Đề cương kĩ năng văn phòng

Câu 1: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 2 Câu 5: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý nhà nước? 4 Câu 2: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng. nội dung tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì? 5 Câu 6: các bước tiến hành một cuộc họp, hội nghị bất kì. 7 Câu 3: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày cách phân loại thông tin? 10 Câu 4: công tác văn thư có ý nghĩa như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? nội dung công tác văn thư gồm những hoạt động gì? 14

Kü N¡NG V¡N PHßNG

ĐỀ 1

Câu 1: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.

1,khái niệm văn phòng có thể hiểu theo các cách khác nhau: văn phòng

là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo cỏc cơ quan thẩm quyền chung hoặc quy mụ lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì cú văn phòng hành chính

văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị đú

văn phòng còn được hiểu là nơi làm việc cụ thể của những người có choc vụ, có tầm cỡ như: nghị sỹ, tổng giám đốc, giám đốc …

văn phòng là một dạng hoạt động trong cơ quan, tổ chức trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, tức là những công việc liên quan đến công tác văn thư

2, nghiên cứu về văn phòng chúng ta cần đề cập đến các chức năng

nhiệm vụ của nó đối với cơ quan tổ chức:

tham mưu tổng hợp và hậu cần.

chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng

và thủ trưởng cơ quan trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham vấn cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan để có thể

tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề

thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết

từ đó có thể thấy được mối quan hệ giữa tổng hợp và tham vấn và trên thực tế sự tách bạch hai nôị dung này là điều không cần thiết

chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện,

thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị

ngày nay, người ta càng khẳng định vai trò của văn phòng đối với hoạt động của cơ quan tổ chức vai trò càng được khẳng định thì nhiệm vụ đặt

ra cho các văn phòng càng phức tạp hơn, đa dạng hơn về cơ bản chúng

ta có thể thấy văn phòng có các nhiệm vụ chủ yếu

-xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện

chương trình đó, bố trí sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, 6 tháng, năm của cơ quan

-thu thập, xử lí, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trưởng

thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm

về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

-thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, giải quyết các văn thư, tờ trình của các đơn vị và các cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ trình đó

-tổ chức giao tiếp đối nội đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với các

cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung

-lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, sự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và quyết định của thủ trưởng

-mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan

-tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo vệ an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp lễ nghi khánh tiết, thực hiện công

tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.

-thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng, chỉ đạo

và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn

vị chuyên môn khi cần thiết

cho đến nay, văn phòng là bộ phận bị "phàn nàn" về nhiều vấn đề tình trạng nhân viên văn phòng kiêm nhiệm trình độ, năng lực chưa tương xứng với yêu cầu ngày càng cao đối với công tác văn phòng còn phổ biến từ đó văn phòng chưa phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo

cơ quan tổ chức điều hành công việc chức năng hậu cần được thực hiện chưa có hiệu quả còn lãng phí, thiếu khoa học, lúng túng trong bố trí sử dụng quản lý các phương tiện, điều kiện vật chất của cơ quan, tổ chức

Câu 5: tài liệu lưu trữ là gì? vài trò của tài liệu lưu trữ trong quản lý nhà nước?

Tài liệu lữu trữ: là những vật mang tin dưới dạng giấy vải, vỏ cây,

da thú hoặc dưới dạng hình ảnh, âm thanh được hình thành trong qúa trình hoạt động của cơ quan, cá nhân tiêu biểu có ý nghĩa chính trị kinh

tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất định

Theo những mục đích và giáp độ tiếp cận khác nhau chúng ta có những tài liệu lưu trữ không giống nhau Cách tiếp cận chung những tài liệu lưu trữ có thể chia thành các loại:

- Tài liệu hành chính là loại tài liệu phổ biến nhất

- tài liệu kỹ thuật là tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu khoa học, sản xuất của các cơ quan hoạt động khoa học, kinh doanh sản xuất gồm: tài liệu thiết kế, chế tạo máy, thiết kế xây dựng, tài liệu khí tượng thuỷ văn, trắc địa, thăm dò mỏ, địa chính

- tài liệu phim ảnh, ghi âm: loại tài liệu này gồm âm bản dương bản của các cuốn phim, băng ghi hình, băng ghi âm có giá trị được bảo quản thống kê bằng phương pháp riêng, vì tài liệu này được chế tác bằng vật liệu riêng biệt

- tài liệu văn hoá, nghệ thuật: loài tài liệu này bao gồm các bản thảo, các bản nháp, các tác phẩm văn học nghệ thuật và các tài liệu khác

về văn hoá nghệ thuật có giá trị

- tài liệu của cá nhân, gia đình dòng họ có giá trị như tài liệu lưu trữ quốc gia đó là tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ hình thành nên hoặc thu thập hoặc do cá nhân, gia đình, dòng họ đã tặng

hoặc bán cho các cơ quan lưu trữ

tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà

nước

- tài liệu lưu trữ là nguồn cung cấp các thông tin, kinh nghiệm quản lý đã hình thành qua các giai đoạn cho quản lý nhà nước khắc

phục những sai lầm trong quản lý

- tài liệu lưu trữ là căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, giải quyết các công việc hàng ngày trong hoạt động quản

lý

- tài liệu lữu trữ là bằng chứng xác thực để đánh giá hoạt động của các cơ quan, các cá nhân trong thực tiễn quản lý nhà nước

ĐỀ 2

Câu 2: tại sao phải tổ chức lao động khoa học trong văn phòng nội dung tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là gì?

Tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc nghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà

nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao.

"đối với một tổ chức nếu lao động được tổ chức khoa học thì sự lãnh đạo có tồi nhất thì thiệt hại vẫn là nhỏ nhất" với ý nghĩa chung đó việc

tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là cần thiết và tất yếu

ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là

những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý

chung diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất

người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy được vai trò chức năng có được vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản

lý người ta cho rằng tổ chức lao động văn phòng là vấn đề không thể không quan tâm cần phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng tạo

công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng

-thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ, công chức

-nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công chức

-thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn

vị nói riêng và của toàn cơ quan nói chung

-xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ -đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc

-làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ

cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt động thực tế cho thấy ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân viên trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm

và yêu cầu đối với công việc cũng như đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt từ đó, năng suất lao động, quản lý sẽ được nâng cao hơn

Câu 6: các bước tiến hành một cuộc họp, hội nghị bất kì.

Các bước tiến hành một cuộc họp:

I. xác đinh và chuẩn bị cuộc họp

II. tiến hành chính thức cuộc họp

III. giám sát, kiểm tra và giải quyết các vấn đề thuyết minh theo nghị quyết của cuộc họp

I. Xác định và chuẩn bị cuộc họp

1. Lựa chọn mục đích, nhiệm vụ của cuộc họp

- Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức

- Mục tiêu, kế hoạch đề ra cho tổ chức, chủ trương, kế hoạch của cấp trên

- Tình hình thực tế : khả năng về hân sự, trag thiết bị và kinh phí, điều kiện ngoại cảnh

- Bài học kinh nghiệm đã có, dự đoán tương lai

2. Lựa chọn thành phần tham dự cuộc họp

- Là những cá nhân có thẩm quyền, có khả năng giải quyết vấn đề của cuộc họp

- Là những thành ơhaanf ngoài quy định có lý do chính đáng

Thành phần của cuộc họp:

- Chủ tọa cuộc họp

- Thành phần tham dự chính thức

- Thư kí của cuộc họp

- Khách mời, thành phần phục vụ của cuộc họp ( cps thể có hoặc không )

3. Lựa chọn tên cuộc họp

- Đặt tên theo thành phần cuộc họp : họp BCH đội, họp ban chỉ huy chi hội mở roogj

- Đătj theo tính chất thường quy, k thường quy của cuộc họp : ban chỉ huy chi hội bất thường

- Đặt tên theo cách phối hợp các hình thức trên

4. Lựa chọn thời gian, địa điểm cuộc họp: đảm bảo phù hợp điều kiện các thành phần tham dự và khả năng tổ chức

5. Chuẩn bị về nội dung cuộc họp

- Xem xét tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc họp: các điều kiện khách quan tới cuộc họp

- Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết một vấn đề, phân tích rõ ưu điểm và nhược điểm của từng phương án

- Trao đổi, xin ý kiến, hội ý vs các cá nhân có trách nhiệm hoặc liên quan trực tiếp mang tính quyết định tới kết quả cuộc họp

- Dự kiến chương trình, diễn biến cuộc họp, cách lấy ý kiến phù hợp

vs điều kiện của cuộc họp và đặc điểm thành phần cá nhân từng thành phần tham dự ( nếu có thể )

- Dự đoán và đưa ra các biện pháp khắc phục những tình huống

ngoài ý muốn

- In ấn, lập danh sách thành phần tham dự cuộc họp, viết giấy mời ( nếu có )

II. Tiến hành chính thức cuộc họp

1. Mời hoặc gửi giấy mời

- Khi đã thực hiện đầy đủ nội dung bước một

- Nội dung ghi rõ time, địa điểm, thành phầ, mục đích, nhiệm vụ cuộc họp

- Tránh thay đổi nội dung trong giấy mời

2. Đón tiếp đại biểu

- Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước time để dốn tiếp đại biểu

- Có thể ủy thác ch người đủ thẩm quyền đón tiếp đại biểu

3. Tuyên vố lí do, nêu yêu cầu, hiệm vụ của cuộc họp, giới thiệu thành phần tham dự ( đã mời nhũng ai, có ai, vắ ai, có lý do

K có lý do ), chương trình làm việc của cuộ c họp

4. Nêu và xin ý kiến về yêu cầu nhiệm vụ của mỗi thành phàn tham dự cuộc họp

- Trình bày các vấn đề cuộc họp giải quyết, có 2 cách :

• Trình bày tổng thể các nội dung cần giải quyết

• Trình bày, bàn bạc, thống nhất từng phần vệc của cuộc họp

• Rà soát lại các phần việc của cuộc họp, nếu đã hoàn thành thì

có thể kết luận cuộc họp

• Kết luận tùng phần việc

• Kết luận toàn bộ

• Nội dung thông nhất thuộc về đa số ý kiến tán thành

• Phầ việc chưa thống nhất, chưa bà bạc cũng đc thể hiện ở kết luận

• Xin ý kiến cuộc họp về kết luận

• Thư ký đọc công khai biên bản cuộc họp, biên bản dc thông qua nếu 100% ý kiến tán thành

• Giám sát, kiểm tra giair quyết các vấn đề phát sinh theo nghị quyết cuộc họp

• Tiến hành sau khi cuộc họp tiến hành chính thức

• Thực hiện nghị quyết phải đảm bảo, trường hợp đặc biệttcần nghiên cứu, lấy ý kiến tập thể nếu không đúng vs nghị quyết

• Đảm bảo 1 cá nhân trong tổ chức không được thực hiện tùy tiện, tùy tiện thay đổi những nội dung đã được thống nhất trong cuộc họp

ĐỀ 3

Câu 3: thông tin có vai trò như thế nào trong hoạt động quản lý nhà nước? trình bày cách phân loại thông tin?

Thông tin trong thời đại ngày nay được coi là nhân tố quyết định mọi

sự thắng lợi trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức

Khái niệm "thông tin" là một khái niệm được hiểu từ nhiều góc độ khác nhau ở mỗi góc độ thông tin có một nội hàm riêng, đặc trưng

riêng dưới góc độ quản lý nhà nước thông tin được quan niệm là một tập hợp nhất định các thông tin, thông báo khác nhau về các sự kiện xảy

ra trong hoạt động quản lý và trong môi trường bên ngoài có liên quan đến hoạt động quản lý đó, về những thay đổi thuộc tính của hệ thống quản lý và môi trường xung quanh nhằm kiến tạo các biện pháp tổ chức các yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian và thời gian đối với các khách thể quản lý

thông tin trong quản lý có vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước:

-bảo đảm cho các quyết định quản lý hành chính nhà nước có đầy đủ căn

cứ khoa học có tính khả thi, là yếu tố quyết định đối với vấn đề chất lượng quyết định nhà nước

-thông tin quản lý rất đa dạng trong đó thông tin pháp lý chiếm một vị trí đặc biệt-hành lang pháp lý cho quản lý nhà nước nó là những thông tin

bổ sung và nâng cao chất lượng của kiểm tra trong quản lý nhà nước -xét về hiệu quả, sử dụng thông tin trong quản lý nhà nước gắn liền với hiệu quả của quản lý nó cho thấy năng lực, tính khoa học của quản lý trong thực tiễn

thông tin có vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý nhà nước để xử

lý tốt các thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin, cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin một cách khoa học việc phân loại thông tin có thể dựa trên các tiêu chí

1 phân loại theo kênh tiếp nhận

-thông tin có hệ thống, thông tin có hệ thống là những thông tin được cập nhật theo những chu kỳ, hệ thống định sẵn loại quy định thông tin này có đặc điểm là thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc biểu mẫu thống nhất là tuyệt đại đa số là cấp dưới gửi lên cấp trên

-thông tin không hệ thống là những thống tin không định kỳ, được cập nhật ngẫu nhiên không có dự kiến trước về thời gian cũng như về nội dung diễn biến của sự kiện thường liên quan đến những việc bất ngời xảy ra không thể lường trước được trong quá trình hoạt động song đòi hỏi phải có sự can thiệp giải quyết của người nhận tin

2.phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin

-thông tin tra cứu là những thông tin đến cho người quản lý những nội dung tài liệu có tính quy ứơc, những căn cứ, những kinh nghiệm cho sự hoạt động quản lý của họ

-thông tin báo cáo là những thông tin về tình hình các sự kiện, các hoạt động đã và đang xảy ra liên quan đến đối tượng bị quản lý nhằm đảm bảo điều kiện cho họ chủ đông xử lý đúng đắn và kịp thời tình hình thực