MỤC LỤC I.PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3 và văn phòng hành chính công ty. 2 1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3. 2 1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3. 2 1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên 319.3 8 1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3. 10 1.2.1 Chức năng của văn phòng hành chính 10 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3. 11 2.Soạn thảo và ban hành văn bản. 13 2.1 Các loại văn bản do Công ty TNHH một thành viên ban hành 13 2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản 13 2.2.1. Thẩm quyền thể thức 13 2.2.2 Thẩm quyền về nội dung 13 2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 14 3. Quản lý văn bản đi 14 3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản. 14 3.2 Đăng ký văn bản đi 15 3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 16 3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi. 17 3.5 Lưu văn bản đi 18 3.6 Nhận xét 18 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 19 4.1 Tiếp nhận văn bản đến 19 4.2 Đăng ký văn bản đến 20 4.3 Trình và chuyển giao văn bản đến 20 4.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 21 4.4.1. Giải quyết văn bản đến 21 4.4.2 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 22 4.5 Nhận xét 22 5. Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty TNHH một thành viên 319.3 23 5.1. Các loại con dấu của Công ty TNHH một thành viên 319.3 23 5.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 23 5.3 Bảo quản con dấu 24 5.4 Nhận xét 24 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của Công ty TNHH một thành viên 319.3 25 6.1 Các loại hồ sơ hình thành tại Công ty 25 6.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ 25 6.3 Phương pháp lập hồ sơ 27 6.4 Nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ. 27 6.5. Nhận xét 29 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp của Công ty TNHH một thành viên 319.3 29 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác Văn phòng Công ty 319.3 30 8.1 Các thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của công ty 319.3 30 8.2 Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 30 8.2.1 Quản lý sử dụng các thiết bị văn phòng 30 8.2.2 Tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng 31 8.3 Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng. 31 8.4 Nhận xét 32 III. KẾT LUẬN 33 3.1 Nhận xét về ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng hành chính tại Công ty 319.3 33 3.2 Đề xuất, kiến nghị những giải pháp để phát huy ưu điểm và khắc phục những nhược điểm trong công tác văn phòng. 33 IV. TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC
Trang 1LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Văn phòng hành chính tại Công ty 319.3 đã tạođiều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành thời gian kiến tập Trong thời gian qua, tôi đãnhận được sự quan tâm, giúp đỡ của các anh chị trong văn phòng, đặc biệt là chúNguyễn Trọng Thời đã giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện kiến tập ngànhnghề tại quý công ty, giúp đỡ tôi có những kiến thức thực tiễn nhất
Tôi xin gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô trong khoa Quản trị Văn phòng đãtạo điều kiện cho tôi có thời gian kiến tập ngành nghề để rút ngắn khoảng cách lýthuyết và thực tiễn Và đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn ĐăngViệt, giảng viên hướng dẫn chúng tôi trong khóa kiến tập ngành nghề này!
Tôi xin trân thành cảm ơn
Sinh viên
Lâm Thị Mai Phương
Trang 3Chữ viết tắt Nghĩa
Trang 4I.PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn ngày càng có vai trò quan trọng trong xã hội, nó được xácđịnh như một hoạt động nghề nghiệp phổ biến của xã hội Ở bất kỳ một cơ quan,một đơn vị nào cũng đều cần đến văn phòng và công tác văn phòng, văn phòngtrong xã hội ngày nay được coi như trung tâm kết nối mọi hoạt động, tương tác,quản lý điều hành giữa các cấp, bộ phận trong mỗi một tổ chức, đơn vị đó Đểhoàn thành được những yêu cầu, nhiệm vụ cũng như đáp ứng được nhu cầu của sựphát triển xã hội cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy văn phòng một cách khoa học,gọn nhẹ, và đội ngũ cán bộ, nhân viên đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ mới vớibản lĩnh, sức khỏe, năng lực, phẩm chất của người làm văn phòng Và hơn thế,những nhà quản lý phải là người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén, sángtạo và nắm bắt được nhiều thông tin một cách chính xác, nhanh chóng Công việcnày phần lớn dựa vào hoạt động của văn phòng
Để hiểu rõ hơn về ngành ghề tôi đang theo học, và có kiến thức thực tếhơn, trong học phần khiến tập ngành nghề, tôi xin chọn tìm hiểu, khảo sát về hoạtđộng của văn phòng hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3 để vận dụngnhững kiến thức đã được học trên giảng đường vào môi trường thực tế, làm quenvới các quy trình xử lý văn bản, phong cách làm việc, củng cố kiến thức chuyênmôn, tìm kiếm và học hỏi nhiều kinh nghiệm
Sau đây là bài báo cáo của tôi trong quá trình khảo sát, kiến tập ngànhnghề
Trang 5I.PHẦN NỘI DUNG
1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3 và văn phòng hành chính công ty.
1.1 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319.3.
Công ty TNHH một thành viên 319.3 thuộc Tổng công ty 319 là loại hìnhdoanh nghiệp công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên 100% vốn Nhà nước, làdoanh nghiệp kinh tế, quốc phòng do Bộ Quốc phòng quyết định thành lập, và giaoTổng công ty 319 quản lý Với chủ sở hữu công ty là Tổng công ty 319
Tên gọi Công ty: Công ty TNHH một thành viên 319.3
Tên viết tắt tiếng Việt: Công ty 319.3
Tên giao dịch bằng tiếng Anh: 319.3 Co., Ltd
Căn cứ vào quyền của doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp,đặc thù về mục tiêu hoạt động và ngành nghề kinh doanh, pháp luật hiện hành vềcông ty TNHH một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu, Công ty 319.3 thựchiện các chức năng và nhiệm vụ kinh doanh sau:
Công ty tổ chức và hoạt động dưới hình thức công ty trách nhiệm hữu hạnmột thành viên 100% vốn nhà nước, là doanh nghiệp kinh tế, quốc phòng hoạtđộng theo quy định của Luật Doanh nghiệp và pháp luật có liên quan, thuộc sở hữucủa Tổng công ty 319
Trang 6Công ty có tư cách pháp nhân, con dấu riêng và được mở tài khoản tiềnĐồng Việt Nam và ngoại tệ tại Kho bạc Nhà nước, các ngân hàng trong nước vànước ngoài theo các quy định của pháp luật có liên quan.
Công ty có vốn và tài sản riêng, chịu trách nhiệm đối với các khoản nợ vàcác nghĩa vụ tài chính khác bằng toàn bộ tài sản của mình
Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sảnkhác của Công ty trong phạm vi vốn điều lệ của Công ty
Công ty là pháp nhân được tổ chức và hoạt động kinh doanh độc lập; tựchịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ sở hữu;
Công ty có Điều lệ tổ chức và hoạt động riêng, được phê duyệt theo trình tự
và thủ tục của pháp luật có liên quan về hình thức tổ chức quản lý và hoạt động củadoanh nghiệp
Ngành nghề kinh doanh
1 Khai thác quặng sắt;
2 Khai thác quặng kim loại khác không chứa sắt;
3 Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;
4 Khai thác và thu gom than bùn;
5 Cưa, xẻ, bào gỗ và bảo quản gỗ;
6 Sản xuất đồ gỗ xây dựng;
7 Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế bằng gỗ;
8 Sản xuất giường, tủ, bàn, ghế bằng vật liệu bằng mọi chất liệu;
9 Sản xuất vật liệu xây dựng từ đất sét;
10 Sản xuất vôi;
Trang 711 Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và thạch cao;
12 Sản xuất các cấu kiện kim loại;
13 Phá dỡ công trình;
14 Chuẩn bị mặt bằng;
15 Thoát nước;
16 Xây dựng nhà các loại;
17 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ;
18 Xây dựng công trình công ích;
19 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng;
20 Lắp đặt hệ thống điện;
21 Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí;
22 Hoàn thiện công trình xây dựng;
23 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác;
24 Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khai khoáng, xây dựng;
25 Bán buôn xăng dầu và các sản phẩm liên quan;
26 Bán buôn kim loại và quặng kim loại;
27 Bán buôn tre, nứa, gỗ cây và gỗ chế biến;
28 Bán buôn xi măng;
29 Bán buôn gạch xây, ngói, đá, cát, sỏi;
30 Vận tải hàng hoá bằng đường bộ;
31 Vận tải hàng hoá đường thuỷ nội địa bằng phương tiện cơ giới;
Trang 832 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê.
Công ty được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật Doanh nghiệp,
Bộ Quốc phòng và các quy định pháp luật có liên quan
Tổng công ty 319 là chủ sở hữu đối với Công ty, Tổng công ty 319 thựchiện quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu đối với Công ty theo quy định của phápluật, Bộ Quốc phòng và Điều lệ Tổng công ty 319
Công ty chịu sự ràng buộc về quyền và nghĩa vụ đối với Tổng công ty 319theo quy định tại Điều 10, Điều 11 Điều lệ này, bao gồm các quyền và nghĩa vụnhư sau:
a) Về quản lý sản xuất, kinh doanh:
- Quản lý, sử dụng vốn, tài sản, đất đai và các nguồn lực khác được Tổngcông ty 319 đầu tư để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ kinh doanh, phát triển củaCông ty;
- Chủ động lựa chọn ngành nghề kinh doanh, địa bàn đầu tư, hình thức đầu
tư, mở rộng quy mô và ngành, nghề kinh doanh theo định hướng của Tổng công ty319; quyết định những dự án đầu tư (tổng các dự án đang thực hiện) có giá trị nhỏhơn 20% vốn điều lệ; xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch sản xuất, kinhdoanh phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của công ty, kế hoạch phối hợp của Tổngcông ty 319 và nhu cầu thị trường;
- Hoạt động kinh doanh theo đúng ngành, nghề đã đăng ký; chịu tráchnhiệm trước Tổng công ty 319 về kết quả kinh doanh; chịu trách nhiệm về chấtlượng sản phẩm và dịch vụ theo quy định của pháp luật;
Trang 9- Chủ động tìm kiếm thị trường, khách hang và ký kết hợp đồng; nhân danhTổng công ty 319 ký kết và thực hiện hợp đồng với khách hang trong và ngoàinước khi được Tổng công ty 319 ủy quyền;
- Tuyển, thuê, đào tạo và sử dụng lao động theo yêu cầu kinh doanh; lựachọn các hình thức trả lương; mức lương, thưởng trên cơ sở cống hiến và hiệu quảsản xuất, kinh doanh; thực hiện các quyền khác của người sử dụng lao động theoquy định của Bộ luật Lao động và các quy định khác của pháp luật, Bộ Quốcphòng; bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh trong bộ máy quản lý Công ty theophân cấp của Tổng công ty 319 và của Bộ Quốc phòng; bảo đảm quyền và lợi íchcho người lao động theo quy định của pháp luật về lao động;
- Chủ động áp dụng hình thức quản lý khoa học, hiện đại; tổ chức bộ máyquản lý, tổ chức các đơn vị sản xuất, kinh doanh phù hợp với mục tiêu, nhiệm vụcủa Công ty; chủ động đổi mới công nghệ, trang thiết bị để nâng cao hiệu quả kinhdoanh và khả năng cạnh tranh phù hợp với nhiệm vụ được giao và kế hoạch pháttriển của Tổng công ty 319;
- Quyết định giá mua, giá bán vật tư, nguyên liệu, sản phẩm và dịch vụ chủyếu trừ những sản phẩm, dịch vụ do Tổng công ty 319 hoặc Nhà nước định giá;
- Tuân thủ và thực hiện hoạt động sản xuất, kinh doanh phù hợp với mụctiêu, chiến lước phát triển chung của Tổng công ty 319
b) Về quản lý tài chính và hạch toán kinh tế:
- Được thành lập, quản lý và sử dụng các quỹ theo quy định của Công ty vàtheo Quy chế quản lý tài chính của Công ty;
- Thực hiện đúng chế độ và các quy định về quản lý vốn, tài sản, các quỹ,hạch toán, kế toán thống kê, chế độ kiểm toán và các chế độ khác do pháp luật quy
Trang 10- Định kỳ báo cáo các thông tin về hoạt động của Công ty, tình hình tàichính của Công ty theo các quy định của Nhà nước, của Bộ Quốc phòng và báocáo bất thường theo yêu cầu của Tổng công ty 319 để đánh giá khách quan và đúngđắn về hoạt động của công ty;
- Đăng ký thuế, kê khai thuế, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chínhtheo quy định của pháp luật và của Bộ Quốc phòng
Tổng công ty 319 thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với Công ty TNHH319.3 theo quy định tại Khoản 2 Điều 12 Điều lệ này và Điều lệ Tổng công ty 319,bao gồm các quyền và nghĩa vụ sau:
- Đầu tư vốn đúng cam kết; chịu trách nhiệm về các khoản nợ và các nghĩa
vụ tài sản khác của Công ty trong phạm vi số vốn điều lệ; trường hợp không đầu tư
đủ số vốn đã cam kết thì phải liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ và cácnghĩa vụ tài sản khác của Công ty;
- Tuân thủ Điều lệ Công ty;
- Tuân thủ các quy định của pháp luật về hợp đồng và pháp luật có liên quatrong việc mua, bán, vay, cho vay, thuê, cho thuê và các giao dịch khác giữa Công
Trang 11- Quyết định chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều lệ của Công
ty cho tổ chức, cá nhân khác Việc chuyển nhượng một phần hoặc toàn bộ vốn điều
lệ thực hiện theo đúng quy định của pháp luật;
- Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý Công ty; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cáchchức, quyết định mức tiền lương, tiền thưởng và các lợi ích khác của Chủ tịch công
ty, Giám đốc, Phó giám đốc, Kế toán trưởng, Kiểm soát viên của Công ty; phâncấp cho Chủ tịch công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức một số chức danh trongCông ty;
- Quyết định các dự án đầu tư (tổng các dự án đang thực hiện) có giá trịbằng hoặc lớn hơn 20% vốn điều lệ;
- Thông qua các phương án huy đọng vốn, các hợp đồng vay, cho vay,mua, bán và các hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 20% vốn điều lệ;
- Quyết định bán tài sản có giá trị còn lại bằng hoặc lớn hơn 20% vốn điều lệ;
- Tổ chức giám sát, theo dõi và đánh giá hoạt động kinh doanh, hoạt độngquản lý của Công ty theo Điều lệ Công ty;
- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm và quyết định việc sử dụng lợinhuận sau khi đã hoàn thành các nghĩa vụ về thuế và các nghĩa vụ tài chính kháccủa Công ty;
- Xác định và tách bạch tài sản của Công ty với tài sản của Tổng công ty 319;
- Quyết định các hình thức và biện pháp tổ chức lại và yêu cầu phá sản Công ty;
- Thu hồi toàn bộ tài sản của Tổng công ty 319 sau khi Công ty hoàn thànhviệc giải thể, phá sản;
Trang 12- Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Bộ Quốc phòng
và Điều lệ Tổng công ty 319
1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH một thành viên 319.3
Căn cứ theo Luật doanh nghiệp quy định về cơ cấu tổ chức của công tyTNHH một thành viên, cơ cấu tổ chức công ty như sau:
Giám đốc: 1
Phó giám đốc: 2
Kế toán trưởng: 1
Bộ máy giúp việc: Văn phòng, các phòng ban chuyên môn
Giám đốc do Chủ sở hữu công tyđề nghị cấp có thẩm quyền bổ nhiệm, bổnhiệm lại, miễn nhiệm, thay thế, khen thưởng, kỷ luật theo Quy chế về công táccán bộ trong Quân đội Nhân dân Việt Nam và các quy định hiện hành của phápluật
Giám đốc được bổ nhiệm với nhiệm kỳ năm (05) năm và có thể bổ nhiệm lại.Giám đốc có thể do Chủ tịch công ty kiêm nhiệm
Giám đốc có các quyền sau đây:
Tổ chức thực hiện các quyết định của Chủ tịch công ty;
Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày củaCông ty;
Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của Công ty;
Trang 13Nhân danh Công ty ký kết các hợp đồng kinh tế, liên danh, liên kết theoĐiều lệ công ty và các hợp đồng khác được Chủ sở hữu ủy quyền, trừ trường hợpthuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty;
Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức Công ty;
Trình báo cáo quyết toán tài chính hàng năm lên Chủ tịch công ty;
Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;Tuyển dụng lao động;
Các quyền khác được quy định tại Điều lệ và quyết định bổ nhiệm;
Giám đốc có các nghĩa vụ sau:
Tuân thủ pháp luật, Điều lệ, quyết định của Chủ tịch công ty, Chủ sở hữucông ty trong việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao;
Thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng,tốt nhất nhằm bảo đảm tối đa lợi ích hợp pháp của Công ty và Tổng công ty 319;
Trung thành với lợi ích của Công ty và Tổng công ty 319 Không sử dụngthông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty, lạm dụng địa vị, chức vụ và tài sảncủa Công ty để tư lợi hoặc phục vụ cho lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
Thông báo kịp thời, đầy đủ và chính xác cho Công ty về các doanh nghiệp
mà Giám đốc và người có liên quan làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp.Thông báo này được niêm yết tại trụ sở chính và chi nhánh của Công ty;
Chịu trách nhiệm cá nhân khi nhân danh Công ty thực hiện các hành vi viphạm pháp luật; tiến hành kinh doanh hoặc giao dịch khác không nhằm phục vụ lợi
Trang 14ích của Công ty và gây thiệt hại cho người khác; thanh toán các khoản nợ chưa đếnhạn trước nguy cơ tài chính có thể xảy ra đối với Công ty;
Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật doanh nghiệp và phápluật về công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu,quy định của Bộ Quốc phòng và Điều lệ Tổng công ty 319
1 Phó Giám đốc giúp Giám đốc điều hành Công ty theo phân công và ủyquyền của Giám đốc; chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật vềnhiệm vụ được phân công và ủy quyền
2 Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán của Côngty; giúp Giám đốc giám sát tài chính và phát huy các nguồn lực tài chính tại Công
ty theo pháp luật về tài chính, kế toán; có quyền hạn, nghĩa vụ theo phân công và
ủy quyền của Giám đốc phù hợp với quy định của pháp luật về tài chính, kế toán;chịu trách nhiệm trước Giám đốc và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công
và ủy quyền Tiêu chuẩn đối với Kế toán trưởng theo quy định của Luật Kế toán vàcác quy định của pháp luật
Phó Giám đốc, Kế toán trưởng được bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức,hoặc ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật theo đề nghị của Chủtịch công ty Thời hạn bổ nhiệm hoặc ký hợp đồng với Phó Giám đốc, Kế toántrưởng không quá năm (05) năm và có thể được xem xét bổ nhiệm lại hoặc ký tiếphợp đồng
Bộ máy giúp việc gồm văn phòng, các phòng, ban chuyên môn, nghiệp vụ có chứcnăng tham mưu, kiểm tra, giúp việc Giám đốc quản lý, điều hành Công ty, thựchiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của chủ sở hữu đối với các doanh nghiệpkhác
Trang 151.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng hành chính Công
ty TNHH một thành viên 319.3.
1.2.1 Chức năng của văn phòng hành chính
Văn phòng hành chính có chức năng tham mưu, tổng hợp:
Văn phòng thống kê, tổng hợp toàn bộ hoạt động của công ty, đánh giá,nhận định tình hình của công ty, nghiên cứu và đề xuất giải pháp nhằm thực hiệncác nhiệm vụ một cách hiệu quả
Văn phòng hành chính công ty có chức năng tham mưu, giúp việc cho giámđốc công ty và tổ chức thực hiện các công việc trong lĩnh vực tổ chức lao động,quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏecho người lao động, bảo về quân sự theo luật và quy chế công ty
Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nộiquym quy chế công ty
Văn phòng hành chính có chức năng hậu cần, thực hiện và đảm bảo các thủtục pháp lý, đảm bảo cơ sở bật chất, hạ tầng kỹ thuật, đảm bảo về công tác an ninh,
an toàn, thực hiện lễ tân, khách tiết…của công ty Làm đầu mối liên lạc cho mọithông tin của giám đốc công ty Đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ trong côngtác quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo công ty
1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của văn phòng hành chính Công ty TNHH một thành viên 319.3.
a) Tham mưu tổng hợp
Văn phòng xây dựng, quản lý chương trình công tác của công ty theo quyđịnh của pháp luật
Trang 16Theo dõi, đôn đốc các phòng ban chuyên môn thực hiện nhiệm vụ công tác.Phối hợp thường xuyên với cơ quan chuyên môn, tổ chức liên quan trong quá trìnhchuyển giao và hoàn chỉnh về các đề án, dự án của công ty.
Thẩm tra về trình tự, thủ tục chuẩn bị và có ý kiến đánh giá độc lập về các
dự án, kế hoạch của công ty; xây dựng các đề án, dự thảo, văn bản ban hành theo
sự phân công của cấp trên
Kiểm soát các văn bản của công ty, đảm bảo thể thức
Tham mưu là hoạt động trợ giúp góp phần nhằm tìm kiếm những quyếtđịnh tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công táctham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hoặc tập thể tồn tại độc lập tươngđối với chủ thể quản lý
Văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phậnchuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống nhất, trình hoặc đề xuất với lãnhđạo những phương án, hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt củacác bộ phận nghiệp vụ
Văn phòng là nơi thực hiện công tác tham mưu, tiếp nhận thu thập, tổnghợp ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan
Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của banlãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chươngtrình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các
kế hoạch đó
Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, đicông tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
Chức năng hậu cần
Trang 17Hoạt động của các cơ quan đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chấtnhư nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… văn phòng là bộ phận cung cấp, bốtrí, quản lý các phương tiện, dụng cụ, thiết bị đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả,
đó là chức năng hậu cần của văn phòng
Công tác đả bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động: Vănphòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trựctiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiến phê duyệt Văn phòng phải muasắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của
cơ quan
2.Soạn thảo và ban hành văn bản.
2.1 Các loại văn bản do Công ty TNHH một thành viên ban hành
Một số văn bản Công ty đã ban hành: đề án, hợp đồng, báo cáo, quyết định, kếhoạch,…
2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản
2.2.1 Thẩm quyền thể thức
Thể thức và kỹ thuật tình bày văn bản được thực hiện đúng theo Thông tưliên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản hành chính;
Giám đốc công ty được ký các văn bản mà công ty ban hành được quy địnhtrong Luật doan nghiệp) Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinhdoanh hàng ngày của Công ty
Trang 18Nhân danh Công ty, giám đốc ký kết các hợp đồng kinh tế, liên danh, liênkết theo Điều lệ công ty và các hợp đồng khác được Chủ sở hữu ủy quyền, trừtrường hợp thuộc thẩm quyền của Chủ tịch công ty;
Ký các quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàngngày của Công ty
2.2.2 Thẩm quyền về nội dung
Công ty 319.3 banh hành văn bản có nội dung sau:
Ban hành các quyết định về nội quy, quy chế làm việc công sở, cáccông văn, điều lệ, quy định, chỉ đạo hoạt động của công ty trong việcthực hiện văn bản của Tổng công ty 319
Quyết định vốn điều lệ khi thành lập và điểu chỉnh vốn điều lệ trongquá trình hoạt động của công ty
Quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, từ chức khen thưởng,
kỷ luật đối với các thành viên trong công ty
Các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch đầu tư pháttriển, danh mục các dự án kinh doanh
Thực hiện chủ trương, đường lối phát triển của Tổng công ty 319, cácchủ trương biện pháp trong các lĩnh vực kinh doan đã đề ra
2.3 Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được quy định rõ tại thông tư01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Thông tư liên tịch số
Trang 1955/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chínhphủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3 Quản lý văn bản đi
3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản.
a) Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ngày tháng văn bản
Trước khi thực hiện công việc phát hành văn bản, cán bộ văn phòng củacông ty cần kiểm tra văn bản lại một lần nữa về thể thức (đã đầy đủ các thể thứccủa văn bản yên cầu chưa, như: Quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản,
số ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại,trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên vàchữ ký của người có thẩm quyền; dấu; nơi nhận; và một số thành phần khác ) vàkiểm tra hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản
Nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiêmxem xét, giải quyết cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết
b) Ghi số và ngày tháng văn bản:
- Ghi số văn bản:
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của công ty, số củavăn bản được ghi bằng chữ số ả-rập, ngày đầu năm và ngày kết thúc năm vào ngày
31 tháng 12 hằng năm
Việc đánh số văn bản được thực hiện theo quy định của Thông tư liên tich
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm năm 2005 của Bộ Nội vụ vàVăn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Công ty ban hành các văn bản và đánh số văn bản và đăng ký theo từngloại hình văn bản riêng, và tùy theo mức độ mật khẩn sẽ được đánh số và đăng ký
Trang 20-Ghi ngày, tháng văn bản:
Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại thông tư số01/2001/TT-BNV của Bộ Nội vụ
Ngày, tháng năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được banhành Phải được viết đầy đủ, các chỉ số ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập, đốivới những số chỉ ngày tháng năm chữ số nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải thêm số 0 ởtrước
3.2 Đăng ký văn bản đi
Đăng ký văn bản đi là ghi chép các thông tin cần thiết về văn bản mà cơquan gửi đi hoặc nhận được( Số ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung vănbản…) vào những phương tiện như sổ đăng ký văn bản, máy vi tính
Trang 21i ký
Nơi nhận văn bản
Đơn vị và ngươi nhận văn bản
Số lượng văn bản
Ghi chu
đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật
3.3 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
a) Nhân bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định, việcnhân văn bản mật được thực hiện quy định tại khoản 1, điều 8 của Nghị định số33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thihành pháp lệnh bảo vệ bó mật nhà nước
b) Đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Việc đóng dấu cần phải đảm báo các yêu cầu rõ ràng, ngay ngắn,, đúngchiều, đúng mực dấu theo quy định Khi đóng dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký
về phía bên trái
Việc đóng dấu giáp lai, được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bảnhoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa 5 trangvăn bản
Trang 22Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (Hỏa tốc, Hỏa tốc hẹn giờ, Thượngkhẩn, Khẩn) được thực hiện theo Quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật ( Tuyệt mật, Tối mật, và Mật), dấu “Tàiliệu thu hổi” trên văn bản được thực hiện theo thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ- CP của Chính phủ quyđịnh chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước
3.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi văn bản đi.
- Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)
- Chuyển phát văn bản đi
Tất cả các văn bản sau khi được đăng ký, cần phải được trình lên giám đốccông ty để xin ý kiến phân phối và giải quyết Giám đốc cơ quan, hoặc người được
ủy quyền xem văn bản, ghi ý kiến phân phối cho đơn bị hoặc người giải quyết (Ghivào giấy đính kèm riêng) rồi trả lại cho văn phòng
Nhân viên trong văn phòng hành chính có trách nhiệm hoàn thành thủ tụcphst hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản được ký, chậm nhất là sau bangày Phải có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể là:
Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản