Chức Năng Điều Khiển Quản Trị Học

CHƯƠNG 7 : CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN  Vai trò của điều khiển trong quản trị  Quá trình tuyển dụng và phát triển nhân viên  Các lý thuyết động viên tinh thần làm việc  Truyền thông và

CHƯƠNG 7 : CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN

 Vai trò của điều khiển trong quản trị

 Quá trình tuyển dụng và phát triển nhân viên

 Các lý thuyết động viên tinh thần

làm việc

 Truyền thông và giải quyết xung đột

I Khái niệm và nội dung của

chức năng điều khiển

1 Khái niệm

• Điều khiển là chức năng liên quan đến vấn đề tuyển dụng và đào taọ, lãnh đạo và động viên nhân viên trong tổ chức nhằm hoàn thành hiệu quả cao các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra của tổ chức

2 Vai trò của chức năng

điều khiển trong quản trị

 Vai trò là nhân tố đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị một tổ chức, các mục tiêu và nhiệm vụ của quản trị chỉ đạt được thông qua con người

 Hiệu quả của quản trị chỉ đạt được nếu huy động được sự nỗ lực, nhiệt tình và tích cực của con người trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, mà sự nỗ lực ấy chỉ có được khi mà nhà quản trị biết điều khiển họ, biết động viên học đúng mức

II Tuyển dụng và đào tạo

nhân viên

• Quản trị con người là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người

1.Tuyển dụng nhân viên

• Để tuyển dụng thực sự đem lại kết quả, , cần tuân thủ một qui trình tuyển dụng khoa học Qui trình bao gồm 4 bước sau đây :

1.1 Xác định nhu cầu nhân

lực của tổ chức

 Để xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức nhà quản trị phải tiến hành phân tích chiến lược phát triển của tổ chức

 Nhà quản trị cũng nên phân tích thêm những thông tin liên quan như triển vọng phát triển hay suy thoái của nền kinh tế, chính trị

1.2 Mô tả công việc và xác định tiêu chuẩn của chức

danh công việc

• Để được lập bảng mô tả công việc hay nhiệm vụ đặ trưng cho chức danh

1.3 Thu thập ứng viên

• Ưùng viên cho một chức danh nhất

định có thể thu thập từ nhiều

nguồn khác nhau

1 Tuyển trực tiếp từ nhân viên đang

làm việc tại tổ chức

2 Từ trung tâm dịch vụ việc làm

3 Quảng cáo

4 Từ các trường

1.4.Tuyển chọn ứng viên

• Những biện pháp thường được sử dụng là nghiên cứu về hồ sơ ứng viên, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nghiệm về trình độ chuyên môn…

2 Đào tạo nhân viên

• Nguồn lực mặc dù được chọn lọc kỹ nhưng nhất thiết phải được đào tạo lại sau những khoảng thời gian nhất định để đổi mới kiến thức , học tập các kỹ năng mới và khả năng nâng cao công việc

• Thực hiện theo 3 giai đoạn :

Thực hiện đào tạo theo

3 giai đoạn

1 Đào tạo khi mới nhận việc

2 Đào tạo trong quá trình làm việc

3 Đào tạo cho công việc tương lai

III Lãnh đạo

• Hiểu biết về lãnh đạo và các phong cách lãnh đạo, biết áp dụng chúng thích hợïp trong từng hoàn cảnh cụ thể có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác của nhà quản trị

1 Các khái niệm

 Lãnh đạo là làm cho công việc được hoàn thành bởi người khác

 Lãnh đạo là chỉ dẫn, điều khiển , ra lệnh và

2 Phân loại phong cách

lãnh đạo

2.1 Phân loại phong cách lãnh

đạo theo mức độ tập trung quyền lực (quan điểm của Kurt Lewin)

1 Phong cách lãnh đạo độc đoán ; đuợc đặ

trưng bởi sự áp đặt của nhà quản trị đối với nhân viên

2 Phong cách lãnh đạo dân chủ : nội dung

của quyết định bị phụ thuộc vào ý kiến đa số của các thành viên trong tổ chức

3 Phong cách tự do : sử dụng rất ít quyền lực

Tạo điều kiện cho cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ thông qua việc cung cấp thông tin và các phương tiện cần thiết khác

2.2 Phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ quan tâm đến công việc và quan tâm đến con người

S3Công việc ít Cong người : nhiều

S2Công việc : nhiều Con người : nhiều

S4 Công việc : ít Con người : ít

S1Công việc : nhiều Con người : ít

cao

Quan tâm đến công việc

2.3 Sơ đồ lưới thể hiện phong cách lãnh

đạo của R.Blake và J.Mouton

Thấp

3.Lựa chọn phong cách lãnh đạo

1 Tuỳ thuộc vào đặc điểm của

nhà quản trị

2 Tuỳ thuộc vào đặc điểm của

nhân viên

3 Tuỳ thuộc vào đặc điểm của

công việc phải giải quyết

VI Động viên

1 Khái niệm động viên

Dẫn tới Đáp ứng

2 Các lý thuyết về động viên

2.1 Thuyết phân cấp các nhu cầu của A Maslow

Tự thể hiện Tự trọng Xã hội

An toàn Sinh lý

2.2 Thuyết E.R.G (Gíao sư

Clayton Alderfer)

1 Nhu cầu tồn tại : gồm các nhu cầu sinh lý và nhu

cầu an toàn

2 Nhu cầu quan hệ: gồm các nhu cầu xã hội và một

phần của nhu cầu tự trọng

3 Nhu cầu phát triển : là nhu cầu được phát triển cá

nhân, bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần của nhu cầu tự trọng

2.3 Thuyết hai nhân tố của

Herzberg

• Những bổ ích cho nhà quản trị :

với những nhóm nhân tố gây nên sự bất mãn của họ

đồng thời cà hai nhóm nhân tố duy trì và động

viên, không nên coi nhẹ bất cứ nhóm nào

Lý thuyết hai nhân tố

Các nhân tố duy trì

Liên quan đến quan hệ giữa

cá nhân và tổ chức, bối cảnh

làm việc hoặc phạm vi công

việc

Các nhân tố động viên Liên quan đến tính chất công việc, nội dung công việc và những tưởng thưởng

Phương pháp giám sát

Sự thách thức của công việc

được thực hiện

nhiệm

Aûnh hưởng của nhân tố Aûnh hưởng của nhân tố

động viên Khi đúng Khi sai Khi đúng Khi sai

(chán nản, thờ ơ…)

Hưng phấn trogn quá trình làm việc(hăng hái hơn, có trách

nhiệm hơn)

Không có sự bất mãn (vẫn giữ

được mức bình

thường)

2.4 Thuyết bản chất của

con người của Mc.Gregor

biếng, thụ động, không muốn nhận trách nhiệm, sẵng sàng chịu sự chỉ huy của người khác

sàng nậhn trách nhệm, thích năng động, sáng tạo và biết tự kiểm soát để hoàn thành mục tiêu

2.5 Thuyết mong đợi của

V.Vroom

1 Mức say mê : giá trị của phần

hưởng khi thực hiện tốt công việc

2 Kỳ vọng đạt được : kết quả công

việc được giao (tính hiện thực)

Động cơ thúc đẩy

= Mức say mê x Kỳ vọng đạt được

V Thoâng tin

1 Vai trò của thông tin và các hình thức thông tin

• Nhà quản trị phải thu thập và phân tích các thông tin

phản hồi tư nhân viên, từ cấp dưới lên

• Thông tin như là máu trong cơ thể sống

Người

gửi

Thông điệp

Mã hoá

Kênh truyền

Giải mã

Người nhận Phản hồi

Nhiễu môi trường

2 Nâng cao hiệu quả của

thông tin trong tổ chức

2.1 Đảm bảo sự cân đối giữa thông tin chính thức va

phi chính thức

1 Thông tin đi từ trên xuống

2 Thông tin từ dưới lên

3 Thông tin theo chiều ngang

2.2 Thiết lập các kênh

thông tin rõ ràng và phù hợp

• Cần phải chú ý các vấn đề sau :

 Tăng sự phản hồi trong thông tin

 Dùng ngôn ngữ đơn giản để

thông tin

 Thông tin đúng lúc, kịp thời

VI Qủan trị xung đột

1 Quan điểm cổ điển cho rằng xung đột là những

biểu hiện lệch lạc, tiêu cực bên trong tổ chức,

2 Quan điểm của khoa học nghiên cứu hành vi thì

cho rằng xung đột là một hiện tượng tự nhiên, nó còn hỗ trợ cho việc kích thích việc sáng tạo, có thể tạo ra nhiều lợi ích cho tổ chức nếu nó được quản lý một cách đúng đắn

Luôn tồn tại 2 loại xung đột

1 Xung đột chức năng

2 Xung đột phi chức năng

Mức độ xung đột vừa đủ sẽ ảnh hưởng đến năng suất của tổ chức

Chương 8 : Chức năng kiểm sóat

• Kiểm soát là gì ? Các nguyên

tắc xây dựng cơ chế kiểm soát

1 Tiến trình kiểm soát

2 Các loại hình kiểm soát

3 Các kỹ thuật kiểm soát

I Khái niệm và các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm

soát

1 Khái niệm

• Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó

2 Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát

1 1 Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế

hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát

2 2.Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu

cầu của các nhà quản trị

3 3 Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu

trọng yếu

4 4 Kiểm soát phải khách quan

5 5 Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không

khí của doanh nghiệp (tổ chức)

6 6 Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm va bảo đảm tính

hiệu quả kinh tế

7 7 Việc kiểm soát phải đưa đến hành động

II Tiến trình kiểm soát

Bước 1 : Xác định các tiêu chuẩn

• Các yêu cầu cần thực hiện

1 Tránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng

hoặc không quan trọng

2 Mang tính chất hiện thực

3 Tránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau

4 Phải có sự giải thích về sự hợp ý của các tiêu

chuẩn đề ra

5 Dễ dàng cho việc đo lường

Bước 2 : Đo lường thành quả

Bước 3 : điều chỉnh các sai lệch

Phát hiện

Sai lệch

Kết quảThực tế

Thực hiện sự điều chỉnh

Đưa ra Chương trình Điều chỉnh

So sánh Với các Tiêu chuẩn

Kết quảMong muốn

Vòng phản hồi của kiểm soát

III Các loại hình kiểm soát

1 Kiểm soát lường truớc

2 Kiểm soát trong khi thực hiện

3 Kiểm soát sau khi thực hiện

Lập kế

hoạch

Thực hiện Kế hoạch

Kết quả đạt được

IV Các công cụ kiểm soát

1 Ngaân quyõ

1.1 Các dạng ngân quỹ

1 Ngân quĩ thu và chi

2 Ngân quĩ về thời gian, không gian, vật liệu và sản

phẩm

3 Các ngân quĩ biểu hiện dưới dạng vật lý

4 Ngân quỹ về tiền mặt

1.2 Kỹ thuật lập ngân quỹ

 Ngân quĩ biến đổi

 Ngân quĩ cơ sở – Zero

 Ngân quĩ lựa chọn và ngân quỹ phụ

2 Kỹ thuật phân tích

thống kê

 Xu thế phát triển của doanh

nghiệp trong quá khứ, những dự báo cho thời gian tới

 Về mối liên hệ giữa các yếu tố

trong quá trình phát triển

 Độ sai lệch so với các tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch …

3 Các báo cáo và phân tích

chuyên môn

4 Quan sát cá nhân