Báo cáo kiến tập Quản trị văn phòng tại Văn phòng hành chính tại Công ty 319.3

MỤC LỤC I.PHẦN MỞ ĐẦU 6 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3 và văn phòng hành chính công ty. 7 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3. 7 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3. 7 1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên 319.3 13 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3. 16 1.2.1 Chức năng của văn phòng hành chính 16 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3. 17 2.Soạn thảo và ban hành văn bản. 18 2.1 Các loại văn bản do Công ty TNHH một thành viên ban hành 18 2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 18 2.2.1. Thẩm quyền thể thức 18 2.2.2 Thẩm quyền về nội dung 19 2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 20 3. Quản lý văn bản đi 20 3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản. 20 3.2 Đăng ký văn bản đi 21 3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 22 3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi. 23 3.5 Lưu văn bản đi 24 3.6 Nhận xét 24 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 25 4.1 Tiếp nhận văn bản đến 25 4.2 Đăng ký văn bản đến 26 4.3 Trình và chuyển giao văn bản đến 27 4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 28 4.4.1. Giải quyết văn bản đến 28 4.4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 28 4.5 Nhận xét 28 5. Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty TNHH một thành viên 319.3 29 5.1. Các loại con dấu của Công ty TNHH một thành viên 319.3 29 5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 29 5.3 Bảo quản con dấu 31 5.4 Nhận xét 31 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của Công ty TNHH một thành viên 319.3 31 6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Công ty 31 6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 32 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 33 6.4 Nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ. 34 6.5. Nhận xét 35 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp của Công ty TNHH một thành viên 319.3 35 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác Văn phòng Công ty 319.3 36 8.1 Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty 319.3 36 8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 36 8.2.1 Quản lý sử dụng các thiết bị văn phòng 36 8.2.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 37 8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 38 8.4 Nhận xét 38 III. KẾT LUẬN 39 3.1 Nhận xét về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng hành chính tại Công ty 319.3 39 3.2 Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm trong công tác văn phòng. 39

L I C M N Ờ Ả Ơ

Tôi xin g i l i c m n ử ờ ả ơ đến V n phòng hành chính t iă ạ Công ty 319.3 ã t o i u ki n t t nh t đ ạ đ ề ệ ố ấ để tôi hoàn thành th iờ gian ki n t p Trong th i gian qua, tôi ã nh n ế ậ ờ đ ậ được s quanựtâm, giúp đỡ ủ c a các anh ch trong v n phòng, c bi t là chúị ă đặ ệNguy n Tr ng Th i ã giúp ễ ọ ờ đ đỡ tôi trong su t th i gian th cố ờ ự

hi n ki n t p ngành ngh t i quý công ty, giúp tôi có nh ngệ ế ậ ề ạ đỡ ữ

ki n th c th c ti n nh t.ế ứ ự ễ ấ

Tôi xin g i l i c m n ử ờ ả ơ đến các th y, cô trong khoa Qu nầ ả

tr V n phòng ã t o i u ki n cho tôi có th i gian ki n t pị ă đ ạ đ ề ệ ờ ế ậ ngành ngh ề để rút ng n kho ng cách lý thuy t và th c ti n.ắ ả ế ự ễ

Và đặc bi t, tôi xin g i l i c m n ệ ử ờ ả ơ đến th y Nguy n ầ ễ Đăng Vi t,ệ

gi ng viên h ng d n chúng tôi trong khóa ki n t p ngànhả ướ ẫ ế ậngh này!ề

Tôi xin trân thành c m n.ả ơ

Sinh viên

Lâm Th Mai Ph ị ươ ng

M C L C Ụ Ụ

DANH M C CH C I VI T T T Ụ Ữ Á Ế Ắ

xã h i ngày nay ộ được coi nh trung tâm k t n i m i ho tư ế ố ọ ạ

ng, t ng tác, qu n lý i u hành gi a các c p, b ph n

trong m i m t t ch c, ỗ ộ ổ ứ đơn v ó ị đ Để hoàn thành được nh ngữyêu c u, nhi m v c ng nh áp ng ầ ệ ụ ũ ư đ ứ được nhu c u c a s phátầ ủ ựtri n xã h i c n ph i s p x p t ch c b máy v n phòng m tể ộ ầ ả ắ ế ổ ứ ộ ă ộ cách khoa h c, g n nh , và ọ ọ ẹ đội ng cán b , nhân viên áp ngũ ộ đ ứ

c yêu c u c a th i k m i v i b n l nh, s c kh e, n ng l c,

ph m ch t c a ng i làm v n phòng Và h n th , nh ng nhàẩ ấ ủ ườ ă ơ ế ữ

qu n lý ph i là ng i bi t ón nh n th i c , linh ho t, nh yả ả ườ ế đ ậ ờ ơ ạ ạ bén, sáng t o và n m b t ạ ắ ắ được nhi u thông tin m t cáchề ộchính xác, nhanh chóng Công vi c này ph n l n d a vàoệ ầ ớ ự

ho t ng c a v n phòng.ạ độ ủ ă

hi u rõ h n v ngành gh tôi ang theo h c, và có

ki n th c th c t h n, trong h c ph n khi n t p ngành ngh ,ế ứ ự ế ơ ọ ầ ế ậ ề tôi xin ch n tìm hi u, kh o sát v ho t ọ ể ả ề ạ động c a v n phòngủ ăhành chính Công ty TNHH m t thành viên 319.3 ộ để ậ v n d ngụ

nh ng ki n th c ã ữ ế ứ đ được h c trên gi ng ọ ả đường vào môi tr ngườ

th c t , làm quen v i các quy trình x lý v n b n, phongự ế ớ ử ă ảcách làm vi c, c ng c ki n th c chuyên môn, tìm ki m vàệ ủ ố ế ứ ế

h c h i nhi u kinh nghi m.ọ ỏ ề ệ

Sau ây là bài báo cáo c a tôi trong quá trình kh ođ ủ ả sát, ki n t p ngành ngh ế ậ ề

I.PH N N I DUNG Ầ Ộ

1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3 và văn phòng hành chính công ty.

1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách

nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3.

1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành

viên 319.3.

Công ty TNHH m t thành viên 319.3 thu c T ng công tyộ ộ ổ

319 là lo i hình doanh nghi p công ty trách nhi m h u h nạ ệ ệ ữ ạ

m t thành viên 100% v n Nhà n c, là doanh nghi p kinh t ,ộ ố ướ ệ ế

Tên giao d ch b ng ti ng Anh: 319.3 Co., Ltd.ị ằ ế

C n c vào quy n c a doanh nghi p theo quy nh c aă ứ ề ủ ệ đị ủ

Lu t doanh nghi p, ậ ệ đặc thù v m c tiêu ho t ề ụ ạ động và ngànhngh kinh doanh, pháp lu t hi n hành v công ty TNHH m tề ậ ệ ề ộ thành viên do Nhà n c làm ch s h u, Công ty 319.3 th cướ ủ ở ữ ự

hi n các ch c n ng và nhi m v kinh doanh sau:ệ ứ ă ệ ụ

Công ty t ch c và ho t ổ ứ ạ động d i hình th c công tyướ ứtrách nhi m h u h n m t thành viên 100% v n nhà n c, làệ ữ ạ ộ ố ướdoanh nghi p kinh t , qu c phòng ho t ệ ế ố ạ động theo quy nhđị

c a Lu t Doanh nghi p và pháp lu t có liên quan, thu c sủ ậ ệ ậ ộ ở

Công ty có v n và tài s n riêng, ch u trách nhi m ố ả ị ệ đố i

v i các kho n n và các ngh a v tài chính khác b ng toànớ ả ợ ĩ ụ ằ

1 Khai thác qu ng s t; ặ ắ

2 Khai thác qu ng kim lo i khác không ch a s t; ặ ạ ứ ắ

17 Xây d ng công trình ự đườ ng s t và ắ đườ ng b ; ộ

18 Xây d ng công trình công ích; ự

19 Xây d ng công trình k thu t dân d ng; ự ỹ ậ ụ

20 L p t h th ng i n; ắ đặ ệ ố đ ệ

21 L p t h th ng c p, thoát n c, lò s i và i u hoà không khí; ắ đặ ệ ố ấ ướ ưở đ ề

22 Hoàn thi n công trình xây d ng; ệ ự

23 Ho t ng xây d ng chuyên d ng khác; ạ độ ự ụ

24 Bán buôn máy móc, thi t b và ph tùng máy khai khoáng, xây ế ị ụ

d ng; ự

25 Bán buôn x ng d u và các s n ph m liên quan; ă ầ ả ẩ

26 Bán buôn kim lo i và qu ng kim lo i; ạ ặ ạ

27 Bán buôn tre, n a, g cây và g ch bi n; ứ ỗ ỗ ế ế

28 Bán buôn xi m ng; ă

29 Bán buôn g ch xây, ngói, á, cát, s i; ạ đ ỏ

30 V n t i hàng hoá b ng ậ ả ằ đườ ng b ; ộ

31 V n t i hàng hoá ậ ả đườ ng thu n i a b ng ph ng ti n c gi i; ỷ ộ đị ằ ươ ệ ơ ớ

32 Kinh doanh b t ấ độ ng s n, quy n s d ng ả ề ử ụ đấ t thu c ch s h u, ộ ủ ở ữ

ch s d ng ho c i thuê ủ ử ụ ặ đ

Công ty được t ch c và ho t ổ ứ ạ động theo quy nh c ađị ủ

Lu t Doanh nghi p, B Qu c phòng và các quy nh pháp lu tậ ệ ộ ố đị ậ

có liên quan

T ng công ty 319 là ch s h u i v i Công ty, T ng côngổ ủ ở ữ đố ớ ổ

ty 319 th c hi n quy n và ngh a v c a ch s h u i v i Côngự ệ ề ĩ ụ ủ ủ ở ữ đố ớ

ty theo quy nh c a pháp lu t, B Qu c phòng và i u l T ngđị ủ ậ ộ ố Đ ề ệ ổcông ty 319

khác được T ng công ty 319 ổ đầu t ư để th c hi n các m c tiêu,ự ệ ụnhi m v kinh doanh, phát tri n c a Công ty;ệ ụ ể ủ

- Ch ng l a ch n ngành ngh kinh doanh, a bàn uủ độ ự ọ ề đị đầ

t , hình th c ư ứ đầu t , m r ng quy mô và ngành, ngh kinhư ở ộ ềdoanh theo nh h ng c a T ng công ty 319; quy t nhđị ướ ủ ổ ế đị

nh ng d án ữ ự đầu t (t ng các d án ang th c hi n) có giá trư ổ ự đ ự ệ ị

nh h n 20% v n i u l ; xây d ng chi n l c phát tri n, kỏ ơ ố đ ề ệ ự ế ượ ể ế

ho ch s n xu t, kinh doanh phù h p v i ch c n ng, nhi m vạ ả ấ ợ ớ ứ ă ệ ụ

c a công ty, k ho ch ph i h p c a T ng công ty 319 và nhuủ ế ạ ố ợ ủ ổ

c u th tr ng;ầ ị ườ

- Ho t ạ động kinh doanh theo úng ngành, ngh ã đ ề đ đăngký; ch u trách nhi m tr c T ng công ty 319 v k t qu kinhị ệ ướ ổ ề ế ảdoanh; ch u trách nhi m v ch t l ng s n ph m và d ch vị ệ ề ấ ượ ả ẩ ị ụ theo quy nh c a pháp lu t;đị ủ ậ

- Ch ủ động tìm ki m th tr ng, khách hang và ký k tế ị ườ ế

h p ng; nhân danh T ng công ty 319 ký k t và th c hi n h pợ đồ ổ ế ự ệ ợ

ng v i khách hang trong và ngoài n c khi c T ng công

ty 319 y quy n;ủ ề

- Tuy n, thuê, ào t o và s d ng lao ng theo yêu c uể đ ạ ử ụ độ ầ kinh doanh; l a ch n các hình th c tr l ng; m c l ng,ự ọ ứ ả ươ ứ ươ

th ng trên c s c ng hi n và hi u qu s n xu t, kinh doanh;ưở ơ ở ố ế ệ ả ả ấ

th c hi n các quy n khác c a ng i s d ng lao ự ệ ề ủ ườ ử ụ động theoquy nh c a B lu t Lao đị ủ ộ ậ động và các quy nh khác c a phápđị ủ

lu t, B Qu c phòng; b nhi m, mi n nhi m các ch c danhậ ộ ố ổ ệ ễ ệ ứ

trong b máy qu n lý Công ty theo phân c p c a T ng côngộ ả ấ ủ ổ

- Tuân th và th c hi n ho t ủ ự ệ ạ động s n xu t, kinh doanhả ấphù h p v i m c tiêu, chi n l c phát tri n chung c a T ngợ ớ ụ ế ướ ể ủ ổcông ty 319

b) V qu n lý t i chính v h ch toán kinh t : ề ả à à ạ ế

- Được thành l p, qu n lý và s d ng các qu theo quyậ ả ử ụ ỹ

nh c a Công ty và theo Quy ch qu n lý tài chính c a Công

ty;

- Th c hi n úng ch ự ệ đ ế độ và các quy nh v qu n lý v n,đị ề ả ố tài s n, các qu , h ch toán, k toán th ng kê, ch ả ỹ ạ ế ố ế độ ki mể toán và các ch ế độ khác do pháp lu t quy nh; ch u tráchậ đị ịnhi m v tính xác th c các báo cáo tài chính;ệ ề ự

- nh k báo cáo các thông tin v ho t Đị ỳ ề ạ động c a Côngủ

ty, tình hình tài chính c a Công ty theo các quy nh c aủ đị ủ Nhà n c, c a B Qu c phòng và báo cáo b t th ng theo yêuướ ủ ộ ố ấ ườ

c u c a T ng công ty 319 ầ ủ ổ để đ ánh giá khách quan và úng nđ đắ

v sau:ụ

- Đầu t v n úng cam k t; ch u trách nhi m v cácư ố đ ế ị ệ ềkho n n và các ngh a v tài s n khác c a Công ty trongả ợ ĩ ụ ả ủ

ph m vi s v n i u l ; tr ng h p không ạ ố ố đ ề ệ ườ ợ đầu t ư đủ ố ố đ s v n ãcam k t thì ph i liên ế ả đới ch u trách nhi m v các kho n nị ệ ề ả ợ

và các ngh a v tài s n khác c a Công ty;ĩ ụ ả ủ

- Tuân th i u l Công ty;ủ Đ ề ệ

- Tuân th các quy nh c a pháp lu t v h p ủ đị ủ ậ ề ợ đồng vàpháp lu t có liên qua trong vi c mua, bán, vay, cho vay,ậ ệthuê, cho thuê và các giao d ch khác gi a Công ty và T ngị ữ ổcông ty;

- Quy t nh chi n l c phát tri n và k ho ch kinhế đị ế ướ ể ế ạdoanh hàng n m c a Công ty;ă ủ

- Quy t nh n i dung i u l và quy ch qu n lý tàiế đị ộ Đ ề ệ ế ả

chính c a Công ty theo ngh c a Ch t ch công ty;ủ đề ị ủ ủ ị

- Quy t nh t ng v n i u l c a Công ty theo ngh c aế đị ă ố đ ề ệ ủ đề ị ủ

Ch t ch công tyủ ị ;

- Quy t nh chuy n nh ng m t ph n ho c toàn b v nế đị ể ượ ộ ầ ặ ộ ố

i u l c a Công ty cho t ch c, cá nhân khác Vi c chuy n

nh ng m t ph n ho c toàn b v n i u l th c hi n theoượ ộ ầ ặ ộ ố đ ề ệ ự ệúng quy nh c a pháp lu t;

- Quy t nh c c u t ch c qu n lý Công ty; b nhi m,ế đị ơ ấ ổ ứ ả ổ ệ

mi n nhi m, cách ch c, quy t nh m c ti n l ng, ti n th ngễ ệ ứ ế đị ứ ề ươ ề ưở

và các l i ích khác c a Ch t ch công ty, Giám ợ ủ ủ ị đốc, Phó giám

c, K toán tr ng

đố ế ưở , Ki m soát viên c a Công ty; phân c p choể ủ ấ

Ch t ch công ty b nhi m, mi n nhi m, cách ch c m t s ch củ ị ổ ệ ễ ệ ứ ộ ố ứ danh trong Công ty;

- Thông qua báo cáo tài chính hàng n m và quy t nhă ế đị

vi c s d ng l i nhu n sau khi ã hoàn thành các ngh a v vệ ử ụ ợ ậ đ ĩ ụ ề

thu và các ngh a v tài chính khác c a Công ty;ế ĩ ụ ủ

- Xác nh và tách b ch tài s n c a Công ty v i tài s n c ađị ạ ả ủ ớ ả ủ

C n c theo Lu t doanh nghi p quy nh v c c u tă ứ ậ ệ đị ề ơ ấ ổ

ch c c a công ty TNHH m t thành viên, c c u t ch c côngứ ủ ộ ơ ấ ổ ứ

th ng, k lu t theo Quy ch v công tác cán b trong Quânưở ỷ ậ ế ề ộ

i Nhân dân Vi t Nam và các quy nh hi n hành c a pháp

lu t ậ

Giám c đố được b nhi m v i nhi m k n m (05) n m và có thổ ệ ớ ệ ỳ ă ă ể

b nhi m l i.ổ ệ ạ

Giám c có th do Ch t ch công ty kiêm nhi m đố ể ủ ị ệ

Giám c có các quy n sau ây:đố ề đ

T ch c th c hi n các quy t nh c a Ch t ch công ty;ổ ứ ự ệ ế đị ủ ủ ịQuy t nh các v n ế đị ấ đề liên quan đến ho t ạ động kinhdoanh hàng ngày c a Công ty;ủ

T ch c th c hi n k ho ch kinh doanh và ph ng án uổ ứ ự ệ ế ạ ươ đầ

Ki n ngh ph ng án c c u t ch c Công ty;ế ị ươ ơ ấ ổ ứ

Trình báo cáo quy t toán tài chính hàng n m lên Chế ă ủ

t ch công ty;ị

Ki n ngh ph ng án s d ng l i nhu n ho c x lý lế ị ươ ử ụ ợ ậ ặ ử ỗ trong kinh doanh;

và nhi m v ệ ụ được giao;

Th c hi n các quy n và nhi m v ự ệ ề ệ ụ được giao m t cáchộtrung th c, c n tr ng, t t nh t nh m b o m t i a l i ích h pự ẩ ọ ố ấ ằ ả đả ố đ ợ ợ pháp c a Công ty và T ng công ty 319;ủ ổ

Trung thành v i l i ích c a Công ty và T ng công ty 319.ớ ợ ủ ổKhông s d ng thông tin, bí quy t, c h i kinh doanh c a Côngử ụ ế ơ ộ ủ

ty, l m d ng a v , ch c v và tài s n c a Công ty ạ ụ đị ị ứ ụ ả ủ để ư ợ t l i

ho c ph c v cho l i ích c a t ch c, cá nhân khácặ ụ ụ ợ ủ ổ ứ ;

Thông báo k p th i, ị ờ đầ đủy và chính xác cho Công ty về các doanh nghi p mà Giám c và ng i có liên quan làm chệ đố ườ ủ

ho c có c ph n, ph n v n góp Thông báo này ặ ổ ầ ầ ố được niêm y tế

t i tr s chính và chi nhánh c a Công ty;ạ ụ ở ủ

Ch u trách nhi m cá nhân khi nhân danh Công ty th cị ệ ự

hi n các hành vi vi ph m pháp lu t; ti n hành kinh doanhệ ạ ậ ế

ho c giao d ch khác không nh m ph c v l i ích c a Công tyặ ị ằ ụ ụ ợ ủ

và gây thi t h i cho ng i khác; thanh toán các kho n nệ ạ ườ ả ợ

ch a ư đến h n tr c nguy c tài chính có th x y ra ạ ướ ơ ể ả đối v iớ Công ty;

Th c hi n các ngh a v khác theo quy nh c a Lu tự ệ ĩ ụ đị ủ ậ doanh nghi p và pháp lu t v công ty trách nhi m h u h nệ ậ ề ệ ữ ạ

m t thành viên do Nhà n c làm ch s h u, quy nh c a Bộ ướ ủ ở ữ đị ủ ộ

Qu c phòng và i u l T ng công ty 319.ố Đ ề ệ ổ

1 Phó Giám đốc giúp Giám đốc i u hành Công ty theođ ềphân công và y quy n c a Giám ủ ề ủ đốc; ch u trách nhi m tr cị ệ ướ

Giám đốc và tr c pháp lu t v nhi m v ướ ậ ề ệ ụ được phân công và

y quy n

2 K toán tr ng có nhi m v t ch c th c hi n công tácế ưở ệ ụ ổ ứ ự ệ

k toán c a Công ty; giúp Giám ế ủ đốc giám sát tài chính vàphát huy các ngu n l c tài chính t i Công ty theo pháp lu tồ ự ạ ậ

v tài chính, k toán; có quy n h n, ngh a v theo phân côngề ế ề ạ ĩ ụ

và y quy n c a Giám ủ ề ủ đốc phù h p v i quy nh c a pháp lu tợ ớ đị ủ ậ

v tài chính, k toán; ch u trách nhi m tr c Giám ề ế ị ệ ướ đốc và

tr c pháp lu t v nhi m v ướ ậ ề ệ ụ được phân công và y quy n Tiêuủ ềchu n ẩ đối v i K toán tr ng theo quy nh c a Lu t K toánớ ế ưở đị ủ ậ ế

và các quy nh c a pháp lu t.đị ủ ậ

Phó Giám đốc, K toán tr ng ế ưở được b nhi m, mi n nhi m,ổ ệ ễ ệcách ch c, ho c ký h p ng, ch m d t h p ng, khen th ng,ứ ặ ợ đồ ấ ứ ợ đồ ưở

k lu t theo ỷ ậ đề ngh c a Ch t ch công ty Th i h n b nhi mị ủ ủ ị ờ ạ ổ ệ

ho c ký h p ặ ợ đồng v i Phó Giám c, K toán tr ng không quáớ đố ế ưở

n m (05) n m và có th ă ă ể được xem xét b nhi m l i ho c ký ti pổ ệ ạ ặ ế

V n phòng hành chính có ch c n ng tham m u, t ngă ứ ă ư ổ

h p:ợ

V n phòng th ng kê, t ng h p toàn b ho t ă ố ổ ợ ộ ạ động c aủ công ty, ánh giá, nh n nh tình hình c a công ty, nghiênđ ậ đị ủ

c u và ứ đề xu t gi i pháp nh m th c hi n các nhi m v m tấ ả ằ ự ệ ệ ụ ộ cách hi u qu ệ ả

V n phòng hành chính công ty có ch c n ng tham m u,ă ứ ă ư giúp vi c cho giám c công ty và t ch c th c hi n các côngệ đố ổ ứ ự ệ

vi c trong l nh v c t ch c lao ng, qu n lý và b trí nhânệ ĩ ự ổ ứ độ ả ố

l c, b o h lao ự ả ộ động, ch ế độ chính sách, ch m sóc s c kh eă ứ ỏ cho ng i lao ườ động, b o v quân s theo lu t và quy chả ề ự ậ ế công ty

Ki m tra, ôn ể đ đốc các b ph n trong công ty th c hi nộ ậ ự ệ nghiêm túc n i quym quy ch công ty.ộ ế

V n phòng hành chính có ch c n ng h u c n, th c hi nă ứ ă ậ ầ ự ệ

và đảm b o các th t c pháp lý, ả ủ ụ đảm b o c s b t ch t, hả ơ ở ậ ấ ạ

t ng k thu t, ầ ỹ ậ đảm b o v công tác an ninh, an toàn, th cả ề ự

hi n l tân, khách ti t…c a công ty Làm u m i liên l c choệ ễ ế ủ đầ ố ạ

m i thông tin c a giám ọ ủ đốc công ty Đảm b o cung c p thôngả ấtin ph c v trong công tác qu n lý, ch ụ ụ ả ỉ đạo, i u hành c ađ ề ủ lãnh o công ty.đạ

1.2.2 Nhi m v v quy n h n c a v n phòng h nh chính Công ệ ụ à ề ạ ủ ă à

ty TNHH m t th nh viên 319.3 ộ à

a) Tham m u t ng h p ư ổ ợ

V n phòng xây d ng, qu n lý ch ng trình công tácă ự ả ươ

c a công ty theo quy nh c a pháp lu t.ủ đị ủ ậ

Theo dõi, ôn đ đốc các phòng ban chuyên môn th c hi nự ệ nhi m v công tác Ph i h p th ng xuyên v i c quan chuyênệ ụ ố ợ ườ ớ ơmôn, t ch c liên quan trong quá trình chuy n giao vàổ ứ ểhoàn ch nh v các án, d án c a công ty.ỉ ề đề ự ủ

Th m tra v trình t , th t c chu n b và có ý ki n ánhẩ ề ự ủ ụ ẩ ị ế đgiá độc l p v các d án, k ho ch c a công ty; xây d ng cácậ ề ự ế ạ ủ ự

án, d th o, v n b n ban hành theo s phân công c a c p

trên

Ki m soát các v n b n c a công ty, m b o th th cể ă ả ủ đả ả ể ứ

Tham m u là ho t ư ạ động tr giúp góp ph n nh m tìmợ ầ ằ

ki m nh ng quy t nh t i u cho quá trình qu n lý ế ữ ế đị ố ư ả để đạ t

k t qu cao nh t Ch th làm công tác tham m u trong cế ả ấ ủ ể ư ơ quan đơn v có th là cá nhân ho c t p th t n t i ị ể ặ ậ ể ồ ạ độc l pậ

Ch c n ng giúp vi c i u hànhứ ă ệ đ ề

V n phòng là ă đơn v tr c ti p giúp cho vi c i u hànhị ự ế ệ đ ề

qu n lý c a ban lãnh ả ủ đạo c quan ơ đơn v thông qua các côngị

vi c c th nh : Xây d ng ch ng trình k ho ch công tácệ ụ ể ư ự ươ ế ạquý, tháng, tu n, ngày và t ch c tri n khai th c hi n các kầ ổ ứ ể ự ệ ế

vi c sau khi lãnh o có ý ki n phê duy t V n phòng ph i muaệ đạ ế ệ ă ả

s m, qu n lý, t ch c s d ng toàn b tài s n, kinh phí, trangắ ả ổ ứ ử ụ ộ ảthi t b k thu t c a c quan.ế ị ỹ ậ ủ ơ

2.So n th o v ban h nh v n b n ạ ả à à ă ả

2.1 Các lo i v n b n do Công ty TNHH m t th nh viên ban ạ ă ả ộ à

h nh à

M t s v n b n Công ty ã ban hành: ộ ố ă ả đ đề án, h p ợ đồng, báo cáo,quy t nh, k ho ch,…ế đị ế ạ

Nhân danh Công ty, giám đốc ký k t các h p ế ợ đồng kinh

t , liên danh, liên k t theo i u l công ty và các h p ế ế Đ ề ệ ợ đồngkhác được Ch s h u y quy n, tr tr ng h p thu c th mủ ở ữ ủ ề ừ ườ ợ ộ ẩ quy n c a Ch t ch công ty;ề ủ ủ ị

Ký các quy t nh các v n ế đị ấ đề liên quan đến ho t ạ độngkinh doanh hàng ngày c a Công ty.ủ

2.2.2 Th m quy n v n i dung ẩ ề ề ộ

Công ty 319.3 banh hành v n b n có n i dung sau:ă ả ộ

 Ban hành các quy t nh v n i quy, quy ch làmế đị ề ộ ế

vi c công s , các công v n, i u l , quy nh, ch ệ ở ă đ ề ệ đị ỉ đạ o

ho t ạ động c a công ty trong vi c th c hi n v n b nủ ệ ự ệ ă ả

c a T ng công ty 319.ủ ổ

 Quy t nh v n i u l khi thành l p và i u ch nhế đị ố đ ề ệ ậ đ ể ỉ

v n i u l trong quá trình ho t ng c a công ty.ố đ ề ệ ạ độ ủ

 Quy t nh b nhi m, b nhi m l i, mi n nhi m, t ch cế đị ổ ệ ổ ệ ạ ễ ệ ừ ứ khen th ng, k lu t ưở ỷ ậ đối v i các thành viên trongớcông ty

 Các chi n l c, k ho ch s n xu t kinh doanh và kế ượ ế ạ ả ấ ế

ho ch ạ đầu t phát tri n, danh m c các d án kinhư ể ụ ựdoanh

 Th c hi n ch tr ng, ự ệ ủ ươ đường l i phát tri n c a T ngố ể ủ ổcông ty 319, các ch tr ng bi n pháp trong các l nhủ ươ ệ ĩ

v c kinh doan ã ra.ự đ đề

d n th th c và k thu t trình bày v n b n.ẫ ể ứ ỹ ậ ă ả

3 Qu n lý v n b n đi ả ă ả

3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.

a) Ki m tra th th c và k thu t trình bày, ghi s , ngàyể ể ứ ỹ ậ ốtháng v n b n.ă ả

Tr c khi th c hi n công vi c phát hành v n b n, cán bướ ự ệ ệ ă ả ộ

v n phòng c a công ty c n ki m tra v n b n l i m t l n n aă ủ ầ ể ă ả ạ ộ ầ ữ

v th th c ( ã y ề ể ứ đ đầ đủ các th th c c a v n b n yên c u ch a,ể ứ ủ ă ả ầ ư

nh : Qu c hi u; tên c quan, t ch c ban hành v n b n, s kýư ố ệ ơ ổ ứ ă ả ố

hi u c a v n b n; a danh và ngày, tháng, n m ban hành v nệ ủ ă ả đị ă ă

b n; tên lo i, trích y u n i dung c a v n b n; n i dung v nả ạ ế ộ ủ ă ả ộ ă

b n; quy n h n, ch c v , h tên và ch ký c a ng i có th mả ề ạ ứ ụ ọ ữ ủ ườ ẩ quy n; d u; n i nh n; và m t s thành ph n khác ) và ki mề ấ ơ ậ ộ ố ầ ể tra hình th c, k thu t trình bày v n b n ứ ỹ ậ ă ả

N u phát hi n có sai sót, ph i k p th i báo cáo ng i ế ệ ả ị ờ ườ đượ cgiao trách nhiêm xem xét, gi i quy t cáo ng i ả ế ườ được giaotrách nhi m xem xét, gi i quy t ệ ả ế

b) Ghi s và ngày tháng v n b n:ố ă ả

- Ghi s v n b n:ố ă ả

S c a v n b n là s th t ố ủ ă ả ố ứ ự đăng ký v n b n t i v n thă ả ạ ă ư

c a công ty, s c a v n b n ủ ố ủ ă ả được ghi b ng ch s -r p, ngàyằ ữ ố ả ậ

u n m và ngày k t thúc n m vào ngày 31 tháng 12 h ng

Ngày, tháng n m ban hành v n b n là ngày, tháng, n mă ă ả ă

v n b n ă ả được ban hành Ph i ả được vi t ế đầ đủy , các ch s ngày,ỉ ốtháng, n m dùng ch s -r p, ă ữ ố ả ậ đối v i nh ng s ch ngày thángớ ữ ố ỉ

n m ch s nh h n 10 và tháng 1, 2 ph i thêm s 0 tr c.ă ữ ố ỏ ơ ả ố ở ướ

3.2 Đăng ký văn bản đi

ng ký v n b n i là ghi chép các thông tin c n thi t

Ngư ì

ơ ký

N i ơ nhân ̣

v n ă ban ̉

Ghi chú

V n b n i ă ả đ đượ đăc ng ký vào s ổ đăng ký v n b n i vàă ả đscan vào ph n m m qu n lý các v n b n và h s công vi c.ầ ề ả ă ả ồ ơ ệ

C n c ph ng pháp ghi s và ă ứ ươ ố đăng ký v n b n i ă ả đ đượ c

h ng d n t i i m a, kho n 2, i u 8 Thông t 07/2012 c a B N iướ ẫ ạ Đ ể ả đ ề ư ủ ộ ộ

d u ph i trùm lên kho ng 1/3 ch ký v phía bên trái.ấ ả ả ữ ề

Vi c óng d u giáp lai, ệ đ ấ đượ đc óng vào kho ng gi a mépả ữ