Chức Năng Tổ Chức Quản Trị Học

TỔ CHỨC Tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm một người quản lý với quyền hạn và chức năng cần thiết để giám sát nó và tạ

CHƯƠNG VI

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

TỔ CHỨC

 Tổ chức là làm những gì cần thiết

để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

TỔ CHỨC

 Tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động

cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm một người quản lý với quyền hạn và chức năng cần thiết để giám sát nó và tạo điều kiện cho sự liên kết

ngang và liên kết dọc trong cơ cấu của

doanh nghiệp

tiêu chiến lược của tổ chức.

CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

MỤC TIÊU CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

 Tạo một môi trường nội bộ thuận lợi cho

mỗi cá nhân, mỗi bộ phận trong tổ chức phát huy được năng lực và nhiệt tình của mình, đóng góp tốt nhất vào việc hoàn

thành mục tiêu chung của tổ chức

NGUYÊN TẮC CỦA TỔ CHỨC QUẢN TRỊ

 Thống nhất chỉ huy

 Nguyên tắc hiệu quả

 Nguyên tắc cân đối

 Nguyên tắc linh hoạt

CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Cơ cấu tổ chức là một hệ thống chính thức về các

mối quan hệ vừa độc lập vừa phụ thuộc trong tổ chức

CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 Phân chia con người và các nguồn lực khác cho

các hoạt động

2 Làm rõ trách nhiệm của các nhân viên

(Bản mô tả công việc, sơ đồ cơ cấu tổ chức, mối quan hệ quyền hành)

3 Nhân viên biết được những điều gì đang kỳ

vọng ở họ thông qua các quy tắc, thủ tục và các tiêu chuẩn công việc

4 Thiết kế các tiến trình thu thập và đánh giá

CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Các khâu quản trị

 Các cấp quản trị

 Các quan hệ quyền hành

PHÂN CẤP QUẢN TRỊ

 Phân cấp quản trị là sự phân chia

quyền hay ủy thác bớt quyền hành của nhà quản trị cấp trên cho các

nhà quản trị cấp dưới

MỤC ĐÍCH PHÂN CẤP QUẢN TRỊ

nhanh chóng và phù hợp với những yêu cầu biến động của tình hình thực tế

cấp cao

CÁC CẤP QUẢN TRỊ

(Hàng dọc)

QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CƠ SỞ

QUẢN TRỊ VIÊN CẤP TRUNG GIAN

QTV CAO CẤP

QUAN HỆ QUYỀN HÀNH

 Quyền hạn trực tuyến

 Quyền hạn tham mưu.

 Quan hệ chức năng.

QUYỀN HẠN TRỰC TUYẾN

 Quyền hạn trực tuyến là quyền

hạn cho phép nhà quản trị ra quyết định và giám sát trực tiếp đối với cấp dưới

QUYỀN HẠN THAM MƯU

 Bản chất của mối quan hệ tham mưu là cố vấn.

 Chức năng của bộ phận tham mưu là điều tra

khảo sát, nghiên cứu, phân tích và đưa ra những

ý kiến tư vấn cho những nhà quản trị trực tuyến

mà họ chịu sự quản lý trực tuyến.

TẦM HẠN QUẢN TRỊ

 Tầm hạn quản trị là số lượng nhân

sự mà một quản trị viên có thể trực tiếp chỉ huy một cách hữu hiệu

 Đối với những hoạt động mang tính chất

khó khăn phức tạp: 2 – 3 nhân viên

TẦM HẠN QUẢN TRỊ TẦNG NẤC TRUNG GIAN TRONG DOANH NGHIỆP

 Giả sử một doanh nghiệp có 4.096 nhân

viên Bạn hãy tính số cấp quản trị trong

doanh nghiệp với 2 phương án:

– PA1: Tầm hạn quản trị là 4

– PA2: Tầm hạn quản trị là 6

 Nếu bạn là giám đốc doanh nghiệp bạn sẽ

chọn phương án nào? Tại sao?

TẦM HẠN QUẢN TRỊ LÀ 4 TẦM HẠN QUẢN TRỊ LÀ 8

1 4 16 64 256 1.024 4.096 nhân viên

1 8 64 512 4.096 nhân viên

BẠN CHỌN PHƯƠNG ÁN NÀO?

 PA1 sử dụng số lượng nhà quản trị nhiều

hơn so với PA2

TẦM HẠN QUẢN TRỊ RỘNG

 Số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều

khiển một cách hữu hiệu cao

 Số nhân viên có mối quan hệ báo cáo với cấp trên

nhiều, nhưng số cấp quản trị ít

TẦM HẠN QUẢN TRỊ HẸP

Số lượng nhân viên mà nhà quản trị có thể điều khiển một cách hữu hiệu thấp

Số thuộc cấp có mối quan hệ báo cáo với cấp trên là ít nhưng số lượng cấp quản trị nhiều

ĐIỀU KIỆN ÁP DỤNG TẦM HẠN QUẢN TRỊ RỘNG

 Nhà quản trị có đầy đủ năng lực

 Cấp dưới có trình độ làm việc khá

 Công việc của cấp dưới ổn định

 Công việc được lập kế hoạch

 Công việc ít thay đổi

NHỮNG YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

TẦM HẠN QUẢN TRỊ

 Năng lực và trình độ chuyên môn

nghiệp vụ của nhà quản trị và nhân viên

 Tính chất công việc của nhân viên

 Phạm vi rõ ràng của các tiêu chuẩn và

nguyên tắc

BIỆN PHÁP GIA TĂNG TẦM HẠN QUẢN TRỊ

 Nâng cao năng lực, trình độ chuyên môn

 Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn

kỹ thuật, tay nghề cho công nhân viên

 Quan tâm áp dụng tiến bộ KHKT, đổi mới

công nghệ sản xuất.

QUYỀN HÀNH TRONG QUẢN TRỊ

 Quyền hành là năng lực cho phép nhà

quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo sự chỉ đạo của nhà quản trị

Quyền hành là quyền ra quyết định và hành động

KHI NÀO THÌ NHÀ QUẢN TRỊ

CÓ ĐẦY ĐỦ QUYỀN HÀNH?

 Sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ

 Cấp dưới thừa nhận quyền đó là chính đáng

 Bản thân nhà quản trị có khả năng và các

đức tính cần thiết khiến cấp dưới tin tưởng

- QUYỀN HÀNH - TINH THẦN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

Nhân viên

QUYỀN HÀNH

Nhà quản trị

Ép buộc, đe dọa

Làm việc với tinh

Làm việc thiếu nhiệt tình

LÀM THẾ NÀO ĐỂ NHÂN VIÊN LÀM VIỆC NHIỆT TÌNH, QUAN TÂM ĐẾN LỢI ÍCH

CHUNG CỦA DOANH NGHIỆP

hành một cách nhẹ nhàng, trong tinh thần hợp tác vì mục tiêu chung

QUYỀN LỰC TRONG TỔ CHỨC

 Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập

trong hoạt động dành cho mọi người để tạo

ra khả năng sử dụng những quyết đoán của

họ thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra các chỉ thị

TẬP QUYỀN

Tập quyền là xu hướng tập trung quyền lực ra quyết định trong một cơ cấu

tổ chức

PHÂN QUYỀN

Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong cơ cấu

một tổ chức

Trong những trường hợp nào nhà quản trị

không nên phân quyền?

• Nhân viên thiếu kinh nghiệm

• Tốn nhiều thời gian để giải thích công việc hơn là tự mình làm

• Lỗi mà nhân viên mắc phải có thể như là một chi phí

ỦY QUYỀN

Uỷ quyền là giao phó quyền hạn và

trách nhiệm cho người khác

TÁC DỤNG CỦA ỦY QUYỀN

 Giải phóng bớt được khối lượng công việc

cho nhà quản trị cấp cao

 Khuyến khích phát triển những nhà quản

trị chuyên nghiệp

 Việc ủy quyền có thể dẫn đến một không

khí cạnh tranh trong nội bộ tổ chức

 Tăng cường quyền chủ động cho các nhà

quản trị cấp dưới

NGUYÊN TẮC ỦY QUYỀN

 Không được ủy quyền vượt cấp

 Không thu nhỏ trách nhiệm người ủy quyền

 Người được ủy quyền có đầy đủ thông tin

 Tự giác không áp đặt

 Kiểm tra trong quá trình thực hiện ủy quyền

QUÁ TRÌNH ỦY QUYỀN

 Bước 1: Xác định kết quả mong muốn

 Bước 2: Giao nhiệm vụ

 Bước 3: Giao quyền hạn – trách nhiệm

 Bước 4: Kiểm tra theo dõi việc thực hiện ủy quyền

QUYỀN HÀNH – QUYỀN LỰC

 Quyền hành gắn liền với một công việc,

một chức vụ hợp pháp trong tổ chức.

 Quyền lực liên quan đến khả năng một cá

nhân ảnh hưởng đến các quyết định.

Quyền lực là quyền đi đôi với vị trí của cá nhân trong tổ chức và chỉ là phương tiện

QUYỀN HÀNH

QUYỀN LỰC

Trung tâm

quyền lực

Cấp bậc quyền

hành

CHUYÊN MÔN HOÁ

BỘ PHẬN

 Bộ phận là một người hoặc một nhóm

người được phân công kết hợp với nhau

để thực hiện những công việc cụ thể

nhằm hòan thành mục tiêu chung của tổ

PHƯƠNG PHÁP PHÂN CHIA BỘ PHẬN

 Theo tầm hạn quản trị

 Theo thời gian

 Theo chức năng trong doanh nghiệp

 Theo địa lý

 Theo sản phẩm

 Theo khách hàng

PHÂN CHIA BỘ PHÂN THEO TẦM HẠN QUẢN TRỊ

PHÂN CHIA BỘ PHÂN

PHÂN CHIA BỘ PHÂN THEO TẦM HẠN QUẢN TRỊ

Đối với các doanh nghiệp có tầm hạn quản trị hẹp

 Kiểm tra, giám sát chặt chẽ

 Lưu thông nhanh giữa cấp trên và

Đối với các doanh nghiệp có tầm hạn quản trị rộng

 Cấp trên buộc phải phân chia

quyền hạn

 Tình trạng quá tải ở cấp trên dễ dẫn đến ách tắc các quyết định

PHÂN CHIA BỘ PHẬN

THEO THỜI GIAN

 Một trong những hình thức phân chia bộ phận

lâu đời nhất thường được sử dụng ở các cấp

thấp trong tổ chức là việc nhóm gộp các hoạt động theo thời gian (theo ca, theo kíp,…)

 Hình thức phân chia này thường được áp dụng

ở những đơn vị phải hoạt động liên tục để khai thác công suất máy với hiệu quả cao hơn

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP

 Phân chia bộ phận theo chức năng của

doanh nghiệp là việc nhóm gộp các hoạt

động cùng chuyên môn thành các bộ phận chức năng

 Nguyên tắc chung của việc phân chia bộ

phận theo chức năng: Doanh nghiệp có bao nhiêu chức năng thì hình thành tương ứng

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO CHỨC NĂNG CỦA DOANH NGHIỆP

Ưu điểm Nhược điểm

 Đảm bảo được sự thi

hành các chức năng chủ

yếu

 Sử dụng được kiến thức

chuyên môn sâu của các

chức năng trong công tác

quản trị

 Những mục tiêu, lợi ích cao nhất của tổ chức có thể bị những mục tiêu lợi ích chức năng lấn át

 Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản trị

 Việc phân chia bộ phận theo địa lý là

phương pháp nhóm các hoạt động trong

một khu vực hay địa dư và giao cho một

giám đốc khu vực lãnh đạo

 Phương thức này được áp dụng khi doanh

nghiệp hoạt động trên địa bàn khá rộng và kinh doanh sản phẩm giống nhau

 Doanh nghiệp chọn cách phân chia này khi

các đặc điểm, tập quán địa phương là quan

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO VỊ TRÍ ĐỊA LÝ

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO VỊ TRÍ ĐỊA LÝ

Ưu điểm Nhược điểm

và những vấn đề địa

phương

lược và chương trình hoạt

động theo đặc điểm và nhu

cầu của thị trường cụ thể

quyết định và kiểm tra một cách tập trung

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM

N H A N S U S AN X U AT

M AR K E TIN G TA I C H IN H

B AN G IA M D O C

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM

 Phân chia bộ phận theo khách hàng là lập

nên các bộ phận chuyên doanh theo từng loại sản phẩm

 Phương pháp phân chia bộ phận theo sản

phẩm được áp dụng đối với các doanh

nghiệp khi:

– Sản phẩm và kinh doanh nhiều sản phẩm

– Các sản phẩm có quy trình công nghệ sản xuất

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO SẢN PHẨM

 Nâng cao được trình độ

chuyên môn hóa trong

sản xuất kinh doanh

 Tạo điều kiện nâng cao

chất lượng sản phẩm,

năng suất lao động, cải

tiến mẫu mã sản phẩm

 Trùng lắp giữa các bộ phận trong tổ chức, phát sinh nhiều chi phí

 Có thể phát sinh sự tranh giành nguồn lực giữa các bộ phận sản xuất

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG

N H A N S U M A R K E T IN G

S A N X U A T T A I C H IN H

D O A N H N G H IE P L O N D O A N H N G H IE P V U A & N H O C A N H A N

B A N G IA M D O C

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG

 Việc phân chia bộ phận theo khách hàng

phản ánh sự quan tâm của doanh nghiệp đối với các yêu cầu khác biệt của từng loại

khách hàng

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO KHÁCH HÀNG

 Có thể không sử dụng hết năng lực, trình độ và lao động chuyên môn hóa theo các nhóm khách hàng

 Khó kết hợp những nhu cầu khách hàng trái ngược nhau

PHÂN CHIA BỘ PHẬN THEO QUY TRÌNH SẢN XUẤT

B A N G I A M D O C

PHÂN CHIA BỘ PHẬNTHEO QUY TRÌNH SẢN XUẤT

 Phân chia bộ phận theo quy trình sản xuất

những máy móc thiết bị sản xuất có những chức năng giống nhau gộp thành một bộ phận

 Các bộ phận này thường lấy tên theo tên

máy móc thiết bị, quy trình sản xuất như phân xưởng tiện, phân xưởng khoan, …

PHÂN CHIA BỘ PHẬNTHEO QUY TRÌNH SẢN XUẤT

 Rất thích hợp trong điều

kiện sản xuất các sản phẩm

thường xuyên đòi hỏi thay

đổi mẫu mã, hình thức

 Tạo điều kiện chuyên môn

hóa, nâng cao chất lượng gia

 Đường di chuyển của các chi tiết sản phẩm vòng vèo, đòi hỏi khả năng điều phối cao của nhà quản trị

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CHUYÊN MÔN HOÁ BỘ PHẬN

Đặc điểm tổ chức Chuyên môn hoá bộ phận

Quy mô nhỏ  Chức năng

Toàn cầu  Vị trí địa lý

Phụ thuộc nhu cầu khách hàng  Khách hàng

Khách hàng tiềm năng đa dạng  Sản phẩm

Chuyên môn hoá thiết bị  Sản phẩm

Cần chuyên môn hoá kỹ năng  Chức năng

MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

 Mô hình cơ cấu trực tuyến

 Mô hình cơ cấu chức năng

 Mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng

 Mô hình cơ cấu ma trận

MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN

Q UAN DO C XUO NG 1 Q UAN DO C XUO NG 2 Q UAN DO C XUO NG 3

PHO G IAM DO C SAN XUAT

CHI NHANH 1 CHI NHANH 2 CHI NHANH 3

PHO G IAM DO C KINH DO ANH

G IAM DO C

 Mô hình cơ cấu trực tuyến là mô hình tổ

chức trong đó mỗi người cấp dưới nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp của mình

MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN

NGUYÊN LÝ XÂY DỰNG

CƠ CẤU TRỰC TUYẾN

 Mỗi người cấp dưới chỉ có một thủ trưởng

cấp trên trực tiếp

 Mối quan hệ trong cơ cấu trực tuyến được

thiết lập theo chiều dọc

 Công việc quản trị được tiến hành theo

tuyến

MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN

Ưu điểm Nhược điểm

 Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ

MÔ HÌNH CƠ CẤU CHỨC NĂNG

GIÁM ĐỐC

 Mô hình cơ cấu chức năng là mô hình cơ

cấu tổ chức trong đó nhân viên được tập trung thành đơn vị căn cứ theo sự tương đồng về công việc về chức năng

MÔ HÌNH CƠ CẤU CHỨC NĂNG

NGUYÊN LÝ XÂY DỰNG

MÔ HÌNH CƠ CẤU CHỨC NĂNG

 Việc quản trị được thực hiện theo

chức năng

 Các đơn vị chức năng có quyền chỉ

đạo các đơn vị trực tuyến

MÔ HÌNH CƠ CẤU CHỨC NĂNG

gia giỏi

trị phải có kiến thức toàn

MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG

 Mô hình cơ cấu trực tuyến-chức năng là

mô hình cơ cấu hỗn hợp của hai loại cơ cấu trực tuyến và chức năng

 Đơn vị chức năng chỉ tham mưu cho nhà

quản trị cấp cao chứ không có quyền chỉ đạo

 Nhà quản trị trực tuyến được toàn quyền

MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG

MÔ HÌNH CƠ CẤU TRỰC TUYẾN - CHỨC NĂNG

Ưu điểm Nhược điểm

 Tạo điều kiện thuận lợi cho

sự phối hợp hoạt động để

hoàn thành mục tiêu chung

 Đảm bảo sự thích nghi theo

yêu cầu của khách hàng

nhưng vẫn tiết kiệm được chi

phí

 Thường xảy ra mâu thuẫn giữa các đơn vị trực tuyến với các đơn vị chức năng

 Chậm đáp ứng với các tình huống đặc biệt

MÔ HÌNH CƠ CẤU

MÔ HÌNH CƠ CẤU

TỔ CHỨC THEO MA TRẬN

 Cơ cấu tổ chức theo ma trận cho phép thực

hiện cùng lúc nhiều dự án, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau

 Theo cơ cấu ma trận ngòai người lãnh đạo

theo tuyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo dự án, đề

MÔ HÌNH CƠ CẤU

TỔ CHỨC THEO MA TRẬN

 Đây là cơ cấu tổ chức linh

và các bộ phận

 Cơ cấu ma trận đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn

 Phạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ