Quản lý dự án lắp đặt màn hình quảng cáo

Công nghệ thông tin phát triển, các nhà làm dịch vụ quảng cáo, marketing, cũng như các chủ doanh nghiệp luôn có nhiều sự lựa chọn trong việc tìm kiếm phương thức nhằm triển khai các chiến lược quảng bá thương hiệu, quảng bá dịch vụ, sản phẩm của mình. Rất nhiều các công cụ quảng cáo truyền thống đã dần được thay thế bằng các hình thức quảng bá hiện đại như trên internet, trên mobie,...để tiết kiệm chi phí, để tăng độ phủ cũng như thiết lập các quan hệ tương tác đa chiều.Tuy vậy, đối với phương thức quảng cáo ngoài trời không thể có giải pháp nào thay thế hoàn hảo và tuyệt đối. Những biển quảng cáo khổ lớn nơi công cộng; những bảng quảng cáo cho hệ thống các cữa hàng, showroom, nhà hàng; những trang trí quảng cáo cho hội chợ, hội thảo,...vẫn luôn là hình thức quảng bá rất cần thiết và rất hữu hiệu.Kết hợp với sự phát triển của Công nghệ thông tin, công ty chúng tôi chuyên cung cấp và lắp đặt bảng cáo hiện đại, là màn hình quảng cáo ngoài trời có độ phân giải cao.

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ

HADA

Lắp đặt màn hình quảng cáo cho thế giới di động

tại 2 cở sở trên địa bàn tp Vĩnh Long

Họ và tên các thành viên nhóm dự án:

1 Nguyễn Tuấn Anh

2 Nguyễn Trung Hiếu

3 Hồ Tấn Đạt

4 Huỳnh Công Vĩnh An

2 MỤC LỤC

Thời gian thực hiện dự án

- Các công việc của dự án

- Sơ đồ các mốc quan trọng

- Ước lượng thời gian cho các công việc theo Pert

- Vẽ sơ đồ Gantt

- Vẽ sơ đồ mạng và tính toán thời gian

3

Chi phí dự án

- Nguyên tắc ước lượng chi phí

- Ước lượng chi phí (sử dụng ước lượng từ trên

xuống hoặc từ dưới lên)

7

Phụ lục: Các hình ảnh quản lý dự án bằng phần

mềm MS Project

3 Nội dung chi tiết từng phần

A Giới thiệu về dự án thực hiện

Công nghệ thông tin phát triển, các nhà làm dịch vụ quảngcáo, marketing, cũng như các chủ doanh nghiệp luôn cónhiều sự lựa chọn trong việc tìm kiếm phương thức nhằmtriển khai các chiến lược quảng bá thương hiệu, quảng bádịch vụ, sản phẩm của mình Rất nhiều các công cụ quảngcáo truyền thống đã dần được thay thế bằng các hình thứcquảng bá hiện đại như trên internet, trên mobie, để tiếtkiệm chi phí, để tăng độ phủ cũng như thiết lập các quan hệtương tác đa chiều.

Tuy vậy, đối với phương thức quảng cáo ngoài trời khôngthể có giải pháp nào thay thế hoàn hảo và tuyệt đối.Những biển quảng cáo khổ lớn nơi công cộng; những bảngquảng cáo cho hệ thống các cữa hàng, showroom, nhàhàng; những trang trí quảng cáo cho hội chợ, hội thảo, vẫnluôn là hình thức quảng bá rất cần thiết và rất hữu hiệu.Kết hợp với sự phát triển của Công nghệ thông tin, công tychúng tôi chuyên cung cấp và lắp đặt bảng cáo hiện đại, làmàn hình quảng cáo ngoài trời có độ phân giải cao

Bản chất của quảng cáo không chỉ đơn thuần tạo cho ngườitiêu dùng lý do để mua hàng vào ngay thời điểm quảng cáo,mà còn giúp khắc sâu thương hiệu vào tâm trí người tiêu

dùng Một ý tưởng quảng cáo được thiết kế sáng tạo sẽmang lại ấn tượng và giúp doanh nghiệp đạt được cả haimục đích ngắn hạn và dài hạn.

Công ty HADA chúng tôi tự hào là một công ty đứng đầungành quảng cáo, đặt biệt là về lĩnh vực thiết kế và lắp đặtcác bảng quảng cáo Sự uy tín trong nghề cộng với sự chấtlượng của từng sản phẩm chúng tôi cung cấp cho kháchhàng

Công ty có chính sách bảo hành cho khách hàng khi xảy racác sự cố trục trặt kỹ thuật Thực hiện bảo trì thiết bị theođịnh kỳ hằng năm

Ngày 20/5/2016, công ty nhận được 1 cuộc gọi qua đườngdây nóng 01653289897 của công ty, đó là đại diện bên ThếGiới Di Động nhờ lắp đặt bảng quảng cáo cho họ tại 2 cơ

sở trên địa bàn thành phố Vĩnh Long Chính vì lẽ đó mà có

dự án này

B Mục tiêu của dự án (theo SMART)

- Hoàn thành việc khảo sát và lắp đặt bảng quảng cáo tại 2

cơ sở trên địa bàn thành phố Vĩnh Long vào ngày 5/6/2016

- Lắp đặt đúng theo yêu cầu khách hàng:

+ Khảo sát: khảo sát hiện trạng, mong muốn của khách hàng, xem xét vị trí lắp đặt hợp lý

+Thiết kế: thẩm mỹ, theo mong muốn của khách hàng

+ Lắp đặt: Lắp đặt đúng vị trí, hoàn thành vào ngày

5/6/2016

C Nguồn nhân lực dự án

Gồm 3 nhóm:

Nhóm 1: Khảo sát & thiết kế (4 người)

Chia làm 2 đội: + 1a: Khảo sát & thiết kế cơ sởp1 (2 người)

+ 1b: Khảo sát & thiết kế cơ sở p2 (2người)

Nhóm 2: Lắp đặt & kĩ thuật ( 5 người )

Nhóm 3: Mua sản phẩm (1 người)

Công ty sẽ tuyển thêm 6 người vào các vị trí như: 2người khảo sát và thiết kế, 4 người lắp đạt và kĩ thuật.Thông tin tuyển dụng sẽ được đăng trên các diễn đàn, sàngiao dịch việc làm…

- Trưởng nhóm 1a: Nguyễn Tuấn Anh

Ngày sinh: 16/8/1995

Địa chỉ: Vĩnh Long

Email: anhn572@gmail.com

Bằng cấp: Tiến sĩ

Ngoại ngữ: Tiếng Anh, Tiếng Pháp, Tiếng Nhật

Kinh nghiệm chuyên môn: 1 năm phân tích thiết kế hệthống, 2 năm quản lý dự án tại công ty FPT software, cókinh nghiẹm trong viêc khảo sát

- Trưởng nhóm 1b: Huỳnh Công Vĩnh An

Ngày sinh: 1/4/1995

Địa chỉ: Trà Vinh

Email: huynhan@gmail.com

Bằng cấp: Đại học

Ngoại ngữ: Tiếng Anh

Kinh nghiệm chuyên môn: 2 năm làm tại BKAV, có kinhnghiẹm trong viêc khảo sát

- Trưởng nhóm 2: Nguyễn Trung Hiếu

Ngày sinh: 2/3/1995

Địa chỉ: Vũng Liêm

Email: hieutrung@gmail.com

Bằng cấp: Tiến sĩ

Ngoại ngữ: Tiếng Anh

Kinh nghiệm chuyên môn: 1,5 năm làm tại FPT Media, cókinh nghiệm trong việc lắp đặt, am hiểu về máy tính vàđiện

Ngoại ngữ: Tiếng Anh

Kinh nghiệm chuyên môn: 3 năm làm tại FPT Media, cókinh nghiêm trong việc giao tiếp khách hàng, lĩnh vực thịtrường

D Thời gian thực hiện dự án

D1 Các công việc của dự án

D2 Sơ đồ các mốc quan trọng

Đo kích thức bảng quảng cáo -> Liên hệ & đặt hàng vớinhà cung cấp sp -> Lắp các giá đỡ màn hình quảng cáo ->Lắp màn hình vào đúng vị trí

Mốc quan

trọng

Ngày22/5/2016

Ngày27/5/2016

Ngày30/5/2016

Ngày3/6/2016

& đặt hàng với nhà cung cấp sp

chuyển giàn dáo và linh kiện đến nơi lắp đặt

giá đỡ màn hình quảng cáo

đường dây dẫn điện

hình vào đúng vị trí

màn hình quảng cáo với máy chủ

đã kết nối chưa

giàn dáo và

chuyển

về công ty

D4 Sơ đồ mạng và tính toán thời gian

16 | P a g e

Đường Gain: 1, 2, 3, 4, 7, 8, 9, 10, 11 độ dài là 14

E Chi phí dự án Nguyên tắc ước lượng chi phí:

- Các yêu cầu nghiệp vụ có rõ ràng và cụ thể không?

- Các yêu cầu chức năng có hỗ trợ các yêu cầu nghiệp vụkhông?

- Quan trọng nhất là các yêu cầu kỹ thuật có được phácthảo rõ ràng và đầy đủ không?

- Đảm bảo rằng bạn hiểu đầy đủ về mục đích của ướctính và đang dùng kỹ thuật ước lượng đúng hay không?

- Ước tính sẽ được dùng để đánh giá tiềm lực dự án hayquản lý dự án hay không?

Không sử dụng ước lượng trên xuống nếu dự án chưa từngđược thực hiện trước đây Đảm bảo rằng ước lượng chínhquy có các thành phần chính sau:

- Danh sách các giả định dùng trong xây dựng ướclượng

- Phạm vi biến động cho ước lượng đề ra

- Giai đoạn thời gian dự án có hiệu lực

Đảm bảo rằng thời hạn ước tính của tất cả các dự án theonguồn lực được chuyên gia về nội dung chuyên ngành xétduyệt cẩn thận Chuyên gia về nội dung chuyên ngành hiểucác yêu cầu nguồn lực và các kỹ thuật liên quan tới việcthực hiện hoạt động thực sự:

- Nhiệm vụ nào là theo năng lực?

- Kỹ năng nào cần để thực hiện công việc?

Đảm bảo rằng nỗ lực cần đến được trình bày bằng các thuậtngữ cụ thể:

- Trình bày ước tính bằng đơn vị đo lường phù hợp vớinhững thứ đã được theo dõi về phương diện lịch sử

- Đừng quên tính cả chi phí nguồn lực bên trong quátrình tính toán toàn bộ nỗ lực.

Đảm bảo rằng cơ sở vật chất, nguyên vật liệu cần đến đượctrình bày bằng các thuật ngữ, trong đó sức mua sẽ đượchiểu là:

- Lập chi phí theo đơn giá, định mức hoặc giá thị trườngtheo cách tính trên đơn vị tính của nguyên vật liệu, cơ sởvật chất

- Lập hoá đơn, chứng từ nguyên vật liệu cho dự án

- Đảm bảo rằng yêu cầu cơ sở vật chất, nguyên vật liệuđược trình bày bằng thuật ngữ tài chính

Tổng chi phí 168,500,000đ

Khảo sát

& thiết kế

1,600,000đ

Lắp đặt 9,700,000đ Nhập hàng157,200,000đ

Lắp đặt 9,000,000đ

Mua 2 màn hình quảng cáo

150.200.000đ

Mua dây điện, cab, linh kiện

7,000,000đ

STT Tên chi phí Ước lượng

(VND)

1 Nhân lực khảo sát (4

người làm trong 2 ngày)

1 Nhân lực khảo sát (4

người làm trong 2 ngày)

F Quản lý truyền thông dự án

Sau khi kết thúc các mốc quan trọng ta tiến hành báo cáo

Những công việc Thời gian báo

cáo

Phươngtiện báocáo

Người nhậnbáo cáoBáo cáo việc khảo

sát

Kết thúc khảo sát

Cuộc họp mặt-đối-

Nhóm trưởng

mặtBáo cáo thiết kế Kết thúc việc

thiết kế

Cuộc thuyết trình đứng

Cấp trên

Giới thiệu bản

thiết kế

Sau khi cấp trên thông qua bản thiết kế

Cuộc gặp mặt-đối-mặt

Khách hàng

chấp nhận bản thiết kế

Telephone – Cách giao tiếp truyền thống

Nhà cung cấp

Báo cáo nguồn

hàng

Sau khi đặt hàng

Cuộc gặp mặt-đối-mặt

Cấp trên

Tiến độ lắp đặt Sau mỗi công

việc

Cuộc gặp mặt-đối-mặt

Nhóm trưởng

thành lắp đặt

Cuộc gặp mặt-đối-mặt

Khách hàng

G Quản lý rủi ro dự án

Qui trình Quản lý Rủi ro Thế nào là rủi ro?

- Một từ điển đã định nghĩa về rủi ro là “sự mất mát hoặctổn thương có thể xảy ra”

- Rủi ro dự án liên quan tới sự thấu hiểu những vấn đềtiềm tàng ở phía trước có thể xuất hịện trong dự án màchúng sẽ cản trở sự thành công của dự án ra sao

Mục đích của việc quản lý rủi ro dự án là giảm tối thiểu khảnăng rủi ro trong khi đó tăng tối đa những cơ hội tiềmnăng Những tiến trình chính bao gồm:

ƒ Lập Kế họach quản lý rủi ro: quyết định tiếp cậnvà họach định những công việc quản lý rủi ro cho dự ánnhư thế nào

ƒ Nhận biết rủi ro: xác định yếu tố rủi ro nào ảnhhưởng tới một dự án và tài liệu về những đặc điểm củachúng

ƒ Phân tích tính chất rủi ro: đặc điểm, phận tích rủi

ro ưu tiên xem xét những ảnh hưởng của chúng tới mụctiêu của dự án

ƒ Phân tích mức độ rủi ro: xem xét khả năng có thểxảy ra và hậu quả của những rủi ro

ƒ Kế hoạch đối phó rủi ro: thực hiện những bước đềcao những cơ hội và cắt giảm bớt những mối đe doạ đápứng những mục tiêu của dự án

ƒGiám sát và kiểm soát rủi ro: giám sát rủi ro đãphát hiện, nhận biết rủi ro mới, cắt giảm rủi ro, và đánh giáhiệu quả của việc cắt giảm rủi ro

1 Lập Kế họach quản lý rủi ro.

ƒ Thành viên trong dự án nên xem xét các tài liệu của

dự án và nắm được nguy cơ dẫn tới rủi ro của nhà tài trợcủa công ty

ƒ Mức độ chi tiết sẽ thay đổi những yêu cầu của dự ánTrong Lập Kế họach rủi ro, cần phải có thêm Kế họach

dự phòng, Kế họach rút lui, Quỹ dự phòng:

ƒ Kế hoạch dự phòng (đối phó những bất ngờ) là nhữnghoạt động xác định trước mà thành viên của dự án sẽthực hiện nếu một sự kiện rủi ro xuất hiện

ƒ Kế hoạch rút lui được thực hiện cho những rủi ro cótác động lớn tới những yêu cầu mục tiêu của dự án

ƒ Quỹ dự phòng (bất ngờ) hay tiền trợ cấp được giữ bởinhà tài trợ và có thể dùng giảm nhẹ chi phí hay rủi rolịch biểu nếu có những sự thay đổi về phạm vi hay chấtlượng

2 Nhận biết rủi ro Nhận biết rủi ro là quy trình nắm bắt

những gì không thoả mãn tiềm tàng từ bên ngoài liên quantới mỗi dự án

3 Kế hoạch đối phó rủi ro Sau khi nhận biết mức độ rủi

ro, bạn phải quyết định đối phó như thế nào

Ta có 4 chiến lược chính:

- Tránh rủi ro: loại trừ mộ các rõ ràng mối đe dọa hayrủi ro, thường loại trừ nguyên nhân

- Chấp nhận rủi ro: chấp nhận kết quả nếu rủi ro xảy ra

- Thuyên chuyển rủi ro: luân phiên hậu quả rủi ro vàgiao trách nhiệm quản lý cho bên thứ ba

- Giảm nhẹ rủi ro: việc giảm bớt ảnh hưởng một sự kiệnrủi ro bằng việc cắt giảm những gì có thể khi sự cố xảyra

4 Giám sát và kiểm soát rủi ro.

- Giám sát và kiểm soát rủi ro liên quan tới việc hiểubiết tình trạng của chúng

- Kiểm soát rủi ro liên quan đến việc thực hiện kế

hoạch quản lý rủi ro khi chúng xảy ra

- Kết quả chính của việc giám sát và kiểm soát rủi ro

là điều chỉnh hoạt động, yêu cầu thay đổi dự án, cập nhật

những kế hoạch mới

- Kiểm soát đối phó rủi ro liên quan đến việc chấp

hành những quy trình quản lý rủi ro và kế hoạch rủi ro để

đối phó với những sự kiện rủi ro

- Rủi ro phải được kiểm soát cơ bản theo đặc điểm

từng giai đoạn cụ thể, có sự quyết định đối với những rủi

ro và có chiến lược làm giảm nhẹ rủi ro

quyết

Giảm thiểu rủi ro

-Thiếu vốn Vay ngân

hàng, nhờ giúp đỡ từ bạn bè

Ước tính trước chi phí cần bỏ ra sau

đó xem xét nguồn vốn hiện tại của công ty, hoặc mời gọi nhà đầu tư

Cần có chuyên viên kĩ thuật xem xéttrước khi lắp đặt và những rủi ro có thể xảy ra

- Thiết kế Tiến hành Bản thảo thiết kế cần gửi cho khách

không đúng

yêu cầu

khách hàng

thiết kế lại hàng tham khảo, nếu khách hàng

đồng ý mới tiến hành lắp đặt

Cần nói cho nhân viên biết về an toàn lao động, các biện pháp giảm thiếu tai nạn xảy ra, tập trung khi lắpđặt Cần yêu cầu nhân viên chăm sóc sức khỏe của mình, khám sức khỏe định kỳ,mua bảo hiểm cho nhân viên

Ta cần liên hê với nhà cung cấp quen thuộc, đa dạng về sản phẩm

- Nhà cung

cấp giao

hàng trễ

Gia hạn thêm thời gian với khách hàng, xin lỗi khách hàng

không

thuận lợi

khi thời tiết tốt, hoặ có thểlàm vào ban đêm để kịp tiến độ

trước khi kí hợp đồng để gia hạn vớikhách hàng

3 Sẽ xáo trộn dự án Có thể gây ra nguy hiểm cho công việc

của giám đốc dự án

2 Nguồn lực phụ quan trọng về thời gian và chi phí sẽ được

yêu cầu về hoàn tất dự án Nhà tài trợ sẽ cần điều khiển

1 Dự án sẽ bị chậm trễ vẫn có thể hoàn tất với các nguồn lực

phụ vừa phải,giám đốc dự án có thể điểu khiển với sự trợ giúp của nhà tài trợ

• Bảng mức độ rủi ro

• Ma trận rủi ro

trọng

Tổng(Khảnăng X mứctrầm trọng)

1 Biểu đồ ganit chart

2 Biểu đồ resource sheet

3 Biểu đồ tracking ganit