Tuyển chọn nhân sự qua hình thức phỏng vấn

+ Tìm hiểu những thông tin cơ bản về ứng viên để đánh giá những tiềm năng của ứng viên+ Gặp gỡ trực tiếp nhằm đánh giá hình dáng tướng mạo ứng viên - Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5

Mục Lục

Nhóm Money

Lớp 53TP2

Danh sách thành viên:

Chủ đề: Tuyển chọn nhân sự qua hình thức

- Phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch về nguồn nhân lực.

- Dựa vào khối lượng và yêu cầu công việc để sử dụng tối đa năng lực của người lao động

-Tuyển những người có năng lực, kỷ luật, trung thực và gắn bó với doanh nghiệp ( trung thành với doanh nghiệp)

II. Quy trình tuyển chọn nhân sự:

Bước 1: Tiếp nhận và phân loại hồ sơ.

Tiếp nhận, phân loại hồ sơ

Phỏng vấn sơ bộ

Trắc nghiệm

Phỏng vấn sâuXác minh điều tra

Kiểm tra sức khỏe

Ra quyết định tuyển chọn

Hướng dẫn hội nhập

- Mục đích: Loại bỏ các ứng viên không đáp ứng các yêu cầu cơ bản nhất của công việc.

- Các hồ sơ sẽ được xem xét nhiều khía cạnh như: các văn bằng, tính hợp lệ của văn bằng, tính rõ ràng của lý lịch, chữ viết, văn phong, …

Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này Người xin tuyển dụng phải nộp cho xí nghiệp, cơ quan những giấy tờ sau đây theo mẫu thống nhất của Nhà nước:

a) Đơn xin tuyển dụng;

b) Bản khai lý lịch có chứng thực của Uỷ ban nhân dân phường, xã hoặc thị trấn;

c) Giấy chừng nhận sức khỏe do y, bác sỹ của cơ quan y tế có thẩm quyền cấp;

d) Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ lỹ thuật;

Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm:

- Học vấn, kinh nghiệm, các quá trình công tác

- Khả năng tri thức

- Sức khỏe

- Mức độ lành nghề, sự khéo léo về tay chân

- Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vong

Hồ sơ được phân thành 3 loại:

- Hồ sơ loại bỏ ngay

- Hồ sơ còn nghi ngờ

- Hồ sơ tạm chấp nhận

Bước 2: Phỏng vấn sơ bộ:

- Mục đích:

+ Yêu cầu ứng viên điền những dữ liệu còn thiếu vào hồ sơ

+ Cung cấp một số thông tin cơ bản cho ứng viên

+ Cung cấp thông tin liên quan đến công việc, điều kiện làm việc để ứng viên tự đánh giá khả năng, hoàn cảnh của mình nhằm xác định thêm quyết tâm xin việc hay tự rút lui nếu không phù hợp

+ Tìm hiểu những thông tin cơ bản về ứng viên để đánh giá những tiềm năng của ứng viên

+ Gặp gỡ trực tiếp nhằm đánh giá hình dáng tướng mạo ứng viên

- Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra

Bước 3: Trắc nghiệm:

- Kiến thức tổng hợp

- IQ: Loại trắc nghiệm này được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức hiểu biết chung, về khả năng làm việc, lao động trí óc, về khả năng tiếp thu, học hỏi các vấn đề mới Trắc nghiệm về tri thức hiểu biết bao gồm các bài trắc nghiệm tìm hiểu về trí thông minh và các khả năng hiểu biết đặc biệt khác của ứng viên

- Năng lực chuyên môn: Đánh giá khả năng ứng viên có thể học hỏi , tiếp thu các

kỹ năng nghề nghiệp, còn kiểm tra trắc nghiệm thành tích mức độ hiểu biết và kỹ năng thực nghề nghiệp mà các ứng viên đã nắm được

- Năng khiếu: Đánh giá sự khéo léo của ứng viên được thể hiện qua các bài tập tìmhiểu về sựu khéo léo của bàn tay, sự thuần thục và mềm mại của các chuyển động,

sự phối hợp thực hiện các bộ phận trên cơ thể…

- Tâm lý, tính cách: Ngoài trí thông minh, khéo léo và thể lực tốt còn có nhiều yếu

tố khác tác động mạnh mẽ đến khả năng thành công của một nhân viên như: ý chí,

sở thích, nguyện vọng, động lực cá nhân… thường được đánh giá thông qua trắc nghiệm tâm lý

Bước 4: Phỏng vấn sâu ( phỏng vấn tuyển chọn).

- Mục tiêu: nhằm tìm kiếm những gì mà ứng viên có thể làm trong hiện tại và có thể làm trong tương lai

Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm trình độ, đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng

và những phẩm chất cá nhân thích hợp cho tổ chức

- Phỏng vấn theo dạng câu hỏi:

+ Không có chuẩn bị trước

Bước 5: Xác minh điều tra.

- Xác minh năng lực, lòng trung thành, trình độ, lý lịch cá nhận của ứng viên Thông qua việc tiếp xúc với công ty cũ của ứng viên (nếu có), địa phương, trường học

- Thông báo cho ứng viên trúng tuyển.

Bước 6: Kiểm tra sức khỏe.

-Mục đích: Nhằm cung cấp các tiêu chuẩn về thể lực cho các yêu cầu vị trí công việc cụ thể

Dù có đáp ứng đầy đủ về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách tốt, nhưng nếu sức khỏe không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng

Bước 7: Ra quyết định tuyển chọn.

- Đây là bước quan trọng nhất quyết định tuyển chọn hoặc loại bỏ ứng viên Để nângcao mức độ chính xác nhà tuyển dụng cần xem xét một cách hệ thống đầy đủ các thông tin về ứng viên

- Tất cả các điểm đnáh giá về ứng viên trong quá trình tuyển chọn như điểm kiểm tra, trắc nghiệm, điểm phỏng vấn, người giới thiệu … sẽ được tổng hợp lại, ứng viên đạt số điểm cao nhất sẽ được tuyển chọn

Bước 8 Hướng dẫn hội nhập.

-Mục đích:

+ Nhân viên mới nhanh chóng hội nhập

+ Cảm thấy được chào đón và đánh giá cao

+ Hiểu rõ về doanh nghiệp

+ Tham gia các hoạt động của doanh nghiêp một cách nhanh chóng

+ Hiểu rõ hơn về công việc và kỳ vọng của doanh nghiệp đối với họ

-Thực hiện:

+ Giới thiệu nhân viên mới và các thành viên cũ trong công ty

+ Hướng dẫn công việc, nhiệm vụ cần thực hiện

+ Thực hiện thử việc dựa theo bảng đánh giá

+ Quyết định tuyển dụng chính thức và ký hợp đồng dài hạn.

III. Phỏng vấn tuyển dụng.

1. Các nguyên tắc khi phỏng vấn.

1 Trước khi phỏng vấn cần xem xét lại bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc, hồ sơ của ứng viên, Các điểm trắc nghiệm, các thông tin về ứng viên,kiểm trả lại mục đích của từng cuộc phỏng vấn và xác định các câu hỏi cần thựchiên

2 Tạo nên và duy trì quan hệ tốt với ứng viên bằng cách chào hỏi vui vẻ, bày tỏ

sự quan tâm chân thành đến ứng viên để cho ứng viên được tự nhiên Tôn trọng nhân cách, quyền lợi của người bị phỏng vấn, tránh thái độ ban ơn, ông chủ Phỏng vấn viên cần có tính hài hước, khả năng suy đoán, khách quan và không nên có quan điểm thái quá về các vấn đề

3 Lắng nghe chăm chú, cố gắng hiểu người bị phỏng vấn nói gì, tránh cãi lý, không bị lôi cuốn vào các câu chuyện gẫu và khuyến khích người bị phỏng vấn nói nhiều

4 Quan tâm đến sự thay đổi động thái, cử chỉ, hành động của ứng viên để hiểu được về quan điểm, tình cảm của ứng viên Nên quan sát xem người bị phỏng vấn có các cử động tiêu biểu gì kiểu múa tay, kiểu run rẩy, kiểu rung đùi, gãi taihay có phản ứng hoặc sự thay đổi nào của nét mặt khi đề cập đến các vấn đề phức tạp trong công việc

5.Trả lời thẳng thắn các câu hỏi của ứng viên, chân thành cung cấp các thông tin cần thiết cho ứng viên, tuy nhiên, không nên tiết nộ quan điểm riêng của phỏng vấn viên trước khi cần phải tiết nộ và không nên biểu nộ sự hài lòng hay khó chịu khi ứng viên trả lời đúng hay sai

6.sử dụng các câu hỏi có hiệu quả, tỏ ra bình tĩnh, nhẹ nhàng, nói dễ hiểu rõ ràng, dễ nghe tránh lối nói chữ, không đặt những câu hỏi để cho người bị phỏngvấn chỉ trả lời “có” hoặc “không” Phỏng vấn viên nên tỏ ra bình tĩnh, nhẹ nhàng khi đặt câu hỏi không nên nói quá to, cũng không nên nói quá nhỏ khiến ứng viên phỏng lo lắng hoặc không hiểu phỏng vấn viên định nói gì

7.Ghi chép cẩn thận trong quá trình phỏng vấn, cần ghi lại những dữ liệu thông tin thực tế, các đánh giá suy luận của phỏng vấn viên Tuy nhiên nên lưu ý phân

biệt để riêng các yếu tố, sự kiện với các suy luận, đánh giá của phỏng vấn viên

và nên có sự so sánh về đánh giá của các phỏng vấn viên khác

8.Cố gắng tránh các thiên kiến, định kiến về tuổi đời, giới tính, dung mạo của ứng viên

9.Luôn kiểm soát được nội dung và toàn bộ quá trình phỏng vấn, cho phép ứng viênđược đặt câu hỏi để tìm hiểu thêm về doanh nghiệp và công việc nhưng phỏng vấn viên cần chủ động được tình huống để đạt được mục đích của phỏng vấn tránh tình trạng để ứng viên nói dông dài về những vấn đề không quan trọng

10.Tập trung đánh giá những nét chính của ứng viên như khả năng hòa hợp với mọi người, động cơ làm việc, kinh nghiệm thực tế, mức độ hiểu biết công việc không vội vã, bình tĩnh xem xét kỹ lưỡng các thông tin trước khi ra quyết định Nên có các chương trình huấn luyện về phỏng vấn định kỳ đối với các quản trị gia thường xuyên thực hiện công tác phỏng vấn

2 Các hình thức phỏng vấn.

2.1 Phỏng vấn qua điện thọai

Hiện nay phỏng vấn qua điện thoại là cách phổ biến nhằm sàng lọc các ứngviên trước cuộc phỏng vấn đầu tiên Cuộc phỏng vấn này có thể hẹn trước hoặckhông Nếu ở thời điểm đó không thuận tiện bạn có thể cho người ta biết và sắpxếp một cuộc hẹn vào lúc khác Trong lúc phỏng vấn qua điện thoại bạn có thể bịout ngay nếu trả lời ấp úng hay không khớp với CV mà bạn đã gửi Nếu bạn cóchất giọng hay hoặc phản xạ nhanh trong cách trả lời sẽ dễ dàng ghi điểm đối vớinhà tuyển dụng Nếu cuộc phỏng vấn đã được hẹn trước bạn nên chuẩn bị tất cảcác tài liệu liên quan như tài liệu về công việc, CV mà bạn đã gửi cho nhà tuyểndụng, tài liệu tham khảo Bắt đầu cuộc phỏng vấn bạn nên xác nhận lại tên và chức

vụ của người phỏng vấn, nhớ rằng phải ghi chú lại Thông tin này giúp bạn khônglàm phật lòng người phỏng vấn khi bạn không có sự nhầm lẫn trong quá trìnhphỏng vấn, mặc khác cũng để sử dụng khi viết thư cảm ơn sau cuộc phỏng vấn Vìthời gian ít nên bạn cần trả lời các câu hỏi ngắn gọn tập trung và có thể tranh thủhỏi nhà tuyển dụng thêm thông tin liên quan đến công việc, công ty…

2.2 Phỏng vấn trong bữa ăn

Có thể đây là hình thức phỏng vấn ít được phổ biến tại Việt Nam so với cáchình thức khác Nhà tuyển dụng muốn phỏng vấn theo cách này nhằm đánh giá khảnăng giao tiếp của bạn Trước khi phỏng vấn như thế này bạn nên tìm hiểu trướcnhà hàng mà mình được mời đến và tìm hiểu cách sử dụng các loại dao nĩa trênbàn tiệc Trong bữa ăn bạn đừng nên gọi những món ăn đắt tiền, chú ý đến một sốmón ăn sẽ gây phiền toái cho bạn vì vậy phải chọn những món ăn đơn giản đểthuận tiện khi vừa ăn vừa trao đổi Bạn không nên nói chuyện khi trong miệng cònthức ăn, nên thoải mái trao đổi cỡi mở với nhà tuyển dụng Sau bữa ăn bạn nêncảm ơn nhà tuyển dụng và viết thư cảm ơn đồng thời bày tỏ thái độ quan tâm đốicông việc khi về tới nhà.

2.3 Phỏng vấn nhiều người một lúc

Đây là hình thức phỏng vấn mà tuyển dụng sẽ gọi từ 2,3 ứng viên trở lên vàophỏng vấn cùng một lúc, họ đặt cùng một câu hỏi như nhau và để các ứng viêncùng trả lời.Trong trường hợp này thường thì các câu hỏi không phải trả lời đúnghay sai mà vấn đề ở chỗ nhà tuyển dụng khả năng phản ứng nhanh nhạy của cácứng viên Vì thế bạn cần bình tĩnh trả lời nhanh, tuy nhiên cũng đừng hấp tấp giànhtrả lời khi chưa nghĩ ngay ra phương án hay Nếu đối thủ của bạn đã trả lời rồi thìbạn cũng không được ngắt lời của người ta mà hãy chờ người ta nói xong đã Khimình trả lời cũng không được chê bai câu trả lời của người trước Nếu lúc nào bạncũng trả lời “Tôi đồng ý với phương án của chị A” thì chắc chắn bạn sẽ khôngđược chọn vì rằng nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên rất chậm chạp, hoặc anh tachỉ là người ba phải ăn theo Vì thế nếu trả lời sau mà vẫn không có phương cáchtrả lời khác thì bạn nên bổ sung nâng cao phương án đó theo cách tối ưu hơn, khảnăng thuyết phục cao và kỹ năng tổ chức nhóm chắc chắn bạn sẽ ghi điểm ở nhàtuyển dụng Dạng câu hỏi tình huống đòi hỏi ứng viên phải sáng tạo, có khả năngsuy luận logic để đưa ra giải pháp thích hợp nhất

- Phỏng vấn trực tiếp lần 2: Trưởng phòng nhân sự hoặc có thể có trưởng phòngcủa vị trí mà bạn ứng tuyển, giám đốc Đây là cuộc phỏng vấn chính thức nhằm

kiểm tra năng lực và chuyên môn của bạn Những người tham gia phỏng vấn đều

có quyền ra quyết định chọn bạn hay không? Vì thế đừng quên là bạn phải trả lờicho tất cả nhóm thay vì trả lời với người đặt câu hỏi cho bạn và đừng quên chú ýđến người đặt câu hỏi cho mình Thông thường có một người chính điều khiểncuộc phỏng vấn Người này có thể là giám đốc trực tiếp của bạn hoặc là người raquyết định, vì vậy hãy đặc biệt chú ý đến họ

- Phỏng vấn lần cuối: Thông thường ở vòng cuối cùng này bạn dường như đã đượcchấp nhận làm việc và họ chỉ gặp bạn để thương lượng mức lương và chế độ làmviệc Đây có thể xem là vòng phỏng vấn căng thẳng nhất giữa một bên muốn trảlương thấp và một bên muốn nhận mức lương cao Vì thế bạn phải khéo léo linhhoạt trong thương lượng

Nên hỏi rõ về công việc mà mình sẽ làm, các chế độ đãi ngộ của công ty.Việc hiểu rõ đặc điểm cơ bản của mỗi vòng phỏng vấn sẽ giúp bạn loại bỏ cảmgiác hồi hộp, căng thẳng và chuẩn bị thật chu đáo câu trả lời và những giải pháp dự

bị để đối phó với nhà tuyển dụng

Dưới đây là ưu nhược điểm của một số hình thức phỏng vấn khác:

Loại phỏng vấn Ưu điểm Nhược điểm

Phỏng vấn không chỉ

dẫn

-Để dẫn dắt và tìm hiểu cáclĩnh vực khác

-Ứng viên cảm thấy thoải mái hơn

-Có thể thay dổi theo tình hình của cá nhân

-Khó điều khiển phỏng vấn-Có thể bỏ qua các lĩnh vực quan trọng

-Khó so sánh ứng viên

Phỏng vấn theo mẫu -Các ứng viên được đối xử

bình đẳng-Đáng tin cậy hơn-Thời gian hợp lí -Bao quát tất cả các lĩnh vực

-Người được phỏng vấn bị ngợp bởi câu hỏi dồn dậpPhỏng vấn tình huống -Tạo điều kiện để các ứng

viên thể hiện được các kĩ năng làm việc trong các tìnhhuống cơ bản và điển hình

-Thời gian phỏng vấn lâu-Số lượng phỏng vấn có giớihạn

-Tình huống có thể trùng lặp

Phỏng vấn liên tục -Ứng viên thường không

biết là mình đang bị phỏng vấn, nên hành vi, cách nói năng dễ bộc lộ tính cách củaứng viên một cách chân thực nhất

-Nội dung phỏng vấn khôngsâu

-Không đánh giá chính xác được khả năng chuyên môn của ứng viên

Phỏng vấn nhóm -Dễ so sánh hơn

-Tạo tình huống làm việc

mô phỏng-Thích hợp với việc đòi hỏi

kĩ năng giao tiếp

-Tốn kém, khó đánh giá-Có thể không phải lúc nào cũng thích hợp

-Ít tiếp xúc cá nhân

Phỏng vấn căng thẳng -Cho thấy cách ứng xử của

ứng viên trong điều kiện sức ép về tâm lí

-Thích hợp với các công việc có sức ép cao hay côngviệc không thú vị

-Người phỏng vấn phải chuyên nghiệp

-Có thể chọc tức và mất ứngviên giỏi

-Có thể ảnh hưởng đến uy tín của tổ chức

-Chỉ phù hợp với một số công việc

Phỏng vấn qua điện

thoại

-Tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại của cả phỏng vấnviên và ứng viên

-Dễ tiếp cận và trò chuyện

dễ dàng với ứng viên

-Thời gian phỏng vấn thấp-Không đánh giá được tác phong của ứng viên

-Cuộc trò chuyện có thể bị gián đoạn do những yếu tố khách quan

Phỏng vấn hội đồng -Khách quan hơn

-Ứng viên được quan sát kĩ hơn

-Các cơ hội sắc sảo hơn-Thích hợp với công việc cao cấp

-Tốn kém hơn-Người bị phỏng vấn dễ bị khớp

-Ít có cơ hội thiết lập mối quan hệ với ứng viên

3 Kinh nghiệm phỏng vấn cho nhà tuyển dụng.

Phỏng vấn là một nghệ thuật Phỏng vấn là một trong những kỹ năng quan trọng giúp nhà tuyển dụng chọn được ứng viên phù hợp giữa hàng trăm ứng viên

“thường thường bậc trung” khác

Phỏng vấn và tổ chức phỏng vấn luôn là việc rất cần đầu tư thời gian và công sức, cần sự chuẩn bị chu đáo ở cả ứng viên và nhà tuyển dụng Không phải chỉ ứng viên mới cần quan tâm tới việc chuẩn bị cho buổi phỏng vấn Với nhà tuyển dụng, học cách tổ chức một buổi phỏng vấn thành công, học cách đặt câu hỏilàm sao để ứng viên có thể thể hiện tốt nhất, đúng nhất bản thân, học cách "khai thác" tiềm năng ứng viên cũng là những việc rất cần làm

Sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào năng lực của nhân viên Là nhà tuyển dụng, bạn cần có những kỹ năng phỏng vấn

chuyên nghiệp để phân loại các ứng viên

Vì vậy, trước khi tiến hành phỏng vấn, hãy chắc rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng để tìm hiểu những thông tin cần thiết về ứng viên