Chức Năng Hoạch Định Quản Trị Học

NỘI DUNG CHƯƠNGHoạch định Chức năng hoạch định Các loại hoạch định Mục tiêu – Quản trị theo mục tiêu Hoạch định chiến lược - Hoạch định tác nghiệp... TẠI SAO HOẠCH ĐỊNH LẠI QUAN TRỌNG VÀ

CHƯƠNG V

CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH

NỘI DUNG CHƯƠNG

Hoạch định

Chức năng hoạch định

Các loại hoạch định

Mục tiêu – Quản trị theo mục tiêu

Hoạch định chiến lược - Hoạch định tác nghiệp

FORD MOTOR COMPANY

Cuối những năm 70 và đầu những năm 80, công

nghiệp ô tô Hoa Kỳ gặp nhiều khó khăn, chẳng hạn như Ford Motor Company đã bị lỗ trên 2.5 triệu USD trong 2 năm 1980 – 1981

Giá nhiên liệu tăng vào giữa những năm 70 đã mang

lại những ảnh hưởng tai hại cho toàn ngành chế tạo xe hơi Mỹ Sự khan hiếm nhiên liệu vào

năm 1979 thật sự làm đảo lộn nền công nghiệp

xe hơi Mỹ

TẠI SAO FORD MOTOR COMPANY LẠI BỊ LỖ TRONG 2 NĂM 1980-1981

Herry Ford II – Chủ tịch Hội đồng quản trị của Ford

Motor Company đã nhận ra vấn đề chính yếu

là hoạch định kém.

Riêng trong việc đáp ứng với thị hiếu của người tiêu

thụ Mỹ chuyển sang ưa chuộng xe hơi kích thước nhỏ, nhẹ nhàng và tiêu thụ ít nhiên liệu Ford Motor Company đã không chuẩn bị

hoạch định và do đó thất bại trước hãng General Motor.

TẠI SAO HOẠCH ĐỊNH LẠI QUAN TRỌNG VÀ CẦN THIẾT

TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỔ CHỨC

Hoạch định giúp cho tổ chức nhận diện các thời cơ kinh doanh trong tương lai

Hoạch định giúp tổ chức dự kiến trước và tránh khỏi những nguy cơ khó khăn

Hoạch định giúp triển khai kịp thời các chương trình hành động

LỢI ÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

CHI PHÍ CỦA HOẠCH ĐỊNH

Thời gian quản lý

Sự trì hoãn trong việc ra quyết định

HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định là một quá trình ấn định những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện

những mục tiêu đã đề ra.

HOẠCH ĐỊNH

Lựa chọn viễn cảnh, sứ mệnh, mục tiêu chung

Đặt ra mục tiêu cho các bộ phận dựa trên

- HOẠCH ĐỊNH – CHỨC NĂNG CƠ BẢN NHẤT CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỔ CHỨC

CÁC CẤP QUẢN TRỊ - HOẠCH ĐỊNH

QUẢN TRỊ VIÊN CAO CẤP

QUẢN TRỊ VIÊN

CẤP TRUNG GIAN

QUẢN TRỊ VIÊN CẤP CƠ SỞ

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN THUẬT

HOẠCH ĐỊNH TÁC NGHIỆP

CÁC CẤP HOẠCH ĐỊNH

Hoạch định cấp công ty

Hoạch định cấp đơn vị kinh doanh

Hoạch định cấp bộ phận

Chiến lược cấp công ty

•Phân tích môi trường

•Xác định nhiệm vụ, mục tiêu

•Phân tích, lựa chọn chiến lược

•Tổ chức thực hiện chiến lược

•Kiểm soát

•Phân tích môi trường

•Xác định nhiệm vụ, mục tiêu

•Phân tích, lựa chọn chiến lược

•Tổ chức thựchiện chiến lược

•Kiểm soát

•Phân tích môi trường

•Xác định nhiệm vụ, mục tiêu

•Phân tích, lựa chọn chiến lược

•Tổ chức thựchiện chiến lược

•Kiểm soát

Chiến lược cấp đơn vị kinh doanh

Chiến lược cấp chức năng Thông tin

Thông tin

CÁC LOẠI HOẠCH ĐỊNH

MỤC TIÊU

KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP

NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

MỤC TIÊU

MỤC TIÊU

Mục tiêu là những trạng thái, cột mốc mà

tổ chức muốn đạt được trong một

khoảng thời gian nhất định

MỤC TIÊU QUẢN TRỊ

Mục tiêu quản trị là những trạng thái

mong đợi có thể có và cần phải có của hệ thống bị quản trị tại một thời điểm hoặc sau một thời gian nhất

định

MỤC TIÊU – MỤC ĐÍCH

Mục tiêu thường là những mốc

cụ thể, linh động, phát triển từng bước để đạt được mục

đích cơ bản, lâu dài.

PHÂN LOẠI MỤC TIÊU

Mục tiêu định tính – Mục tiêu định

lượng

Mục tiêu ngắn hạn - Mục tiêu dài hạn

MỤC TIÊU ĐỊNH TÍNH – MỤC TIÊU ĐỊNH LƯỢNG

Mục tiêu định tính: Là những mục tiêu

không thể hoặc rất khó đo lường

Mục tiêu định lượng: Là những mục tiêu có

thể đo lường một cách chính xác.

MỤC TIÊU DÀI HẠN

Với mục đích phấn đấu trở thành hãng phân phối

áo sơ mi nữ trên quy mô tòan quốc

Mục tiêu dài hạn phải đề ra là cố gắng mở rộng địa bàn phân phối bằng cách trong

10 năm tới phải đưa hàng tới bán tại tất cả

các tỉnh thành phố trên cả nước

MỤC TIÊU DÀI HẠN

1 Làm cho khách hàng biết đến công ty nhiều hơn thông qua nỗ lực tìm thêm nơi tiêu thụ mới và

chương trình hiện đại hóa

2 Nâng số lượng hàng bán lên mức lợi nhuận cao hơn

3 Tiếp tục đầu tư ở mức hợp lý để đáp ứng các mối quan tâm của xã hội

và góp phần vào sự phồn vinh của các cộng đồng nơi hãng có HĐKD

MỤC TIÊU NGẮN HẠN

1 Lắp đặt hệ thống bảng điện tử, bán hàng tại

tất cả các của hàng của công ty

2 Đầu tư cho hệ thống thông tin điện tử và

mạng công nghệ tiên tiến

3 Thực hiện phương thức kế hoạch hóa tất cả

mặt hàng mới cho phép các cửa hàng tự điều chỉnh để cạnh tranh và đặt hàng theo nhu cầu

4 Mở 20 cửa hàng bách hóa tại các trung tâm

bán hàng của các tỉnh, mở 45 điểm bán hàng theo catalog

5 Hòan thiện các cửa hàng bách hóa và hình

thức bề ngoài hiện đại hơn

MỤC TIÊU DÀI HẠN CÔNG TY NORTHERN TELECOM.INC

1 Đưa ra các loại SP và dịch vụ mới giúp cho các tổ

chức và cá nhân trên TG thông tin liên lạc một cách hữu hiệu

2 Mở rộng quan hệ với khách hàng lớn bao gồm các

công ty điện thoại, các đơn vị và tổ chức sử dụng máy truyền tin và các khách hàng lớn sử dụng dịch vụ

MỤC TIÊU NGẮN HẠN CÔNG TY NORTHERN TELECOM.INC

1 Tăng thu nhập 20% - 25%

2 Đầu tư 10% tổng doanh thu cho công tác

nghiên cứu và phát triển

3 Tiếp tục phát triển mạng số dịch vụ tổng

hợp

4 Tiếp tục nỗ lực chiếm lĩnh các thị trường

mới trong nước

5 Cải thiện sức cạnh tranh về giá thành

CÁC MỤC TIÊU TĂNG TRƯỞNG

Mục tiêu tăng trưởng nhanh

Mục tiêu tăng trưởng ổn định

Mục tiêu tăng trưởng suy giảm

MỤC TIÊU TĂNG TRƯỞNG NHANH

Xử lý rủi ro một cách khôn khéo

Nhà quản trị có kinh nghiệm

Hiểu rõ thị trường

Chọn thị trường mục tiêu và tập trung

nguồn lực cho thị trường mục tiêu

Chiến lược doanh nghiệp phù hợp với mục tiêu Chọn đúng thời điểm thực hiện

TÍNH CỤ THỂ

Một mục tiêu đúng phải là một mục tiêu

cụ thể vì nó định hướng cho các hoạt động của tổ chức trong tương lai

Mục tiêu càng cụ thể thì càng dễ hoạch

định để thực hiện những vấn đề liên quan

– giới hạn thời gian thực hiện

– kết quả cụ thể cuối cùng cần đạt được

TÍNH CỤ THỂ

Đề ra mục tiêu dẫn đầu thị trường trong khi đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp đang chiếm giữ 40% thị phần hay đặt ra mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần.

Bạn biết mình cần phấn đấu chiếm giữ bao nhiêu % thị phần nữa

TÍNH LINH HOẠT

Mục tiêu đề ra phải đủ linh hoạt để có thể điều chỉnh cho phù hợp với những thay đổi cơ hội và nguy cơ của môi trường.

Mức độ linh hoạt của mục tiêu thường

tăng theo mức độ cụ thể của mục tiêu

TÍNH ĐỊNH LƯỢNG

Mục tiêu đề ra phải định ra dưới dạng các chỉ tiêu có thể đánh giá hoặc định lượng (có thể

đo lường được).

Các chỉ tiêu đánh giá sẽ chính là các tiêu

chuẩn để đánh giá, kiểm tra thành tích

Mục tiêu đề ra không đo lường được sẽ khó cho việc đánh giá kết quả thực hiện

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN MỤC TIÊU

• Các điều kiện của môi trường tổng quát

• Các đối tượng hữu quan bên ngoài

MỤC TIÊU

TỔ CHỨC

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG BÊN NGOÀI

NHỮNG THÀNH PHẦN ẢNH HƯỞNG ĐẾN MỤC TIÊU

MỤC TIÊU

Nhân viên

Xã hội Khách hàng

Chủ sở hữu

Khách hàng Giá cả thấp, sản phẩm chất lượng cao, tín dụng dễ dàng, bảo hành tốt, sản phẩm an toàn, thái độ phục vụ tốt

Xã hội Ô nhiễm thấp, phát triển cộng đồng

QUẢN TRỊ BẰNG MỤC TIÊU

Management by Objectives - MBO

Quản trị bằng mục tiêu là cách quản trị

thông qua việc mọi thành viên tự mình

xác định mục tiêu, tự mình quản lý và

thực hiện các mục tiêu mà họ đề ra.

TÁC DỤNG CỦA QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU

Mục tiêu của tổ chức và mục tiêu của cá nhân đạt được

sự thống nhất.

Kích thích tinh thần hăng hái và nâng cao tính trách nhiệm của các thành viên, các bộ phận tham gia vào việc quản trị doanh nghiệp

Tạo điều kiện cho thành viên trong doanh nghiệp có cơ hội phát triển năng lực của mình

MBO giúp nhà quản trị có thể nhận thấy dễ dàng hơn

và rõ hơn các khiếm khuyết trong công tác tổ chức của mình

QUÁ TRÌNH QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU

1 Trình bày những mục tiêu và chiến lược dài hạn

2 Thể hiện những mục tiêu toàn bộ xác định của tổ chức

3 Thiết lập mục tiêu của ngành

4 Đặt những mục tiêu của những công việc cá thể

5 Trình bày những kế hoạch hành động

6 Thực hiện và tiến hành sửa chữa

7 Duyệt xét và tiến tới mục tiêu

ƯU ĐIỂM - MBO

Cung cấp cho nhà quản trị những dữ kiện hoặc mục tiêu để thực hiện hoạch định

Buộc nhà quản trị phải biết chọn các mục tiêu cần ưu tiên thực hiện trong những thời gian

ƯU ĐIỂM - MBO

Giúp cho việc kiểm tra trong doanh nghiệp

được thực hiện dễ dàng và thuận lợi

Tạo điều kiện và cơ hội cho sự thăng tiến, phát huy năng lực của mọi thành viên

Giúp cho các thành viên và các nhà quản trị

hiểu được nhau hơn

Có khả năng nâng cao chất lượng công tác

quản trị và kết quả hoạt động của doanh nghiệp

NHƯỢC ĐIỂM - MBO

Thời gian để xây dựng các mục tiêu thường bị kéo dài do phải họp, trao đổi ý kiến

Các thành viên có xu hướng tập trung vào các vấn đề ngắn hạn trước mắt mà không quan tâm đúng mức tới những vấn đề mang tính dài hạn

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

CHIẾN LƯỢC Strategy - Strategeia

Chiến lược là tập hợp những quyết định và hành động hướng mục tiêu để các năng lực và nguồn lực của tổ chức đáp ứng được những

cơ hội và thách thức bên ngoài

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

Hoạch định chiến lược là thiết kế và lựa chọn những chiến lược phù hợp cho tổ chức

Chiến lược công ty là chiến lược có liên quan đến những vấn đề lớn và dài hạn về ngành kinh doanh mà tổ chức đang hoặc muốn

tham gia và những gì mà tổ chức muốn thực

TIẾN TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

4 Xây dựng các kế hoạch chiến lược để lựa chọn

5 Triển khai kế hoạch chiến lược

6 Triển khai các kế hoạch tác nghiệp

3 Phân tích

những đe dọa và

cơ hội môi trường

2 Đánh giá những điểm mạnh

và điểm yếu của

tổ chức

1 Xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức

XÁC ĐỊNH

SỨ MỆNH VÀ MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC

- BƯỚC 1 -

SỨ MẠNG CỦA TỔ CHỨC

Sứ mạng (mission) là một phát biểu có giá trị lâu dài về mục đích, nó phân biệt tổ chức này với tổ chức khác về triết lý kinh doanh, những nguyên tắc kinh doanh, niềm tin

của tổ chức

Bản sứ mạng kinh doanh tuyên bố lý do tồn

tại của một công ty

SỨ MẠNG

CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC HẬU GIANG

Dược Hậu Giang cam kết cung cấp sản phẩm

và dịch vụ chất lượng cao, đáp ứng tốt

nhất nhu cầu bảo vệ sức khoẻ vì hạnh phúc

của mỗi người”

S M NH WALT DISNEY Ứ Ệ

Làm cho mọi người hạnh phúc

SỨ MỆNH CỦA DELL COMPANY

Trở thành công ty máy tính thành công nhất dựa vào việc cung cấp kinh nghiệm tốt

nhất cho khách hàng trên các thị trường

mình phục vụ

XÁC ĐỊNH

SỨ MỆNH VÀ MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC

Sứ mệnh và các mục tiêu của tổ chức được xác

định thông qua việc trả lời các câu hỏi:

XÁC ĐỊNH

SỨ MỆNH VÀ MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC

Quá trình xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ

chức được phát triển trong suốt quá trình phân tích những đe dọa và những cơ hội của môi trường cũng như quá trình đánh giá những điểm mạnh và những điểm yếu của tổ

chức

ĐÁNH GIÁ

- BƯỚC 2 –

ĐÁNH GIÁ ĐIỂM MẠNH – ĐIỂM YẾU

Đánh giá bao trùm lên toàn bộ các lĩnh vực của tổ chức:

Vị thế cạnh tranh trên thị trường

Kỹ năng quản lý Nguồn nhân lực Năng lực công nghệ Tiềm lực tài chính Năng lực quản trị Trình độ tri thức

ĐÁNH GIÁ ĐIỂM MẠNH – ĐIỂM YẾU

Ba tiêu chuẩn áp dụng để nhận diện những khả năng

chủ yếu của doanh nghiệp:

1 Khả năng có thể tạo ra thêm tiềm năng để mở rộng thị phần

2 Khả năng cốt yếu để có thể đem lại cho khách hàng nhiều lợi ích hơn từ các loại

hàng hóa dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp

3 Khả năng có thể tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mà các đối thủ cạnh tranh không

thể sao chép được.

MA TRẬN ĐÁNH GIÁ CÁC YẾU TỐ BÊN TRONG

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG

MA TRẬN IFE

Bước 1: Lập danh mục các yếu tố thành công then

chốt gồm từ 10 đến 20 yếu tố, bao gồm cả điểm mạnh và điểm yếu.

Bước 2: Phân loại tầm quan trọng từ 0,0 (không quan

trọng) đến 1,0 (rất quan trọng) cho mỗi yếu tố

Sự phân loại này cho thấy tầm quan trọng tương đối của yếu tố đó đối với sự thành công của công ty trong ngành Tổng số các mức độ quan trọng phải bằng 1,0.

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG

MA TRẬN IFE

Bước 3: Phân loại từ 1 đến 4 cho mỗi yếu tố, trong đó: 1

đại diện cho điểm yếu lớn nhất, 2 là điểm yếu nhỏ nhất, 3 là điểm mạnh nhỏ nhất, 4 là điểm mạnh lớn nhất Sự phân loại này dựa trên cơ sở công ty.

Bước 4: Nhân mức độ quan trọng của mỗi yếu tố với

phân loại của nó để xác định số điểm về tầm quan trọng

Bước 5: Cộng tổng số điểm về tầm quan trọng cho mỗi

yếu tố để xác định tổng số điểm quan trọng cho tổ

ĐÁNH GIÁ MA TRẬN IFE

Bất kể ma trận IFE có bao nhiêu yếu tố, tổng số điểm quan trọng cao nhất mà một công ty có thể có là 4,0; thấp nhất là 1,0; trung bình là 2,5

Tổng số điểm lớn hơn 2,5 cho thấy công ty mạnh về nội bộ, nhỏ hơn 2,5 cho thấy công

ty yếu về nội bộ.

VÍ DỤ MA TRẬN IFE

Các yếu tố chủ yếu bên trong quan trọng Mức độ Phân loại quan trọng Số điểm

1 Tinh thần nhân viên thấp 0.22 2 0.44

2 Chất lượng sản phẩm hòan hảo 0.18 4 0.72

3 Lợi nhuận biên cao hơn mức TB ngành 0.10 3 0.30

4 Vốn luân chuyển đang quá cao 0.15 3 0.45

5 Không có cơ cấu tổ chức 0.30 1 0.30

6 Không có lực lượng R D 0.05 2 0.10

PHÂN TÍCH

CƠ HỘI - ĐE DỌA CỦA MÔI TRƯỜNG

- BƯỚC 3 –

Sự đe dọa của các đối thủ cạnh tranh

Quyền thương lượng trả giá của khách hàng

MA TRẬN CÁC YẾU TỐ BÊN NGOÀI

( EFE)

Ma trận các yếu tố ngoại vi tóm tắt và

tổng hợp những cơ hội và nguy cơ chủ

yếu của môi trường bên ngoài tác động

tới doanh nghiệp

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG MA TRẬN EFE

Bước 1: Lập danh mục 10 -20 yếu tố cơ hội

và nguy cơ chủ yếu

Bước 2: Phân loại tầm quan trọng

từ 0,0  1( không quan trọng rất quan trọng)

Bước 3: Xác định trọng số mức độ phản ứng

của mỗi yếu tô (từ 1 - 4 )

Bước 4: Nhân tầm quan trọng với trọng số

 Xác định điểm số của mỗi yếu tố

Bước 5: Cộng tổng số điểm của tất cả các yếu tố

VÍ DỤ MA TRẬN EFE

Yếu tố bên ngoài chủ yếu Mức

quan trọng Phân loại quan trọng Số điểm

1 Tổng lãi suất 0.20 1 0.20

2 Sự di chuyển dân số sang miền Đông 0.10 4 0.40 3.Sự loại bớt các quy định của chính phủ 0.30 3 0.90

4 Chiến lược khuyếch trương của đối thủ

cạnh tranh quan trọng

0.20 2 0.40

5 Điện toán hóa hệ thống thông tin 0.20 4 0.80

Tổng cộng 1.00 2.70

MA TRẬN KẾT HỢP ĐIỂM MẠNH – ĐIỂM YẾU VỚI CƠ HỘI – NGUY CƠ

MA TRẬN SWOT

SWOT là một kỹ thuật để phân tích và xử

lý kết quả nghiên cứu về môi trường, giúp doanh nghiệp đề ra chiến lược một

cách khoa học

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG MA TRẬN SWOT

Bước 1: Liệt kê các cơ hội quan trọng bên ngoài công ty.

Bước 2: Liệt kê các mối đe dọa quan trọng bên ngoài công ty.

Bước 3: Liệt kê các điểm mạnh bên trong công ty.

Bước 4: Liệt kê các điểm yếu bên trong công ty.

Bước 5: Kết hợp điểm mạnh với cơ hội để hình thành

MÔ HÌNH MA TRẬN SWOT

SWOT

O – Cơ hội T – Nguy cơ

S – Điểm mạnh Các chiến lược SO Các chiến lược ST

W – Điểm yếu Các chiến lược WO Các chiến lược WT

CHIẾN LƯỢC SO

Các chiến lược SO sử dụng những điểm

mạnh bên trong của doanh nghiệp để tận

dụng khai thác những cơ hội bên ngoài

Thông thường các tổ chức sẽ theo đuổi chiến lược WO, ST, WT để tổ chức có thể ở vào vị trí mà họ có thể áp dụng các chiến lược SO

CHIẾN LƯỢC ST

Các chiến lược ST sử dụng các điểm mạnh của một công ty để tránh khỏi hay giảm đi ảnh hưởng của những mối nguy cơ đe dọa

từ bên ngoài.

CHIẾN LƯỢC WT

Các chiến lược WT là những chiến thuật phòng

thủ nhằm làm giảm đi những điểm yếu bên trong và tránh khỏi những mối đe dọa của

môi trường bên ngoài

XÂY DỰNG CÁC KẾ HOẠCH CHIẾN LƯỢC

ĐỂ LỰA CHỌN

– BƯỚC 4 –

CÁC LOẠI HÌNH CHIẾN LƯỢC

Chiến lược tăng trưởng tập trung

Chiến lược tăng trưởng bằng con đường hội nhập Chiến lược tăng trưởng bằng cách đa dạng hóa Chiến lược suy giảm

Chiến lược hỗn hợp

Chiến lược hướng ngoại