình quản lý sử dụng Tuyệt đối không để cho ngườikhông có nhiệm vụ sử dụng trang thiết bị

- Thực hiện đúng các quy định về tiếp nhận, bàn giao các văn bản trước

và sau khi đánh máy, in ấn cho người có trách nhiệm, số lượng in đủ, tiết kiệmgiấy và phải có lệnh in được duyệt Tuyệt đối không tự ý in sao các loại văn bảngiấy tờ khi chưa có ý kiến của người có trách nhiệm.

- Giữ bí mật các nội dung tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định

về bảo mật đối với tài liệu

- Phục vụ nước uống, dọn dẹp sạch sẽ cho các cuộc hội họp, tiếp khách ởcác phòng họp, phòng khách, phòng Chánh phó Văn phòng HĐND-UBNDhuyện

2.2.7 Bộ phận tài vụ:

- Thực hiện công tác tài vụ, kế toán, thủ quỹ đảm bảo các điều kiện vậtchất cần thiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, đi công tác, thông tin liênlạc, trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm

- Đảm bảo thực hiện thu-chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loạichứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáotài chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng

Nhà ăn, nhà khách đảm bảo đúng giờ giấc, thực hiện vệ sinh ATTP tốt,phục vụ tốt nhu cầu của cán bộ công chức và yêu cầu tiếp khách của cơ quan

2.2.9 Lái xe:

Bảo quản tốt xe được giao, chấp hành sự điều động phân công công táccủa lãnh đạo văn phòng, đưa đón lãnh đạo huyện đi công tác an toàn tuyệt đối

2.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng

- Sơ đồ các phòng làm việc của Văn Phòng HĐND-UBND huyện DiễnChâu hiện tại vẫn bố trí theo kiểu truyền thống vẫn chưa bố trí phòng làm việc

khoa học phòng Phô tô cách xa so với phòng Văn thư nên việc in, ấn tài liệukhông được thuận tiện.

2.4 Nội dung xây dựng kế hoạch công tác (tuần, tháng, quý, năm) của

PHẦN III NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ KIẾN TẬP

3.1 Quản lý văn bản đi

3.1.1 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi

- Văn bản đi là văn bản do cơ quan là tác giả, cơ quan ban hành trong quá

Văn phòng đề nghị các phòng, ban đăng ký khối lượng công việc về cho

văn phòng

Văn phòng tổng hợp thành chương trình công tác chung của cơ quan

Lấy ý kiến đóng góp của các phòng,

trình hoạt động của mình Văn bản đi của UBND huyện Diễn Châu thực chất làcông cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ đượcgiao Vì vậy việc tổ chức quản lý văn bản đi phải đảm bảo chính xác, kịp thời,tiết kiệm và theo đúng quy định của nhà nước Chỉ có như vậy các văn bản đi do

cơ quan ban hành mới có tác dụng thiết thực trong quản lý hành chính

3.1.2 Đăng ký văn bản và nhân bản đóng dấu cơ quan, dấu mật dấu khẩn

- Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi, tất cả các văn bản đi củaUBND huyện Diễn Châu đều được quy về một đầu mối là bộ phận Văn thư-Lưutrữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện

Các văn bản đi của UBND huyện Diễn Châu thông thường được giao chocác phòng, ban tự soạn thảo Văn bản sau khi dự thảo xong thì chuyển cho người

có thẩm quyền xem xét và ký nháy Nếu văn bản không đạt yêu cầu về nội dungthì lãnh đạo phòng, ban cho cán bộ soạn thảo sửa chữa lại Văn bản đã đảm bảo

về nội dung thì chuyển xuống cho Chánh (Phó) Văn phòng xem xét về mặt thểthức Khi đã có 2 chữ kí nháy đảm bảo về thể thức, nội dung thì văn bản mớitrình lãnh đạo UBND huyện kí

- Để đảm bảo tiết kiệm về thời gian hầu hết các văn bản của UBND đượclấy số trước khi in, ấn hàng loạt

- Nhiệm vụ của Văn thư là tổ chức làm thủ tục chuyển văn bản đi gồm:đăng kí văn bản đi, đóng dấu và chuyển văn bản đi Văn thư là người trực tiếpkiểm tra, xem xét nhằm phát hiện và báo cáo kịp thời những sai sót có thể sẩy ranhư: thể thực văn bản, chữ kí đã đúng và đầy đủ chưa

- Hiện tại UBND huyện Diễn Châu đăng kí văn bản đi bằng máy tính: Sửdụng phần mềm vào quản lý văn bản Số và ngày tháng văn bản được lấy tựđộng theo thứ tự trên phần mềm

Theo quy định thì các văn bản của HĐND, UBND huyện Diễn Châuđược làm thủ tục chuyển đi vào thứ 2 và thứ 5 hàng tuần Riêng đối với Văn bảnMật khẩu, hoả tốc được ưu tiên chuyển đi ngay trong ngày

- Văn bản đi: ngoài số lượng gửi đi cho các cơ quan, cá nhân thì mỗi vănbản ban hành của HĐND, UBND được lưu một văn bản gốc ở bộ phận Văn thư

thì tiện cho việc quản lý, tra cứu văn bản khi cần thiết Các văn bản từng nămđược lưu trong cặp 3 dây và được sắp xếp theo tên loại: Quyết định, Công văn,Chỉ thị, Báo cáo, Mỗi cặp 3 dây đều được dán nhãn có tiêu đề, ví dụ: Tập lưuQuyết định của UBND huyện Diễn Châu năm 2015 (từ số đến số ) Trongthời gian thực tập qua khảo sát em đã thu thập được số liệu về số lượng các vănbản đi của UBND và HĐND Diễn Châu qua các năm như sau:

Số

lượng

3.1.3 Lưu văn bản đi

- Văn bản đi: ngoài số lượng gửi đi cho các cơ quan, cá nhân thì mỗi vănbản ban hành của HĐND, UBND được lưu một văn bản gốc ở bộ phận Văn thưthì tiện cho việc quản lý, tra cứu văn bản khi cần thiết Các văn bản từng nămđược lưu trong cặp 3 dây và được sắp xếp theo tên loại: Quyết định, Công văn,Chỉ thị, Báo cáo, Mỗi cặp 3 dây đều được dán nhãn có tiêu đề, ví dụ: Tập lưuQuyết định của UBND huyện Diễn Châu năm 2014 (từ số đến số ) Trongthời gian kiến tập qua khảo sát em đã thu thập được số liệu về số lượng các vănbản đi của UBND và HĐND Diễn Châu qua các năm như sau:

- Nhận xét :

- Nhìn vào số lượng các văn bản đã ban hành 3 năm gần đây thấy có xuhướng giảm nhưng không lớn Điều này chứng tỏ hoạt động quản lý, điều hànhtrên địa bản Diễn Châu do tình hình chính trị tương đối ổn định

- Cơ cấu các loại văn bản đi của UBND huyện Diễn Châu(đơn vị tính %)

loại

Năm

VB QPPL

QĐ

cá biệt

Công Văn

Tờ trình Báo

cáo

Thông báo

Văn bản khác

- Số lượng Quyết định cá biệt trong 3 năm trở lại đây luôn chiếm trên

50% và công văn cũng chiếm gần 20% tổng số lượng đã ban hành So với Văn bản của UBND thì Văn bản của HĐND chiếm tỷ lệ quá nhỏ, năm 2013 chiếm 1.2%, 2014 là: 0.6 %, 2015 chiếm 1.3% trong tổng số văn bản đã ban hành

Các văn bản mà HĐND-UBND huyện Diễn Châu ban hành gồm: Côngvăn, Quyết định, Kết luận, Giấy mời, Thông báo….vv

Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi

UBND HUYỆN DIỄN CHÂU

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CÔNG VĂN THƯỜNG

Người ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị người nhận bản lưu

Số lượng văn bản

3.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến

3.2.1 Tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến

- Văn bản đến là văn bản do cơ quan khác ban hành gửi đến cơ quanmình Văn bản đến của UBND huyện Diễn Châu chủ yếu được gửi đến quađường bưu điện bao gồm các loại: Quyết định, Chỉ thị, Công văn, tập san, báo

chí của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức, ban, ngành và công dân chuyểnđến tập trung tại bộ phận văn thư Đầu tiên Văn thư phải kí nhận tất cả các vănbản do nhân viên bưu điện gửi đến Tại đây tất cả các văn bản đến của cơ quanđược kiểm tra, phân loại sơ bộ nếu văn bản nào gửi sai địa chỉ thì gửi trả lại chonhân viên bưu điện Các văn bản gửi trực tiếp cho lãnh đạo và cá nhân trong cơquan thì không bóc bì và chuyển trục tiếp theo đúng địa Đối với các văn bảngửi chung cho cơ quan thì được tiến hành như sau:

B1: Nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản

B2: Đóng dấu đến

B3: Đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản

B4: Trình văn bản đến

B5: Giao trách nhiệm giải quyết

B6: Vào sổ chuyển giao

B7: Giao cho người có thẩm quyền giải quyế

- Tại UBND huyện Diễn Châu việc phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến,ghi số đến, đăng ký vào sổ văn bản đến do Văn thư trực tiếp thực hiện sau đótrình văn bản cho Chánh( Phó) Chánh văn phòng phân loại xem văn bản thuộclĩnh vực nào để chuyển cho người phụ trách lĩnh vực ấy Tại UBND huyện DiễnChâu chủ yếu chuyển cho Chủ tịch và các phó Chủ tịch Sau đó Chủ tịch và cácphó Chủ tịch chuyển cho nhiều phòng phối hợp giải quyết thì sẽ cho y sao cònchỉ 1 phòng giải quyết thì chuyển trực tiếp cho phòng đó

- Khi có yêu cầu y sao gửi các phòng thì Văn thư sẽ làm thủ tục cho y saobao gồm: đánh máy số y sao, xin chữ ký Chánh Văn phòng để xin lệnh và tiếnhành y sao Sau khi y sao sẽ gửi trực tiếp cho các phòng để phối hợp xử lý

Theo khảo sát thì văn bản đến của UBND huyện Diễn Châu khá nhiều