Mô hình quản lý định hướng quá trình

Gần đây, các chuyên gia tư vấn về quản trị thường nói đến cách tiếp cận quá trình trong hệ thống quản lý doanh nghiệp. Vậy lợi điểm của mô hình quản lý này là gì? Liệu nó có thể giúp doanh nghi

Mo hinh quan ly dinh

hướng quá trinh

Gan day, các chuyên gia tư vẫn vê quản trị thường nói đến cách

tiếp cận quá trình trong hệ thông quản lý doanh nghiệp Vậy lợi

điễm của mô hình quản lý này là gì? Liệu nó có thể giúp doanh

nghiệp tăng lợi thế cạnh tranh ngay lập tức so với các mô hình

quản lý truyên thông hay không ?

Nguyên tắc tổ chức quản lý theo mô hình truyền thong hay còn

gọi cách tiếp cận theo hàng dọc là chuyên môn hóa dựa trên chức năng các phòng ban, bộ phận trong công ty và tối ưu hóa

việc sử dụng nguồn lực Trong mô hình này các trưởng bộ phận

kiểm soát nắm rất chắc công việc của phòng, ban mình cũng như các nhân viên hiểu rất sâu về công việc mình đảm trách Và như

vậy chúng ta sử dụng tối ưu các nguồn lực của tổ chức.

Còn nguyên tắc tô chức mới, đang được áp dụng rộng rãi tại Tây

Au và Bắc Mỹ hay còn gọi là cách tiếp cận theo hàng ngang, là

thông qua các quá trình kinh doanh và chú trọng vào giá trị cung

cấp cho khách hàng cũng như giảm tới mức thấp nhất thời gian

sản xuất Theo nguyên tắc mới này, mọi hoạt động của công ty

đều được xem như các quá trình, trong đó quá trình kinh doanh

là chủ đạo, còn các quá trình khác sẽ cung cấp sự lãnh đạo cùng

các nguôn lực cần thiết cho quá trình kinh doanh Đây cũng chính

là điểm chung giữa nguyên tắc tô chức mới và hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 phiên bản 2000: thông qua các quá trình và nhắm tới giá trị cao nhất cho khách hàng, hay nói theo ngôn ngữ

của ISO là mọi hoạt động trong công ty phải luôn định hướng tới

khách hàng Ở đây có thé xuất hiện câu hỏi, vậy theo nguyên tac

thiết kế tổ chức mới (theo hàng ngang) sẽ không còn chú trọng

đến chuyên môn hóa và tối ưu các nguồn lực nữa hay sao? Nếu

như vậy có lãng phí các nguồn lực của doanh nghiệp không?

Những ưu điểm của cách tiếp cận theo hàng ngang

Đề có thê tiếp cận theo hàng ngang với các tương tác ngang và

tương tác chéo giữa các bộ phận nghiệp vụ của các phòng ban,

yêu cầu đối với từng vị trí sẽ rất cao Nhân viên không chỉ phải

nắm vững chuyên môn chính mà còn phải hiểu biết về công việc

các bộ phận khác cùng tương tác với mình Nếu như trước đây chủ yếu chỉ bao gồm tương tác dọc chuyên lên cho cấp cao hơn

hoặc chuyên xuống dưới, thì nay không những vẫn phải báo cáo,

thông tin cho cấp trên trực tiếp mà còn phải tương tác, trực tiếp làm việc với các bộ phận khác Nếu làm được điều này, có nghĩa

là đã rút ngắn được thời gian cung cấp sản phẩm và dịch vụ đến tay khách hàng Và trong thời budi canh tranh khốc liệt như hiện nay, việc rút ngắn thời gian sản xuất hay cung ứng dịch vụ là một lợi thế cạnh tranh rất lớn dé thỏa mãn khách hàng Còn trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000, cách tiếp cận định

hướng tới khách hàng theo quá trình giúp cho việc kiểm soát chất

lượng hệ thống được chặt chẽ hơn, đảm bảo tất cả các quá trình

đều được giám sát và chịu sự kiểm tra của hệ thống Điều này

hướng đến việc nâng cao chat lượng nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng một cách tốt nhất Cốt lõi của vẫn đề chính là ở đây

Điêm yếu ở khâu trao đồi thông tin

Tuy nguyên tắc tổ chức theo hàng ngang có nhiều ưu diém

nhưng không dễ thực hiện chút nào Một trong những điểm dễ gãy nhất của mô hình tỗ chức này là việc trao đổi thông tin Hoặc

là rất dễ rơi vào tình trạng tất cả thông tin đều được chuyên thẳng

lên trên trước khi được chuyên cho các bộ phận liên quan Như vậy, về bản chất, vẫn chỉ là mô hình theo hàng dọc truyền thống

Chỉ đổi mới ở bên ngoài mà thôi, việc này còn làm tốn thời gian

hơn so với mô hình truyền thống căn bản Hoặc là cấp trưởng bộ phan mat sự kiểm soát khi thông tin không được thông qua và

nếu sự việc diễn ra ngoài khả năng của các bộ phận bên dưới thì

khi được phát hiện có thé đã quá trễ, chỉ còn cách xử lý sự cô dé

giảm thiểu hậu quả

Các việc cân làm

Đề thực hiện được mô hình tổ chức theo quá trình này, việc đầu

tiên cần làm là phải xây dựng được hệ thống cũng như quy trình

truyền tin hay cách thức quản trị thông tin trong nội bộ doanh

nghiệp Một trong những công cụ hữu hiệu thường được các

công ty lớn áp dụng là hệ thống mạng máy tính phân quyền

(mạng LAN), hệ thông e-mail nội bộ và hệ thống quản trị các

nguồn lực ERP Một điểm cân lưu ý là hệ thống chỉ là phần cứng,

là công cụ, còn chính yếu vẫn là con người và các quy trình

truyền thông tin, báo cáo Một trong những ứng dụng của mô

hình tổ chức theo quá trình là hoạt động của các dự án, các ủy

ban lién chtc nang (Cross functional committee) trong doanh nghiép.

Hoạt động của các dự án trong công ty chính là cách tiếp cận

theo quá trình với đích nhắm đến là thời gian và hiệu quả sau cùng Tuy vậy trong thực tế nhiều mô hình dự án này thất bại và lại phải quay về mô hình truyền thống do các thành viên dự án

chưa đủ năng lực hay chưa đủ tầm Khi năng lực non yếu, các thành viên dự án không đủ can đảm quyết định hoặc chân chừ

giữa việc tự quyết hay gửi vẫn đề đó lên cho cấp trên Nếu cấp

trên can dự vào quá nhiều, dự án sẽ không còn đúng nghĩa là dự

án nữa, nó đã trở thành mô hình truyền thống theo hang doc mat rồi Con néu chan cht sẽ dẫn đến mất thời gian, không đạt được

mục đích tối thiêu hóa thời gian sản xuất của mô hình tô chức

này Đây là điều mà nhà quản lý hay lãnh đạo doanh nghiệp phải

cân nhắc xem xét khi thiết kế tổ chức Như vậy, vân dé là chọn

lựa mô hình nào phù hợp với hoàn cảnh doanh nghiệp và môi

trường kinh doanh Hãy bắt đầu từ các chiến lược kinh doanh

dựa trên các ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp mình, vạch ra

các quá trình mà doanh nghiệp cần thực hiện trong quá trình tạo

ra sản phẩm và sau đó là mô hình tổ chức dé thực hiện các quá

trình này Ngoài yếu tố môi trường kinh doanh, mô hình phù hợp

cho doanh nghiệp là mô hình có tính đến đội ngũ cán bộ hiện có

và dự tính sẽ có

Cuối cùng, bất cứ mô hình nào cũng đều cần đến con người,

nhất là những mô hình tiên tiến với những yêu cầu rất cao về

trình độ chuyên môn và quản lý Hãy luôn chăm lo đào tạo và thu

hút đội ngũ cán bộ cho doanh nghiệp - đó chính là mẫu chốt của

thành công.