đề cương Kỹ năng văn phòng

KỸ NĂNG VĂN PHÒNG Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ VP? 2 Câu 2: tại sao fải tổ chức LĐ hợp lí trong VP? 4 Câu 3: thông tin có vai trò ntn trong HĐ qli’ Nhà nước? cách Ploai thông tin? 6 Câu 4: Ctac văn thư có ý nghĩa ntn trong HĐ qly nhà nước? ND của ctac văn thư? 7 Câu 5: Tài liệu lưu trữ là j? vai trò TLLT trong qli nhà nước? 8 Câu 6: trình bay các bước tổ chức 1 cuộc họp, hội nghị bki? 10

PHOTO NGÂN SƠN

KỸ NĂNG VĂN PHÒNG

PHOTO NGÂN SƠN

Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ VP?

• Khái niệm: VP là:

Nơi làm việc mà ở đó xảy ra các HĐ đối nội, đối ngoại

1 bộ máy giúp việc cho thủ trưởng CQ trong ctac lđạo chỉ đạo, đhành đúng chức năng của CQ đó ở các CQ lớn đgl VP, ở các CQ nhỏ đgl p` hành chính

Nơi làm việc cụ thể của những ng có chức vụ tầm cỡ, như: thử tướng, tổng

bí thư,…

1 dạng HĐ của CQ tổ chức trong đó, diễn ra các việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại VB, giấy tờ

1 bộ máy đhành tổng hợp của CQ, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lí

&tổng hợp thông tin, pvu cho sự điều khiển của lđạo, đảm bảo ĐK vchat,

kĩ thuật cho HĐ chung của toàn CQ, tổ chức đó

• Chức năng:

Tham mưu tổng hợp: - Tham mưu bao hàm ND tham vấn

- Tổng hợp: thu thập, thống kê, xử lí thông tin pvu cho HĐ qly

Hậu cần: - Thực hiện các cviec sắp xếp, bố trí p` làm việc, cấp phát các trang TBi, Cbi tài chính-VPP, qly các trang TBi, các tài sản cđịnh trong VP`, qly VPP

• Nhiệm vụ:

PHOTO NGÂN SƠN

Tổng hợp, XD các Khoạch chg trình ctac of CQ & đôn đốc thực hiện các Khoạch, chg trình đó Bố trí sắp xếp các chg trình làm việc hàng tuần,hàng tháng, hàng quí (6 tháng/năm)

Thu thập, xử lí, qly & tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình HĐ of các đvị trong CQ Đề xuất các kiến nghị, các biện pháp pvu sự chỉ đạo, đhành của thủ trg?

Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thử trg? & chịu trách nhiệm về tính pháp lí, kĩ thuật soạn thảo VB? Của CQ ban hành

Thực hiện ctac văn thư,lưu trữ Giải quyết các văn thư, tờ trình of các đvị

cá nhân theo qui chế của CQ

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp Cq tổ chức trong ctac thư từ, tiếp dân và giữ vai trò là chiếc cầu nối giức CQ tổ chức mình vs các CQ, tổ chức #, cũng như vs Nhân dân nchung

Lập Khoạch tài chính, dự toán kin phí hàng năm,hàng quí Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo Kế toán hàng quí háng năm; chi trả tiền lương, tiền thg?, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ of nhà nước & theo qđịnh của thủ trg?

Mua sắm các trang Tbi XD cơ bản, XD sửa chữa qlis cơ sở, vchat, kĩ thuất, phg tiện làm việc của CQ, đảm bảo các yx cầu hậu cần cho HĐ & ctac của CQ

Tổ chức & thực hiện ctac y tế, BVSK, BV an toàn CQ Tổ chức pvu các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện ctac lễ tân, tiếp khác 1 cách Khọc văn minh

PHOTO NGÂN SƠN

Thường xuyên kiện toàn bộ máy, XD đội ngũ công chức trong VP`, từng bc’ HĐH ctac hành chính VP`, chỉ đạo & hg’ dẫn nghiệp vụ VP` cho VP` cấp dưới hay các đvi chuyên môn khi cần thiết

Câu 2: tại sao fải tổ chức LĐ hợp lí trong VP?

tổ chức lao động khoa học trong văn phòng có thể được hiểu là việc nghiên cứu và áp dụng các biện pháp tổng hợp, các phương tiện hợp lý nhằm tạo điều kiện cho cán bộ đơn vị hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ của mình với thời gian ngắn nhất, chi phí ít nhất nhưng hiệu quả quản lý nhà nước được đảm bảo và không ngừng nâng cao

ở một góc độ cụ thể hơn, thân thiết hơn tổ chức lao động khoa học trong văn phòng sẽ phát huy được trình độ năng lực của các cơ quan, tổ chức và giúp giải quyết được mối quan hệ giữa cơ quan tổ chức và công chức viên chức tốt nề nếp, kỷ cương khoa học của văn phòng sẽ là những tiền đề quan trọng, cần thiết để hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt và đạt được hiệu quả cao trên thực tế việc tổ chức lao động khoa học trong văn phòng đem lại nhiều ý nghĩa hết sức thiết thực, tạo tiền đề phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức, giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong giao tiếp nhận xử lý chuyển tải thông tin phục vụ cho sự phát triển của cơ quan tổ chức, tăng cường khả năng sử dụng các nguồn lực, thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng, nâng cao năng suất lao động cho cơ quan tổ chức trong điều kiện của công cuộc đổi mới hiện nay

về công tác văn phòng vấn đề hiệu quả được đưa lên hàng đầu thì tổ chức lao động khoa học trong văn phòng được coi là hiến pháp thích hợp nhất

PHOTO NGÂN SƠN

người ta đã nói đến vấn đề phát triển bền vững đối với các tổ chức trong thời đại ngay nay chính vì lẽ đó để cơ quan hành chính phát huy được vai trò chức năng có được vị trí xứng đáng trong hệ thống chủ thể quản lý người ta cho rằng tổ chức lao động văn phòng là vấn đề không thể không quan tâm cần phải được tiến hành thường xuyên, năng động và sáng tạo công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cũng không nằm ngoài những yêu cầu về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan hành chính nói chung, theo đó tổ chức lao động văn phòng

-thường xuyên trang bị, hoàn thiện và nâng cao trình độ chuyên môn hành chính cho cán bộ, công chức

-nghiên cứu, đánh gía các ảnh hưởng của môi trường xã hội đối với hoạt động của cơ quan, đời sống, tâm tư và nguyện vọng của cán bộ, công chức

-thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo nâng cao tinh thần, thái độ làm việc của cán bộ, công chức, điều hoà quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên nhằm đảm bảo tổ chức có hiệu quả công việc của đơn vị nói riêng và của toàn cơ quan nói chung

-xây dựng và triển khai thực hiện có hiệu quả các kế hoạch trên cơ sở phối hợp, phát huy vai trò chức năng của các bộ phận trong đơn vị, tận dụng hết những khả năng sáng tạo trong điều hành và thực thi công vụ

-đảm bảo đầy đủ và sử dụng triệt để có hiệu quả các công cụ và phương tiện làm việc

-làm tốt và luôn luôn hoàn thiện đổi mới công tác văn thư - lưu trữ

PHOTO NGÂN SƠN

cơ sở để tổ chức lao động khoa học trong văn phòng là quy chế hoạt động thực tế cho thấy ở những nơi quy chế được xây dựng tốt nghĩa là các quy định phù hợp với thực tế, với thẩm quyền được giao thì ở đó việc điều hành có nhiều thuận lợi trái lại ở các đơn vị không có quy chế hoặc quy chế được xây dựng qua loa thì ở đó việc tổ chức điều hành công việc luôn gặp khó khăn khi đã có quy chế tốt,… mỗi cán bộ nhân viên trang cơ quan

sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc trong cơ quan sẽ xác định rõ trách nhiệm, công việc mình phải làm và yêu cầu đối với công việc cũng như đối với bản thân để phấn đấu thực hiện tốt từ đó, năng suất lao động, quản

lý sẽ được nâng cao hơn

Câu 3: thông tin có vai trò ntn trong HĐ qli’ Nhà nước? cách Ploai thông tin?

• Vai trò: - Chúng là những qui phạm PL& những điều đc nhận thức, ghi nhận từ thực tiễn cần tổ chức thu thập xử lí để tạo cơ sở cho việc lựa chọn các phương án hành động, ban hành các qđinh qli

Thông tin trong lĩnh vực qli Nhà nước là cơ sở khoa học đảm bảo tính pháp lí, thự hiện đúng đg lối csach, đảm bảo tính hiệu quả cho qli nhà nước thông tin càng đầy đủ càng đc thu thập, xử lí 1 cách khoa học, kịp thời, chính xác vs đầy đủ mọi yếu tố quan trọng đc xem xét giải quyết trong 1 yếu tố tổng thế vs đầy đủ các yếu tố XH Cùng vs sự tham gia của các pp toán học thì thông tin càng có cơ sở khoa học chặt chẽ và phù hợp vs QL ptrien? Khách quan, tạo sự thúc đẩy 1 cách hiệu quả các hoạt động, cviec của nhà nước

• Phân loại:

PHOTO NGÂN SƠN

Theo tính hệ thống: - TT có hthong’: là những TT xhien theo chu kì nhất định

- TT ko có hệ thống: là những TT xhien bki, rời rạc

Theo lính vực: kinh tế- ctri- Vhoa- Xh…

Theo tính chất, ND, thời đ?:

- TT quá khứ: là những TT lquan đến sviec đã xảy ra trong QK

- TT hiện hành: là những TT đã đc ban ra & đang áp dụng

- TT dự báo

Theo gtri nguồn tin: - TT chính thức và TT ko chính thức

Theo quan hệ qli’: TT từ cấp trên gửi cấp dưới,…

Theo hình thức biểu đạt TT: TT văn bản và TT phi VB?

Câu 4: Ctac văn thư có ý nghĩa ntn trong HĐ qly nhà nước? ND của ctac văn thư?

• Ý nghĩa:

Đảm bảo việc cung cấp, kịp thời, đầy đủ những TT cần thiết pvu các

nhiệm vụ qli’ điều hành, các cviec ch.môn of mỗi CQ, tổ chức nchung Góp p` giải quyết các cviec của CQ, tổ chức đc nhanh chóng, cxac, năng suất, chất lượng đúng csach, đúng chế độ; giữ gìn bí mật QG, hạn chế bệnh quan liêu, giấy tờ

Đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi mặt chứng cử của CQ tổ chức

PHOTO NGÂN SƠN

Ctac văn thư có nề nếp đảm bảo việc giữ gìn…tạo ĐK tốt cho ctac lưu trữ, nguồn bổ sung TLLT chủ yếu là văn thư

XD& ban hành VB: thảo VB, duyệt VB, sửa chữa bổ sung bản thảo đã duyệt Ktra pháp chế VB trc khi kí, ban hành & kí VB

Qli’ Vb & các TL #: qli’ & giải quyết VB đến, qli’ Vb đi

Qli & sử dụng con dấu trong CQ: thực hiện đúng theo ng.tắc đóng dầu và chế độ qli’ các TL trong CQ

Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của CQ

Câu 5: Tài liệu lưu trữ là j? vai trò TLLT trong qli nhà nước?

• TLLT: là bản gốc, bản chính or bản sao có gtri pháp lí of những TL

có gtri đc lựa chọn từ trong toàn bộ khối TL đc hình thành trong QTrinh HĐ of các CQ, tổ chức & cá nhân, đc bảo quản trong các kho lưu trữ pvu mục đích ctri, kinh tế, khoa học, XH… của toàn bộ XH

• Vai trò:

Trong lĩnh vực chính trị

+ Tài liệu lưu trữ dùng để làm bằng chứng chứng minh chủ quyền quốc gia, giải quyết các xung đột về biên giới lãnh thổ; làm sáng tỏ các chủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước về tôn giáo, dân quyền

+ Tố cáo tội ác chiến tranh

+ Bảo vệ an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội

PHOTO NGÂN SƠN

Trong lĩnh vực kinh tế

Sử dụng tài liệu lưu trữ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế (dài hạn và ngắn hạn)

Sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ tìm kiếm, khai thác tài nguyên

khoáng sản

Sử dụng tài liệu lưu trữ để sửa chữa, nâng cấp các công trình xây dựng Trong lĩnh vực văn hoá – xã hội

Tài liệu lưu trữ là cứ liệu đáng tin cậy để thế giới công nhận và xếp hạng nhiều di sản văn hoá có giá trị

Tài liệu lưu trữ để tổ chức triển lãm giới thiệu quá trình hình thành và phát triển của các địa danh du lịch nổi tiếng

Tài liệu lưu trữ được dùng để thiết kế bối cảnh, làm phục trang về

những bộ phim lịch sử

Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin đáng tin cậy để nhà nươc giải quyết chế độ cho những người có công, những đối tượng xã hội khác

Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu Hàng ngày, hàng giờ các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các

cơ quan, tổ chức phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để hoạch định các chương trình, kế hoạch và ban hành các quyết định quản lý cho phù hợp Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động

PHOTO NGÂN SƠN

Câu 6: trình bay các bước tổ chức 1 cuộc họp, hội nghị bki?

• Chuẩn bị cho cuộc họp

- Xác định mục tiêu và những kết quả mong đợi

- Xác định chủ đề và cách thức tốt nhất để thảo luận cho mỗi chủ đề

- Tạo ra một chương trình được mô tả cẩn thận, về:

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc Thời gian là tiền bạc, do đó phải lên kế hoạch một cách khôn ngoan

+ Xác định địa điểm họp

+ Danh sách những người tham gia và khách mời

+ Danh sách về vai trò của người tham gia và mong đợi gì từ họ Điều này

sẽ cho phép họ thu thập tất cả các dữ liệu cần thiết để mang đến cuộc họp + Chuẩn bị cấu trúc thảo luận để giới hạn mục đích, chủ đề và định hướng cuộc họp

- Chuyển trước chương trình đó cho những người tham gia có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp

- Làm cho mọi cuộc họp là một sự kiện để học hỏi: kết hợp sự sáng tạo và đào tạo vào chủ đề tham gia bằng việc sử dụng sách, người phát ngôn, băng video Mọi người tham dự sẽ dành thời gian của họ cho bạn, vì thế bạn phải mang lại cho họ điều gì đó

- Sử dụng các công cụ và hoạt động để làm cho cuộc họp hiệu quả và vui vẻ, tiếp thêm sinh lực

• Chuẩn bị nơi họp

- Chọn nơi họp tiện nghi, đủ lớn và phục vụ cho mục đích

- Tạo ra bầu không khí ấm áp và thu hút

PHOTO NGÂN SƠN

- Mang lại sự mới mẻ phù hợp

- Có những phương tiện hỗ trợ và phương tiện học tập phù hợp

- Luôn luôn tạo ra một số điều khác biệt và mới mẻ dù nhỏ Làm cho họ vui khi họ đến

• Phân công người ghi chép biên bản về

- Những người tham dự

- Các vấn đề được thảo luận

- Các quyết định chính

- Các nhiệm vụ:

+ Ai cần để thực hiện nhiệm vụ - liệt kê các nhóm và các thành viên bên ngoài

+ Thời gian bắt đầu và kết thúc của nhiệm vụ

+ Những điều nào mà họ cần thực hiện

Các cuộc họp ở các tổ chức thường bị phàn nàn là không hiệu quả và lãng phí thời gian Để giảm bớt những lời phàn nàn, người tổ chức cuộc họp có vai trò rất quan trọng

• Bắt đầu cuộc họp

PHOTO NGÂN SƠN

- Truyền đạt về mục đích và kết quả mong đợi với tất cả những người tham gia

- Làm rõ thành phần tham dự và các cuộc trao đổi được mong đợi

- Thiết lập các quy định:

+ Thời gian nghỉ giải lao giữa cuộc họp và kết thúc

+ Các thành viên sẽ được lắng nghe như thế nào

+ Các xung đột sẽ được giải quyết như thế nào

+ Mỗi thành viên được mong đợi những gì

+ Các chủ đề bí mật

• Điều khiển cuộc họp

- Làm rõ và vạch ra những ý kiến chủ chốt

- Hỏi những quan điểm khác, bảo vệ những ý kiến mới

- Sử dụng kỹ thuật vận dụng trí tuệ tập thể

- Hỏi những câu hỏi cởi mở để khuyến khích các đóng góp

- Giữ tập trung vào các ý kiến, không phải vào người nói

- Phân công cụ thể các bước tiếp theo thông qua cuộc họp

- Tập trung vào các chủ đề chương trình Đừng lan man chủ đề

Các chương trình có giá trị quan trọng, nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hoặc lăng mạ những người có tham dự nhưng bỏ về giữa chừng trong giờ nghỉ giải lao

PHOTO NGÂN SƠN

Tiếp tục

- Thu thập thông tin và tài liệu từ cuộc họp Chắc rằng mọi người đều được lắng nghe

- Để mọi người mang đến nội dung, bạn hướng dẫn cho tiến trình

- Thừa nhận và tăng cường những sự đóng góp có tính xây dựng

- Sử dụng chương trình để theo dõi hoạt động

- Làm cho cả nhóm nhận thức về vị trí của họ trong quy trình

- Tóm tắt các điểm chính từng giai đoạn và hỏi sự đồng tình

- Giúp các nhóm tiến tới sự đồng thuận và đi đến kết luận

• Bế mạc

- Giúp các nhóm xác định các bước tiếp theo

- Xem lại các nhiệm vụ tiếp theo đã được phân công Chắc rằng mỗi người đều biết bổn phận của họ Chắc rằng mọi người sẽ đi từ "họp" đến "làm"

- Kết luận bằng việc tóm tắt lại việc thực hiện của nhóm

- Cảm ơn các thành viên vì sự tham gia và đóng góp của họ

• Sau cuộc họp

- Đánh giá cuộc họp Điều gì hiệu quả? Điều gì cần phải cải thiện?

- Lên kế hoạch sau cuộc họp

PHOTO NGÂN SƠN

- Sử dụng các ghi chép của thư kí, tạo ra một tài liệu mô tả rõ ràng về cuộc họp Sử dụng các lời nhận xét, các câu hỏi, lời phê bình và các quan điểm

để nâng cao chất lượng của các tài liệu

- Phân phát các tài liệu cho tất cả những người tham gia và những người chủ chốt trong tổ chức

- Giám sát sự tiến bộ của các hoạt động sau đó