Chức Năng Điều Khiển Trong Quản Trị Học

 Chức năng điều khiển hướng tới các hoạt động hướng tới các hoạt động hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc, động viên và thúc đẩy những thành viên trong tổ chức làm việc với hiệu quả cao để

CHƯƠNG VII

CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN

NỘI DUNG CHƯƠNG VII

 Quản trị nhân sự trong tổ chức

 Động viên tinh thần làm việc của nhân viên

 Lãnh đạo – Phong cách lãnh đạo

CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN

HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ

CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

 Chức năng điều khiển hướng tới các hoạt động

hướng tới các hoạt động hướng dẫn, đào tạo, đôn đốc, động viên và thúc đẩy những thành viên trong tổ chức làm việc với hiệu quả cao để

đạt được mục tiêu đã đặt ra của tổ chức

CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN

QUẢN TRỊ NHÂN SƯ

 Tuyển dụng nhân viên

 Đào tạo, huấn luyện nhân viên

 Phát triển nghề nghiệp

TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN

 Tuyển dụng nhân viên là quá trình

kiểm tra, trắc nghiệm, phỏng vấn và ra quyết định tuyển dụng một cá nhân vào làm việc theo đúng yêu cầu công

việc mà tổ chức đã đề ra

QUÁ TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN

 Xác định nhu cầu tuyển dụng

 Tuyển mộ ứng viên

 Tuyển chọn ứng viên

 Ra quyết định tuyển dụng

 Hướng dẫn nhân viên mới hội nhập

môi trường làm việc

XÁC ĐỊNH NHU CẦU TUYỂN DỤNG

Có thực sự cần tuyển dụng nhân viên mới?

Doanh nghiệp

mở rộng quy mô

Doanh nghiệp Sản xuất Sản phẩm mới

Nhân viên

bị buộc thôi

việc

Nhân viên đến tuổi nghỉ hưu

Nhân viên xin đi học

Nhân viên

xin nghỉ việc

?

XÁC ĐỊNH NHU CẦU TUYỂN DỤNG THỰC TẾ

Vị trí

khuyết thiếu

nhân viên

Thực sự Cần tuyển Nhân viên

Các giải pháp Thay thế

Xác định nội dung Công việc cần tuyển nhân viên

Giờ phụ trội Hợp đồng gia công Nhân viên tạm thời Mướn nhân viên của hãng khác

HỢP ĐỒNG GIA CÔNG

 Doanh nghiệp ký hợp đồng với các doanh

nghiệp khác sản xuất cho mình

 Việc sắp xếp trên đều có lợi cho cả đôi bên

trong một thời gian dài.

GIỜ PHỤ TRỘI

 Giờ phụ trội: Làm thêm giờ (overtime)

 Áp dụng khi doanh nghiệp sản xuất vào

mùa cao điểm hoặc ký được hợp đồng

ngắn hạn, …

 Nhược điểm:

 Doanh nghiệp phải chi ra nhiều hơn và nhận lại ít hơn

(chi phí nhân công cao hơn, chi phí giờ công lao động phụ trội thường cao gấp 1,5 đến 2 lần giờ công lao động bình thường)

 Công nhân sẽ mệt mỏi và thiếu nhiệt tình khi trở lại

làm việc bình thường như trước

MƯỚN NHÂN VIÊN CỦA HÃNG KHÁC

 Các công ty nhỏ có thể mướn nhân viên

của các công ty khác.

 Số lượng của các nhân viên này vẫn nằm

tại các công ty gốc và tiền thù lao của họ được thanh toán tại công ty gốc.

 Nhược điểm:

– Công nhân làm việc không hăng hái

(họ cảm thấy mình không phải là công nhân biên chế)

– Công nhân thường không thành thạo chuyên môn

TUYỂN NHÂN VIÊN TẠM THỜI

 Là một giải pháp giải quyết vấn đề khiếm

dụng nhân công trong các giai đoạn biến

thiên đột xuất

 Khi tuyển nhân viên tạm thời doanh nghiệp

cần làm rõ trong hợp đồng là tuyển người

làm việc trong thời gian ngắn để tránh những tranh chấp đáng tiếc có thể xảy ra.

TIÊU CHUẨN TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN

 Kiến thức

 Kỹ năng

 Kinh nghiệm

 Nhân cách

TIÊU CHUẨN TUYỂN CHỌN

QUẢN TRỊ VIÊN CAO CẤP

 Khả năng phân tích những điểm mạnh,

điểm yếu của tổ chức

 Khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các

mục tiêu

 Khả năng hoạch định chiến lược và chính

sách cho tổ chức

 Khả năng giao tiếp đàm phán

 Khả năng quản trị tài chính

TIÊU CHUẨN TUYỂN CHỌN

QUẢN TRỊ VIÊN CẤP TRUNG GIAN

 Khả năng sắp xếp thứ tự các mục tiêu

 Khả năng tổ chức phân công và phối

hợp các công việc

 Khả năng tổ chức điều hành

 Khả năng giao tiếp

 Khả năng phát triển và đào tạo nhân sự

 Khả năng khuyến khích nhân viên làm

việc

TUYỂN MỘ ỨNG VIÊN

 Tuyển mộ ứng viên là quá trình thu hút

những người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội và lực lượng bên trong

TUYỂN MỘ ỨNG VIÊN

Xác định nguồn tuyển mộ ứng viên

Xác định phương pháp tuyển mộ ứng viên

NGUỒN TUYỂN MỘ

ỨNG VIÊN

 Nguồn tuyển mộ bên trong doanh nghiệp

 Nguồn tuyển mộ bên ngoài doanh nghiệp

NGUỒN TUYỂN MỘ BÊN NGOÀI

Người lao động Việc làmHội chợ

Các tổ chức

xã hội

Trung tâm Dạy nghề

Trung tâm giới thiệu việc làm

PHƯƠNG PHÁP TUYỂN MỘ

Làm thế nào để thu hút được ứng viên?

Thông báo

nội bộ

Tọa đàm với SV, cấp học bổng, tài trợ học phí

Quảng cáo trên TV, đài, báo tạp chí, Internet

TUYỂN CHỌN ỨNG VIÊN

 Tuyển chọn ứng viên là quá trình đánh giá các

ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào những yêu cầu của công việc để tìm được những người phù hợp với các yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ

TỶ LỆ SÀNG LỌC ỨNG VIÊN

 Tỷ lệ sàng lọc thể hiện mối quan hệ về số

lượng các ứng viên còn lại ở từng bước

trong quá trình tuyển chọn và số lượng ứng viên được chấp nhận vào bước tiếp theo

của quá trình tuyển chọn

40 (40%)

8 (20%)

2 (25%)

HỒ SƠ XIN VIỆC

 Sơ yếu lý lịch

 Lý lịch khoa học

 CV (Curriculum Vitae)(Tóm tắt quá trình học

tập, nghiên cứu và làm việc)

 Bản sao các văn bằng, chứng chỉ

 Giấy chứng nhận sức khỏe

 Đơn xin việc (Thư xin việc)

 Thư giới thiệu

SÀNG LỌC HỒ SƠ XIN VIỆC

Thu 1000 hồ sơ

500 hồ sơ đạt yêu cầu

100 hồ sơphỏng vấn

Thu 1000 hồ sơ

100 hồ sơ phỏng vấn

100 hồ sơ đạt yêu cầu

PHƯƠNG PHÁP SÀNG LỌC HỒ SƠ

 Phương pháp tính trọng số

khoảng trống

 Phương pháp xếp hạng

 Phương pháp chấm điểm

PHƯƠNG PHÁP TÍNH TRỌNG SỐ

 Dựa vào thông tin mà ứng viên điền vào

khoảng trống để tính tỉ lệ.

 Mục đích: Dùng để phân tách các biến số

– Đã làm việc ở nơi cũ lâu năm hay ngắn hạn

– Làm việc có năng suất hay ít năng suất

PHƯƠNG PHÁP XẾP HẠNG

 Ứng viên được xếp hạng thứ tự theo mỗi

tiêu chuẩn tuyển chọn

 Nhược điểm của phương pháp xếp hạng

– Khó khăn trong việc xác định mức độ quan trọng của mỗi tiêu chuẩn

– Khó khăn khi có nhiều ứng viên (nhớ chính xác các thông tin để so sánh)

PHƯƠNG PHÁP XẾP HẠNG

Xếp

hạng

Kỹ năng làm việc nhóm

Trình độ học vấn

Kinh nghiệm

PHƯƠNG PHÁP CHẤM ĐIỂM

 Chấm điểm từng ứng viên theo các tiêu

chuẩn xét tuyển

 Thang điểm cho mỗi tiêu chuẩn xét tuyển

được quy định cụ thể, chi tiết

THANG ĐIỂM

1 Không có kinh nghiệm làm việc

2 Có kinh nghiệm làm việc nhưng trong

lĩnh vực không liên quan

3 Có ít hơn 3 năm kinh nghiệm làm việc

trong lĩnh vực tương tự

4 Có trên 3 năm kinh nghiệm làm việc

trong lĩnh vực tương tự

5 Có trên 3 năm đảm nhận vị trí tương

tự trong lĩnh vực tương tự

MẪU THANG ĐIỂM ĐÁNH GIÁ CHO TIÊU CHÍ KINH NGHIỆM LÀM VIỆC

 Không có kinh nghiệm  0

 Đã làm việc cho công ty nước ngoài  2

Trình độ chuyên môn

 Cao học (tài chính, quản trị kinh doanh)  3

 Đại học (kinh tế, tài chính kế toán)  2

TRẮC NGHIỆM SỰ TỰ TIN

Bạn vừa trở về từ cuộc gặp mặt của các giám đốc

kinh doanh khu vực Tại đây, một người đồng

nghiệp đã trình bày một ý tưởng đánh cắp từ bạn Cấp trên của bạn nhìn bạn với ánh mắt ngờ vực vì chính cô ta đã cùng bàn bạc với bạn về các ý

tưởng này vài ngày trước đây

Bạn phải làm gì trong tình huống này đây?

Bạn sẽ đối chất với người bạn ấy ngay bây giờ hay đợi cuộc họp kết thúc, hay giữ im lặng và tự hứa

sẽ giữ kín các ý tưởng của mình từ đây về sau?

a Bạn cảm thấy vô cùng giận dữ vì đây không phải là lần đầu tiên Bạn đã làm lơ quá nhiều, lần này thì không thể nào Bạn giận run người khi lột trần bộ mặt của anh ta trong

cuộc họp Anh ta là một kẻ gian trá và bạn muốn có được lời xin lỗi chính thức trước mặt mọi người.

b Bạn quyết định hành động ngay lập tức, tuy nhiên không phải tại cuộc họp vì điều đó sẽ làm trò cười cho dự luận Ngaysau buổi họp, bạn lập tức liên lạc với sếp, thông báo

sẽ làm sáng tỏ mọi việc Sau đó bạn gửi mail cho người bạn kia, yêu cầu làm rõ ý tưởng bị đánh cắp và lời xác

nhận về chủ sở hữu của nó trong cuộc họp tiếp theo

c Bạn nhìn về phía sếp để yêu cầu giúp đỡ, suy nghĩ một lát, không biết có nên vạch trần mọi việc vào lúc này không Tuy nhiên, bạn quyết định không làm điều này vì có thể sẽ phá hỏng buổi họp và hạ thấp bản thân Ngay sau khi buổi họp kết thúc, bạn lập tức liên hệ với người bạn này để giải quyết sáng tỏ vấn đề này



TRẮC NGHIỆM SỰ TỰ TIN

1 Trong 5 loại sau đây, loại nào có đặc tính ít giống với bốn loại dưới đây

Hành tây  Tỏi  Rau diếp  Nho  Nấm

2 Năm nay Sơn 4 tuổi, tuổi của anh Sơn gấp 3 lần tuổi của Sơn Vậy khi anh của Sơn bao nhiêu tuổi thì tuổi của anh Sơn chỉ còn gấp 2 tuổi Sơn?

1 Số tiếp theo trong dãy số dưới đây là số nào?

15…12…13…10…11…8…?

5 6 7 8 9

2 Nếu DIDIIDID tương ứng với 49499494, thì DIIDIIDD sẽ

tương ứng với số nào ?

PHỎNG VẤN SƠ BỘ

 Mục tiêu: Loại các ứng viên không đủ yêu cầu

 Câu hỏi: Tổng quát (chuyên môn, kinh

nghiệm, …)

 Phỏng vấn thường ngắn (5 – 10 phút)

 Phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại

PHỎNG VẤN SÂU

 Mục đích: Kiểm tra xem ứng viên có thực sự đủ

năng lực, kiến thức, kinh nghiệm đáp ứng được yêu cầu công việc

 Câu hỏi: Câu hỏi mở, chuyên sâu

 Thời gian phỏng vấn : Kéo dài

 Phỏng vấn trực tiếp

TRÌNH TỰ PHỎNG VẤN

 Mở đầu: Giới thiệu thành viên và trình tự phỏng vấn

 Giới thiệu về doanh nghiệp và công việc

 Đặt câu hỏi nhằm làm rõ thông tin trong hồ sơ ứng viên

 Đặt câu hỏi đánh giá khả năng và sự phù hợp của ứng viên

 Ứng viên đặt câu hỏi

 Kết thúc phỏng vấn: Tóm tắt thông tin, hướng dẫn

bước tiếp theo

 Đưa ứng viên đi thăm doanh nghiệp (nếu thích hợp)

NỘI DUNG CÂU HỎI PHỎNG VẤN

1 Nguyện vọng công việc

2 Tình hình công tác hiện tại

TUYỂN CHỌN QUẢN TRỊ VIÊN

 Phương pháp phỏng vấn cá nhân

 Phương pháp “Cái cặp của người lãnh đạo”

 Phương pháp “Hội thảo không có thủ lĩnh”

 Phương pháp “Trò chơi quản trị”

 Phương pháp trình diễn cá nhân

PHƯƠNG PHÁP

CÁI CẶP CỦA NGƯỜI LÃNH ĐẠO

 Giao cho ứng viên một cặp giấy tờ bao gồm

những văn bản tương tự như tài liệu thực của một giám đốc điều hành phải giải quyết hàng ngày

 Yêu cầu ứng viên xử lý các tài liệu dựa trên

kiến thức, kinh nghiệm của mình trước mặt hội đồng tuyển chọn.

 Căn cứ vào kết quả xử lý công việc của ứng

viên hội đồng sẽ lựa chọn được ứng viên tốt nhất

PHƯƠNG PHÁP

HỘI THẢO KHÔNG CÓ THỦ LĨNH

 Tập hợp các ứng viên và tổ chức khóa tập huấn trước khi tuyển chọn

 Phân chia ứng viên thành từng nhóm và giao cho mỗi nhóm một đề tài để thuyết trình nhưng không phân công ai làm

nhóm trưởng

 Nhóm sẽ tự phát hiện người giỏi để đại diện nhóm thuyết trình nhằm đạt được điểm cao cho toàn nhóm.

 Cơ sở của việc ra quyết định tuyển chọn là

dựa vào phương pháp đánh giá chủ quan theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả

đánh giá trắc nghiệm và phỏng vấn của Hội đồng tuyển chọn.

QUYẾT ĐỊNH TUYỂN CHỌN

ĐỊNH HƯỚNG HỘI NHẬP

 Lịch sử hình thành, phát triển và truyền thống của doanh nghiệp

 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

 Các giá trị cơ bản của doanh nghiệp

 Chế độ làm việc

 Công việc hàng ngày cần phải làm và cách thức

thực hiện công việc

 Tiền lương và phương thức trả lương

 Tiền thưởng và các khỏan phúc lợi

 Nội quy, quy định về kỷ luật, an toàn lao động

 Phương tiện làm việc

ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN

MỤC ĐÍCH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN

 Thực hiện công việc

 Cập nhật các kỹ năng, kiến thức mới

 Tránh tình trạng quản lý lỗi thời

 Giải quyết các vấn đề của tổ chức

 Chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý cho tổ chức

 Thỏa mãn các nhu cầu phát triển cho nhân

viên

ĐÀO TẠO TRONG DOANH NGHIỆP

 Đào tạo và huấn luyện nghiệp vụ kỹ

thuật cho nhân viên trong doanh nghiệp.

 Đào tạo quản trị gia trong doanh nghiệp.

ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN

 Đào tạo tại nơi làm việc

– Tổ chức kèm cặp, hướng dẫn tại nơi làm việc

– Luân phiên thay đổi công việc

– Đào tạo theo chỉ dẫn

 Đào tạo ngòai nơi làm việc

– Đào tạo tại các trường dạy nghề

– Phương pháp nghe nhìn

– Phương pháp mô phỏng

– Phương pháp đào tạo theo chủ đề

ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ VIÊN

 Đào tạo quản trị viên trong doanh nghiệp là

quá trình cung cấp các kiến thức , các quan điểm mới cũng như các kỹ năng quản trị để các nhà quản trị tương lai có được kỹ năng quản lý điều hành doanh nghiệp tốt hơn

CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÀO TẠO QUẢN TRỊ VIÊN

 Đào tạo quản trị viên tại nơi làm việc

– Phương pháp kèm cặp tại nơi làm việc

– Phương pháp thực tập luân phiên

– Phương pháp học tập qua hành động

– Phương pháp nghiên cứu theo chủ đề

– Phương pháp đào tạo giám đốc trẻ

 Đào tạo quản trị viên bên ngoài nơi làm việc

– Phương pháp hội thảo

– Phương pháp học tập theo mô hình ứng xử

– Phương pháp đào tạo tại các trường đại học

PHƯƠNG PHÁP HỌC TẬP QUA HÀNH ĐỘNG

 Học viên giành thời gian để thu thập và

xử lý số liệu của công ty khác trong

ngành để phân tích, thảo luận chung giữa các học viên và đưa ra các giải pháp.

 Mục đích của phương pháp nhằm rút ra

bài học kinh nghiệm đồng thời đề xuất

những giải pháp cho doanh nghiệp ứng dụng

PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU THEO CHỦ ĐỀ

 Các nhóm học viên được giao các chủ đề khác nhau kèm theo số liệu thực tế của

doanh nghiệp.

 Học viên sẽ hoạt động theo nhóm, phân

tích số liệu, thảo luận giải pháp và trình bày trước tập thể

 Phương pháp này giúp cho học viên hiểu sâu hơn về tình hình thực tế của doanh

nghiệp đồng thời đây cũng là dịp tốt để

đóng góp ý kiến cho hoạt động của doanh

PHƯƠNG PHÁP TRÒ CHƠI QUẢN TRỊ

 Học viên được cung cấp các thông tin

của thị trường cạnh tranh mô phỏng

của hai hay nhiều doanh nghiệp

 Học viên lần lượt sẽ nhập vai giám đốc

hay tổng giám đốc để đưa ra các quyết định về sản lượng, giá cả, mức tồn

kho, biên chế cho nhân viên, …

 Các học viên khác sẽ theo dõi và tham

gia đóng góp ý kiến

ĐỘNG VIÊN TINH THẦN

LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

ĐỘNG VIÊN

 Động viên là tạo ra sự hăng hái nhiệt tình và

trách nhiệm hơn trong quá trình thực hiện công việc của các nhân viên, qua đó làm cho công việc được hòan thành với hiệu quả cao hơn

ĐỘNG VIÊN TINH THẦN LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN

 Muốn động viên tinh thần làm việc của

nhân viên nhà quản trị phải tạo ra động lực thúc đẩy họ làm việc

M O N G M U O N

T H O I T H U C

H A N H D O N G

S U T H O A M A N

LÀM THẾ NÀO ĐỂ TẠO ĐỘNG LƯC CHO NHÂN

VIÊN

 Giả sử bạn có một công việc sắp đến

hạn phải hoàn tất Bạn biết rằng nếu nhân viên của bạn cố gắng và tập

trung hơn vào công việc hơn thì chắc chắn sẽ hòan thành mục tiêu đúng

hạn

BẠN SẼ CHỌN BIỆN PHÁP NÀO ?

1 Dùng vũ lực, đe dọa

2 Năn nỉ nhân viên

3 Quát mắng nhân viên

4 Khen ngợi nhân viên

5 Khơi gợi những tình cảm tốt đẹp trong họ

6 Nhấn mạnh tầm quan trọng của công việc

7 Cố gắng làm cho công việc hứng thú hơn

8 Nhắc nhở nhân viên về nhiệm vụ

9 Hứa hẹn sẽ thưởng cho nhân viên sau khi hoàn thành mục tiêu

10 Cho nhân viên thấy hậu quả của việc không làm những gì mà bạn muốn họ làm và để tự họ quyết định

ĐỘNG LỰC LÀM VIỆC

 Động lực làm việc là một động lực có ý

thức hay vô thức khơi dậy và hướng hành động vào việc đạt được một mục tiêu mong đợi

NHÀ QUẢN TRỊ - ĐỘNG LƯC LÀM VIỆC

 Nhà quản trị muốn tạo động lực làm việc cho

nhân viên làm việc thì phải làm cho nhân viên muốn làm công việc

 Môi trường làm việc là một yếu tố then chốt

trong việc tạo động lực cho nhân viên

CÁC LÝ THUYẾT VỀ ĐỘNG VIÊN

 Lý thuyết cổ điển

 Lý thuyết tâm lý xã hội

(Lý thuyết quan hệ con người)

 Lý thuyết hiện đại về sự động viên

LÝ THUYẾT HIỆN ĐẠI VỀ SƯ ĐỘNG VIÊN

 Thuyết phân cấp nhu cầu của A.Maslow

 Thuyết E.R.G của Clayton Alderfer

 Thuyết bản chất con người

 Thuyết hai nhân tố của Herzberg

 Những điều gì ảnh hưởng đến ước muốn của

con người khi anh ta nhìn thấy nhiều bánh mì

trong khi dạ dày lại thường xuyên no căng?

 Ngay lập tức những nhu cầu khác “cao hơn”

xuất hiện và những nhu cầu này hơn là cái đói sinh lý, chiếm lĩnh cảm giác và khi đến lượt

những điều này được thỏa mãn, một lần nữa

những nhu cầu mới “còn cao hơn nữa” lại xuất hiện và cứ như thế

A.Maslow – Lý thuyết về động cơ thúc đẩy con người (1943)

THUYẾT NHU CẦU CỦA MASLOW