Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại PHÒNG nội vụ HUYỆN bảo yên

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 LỜI NÓI ĐẦU 2 A. TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO YÊN 4 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 7 1 .Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bảo Yên 7 II. Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội vụ. 8 2.1. Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên 8 2.2. Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân phòng Nội vụ 12 III. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 15 3.1. Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 15 3.2. Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16 3.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16 3.3.1. Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan. 16 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức. 16 3.3.3. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 17 3.4. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 18 3.4.1. Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến 18 3.4.2. Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan. 18 3.5. Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 19 4. Tìm hiểu vè công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 20 4.1. Ưu điểm và hạn chế của cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Phòng Nôi vụ 20 4.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình kiểu mới. 21 4.3. Tìm hiểu và thống kê tên phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Bảo Yên. 23 Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập: 25 II. Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 28 LỜI KẾT 30 PHẦN III. PHỤ LỤC.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HOÀNG THỊ THANH THUẬN

BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K1B

KHÓA HỌC (2012 - 2016)

Tên cơ quan: PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN BẢO YÊN

Địa chỉ: Khu 4B - Thị trấn Phố Giàng - Huyện Bảo Yên - Tỉnh Lào Cai Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Phạm Thị Hương

Giảng viên hướng dẫn: Ths Lâm Thu Hằng

HÀ NỘI - 2015

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

PHẦN III PHỤ LỤC 3

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI NÓI ĐẦU 2

A TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN 4

HUYỆN BẢO YÊN 4

1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Bảo Yên 4

PHẦN I 7

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP 7

1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bảo Yên 7

II Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội vụ 8

2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên 8

2.2 Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân phòng Nội vụ 12

III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức: 15

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức 15

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan 16

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 16

3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan 16

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức 16

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan 17

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 18

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến ( phụ lục 03) 18

3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan 18

3.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức 19

4 Tìm hiểu vè công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan 20

4.1 Ưu điểm và hạn chế của cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của Phòng Nôi vụ 20

4.2 Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng Đề xuất mô hình kiểu mới 21

4.3 Tìm hiểu và thống kê tên phần mềm được sử dụng trong công tác văn phòng của UBND huyện Bảo Yên 23

Phần II 25

KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 25

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của cơ quan kiến tập: 25

II Những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 28

LỜI KẾT 30

PHẦN III 1

PHỤ LỤC 1

MỘT SỐ VĂN BẢN DO 8

CƠ QUAN BAN HÀNH 8 PHẦN III PHỤ LỤC.

LỜI CẢM ƠN

Vậy là hơn một tháng kiến tập đã nhanh chóng trôi qua.Quãng thời gian

ấy có lẽ sẽ để lại dấu ấn cho em trong suốt cuộc đời Em không chỉ thu lượmđược những kiến thức thực tế trong công việc mà trải qua hơn một tháng kiếntập nghiêm túc, em còn tự làm phong phú thêm cho mình những kỹ năng sống -điều mà không ai có thể có được khi còn trên ghế nhà trường Những điều đãhọc hỏi được sẽ là hành trang bổ ích, thiết thực cho em trong cuộc sống saunày Và tất cả những điều đó có được là nhờ có sự giúp đỡ, tạo điều kiện từphía cơ quan mà em đang kiến tập

Em xin chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo nhà trường đã có chủ trương,

kế hoạch và chỉ đạo sát sao chương trình kiến tập, để em có thể quan sát bằngtrực quan công việc hàng ngày của các công chức, có thể đưa ra những sosánh giữa lý thuyết và thực hành, có thể vận dụng một phần những kiến thức

đã học vào trong thực tế và đạt kết quả cao trong đợt kiến tập này

Em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến các cô chú, anh chị - nhữngcông chức tại Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên – tỉnh Lào Cai đã tận tình chỉbảo, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập cũng như đã tạo điều kiện cho

em được tiếp xúc, sưu tầm các tài liệu phục vụ cho báo cáo này

Và lời cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến tập thể thầy

cô trong khoa Quản trị văn phòng và đặc biệt là cô Lâm Thu Hằng đã luôn đồnghành, hướng dẫn tận tình, giúp em hoàn thành báo cáo kiến tập đợt này

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI NÓI ĐẦU

Văn phòng là một bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thuthập, xử lý thông tin và tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo Hiện nay nước

ta đang bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước nên côngtác văn phòng cũng đóng góp phần rất lớn vào công tác xây dựng đất nước.Công tác văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất cứ một cơ quannào, nó góp phần rất lớn đến hoạt động của cơ quan, đơn vị

Năm bắt được tình hình thực tiễn đó, năm 1971 Trường trung học Vănthư Lưu trữ được thành lập theo Quyết định số 109/QĐ- BT ngày 18/12/1971của Bộ trưởng phủ Thủ tướng với nhiệm vụ đào tạo cán bộ làm công tác vănphòng, công tác văn thư, công tác lưu trữ có đầy đủ trình độ chuyen môn cungứng được nguồn cán bộ, nhân lực mà xã hội đang cần trong đó có ngành Quảntrị văn phòng

Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng lớn nhằm đáp ứng nhu cầucủa thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị Nhằm trang bị cho sinh viên nhữngkiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ chức và thực hiện những hoạt động vàquản lý điều hành của cơ quan, tổ chức Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổchức một đợt cho sinh viên khoa Quản trị văn phòng được đi kiến tập ngànhnghề tại các cơ quan, tổ chức nhằm nâng cao trình độ nghiệp vụ sau khi ratrường và rèn luyện ý thức cho sinh viên sau khi ra trường là “ Học thật đi đôivới làm thật” và “ Học đi đôi với hành”

Trong quá trình đi kiến tập, sinh viên trường sẽ được củng cố kiến thức,nâng cao trình độ chuyên môn và năng lực, vân dụng lí luận và thực tiễn mộtcách hiệu quả nhất, được rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phongcách làm việc của một cán bộ khoa học ngành Quản trị văn phòng

Nhận được sự giúp đỡ của Nhà trường và của Khoa Quản trị vănphòng, cũng như sự tiếp nhận của Ủy ban nhân dân huyện Bảo Yên, tỉnh LàoCai em đã được kiến tập tại cơ quan bắt đầu từ ngày 20/4/2015 đến hết ngày25/5/2015

Trong suốt thời gian đi kiến tập, em đã được cán bộ phòng nội vụhuyện Bảo Yên tận tình chỉ dậy Trong thời gian hơn một tháng kiến tập tạiphòng Nội vụ huyện Bảo Yên, mặc dù còn rất nhiều bỡ ngỡ và lúng túngtrong công việc nhưng em đã được cán bộ tại phòng tận tình hướng dẫn và chỉbảo nên em đã làm tốt công việc được giao phó tại cơ quan, nhờ đó em đã tíchđược nhiều kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn về công tác văn phòng.

A TỔNG QUÁT SƠ LƯỢC VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN

HUYỆN BẢO YÊN

1 Điều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội huyện Bảo Yên

- Vị trắ địa lý: Bảo Yên là huyện cửa ngõ của tỉnh Lào Cai, cách tỉnh lỵ

Lào Cai 75km về phắa Đông Nam.Với diện tắch tự nhiên là 82.791 ha

+ Phắa Bắc giáp huyện Bảo Thắng và huyện Bắc Hà, tỉnh Lào Cai; + Phắa Nam giáp huyện Lục Yên và Văn Yên, tỉnh Yên Bái;

+ Phắa Đông giáp huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang;

+ Phắa Tây giáp huyện Văn Bàn, tỉnh Lào Cai;

- Địa hình: Địa hình Bảo Yên khá phức tạp, nằm trong hai hệ thống núi

lớn là Con Voi và Tây Côn Lĩnh chảy theo hýớng Tây Bắc Ờ Đông Nam, cao

ở phắa bắc, thấp dần về phắa nam Nằm giữa hai hệ thống núi này là hai consông lớn, sông Hồng và sông Chảy Sông Hồng (xýa gọi là sông Nhĩ Hà) chảyqua 3 xã Cam cọn, Kim Sõn, Bảo Hà với tổng chiều dài 35 km, lýu lýợngdòng chảy khá lớn Sông Chảy (còn gọi là sồng Trôi) chảy theo hýớng đôngbắc Ờ tây nam, có độ dốc lớn, dòng chảy xiết, là thýợng nguồn chắnh của thuỷđiện Thác Bà, có nhiều thác gềnh ở phắa bắc Đoạn sông Chảy chảy qua 8 xã

và thị trấn Phố Ràng của huyện chiều dài 50 km

- Dân số: Dân số huyện Bảo Yên nãm 2009 là 76.274 ngýời (Số liệu

31/12/2009), trong đó:

- Tổng số hộ: 17.060 hộ

- Số ngýời trong độ tuổi lao động: 45.928 ngýời chiếm 60,21%

- Mật độ dân số bình quân: 92 ngýời/km2

Cý trú tại 17 xã và 1 thị trấn; chia thành 3 khu vực: Các xã ven sôngHồng gồm Bảo Hà, Kim Sõn, Cam Cọn; các xã ven sông Chảy gồm ĐiệnQuan, Thýợng Hà, Minh Tân, Tân Dýõng, Yên Sõn, thị trấn Phố Ràng, Lýõngsõn, Long Phúc, Long Khánh, Việt Tiến; các xã vùng thýợng huyện gồm TânTiến, Nghĩa Đô, Vĩnh Yên, Xuân Hoà

-Thành phần dân tộc: Theo tổng điều tra dân số và nhà ở, tắnh đến

thời điểm 01/4/2009, toàn huyện có 15 dân tộc cùng sinh sống; Các dân tộc

sống trên địa bàn đều có một đặc trýng vãn hoá riêng, song trong quá trình laođộng, sản xuất và chống ngoại xâm, các dân tộc trong huyện đã hình thànhnên tình đoàn kết keo sõn, gắn bó, tạo ra sự thống nhất trong đặc trýng vãnhoá của cộng đồng các dân tộc Bảo Yên.

- Dân tộc Kinh chiếm 32,56 %

- Dân tộc Tày chiếm 31,93 %

- Dân tộc Dao chiếm 22,16 %

- Dân tộc Mông chiếm 8,61 %

- Dân tộc Nùng chiếm 1,96 %

- Dân tộc Phù Lá 1,1 %

- Dân tộc Giáy chiếm1,09 %

- Các dân tộc khác chiếm 0,69 %

- Khắ hậu: Khắ hậu Bảo Yên mang đặc trýng của khắ hậu nhiệt đới

nóng, hình thành hai tiểu vùng khắ hậu: Đông Bắc và Tây Bắc Nhiệt độ trungbình trong nãm của huyện là 21,50C Tháng nóng nhất là 39,40C, tháng cónhiệt độ thấp nhất là 3,70C Lýợng mýa trung bình là 1.440 mm đến 2.200

mm, tổng số giờ nắng trong nãm là 1.300 - 1.600 giờ Tài nguyên đất đai, khắhậu và khoáng sản trong lòng đất đã tạo điều kiện thuận lợi để Bảo Yên có thểphát triển kinh tế nông - lâm - công nghiệp toàn diện

- Về thổ nhýỡng: Do ảnh hýởng của cấu tạo địa chất nên phần lớn đấtđai Bảo Yên là loại đất Pheralắt màu đỏ vàng phát triển trên nền đá Gráp điệpthạch mi ca Địa hình Bảo Yên có sự chia cắt mạnh, có núi cao, khe vực sâu

và thung lũng hẹp Các nhà khoa học xếp Bảo Yên vào loại vùng đồi nhỏ hõn

300 Ờ 400m và 400 Ờ 500m Vành đai vùng đồi nhỏ hõn 300 Ờ 400m chiếmphần lớn diện tắch thung lũng các sông suối lớn nhý thung lũng sông Chảy.Các vành đai vùng đồi núi thấp 400 Ờ 500m có địa hình chia cắt mạnh, núicao, sýờn dốc, khe sâu vực thẳm, thung lũng hẹp, bậc thang nhỏ đất bồi tụ,nhìn chung không lớn, diện tắch hẹp, phân bố rải rác; bồn địa týõng đối bằngphẳng tạo nên những cánh đồng rộng lớn ở vùng Nghĩa đô, Vĩnh Yên, XuânHoà, Bảo Hà, Kim Sõn, Cam Cọn

Diện tắch tự nhiên của huyện rộng, song chủ yếu là rừng và đất rừngchiếm hõn 70% diện tắch tự nhiên của huyện, với diện tắch che phủ hiện nay

là 51% (nãm 2009) Hiện ở Bảo Yên còn tồn tại ba kiểu rừng chủ yếu, đó

là; Rừng nguyên sinh tập trung tại đầu nguồn và trên vành cao dãy núi Con Voi, có nhiều lâm sản quý hiếm; Rừng giữa hiện nay đã đýợc giao đến họ gia

đình và các tập thể, việc khai thác kết hợp với trồng mới và tu bổ đã trở thành

vành đai rừng phòng hộ; Rừng cỏ tranh, lau lách, cây bụi ở vùng thấp, hiện

nay đang đýợc phát triển các loại cây ãn quả, cây nguyên liệu Bên cạnhnguồn tài nguyên thiên nhiên dồi dào, rừng Bảo Yên còn có các loại chim, thú

và một số loại thuốc nam quý Đất tự nhiên ở Bảo Yên có khả nãng trồng các

loại cây công nghiệp và cây ãn quả.

-Đõn vị hành chắnh: Huyện có 01 thị trấn và 17 xã: Thị trấn Phố Ràng;

xã Bảo Hà, Kim Sõn, Cam Cọn, Điện Quan, Thýợng Hà, Minh Tân, TânDýõng, Yên Sõn, Lýõng sõn, Long Phúc, Long Khánh, Việt Tiến, Tân Tiến,Nghĩa Đô, Vĩnh Yên, Xuân Hoà

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN KIẾN TẬP

1 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Bảo Yên

Ủy ban nhân dân huyện Bảo Yên là cơ quan hành chính của Nhà nước

ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân cùng cấp và cơ quannhà nước Cấp trên

Ủy ban nhân dân huyện Bảo Yên là cơ quan hành chính nhà nước trựcthuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; quyết định cácchủ trương, biện pháp phát triển kinh tế- xã hội, củng cố quốc phòng an ninhtrên địa bàn theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND cấp trên; bảođảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từTrung ương đến cơ sở

Ủy ban nhân dân huyện gồm có: Chủ tịch, phó Chủ tịch và Ủy viên doChủ tịch Ủy ban nhân dân cấp trên trực tiếp bổ nhiệm, miễn nhiệm, cáchchức.- Ủy ban nhân dân huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số cácvấn đề sau đây:

Quy chế làm việc, chương trình hoạt động hằng năm và thông qua báocáo của Ủy ban nhân dân cấp trên;

Quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội; dự toán, quyết toánngân sách hằng năm và quỹ dự trữ của cấp mình; đầu tư, xây dựng các côngtrình trọng điểm; huy động nhân lực, tài chính để giải quyết các vấn đề cấpbách của địa phương theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy bannhân dân cấp trên

Các chủ trương, biện pháp để phát triển kinh tế- xã hội, quốc phòng, anninh ở địa phương

Thông qua đề án thành lập mới, sáp nhập, giải thể cơ quan chuyên mônthuộc Ủy ban nhân dân;

- Ủy ban nhân dân huyện gồm có: Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Ủy viên Ủyban nhân dân huyện, các cơ quan chuyên môn thuộc ủy ban nhân dân huyện

* Cơ cấu tổ chức huyện Bảo yên.

Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu cơ quan huyện, có nhiệm vụquản lý, lãnh đạo toàn bộ cơ quan

Các phó Chủ tịch huyện là người giúp việc trực tiếp cho Chủ tịchhuyện

Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện:

Phòng Tài nguyên và Môi trường

Phòng Công thương

Phòng Nội vụ

Phòng Thanh tra

Phòng Tư pháp

Phòng Văn hóa – Thông tin

Văn phòng UBND huyện

Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội

Phòng Giáo dục

Phòng Nông nghiệp

Phòng Tài chính – Kế hoạch

Phòng Y tế

Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan ( phụ lục 1)

II Khảo sát tình hình tổ chức, hoạt động công tác hành chính của phòng Nội vụ.

2.1 Tổ chức và hoạt động của Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên

Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, cóchức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện chức năng quản

lý nhà nước về các lĩnh vực: tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sựnghiệp nhà nước; cải cách hành chính; xây dựng chính quyền cơ sở; địa giớihành chính; cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước; cán bộ, công chức xã;hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo, thi đua khenthưởng; công tác Thanh niên

Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu

sự chỉ đạo quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dânhuyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp

3 Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dụcpháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao

4 về công tác tổ chức bộ máy

- Tham mưu và trình Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức các phòng chuyên môn huyện theohướng dẫn của UBND tỉnh

- Trình UBND huyện quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân huyện trìnhcấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập giải thể các cơ quan chuyênmôn thuộc UBND huyện theo quy định của pháp luật

- Xây dựng đề án thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệptrình cấp có thẩm quyền quyết định theo quy định của pháp luật

- Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện, quyết định thành lập, giảithể, sáp nhập các tổ chức, phối hợp với liên ngành của huyện theo quy địnhcủa pháp luật

5 Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:

- Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêubiên chế hành chính, sự nghiệp hàng năm

- Giúp UBND huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý sử dụng biênchế hành chính, sự nghiệp

- Giúp UBND huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về

chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với cơ quan chuyên môn, tổ chức sựnghiệp thuộc huyện và UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện.

6 Về công tác xây dựng chính quyền:

- Giúp UBND huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức việc bầu

cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của UBNDhuyện và hướng dẫn của UBND cấp tỉnh

- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND huyện phê chuẩn các chứcdanh lãnh đạo của UBND xã, thị trấn; giúp UBND huyện trình UBND tỉnhphê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật

- Tham mưu giúp UBND huyện xây dựng đề án thành lập mới, nhập,chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND các cấp có thẩmquyền xem xét, quyết định Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, móc, chỉ giới,bản đồ địa giới hành chính của huyện

- Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sát nhập

và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động Thôn, Bản, Tổ dân phố trên địabàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó Thôn, Bản, Tổdân phố

7 Giúp UBND huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáoviệc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sử đối với các cơ quan hành chính ,đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn huyện

8 về cán bộ công chức, viên chức:

- Tham mưu giúp UBND huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng, điềuđộng, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo bồi dưỡng vềchuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý với cán bộ, công chức, viên chức

- Tham mưu cho Hội đồng tuyển dụng công chức cấp xã tuyển đủ chỉtiêu công chức xã, thị trấn theo quy định Quản lý công chức cấp xã và thựchiện chính sách đối với cán bộ không chuyên trách cấp xã theo phân cấp

9 Về cải cách hành chính:

- Giúp UBND huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyênmôn cùng cấp và UBND, phường, xã thực hiện cải cách hành chính ở địa

11 Về công tác văn thư, lưu trữ

- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấphành chế độ, quy định của pháp luật về công tác Văn thư, lưu trữ

- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địabàn huyện

12 Về công tác tôn giáo:

- Giúp UBND huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiệncác chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về Tôn giáo vàcông tác Tôn giáo trên địa bàn

- Chủ trì, phối hợp với cơ quan chuyên môn cùng cấp giúp UBNDhuyện thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về Tôn giáo trên dịa bàn huyệntheo phân cấp của UBND cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật

13 Về công tác thi đua khen thưởng :

- Tham mưu, đề xuất với UBND huyện tổ chức các phong trào thi đua

và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trênđịa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua khen thưởnghuyện

- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thiđua, khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thiđua, khen thưởng theo quy định của pháp luật

14 Nhiệm vụ và quyền hạn về công tác thanh niên:

- Trình UBND huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch

dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao;

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kếhoạch về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;

- Hướng dẫn, tuyên truyền, phố biến, giáo dục pháp luật về thanh niên

và công tác thanh niên được giao;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các viphạm về công tác Nội vụ theo thầm quyền;

- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch UBNDhuyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác Nội vụtrên địa bàn

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãingộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụđối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụtheo quy định của pháp luật và theo phân cấp của UBND huyện

- Quản lí tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của phápluật và theo phân cấp của UBND huyện

- Giúp UBND huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa UBND phường, xã về công tác Nội vụ và các lĩnh vực công tác khác đượcgiao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội vụ

- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của UBND huyện vàtheo quy định của pháp luật

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng ( phụ lục 2)

2.2 Số nhân sự hiện có của văn phòng và phân công nhiệm vụ của các cá nhân phòng Nội vụ

Số nhân sự hiện có của phòng gồm 11 người; phân công nhiệm vụ chocán bộ, công chức, nhân viên của phòng cụ thể như sau:

1 Bà Ma Thị Sách – Trưởng phòng:

- Phụ trách chung hoạt động công tác của phòng, trực tiếp phụ tráchcông tác tổ chức bộ máy, cán bộ; quản lý và sử dụng biên chế hành chính sự

nghiệp được UBND tỉnh giao.

- Tham mưu công tác xây dựng chính quyền cơ sở, giúp UBND huyệnhướng dẫn kiểm tả tổng hwpj báo cáo thực hiện pháp luật về dân chủ đối vớicác cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trên bàn

- Tham mưu UBND huyện về công tác cải cách hành chính; công tácđào tạo, bồi dưỡng

2 Ông Trần Công Thức – Phó Trưởng phòng:

- Giúp Trưởng phòng giải quyết công việc khi Trưởng phòng đi vắng

và được ủy quyền

- Trực tiếp theo dõi và triển khai thực hiện công tác chính quyền; địagiới hành chính, thực hiện công tác Quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt độngcủa Tôn giáo; quản lý nhà nước về Thanh niên

- Thực hiện công tác báo cáo 6 tháng, báo cáo tổng kết năm của phòng

3 Ông Lê Minh Dào – Phó Trưởng phòng:

- Giúp trưởng phòng giải quyết công việc khi trưởng phòng đi vắng vàđược ủy quyền

- Phụ trách công tác Thi đua – Khen thưởng, Văn thư – Lưu trữ, quản

lý nhà nước về công tác Hội; Hồ sơ điện tử

4 Bà Phạm Thị Hiền:

- Công chức thực hiện công tác tổ chức bộ máy; vị trí việc làm, biênchế; cán bộ công chức, viên chức cấp huyện ( trừ sự nghiệp giáo dục); Kêkhai minh bạch tài sản

thưởng của phòng.

7 Ông Đặng Văn Tuân

- Công chức thực hiện công tác chính quyền; công tác cán bộ, côngchức cấp xã, tuyển dụng, bổ nhiệm ngạch, các chế độ, chính sách, nghỉ chế

độ, thôi việc, kỷ luật cho cán bộ, công chức cấp xã

8 Ông Hoàng Chí Sinh:

- Công chức thực hiện công tác Địa giới hành chính, hệ thống thôn,bản, tổ dân phố; chế độ cho người hoạt động không chuyên trách cấp xã; quychế dân chủ cơ sở; Kiêm kế toán, theo dõi tài sản của cơ quan

11 Ông Đào Trọng Cường Minh:

- Công chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng; công tác quản lýnhà nước về công tác Thanh niên

Việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cán bộ, công chức của phòng

đã được thảo luận nhất trí thông qua Mỗi cán bộ, nhân viên trong phòng chịutrách nhiệm trước Trưởng phòng về chất lượng, hiệu quả công tác được giao

và những ý kiến tham mưu, đề xuất của mình

Ngoài nhiệm vụ chuyên môn của phòng phải bám sát cơ sở theo dõi chỉđạo xã, thị trấn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực mình đảm nhận, thựchiện thật tốt nhiệm vụ được giao

Phải thường xuyên nghiên cứu tài liệu, văn bản thuộc lĩnh vực chuyênmôn của mình để không ngừng nâng cao trình độ để thực hiện tốt nhiệm vụhơn

Thực hiện chế độ báo cáo kết quả công việc đã làm và chủ động đềxuất hướng giải quyết công việc tiếp theo do các nhân đảm trách.

Quản lý chặt chẽ đối tượng, hồ sơ, lưu trữ số liệu thuộc lĩnh vực chuyênmôn được phân công Chịu trách nhiệm dự thảo văn bản thuộc lĩnh vựcchuyên môn, báo cáo lãnh đạo phòng

Chấp hành kỷ luật lao động, làm việc đúng giờ, không đi muộn về sớm

III Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tổ chức:

3.1 Hệ thống hóa các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, tổ chức.

Hiện nay UBND huyện Bảo Yên vừa mới ban hành văn bản quản lý vềcông tác văn thư, lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Bảo Yên chỉ đạo, xây dựng

kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữtới tất cả các cơ quan chuyên môn đơn vị sự nghiệp, UBND các xã, thị trấn.Bên cạnh đó, huyện đã ban hành một số văn bản như sau:

+ Quyết định ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ trên địa bànhuyện Bảo Yên ( Quyết định số 13/2013/QĐ – UBND ngày 23/12/2013 củaUBND huyện Bảo Yên)

+ Ban hành quyết định quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thànhtrong hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện ( Quyết định số 14/2013/QĐ –UBND ngày 23/12/2013 của UBND huyện Bảo Yên)

+ Văn bản hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, UBND xã, thị trấn xây dựngQuy chế công tác văn thư, Lưu trữ ( Văn bản số 807/UBND- NV ngày26/8/2013 của UBND huyện Bảo Yên)

*Ưu điểm: Nhờ việc ban hành các văn bản quản lý của cơ quan về

công tác văn thư, lưu trữ đã nâng cao nhận thức của các cấp, các ngành nghề

về vị trí, vai trò,tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ cũng như giá trịcủa tài liệu lưu trữ Quản lý tốt các công tác văn thư – lưu trữ của huyện, côngtác văn thư, lưu trữ được thực hiện nề nếp, đúng quy định của pháp luật Tàiliệu được khai thác sử dụng một cách thuận lợi và đem lại hiệu quả cao Luôntuân thủ và thực hiện đúng theo những văn bản mà nhà nước ban hành

* Nhược điểm: Công tác văn thư ở Phòng vẫn chưa có cán bộ chuyên

trách mà chỉ có cán bộ công chức kiêm nghiệm công tác văn thư của phòng.Như vậy dễ ảnh hưởng đến công việc của phòng và không đem lại hiệu quảcao cho công việc

3.2 Mô hình tổ chức văn thư của cơ quan

Tại phòng Nội vụ hiện tại vẫn chưa có cán bộ chuyên trách về công tácvăn thư, mà chỉ có một cán bộ công chức kiêm nghiệm công tác văn thư củaphòng Vậy nên mô hình tổ chức văn thư của cơ quan hiện giờ do một cán bộ

bộ công chức phụ trách và kiêm nghiệm nhiệm vụ này của cơ quan

3.3 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

3.3.1 Xác định thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản

lý của cơ quan.

Phòng Nội vụ huyện Bảo Yên chủ yếu ban hành các văn bản hànhchính thông thường trong giải quyết các công việc thông thường của mình.Chính vì vây, các chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảotrình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản của Phòng Nội vụ huyện Bảoyên là rất cần thiết và quan trọng bởi vì một mặt phải đảm bảo tính hợp pháp

và hợp lý của văn bản, mặt khác đây là điều kiện quan trọng quyết định đếnchất lượng của văn bản

3.3.2 Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chức.

Theo như các văn bản ở phụ lục 03 chúng ta có thể nhận xét về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản của UBND huyện Bảo Yên:

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, baogồm những thành phần chung áp dụng đối với các loại văn bản và thành phần

bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhấtđịnh theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư và hướng dẫn tại thông tư này

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lềtrang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ,

kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác, được áp dụng đối với văn bản đượcsoạn thảo trên máy tính sử dụng chương trình soạn thảo văn bản và in ra giấy;

có thể áp dụng đối với văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hayphương tiện kỹ thuật khác hoặc đối với văn bản được làm trên giấy mẫu insẵn, không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí vàcác loại ấn phẩm khác

Thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản được đnáh giá là đúng sovới quy định của nhà nước về vấn đề soạn thảo và ban hành văn bản UBNDhuyện Bảo Yên chủ yếu ban hành các văn bản về quy phạm pháp luật và vănbản hành chính

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quy phạm hành chínhcủa cơ quan bao gồm đầy đủ các thành phần thể thức sau:

• Quốc hiệu;

• Tên cơ quan, tổ chức ban hành;

• Số, ký hiệu của văn bản;

• Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản;

• Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;

• Nội dung văn bản;

• Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

• Dấu của cơ quan, tổ chức;

• Nơi nhận;

• Dấu chỉ mức độ khẩn, mật ( đối với những văn bản loại khẩn, mật)Đối với các công văn, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếuchuyển ,… ngoài các thành phần thể thức chính, văn bản còn được bổ sungthêm địa chỉ của cơ quan, tổ chức, địa chỉ Email, số điện thoại, số Fax

Công tác soạn thảo văn bản của cơ quan đều đúng trình tự, thể thứctheo quy định của pháp luật hiện hành

3.3.3 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan

Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xâydựng dựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên có thể kháiquát quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước cơ bản sau:

Bước 1: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủtrì soạn thảo

Bước 2: Các đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ cho soạn thảovăn bản cần xác nhận mục đích và nôi dung các vấn đề cần văn bản hóa Xácđịnh tên loại văn bản đối tượng của văn bản

Bước 3: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, khẩn của văn abnr cầnsoạn thảo Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

Bước 4: Xây dựng dự thảo trên cơ sở các thông tin có chon lọc; hoànthiện bản thảo về hình thức, ngôn ngữ

Bước 5: Thông qua lãnh đạo

Bước 6: Kiểm tra văn bản, xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành vănbản theo thẩm quyền quy định

Trong quá trình đưa ra, ban hành những văn bản mới của cơ quan, tổchức có thể phát sinh những tồn tại, khiếm khuyết cũng như sai sót Công tác

rà soát và hệ thống hóa văn bản có tác dụng rìm hiểu những sai sót, khiếmkhuyết để khắc phục lại

3.4 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản

3.4.1 Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi – đến ( phụ lục 03)

3.4.2 Tìm hiểu về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan.

Để đảm bảo cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơquan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện giúp cho cán bộ trong cơquan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác, làm căn cứ cho cán bộ văn thư lưu trữkiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn Giúp cho lãnh đạo

cơ qun, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc củatừng cán bộ thừa hành và nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên