Thảo luận môn Quản lý chức năng hoạt động của tổ chức: Tuyển chọn nhân sự của tổ chức

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực hiện và Phương tiện kiểm chứng Giả định h tuyển chọn của tổ chức đã thực hiện Đầu ra Danh sách ứng viên đáp ứng vào vòng trong.Danh sách này

Tuyển chọn nhân sự

của tổ chức.

Môn: Quản lý các chức năng hoạt động của tổ chức.

 1.Khái niệm tuyển chọn

Qúa trình tuyển chọn nhân lực là quá trình đánh giá các ứng viên theo nhiều khía cạnh khác nhau dựa vào các yêu cầu của công việc, để tìm được những người phù hợp với yêu cầu đặt ra trong số những người đã thu hút được trong quá trình tuyển mộ

Cơ sở của tuyển chọn: dựa vào yêu cầu của công việc

thể hiện ở trong các bản mô tả như: bản mô tả công

việc, bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc.

I KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA

TUYỂN CHỌN NHÂN SỰ TRONG TỔ CHỨC

 Đúng người-đúng việc-đúng thời điểm cần.

 Tránh chi phí rủi ro.

 Tạo thuận lợi để thực hiện các hoạt động quản trị nhân lực khác hiệu quả.

 Phát triển văn hóa tổ chức.

2 Vai trò

 Gắn liền với mục tiêu của tổ chức, kế hoạch phải

xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế

hoạch nguồn nhân lực.

 Tuyển người phù hợp với yêu cầu công viêc (bản mô

tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc).

 Tuyển người có kỷ luật, trung thực, mong muốn làm việc cho tổ chức

3.Yêu cầu

 Tuyển mộ và tuyển chọn nhân lực có mối quan hệ qua lại với nhau

4.Mối quan hệ giữa tuyển mộ

và tuyển chọn

 Vai trò chính trong thiết kế và lựa chọn phương

pháp tuyển chọn

Các phương pháp nhà tuyển dụng có thể dùng:

Thi viết: Thi viết là một phương pháp tuyển chọn ứng

viên cơ bản nhất, nghĩa là phương pháp để ứng cử viên trả lời những câu hỏi đã được soạn trước trong bài thi

Phỏng vấn:Là phương pháp mà ứng cử viên phải ngồi

trước mặt người tiến hành tuyển chọn, dùng lời nói để trả lời câu hỏi mà người tiến hành tuyển chọn đặt ra.

 Quản lý quá trình tuyển chọn

Vai trò phòng nhân sự

 Giám đốc tuyển dụng và đào tạo nhân sự.

 Trưởng phòng nhân sự và các trưởng phòng ban chức năng.

 Chuyên gia nhân sự.

 Nhân viên phòng nhân sự

 Phòng tổ chức

 …

Hội đồng tuyển chọn bao gồm:

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực hiện và

Phương tiện kiểm chứng

Giả định

Mục tiêu Vạch ra công việc rõ ràng và các bước tiến hành tuyển

chọn.

Rõ ràng đầy đủ các bước phù hợp với tổ chức Bản kế hoạch tuyển dụng tổ chức

Hội đồng Giám đốc tổ chức

- Trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng chức năng khác

- Chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển

- Nhân viên thuộc phòng nhân sự làm thư ký

Khẳng định kế hoạch bậc cao hơn cua tổ chức: kế hoạch phát triển nhân sự của tổ chức

Kế hoạch phải xuất phát từ kế hoạch sản xuất kinh doanh và kế hoạch nguồn nhân lực Phù hợp theo muc tiêu chiến lược của tổ chưc hướng tới

Đầu ra Bản kế hoạch tuyển chọn

-Chi tiết, rõ ràng -Dựa trên bản kế hoạch hoạt động của tổ chức

Chuẩn bị thông tin, tài liệu tuyển chọn

số lượng nhân viên cần tuyển, các vị trí cần tuyển, nhu cầu tuyển dụng (ngắn hạn, dài hạn hay trung hạn) và các tiêu chuẩn đặt ra đối với ứng viên

Hoạt động Xác định thời gian, địa điểm

tiến hành tuyển chọn Xác định nguồn lực phân bổ kinh phí cho quá trình tuyen chọn

-số địa điểm cần tuyển chọn, thời gian tuyển chọn

-kinh phí bao tiền, bao % -tên người chịu trách nhiệm tuyển chọn

Đầu vào

Thông tin từ tuyển mộ, nhu cầu tuyển dụng của tổ chức _

Lập kế hoạch tuyển chọn:

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực hiện và

Phương tiện kiểm chứng

Giả định

h tuyển chọn của

tổ chức

đã thực hiện

Đầu ra

Danh sách ứng viên đáp ứng vào vòng trong.(Danh sách này gồm tất cả thông tin của ứng viên)

-Đảm bảo các yếu tố cơ bản bên ngoài đối với công việc

-Số lượng vừa phải ( không nhiều hơn số lượng cần tuyển quá nhiều để giảm nhẹ cho phần phỏng vấn =>giảm chi phí

Hội đồng tuyển chọn.

Đầu vào

Các ứng viên tham gia phỏng vấn kèm theo hồ sơ của họ

Hồ sơ của mỗi ứng viên có đầy

đủ thông tin như yêu cầu.

Hội đồng tuyển chọn

Tổ chức chỉ đạo thực hiện và kiểm soát tuyển chọn

Bước 2: phỏng vấn sơ

Bước 3: Sàng lọc các ứng viên

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực hiện và Phương

tiện kiểm chứng Giả định

Mục

tiêu

- Loại bỏ tất cả những ứng viên

không đủ tố chất và khả năng

đáp ứng yêu cầu của công việc.

-không đủ khả năng chuyên môn -Thiếu tinh thần trách nhiệm và học hỏi -Tư chất kém, tư cách đạo đức không đảm bảo…

bản mô tả công việc và thông qua quá trình học vấn, kinh nghiệm làm việc trên hồ sơ ứng viên

Bằng cấp, chứng chỉ của ứng viên đánh giá trung thực

và chính xác.

Số lượng tiếp tục giảm so với vòng 2 để gần với số lượng cần tuyển

Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực

hiện và Phương tiện kiểm chứng

-mức độ sáng tạo, năng động trong công việc

Phỏng vấn nghiêm túc hiệu quả Người phỏng vấn có nghiệp

vụ phỏng vấn, có thái độ, tâm trạng, cảm xúc

ổn định Chuẩn bị chu đáo

về nhân lực, vật lực tài chính Hoàn thành bước sàng lọc

Hoạt

động

-Phỏng vấn cá nhân thu thập thông tin

đánh giá về ứng viên, như năng lực, trình

độ hiểu biết và mức độ hứng thú đối với

công việc

-Thông báo thi sinh đỗ vòng và ứng viên bị

loại

Hội đồng tuyển chọn

 Bước 5: Khám sức khỏe – đánh giá thể lực

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực hiện và Phương

tiện kiểm chứng Giả định

Mục

tiêu

Đánh giá, chọn lựa những ứng

viên đạt yêu cầu về tiêu chí sức

khỏe để có thể làm việc hiệu

quả, lâu dài trong tổ chức.

Tránh chi phí rủi ro

-Chiều cao, cân nặng, các chỉ số về sức khỏe -Hồ sơ của ứng viên

-Kết quả kiểm tra sơ bộ của cán

bộ y tế tại công ty (nếu có)

Các chuyên gia y tế làm việc chính xác, khách quan.

Đầu

ra

Danh sách cụ thể các ứng viên

đạt tiêu chuẩn sức khỏe.

Số lượng : có thể giảm hoặc không (tùy thuộc vào kết quả kiểm tra sức khỏe)

Hội đồng tuyển chọn

Hoạt

động

-Loại bỏ ứng viên không đắp

ứng được yêu cầu về sức khỏe

theo các tiêu chí đề ra.

Thông báo thi sinh đỗ vòng và

ứng viên bị loại

-Tiền án bệnh nguy hiểm -Các thông số sức khỏe không đảm bảo hoặc mang dị tật.

-Do các chuyên gia y tế đảm nhận.

Bước 6: Phỏng vấn bởi người lãnh đạo trực tiếp

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực hiện và

Phương tiện kiểm chứng Giả định

Mục

tiêu

Đảm bảo thống nhất từ hội đồng tuyển

chọn đến người phụ trách

Đánh giá sâu về khả năng của ứng viên

Nâng cao trách nhiệm với nhân viên

tương lai

-khả năng gắn bó lâu dài với công ty

- các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên

Đánh giá của người phụ trách (lãnh đạo trực tiếp) đủ

nang lưc

Mọi hoạt động các bước trước đều hoàn thành

Đầu

ra

Danh sách các ứng cử viên phù hợp nhất

với công việc.

Số lượng: chỉ còn bằng hoặc cao hơn vài phần trăm so với nhu cầu tuyển dụng của công ty

Người phụ trách (lãnh đạo trực tiếp)

Hoạt

động

-Người phụ trách trực tiếp phỏng vấn các

ứng viên về công việc cụ thể

-Thông báo thi sinh đỗ vòng và ứng viên

bị loại

-Kinh nghiệm đối với công việc cụ thể đó

- Khả năng học hỏi và khả năng đặc biệt.

( thể hiện qua quá trình phỏng vấn)

Người phụ trách (lãnh đạo trực tiếp)

Đầu

vào

Toàn bộ ứng viên chọn bước 5 _ Bộ phận tuyển dụng

vòng hồ sơ và phỏng vấn 1

Bước 7: Thẩm định các thông tin đã thu được

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực hiện và Phương

tiện kiểm chứng Giả định

a

Mục

tiêu

Xác định độ tin cậy của các thông tin thu

được qua các bước tuyển chọn

Thông tin thu được từ ứng viên

và thông tin thu được từ các đơn

vị liên quan trùng khớp -giấy tờ và các chứng chỉ hợp lệ

Tìm được các phương tiện kiểm chứng đáng tin cậy

Thẩm tra các thông tin thông qua trao đổi

với các tổ chức cũ mà người lao động đã

làm việc, đã khai trong đơn xin việc, hoặc

Bước 8: Tham quan thử việc, hợp đồng thử

việc

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực hiện và Phương

tiện kiểm chứng Giả định

Có được danh sách ứng viên cần thiết sau khi đã loại các

hồ sơ khôn

g phù hợp ở bước 7 Các công việc được tham quan khôn

g quá bảo mật

Đầu

ra

Các ứng viên thấy phù hợp với công việc

Những người không hài lòng hoặc không

phù hợp có thể xin rút.

-Mức độ hài lòng của các ứng viên và phía công ty

-Số lượng người thử việc nhiều hơn số lượng người cần tuyển chọn

Thử việc trong vòng hai hoặc ba tháng, đối

với một số tổ chức đặc biệt như trường

học, đại học thời gian thử việc và lao động

hợp đồng ( chưa biên chế) có thể lên đến 1

Bước 9: Ra quyết định tuyển chọn

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn thực hiện và Phương

tiện kiểm chứng Giả định

Đánh giá chủ quan theo thủ tục loại trừ dần

theo kết quả dánh giá của phỏng vấn và trắc

nghiệm.

Thông báo tuyển dụng cho các ứng viên phù

hợp

Thông báo các điều khoản: thời gian thử

việc, tiền công, thời gian làm thêm giờ, các

loại phí cũng như bảo hiểm, đồng phục công

Ứng dụng thực tế.

• Tuyển nhân viên cho bộ phận giao dịch khách

hàng tại chi nhánh ngân hàng EXIMBANK số

30 Kim Hoàn (Hạ Long, Quảng Ninh) năm 2007

Miêu tả tóm tắt Tiêu chí, chỉ tiêu Nguồn thực hiện và

phương tiện kiểm chứng

Mục

tiêu Tuyển đủ nhân viênTuyển chọn thông qua các bước: Hồ sơ,

phỏng vấn sơ bộ, sàng lọc ứng viên,phỏng

vấn tuyển chọn, khám sức khỏe, phỏng vấn

bởi người lãnh đạo trực tiếp, thẩm định

thông tin thu được, thử việc

Tuyển 20 nhân viên cho phòng giao dịch khách hàng tại chi nhánhCác vòng được chuẩn bị kĩ lưỡng và thực hiện nghiêm ngặt Bản kế hoạch tuyển dụng tổ chức

Hội đồng Giám đốc tổ chức

- Trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng chức năng khác ( tài chính,

kỹ thuật…)

- Trưởng phòng phòng giao dịch khách hàng và 2 nhân viên lâu năm có kinh nghiệm giữ các vị trí quan trọng trong lĩnh vực này ( chuyên gia trong lĩnh vực cần tuyển chọn)

- Nhân viên thuộc phòng nhân sự làm thư ký

Hoạt

động -Chuẩn bị thông tin về ban tuyển dụng -Thành viên bản tuyển dụng, vị trí trong ban tuyển dụng:+giám đốc chi nhánh: Trưởng ban

+Trưởng phòng nhân sự: Phó ban ban+Trưởng phòng tài chính, trưởng phòng kỹ thuật: ủy viên+ Trưởng phòng phòng giao dịch khách hàng và 2 nhân viên lâu năm có kinh nghiệm giữ các vị trí quan trọng trong lĩnh vực này: ủy viên ( phụ trách phỏng vấn)

+một nhân viên thuộc phòng nhân sự: Thư kí

Thông tin về nhu cầu tuyển dụng -Số lượng nhân viên: 20, làm việc dài hạn tại phòng giao dịch khách

hàng của chi nhánh

- Tổng chi phí cho tuyển dụng: ( chi cho công tác chuẩn bị, công tác phỏng vấn, công tác truyền thông….)

Thông tin về tài chính,kỹ thuật và các

nguồn lực khác cho việc tổ chức tuyển

dụng

-Cơ sở vật chất: phòng tiếp nhận hồ sơ, phòng dành cho phòng vấn với trang thiết bị hỗ trợ ( máy tính, mạng internet, ….)

Chuẩn bị sẵn sàng thông tin cho công tác

truyền thông -Chuẩn bị thông tin đăng tải trên website của ngân hàng, liên hệ báo để đăng tin quảng cáo( báo lao động, báo điện tử việc làm….), sử

dụng băng rôn, bảng thông báo tại chi nhánh…

Đầu

vào Thông tin từ nhu cầu tuyển chọn, tuyển mộ của chi nhánh _

1 Lập kế hoạch tuyển chọn:

Mục tiêu Nhận hồ sơ và gặp mặt các ứng viên

Đánh giá sơ bộ về các yếu tố bên ngoài: ngoại hình, giọng nói…

Chiều cao: từ 1m60 trở lên đối với nữ và 1m65 trở lên đối với nam

Không nói ngọng, giọng nói rõ ràng, nhẹ nhàng, thái độ niềm nởNgoại hình ưa nhìn

bắt đầu từ 8h đến 17h ngày 16/6/2007

15 Số ứng viên bị loại: 60

Hội đồng tuyển dụng

Đầu ra Danh sách ứng viên đáp ứng vào vòng trong.

(Danh sách này gồm tất cả thông tin của ứng viên)

_ Hội đồng tuyển dụng

Đầu vào Các ứng viên tham gia phỏng vấn kèm theo hồ

sơ của họ

_ Hội đồng tuyển dụng

Bước 3: Sàng lọc ứng viên:

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, chỉ tiêu đánh giá Nguồn và phương tiện kiểm

chứng

Mục tiêu - Loại bỏ tất cả những ứng viên không đủ

tố chất và khả năng đáp ứng yêu cầu của công việc

-Không đạt yêu cầu về bằng cấp ( điểm tổng kết tại trường đại học dưới 6.5)

-Khả năng ngoại ngữ chưa đạt ( không có khả năng hoặc giao tiếp tiếng anh kém)

-Thái độ thể hiện không tốt-Sơ yếu lý lịch có vấn đề

Đầu vào Các ứng viên chọn từ bước 2 _ Hội đồng tuyển dụng

Đầu ra Các ứng viên được vào tiếp vòng trong,

một số đánh giá về các ứng viên đó

_

Hội đồng tuyển dụng

Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, chỉ tiêu đánh giá Nguồn và phương tiện kiểm

chứng Mục tiêu Tìm hiểu khả năng thực hiện cv của ứng viên

Dự đoán kết quả thực hiện công việc trong tương lai

-sự hợp tác, -kinh nghiệm-mức độ hiểu biết công việc -động cơ xin việc

-mức độ sáng tạo, năng động trong công việc

Hội đồng tuyển dụng

Hoạt động -Giới thiệu, làm cho người xin việc hiểu rõ về

những mặt mạnh của ngân hàng và tiềm năng của chi nhánh

Giải thích, cung cấp thông tin cho ứng viên

về tình hình ngân hàng,chi nhánh, cơ cấu tổ chức, nhân sự…

- Thu thập thêm thông tin đánh giá về ứng viên, như năng lực, trình độ hiểu biết và mức

độ hứng thú đối với công việc

EXIMBANK là một trong những ngân hàng lớn của Việt Nam

Các dịch vụ cung cấp: thanh toán quố tế, phát hành và thanh toán thể tín dụng, nhận tiền gửi, tài trwoj vốn,…

Việc khai trương chi nhánh Quảng Ninh nằm trong kế hoạch phát triển mạng lưới lên 60 điểm giao dịch trong năm 2007 của Eximbank

-ứng viên được cung cấp sơ đồ

cơ cấu tổ chức của chi nhánh-Vị trí làm việc: giao dịch với khách hàng tại quầy và nhân viên tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Hội đồng tuyển dụng

Bước 5: Khám sức khỏe – đánh giá thể lực

Mô tả tóm tắt Tiêu chí, Chỉ tiêu Nguồn và Phương tiện kiểm

chứng Mục tiêu Đánh giá, chọn lựa những ứng viên đạt yêu

cầu về tiêu chí sức khỏe để có thể làm việc hiệu quả, lâu dài trong tổ chức

Tình trạng sức khỏe hiện tại tốt, nguy cơ mang bệnh nguy hiểm trong tương lai thấp

Hồ sơ của ứng viênKết quả kiểm tra sơ bộ của cán bộ

y tế tại công ty ( nếu có)

Đầu ra Danh sách cụ thể các ứng viên đạt tiêu chuẩn

sức khỏe

Số lượng : 30 ứng viên Hội đồng tuyển chọn

Hoạt động -Loại bỏ ứng viên không đắp ứng được yêu

cầu về sức khỏe theo các tiêu chí đề ra

-Tiền án bệnh nguy hiểm-Các thông số sức khỏe không đảm bảo hoặc mang dị tật

-Do các chuyên gia y tế đảm nhận

-Hội đồng tuyển chọn

Giấy chứng nhận sức khỏe

Đầu vào Các ứng viên còn lại sau bước 4, cùng các

thông tin về từng ứng viên

_ Hội đồng tuyển chọn

Bước 6: Phỏng vấn với nhà lãnh đạo trực tiếp

Mô tả tóm tắt Tiêu chí,Chỉ tiêu Phương tiện kiểm chứng

Mục tiêu Đảm bảo thống nhất từ hội đồng tuyển

chọn đến người phụ tráchĐánh giá sâu về khả năng của ứng viênNâng cao trách nhiệm với nhân viên tương lai

-khả năng gắn bó lâu dài với công ty ( ứng viên có tham vọng thăng tiến, có thái độ hào hứng với công việc…)

- các tố chất tâm lý, những khả năng, kỹ năng và các khả năng đặc biệt khác của các ứng viên

Đánh giá của người phụ trách (lãnh đạo trực tiếp)

Đầu ra Danh sách các ứng cử viên phù hợp nhất

với công việc

Số lượng: 25 Người phụ trách

(lãnh đạo trực tiếp)

Hoạt động Người phụ trách trực tiếp phỏng vấn các

ứng viên về công việc cụ thể

-Kinh nghiệm đối với công việc

cụ thể đó ( ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm từ 6 tháng đến 1 năm hoặc tốt nghiệp các chuyên ngành liên quan)

- Khả năng học hỏi và khả năng đặc biệt.( thể hiện qua quá trình phỏng vấn: mức độ nhạy bén với tình huống, xử lí công việc, khả năng phân tích, tổng hợp, logic… )

Người phụ trách(lãnh đạo trực tiếp)

Đầu vào Toàn bộ ứng viên _ Bộ phận tuyển dụng vòng hồ sơ

và phỏng vấn 1

Bước 7: thẩm định các thông tin đã thu được

Mô tả tóm tắt Chỉ tiêu Nguồn và Phương tiện kiểm chứng

Mục tiêu Xác định độ tin cậy của các thông tin thu được

qua các bước tuyển chọn

-Thông tin thu được từ ứng viên và thông tin thu được từ các đơn vị liên quan trùng khớp

Hoạt động Thẩm tra các thông tin thông qua trao đổi với các

tổ chức cũ mà người lao động đã làm việc, đã khai trong đơn xin việc, hoặc các nơi đã cấp các văn bằng chứng chỉ

_ Điện thoại, các mối quan hệ giữa các

nhà tuyển dụng, các công ty với nhau