Luận văn thạc sĩ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp chế biến gỗ trên địa bàn tỉnh Bình Định

Thông tin và truy n thông .... Chu trình chi phí .... Chu trình doanh thu ..... Môi tr ng ki m soát... Ng i bên ngoài có th cung c p nh ng thông tin quan tr ng cho các... Chu trình chi p

B GIÁO D CăVẨă ẨOăT O



PH M TH LAI

HOÀN THI N H TH NG KI M SOÁT N I B

T I CÁC DOANH NGHI P CH BI N G TRÊN

B GIÁO D C VÀ ẨOăT O



PH M TH LAI

HOÀN THI N H TH NG KI M SOÁT N I B

T I CÁC DOANH NGHI P CH BI N G TRÊN

L IăCAMă OAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên c u c a riêng tôi

Các s li u, k t qu nêu trong lu n v n là trung th c và ch a t ng đ c ai

công b trong b t k công trình nào khác

Tác gi lu n v n

Ph m Th Lai

M C L C

TRANG PH BÌA

TRANG PH BÌA

DANH M C CÁC KÝ HI U, CÁC CH VI T T T

DANH M C CÁC B NG BI U

DANH M C CÁC HÌNH V

DANH M C CÁC PH L C

M U 1

CH NGă1:ăT NG QUAN V H TH NG KI M SOÁT N I B 6

1.1 Khái quát v ki m soát n i b 6

1.1.1 L ch s hình thành và phát tri n 6

1.1.2 Các khái ni m v ki m soát n i b 8

1.2 Các b ph n c u thành h th ng ki m soát n i b theo COSO 1992 9

1.2.1 Môi tr ng ki m soát 9

1.2.2 ánh giá r i ro 12

1.2.3 Ho t đ ng ki m soát 15

1.2.4 Thông tin và truy n thông 15

1.2.5 Giám sát 17

1.3 Ki m soát n i b đ i v i m t s chu trình ch y u trong doanh nghi p s n xu t, ch bi n 18

1.3.1 Chu trình chi phí 18

1.3.2 Chu trình s n xu t 23

1.3.3 Chu trình doanh thu 27

K T LU NăCH NGă1 32

CH NGă2:ăTH C TR NG V H TH NG KI M SOÁT N I B

BỊNHă NH 33

2.1 T ng quan v các doanh nghi p ch bi n g trênăđ a bàn t nhăBìnhă nh 33 2.1.1 Quy mô c a ngành g 33

2.1.2 Ế đi m s n xu t, ch bi n c a ngành g 33

2.1.3 Ế đi m ho t đ ng kinh doanh 34

2.1.4 Ế đi m th tr ng ngành ch bi n g 36

2.1.5 Vai trò c a ngành công nghi p ch bi n g đ i v i s phát tri n kinh t - xã h i c a tnh Bình nh 37

2.2 Th c tr ng v h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p ch bi n g trênăđ a bàn t nhăBìnhă nh 38

2.2.1 Kh o sát các b ph n c u thành h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p ch bi n g trên đ a bàn t nh Bình nh 38

2.2.2 Kh o sát h th ng ki m soát n i b đ i v i m t s chu trình ch y u t i các doanh nghi p ch bi n g trên đ a bàn t nh Bình nh 49

2.3.ă ánhăgiáăchungă v th c tr ng h th ng ki m soát n i b c a các doanh nghi p ch bi n g trênăđ a bàn t nhăBìnhă nh 54

2.3.1 Thành t u 54

2.3.2 H n ch 56

2.3.3 Nguyên nhân c a nh ng h n ch 58

2.4ăCácăquyăđ nh c aăNhƠăn c và t nhăBìnhă nhăđ i v i ngành, doanh nghi p ch bi n g 62

CH NGă3:ăM T S GI I PHÁP VÀ KI N NGH NH M HOÀN THI N H TH NG KI M SOÁT N I B T I CÁC DOANH NGHI P CH BI N G TRểNă A BÀN T NHăBỊNHă NH 65

3.1ăQuanăđi m xây d ng gi i pháp hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i các

doanh nghi p ch bi n g trênăđ a bàn t nhăBìnhă nh 65

3.2 M t s gi i pháp nh m hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p ch bi n g trênăđ a bàn t nhăBìnhă nh 66

3.2.1 Các gi i pháp v các b ph n c u thành h th ng ki m soát n i b 66

3.2.2 Các gi i pháp liên quan m t s chu trình kinh doanh ch y u 82

3.3 M t s ki n ngh 85

3.3.1 Ki n ngh v i Nhà n c, Hi p h i và đ a ph ng 86

3.3.2 Ki n ngh v i doanh nghi p 89

K T LU NăCH NGă3 92

K T LU N 93 TÀI LI U THAM KH O

PH L C

Ch ng ch h th ng chu i hành trình s n ph m

M t y Ban thu c H i đ ng qu c gia Hoa k

v v c ch ng gian l n v BCTC

Doanh nghi p Doanh nghi p t nhân

Ch ng ch phát tri n r ng b n v ng

H i đ ng qu n tr

Khu – C m công nghi p

Khu công nghi p Kim ng ch xu t kh u

Ki m soát n i b Nguyên v t li u

S n xu t Trách nhi m h u h n Tài s n c đ nh

Chain of Custody Committee of Sponsoring Organization

The Forest Stewardship

Council

Các ký hi u trong v s ăđ dòng d li u

DANH M C CÁC B NG BI U

S hi u

1.1 N m b ph n c a h th ng ki m soát n i b 04 1.2 Ki m soát ho t đ ng kinh doanh mua hàng 06 1.3 Ki m soát ho t đ ng s n xu t 08 1.4 Ho t đ ng ki m soát chu trình doanh thu 10

2.1 Giá tr s n xu t ngành ch bi n g t n m 2007 – 2012 (giá c

đ nh 1994)

11 2.2 Tr giá hàng xu t nh p kh u Nông –Lâm-Th y h i s n t nh Bình

nh 2007 – 2012

2.3 Kim ng ch xu t kh u Lâm s n và g ch bi n t n m 2007 - 2012

2.4 M t s k t qu s n xu t kinh doanh c a các doanh nghi p ch

bi n g t i Bình nh 14

2.5 B ng li t kê lo i hình doanh nghi p kh o sát 38 (*)

Ghi chú: (*) là trang chính trong n i dung c a bài lu n v n

DANH M C CÁC PH L C

S hi u

01 B n y u t c n l u Ủ trong đ nh ngh a v KSNB theo COSO 1992

02 Các m c tiêu c a doanh nghi p

09 S đ dòng d li u chu trình doanh thu

10 Ho t đ ng ki m soát trong chu trình doanh thu

15 Danh sách các doanh nghi p ti n hành kh o sát

16 Kh o sát h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p ch bi n g trên

đ a bàn t nh Bình nh

17 Ngu n nguyên li u đ u vào

18 Liên k t các doanh nghi p

19 T ng c ng đ u t và đ y m nh s n xu t m t hàng n i th t

20 y m nh ho t đ ng nghiên c u và phát tri n

M U

1 Tính c p thi t c aăđ tài

Trong xu h ng toàn c u hóa và suy thoái kinh t nh hi n nay, bên c nh

nh ng l i ích, c h i mà nó mang l i thì các doanh nghi p (DN) trong n c còn

ph i đ i m t v i nhi u r i ro, thách th c m i đ c bi t là kh n ng c nh tranh Nh

v y đ các DN trong n c có th t n t i và ngày càng phát tri n không nh ng trong

n c mà còn n c ngoài thì các DN c n có m t công c qu n lý h u hi u và hi u

qu các ngu n l c kinh t c a mình Chính vì v y mà h th ng ki m soát n i b (KSNB) ngày càng đóng m t vai trò quan tr ng trong các DN b i vì KSNB là m t

công c qu n lỦ, giúp ng n ng a, h n ch và phát hi n các y u kém và sai ph m,

gi m thi u r i ro và t n th t, nâng cao hi u qu giúp DN đ t đ c các m c tiêu đ t

t nh Tuy nhiên, do nh h ng c a n n kinh t nên các DN ch bi n g Bình nh

c ng đang g p nhi u khó kh n và r i ro Thêm vào đó các DN ch bi n g t nh Bình nh ch y u qu n lý theo ki u gia đình, nh ng DN có v n đ u t l n nh ng

v n ch a xây d ng đ c h th ng KSNB hoàn ch nh cho DN mình

Nh n th c t m quan tr ng c a h th ng KSNB trong DN c ng nh vai trò

c a ngành ch bi n g t i tnh Bình nh Vì v y, tác gi đư ch n đ tài: “ảoàn

thi n h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p ch bi n g trên đ a bàn

tnh Bình nh”

2 M c tiêu c aăđ tài

- H th ng hóa lý thuy t v KSNB, đ c bi t là tìm hi u h th ng KSNB theo báo cáo COSO n m 1992

- D a trên lý thuy t khuôn m u v KSNB c a COSO n m 1992 và k t qu v

kh o sát và đánh giá th c tr ng h th ng KSNB t i các DN ch bi n g trên đ a bàn

t nh Bình nh đ xác đ nh nguyên nhân nh h ng đ n tính h u hi u và hi u qu

c a h th ng KSNB t i các DN này

- Tìm hi u, phân tích, đánh giá các chu trình KSNB trong h th ng KSNB c a

các DN ch bi n g trên đ a bàn t nh Bình nh thông qua k t qu kh o sát th c

+ Các b ph n c u thành h th ng KSNB: môi tr ng ki m soát, đánh giá r i ro,

ho t đ ng ki m soát, thông tin và truy n thông, giám sát

+ M t s chu trình s n xu t kinh doanh ch y u: chu trình chi phí, chu trình s n

xu t, chu trình doanh thu

4.2 i t ng kh o sát

Lu n v n t p trung nghiên c u h th ng KSNB c a 40 DN ch bi n g trên

đ a bàn t nh Bình nh và nghiên c u ba chu trình: Chu trình chi phí, chu trình s n

xu t và chu trình doanh thu

5 Ph m vi nghiên c u

T i các DN ch bi n g trên đ a bàn t nh Bình nh trong th i gian t 2012

đ n 2013

6 ăPh ngăphápănghiênăc u

- V ph ng pháp đ nh tính: thông qua các tài li u sách báo tác gi s d ng các ph ng pháp khác nhau đ thu th p d li u, gi i quy t các v n đ lý lu n liên quan đ n h th ng KSNB

+ Ph ng pháp thu th p d li u: thu th p d li u t ng h p v các c s lý lu n liên quan đ n h th ng KSNB

+ Ph ng pháp phân tích: phân tích nh ng d li u thu th p đ c đ đánh giá

Ngu n d li u thu th p ch y u t t li u th ng kê, đi u tra kinh t - xã h i

c a C c Th ng kê tnh Bình nh, niên giám th ng kê t nh Bình nh, t li u c a

Ngành, k t h p s li u đi u tra th c t đ ch ng minh Lu n v n có k th a và phát

tri n k t qu c a các công trình nghiên c u tr c đây

Ngoài ra, tác gi còn t ng h p và phân tích các bài vi t liên quan đ n h

th ng KSNB t i DN và các bài vi t v ngành ch bi n g c a Bình nh nói riêng

và c n c nói chung

7 T ng quan các nghiên c uătr c

Cho đ n nay, n c ta đư có khá nhi u các công trình nghiên c u đ c p v h

th ng KSNB Các công trình này đư nghiên c u h th ng KSNB theo quy mô h p

t ng DN, t ng l nh v c ngành ngh , t ng b ph n,…ho c theo quy mô t ng th là

các t p đoàn kinh t , đ a bàn t ng t nh ho c trên ph m vi c n c theo h ng hoàn

thi n quy trình hay theo h ng đ i phó v i r i ro Ch ng h n, nh : “Nâng cao tính

hi u qu c a h th ng KSNB t i các doanh nghi p v a và nh tnh Lâm ng

hi n nay” c a T Th Thùy Mai (2008), “ nh h ng và gi i pháp hoàn thi n

KSNB t i doanh nghi p d ch v Vi t Nam” c a Tr n Th Thanh Th (2009),

“Thi t l p các quy trình KSNB trong h th ng KSNB cho các công ty d t may đ a

bàn thành ph H Chí Minh” c a Nguy n Th Ng c H ng (2010), Hoàn thi n m t

s quy trình h th ng KSNB t i các doanh nghi p s n xu t, ch bi n c a Lê Th

Nh Vân (2010), “Hoàn thi n h th ng KSNB t i ngân hàng đ u t và phát tri n

Vi t Nam theo h ng đ i phó v i r i ro ho t đ ng” c a Ph m Qu nh Nh S ng (2010), “ c đi m h th ng KSNB trong các t p đoàn kinh t ” c a Nguy n Th

Ph ng Hoa (2011), “KSNB công c h u hi u h n ch r i ro và gian l n t i doanh

nghi p” c a Ph m Châu Thành (2011), …

c bi t trong l nh v c g có đ tài “Hoàn thi n h th ng ki m soát n i b t i

doanh nghi p s n xu t, ch bi n g trên đ a bàn t nh Bình D ng (2012) vi t theo COSO 2004 theo h ng đánh giá r i ro và đ c p đ n hai chu trình mua hàng – tr

ti n và chu trình bán hàng – thanh toán

8 Nh ngăđóngăgópăc a lu năv n

Nhìn chung, các công trình nghiên c u tr c đây đ u nh n m nh đ n t m

quan tr ng c a KSNB trong qu n lý DN, h n ch r i ro và d a trên c s lý thuy t

n n là báo cáo COSO 1992 ho c báo cáo COSO 2004 T đó, các tác gi đư ti n

Chính vì v y, d a trên h ng ti p c n c a nghiên c u này s giúp ch ra nh ng

đ c thù riêng có trong h th ng KSNB c a ngành ch bi n g T đó, giúp cho các

DN g ki m soát t t chi phí s n xu t, chi phí qu n lỦ đ c nh tranh v i các DN trong và ngoài n c đ có th đ ng v ng và ngày càng phát tri n, c ng nh đ t

đ c các m c tiêu mà DN đ ra

9 K t c uăđ tài

Ngoài ph n m đ u, k t lu n và các ph l c, Lu n v n th c s “ảoàn thi n

h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p ch bi n g trên đ a bàn t nh Bình nh” g m 3 ch ng:

Ch ng 1: T ng quan v h th ng ki m soát n i b

Ch ng 2: Th c tr ng v h th ng ki m soát n i b t i các doanh nghi p ch bi n

g trên đ a bàn t nh Bình nh

Ch ng 3: M t s gi i pháp và ki n ngh nh m hoàn thi n h th ng ki m soát n i

b t i các doanh nghi p ch bi n g trên đ a bàn t nh Bình nh

CH NGă1:ăT NG QUAN V H TH NG KI M SOÁT N I B 1.1 Khái quát v ki m soát n i b

1.1.1 L ch s hình thành và phát tri n

L ch s hình thành và phát tri n c a KSNB chia làm hai giai đo n

 Giaiăđo n ti n COSO (T n mă1992ătr v tr c )

- u th k 20, s quan tâm c a Ki m toán đ c l p v KSNB mà hình th c ban đ u là ki m soát ti n

- N m 1905, xu t hi n t KSNB trong “LỦ thuy t và th c hành ki m toán”

c a Robert Montgomery

- N m 1929, Công b c a C c D tr Liên bang Hoa K (Federal Reserve

Bulletin): KSNB là công c đ b o v ti n và các tài s n khác đ ng th i thúc đ y

nâng cao hi u qu ho t đ ng

- N m 1936, Hi p h i k toán viên công ch ng Hoa K (AICPA – American

Institute of Certified Public Accountants): KSNB là các bi n pháp và cách th c

đ c th c hi n trong m t t ch c đ b o v ti n và các tài s n khác, c ng nh ki m

tra s chính xác trong ghi chép c a s sách

- N m 1949, công trình nghiên c u c a AICPA đ nh ngh a: “Ki m soát n i

b là c c u t ch c và các bi n pháp, cách th c liên quan đ c ch p nh n và th c

hi n trong m t t ch c đ b o v tài s n, ki m tra s chính xác và đáng tin c y c a

s li u k toán, thúc đ y ho t đ ng có hi u qu , khuy n khích s tuân th các chính

sách c a ng i qu n lý

Sau đó, AICPA đư so n th o và ban hành nhi u chu n m c ki m toán đ c p

đ n nh ng khái ni m và khía c nh khác nhau c a KSNB

- N m 1958: y ban th t c ki m toán (CAP - Committee on Auditing

Procedure) tr c thu c AICPA ban hành báo cáo v th t c ki m toán 29 (SAP- Statement Auditing Procedure) v : “Ph m vi xem xét KSNB c a ki m toán viên đ c

l p”, trong đó l n đ u tiên phân bi t KSNB v qu n lý và KSNB v k toán

- n n m 1962, CAP ti p t c ban hành SAP33 (1962), đư làm rõ h n v v n

đ này

- n 1972, CPA ti p t c ban hành SAP54 (1972) “Tìm hi u và đánh giá

ki m soát n i b ”, trong đó đ a ra b n th t c ki m soát k toán, đó là đ m b o

nghi p v ch đ c th c hi n khi đư đ c phê chu n, ghi nh n đúng đ n m i nghi p

v đ l p báo cáo, h n ch s ti p c n tài s n và ki m kê

S raăđ i c aăBáoăcáoăCOSOă(n mă1992)

- Nguyên nhân d n đ n vi c thành l p y ban COSO là: Gian l n t i các

công ty và S quan tâm c a xã h i đ n KSNB Do đó, c n m t khuôn kh chung v

KSNB

- Sau Watergate (1973), vào n m 1977, lu t v ch ng h i l n c ngoài

(Foreign Corrupt practices act) ra đ i

- Sau đó, y ban ch ng khoán Hoa K (SEC – Securities and Exchange Commission) đ a ra b t bu c các công ty ph i báo cáo v KSNB đ i v i công tác

k toán đ n v mình (1979)

- y ban COSO (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) là m t y ban thu c H i đ ng qu c gia Hoa K v ch ng

gian l n trên BCTC, th ng g i là y ban Treadway, đ c thành l p vào n m 1985

d i s b o tr c a n m t ch c ngh nghi p, m i t ch c này đư ch đ nh m t đ i

di n đ l p ra y ban COSO N m t ch c đó là: Hi p h i K toán viên công ch ng

Hoa K (AICPA), Hi p h i K toán Hoa K (AAA – American Accounting

Association), Hi p h i Qu n tr viên tài chính (FEI – Financial Executives

Institute), Hi p h i K toán viên qu n tr (IMA – Institute of Management

Accountants), Hi p h i ki m toán viên n i b (IIA – Institute of Internal Auditors)

Sau m t th i gian dài làm vi c, đ n n m 1992, COSO đư phát hành báo cáo

n m 1992 Báo cáo COSO 1992 là tài li u đ u tiên trên th gi i đư đ a ra khuôn

m u lý thuy t v KSNB m t cách đ y đ và có h th ng COSO đư đ nh ngh a đ y

đ v KSNB và dùng t KSNB thay vì KSNB v k toán Báo cáo COSO đ a ra

n m b ph n c a KSNB bao g m: Môi tr ng ki m soát, đánh giá r i ro, các ho t

đ ng ki m soát, thông tin và truy n thông, giám sát

C u trúc c a Báo cáo COSO (1992): g m b n ph n đó là:

Ph n 1: Tóm t tădƠnhăchoăng iăđi u hành: Cung c p cái nhìn t ng quát v

KSNB m c đ cao dành riêng cho các nhà qu n lý cao c p và Giám đ c đi u hành, và các c quan qu n lý Nhà n c

Ph n 2: Khuôn m u c a KSNB: Là n i dung c b n c a báo cáo COSO, trong đó đ nh ngh a v KSNB và các tiêu chu n đ giúp Ban Giám đ c, nhà qu n lý

và các đ i t ng khác nghiên c u đ thi t k , v n hành hay đ đánh giá h th ng

KSNB

Ph n 3: Báo cáo choăđ iăt ng bên ngoài: Là tài li u b sung nh m h ng

d n cho các t ch c c n báo cáo v KSNB cho bên ngoài

Ph n 4: Công c đánhăgiáăh th ng KSNB: a ra các h ng d n, g i ý

thi t th c cho vi c đánh giá h th ng KSNB

 Giaiăđo n h u COSO ( t n mă1992ăđ n nay):

Sau khi báo cáo COSO 1992 đ c phát hành thì ti p đó hàng lo t nghiên c u

phát tri n v KSNB trong nhi u l nh v c khác nhau đư ra đ i COSO phát tri n v

qu n tr , v DN nh (2006), v Công ngh Thông tin, Ki m toán đ c l p, chuyên

sâu vào nh ng ngành ngh c th và giám sát (2008)

1.1.2 Các khái ni m v ki m soát n i b

1.1.2.1 nh ngh a v ki m soát n i b theo COSO 1992

Quá trình nh n th c và nghiên c u v KSNB đư d n đ n s hình thành các

đ nh ngh a khác nhau Hi n nay, đ nh ngh a đ c ch p nh n r ng rưi là đ nh ngh a

c a COSO n m 1992

Báo cáo COSO đ c công b d i tiêu đ Ki m soát n i b - Khuôn kh

h p nh t (Internal Control – Intergrated framework) đư đ nh ngh a v KSNB:

“Ki m soát n i b : Là m t quá trình b chi ph i b i ng i qu n lý, H i đ ng

qu n tr và các nhân viên c a đ n v , nó đ c thi t l p đ cung c p m t s đ m b o

h p lý nh m đ t đ c các m c tiêu sau đây:

- S h u hi u và hi u qu c a ho t đ ng

- S tin c y c a báo cáo tài chính (BCTC)

- S tuân th pháp lu t và cá c quy đ nh.” (Ph l c 01)

1.1.2.2 nh ngh a v ki m soát n i b theo COSO 2004

Xây d ng h th ng KSNB h u hi u giúp các DN ki m soát các m c tiêu đ

ra, ki m soát đ c nh ng r i ro và ph c v t t h n trong công tác qu n lỦ DN N m

2004, COSO công b báo cáo t ng th v i tiêu đ : Qu n tr r i ro doanh nghi p –

khuôn kh h p nh t (Enterprise Risk Management ậ Intergrated Frameword)

Báo cáo n m 2004 đ c phát tri n d a trên c s Báo cáo COSO 1992 và tích h p

v i qu n tr r i ro t i các đ n v M t khác báo cáo COSO n m 2004 c ng đư xác

đ nh đ c nh ng tiêu chu n làm c s đ đánh giá r i ro c ng nh đ xu t xây

d ng chu trình qu n lý r i ro hi u qu trong công tác qu n lý

nhăngh aăQu n tr r i ro DN: Qu n tr r i ro DN là m t quá trình ch u

nh h ng c a H i đ ng qu n tr (H QT), Ban Giám đ c và các nhân viên khác

đ c áp d ng trong vi c xác đ nh chi n l c và bao trùm lên m i ho t đ ng c a

- Giá tr đ c t o ra, duy trì hay b xóa mòn qua các quy t đ nh c a nhà qu n lý

trong t t c các ho t đ ng, t vi c xác l p chi n l c cho đ n vi c đi u hành các

ho t đ ng h ng ngày c a đ n v

- Qu n tr r i ro DN giúp cho vi c t o ra giá tr b ng cách h tr nhà qu n lý:

+ Nh n d ng các s ki n ti m tàng trong t ng lai

+ ng phó sao cho gi m t n th t và t ng c ng k t qu

1.2 Các b ph n c u thành h th ng ki m soát n i b theo COSO 1992

Theo Báo cáo COSO 1992, h th ng KSNB g m 5 b ph n có quan h ch t

ch v i nhau, đó là: Môi tr ng ki m soát, đánh giá r i ro, ho t đ ng ki m soát,

thông tin và truy n thông, giám sát

1.2.1 Môi tr ng ki m soát

Môi tr ng ki m soát ph n ánh s c thái chung c a m t DN, đ t ra n n t ng ý

th c c a DN và tác đ ng đ n ý th c ki m soát c a cán b nhân viên trong DN Môi

tr ng ki m soát là n n t ng cho các b ph n khác trong h th ng KSNB c a DN

nh m xây d ng nh ng nguyên t c và c c u ho t đ ng phù h p thông qua n ng l c

nhân viên, tính chính tr c và các giá tr đ o đ c, phân công quy n h n và trách

nhi m, tri t lỦ kinh doanh và phong cách đi u hành,

1.2.1.1 Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c

Tính chính tr c và các giá tr đ o đ c là nhân t quan tr ng c a môi tr ng

ki m soát, tác đ ng đ n vi c thi t k , th c hi n và giám sát các nhân t khác c a

KSNB

+ Các chu n m c ng x v đ o đ c c n cao h n vi c tuân th pháp lu t

+ Nhà qu n lý có vai trò quan tr ng trong vi c xây d ng và t o l p n n t ng,

+ Bên c nh vi c xây d ng, nhà qu n lý c n ph i truy n đ t h ng d n đ nhân

viên có hi u bi t đ y đ , ý th c đ c cái gì đúng và cái gì sai

+ Nhà qu n lý ch nên tuy n d ng các nhân viên có ki n th c và kinh nghi m phù h p v i nhi m v đ c giao, ph i cân nh c gi a n ng l c và chi phí, ph i giám

sát và hu n luy n đ y đ và th ng xuyên

+ M c khác nhà qu n lỦ c ng ph i quan tâm đ n ph m ch t đ o đ c c a cán

b nhân viên

1.2.1.3 H i đ ng qu n tr và Ban ki m soát

Môi tr ng ki m soát ch u nh h ng đáng k b i H i đ ng qu n tr và Ban

ki m soát Nhân t này h u hi u ph thu c vào s đ c l p c a H QT và Ban ki m

soát v i Ban đi u hành, kinh nghi m, uy tín và v trí c a các thành viên trong

H QT, m c đ tham gia, m c đ giám sát vi c l p BCTC hay s tuân th pháp

lu t, các hành đ ng c a H QT đ i v i ho t đ ng công ty; s ph i h p gi a H QT,

y ban ki m toán và ng i qu n lý trong vi c gi i quy t các khó kh n liên quan

đ n vi c th c hi n k ho ch c ng nh s ph i h p gi a H QT và Ban ki m soát

v i ki m toán n i b và ki m toán đ c l p

Các nhân t đ c xem xét đ đánh giá s h u hi u c a H QT ho c Ban ki m

soát g m m c đ đ c l p, kinh nghi m và uy tín c a các thành viên trong H QT

ho c Ban ki m soát, và m i quan h c a h v i b ph n ki m toán n i b và ki m

toán đ c l p

1.2.1.4 Tri t lý qu n lý và phong cách đi u hành c a nhà qu n lý

Tri t lý qu n lý th hi n quan đi m và nh n th c c a nhà qu n lý Phong cách

đi u hành th hi n qua thái đ , cá tính, t cách c a nhà qu n lỦ khi đi u hành DN

Tri t lý qu n lỦ và phong cách đi u hành tác đ ng đ n cách th c DN đ c đi u hành nh : M c ch p nh n r i ro kinh doanh, cách th c DN ki m soát

Ngoài ra tri t lý qu n lý còn th hi n thông qua thái đ , quan đi m c a ng i

qu n lý v vi c l p và trình bày BCTC, vi c l a ch n các chính sách k toán, các

c tính k toán và vi c phân nhi m k toán viên

Tri t lý qu n lỦ và phong cách đi u hành c ng đ c ph n ánh trong cách th c

nhà qu n lý s d ng các kênh thông tin và quan h v i c p d i nh : Có nhà qu n

lý ti p xúc và trao đ i tr c ti p v i nhân viên ho c có nhà qu n lý l i thích đi u

hành công vi c theo m t tr t t đư xác đ nh trong c c u t ch c c a đ n v

1.2.1.5 C c u t ch c

C c u t ch c th c ch t là s phân chia trách nhi m và quy n h n gi a các

b ph n trong đ n v t o nên c ch ho t đ ng s n xu t kinh doanh

M t c c u t ch c phù h p s là c s đ l p k ho ch, đi u hành, th c hi n,

ki m soát, giám sát và góp ph n r t l n trong vi c đ t đ c m c tiêu

thi t l p c c u t ch c thích h p c n xác đ nh rõ quy n h n và trách

nhi m đ i v i t ng ho t đ ng, xác đ nh c p b c c n báo cáo thích h p C c u t

ch c th ng đ c mô t thông qua s đ t ch c

Nhìn chung c c u t ch c ph thu c quy mô và đ c thù ho t đ ng c a DN

C c u t ch c ph i giúp DN th c hi n chi n l c đư ho ch đ nh đ đ t đ c m c tiêu đ ra

1.2.1.6 Phân chia quy n h n và trách nhi m

Phân chia quy n h n và trách nhi m là vi c xác đ nh quy n h n và trách

nhi m c a t ng thành viên trong các ho t đ ng c a DN, giúp cho m i thành viên

hi u đ c h có nhi m v gì, công vi c c a h nh h ng nh th nào đ n ng i

khác và trách nhi m báo cáo v i các c p có liên quan

M t xu h ng ph bi n hi n nay là y quy n cho c p d i trong ho t đ ng hàng ngày đ t ng c ng quy n l c, khuy n khích s ch đ ng sáng t o và có các

ph n ng k p th i t c p d i

1.2.1.7 Chính sách nhân s

Chính sách nhân s là các chính sách và th t c c a các nhà qu n lý v tuy n

d ng, đào t o, hu n luy n, đánh giá, sa th i, đ ng viên, khen th ng, k lu t Chính

sách nhân s nh h ng đáng k đ n s h u hi u c a môi tr ng ki m soát thông

qua vi c tác đ ng đ n các nhân t khác trong môi tr ng ki m soát nh : m b o

v n ng l c, tính chính tr c và các giá tr đ o đ c, kinh nghi m công vi c

1.2.2 ánh giá r i ro

M i DN luôn ph i đ i m t v i hàng lo t r i ro t bên trong l n bên ngoài

trong quá trình ho t đ ng kinh doanh Vì v y ph i đánh giá, phân tích nh ng nhân

t t o nên r i ro nh h ng đ n m c tiêu c a DN ánh giá r i ro là quá trình nh n

M c tiêu có 2 m c đ : M c tiêu m c đ toàn đ n v và m c tiêu m c đ

t ng b ph n m c đ toàn đ n v , m c tiêu đ c trình bày thông qua s m ng

c a t ch c và các cam k t v giá tr c a t ch c đ i v i xã h i m c đ t ng b

ph n, m c tiêu thi t l p cho các ho t đ ng khác nhau nh : Mua hàng, bán hàng, …

M c tiêu đ c chia làm 3 lo i: M c tiêu ho t đ ng, m c tiêu BCTC và m c

tiêu tuân th (Ph l c 02)

Các m c tiêu không đ c l p mà b sung và liên k t v i nhau thì c n xác đ nh

v trí u tiên c a m c tiêu và n i k t gi a m c tiêu và ngu n l c n v ch có th

R i ro m c đ toàn đ n v có th phát sinh t các nhân t bên trong và bên

ngoài Các nhân t bên ngoài có th là: S phát tri n k thu t, thay đ i nhu c u và

s mong đ i c a khách hàng, thay đ i chi n l c ho t đ ng c a đ i th c nh tranh,

s thay đ i trong chính sách c a Nhà n c, các quy đ nh m i c a lu t pháp, s thay

đ i trong n n kinh t , Các nhân t bên trong nh thay đ i ng i qu n lỦ, n ng l c

c a nhân viên, s gián đo n h th ng x lý thông tin, ý th c ki m soát,…

R i ro nên đ c nh n d ng m c đ t ng b ph n, t ng ho t đ ng hay t ng

ch c n ng kinh doanh nh r i ro b ph n s n xu t, b ph n ti p th , k thu t

nghiên c u phát tri n,…R i ro có th phát sinh và tác đ ng đ n b n thân t ng ho t

đ ng tr c khi nh h ng dây chuy n đ n toàn đ n v Vì v y, đánh giá đúng đ n

r i ro m c đ ho t đ ng s góp ph n duy trì r i ro m c đ toàn đ n v m t cách

h p lý

- Phân tích và đánh giá r i ro

R i ro r t khó đ nh l ng nên phân tích và đánh giá r i ro là công vi c khá

ph c t p và có nhi u ph ng pháp khác nhau Quá trình phân tích r i ro th ng có

ba b c, đó là: ánh giá t m quan tr ng c a r i ro, đánh giá kh n ng r i ro có th

x y ra và xem xét các ph ng pháp qu n tr r i ro Ph ng pháp qu n tr r i ro có

th làm gi m thi u r i ro, chia s r i ro ho c có th ch p nh n r i ro Cùng v i các

bi n pháp đ qu n tr r i ro, nhà qu n lý c n thi t l p các th t c đ xem xét s đ y

đ và nâng cao tính h u hi u c a nh ng bi n pháp đ i phó

Phân tích r i ro là v n đ quan tr ng nh h ng đ n s thành công c a đ n v

phân tích r i ro h u hi u c n nh n d ng t t c các quá trình kinh doanh ch

y u làm phát sinh r i ro t đó thi t l p các bi n pháp ki m soát thích h p

1.2.2.3 Qu n tr s thay đ i

S thay đ i và phát tri n c a n n kinh t , ngành ngh kinh doanh, môi tr ng

pháp lý d n đ n KSNB h u hi u trong đi u ki n này l i không h u hi u trong đi u

ki n khác Vì v y, nh n d ng r i ro c n ti n hành m t cách liên t c, đó là qu n tr

s thay đ i

Qu n tr s thay đ i là vi c thu nh n, x lý và báo cáo thông tin v nh ng s

ki n, ho t đ ng và đi u ki n ch ra nh ng thay đ i mà đ n v ph i ph n ng l i liên quan đ n s thay đ i môi tr ng ho t đ ng, s thay đ i s thích khách hàng,…

Còn th t c ki m soát là nh ng quy đ nh c th đ th c thi chính sách ki m soát

Ho t đ ng ki m soát có th giúp đ t đ c m t m c tiêu ho c nhi u m c tiêu

Các ho t đ ng ki m soát ph i mang tính th c t , ph i phù h p v i tình hu ng

c th c a DN ho t đ ng ki m soát h u hi u c n theo dõi k t qu vi c áp d ng

ho t đ ng ki m soát và có các bi n pháp đi u ch nh thích h p

- Xét v m c đích, ho t đ ng ki m soát đ c phân thành 3 lo i khác nhau nh :

Ki m soát phòng ng a, ki m soát phát hi n, ki m soát bù đ p (Ph l c 03)

- Xét theo ch c n ng, các lo i ho t đ ng ki m soát ph bi n trong DN: Soát

xét c a nhà qu n lý c p cao, Qu n tr ho t đ ng, Phân chia trách nhi m h p lý,

Ki m soát quá trình x lý thông tin, Ki m soát v t ch t, Phân tích rà soát (Ph l c

03)

1.2.4 Thông tin và truy n thông

Thông tin và truy n thông là đi u ki n không th thi u cho vi c thi t l p, duy trì và nâng cao n ng l c ki m soát trong đ n v thông qua vi c hình thành các báo cáo đ cung c p thông tin v ho t đ ng kinh doanh, tình hình tài chính, s tuân th ,

bao g m c n i b và bên ngoài

1.2.4.1 Thông tin

Các cá nhân, b ph n trong DN đ u ph i có nh ng thông tin c n thi t đ th c

hi n trách nhi m c a mình Vì v y, thông tin c n đ c xác đ nh, thu th p và truy n

đ t t i nh ng cá nhân, b ph n liên quan H th ng thông tin c a DN ch a đ ng

thông tin tài chính, phi tài chính, ho t đ ng và tuân th giúp nhà qu n lỦ đi u hành

và ki m soát DN

V i s thay đ i nhanh chóng trong kinh doanh thì h th ng thông tin c ng

ph i thay đ i phù h p nh m đáp ng đ c m c tiêu c a DN M t h th ng thông tin

t t ph i h tr cho chi n l c kinh doanh, tích h p v i ho t đ ng kinh doanh và

ph i đ t đ c ch t l ng thông tin giúp gi m chi phí, nâng cao kh n ng ki m soát

và ho t đ ng kinh doanh c a đ n v

1.2.4.2 Truy n thông

Truy n thông là vi c trao đ i và truy n đ t các thông tin c n thi t đ n các

bên liên quan c trong và ngoài DN Truy n thông là m t thu c tính c a h th ng thông tin vì v y nh ng thông tin đ c thu th p và x lý m i đ n đ c các đ i t ng

có nhu c u giúp h th c hi n trách nhi m c a mình H th ng truy n thông g m: Truy n thông bên trong và truy n thông bên ngoài

- Truy n thông bên trong: Nh ng thông tin c n đ c trao đ i thông qua

nh ng kênh khác nhau theo chi u d c t trên xu ng d i và ng c l i c ng nh

theo chi u ngang trong toàn b DN M i nhân viên trong DN ph i hi u rõ công vi c

c a mình và m i quan h v i các nhân viên khác, ti p nh n đ y đ và chính xác các

ch th c a c p trên và s d ng đ c các ph ng ti n truy n thông trong đ n v Các

nhà qu n lý DN c n nh n đ c thông báo ng n g n t c p d i đ đ a ra đ xu t,

ch đ o k p th i M i ng i c n bi t t i DN mình thì hành vi nào đ c khuy n

khích, hành vi nào là không th ch p nh n đ c

- Truy n thông bên ngoài: Thông tin t các đ i t ng bên ngoài DN nh

ngân hàng, nhà cung c p, khách hàng, c quan qu n lỦ Nhà n c c ng c n đ c thu

th p đ y đ , x lý và báo cáo cho các c p thích h p đ giúp DN có cách th c ng

x k p th i Ng i bên ngoài có th cung c p nh ng thông tin quan tr ng cho các

b ph n ch c n ng Các thông tin cho bên ngoài (Nhà n c, c đông,…) c ng c n

đ c truy n đ t k p th i, đ m b o đ tin c y và phù h p v i yêu c u pháp lu t

Nh v y, thông tin và truy n thông có m i quan h không th tách r i vì v y

chúng là m t b ph n trong h th ng KSNB Thông tin và truy n thông ph i đ m

b o “ph sóng” t i m i b ph n, Phòng ban và cá nhân trong t ng DN c ng nh các

đ i t ng bên ngoài có liên quan V i s c nh tranh gay g t trên tr ng qu c t ,

thông tin và truy n thông có vai trò ngày càng quan tr ng trong vi c giúp DN đ t

đ c các m c tiêu c a mình đ t n t i và phát tri n

1.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình đánh giá ch t l ng c a h th ng KSNB theo th i gian

M i h th ng KSNB đ u ph i đ c giám sát nh m đ m b o nó ho t đ ng h u hi u

i u quan tr ng trong giám sát là ph i xác đ nh KSNB có v n hành đúng nh thi t

k hay không và có c n thi t ph i s a đ i cho phù h p v i t ng giai đo n phát tri n

c a DN hay không Giám sát c n th c hi n t t c các ho t đ ng c a đ n v và đôi

khi còn áp d ng cho các đ i t ng bên ngoài nh khách hàng, nhà cung c p,

Giám sát bao g m giám sát th ng xuyên và giám sát đ nh k

1.2.5.1 Giám sát th ng xuyên

Giám sát th ng xuyên đ c th c hi n trong các ho t đ ng hàng ngày c a

DN và th ng l p đi l p l i bao g m ho t đ ng giám sát, qu n lỦ th ng nh t và

các ho t đ ng khác mà các nhân viên ti n hành trong quá trình th c hi n nhi m v

hàng ngày Các ho t đ ng giám sát th ng xuyên r t đa d ng nh đ i chi u, ch nh

h p và các ho t đ ng khác, ch ng h n nh :

- i chi u s li u ghi chép tài s n trên s sách v i s li u tài s n th c t

- Báo cáo ho t đ ng và BCTC giúp phát hi n các khác bi t và chênh l ch đáng k so v i d toán hay k ho ch

- Thu th p thông tin t bên trong và bên ngoài DN Các bu i h i th o hu n

luy n, các bu i ho ch đ nh k ho ch hay các cu c h p khác s cung c p cho nhà

qu n lý các thông tin ph n h i quan tr ng v tính h u hi u c a ho t đ ng ki m soát

Ví d : Các khi u n i v hóa đ n c a khách hàng có th ch ra nh ng khi m khuy t

k , giám sát đ nh k giúp đánh giá tính h u hi u c a vi c giám sát th ng xuyên

Giám sát đ nh k đ c th c hi n thông qua các cu c ki m toán đ nh k do

KTV n i b ho c KTV đ c l p th c hi n M c đ th ng xuyên c a giám sát đ nh

k ph thu c vào đánh giá r i ro, ph m vi và m c đ c a giám sát th ng xuyên

Giám sát đ nh k ch th c hi n đ nh k hay trong các tình hu ng đ c bi t nh thay

đ i ng i qu n lỦ, thay đ i chi n l c kinh doanh, khi có s sáp nh p hay s p x p

l i nhân s ,… Ph m vi đánh giá còn tùy thu c vào lo i m c tiêu là ho t đ ng, tuân

th hay báo cáo

1.2.5.3 Báo cáo nh ng khi m khuy t c a h th ng ki m soát n i b

Khi m khuy t là nh ng thi u sót có th c ho c ti m n mà ng i giám sát

phát hi n đ c c n đi u ch nh đ h th ng KSNB đ t đ c m c tiêu đ ra Các

khi m khuy t c a h th ng KSNB có th đ c phát hi n b i giám sát th ng xuyên, giám sát đ nh k ho c t bên ngoài Bên c nh khi m khuy t phát hi n đ c

c n xem xét h u qu do khi m khuy t gây ra tác đ ng đ n vi c th c hi n m c tiêu

c a đ n v

Tóm l i, n u h th ng KSNB DN có đ n m b ph n theo COSO 1992 (Ph

l c 04) và n u t t c nh ng n i dung nêu trên đ c đ m b o thì h th ng này ch c

ch n mang l i nh ng l i ích qu n lý và kinh t to l n cho DN

1.3 Ki m soát n i b đ i v i m t s chu trình ch y u trong doanh nghi p s n

xu t, ch bi n

1.3.1 Chu trình chi phí

Chu trình chi phí hay m t s sách còn g i là chu trình chi tiêu (expenditure cycle) là chu trình liên quan t i các ho t đ ng mua hàng và thanh toán v i nhà cung

c p Nó bao g m m t chu i ho t đ ng chính là nh n yêu c u trong n i b và tìm

ki m nhà cung c p; nh n và b o qu n hàng mua; ghi nh n công n ph i tr và thanh

toán cho nhà cung c p v hàng mua (B môn H th ng thông tin k toán, 2012)

Chu trình chi phí giao ti p v i đ i t ng bên ngoài là các b ph n ch c n ng

ho c các h th ng liên quan sau:

- H th ng ki m soát hàng t n kho, chu trình doanh thu, chu trình s n xu t và

các b ph n khác trong DN xác đ nh các yêu c u b sung hàng và nh n các hàng

yêu c u khi mua v Vì v y, các n i này giao ti p v i chu trình chi phí thông qua

các thông tin yêu c u v hàng hóa, nguyên v t li u (NVL) ho c các tài s n liên quan khác và thông tin v vi c nh n hàng mua v

- Nhà cung c p nh n các yêu c u mua hàng t DN, cung c p hàng theo đ t

hàng và nh n ti n thanh toán Do v y, nhà cung c p và chu trình chi phí giao ti p

v i nhau qua thông tin đ t hàng và thanh toán ti n

- H th ng s cái và l p báo cáo nh n các thông tin v ho t đ ng mua hàng và

thanh toán t chu trình chi phí, ghi chép x lý chúng

Các ho t đ ng này đ c mô t khái quát trên s đ dòng d li u c p t ng quát

(context diagram) qua hình 1.1: S đ dòng d li u t ng quát chu trình chi phí (Ph

l c 05)

Ho t đ ng và dòng thông tin trong chu trình chi phí g m b n ho t đ ng c

b n: (1) Nh n yêu c u mua hàng ho c d ch v t các b ph n hay h th ng có nhu

c u, tìm ki m nhà cung c p phù h p và đ t hàng; (2) Nh n hàng t nhà cung c p;

(3) Ghi nh n n ph i tr ; (4) Thanh toán v i nhà cung c p Các ho t đ ng này t o

ra các quan h thông tin luân chuy n trong chu trình và v i các đ i t ng bên ngoài

h th ng Hình 1.2 mô t s đ dòng d li u c p 0 chu trình chi phí (Ph l c 05)

1.3.1.1 t hàng v i nhà cung c p

ây là ho t đ ng đ u tiên c a chu trình chi phí Ho t đ ng này bao g m:

a Nh n yêu c u mua hàng

Nh n yêu c u mua hàng t các b ph n hay chu trình liên quan Nhu c u mua

hàng đ c xác đ nh t các b ph n ch c n ng ki m soát hàng t n kho ho c b ph n

s d ng tr c ti p các hàng hay d ch v này ó là nh ng nhu c u liên quan t i NVL

v i đ n v s n xu t, hàng hóa v i đ n v th ng m i ho c là các v n phòng ph m,

công c d ng c hay tài s n c đ nh (TSC ) cho t t c các lo i hình DN N u là các

nhu c u liên quan t i v n phòng ph m hay TSC , ngh a là nhu c u mua phát sinh không th ng xuyên và t ng đ i ít, thì thông th ng nhu c u đ c đ xu t t các

b ph n ho c phòng ban s d ng tr c ti p N u nhu c u liên quan t i NVL ho c hàng hóa, các lo i đ c ki m soát ch t ch qua h th ng kho hàng, thì nhu c u này

th ng b t đ u t h th ng ki m soát kho hàng

H th ng ki m soát kho hàng là m t h th ng g m ki m soát tr c ti p hàng

trong kho và ph ng pháp qu n lý tính toán hàng d tr c ng nh đ t hàng Các

ph ng pháp qu n lý tính toán hàng d tr và đ t hàng ph bi n nh ph ng pháp xác đ nh l ng đ t hàng kinh t nh t (economic order quantity- EOQ), ph ng pháp

l p k ho ch yêu c u NVL (materials requirements planning – MRP), ph ng pháp

hàng t n kho t c th i JIT (just –in-time inventory system)

Trong các DN quy mô l n và ki m soát kho hàng ch t ch , h th ng ki m soát

kho hàng th ng đ c tin h c hóa, và các yêu c u hàng đ c l p ho c thông báo t

đ ng trên c s các d li u l u tr v hàng trong kho, và ch ng trình xác đ nh

hàng d tr t i thi u c ng nh th i đi m c n b sung hàng d tr

Trong các DN ch a có h th ng ki m soát kho hàng t đ ng, thì nhân viên

qu n lý kho d a vào các ghi chép hàng t n kho và đ nh m c d tr s xác đ nh và

l p các ch ng t yêu c u hàng

Các nhu c u này c n đ c ki m tra l i nh m kh ng đ nh các nhu c u này là

phù h p và t ng h p các nhu c u

b Tìm ki m nhà cung c p phù h păvƠăđ t hàng

C n c yêu c u mua hàng g i t các b ph n có nhu c u, b ph n mua hàng

ki m tra, xét duy t nhu c u này và t ng h p các nhu c u đ c xét duy t, tìm ki m

nhà cung c p phù h p và l p các th t c đ t hàng v i nhà cung c p

Các đ n v khác nhau có các th t c ti m ki m nhà cung c p và xét duy t đ t

hàng c th khác nhau tr c khi g i cho nhà cung c p V nguyên t c c b n vi c

tìm ki m và l a ch n nhà cung c p tùy thu c vào chính sách qu n lỦ c ng nh yêu

c u ho t đ ng c a m i DN Tiêu th c chính dùng làm c n c cân nh c khi l a ch n

nhà cung c p là: Giá c hàng h p lý, ch t l ng hàng t t theo yêu c u, giao hàng

k p th i và tính tin c y c a nhà cung c p Sau khi tìm ki m, l a ch n nhà cung c p phù h p, đ n v ti n hành ho t đ ng đ t hàng nh m xác đ nh các yêu c u v hàng,

v giá c , giao hàng và v n đ thanh toán Nhà cung c p xem xét đ t hàng và tr l i

ch p nh n hay không ch p nh n đ t hàng này (xem ph n xét duy t đ t hàng c a

khách hàng thu c chu trình doanh thu) Lúc này b ph n mua hàng thông báo đ t hàng đ c ch p thu n cho các b ph n liên quan nh m t y quy n cho các b ph n

này th c hi n các công vi c ti p theo liên quan đ t mua hàng - qua Hình 1.3: S đ

dòng d li u c p 1 x lí đ t hàng (Ph l c 05)

1.3.1.2 Nh n và b o qu n hàng hóa

T i ngày giao hàng, nhà cung c p ti n hành giao hàng cho DN theo đ a ch

DN yêu c u và b ph n nh n hàng th c hi n vi c nh n hàng g m hai công vi c c

b n là: (1) i chi u hàng giao so v i đ t hàng và ch p nh n giao hàng (2) Chuy n

hàng t i n i b o qu n hay s d ng

Tr ng h p hàng nh n phù h p v i đ t hàng v m t hàng, ch t l ng và s

l ng s đ c ch p nh n và chuy n giao cho th kho ch u trách nhi m qu n lý hàng

trong kho, ho c giao cho b ph n s d ng hàng theo nh yêu c u ban đ u Tr ng

h p hàng không đ t các yêu c u v ch t l ng ho c sai l ch v s l ng so v i đ t

B ph n nh n hàng và n i b o qu n hàng có nhi m v ghi nh n và thông

báo t t c thông tin nh n hàng này cho các b ph n liên quan Các ho t đ ng này

t o dòng thông tin chi ti t qua Hình 1.4: S đ dòng d li u c p 1 x lí nh n và b o

qu n hàng (Ph l c 05)

1.3.1.3 Ho t đ ng ch p nh n hóa đ n và theo dõi công n

Quy trình ch p thu n hóa đ n và theo dõi công n bao g m (1) Ch p thu n hóa đ n mua hàng và (2) Ghi chép, theo dõi công n

Khi nh n đ c hóa đ n mua hàng t nhà cung c p, k toán ph i tr ti n hành

ki m tra hóa đ n, so sánh đ i chi u các thông tin trên hóa đ n v i các thông tin v

đ t hàng và nh n hàng N u các thông tin trên hóa đ n phù h p, đ y đ và chính

xác thì k toán ph i tr ch p nh n hóa đ n, ghi nh n thông tin v ngh a v thanh

toán v i nhà cung c p và l a tr h s g m toàn b các ch ng t liên quan t i vi c mua hàng, nh ch ng t hóa đ n mua hàng, ch ng t ghi thông tin v đ t hàng

đ c ch p nh n và ch ng t ghi nh n thông tin nh n hàng (Ph l c 05)

1.3.1.4 Ho t đ ng thanh toán cho hàng hóa và d ch v đã mua

T i h n thanh toán, k toán ph i tr chuy n toàn b h s mua hàng cùng đ

ngh thanh toán (ví d phi u chi ho c disbursement voucher) cho Ban Giám đ c xét

duy t thanh toán và chuy n b ph n tài v làm th t c thanh toán ti n M t s DN

có th t ch c cho k toán thanh toán th c hi n các th t c l p phi u chi và trình duy t thanh toán, r i sau đó chuy n b ph n tài v chi ti n – qua Qua Hình 1.6: S

đ dòng d li u c p 1 x lí thanh toán ti n (Ph L c 05)

Ho tăđ ng ki m soát trong chu trình chi phí (Ph l c 06)

M t h th ng thông tin k toán đ c thi t k t t ph i đ m b o đ t đ c m c

- Cung c p thông tin đ y đ chính xác đ ng i qu n lý ki m soát các ho t

đ ng b ph n ch c n ng và đ m b o các ho t đ ng kinh doanh hi u qu và h u

hi u

1.3.2 Chu trình s n xu t

Chu trình s n xu t là t p h p theo m t trình t các ho t đ ng kinh doanh và

ho t đ ng x lí liên quan đ n quá trình s n xu t các s n ph m (B môn H th ng

thông tin k toán, 2012)

V i các đ c đi m và ch c n ng nêu trên, chu trình s n xu t s giao ti p và

quan h v i các đ i t ng ho c h th ng bên ngoài sau đây:

- Chu trình doanh thu: Là n i ti p nh n các yêu c u c a khách hàng, t ch c

x lí và có th chuy n các yêu c u c a khách hàng cho chu trình s n xu t đ đáp

ng các đ n đ t hàng Chu trình doanh thu c ng có th cung c p các thông tin d

báo v tình hình tiêu th ph c v cho vi c l p k ho ch s n xu t c a chu trình s n

xu t

- Chu trình chi phí: C n c vào k ho ch s n xu t, chu trình s n xu t s cung

c p cho chu trình chi phí các yêu c u v NVL và các chi phí khác ph c v cho quá trình s n xu t

- Chu trình nhân s : Chu trình s n xu t cung c p các thông tin v nhu c u

nhân s ph c v cho quá trình s n xu t

N i dung các ho t đ ng th c hi n trong chu trình s n xu t s đ c chuy n và

ghi nh n vào h th ng x lí, l p báo cáo và cung c p thông tin theo yêu c u c a các

đ i t ng s d ng thông tin liên quan đ n chu trình s n xu t - qua Hình 1.7: S đ

dòng d li u khái quát chu trình s n xu t (Ph l c 07)

Quá trình s n xu t, chuy n hóa các y u t ban đ u vào thành các s n ph m

hoàn thành s tr i qua b n ho t đ ng chính: Thi t k s n ph m, L p k ho ch s n

xu t, Ti n hành s n xu t, T p h p chi phí tính giá thành

Trình t th c hi n các ho t đ ng có th thay đ i theo đ c đi m quá trình s n

xu t, đ c đi m s n ph m c a t ng DN

Tuy nhiên, v m t t ng quát, m i ho t đ ng đ u th c hi n nh ng ch c n ng

riêng, s có các dòng thông tin, d li u mang các n i dung nh t đ nh đi vào làm c

s cho vi c th c hi n ch c n ng đó T đó t o ra các dòng thông tin th hi n ch c

n ng c a t ng ho t đ ng khác bên trong và bên ngoài chu trình - qua Hình 1.8: Các

ho t đ ng c a chu trình s n xu t (Ph l c 07)

1.3.2.1 Thi t k s n ph m

- Ho t đ ng đ u tiên c a quá trình s n xu t là thi t k s n ph m Ho t đ ng

này s ti p nh n các yêu c u c a khách hàng v s n ph m, đ n hàng … t chu trình doanh thu đ thi t k , đáp ng yêu c u c a khách hàng

- Dòng d li u đi vào ho t đ ng này là yêu c u v s n xu t s n ph m, đ n

hàng t chu trình doanh thu ho c các qu n lý hàng t n kho Trên c s dòng d li u

này, ho t đ ng thi t k s n ph m s th c hi n các n i dung sau:

(1.1) Thi t k s n ph m theo yêu c u c a khách hàng Thông tin v thi t k

s n ph m có th l u tr trên b n thi t k s n ph m ho c c s d li u v mô hình

s n ph m trong ph n m m

(1.2) Xác đ nh k t c u NVL c a m t s n ph m hoàn thành, bao g m NVL nào,

s l ng bao nhiêu,…

(1.3) Li t kê các b c đ s n xu t s n ph m, xác đ nh nhu c u v nhân công,

máy móc thi t b ph c v cho t ng b c s n xu t ra s n ph m hoàn thành

- Dòng thông tin t o ra t ho t đ ng thi t k s n ph m s cung c p cho h

th ng đ nh m c v NVL, nhân công và máy móc đ s n xu t ra m t s n ph m hoàn thành ây là thông tin c n thi t ph c v cho vi c l p k ho ch s n xu t và tính giá

thành sau này – chi ti t Hình 1.9: Thi t k s n ph m (Ph l c 07)

C s đ th c hi n vi c l p k ho ch s n xu t là thông tin v các đ n đ t

hàng hi n t i c a khách hàng và d báo v tình hình tiêu th trong th i gian s p t i

đ c chuy n đ n t chu trình doanh thu và k t c u c a s n ph m t ho t đ ng thi t

k Trên c s đó, ho t đ ng này th c hi n các n i dung sau:

(2.3) Xác đ nh nhu c u NVL xu t cho s n xu t: Trên c s l nh s n xu t đ c

l p và k t c u NVL c a t ng s n ph m đ xác đ nh nhu c u v NVL c n thi t cho

ho t đ ng s n xu t NVL s đ c xu t ra ho c mua v và chuy n giao đ n b ph n

s n xu t

Dòng thông tin t o ra t ho t đ ng này s cho phép ho t đ ng s n xu t

đ c th c hi n và xác đ nh các ngu n l c c n thi t ph c v cho quá trình s n xu t

ngu n l c (NVL, s c lao đ ng, máy móc, ) trong s n xu t Xem Hình 1.11: Th c

hi n s n xu t (Ph l c 07)

1.3.2.4 Tính giá thành s n xu t

- Trên c s yêu c u s n xu t s n ph m t k ho ch s n xu t, c n c vào dòng

thông tin t quá trình s n xu t ph n ánh tình hình s d ng th c t NVL, nhân công

và máy móc thi t b đ ti n hành phân lo i chi phí, t p h p chi phí và t ng h p tính

giá thành cho s n ph m hoàn thành

- Ho t đ ng này s đ c th c hi n các n i dung sau:

(4.1) Phân lo i, t p h p t ng lo i chi phí c a quá trình s n xu t

(4.2) T ng h p chi phí s n xu t

(4.3) ánh giá s n ph m d dang ch a hoàn thành

(4.4) Tính giá thành s n ph m

- Dòng thông tin này s cung c p cho quá trình ghi s k toán đ x lý thành

các thông tin k toán c a quá trình s n xu t, cung c p cho ho t đ ng thi t k s n

ph m v tình hình chi phí th c t s n xu t nh m th c hi n các đi u ch nh c n thi t

trong thi t k c a s n ph m Dòng thông tin t o ra c ng s cung c p cho chu trình

doanh thu v các s n ph m hoàn thành theo yêu c u – chi ti t Hình 1.12: Tính giá

thành s n ph m (Ph l c 07)

Ho tăđ ng ki m soát trong chu trình s n xu t (Ph l c 08)

Trong t ch c h th ng thông tin k toán m t n i dung c ng c n quan tâm đó

là t ch c ho t đ ng ki m soát trong chu trình s n xu t v i các m c tiêu ki m soát

- Các ho t đ ng trong chu trình s n xu t đ c th c hi n h u hi u và hi u qu

1.3.3 Chu trình doanh thu

Chu trình doanh thu là t p h p các chu trình kinh doanh và ho t đ ng x lý thông tin liên quan đ n quá trình bán hàng, cung c p d ch v và nh n thanh toán c a

khách hàng (B môn H th ng thông tin k toán, 2012)

V i các đ c đi m và ch c n ng nêu trên, chu trình doanh thu s giao ti p và

quan h v i các đ i t ng ho c h th ng bên ngoài sau đây:

- Khách hàng: Là n i phát sinh yêu c u v hàng hóa, d ch v c n đ c cung

c p, nh n hàng hóa d ch v và th c hi n thanh toán ti n cho DN

- Chu trình chi phí, chu trình s n xu t đóng vai trò cung c p hàng hóa, d ch v

cho chu trình doanh thu Chu trình chi phí s ti p nh n các thông tin v yêu c u hàng hóa, d ch v c n ph i đ c mua và cung c p theo yêu c u c a khách hàng

c ng nh chu trình s n xu t s c n c vào yêu c u c a khách hàng đ lên k ho ch

s n xu t các b ph n, đáp ng yêu c u c a khách hàng

- H th ng l ng s c n c vào nhu c u nhân s c a chu trình doanh thu đ

tuy n nhân l c ng th i k t qu kinh doanh c a t ng nhân viên th c hi n trong

chu trình doanh thu (nhân viên bán hàng, qu n lý,…) là c s đ tính l ng và thu

nh p c a ng i lao đ ng

- Trong tr ng h p t ch c thanh toán qua ngân hàng, chu trình doanh thu

còn có th giao ti p v i ngân hàng và các đ n v cung c p d ch v thanh toán đ

th c hi n thu, chi ti n t i ngân hàng

- N i dung c a các ho t đ ng th c hi n trong chu trình doanh thu s đ c

chuy n và ghi nh n vào h th ng x lý, l p báo cáo và cung c p thông tin theo yêu

c u c a các đ i t ng s d ng thông tin liên quan đ n chu trình doanh thu

M i quan h gi a chu trình doanh thu và các chu trình, đ i t ng khác đ c

mô t khái quát s đ Hình 1.13: Chu trình doanh thu và các chu trình khác (Ph

l c 09)

Ho tăđ ng trong chu trình doanh thu

Quá trình bán hàng, cung c p hàng hóa d ch v và thu ti n s tr i qua b n

ho t đ ng chính: (1) Nh n đ t hàng; (2) Xu t kho, cung c p hàng hóa, d ch v ; (3)

L p hóa đ n theo dõi công n ; (4) Thu ti n

Trình t th c hi n các ho t đ ng có th thay đ i tùy theo đ c đi m kinh

doanh c a t ng DN Tuy nhiên v m t t ng quát, m i ho t đ ng đ u ho t đ ng

nh ng ch c n ng riêng s có các dòng thông tin, d li u mang các n i dung nh t

đ nh đi vào làm c s cho vi c th c hi n ch c n ng đó Xem Hình 1.14: Ho t đ ng

và dòng thông tin trong chu trình doanh thu (Ph l c 09)

1.3.3.1 Nh n đ t hàng

Ho t đ ng đ u tiên b t đ u cho chu trình doanh thu là ho t đ ng nh n đ t

hàng Ho t đ ng này s ti p nh n các yêu c u c a khách hàng, xem xét kh n ng,

đi u ki n đ đáp ng các yêu c u c a khách hàng và thông tin cho khách hàng k t

qu x lý yêu c u đ t hàng c a khách hàng

Dòng d li u đi vào làm c s cho ho t đ ng đ t hàng th c hi n là các yêu

c u v hàng hóa, d ch v t khách hàng chuy n đ n Các yêu c u này ph i đ m b o

tính chính xác và xác th c v n i dung theo đúng yêu c u c a khách hàng

C n c dòng d li u đi vào, ho t đ ng đ t hàng s th c hi n các n i dung x

lý sau:

- (1.1) Xem xét kh n ng đáp ng yêu c u hàng hóa, d ch v c a khách hàng

thông qua vi c truy xu t các thông tin v hàng hóa, d ch v kh n ng hi n có c a

hàng hóa, d ch v có th cung c p

- (1.2) Xem xét kh n ng c a khách hàng đ i v i các đi u ki n, tiêu chu n đ t

ra c a DN nh đi u ki n v kh n ng thanh toán, gi i h n n ho c các đi u ki n v

lu t pháp C s đ th c hi n vi c xem xét, đánh giá là các thông tin l u tr v

khách hàng (doanh m c khách hàng, tình tr ng n c a khách hàng…)

- (1.3) Thông tin k t qu x lý yêu c u đ t hàng cho khách hàng là ch p thu n

hay không ch p thu n yêu c u c a khách hàng N u ch p thu n yêu c u đ t hàng thì

các ho t đ ng ti p theo c a chu trình doanh thu s đ c th c hi n

1.3.3.2 Xu t kho, cung c p hàng hóa, d ch v

Sau khi yêu c u đ t hàng c a khách hàng đ c ch p thu n, DN s ti n hành

cung c p hàng hóa, d ch v cho khách hàng Ho t đ ng này s ti n hành xu t kho,

giao hàng ho c th c hi n các lao v , d ch v cung c p cho khách hàng, đ ng th i

xác nh n đ c n i dung th c hi n th c t c a quá trình cung c p hàng hóa, d ch v

Dòng thông tin đi vào làm c s cho ho t đ ng này th c hi n là dòng thông

tin mang n i dung cho phép nghi p v bán hàng đ c th c hi n t ho t đ ng đ t

hàng chuy n đ n, đ m b o cho s v n đ ng c a hàng hóa, quá trình cung c p d ch

v cho khách hàng đư đ c xét duy t Ho t đ ng này g m các n i dung:

- (2.1) Th c hi n xu t kho: L u gi các thông tin chung v các m t hàng bán

và xu t kho cho khách hàng theo l nh bán

- (2.2) Th c hi n giao hàng, cung c p d ch v cho khách hàng: C p nh t và

l u tr các thông tin v vi c chuy n hàng cho khách theo l nh bán

Dòng thông tin t o ra t ho t đ ng này s th hi n n i dung th c t đư th c

hi n xu t kho, giao hàng ho c nghi m thu cho khách hàng và s chuy n đ n các

ho t đ ng và b ph n ch c n ng c n thông tin v n i dung này, đ m b o theo dõi và

ph n ánh đ c tình hình th c t c a ho t đ ng C th qua Hình 1.16: S đ dòng

d li u c p 1 x lí xu t kho, cung c p hàng hóa d ch v (Ph l c 09)

1.3.3.3 L p hóa đ n, theo dõi công n

Ho t đ ng này s t ch c ghi nh n nghi p v bán hàng, cung c p d ch v

đư đ c th c hi n nh m xác nh n, theo dõi, qu n lỦ và đánh giá quá trình bán hàng,

cung c p d ch v cho khách hàng C s đ th c hi n ho t đ ng này là dòng thông