Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn thành phố hồ chí minh

Sự cần thiết của đề tài Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị.. Việc hoàn thiệ

GUYỄN ĐÌNH HÙNG

NGUYỄN THỊ MINH THÙY

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI

CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP

TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh – Năm 2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

GUYỄN ĐÌNH HÙNG

NGUYỄN THỊ MINH THÙY

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS VÕ VĂN NHỊ

TP Hồ Chí Minh – Năm 2018 Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8340301

trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các kết quả nghiên cứu trong luận văn là hoàn toàn trung thực và không sao chép của người khác

Luận văn này chưa được công bố ở bất cứ nơi nào Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung nghiên cứu của toàn bộ luận văn này

Tp Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2018 Tác giả

Nguyễn Thị Minh Thùy

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

DANH MỤC HÌNH ẢNH

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI ĐƠN VỊ CÔNG 9

1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực công 9

1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ 9

1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công 11

1.2 Khái niệm kiểm soát nội bộ theo COSO và INTOSAI 12

1.2.1 Theo COSO 12

1.2.2 Theo INTOSAI 13

1.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ với công tác quản lý khu vực công 14

1.4 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với khu vực công 15

1.5 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 15

1.5.1 Môi trường kiểm soát 15

1.5.2 Đánh giá rủi ro 17

1.5.3 Hoạt động kiểm soát 18

1.5.4 Thông tin và truyền thông 20

1.5.5 Giám sát 21

1.6 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 22

1.7 Đặc điểm tổ chức hoạt động KSNB của các đơn vị sự nghiệp giáo dục 22

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 25

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 26

2.1 Giới thiệu tổng quan về các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP Hồ Chí

Minh 26

2.2 Chức năng, nhiệm vụ: 27

2.3 Cơ cấu tổ chức 28

2.4 Các đặc điểm đặc thù của các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM 31

2.5 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh 33

2.5.1 Phương pháp, phạm vi, nội dung thu thập, khảo sát dữ liệu 33

2.5.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh 34

2.5.2.1 Môi trường kiểm soát 34

2.5.2.2 Về đánh giá rủi ro 42

2.5.2.3 Về hoạt động kiểm soát 45

2.5.2.4 Thông tin truyền thông 53

2.5.2.5 Giám sát 55

2.6 Đánh giá hệ thống KSNB tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh 56

2.6.1 Đánh giá chung 56

2.6.2 Đánh giá từng bộ phận của hệ thống KSNB 56

2.6.2.1 Môi trường kiểm soát 56

2.6.2.2 Đánh giá rủi ro 58

2.6.2.3 Hoạt động kiểm soát 59

2.6.2.4 Thông tin truyền thông 63

2.6.2.5 Giám sát 64

CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 67

3.1 Quan điểm hoàn thiện 67

3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh 68

3.2.1 Môi trường kiểm soát 68

3.2.2 Đánh giá rủi ro 70

3.2.3 Hoạt động kiểm soát 72

3.2.4 Giải pháp về thông tin truyền thông 82

3.2.5 Giải pháp về giám sát 83

3.3 Một số kiến nghị 84

3.3.1 Kiến nghị với Nhà trường 84

3.3.1.1 Từ phía Ban Giám hiệu 84

3.3.1.2 Từ phía cán bộ nhân viên 85

3.3.2 Từ phía cơ quan chủ quản 85

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 86

KẾT LUẬN CHUNG 87 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

BCTC: Báo cáo tài chính

BGH: Ban giám hiệu

GAO: Government Accountability Office

INTOSAI: International Organization of Supereme Audit Institutions

Bảng 2.7 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về chính sách nhân sự

Bảng 2.8 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về đánh giá rủi ro

Bảng 2.9 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về hoạt động kiểm soát

Bảng 2.10 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về thông tin truyền thông

Bảng 2.11 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về giám sát

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP

Hồ Chí Minh

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Sự cần thiết của đề tài

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc kiểm soát

và giảm thiểu các rủi ro có thể xảy ra đối với hoạt động của đơn vị Ở đâu có sự hoạt động của tổ chức, ở đó tồn tại hệ thống kiểm soát nội bộ Việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ có vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng quản

lý, là phương pháp, chính sách được thiết lập để ngăn chặn, phòng ngừa các rủi ro

có thể xảy ra, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu quả hoạt động và nhằm đạt được sự tuân thủ các quy trình được thiết lập

Ngày nay, khi nền kinh tế ngày càng phát triển thì đòi hỏi các nhà quản trị phải thực hiện đổi mới quản lý để đơn vị hoạt động tốt hơn Bất kỳ đơn vị nào muốn quản lý tốt, đạt được mục tiêu đề ra đều cần đến hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả

Ở Việt Nam, các doanh nghiệp hiện nay đã nhận thức được vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên tại các đơn vị hành chính sự nghiệp thì kiểm soát nội bộ vẫn chưa được quan tâm đúng mức

Cùng với sự phát triển của các trường đại học và các trường cao đẳng ngoài công lập, các trường cao đẳng công lập cũng đã góp phần cung cấp một lực lượng lao động lớn đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội của đất nước Tp Hồ Chí Minh là nơi tập trung nhiều trường cao đẳng công lập trên cả nước Để đào tạo được đội ngũ lao động đáp ứng được nhu cầu của thị trường và hội nhập quốc tế cũng như đối phó với sự cạnh tranh gay gắt như hiện nay, các trường cao đẳng công lập đang đứng trước nhiều khó khăn và thách thức Từ năm 2017, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã bàn giao chức năng quản lý Nhà nước về giáo dục nghề nghiệp tại các trường cao đẳng cho Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội Theo khung đào tạo hiện nay thì thời gian đào tạo trình độ cao đẳng không còn ấn định là 3 năm, nay là 2 - 3 năm, từ 1-2 năm đối với trình độ trung cấp nhưng vẫn phải đảm bảo trang bị đủ kiến thức, kỹ năng, thực hành nghề nghiệp cho người học Để đáp ứng quy định này đòi hỏi các trường phải xây dựng lại chương trình đào tạo và phân bổ đội ngũ giảng

viên phù hợp, là thách thức không nhỏ trong bước đầu chuyển giao Tuyển sinh ngày càng khó hơn thứ nhất là do hồ sơ dự thi THPT quốc gia và xét tuyển đại học

đã bỏ hoàn toàn thông tin của các trường cao đẳng, thí sinh hầu như không biết phải đăng ký vào các trường cao đẳng như thế nào Thứ hai là tâm lý chung của người dân vẫn thích con vào đại học, hơn là theo học tại các trường cao đẳng Từ năm

2018 trở đi, khi Bộ Giáo dục & Đào tạo không còn quy định điểm sàn, hệ cao đẳng còn bị ảnh hưởng nhiều hơn nữa về số lượng tuyển sinh do sự nới lỏng về chất lượng đầu vào từ phía các trường đại học Khó khăn này đặt ra yêu cầu các trường cao đẳng công lập phải tiếp tục nâng cao chất lượng đào tạo, xây dựng thương hiệu

và hình ảnh của mình để có thể ứng phó với các rủi ro

Thực hiện theo Nghị định số: 43/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 4 năm 2006 của Chính phủ về quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm

vụ, tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính đối với các đơn vị sự nghiệp công lập, Nghị định số: 16/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ về quy định cơ chế tự chủ của đơn vị sự nghiệp công lập, Nghị quyết số 19-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Ban Chấp hành Trung ương về tiếp tục đổi mới hệ thống tổ chức và quản lý, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của các đơn vị sự nghiệp công lập Hiện nay, nhiều trường cao đẳng công lập tại thành phố đã tiến hành xây dựng

đề án tự chủ một phần, đổi mới cơ cấu tổ chức, hệ thống quản lý nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động sẵn sàng đáp ứng lộ trình tự chủ tài chính Tuy nhiên, công tác thực hiện còn gặp nhiều khó khăn, thách thức về chất lượng đào tạo,

cơ sở vật chất và năng lực của nhân viên đòi hỏi các các trường phải tăng cường đầu

tư, đổi mới cơ chế quản lý, cơ chế hoạt động, có chính sách ưu đãi, thu hút đội ngũ giảng viên, cán bộ viên chức có năng lực, nhằm đáp ứng với yêu cầu phát triển Do

đó, việc xây dựng một hệ thống KSNB chặt chẻ là một điều hết sức quan trọng Một

hệ thống KSNB hữu hiệu và hiệu quả sẽ là một công cụ hỗ trợ hữu ích giúp các trường có thể kiểm soát và giảm thiểu các rủi ro, thúc đẩy hiệu quả hoạt động nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Nhận thức được tầm quan trọng đó, tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ

thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Thành phố

Hồ Chí Minh” làm đề tài luận văn của mình

2 Tổng quan các nghiên cứu liên quan đến đề tài

2.1 Các nghiên cứu công bố ngoài nước

Shakirat et al (2014) với nghiên cứu về tác động của sự thiếu hụt kiểm soát nội

bộ ảnh hưởng đến việc quản lý dự án vốn trong khu vực công tại Nigeria Mục đích của nghiên cứu là kiểm tra mức độ trách nhiệm quản lý của Chính phủ đối với việc quản lý dự án vốn và tìm hiểu mức độ phức tạp về tài chính ảnh hưởng đến việc quản lý dự án vốn trong khu vực công tại Nigeria Kết quả của bài nghiên cứu cho thấy sự thiếu hụt hệ thống kiểm soát nội bộ có tác động tiêu cực đáng kể đến việc quản lý dự án vốn trong khu vực công tại Nigeria Tác giả cũng đưa ra các kiến nghị nhằm cải thiện sự tuân thủ với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao trách nhiệm quản lý đối với việc quản lý các dự án vốn trong khu vực công tại Nigeria Afiah N.N & Azwari P.C (2015) đã tiến hành nghiên cứu sự ảnh hưởng của kiểm soát nội bộ đến chất lượng báo cáo tài chính và ảnh hưởng của kiểm soát nội

bộ đến chất lượng quản lý tại khu vực công Bài nghiên cứu đưa ra 3 giả thuyết về mối quan hệ giữa hệ thống kiểm soát nội bộ, chất lượng báo cáo tài chính và chất lượng quản lý tại khu vực công Cụ thể, giả thuyết thứ nhất: hệ thống kiểm soát nội

bộ ảnh hưởng tích cực đến chất lượng báo cáo tài chính tại khu vực công, giả thuyết thứ hai: chất lượng báo cái tài chính ảnh hưởng tích cực đến chất lượng quản lý tại khu vực công, giả thuyết thứ ba: hệ thống kiểm soát nội bộ và chất lượng báo cáo tài chính ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp đến chất lượng quản lý tại khu vực công Kết quả nghiên cứu, tác giả ủng hộ cả 3 giả thuyết, chứng minh rằng kiểm soát nội

bộ có ảnh hưởng tốt đến chất lượng báo cáo tài chính và chất lượng báo cáo tài chính tác động tích cực đến hiệu quả quản lý

Joseph O.N & Albert O & Byaruhanga P.J (2015) đã tập trung tìm hiểu sự ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc nhận diện và ngăn chặn gian lận tại Kakamega Tác giả xác định năm thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ có tác

động đến các chỉ số của việc nhận diện và ngăn chặn gian lận, qua đó đưa ra các kiến nghị nhằm giảm thiểu sai sót và gian lận Tuy nhiên, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu vào mối quan hệ tích cực giữa 5 nhân tố của hệ thống kiểm soát nội bộ ảnh hưởng đến khả năng nhận diện ngăn chặn gian lận mà chưa phân tích về các nhân tố tác động gián tiếp ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ

Gamage et al (2014) với nghiên cứu: “Một nghiên cứu về ảnh hưởng của hệ thống kiểm soát nội bộ đến các ngân hàng thương mại Nhà nước tại Sri Lanka” Mục tiêu của nghiên cứu này là đánh giá sự ảnh hưởng của hệ thống KSNB tại các ngân hàng thương mại Nhà nước tại Sri Lanka Dựa vào các nghiên cứu trước, tác giả đã tìm hiểu và đưa ra mô hình đề xuất gồm 5 yếu tố độc lập là: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và Giám sát ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Sau đó, tác giả tiến hành thu thập

dữ liệu bằng cách gửi bảng câu hỏi khảo sát đến các nhà quản lý tại chi nhánh ngân hàng Bank of Ceylon (BOC) và Pepples Bank Dữ liệu thu thập được đo lường độ tin cậy bằng hệ số Cronbach’s Alpha, sau đó tiến hành phân tích bằng phương pháp thống kê mô tả và suy luận Kết quả nghiên cứu: Xác định 5 thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ của mô hình đề xuất ảnh hưởng đến hệ thống KSNB tại các

ngân hàng thương mại nhà nước tại Sri Lanka

2.2 Các nghiên cứu công bố trong nước

Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012) với bài nghiên cứu: “Hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộ tại trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM” Tác giả đã tổng hợp

cơ sở lý luận về hệ thống KSNB ở khu vực công theo INTOSAI 1992, sau đó tiến hành đánh giá thực trạng thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn về

hệ thống KSNB tại trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM, từ đó đưa ra các

giải pháp nhằm hoàn thiện

Vũ Thị Thu Cúc (2013) đã thực hiện bài nghiên cứu: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng nghề quốc tế VABIS Hồng Lam” Tác giả đã phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ theo theo 5 yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 1992 Thông qua nghiên cứu thực trạng, tác giả đưa ra

các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng nghề quốc tế VABIS Hồng Lam

Nguyễn Thị Thu Hậu (2014) với đề tài nghiên cứu: “Hoàn thiện hệ thống KSNB tại trường Đại học Bạc Liêu” Bài nghiên cứu tập trung tìm hiểu thực trạng, phân tích, đánh giá kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004 Từ đó đưa ra giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện

Nguyễn Thanh Hiếu (2015) đã nghiên cứu về các nhân tố ảnh hưởng đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB tại kho bạc nhà nước trên địa bàn TP.HCM Tác giả

đã phân tích các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB theo COSO 1992, thực hiện khảo sát và phân tích kết quả Kết quả nghiên cứu cho thấy 5 yếu tố của hệ thống KSNB ảnh hưởng tích cực đến tính hữu hiệu của hệ thống KSNB Tuy nhiên, tác giả sử dụng cơ sở lý luận về hệ thống KSNB theo COSO 1992 là chưa phù hợp vì kho bạc nhà nước thuộc khu vực công

2.3 Khe hổng nghiên cứu

Nhìn chung, các bài nghiên cứu đều đi sâu nghiên cứu về hệ thống KSNB trong khu vực công, tuy nhiên, các nghiên cứu vẫn còn tồn tại một số hạn chế như sau:

 Đối với các nghiên cứu được công bố ngoài nước:

- Các bài nghiên cứu chủ yếu phân tích về những tác động của hệ thống KSNB đến việc quản lý dự án, chất lượng báo cáo tài chính, chất lượng quản lý, nhận diện

và ngăn chặn gian lận tại ngân hàng hay tại một đất nước cụ thể mà chưa nghiên cứu trong lĩnh vực giáo dục

- Chỉ tập trung phân tích mối quan hệ giữa 5 yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ mà chưa đưa ra nhiều kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống KSNB

 Đối với các nghiên cứu được công bố trong nước:

- Việc sử dụng cơ sở lý luận về hệ thống KSNB trên nền tảng COSO đối với các đơn vị thuộc khu vực công là không hợp lý

- Việc nghiên cứu về hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp được thực hiện khá nhiều, trong khi đó hệ thống KSNB tại khu vực công còn hạn chế

- Các nghiên cứu về hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục chủ yếu được thực hiện tại một đơn vị cụ thể, chưa có nghiên cứu nào được thực hiện tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

- Các giải pháp đưa ra còn chưa cụ thể, khó khăn trong việc áp dụng vào thực tiễn

Tóm lại: Với tổng thể nghiên cứu trong và ngoài nước được phân tích ở trên

cùng với những hạn chế còn tồn tại, bài nghiên cứu này sẽ giúp cho các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh có thể vận dụng để hoàn thiện hệ thống KSNB tại đơn vị của mình

3 Mục tiêu và câu hỏi nghiên cứu

Mục tiêu chung: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao

đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh trong thời gian tới

Mục tiêu cụ thể:

- Tìm hiểu thực trạng và tiến hành đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ, phân tích các ưu điểm và hạn chế còn tồn đọng

- Đưa ra giải pháp và kiến nghị để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các

trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

Câu hỏi nghiên cứu:

1) Hệ thống kiểm soát nội bộ tại khu vực công được thực hiện theo lý thuyết nào?

2) Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh hiện nay như thế nào? Những điểm đạt được và chưa đạt được của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh là gì? Những điểm này xuất phát từ những nguyên nhân nào?

3) Những giải pháp nào nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh?

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

- Phạm vi nghiên cứu: Khảo sát các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp

Hồ Chí Minh

- Giới hạn của đề tài:

 Chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

 Tiếp cận hệ thống kiểm soát nội bộ theo 5 thành phần của kiểm soát nội bộ nên chỉ thể hiện hệ thống kiểm soát nội bộ dưới góc nhìn chung nhất

5 Phương pháp nghiên cứu

Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp thống kê mô tả để thực hiện luận văn:

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về những vấn đề liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trên nền tảng COSO và INTOSAI

- Sử dụng phương pháp khảo sát về thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

- Sử dụng phương pháp thống kê mô tả để trình bày kết quả phân tích được, từ

đó tìm ra những ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế và đề xuất các giải pháp để hoàn thiện

Phương pháp thu thập dữ liệu:

 Dữ liệu thứ cấp: Các văn bản có liên quan đến hoạt động của nhà trường

như các quy định, quy chế tại nhà trường, các văn bản liên quan đến công chức,

trường Bảng câu hỏi được thiết kế theo thang đo Likert 5 điểm nhằm đánh giá mức

độ đồng ý hay không đồng ý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường

Phương pháp phân tích dữ liệu: Sử dụng phần mềm SPSS để hỗ trợ việc

phân tích và trình bày dữ liệu

6 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

- Từ kết quả khảo sát thu thập được, tác giả chỉ ra được những hạn chế còn tồn

tại, phân tích các ưu điểm, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của những hạn chế, từ đó

đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

- Dựa vào kết quả nghiên cứu, các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh có thể áp dụng để hoàn thiện hệ thống KSNB tại đơn vị mình

7 Kết cấu bài luận văn

Phần mở đầu

Chương 1: Cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và hệ thống kiểm soát nội

bộ tại đơn vị công

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI ĐƠN VỊ CÔNG

1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực công

1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ

Cùng với sự phát triển của thực tiễn quản lý, khái niệm kiểm soát nội bộ đã hình thành và phát triển để trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong

tổ chức, không chỉ phục vụ cho công việc của kiểm toán viên mà còn liên hệ mật thiết đến vấn đề quản trị của tổ chức

Giai đoạn sơ khai (1900-1949)

- Vào những năm đầu thế kỷ 20, kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện trong các tài liệu kiểm toán Tuy nhiên, tại thời điểm này, KSNB chỉ được nhắc đến như một công cụ bảo vệ tiền khỏi sự biển thủ của nhân viên

- Năm 1929 theo công bố của Cục Dữ Trữ Liên Bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin): Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là công cụ để bảo về tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động

- Năm 1936 theo Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA): Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách

- Kiểm soát nội bộ ngày càng được quan tâm nhiều hơn đặc biệt là sau sự thất bại trong các cuộc kiểm toán điển hình là Mc Kesson &Robbins

Giai đoạn hình thành (1949-1970)

- Năm 1949 AICPA công bố công trình nghiên cứu: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp của kiểm toán viên độc lập” Theo đó, AICPA cho rằng, KSNB là công cụ để bảo vệ tài sản, kiểm tra mức độ tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động, khuyến khích sự tuân thủ chính sách của nhà quản lý

- Năm 1958, Uỷ ban kiểm toán CAP trực thuộc AICPA ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán số 29 về: “Phạm vi xem xét kiểm toán nội bộ của kiểm toán viên độc lập” SAP 29 đã phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán

- Năm 1962, CAP ban hành tiếp SAP 33 để làm rõ hơn về hệ thống KSNB

- Năm 1972, CAP ban hành tiếp tục SAP 54 đưa ra 4 thủ tục kiểm soát kế toán

Trong suốt thời kỳ trên, kiểm soát nội bộ đã không ngừng mở rộng và phát triển tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO ra đời, KSNB mới dừng lại là công cụ hỗ trợ kiểm toán viên trong việc kiểm toán báo cáo tài chính

Giai đoạn phát triển (1970-1992)

- Năm 1992, ban hành Báo cáo COSO Đây là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa

ra khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một các đầy đủ và có hệ thống, là một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, theo đó kiểm toán nội bộ không chỉ là vấn đề liên quan đến kiểm toán BCTC mà mở rộng ra bao gồm cả lĩnh vực hoạt động và tuân thủ

- Mục tiêu Báo cáo COSO 1992:

+ Thống nhất định nghĩa về KSNB để các đối tượng có nhu cầu sử dụng

+ Công bố các hệ thống tiêu chuẩn để các đơn vị sử dụng có thể đánh giá hệ thống kiểm soát của họ và tìm giải pháp để hoàn thiện

Giai đoạn hiện đại (Sau năm 1992)

a Phát triển về phía quản trị

- Năm 2001, hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp (ERM- Enterprise Risk Management Framework) hình thành trên cơ sở Báo cáo COSO 1992 và được ban hành năm 2004 ERM được định nghĩa gồm 8 nhân tố cấu thành: Môi trường nội

bộ, thiết lập mục tiêu, nhận diện sự kiện, đánh giá rủi ro, đối phó rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát

- Cách thức áp dụng KSNB trong các công ty cổ phần đại chúng nhỏ được ban hành năm 2006

- Năm 1996, Bản tiêu chuẩn có tên: “Các mục tiêu kiểm soát trong công nghệ thông tin và các lĩnh vực liên quan” gọi tắt là CoBIT do Hiệp hội về kiểm soát và

kiểm toán hệ thống thông tin (ISACA) ban hành CoBIT nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi trường tin học, bao gồm những lĩnh vực hoạch định và tổ chức, mua và triển khai, phân phối và hỗ trợ, giám sát.

Năm 2013, ban hành COSO 2013, quan điểm về KSNB đã được thay đổi, COSO 2013 đã đưa ra 17 nguyên tắc mở rộng mô hình kết cấu bởi 5 thành phần cấu thành hệ thống KSNB dựa theo COSO 1992 (Bộ môn kiểm toán-Trường Đại học Kinh Tế TP Hồ Chí Minh, 2012)

1.1.2 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công

Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm

1953 Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các cơ quan kiểm toán tối cao (SAI), INTOSAI đã góp phần rất quan trọng trong việc giúp các thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình

Năm 1992 INTOSAI đã ban hành hướng dẫn về KSNB áp dụng cho khu vực công (INTOSAI 1992) INTOSAI 1992 đã tích hợp các lý luận về kiểm soát nội bộ của báo cáo COSO và những đặc điểm đặc thù của khu vực công Hướng dẫn này được cập nhật vào năm 2001 và công bố vào năm 2004 Bằng việc thực hiện mô hình COSO trong hướng dẫn, INTOSAI 2004 không chỉ cập nhật lý luận chung về KSNB mà còn xây dựng hệ thống KSNB phù hợp với đặc điểm của khu vực công

Bộ tài liệu này cung cấp khuôn mẫu KSNB trong khu vực công và cung cấp các tiêu chuẩn cơ bản để đánh giá KSNB hữu hiệu

INTOSAI 2004 đưa ra hai nhóm chuẩn mực cụ thể:

- Chủng mực chung: INTOSAI GOV 9100 bao gồm khái niệm, thành phần của KSNB và cung cấp vai trò, trách nhiệm của những thành phần tham gia

- Chủng mực cụ thể: các quy định về báo cáo, cách đánh giá chính sách, quản

lý tài sản, sổ sách, quản trị rủi ro

Năm 2013 INOTSAI tiếp tục cập nhật và công bố áp dụng năm 2014

Tại Hoa Kỳ, năm 1999, cơ quan kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) đã ban hành chuẩn mực về kiểm soát nội bộ trong chính quyền liên bang, nhằm đưa ra các quan điểm và hướng dẫn về kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công

Năm 1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức INTOSAI

1.2 Khái niệm kiểm soát nội bộ theo COSO và INTOSAI

1.2.1 Theo COSO

Theo COSO 1992

Theo Báo cáo COSO (1992): Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả về hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ các luật lệ theo quy định

Một hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là:

- Môi trường kiểm soát

- Đánh giá rủi ro

- Hoạt động kiểm soát

- Thông tin và truyền thông

Mục tiêu của COSO 2013: Hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường giám sát tổ chức

Hệ thống KSNB theo COSO 2013 vẫn gồm 5 thành phần như COSO 1992, tuy nhiên, theo COSO 2013 thì các hoạt động này được mở rộng hơn, bổ sung những yêu cầu của một hệ thống KSNB hữu hiệu và những yêu cầu cần phải tuân thủ Một hệ thống KSNB hữu hiệu phải đảm bảo 5 bộ phận và các nguyên tắc tương ứng phải vận hành trên thực tế Không lấy sự hữu hiệu này để bù đắp cho sự yếu kém của bộ phận khác

1.2.2 Theo INTOSAI

Theo INTOSAI 1992

Theo INTOSAI (1992): Kiểm soát nội bộ là cơ cấu của một tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức Trong đó, mục tiêu của tổ chức bao gồm:

- Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu

và hiệu quả trong việc thực hiện nhiệm vụ của đơn vị

- Bảo vệ các nguồn lực không bị thất thoát, tham ô, lãng phí, sử dụng sai mục đích

- Khuyến khích tuân thủ quy định của pháp luật và nội quy của đơn vị

- Thiết lập và báo cáo các thông tin tài chính, thông tin quản lý kịp thời và đáng tin cậy

Theo INTOSAI 2004

Theo INTOSAI (2004): Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức Những mục tiêu cần đạt được là:

- Kết hợp các hoạt động trong đơn vị thành một thể thống nhất, thúc đẩy các hoạt động có tính đạo đức, tính kinh tế, hiệu quả và thích hợp

- Thực hiện trách nhiệm giải trình

- Tuân thủ theo pháp luật hiện hành, các nguyên tắc và quy định tại đơn vị

- Sử dụng và bảo vệ nguồn lực chống thất thoát và sử dụng sai mục đích

So với định nghĩa INTOSAI 1992 thì INTOSAI 2004 đã thêm vào yếu tố đạo đức và trách nhiệm giải trình để nhấn mạnh tầm quan trọng của yếu tố đạo đức trong việc nhận diện và ngăn ngừa hành vi gian lận trong khu vực công

Theo INTOSAI 2013

Theo INTOSAI (2013): Kiểm soát nội bộ tương đối giống INTOSAI 2004 nhưng mục tiêu báo cáo của INTOSAI 2013 có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức Theo đó, năm bộ phận của KSNB phải gắn kết thành một thể thống nhất với nhau nhằm giảm thiểu các sai sót có thể xảy ra để đạt được mục tiêu ở mức chấp nhận được

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315: “KSNB là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan” (Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam

số 315, ban hành theo Thông tư số 214/2012/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/01/2014 thay thế chuẩn mực kiểm toán số 400)

Luật Kế toán 2015 cho rằng: “KSNB là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra” (Điều 39 Luật Kế toán số 88/2015/QH13, có hiệu lực từ 01/01/2017)

1.3 Vai trò của kiểm soát nội bộ với công tác quản lý khu vực công

- Đảm bảo hoạt động của đơn vị thực hiện đúng theo quy trình, đúng kế hoạch

và mục tiêu đã đề ra

- Phát hiện, ngăn chặn các sai sót, rủi ro, gian lận gây thiệt hại cho tổ chức

- Quản lý, sử dụng tài sản khỏi bị hư hại, mất mát, hao hụt, gian lận, trộm cắp

- Bảo đảm tuân thủ quy định và tính chính xác của số liệu kế toán

- Đảm bảo các thành viên trong tổ chức đều tuân thủ quy định, quy chế của tổ chức và quy định pháp luật

- Nâng cao năng lực, kỹ năng của toàn thể nhân viên để cùng nhau tổ chức các hoạt động có hiệu quả, tối ưu hóa nguồn nguồn lực, kiểm soát các rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của tổ chức

1.4 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với khu vực công

- Mục tiêu về hoạt động: nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị

- Mục tiêu về báo cáo tài chính: báo cáo cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính kịp thời, phù hợp cho các đối tượng sử dụng

- Mục tiêu về sự tuân thủ: tuân thủ các quy định của pháp luật và các quy định

có liên quan

- Mục tiêu về quản lý nguồn lực: sử dụng nguồn nhân lực hợp lý và hiệu quả,

sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách, tránh lạm dụng và lãng phí nguồn lực

1.5 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tác giả đã lựa chọn lý thuyết INTOSAI 2004 để làm nền tảng cho bài luận văn vì lý thuyết INTOSAI 1992 thì còn quá lạc hậu so với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay còn INTOSAI 2013 quản trị theo hướng quản lý rủi ro bao gồm cả yếu tố ERP trong quản lý mà các trường cao đẳng trên địa bàn TP.HCM chưa đủ năng lực cần thiết để thực hiện theo hướng này Theo báo cáo INTOSAI

2004 thì hệ thống KSNB bao gồm 5 thành phần sau:

1.5.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát của một tổ chức phản ảnh thông qua các chuẩn mực, văn hóa, sắc thái chung, chi phối ý thức kiểm soát của các cá nhân trong tổ chức và những bộ phận liên quan của hệ thống KSNB

Môi trường kiểm soát được nâng cao khi các thiết lập các quy trình, chính sách, các giá trị đạo đức và tiêu chuẩn cư xử bằng văn bản, để nhân viên căn cứ thực hiện

Các yếu tố của môi trường kiểm soát gồm:

* Sự chính trực và giá trị đạo đức:

Sự chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản lý và nhân viên được xác định thông qua thái độ cư xử, sự tuân thủ các điều lệ, quy định về đạo đức, cách ứng xử đối với đối tượng bên trong và bên ngoài của tổ chức Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB phụ thuộc vào tính trung thực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến quá trình kiểm soát, tạo môi trường thuận lợi để phát huy sức mạnh của tập thể, đạt được mục tiêu đề ra

* Năng lực nhân viên:

Năng lực nhân viên bao gồm năng lực chuyên môn, kỹ năng làm việc, những hiểu biết cần thiết, sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình và thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

Lãnh đạo và nhân viên phải có kiến thức và kinh nghiệm phù hợp để cùng nhau thực hiện và duy trì hệ thống KSNB tại đơn vị

* Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo:

Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo thể hiện qua cá tính, quan điểm và nhận thức của nhà lãnh đạo khi điều hành tại đơn vị Nhà lãnh đạo là người quyết định sự thành bại của tổ chức Nếu nhà lãnh đạo cho rằng KSNB là quan trọng thì toàn thể CBVC trong tổ chức cũng sẽ tận tâm cống hiến, cùng nhau cố gắng để xây dựng hệ thống KSNB hiệu quả Sự khác biệt trong triết lý và phong cách lãnh đạo của nhà lãnh đạo có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị

* Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức là việc phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị để cùng nhau thực hiện mục tiêu đề ra Một cơ cấu tổ chức phù hợp sẽ giúp cho việc điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động một cách hiệu quả

nhằm phòng ngừa các gian lận và sai sót có thể xảy ra Ngược lại, một cơ cấu tổ chức không hợp lý sẽ là nơi có thể chứa đựng gian lận, gây tốn kém chi phí và làm cho các thủ tục kiểm soát sẽ bị mất tác dụng

* Chính sách nhân sự:

Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục về việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, bổ nhiệm, sa thải, khen thưởng hay kỷ luật nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB thông qua việc đảm bảo về năng lực, sự trung thực và giá trị đạo đức Một hệ thống KSNB có thiết

kế hiệu quả bao nhiêu nhưng người vận hành và người thực hiện không có đủ năng lực và giá trị đạo đức thì cũng không thể phát huy được hết hiệu quả Do đó, để chính sách nhân sự thực sự hiệu quả, nhà lãnh đạo cần có các chính sách để khuyến khích, khen thưởng rõ ràng cho mỗi CBVC, NLĐ đồng thời có những hình thức kỷ luật nghiêm khắc cho mỗi hành vi vi phạm

1.5.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro Mỗi đơn vị luôn phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên trong lẫn bên ngoài

- Rủi ro bên trong: Là những rủi ro xảy ra do bản thân đơn vị tạo ra

- Rủi ro bên ngoài: Là những rủi ro xảy ra bên ngoài tổ chức như thay đổi công nghệ, thay đổi chính sách kinh tế, thay đổi các quy định có ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị

Kiểm soát nội bộ hỗ trợ tổ chức cách thức trong việc đánh giá rủi ro bên trong cũng như bên ngoài bao gồm: nhận dạng rủi ro, phân tích rủi ro, đánh giá rủi

ro, xem xét mức độ thường xuyên xảy ra, cân nhắc làm thế nào quản lý rủi ro

*Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là một điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro Mục tiêu phải được xác định trước khi nhà quản lý xác định được những rủi ro ảnh hưởng đến thành tích của họ và có những hành động cần thiết để quản lý rủi ro Một quá trình liên tục để đánh giá và giải quyết các tác động của rủi ro một cách hiệu quả và

cần có nhân viên với các kỹ năng phù hợp để xác định và đánh giá tiềm năng của rủi

ro

*Nhận dạng rủi ro

Nhận dạng rủi ro là việc xem xét rủi ro nào có thể xảy ra và nó ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của tổ chức như thế nào Rủi ro có thể tác động đến toàn bộ hoạt động của tổ chức hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể, do đó

để nhận dạng rủi ro, nhà quản lý có thể sử dụng các biện pháp như dự báo, so sánh

dữ liệu quá khứ và hiện tại, rà soát các hoạt động đang diễn ra có dấu hiệu bất thường tại đơn vị

*Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là việc đánh giá về tầm quan trọng, mức độ thiệt hại mà rủi

ro đó có thể gây ra cho tổ chức Có nhiều phương pháp để đánh giá rủi ro bao gồm: ước lượng mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của tổ chức, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và các biện pháp sử dụng đế ứng phó khi rủi ro xảy ra Mục đích chính của việc đánh giá rủi ro là để giúp cho nhà quản lý tìm ra phương án kịp thời

để đối phó, ngăn chặn cũng như thực hiện các thủ tục kiểm soát theo thứ tự ưu tiên

1.5.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách, phương thức đối phó với rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi

bộ phận trong tổ chức, để hoạt động kiểm soát hiệu quả cần thiết lập các thủ tục kiểm soát phù hợp, thống nhất, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát

Hoạt động kiểm soát gồm hai yếu tố:

- Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc chung làm cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát, được ban hành bằng các văn bản có hệ thống và phù hợp

- Thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực thi chính sách kiểm soát Việc thiết lập các thủ tục kiểm soát cần cân đối giữa lợi ích và chi phí, giữa hoạt động kiểm soát và rủi ro có thể phát sinh

Các yếu tố của hoạt động kiểm soát bao gồm:

* Thủ tục ủy quyền và xét duyệt

Thủ tục ủy quyền là một cách thức nhằm đảo bảo rằng các giao dịch và sự kiện được soát xét bởi nhà lãnh đạo trong đơn vị Các thủ tục ủy quyền phải được ghi chép rõ ràng, công bố đầy đủ cho mọi nghiệp vụ và mọi hoạt động bao gồm các điều kiện cụ thể mà người ủy quyền phải thực hiện Thủ tục ủy quyền bao gồm ủy quyền chung và ủy quyền chi tiết Ủy quyền chung liên quan đến tất cả các hoạt động trong một tổ chức, ủy quyền chi tiết là trường hợp ủy quyền cho một hoạt động cụ thể nào đó, không phát sinh thường xuyên

* Phân chia trách nhiệm

Phân chia trách nhiệm là việc đảm bảo các nhân viên trong đơn vị được phân công công việc một cách rõ ràng, hợp lý, không có người nào thực hiện quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn cũng như không có người thực hiện một hoạt động từ đầu đến cuối một chu trình Sự luân chuyển vị trí làm việc của nhân viên giúp hạn chế xảy ra gian lận khi một nhân viên xử lý một công việc trong thời gian quá dài

Xuất phát từ thực tế, các hành vi gian lận xảy ra khi xuất hiện những cơ hội

và điều kiện thuận lợi Để giảm thiểu sai sót và rủi ro, cần phân chia trách nhiệm một cách nghiêm túc, hợp lý giữa các phòng chức năng để đảm bảo các hoạt động diễn ra hiệu quả, tránh sự thông đồng và đạt được sự cân bằng trong tổ chức

Việc phân chia trách nhiệm hợp lý đảm bảo các yêu cầu sau:

- Không để một cá nhân/ bộ phận thực hiện một quy trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc

- Tách biệt chức năng xét duyệt và chức năng bảo quản tài sản

- Tách biệt chức năng ghi chép sổ sách kế toán và bảo quản tài sản

- Tách biệt chức năng xét duyệt và chức năng ghi chép sổ sách kế toán

* Chứng từ và sổ sách ghi chép

Việc lập và sử dụng chứng từ đảm bảo theo đúng quy định, rõ ràng giúp việc ghi chép sổ sách một cách đầy đủ, hợp lý để giảm thiểu sai sót và gian lận có thể xảy ra, dễ dàng trong việc kiểm tra, đối chiếu giữa các bộ phận Tất cả các chứng từ,

sổ sách phải được phê duyệt bởi cấp trên và có đầy đủ chữ ký xác nhận của những người liên quan Việc thực hiện lưu trữ và thời gian lưu trữ chứng từ được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định hiện hành của kế toán

* Bảo vệ tài sản

Tài sản của một tổ chức bao gồm tài sản vật chất là tiền, công cụ dụng cụ, hàng hóa, máy móc, thiết bị và tài sản phi vật chất là thông tin Những tài sản này phải được kiểm soát và bảo vệ một cách chặt chẻ Kiểm soát tài sản được thực hiện bằng việc định kỳ tiến hành kiểm tra, kiểm kê số liệu, đối chiếu giữa giá trị thực tế

và giá trị trên sổ sách nhằm đảm bảo sự tồn tại, sự ổn định hay tình trạng của tài sản tại đơn vị Kiểm soát quá trình xử lý thông tin là hoạt động kiểm soát trên các ứng dụng thông tin tại đơn vị như trung tâm dữ liệu, các phần mềm hay kiểm soát quyền truy cập

* Kiểm tra, đối chiếu

Các nghiệp vụ phải được kiểm tra, đối chiếu trước và khi xử lý Sau khi nhận được kết quả phải báo cáo đầy đủ cho cấp trên và lập báo cáo

1.5.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông trong một tổ chức được thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp các thông tin cần thiết cho bên trong và bên ngoài tổ chức Thông tin được xử lý thông qua hệ thống thông tin trên máy tính, hệ thống thủ công hoặc kết hợp cả hai Để thông tin đáng tin cậy cần đạt được các yêu cầu sau:

- Tính chính xác: thông tin được phản ảnh phải phản ánh đúng bản chất và sự thật

- Tính kịp thời: thông tin được cung cấp đúng kỳ hạn, đúng lúc, đúng thời điểm, đúng mục đích và theo yêu cầu của các nhà quản lý

- Tính đầy đủ và hệ thống: thông tin được cung cấp phải trình bày đầy đủ các nội dung cần thiết của sự việc giúp người sử dụng có cái nhìn tổng quan để có thể đánh giá vấn đề một cách toàn diện

- Tính bảo mật: thông tin phải được cung cấp đúng người, đúng quyền hạn và bảo mật thông tin

* Hệ thống thu nhận, xử lý và ghi chép thông tin

Thu nhận thông tin là tập hợp những thông tin đáng tin cậy về các hoạt động của đơn vị để sẵn sàng cung cấp các thông tin cần thiết cho những nhà quản lý và đối tượng liên quan, qua đó cấp quản lý có thể dựa và đó để nhận dạng được các rủi

ro có thể xảy ra Trong đó, hệ thống thông tin kế toán gồm hai bộ phận quan trọng

đó là chứng từ kế toán và sổ sách kế toán Chứng từ kế toán giúp ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra, ngăn ngừa các hành vi vi phạm để bảo vệ tài sản cho đơn vị còn sổ sách kế toán là kết quả của việc ghi nhận các chừng từ kế toán

* Báo cáo thông tin nội bộ và bên ngoài

Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được công bố đối với đối tượng bên trong nội bộ của đơn vị và đối tượng bên ngoài như khách hàng, nhà tuyển dụng

và các đối tượng liên quan khác bằng các mẫu báo cáo, các thông báo, quyết định Việc thông tin và truyền thông đóng vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống KSNB Thông tin và truyền thông giúp cho nhân viên nắm bắt được thông tin kịp thời để thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, kịp thời, thuận tiện, có liên quan như thế nào đến người khác và trách nhiệm giải trình như thế nào cũng như giúp cho các đối tượng bên ngoài có thể nắm bắt được các thông tin hữu ích và cần thiết khi có nhu cầu sử dụng Việc thông tin có thể được thực hiện bằng các phương tiện như: các văn bản, hệ thống email nội bộ, các trang website trong tổ chức

1.5.5 Giám sát

Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của hoạt động kiểm soát Quá trình giám sát nhằm đánh giá hiệu suất thực hiện các hoạt động, giúp kiểm tra hệ thống KSNB có vận hành đúng như thiết kế và có cần thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn không

Để hoạt động giám sát được hiệu quả, nhà quản lý có 2 phương án để theo dõi:

- Giám sát thường xuyên

Giám sát thường xuyên là giám sát được thực hiện thông qua việc kiểm tra các hoạt động hàng ngày tại đơn vị, kiểm tra công việc hàng ngày của nhân viên nhằm phát hiện các biến động bất thường, các vấn đề gây ảnh hưởng xấu đến đơn vị

- Giám sát định kỳ

Giám sát định kỳ được thực hiện thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do các kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm toán viên độc lập thực hiện Giám sát định kỳ giúp đánh giá tính hữu hiệu của giám sát thường xuyên một cách chính xác hơn

1.6 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Trên thực tế, không có hệ thống kiểm soát nội bộ nào đảm bảo không có gian lận hay sai sót xảy ra bởi một hệ thống kiểm soát nội bộ đưa ra sự đảm bảo hợp lý chứ không tuyệt đối về việc bảo vệ tài sản, duy trì mức độ tin cậy của thông tin và tuân thủ luật lệ, quy định Xét về bản chất, nó có những hạn chế sau:

- Thứ nhất, nó được xây dựng và áp dụng nhằm ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa kịp thời các sai phạm trọng yếu nhằm hướng tới mục tiêu phải xây dựng một hệ thống sao cho chi phí nhỏ hơn lợi ích, tuy nhiên có những biện pháp không thể thực hiện được do chi phí bỏ ra quá lớn so với lợi ích mang lại

- Thứ hai, đây là quy trình được xây dựng sẵn nên nó chỉ có hiệu quả đối với các nghiệp vụ thông thường chứ không phải các nghiệp vụ bất thường do trong thực tế

có nhiều dạng sai phạm mà hệ thống không dự kiến được, có những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp khi điều kiện kinh tế, môi trường thay đổi

- Thứ ba, vì hệ thống được xây dựng và vận hành bởi con người (ban lãnh đạo, nhân viên của tổ chức) nên có những sai sót từ yếu tố con người, hoặc có sự thông đồng giữa các nhân viên đặc biệt là quản lý cấp cao, sự lạm dụng quyền hạn của người quản lý, sự lạc hậu của các thủ tục kiểm soát khi các thủ tục không kịp thay đổi cho phù hợp với điều kiện thực tế, hạn chế từ trình độ chuyên môn, nhận thức có thể gây

ra sai sót và gian lận

1.7 Đặc điểm tổ chức hoạt động KSNB của các đơn vị sự nghiệp giáo dục

Mỗi tổ chức đều có những đặc điểm riêng, vì vậy khi tổ chức KSNB cần phải nghiên cứu đặc điểm riêng của từng ngành, từng đối tượng cụ thể để vận dụng xây

dựng nội dung KSNB phù hợp với đặc điểm của đối tượng đó Trong hoạt động ngành giáo dục, một ngành vừa đòi hỏi phải có tích lũy để phát triển nhưng lại không được hoạt động theo nguyên tắc tối đa hóa lợi nhuận như các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh thông thường, một ngành chịu nhiều chi phối trực tiếp từ cơ quan giáo dục, chiến lược phát triển giáo dục và đào tạo tại mỗi quốc gia

Các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập thuộc sở hữu của Nhà nước, do nhà nước đầu tư, xây dựng cơ sở vật chất Nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị sự nghiệp công lập là xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển, triển khai hoạt động đào tạo đảm bảo chất lượng giáo dục, tổ chức bộ máy, tuyển dụng quản lý, xây dựng, bồi dưỡng đội ngủ giảng viên, cán bộ quản lý, viên chức, người lao động Các nguồn tài chính tại các đơn vị sự nghiệp giáo dục công lập bao gồm:

- Nguồn ngân sách nhà nước cấp

- Học phí, lệ phí được giữ lại

- Các hoạt động đào tạo, liên kết đào tạo, kinh doanh, thu từ các dịch vụ liên doanh, liên kết

- Nguồn thu khác theo quy định của pháp luật như thu từ tài trợ, viện trợ, nguồn đóng góp của các tổ chức

Căn cứ vào nguồn thu sự nghiệp, các đơn vị sự nghiệp giáo dục có thu được phân thành 4 loại:

- Đơn vị sự nghiệp tự đảm bảo chi hoạt động

- Đơn vị đảm bảo một phần chi hoạt động

- Đơn vị sự nghiệp do Nhà nước đảm bảo toàn bộ chi hoạt động

Mục tiêu về hoạt động:

Mục tiêu hoạt động của đơn vị sự nghiệp giáo dục là tối đa hóa lợi ích của cộng đồng thông qua việc sử dụng hợp lý, hiệu quả nguồn lực của Nhà nước Cụ thể đối với đơn vị sự nghiệp giáo dục đó là:

- Phù hợp với chiến lược, chính sách phát triển giáo dục

- Đảm bảo chất lượng giáo dục đào tạo, chương trình đào tạo, tiêu chuẩn về cơ

sở vật chất, cán bộ, viên chức, đội ngũ giảng dạy, chuẩn đầu ra của người học

- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ, mở rộng hợp tác đào tạo

- Việc sử dụng, quản lý các nguồn lực một cách hợp lý, hiệu quả, tránh thất thoát, lạm dụng và sử dụng sai mục đích

Mục tiêu về báo cáo:

Các báo cáo ở đơn vị sự nghiệp thông thường cung cấp các thông tin về tình hình quản lý ngân quỹ, tình hình sử dụng nguồn kinh phí của Nhà nước, tình hình quyết toán Ngân sách Nhà nước Theo đó, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực công đảm bảo rằng:

- Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được trình bày và báo cáo trung thực và đáng tin cậy

- Các thông tin tài chính và phi tài chính phải được cung cấp kịp thời, phù hợp với từng đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị

Mục tiêu tuân thủ:

Đối với mục tiêu này, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để đảm bảo rằng:

- Việc chấp hành nghiêm túc Luật ngân sách Nhà nước, Luật kế toán, Luật thuế, Luật Giáo dục nghề nghiệp và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan

- Việc chấp hành nội quy và quy chế của đơn vị sự nghiệp

- Tuân thủ những quy định do người quản lý cấp trên trong đơn vị đề ra

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Chương 1 đã trình bày tổng quan về hệ thống KSNB, lịch sử hình thành, phát triển của hệ thống KSNB tại khu vực công và các thành phần của KSNB theo hướng dẫn của INTOSAI 1992 cập nhật theo INTOSAI 2004

Hệ thống KSNB là rất cần thiết đối với bất kỳ một tổ chức nào nhằm ngăn ngừa thiếu sót trong hệ thống quản lý, giảm thiểu, phòng tránh những thất thoát tài sản có thể tránh và đảm bảo việc chấp hành chính sách pháp luật của Nhà nước Trong chương 1, tác giả đã trình bày vai trò và những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB trong đơn vị công Muốn cho đơn vị có cơ chế quản lý tốt thì bản thân mỗi đơn vị phải xây dựng một hệ thống KSNB chặt chẽ

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG LẬP TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 2.1 Giới thiệu tổng quan về các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP Hồ Chí Minh

Thành phố Hồ Chí Minh hiện có 392 tổ chức giáo dục, trong đó có 52 trường cao đẳng, trung cấp công lập Các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP Hồ Chí Minh nằm trong hệ thống giáo dục quốc dân, chịu sự quản lý trực tiếp từ các cơ quan chủ quản về chiến lược phát triển, về tiêu chuẩn giảng viên, nội dung, chương trình, phương pháp đào tạo… nội dung đào tạo đa ngành, đa lĩnh vực

Trong thời kỳ công nghiệp hóa- hiện đại hóa hiện nay, nguồn nhân lực là yếu

tố quyết định hàng đầu đến sự phát triển của đất nước Thành phố Hồ Chí Minh là trung tâm kinh tế lớn của cả nước, do đó nhu cầu về nguồn nhân lực của thành phố ngày càng tăng chính vì vậy đây là nơi tập trung rất nhiều trường đại học, cao đẳng

và trung cấp Cùng với sự phát triển của các trường đại học và các trường cao đẳng ngoài công lập, các trường cao đẳng công lập cũng đã góp phần cung cấp một lực lượng lao động lớn đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội của đất nước

Với sự nới lỏng về chính sách tuyển sinh khi không còn quy định điểm sàn, các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP.HCM đang đứng trước rất nhiều khó khăn về tuyển sinh và cạnh tranh gay gắt từ phía các trường đại học Khó khăn này đặt ra yêu cầu các trường cao đẳng công lập phải tiếp tục nâng cao chất lượng đào tạo gắn với yêu cầu của doanh nghiệp, xây dựng lại chương trình đào tạo để có thể đối phó với các khó khăn nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

Trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh hiện có 15 trường cao đẳng công lập:

Bảng 2.1 Danh sách các trường cao đẳng công lập trên địa bàn TP HCM

1 Trường Cao đẳng Công Nghệ Thủ Đức 53 Võ Văn Ngân, P Linh Chiểu,

Q.Thủ Đức, TP.HCM

2 Trường Cao đẳng Công Thương Tp.HCM 20 Tăng Nhơn Phú, P Phước Long B, Quận 9, TP.HCM

3 Trường Cao đẳng Điện lực Tp.HCM 554 Hà Huy Giáp, P.Thạnh Lộc

- Quận 12 , TP.HCM

4 Trường Cao đẳng Giao Thông Vận Tải III Số 189 Kinh Dương Vương, P 12, Quận 6, TP HCM

5 Trường Cao đẳng Giao Thông Vận Tải

Tp.HCM

252 Lý Chính Thắng, P.9, Quận

3, TP.HCM

6 Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ Thuật Tp.HCM 215 Nguyễn Văn Luông, P.11, Quận 6,TP.HCM

7 Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ Thuật

VINATEX Tp.HCM

586 Kha Vạn Cân, P Linh Đông, Q Thủ Đức, TP.HCM

8 Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại Tp.HCM 287 Phan Đình Phùng, P.15, Phú Nhuận, TP.HCM

9 Trường Cao đẳng Kinh tế Tp.HCM 33 Vĩnh Viễn, P.2, TP.HCM

10 Trường Cao đẳng Kỹ thuật Cao Thắng 65 Đường Huỳnh Thúc Kháng, , Quận 1, TP.HCM

11 Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng Tp.HCM 390 Hoàng Văn Thụ, P.4, Q

14 Trường Cao đẳng văn hóa nghệ thuật Tp.HCM 5 Nam Quốc Cang, P.Phạm Ngũ Lão, Quận 1, TP.HCM

15 Trường Cao đẳng Xây dựng số 2 190 Võ Văn Ngân, Bình Thọ, Thủ Đức,TP.HCM

(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)

2.2 Chức năng, nhiệm vụ:

a Chức năng đào tạo

Đào tạo nguồn nhân lực trình độ có phẩm chất đạo đức tốt, có kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp phù hợp, đáp ứng nhu cầu của xã hội, đáp ứng sự nghiệp công nghiệp hóa, hiên đại hóa đất nước

Xây dựng thành trường đào tạo đa ngành, đa cấp đem lại cho thế hệ trẻ những kiến thức và kĩ năng nghề nghiệp vững vàng

Xây dựng các hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học công nghệ đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế, xã hội

b Nhiệm vụ

- Đào tạo nguồn nhân lực có năng lực đáp ứng nhu cầu xã hội

- Chăm lo đời sống và bảo vệ quyền lợi chính đáng, hợp pháp của cán bộ, giảng viên Nhà trường

- Không ngừng nỗ lực và cố gắng trở thành trường cao đẳng chất lượng, có đội ngũ cán bộ, giảng viên, cơ sở vật chất đạt chuẩn quốc gia, đào tạo đa cấp, đa ngành

và trở thành trường đại học trong thời gian ngắn nhất

2.3 Cơ cấu tổ chức

- Ban Giám Hiệu: Gồm một Hiệu trưởng và các Hiệu phó

 Hiệu trưởng: Là người đại diện theo pháp luật của Nhà trường, chịu trách nhiệm điều hành, quản lý chung các hoạt động, xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển, quản lý bộ máy hoạt động của nhà trường theo các quy định của pháp luật, điều lệ trường, các quy định của cơ quan chủ quản

 Hiệu phó: giúp Hiệu trưởng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của trường, phụ trách một số lĩnh vực theo sự phân công của Hiệu trưởng, tham mưu cho Hiệu trưởng về kế hoạch, chiến lược phát triển, giải quyết các công việc được giao

- Hội đồng trường, Ban chấp hành công đoàn, Hội đồng khoa học và đào tạo, Đoàn thanh niên có trách nhiệm thực hiện mục tiêu, các hoạt động đoàn thể, chăm

lo đời sống CBVC, NLĐ, phù hợp với mục đích, chức năng, nhiệm vụ của trường

và hoạt động theo quy định của pháp luật

- Phòng Tổ chức- Hành Chính: Tham mưu và giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý và tổ chức thực hiện nhiệm vụ trong các lĩnh vực liên quan đến: văn thư, lưu trữ, hành chính, tổng hợp, tổ chức cán bộ, tổ chức sự kiện, tiếp khách đến công tác, thực hiện công tác bảo vệ an toàn cơ quan, an ninh trật tự trong Trường, phụ trách công tác thi đua khen thưởng Đề xuất, kiến nghị các biện pháp giúp Hiệu

trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch công tác đồng thời giúp Hiệu trưởng thực hiện công tác tuyển dụng và quản lý nhân sự, lập bảng lương

- Phòng Kế Hoạch - Tài chính: Tham mưu cho Hiệu trưởng phương hướng, biện pháp, qui chế quản lý tài chính, thực hiện các quyết định tài chính của Hiệu trưởng và tổ chức thực hiện công tác kế toán sao cho hiệu quả, đúng qui chế Thực hiện các thủ tục giao dịch tài chính với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài Trường Kiểm tra, kiểm soát việc thực hiện các qui định quản lý tài chính và chế độ tài chính Thực hiện công tác lập dự toán, lập các báo cáo tình hình tài chính theo quy định

- Phòng Đào tạo: Phòng Đào tạo có chức năng tham mưu giúp Hiệu trưởng, quản lí, tổ chức, triển khai thực hiện công tác đào tạo, bao gồm xây dựng mục tiêu,

kế hoạch, chương trình đào tạo, học liệu, tổ chức giảng dạy và chất lượng giảng dạy theo quy chế đào tạo của Bộ và quy định của Trường đã ban hành Phối hợp với các đơn vị nghiên cứu và đề xuất với Ban Giám hiệu về các mục tiêu và định hướng phát triển các trình độ và loại hình đào tạo, cơ cấu ngành nghề, chương trình đào tạo

và các nguồn lực phục vụ đào tạo Tổ chức tuyển sinh các bậc đào tạo, quản lý in

ấn, cấp phát bằng theo quy định của Bộ Giáo dục và đào tạo

- Phòng khảo thí: Thực hiện công tác quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện các công tác khảo thí, công tác đánh giá và đảm bảo chất lượng của nhà trường Tổ chức xây dựng và quản lý ngân hàng đề thi, câu hỏi thi kết thúc học phần, thi tốt nghiệp của các bậc, hệ đào tạo của trường, thực hiện công tác quản

lý, lưu trữ và bảo mật đề thi, bài thi, điểm thi theo quy định

- Phòng thiết bị - vật tư: Thực hiện công tác quản lý tài sản, vật tư, công tác kiểm kê và thanh lý tài sản, dụng cụ kỹ thuật chuyên dùng hàng năm Tổ chức quản

lý việc mua sắm tài sản, vật tư và tài sản khác phục vụ đào tạo tại Trường Phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng và triển khai các dự án đầu tư trang thiết bị của Trường Quản lý toàn bộ hệ thống thiết bị, máy móc, vật tư phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ của Trường

- Phòng quản lý sinh viên: thực hiện công tác quản lý công tác sinh viên, giải quyết các vấn đề liên quan đến học bổng, khen thưởng, kỷ luật sinh viên, tư vấn sinh viên về học tập, đời sống, chỗ ở, việc làm, quản lý sinh viên nội trú, ngoại trú trong thời gian học tập tại Trường Tham mưu cho Hiệu trưởng về công tác giáo dục

tư tưởng, đạo đức cho sinh viên

- Phòng Quản trị dịch vụ: Thực hiện công tác quản lý cơ sở hạ tầng tại trường, quản lý công tác phục vụ bao gồm: cảnh quan, vệ sinh môi trường, mua văn phòng phẩm, nước uống, sửa chữa điện, nước, quản lý và giám sát việc sửa chữa thường xuyên các công trình nhà cửa - vật kiến trúc, quản lý sửa chữa tài sản, công

cụ và vật liệu phục vụ cho giảng dạy, học tập và công tác chuyên môn tại trường Lập kế hoạch, giám sát sửa chữa nhỏ nhằm duy trì chức năng, chống xuống cấp cơ

sở hạ tầng

- Phòng hợp tác quốc tế: Thực hiện công tác nghiên cứu khoa học, quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực hiện công tác hợp tác quốc tế, tổ chức hội thảo khoa học quốc gia, quốc tế, tổ chức tuyển sinh và đào tạo các chương trình hợp tác quốc tế Lập kế hoạch và triển khai công tác nghiên cứu khoa học trong toàn Trường Đẩy mạnh chương trình hợp tác quốc tế về nghiên cứu khoa học, tham gia chuyển giao công nghệ, thuê mướn chuyên gia phục vụ cho công tác giảng dạy

và nghiên cứu khoa học

- Phòng Thanh tra pháp chế: Thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát các hoạt động của cán bộ, nhân viên, giảng viên và học sinh tại trường nhằm đảm bảo việc thực thi đúng quy định của pháp luật, bảo vệ quyền và lợi ích của tổ chức

và cá nhân Giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến công tác đào tạo và quản lý theo đúng quy định của Nhà nước, phát hiện và phản ánh kịp thời những biểu hiện tiêu cực trong công tác giảng dạy và hoạt động chuyên môn

- Các Khoa, bộ môn: Tổ chức xây dựng chương trình đào tạo cho các ngành thuộc khoa đào tạo, tổ chức thực hiện quy trình đào tạo cao đẳng, tổng hợp kế hoạch của các bộ môn thuộc khoa, phối hợp với phòng TC-HC lập kế hoạch xin tuyển dụng, bổ sung, bồi dưỡng cán bộ giảng dạy, các công chức khác để báo cáo Phối

hợp với phòng Đào tạo thực hiện công tác quản lý giảng viên và đề xuất định hướng, chương trình đào tạo Phối hợp và tạo điều kiện để các tổ chức công đoàn, Đoàn Thanh niên trong khoa thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của các tổ chức đó

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức tại các trường cao đẳng công lập trên địa bàn