Báo cáo kiến tập Quản trị Văn phòng tại Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc

NỘI DUNG 1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc và Văn phòng HĐNDUBND. a. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND Huyện Ngọc Lặc  Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Ngọc Lặc Huyện Ngọc Lặc tổ chức cơ cấu theo điều 20 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương, đảm nhiệm quản lý toàn diện tất cả các lĩnh vực của quản lý hành chính nhà nước Cơ cấu hiện tại của UBND Huyện Ngọc Lặc gồm: 1 Chủ tịch: Ông Lê Văn Tuấn 2 Phó Chủ tịch: Ông Phạm Công Cúc – PCT Kinh tế Ông Phạm Văn Đạt – PCT Văn xã Ủy viên: là những người đứng đầu các phòng ban chuyên môn Các phòng ban chuyên môn: Mỗi phòng ban có một chức năng nhiệm vụ khác nhau tránh chồng chéo. Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Đài phát thanh và truyền hình Huyện Ngọc Lặc, Trạm Khuyến nông.  Chức năng Là cơ quan hành chính cấp huyện thuộc khu vực nông thôn, theo mục II của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015. Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc là cơ quan chấp hành của HĐND Huyện Ngọc Lặc, là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương quản lý các vấn đề trên các lĩnh vực của địa phương tuân thủ theo Hiến pháp và Pháp luật. Chịu trách nhiệm trực tiếp với cơ quan cấp trên và nhân dân.  Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể: Xây dựng và trình HĐND huyện quyết định các nội dung về thực hiện Hiến pháp, pháp luật, các vấn đề trong tất cả các lĩnh vực như kinh tế văn hóa xã hội. Quy định về bộ máy tổ chức nhiệm vụ chức năng của các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND Huyện. Tổ chức thực hiện ngân sách tỉnh, thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội, công nghiệp, dịch vụ, nông lâm ngư nghiệp. Quản lý và sử dụng các loại tài nguyên khoáng sản, bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện, phòng chống thiên tai, bênh dịch trên địa bàn. Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình đè án của tỉnh đối với dân tộc thiểu số, vùng kinh tế đặc biệt khó khăn. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức thực hiện Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, khoa học công nghệ, văn hóa thể thao, an ninh quốc phòng, hành chính tư pháp và bổ trợ tư pháp… Thực hiện những nhiệm vụ mà cơ quam nhà nước cấp trên phân cấp ủy quyền.

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU

Ngày nay trong hoạt động của các cơ quan, văn phòng giữ một vai trò quan trọng, là bộ máy tổng hợp và trợ giúp công việc điều hành cho lãnh đạo trong nhiều hoạt động mỗi cơ quan Quản trị văn phòng là hoạt động với nhiều những công việc phức tạp và cần thiết Hiểu được tầm quan trọng của văn phòng và quảntrị văn phòng với những kiến thức tích lũy được qua quá trình học tập trên trường nhằm tăng thêm kinh nghiệm thực tế về các công việc hoạt động của văn phòng tôi

đã được đi kiến tập ngành nghề thực tế

Địa điểm trong đợt kiến tập này là Văn phòng Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc Thời gian kiến tập từ ngày 01/6/2016 đến ngày 22/6/2016 Đợt kiến tập nhằm trang bị những kiến thức thực tế và tăng cường đượckhả năng thực hành vận dụng lý thuyết vào thực tế Trong quá trình kiến tập nhữngnội dung mà Tôi tìm hiểu là: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dânHuyện Ngọc Lặc và Văn phòng HDND và UBND; Soạn thảo văn bản và ban hành văn bản; Công tác văn thư và lưu trữ tại cơ quan; Trang thiết bị văn phòng và việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý nhà nước Từ đó tìm ra

những điểm tích cực và hạn chế của cơ quan và vai trò vị trí của văn phòng trong hoạt động quản lý nhà nước

Trước tiên tìm hiểu một vài nét sơ lược về Huyện Ngọc Lặc: Ngọc Lặc là một huyện nằm ở phía Tây Bắc Tỉnh Thanh Hóa Huyện có lịch sử hình thành lâu đời với những phát tích khảo cổ từ thời đồ đá mới ( thuộc văn hóa Hòa Bình ) Trảiqua quá trình hình thành và phát triển lâu dàivới nhiều lần đổi tên sáp nhập và phântách, đến ngày 30 tháng 8 năm 1982 sau khi tách Huyện Lương Ngọc thành huyện Lang Chánh và Huyện Ngọc Lặc như hiện nay Tiếp giáp với các huyện Cẩm Thủy, Yên Định, Thọ Xuân, Bá Thước Diện tích tự nhiên là 495,53km2 với tổng

số dân là 146.272 người (2010), là một huyện miền núi với các dân tộc Mường Thái, Dao, Kinh Đơn vị hành chính của Huyện Ngọc Lặc được chia làm 21 xã và

01 thị trấn Với đặc thù là một huyện miền núi với sự sinh sống của nhiều đồng bào

dân tộc thiểu số vì vậy việc quản lí nhà nước mang những đặc thù riêng để phù hợpvới tình hình thực tế của Huyện Trong những năm qua với sự đổi mới trong nền quản lý hành chính và phát triển kinh tế xã hội, Huyện Ngọc Lặc đã vươn mình cố gắng để trở thành đô thị miền Tây.

NỘI DUNG

1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc và Văn phòng HĐND-UBND.

a Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của UBND Huyện Ngọc Lặc

 Cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Ngọc Lặc

Huyện Ngọc Lặc tổ chức cơ cấu theo điều 20 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương, đảm nhiệm quản lý toàn diện tất cả các lĩnh vực của quản lý hành chính nhà nước

Cơ cấu hiện tại của UBND Huyện Ngọc Lặc gồm:

- 1 Chủ tịch: Ông Lê Văn Tuấn

- 2 Phó Chủ tịch: Ông Phạm Công Cúc – PCT Kinh tế

Ông Phạm Văn Đạt – PCT Văn xã

- Ủy viên: là những người đứng đầu các phòng ban chuyên môn

- Các phòng ban chuyên môn: Mỗi phòng ban có một chức năng nhiệm vụ khác nhau tránh chồng chéo

- Các đơn vị sự nghiệp trực thuộc: Đài phát thanh và truyền hình Huyện NgọcLặc, Trạm Khuyến nông

 Chức năng

Là cơ quan hành chính cấp huyện thuộc khu vực nông thôn, theo mục II của Luật Tổ chức Chính quyền địa phương năm 2015 Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc là cơ quan chấp hành của HĐND Huyện Ngọc Lặc, là cơ quan hành chính Nhànước ở địa phương quản lý các vấn đề trên các lĩnh vực của địa phương tuân thủ theo Hiến pháp và Pháp luật Chịu trách nhiệm trực tiếp với cơ quan cấp trên và nhân dân

 Nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể:

- Xây dựng và trình HĐND huyện quyết định các nội dung về thực hiện Hiến pháp, pháp luật, các vấn đề trong tất cả các lĩnh vực như kinh tế văn hóa xã hội.

- Quy định về bộ máy tổ chức nhiệm vụ chức năng của các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND Huyện

- Tổ chức thực hiện ngân sách tỉnh, thực hiện các nhiệm vụ phát triển kinh tế

-xã hội, công nghiệp, dịch vụ, nông lâm ngư nghiệp Quản lý và sử dụng các loại tàinguyên khoáng sản, bảo vệ môi trường trên địa bàn huyện, phòng chống thiên tai, bênh dịch trên địa bàn

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình đè án của tỉnh đối với dân tộc thiểu số, vùng kinh tế đặc biệt khó khăn

- Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức thực hiện Hiến pháp và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục, khoa học công nghệ, văn hóa thể thao, an ninh quốc phòng, hành chính tư pháp và bổ trợ tư pháp…

- Thực hiện những nhiệm vụ mà cơ quam nhà nước cấp trên phân cấp ủy quyền

- Phân cấp, ủy quyền cho UBND xã và các tổ chức khác thực hiện nhiệm vụ quyền hạn của UBND huyện

- Thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật

Trong Luật cũng quy định rõ về nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ tịch UBND huyện: lãnh đao các hoạt động của UBND và các phòng ban thuộc Ủy ban, lãnh đạo và chịu trách nhiệm về hoạt động hành chính nhà nước từ huyện tới cơ sở đảm bảo tính thông suốt trong hoạt động hành chính…Đối với nhiệm vụ quyền hạn của Chủ tịch, là người đứng đầu UBND lãnh đạo điều hành các công việc của cơ quan, các phòng ban chuyên môn và các thành viên trong UBND Lãnh đạo và chịu trách nhiệm trong hoạt động của hệ thống hành chính từ cấp huyện đến địa phương và thực hiện quản lý trong các lĩnh vực khác

Nhiệm vụ quyền hạn rõ ràng tạo nên sự thống nhất trong hoạt động quản lý nhà nước tuy nhiên dựa vào đặc thù của huyện là 1 trong 11 huyện miền núi của tỉnh Thanh Hóa huyện luôn đặt nhiệm vụ phát triển kinh tế xóa đói giảm nghèo và giáo dục lên hàng đầu chính vì vậy trong những năm qua huyện đã thay đổi hoàn toàn bộ mặt nông thôn hướng tới xây dựng đô thị miền tây Thanh Hóa.

b Nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng HĐND và UBND huyện Ngọc Lặc.

 Cơ cấu tổ chức: gồm 18 người

- 1 Chánh văn phòng: Ông Lê Văn Dần

- 2 Phó chánh văn phòng: Ông Lê Công Tâm

Ông Nguyễn Tiến Chung

- Chia làm các bộ phận: Kế toán ( 2 người ), Thủ quỹ cơ quan kiêm nhiệm vănthư cơ quan ( 01 người ), bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ ( hay phòng một cửa ) ( 02người ), bộ phận thông tin và quản lý thiết bị ( 1 người ), Tổng hợp ( 01 người ), phòng photocoppy ( 01 người ), bảo vệ ( 02 người ), lái xe ( 03 người ), tạp vụ ( 01 người ), vệ sinh ( 01 người )

- Đảm bảo cơ sở vật chất và kĩ thuật cho hoạt động của cơ quan, chuẩn bị công tác hậu cần phục vụ các cuộc họp hoặc chuyến đi công tác của lãnh đạo.

- Trực tiếp quản lý bộ phận tiếp nhận và trả hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông; Tiếp nhận và hướng dẫn hồ sơ các nhân, tổ chức trong các vấn đề thuộc thẩm quyền của UBND, chuyển giao đến các cơ quan chuyên môn giải quyết

và trả hồ sơ kết quả cho các nhân và tổ chức

- Xây dựng lịch làm việc hàng tuần cho Chủ tịch và các Phó Chủ tịch; Tổ chức thực hiện các chương trình kế hoạch đã được phê duyệt

Văn phòng HĐND-UBND có con dấu riêng, được phép kí các văn bản do Thường trực HĐND ban hành Văn phòng là phòng chuyên môn có số lượng nhân

sự nhiều nhất đảm bảo hoạt động của UBND nhanh chóng, thông suốt, đóng vai trò

vô cùng quan trọng

2 Soạn thảo và ban hành văn bản

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc được quy định trong Quy chế làm việc của Ủy ban Nhân dân Huyện Ngọc Lặc nhiệm kì 2011 – 2016 Điều 22 Chương 5 trong quy chế quy định công tác soạn thảo văn bản phải tuân thủ các quy định về pháp lệnh, pháp quy có liên quan đến văn bản, thông tin thu thập phải thực tế, nắm vững chủ trương kế hoạch, nhiệm vụ công tác và sự cần thiết việc phải ra văn bản

a Số lượng và các loại văn bản:

 Tính đến ngày01/01/2016 đến ngày 06/6/2016 số lượng các văn bản mà UBND Huyện Ngọc Lặc đã ban hành:

- Quyết định: 3272 văn bản

- Kế hoạch: 46 văn bản

- Công văn ( bao gồm kết luận, phương án ): 906 văn bản

- Tờ trình: 104 văn bản

- Thông báo: 72 văn bản

- Báo cáo: 151 văn bản

- Giấy mời: 146 văn bản

b Thẩm quyền ban hành văn bản.

 Thẩm quyền ban hành của lãnh đạo cơ quan: Theo điều 25 trong Quy chế làm việc của cơ quan quy định rõ về thẩm quyền kí văn bản như sau:

- Chủ tịch UBND ( hoặc Phó Chủ tịch UBND nếu được ủy quyền ) ký các vănbản của UBND Huyện về những chủ trương phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng quan trọng, về tổ chức bộ máy và nhân sự

- Các Phó Chủ tịch phụ trách các lĩnh vực ký thay cho Chủ tịch UBND huyện các Quyết định, chỉ thị, các văn bản để xử lý các vấn đề cụ thể nảy sinh trong các lĩnh vực phụ trách của mình hoặc được Chủ tịch phân công

- Ngoài ra các văn bản thừa ủy quyền Chủ tịch UBND Huyện, Chánh Văn Phòng HĐND – UBND Huyện ký các văn bản thông báo ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch để các cơ quan liên quan biết và thực hiện

- Các ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch về chủ trương công tác tổ chức cán bộ, chế độ tài chính phải được thể hiện thành văn bản do Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký và đóng dấu thì mới có hiệu lặc thi hành

 Những vấn đề cơ bản trong các văn bản của cơ quan:

Mỗi phòng ban chuyên môn phụ trách một lĩnh vực vì vậy phụ thuộc vào chuyên môn mà các văn bản có nội dung để giải quyết các vấn đề đó

- Phòng Nội vụ: nội dung văn bản về các vấn đề nhân sự, biên chế tổ chức cán

bộ, khen thưởng, kỉ luật và các vấn đề khác được thực hiện theo Quyết định số 952/QĐ-UBND ngày 01 tháng 4 năm 2009 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan chuyên môn về Nội vụ thuộc UBND cấp Tỉnh, cấp Huyện

- Phòng Tài nguyên – Môi trường: các vấn đề về bảo vệ môi trường, khai thác

sử dụng khoáng sản, quản lý đất đai và các vấn đề được quy định trong Quyết định

số 2994/QĐ-UBND ngày 29/9/2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn của cơ quan chuyên môn về Tài nguyên Môi trường

- Phòng Công thương: Soạn thảo các văn bản để giải quyết các vấn đề về pháttriển kinh tế hạ tầng, đầu tư xây dựng công trình và các vấn đề trong phạm vi chức năng nhiệm vụ quyền hạn của phòng được quy định trong Quyết định số 4006/QĐ-UBND ngày 11/12/2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa

- Phòng Nông nghiệp và PTNT: văn bản thường về các vấn đề về trồng trọt chăn nuôi dịch bệnh, thủy lợi và phát triển kinh tế nông nghiệp của Huyện cùng các vấn đề thuộc thẩm quyền, nhiệm vụ được quy định trong Quyết định số

4107/QĐ-UBND ngày 18 tháng 12 năm 2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa

- Phòng Giáo dục và đào tạo: các văn bản có nội dung về quy định về công tácthi cử, phổ cập giáo dục, phát triển giáo dục… Ban hành văn bản để giải quyết các vấn đề thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của phòng được quy định trong Quyết định số 67/QĐ-UBND ngày 08/01/2009 của UBND Tỉnh Thanh Hóa

- Phòng Y tế: Trong nhiệm vụ chức năng được quy định tại Quyết định số 3766/QĐ-UBND ngày 26/11/2008 của UBND Tỉnh Thanh Hóa về các vấn đề y tế chăm sóc sức khỏe cho nhân dân, quản lý các cơ sở y tế và các vấn đề khác được pháp luật quy định

- Thanh tra Huyện: Tổ chức thanh tra và giải quyết khiếu nại tố cáo của các

cơ quan tổ chức, cá nhân và các vấn đề phát sinh trong các vấn đề thuộc thẩm quyền quy định trong nhiệm vụ quyền hạn tại Quyết định số 2742/QĐ-UBND ngày 14/8/2009 của UBND Tỉnh Thanh Hóa

- Phòng Tư pháp: thẩm định các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan, văn bản thực hành tư pháp và các vấn đề liên quan đến thẩm quyền quy định tại Quyết định số 332/QĐ-UBND ngày 29/9/2009 của UBNDTỉnh Thanh Hóa.

- Phòng Tài chính Kế hoạch: văn bản quy định về các khoản tài chính thu chi của cơ quan nhà nước từ cấp huyện dến cơ sở, xét duyệt các kế hoạch đầu tư để trình cấp trên và trả lời các cấp

- Văn phòng HĐND-UBND: soạn thảo giấy mời cho cơ quan, các văn bản tham mưu hướng dẫn và các vấn đề thuộc thẩm quyền quy định trong Nghị định 14/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của các phòng ban chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh

- Các văn bản khác được ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch và theo quy định khác của pháp luật

Các văn bản ban hành theo đúng chức năng nhiệm vụ của UBND Huyện Ngọc Lặcnhằm thông ti và thực hiện chức năng quản lý hành chính và phát triển kinh tế xã hội ở địa phương

c Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản:

Các loại văn bản của UBND Huyện Ngọc Lặc được lãnh đạo cơ quan đặc biệt quan tâm đến thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản.Trước khi trình kí văn bản phải được phòng tư pháp và Văn phòng kiểm tra đảm bảo đúng thể thức, nội dung

và thẩm quyền lần cuối và kí nháy ở phần nơi nhận văn bản hoặc cả nơi nhận văn bản và cuối mỗi văn bản ( sau dấu / )

Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản thực hiện theo Thông tư số

01/2011/TT-BNV ngày19/01/2011 của Bộ Nội Vụ quy định về thể thức và kĩ thuậttrình bày văn bản hành chính Sau khi đánh máy người soạn thảo phải kiểm tra lỗi chính tả, rà soát lại nội dung sửa sai sót để đảm bảo đúng bản thảo đã được duyệt Các văn bản do chuyên viên mỗi phòng ban tự soạn thảo sau đó nếu đảm bảo về nội dung và thể thức thì trình kí văn bản

Việc trình bày văn bản ở UBND Huyện Ngọc Lặc tương đối đảm bảo kĩ thuật trìnhbày, đầy đủ về thể thức bắt buộc của văn bản.

Một số lỗi thường gặp trong văn bản của UBND huyện Ngọc Lặc:

Những lỗi trong việc trình bày văn bản của Huyện là không nhiều chủ yếu nhất gặp

- Vấn đề dấu phẩy, dấu chấm phẩy đôi khi bị bỏ qua đặc biệt là ở phần nơi nhận văn bản

Văn bản chứa lỗi sai được kèm theo sau phần Phụ lục

d Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.

Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu về quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND Huyện Ngọc Lặc, UBND vẫn chưa ban hành quy định về quy trìnhban hành văn bản riêng, trong quy chế làm việc của cơ quan chương 5 chỉ quy địnhchung về quy trình ban hành và công bố văn bản mà chưa có quy định hướng dẫn chi tiết Quy trình ban hành văn bản đang được áp dụng thực hiện theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

 Quy trình ban hành văn bản tại UBND Huyện Ngọc Lặc

- Soạn thảo văn bản  Duyệt, sửa chữa bản thảo Kiểm tra thể thức, kĩ thuậttrình bày văn bản  Ký ban hành văn bản  Đăng kí văn bản  Nhân bản văn bản  Đóng dấu Lưu văn bản  Phát hành văn bản

Qua thực tế việc ban hành văn bản được thực hiện đúng trình tự thủ tục được quy định theo pháp luật Trách nhiệm của cá nhân trong việc ban hành văn bản được quy định như sau:

- Đối với lãnh đạo cơ quan: Lãnh đạo kí tất cả các văn bản theo thẩm quyền trước khi ban hành; Kiểm tra, quản lý việc ban hành văn bản

- Đối với Trưởng phòng các phòng chuyên môn: Kiểm tra về nội dung của văn bản, đảm bảo tính chính xác trong thông tin, đúng với chủ trương kế hoạch Kínháy vào phần cuối văn bản khi kiểm tra văn bản đúng

- Đối với Chánh Văn phòng: Kiểm tra, quản lý việc đăng kí văn bản tại văn thư cơ quan; Kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình kí; Hướng dẫn, giám sát công tác văn thư của cơ quan

- Đối với nhân viên văn thư: Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối cùng về thể thức văn bản trước khi ban hành, đăng kí đày đủ các văn bản phát hành vào sổ đăng kí văn bản đi, tiến hành nhân bản theo số lượng văn bản cần pháthành ( dựa vào nơi gửi hoặc số lượng phòng ban cần ), đóng dấu cơ quan hoặc dấu mật khẩn, lưu bản lưu có đóng dấu đỏ Thực hiện các quy định về công tác văn thư

- Đối với các chuyên viên soạn thảo: Đảm bảo nội dung văn bản chính xác, chịu trách nhiệm với nội dung văn bản Yêu cầu soạn thảo đúng chính tả, thể thức Trình kí phải đúng thủ tục

e Nhận xét chung

- Qua quá trình tìm hiểu về công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở tại UBND Huyện Ngọc Lặc có thể thấy việc soạn thảo văn bản thực hiện tốt không có nhiều lỗi trong văn bản

- Thẩm quyền kí ban hành văn bản được thực hiện theo đúng thẩm quyền chuyên môn, nhiệm vụ được giao, nội dung văn bản đảm bảo quản lý hoạt động hành chính trên tất cả các lĩnh vực của địa phương.

- Việc thực hiện cũng như trách nhiệm của các cá nhân được đảm bảo trong công tác soạn thảo và ban hành văn bản

 Hạn chế

- Lề văn bản chưa được đẹp

- Văn bản nhân bản đôi khi mờ chữ hoặc bị nhàu ( do máy photo gặp sự cố )

 Giải pháp

- UBND Huyện Ngọc Lặc cần thiết phải ban hành quy định về quy trình ban hành văn bản riêng của cơ quan mình Có thể dựa vào Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng công tác văn thư lưu trữ của cơ quan tổ chức ( Có quy chế mẫu kèm theo ) để cho việc soạn thảo và ban hành văn bản có cơ sở để thực hiện tốt hơn, phân rõ trách nhiệm nhiệm

vụ của các cá nhân tránh việc chồng chéo

3 Quản lý văn bản đi

a Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; Ghi số ngày tháng văn bản.

Kiểm tra Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản được dựa vào thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính

và những quy định chung quy định trong quy chế làm việc của cơ quan

Việc lấy số văn bản do văn thư cơ quan đăng kí vào sổ theo thứ tự từ số 01 của ngày đầu năm làm việc của cơ quan Tuy nhiên tại UBND Huyện Ngọc Lặc đôi khi chuyên viên soạn thảo văn bản tự đăng kí vào sổ hoặc xin trống số để vào

số cho văn bản sau

Văn bản của cơ quan được đăng kí và lấy số tại văn thư của cơ quan

Hình thức đăng kí bằng sổ văn bản đi, Sổ được phân thành nhiều sổ dựa vào loại văn bản đi như Sổ Quyết định, sổ Công văn, Sổ tờ trình, sổ giấy mời, sổ kế hoạch, sổ báo cáo, sổ thông báo Riêng sổ Đăng kí văn bản Quyết định được chia làm 2 hoặc 3 quyển bởi số lượng văn bản nhiều Sổ đăng kí văn bản được trình bàytheo mẫu của Cục Văn thư lưu trữ.

Mẫu sổ đăng kí văn bản đi

Số

văn

bản

Ngày tháng văn bản

Trích yếu nội dung

Ngườikí

Nơi nhận

Đơn vị nhận bảnlưu

Số bản Ghi

chú

b Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật khẩn

Sau khi văn bản được đăng kí lấy số tại văn thư cơ quan, văn bản được chuyển sang phòng photocoppy để nhân bản số lượng văn bản cần để phát hành Văn bản nhân bản phải rõ nét không bị nhàu nát hay mờ chữ, số lượng nhân bản vừa đủ không để thiếu hay thừa văn bản

Tùy vào văn bản để đóng dấu cơ quan đủ với số lượng nhân bản, đóng vào 1/3 chữ kí của người kí văn bản theo đúng thể thức và do văn thư cơ quan đóng Đối với dấu treo đóng ở phần đầu văn bản chèn lên dòng chữ “ ban hành kèm theo ” đối với văn bản kèm theo quyết định, tờ trình…

Hình thức đóng dấu mật khẩn: Đối với văn bản cần đóng dấu mật khẩn theo

sự chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan đón vào góc trống bên trái của văn bản bên dưới số, kí hiệu của văn bản, các mức độ dấu mật, khẩn theo quy định của pháp luật Nhưng chủ yếu là dấu “Mật”

c Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát

Khi văn bản được đóng dấu và đã lưu bản lưu thực hiện chuyển phát văn bản

Hình thức chuyển phát: chuyển bằng đường bưu điện, chuyển bằng mạng thông tin

và chuyển bằng fax

- Chuyển bằng đường bưu điện: văn bản được gấp bỏ vào phong bì ( Mẫu phong bì theo mẫu chung của cơ quan ) trong một ngày các văn bản chuyển đi hầu hết là về các xã, sở vì vậy khi gửi bỏ nhiều văn bản vào một phong bì cùng gửi đếnmột địa chỉ sau đó chuyển cho bưu điện đóng dấu và chuyển đi tùy vào mức độ củavăn bản.

- Chuyển bằng mạng thông tin: Dù chuyển qua đường bưu điện nhưng song song với đó các văn bản gấp cần chuyển được scan và gửi vào địa chỉ mail cần gửi

và đối với văn bản cần công khai thì tải lên cổng thông tin điện tử của UBND Huyện Ngọc Lặc

- Chuyển bằng fax: các văn bản cần chuyển nhanh hoặc chuyển lên các bộ bannghành trung ương có thể chuyển fax thông qua máy fax chung của cơ quan

- Việc theo dõi chuyển phát văn bản hầu như được thực hiện bằng cách gọi điện thoại kiểm tra với đơn vị nhận văn bản hoặc gửi mail kiểm tra chờ phản hồi thông tin từ đơn vị nhận

Ngoài ra các văn bản phát hành hoặc chuyển giao trong nội bộ cơ quan đượcchuyển lên các ô của các phòng ban trên giá chuyển, trình kí văn bản đặt tại văn thư cơ quan, hằng ngày chuyên viên các phòng ban đến kiểm tra và nhận văn ban

d Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi có thể do văn thư cơ quan lưu hoặc do đơn vị soạn thảo lưu

Hình thức lưu: Lưu văn bản theo tháng đồng thời văn bản lưu được nhập lưuvào phần mềm quản lí văn bản do bộ phận thông tin và quản trị thiết bị của Văn phòng quản lí

Văn bản lưu thường được đóng dấu đỏ của cơ quan, tuy nhiên có một vài văn bản do yêu cầu của đơn vị soạn thảo bản gốc không được đóng dấu đỏ khi lưu.Lưu văn bản được lưu theo thời gian ban hành văn bản Đến cuối nam khi chuẩn bịnộp lưu vào lưu trữ văn bản được sắp xếp lại theo tên loại từng văn bản xếp theo

tháng phát hành văn bản Các bản lưu sau khi lưu xong trên phần mềm được

chuyển xuống văn thư bảo quản trong tủ hồ sơ chờ nộp lưu

e Nhận xét chung

- Quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện theo những quy định của pháp luật và quy định của cơ quan việc phát hành đảm bảo đúng thời gian

- Các văn bản đều tập trung tại văn thư để đăng ký trước khi phát hành

- Sổ đăng ký văn bản chia theo tên loại một cách hợp lý khoa học

- Tất cả các văn bản đăng ký số ở văn thư đều được lưu lại

 Hạn chế

- Tuy nhiên việc lưu văn bản cần được thực hiện tốt hơn ở khâu cần đóng dấu tất cả những văn bản lưu, trừ trường hợp đặc biệt theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan

- Vì số lượng văn bản đăng kí nhiều nên đôi khi văn thư cơ quan thường để cho người soạn thảo tự vào số hoặc việc tự mượn sổ về đơn vị

 Giải pháp

- Văn bản đi ban hành trong một ngày rất nhiều việc đăng kí số mất nhiều thờigian, cần sử dụng phần mềm đăng kí văn bản để đăng kí nhanh hơn

4 Quản lý văn bản đến

a Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến

Quản lý văn bản đến của UBND Hyện Ngọc Lặc được thực hiện theo Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư

Văn thư cơ quan là người trực tiếp tiếp nhận văn bản đến qua đường bưu điện và văn bản được chuyển trực tiếp tới cơ quan

Sau khi tiếp nhận văn bản văn thư tiến hành bóc bì đối với những văn bản được chuyển đến chung cho cơ quan ( những phong bì ghi nơi nhận là UBND Huyện Ngọc Lặc ), đối với văn bản ghi nơi nhận là các phòng ban chuyên môn haycác cá nhân thì văn thư chuyển lên giá chuyển và trình kí văn bản để chuyển đến các phòng ban, cá nhân.

Khi bóc bì các văn bản đến được đóng dấu “Đến” trên góc trái văn bản và được đính kèm theo phiếu xử lí công văn đến ( Mẫu phiếu xử lí công văn đến tại phụ lục III)

Văn thư là người đăng kí vào sổ văn bản đến, sổ đăng kí văn bản đến theo mẫu của Cục Văn thư Sổ đăng kí văn bản đến chia làm sổ đang kí văn bản đến, sổ đăng kí văn bản đến mật, sổ đơn thư

Văn bản sau khi được đăng kí tại văn thư được chuyển cho Chánh Văn phòng hoặcphó chánh văn phòng để duyệt vào phần Ý kiến của lãnh đạo

b Trình và chuyển giao văn bản đến.

Sau khi văn bản được chuyển Chánh văn phòng có trách nhiệm thẩm định về mặt thủ tục và hoàn thành phiếu trình để trình lên Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch giải quyết

Văn thư là người chuyển văn bản đến cho lãnh đạo cơ quan theo trách nhiệm được phân công

Hồ sơ trình văn bản được đặt trong bìa hồ sơ trình ( mỗi lãnh đạo một hồ sơ trình văn bản ) Văn bản được chia vào các tập trình, lãnh đạo có trách nhiệm phân công đơn vị thực hiện, giải quyết nội dung, yêu cầu của văn bản đến, ghi ý kiến chỉđạo vào phiếu xử lý công văn đến được kèm trên mỗi văn bản

Văn thư cơ quan dựa vào ý kiến chỉ đạo để chuyển giao văn bản đến cho phòng ban đơn vị để giải quyết văn bản

c Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản

Trách nhiệm giải quyết văn bản do đơn vị nhận văn bản theo ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng và có trách nhiệm báo cáo tiến độ giải quyết công việc cho lãnh đạo chỉ đạo.

Lãnh đạo cơ quan theo dõi việc giải quyết văn bản thông qua văn bản báo cáo của đơn vị Có ý kiến chỉ đạo, đôn đốc đối với quá trình giải quyết

Hình thức: Đơn vị trình văn bản kèm theo phiếu trình giải quyết công việc lên lãnh đạo để nhận ý kiến chỉ đạo của thủ trưởng và bằng sổ theo dõi công việc

d Nhận xét chung

- Quá trình, thủ tục giải quyết văn bản đến đảm bảo thực hiện giải quyết kịp thời các nội dung của văn bản yêu cầu

- Văn thư tiếp nhận và phân loại đúng với địa chỉ gửi ghi trên phong bì

- Thực hiện trình theo dõi và giải quyết văn bản đúng theo quy định

 Hạn chế

- Việc giải quyết công việc chưa có tính hệ thống hóa cao

- Việc bóc bì chưa được đảm bảo ( bóc, xé bì bằng tay )

5 Quản lý và sử dụng con dấu

Quản lý và sử dụng con dấu tại UBND Huyện Ngọc Lặc được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/ND-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính Phủ về quản

lý và sử dụng con dấu

a Các loại con dấu của cơ quan

Dấu cơ quan gồm có:

- Dấu tròn có hình Quốc huy

- Dấu chức danh: Chủ tịch và Phó Chủ tịch

- Dấu tên:

- Dấu mật, khẩn

- Dấu mời họp

- Dấu công văn đến

Ngoài ra văn thư cơ quan còn giữ dấu của Văn phòng

- Dấu văn phòng HĐND-UBND: dấu tròn và không có hình quốc huy

- Dấu chức danh: Chánh văn phòng và phó chánh văn phòng

- Dấu tên

b Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu

- Thủ trưởng cơ quan quản lí con dấu của cơ quan thông qua việc thường xuyên kiểm tra hoạt động của công tác văn thư Các văn bản phải có chữ kí của Thủ trưởng cơ quan mới được phép đóng dấu Thủ trưởng giao cho văn thư cơ quan giữ và bảo quản con dấu

- Trách nhiệm của Chánh văn phòng: Là người đứng đầu văn phòng chịu trách nhiệm phân công người giữ con dấu và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về việc sử dụng con dấu

- Đối với cán bộ văn thư là người trực tiếp cầm con dấu của cơ quan và văn phòng Văn thư có trách nhiệm đóng dấu vào văn bản, không giao con dấu cho

người khác khi chưa được phép của Thủ trưởng cơ quan, bảo quản con dấu cẩn thận tránh thất lạc hay méo mó con dấu Chỉ đóng dấu lên những văn bản có chữ

ký của người có thẩm quyền ký không đóng dấu bừa bãi

c Bảo quản con dấu

Con dấu của UBND Huyện Ngọc Lặc được đặt trong hộp gỗ có 2 ngăn sau khi dùng xong được bảo quản trong tủ gỗ có khóa do văn thư cơ quan giữ Mực dấu được dùng theo tiêu chuẩn của Bộ Công An quy định

d Nhận xét chung

- Dấu cơ quan dùng theo mẫu của Pháp luật quy định

- Trách nhiệm các cá nhân trong việc quản lý và sử dụng con dấu được quy định trong nhiệm vụ, quyền hạn của UBND và Văn Phòng và được thực hiện đúng theo thẩm quyền, chức năng

 Hạn chế

- Con dấu để chưa ngăn nắp

- Tủ đựng dấu hiện nay vẫn để chung với tủ hồ sơ

 Hạn chế

- Việc bảo quản con dấu cần có tủ riêng biệt, hộp đựng dấu cần phải sắp xếp

rõ ràng tránh nhầm lẫn, mực dấu cần thay và kiểm tra thường xuyên

- Ban hành quy định riêng về quản lý và sử dụng con dấu

6 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

a Các loại hồ sơ hình thành tại UBND Huyện Ngọc Lặc

Công tác lưu trữ hồ sơ rất quan trọng trong hoạt động của UBND Huyện bởiviệc lưu văn bản giúp lãnh đạo hoặc các bộ phận tìm kiếm dễ dàng hơn Trong quá