Công tác logistics trong phân phối

Từ đó, có thể nói Logistics là khoa học về kế hoạch hóa, kiểm tra và quản lý các hoạt động kho bãi, vận tải và các hoạt động mang tính vật chất lẫn phi vật chất khác được thực hiện trong

1

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA THƯƠNG MẠI - DU LỊCH

2

I.TỔNG QUAN VỀ LOGISTICS

II CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH CỦA LOGISTICS

III.THỰC TRẠNG NGÀNH LOGISTICS Ở VIỆT NAM

IV VẤN ĐỀ KIỆN TOÀN LOGISTICS

Vận chuyển và cung cấp cho khách hàng bằng cách nào?

Thời gian, địa điểm cung ứng khi nào, ở đâu? Cần phải dự trữ bao nhiêu để đáp ứng nhu cầu của khách hàng? Đặt hệ thống kho phân phối ở đâu là hợp lý nhất?

Vấn đề đầu vào:

Nguyên vật liệu do ai cung cấp, chủng loại gì, số lượng bao nhiêu?

Thu mua, vận chuyển bằng cách nào?

Dự trữ bao nhiêu để đảm bảo nhu cầu sản xuất? Đặt nhà máy sản xuất ở đâu là hợp lý?

Như vậy, trong dây chuyền sản xuất luôn phải đặt ra các câu hỏi về:

Vị trí và thời gian cung ứng, dự trữ bao nhiêu và vận chuyển hàng hóa, nguyên liệu bằng cách nào? Và đó cũng là những vấn đề mà hoạt động logistics phải trả lời

Có rất nhiều định nghĩa về hoạt động logistics tùy theo gốc độ nhìn nhận về nó:

Dưới góc độ là môn khoa học: logistics – là môn khoa học đa lĩnh vực liên quan trực tiếp đến tìm kiếm các khả năng mới để nâng cao hiệu quả của dòng vật tư Được xem là một môn khoa học, logistics phải giải quyết các nhiệm vụ như: dự báo nhu cầu và trên cơ sở kết quả

dự báo lập kế hoạch về dự trữ, xác định công suất sản xuất và vận tải thích hợp, đưa ra căn

3

cứ khoa học quản lý quá trình xếp dở và kho vận từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, xây dựng các mô hình toán học về chức năng của hệ thống logistics, thiết kế kế hoạch phối hợp cung ứng, sản xuất, kho bãi, phân phối hàng hóa…

Dưới góc độ là một lĩnh vực kinh tế, Logistics – là một hướng của hoạt động kinh tế, được xem là sự quản lý dòng vật tư trong sản xuất và lưu thông Dưới gốc độ này, dòng vật tư được chia thành 2 dòng cơ bản: đoạn 1 là dòng vật chất mang tính sản xuất và kĩ thuật, dòng

2 là dòng sản phẩm tiêu dùng Như vậy, đoạn 1 là dòng dịch chuyển nguyên vật liệu giữa các nhà cung cấp nguyên liệu thô với các nhà sản xuất nguyên vật liệu cho sản xuất, và giữa các nhà sản xuất với nhau Đoạn 2 là dòng tiêu thụ hàng hóa đa dạng từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng Trong quá trình sản xuất còn một dòng dịch chuyển vật tư nội bộ DN giữa các phân xưởng hoặc bên trong phân xưởng (các chi tiết, bán thành phẩm, vật liệu gia công…)

Như vậy, dòng vật tư được chuyển đến các doanh nghiệp, tiếp đó vật tư được di chuyển hợp

lý qua các kho bãi và phân xưởng sản xuất và sản phẩm cuối cùng được chuyển đến người tiêu thụ Các dạng hoạt động kể trên liên quan đến việc quản lý dòng vật tư khác nhau về chất chính là nội dung của Logistics Từ đó, có thể nói Logistics là khoa học về kế hoạch hóa, kiểm tra và quản lý các hoạt động kho bãi, vận tải và các hoạt động mang tính vật chất lẫn phi vật chất khác được thực hiện trong quá trình di chuyển nguồn nguyên vật liệu từ quá trình đầu vào cho đến tiêu thụ sản phẩm theo các yêu cầu của người tiêu thụ cuối cùng kể cả việc lưu trữ, xử lý và truyền đạt các thông tin tương ứng

4

Dưới góc độ quản trị chuỗi cung ứng, Logistics là quá trình tối ưu hóa về vị trí, vận chuyển

và dự trữ các nguồn tài nguyên, các yếu tố đầu vào từ điểm xuất phát đầu tiên là nhà cung cấp qua nhà sản xuất, phân phối đến người bán buôn, bán lẻ cho tới tay người tiêu dùng thông qua hàng loạt các hoạt động kinh tế Logistics không phải là một hoạt động riêng lẻ mà

nó có sự kết hợp của nhiều hoạt động kinh tế như sản xuất, vận tải, lưu kho…

Phân loại:

Phân loại theo các hình thức logistics:

-Logistics bên thứ nhất: người chủ sở hữu hàng hóa tự mình tổ chức và thực hiện các hoạt động Logistics để đáp ứng nhu cầu bản thân Theo hình thức này, chủ hàng phải đầu tư vào phương tiện vận tải, kho chứa hàng, hệ thống thông tin, nhân công để quản lý và vận hành hoạt động logistics hay nói cách khác là doanh nghiệp tự làm logistics cho chính mình, thực hiện tất cả các hoạt động từ đầu quá trình đến kết thúc chuỗi cung ứng Khi thực hiện logistics theo hình thức này thì làm tăng quy mô của doanh nghiệp và thường làm giảm hiệu

Đóng gói

Kho lưu trữ thành phẩm

Bến bãi chứa T.T

Phân phối

K h á c h h a n g

- Logistics bên thứ ba :Là người thay mặt cho chủ hàng quản lý và thực hiện các dịch vụ Logistics cho từng bộ phận chức năng ví dụ như thay mặt cho người gửi hàng thực hiện thủ tục xuất khẩu hoặc thay mặt cho người nhập khẩu làm thủ tục thông quan và vận chuyển hàng tới địa điểm đến quy định…Do đó, logistics bên thứ 3 bao gồm nhiều dịch vụ khác nhau, kết hợp chặt chẽ việc luân chuyển, tồn trữ hàng hóa, xử lý thông tin…và có tính tích hợp vào dây chuyền cung ứng của khách hàng

-Logistics bên thứ tư :-là người tích hợp-người hợp nhất, gắn kết các nguồn lực, tiềm năng

và cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật của mình với các tổ chức khác để thiết kế, xây dựng,và vận hành các giải pháp chuỗi Logistics Logistics bên thứ tư chịu trách nhiệm quản lý dòng lưu chuyển logistics, cung cấp giải pháp dây chuyền cung ứng, hoạch định, tư vấn logistics, quản trị vận tải…logistics bên thứ tư hướng đến quản trị cả quá trình logistics như nhận hàng

từ nơi sản xuất, làm thủ tục xuất, nhập khẩu, đưa hàng đến nơi tiêu thụ cuối cùng

-Gần đây, cùng với sự phát triển của thương mại điện tử,người ta đã nói đến khái niệm của bên thứ năm 5PL 5PL phát triển nhằm phục vụ cho thương mại điện tử, các nhà cung cấp dịch vụ 5PL là các 3PL và 4PL ,đứng ra quản lý toàn chuỗi cung ứng trên nền tảng thương mại điện tử

2 Phân loại theo quá trình

- Logistics đầu vào: là các hoạt động đảm bảo cung ứng tài nguyên đầu vào ( nguyên liệu, thông tin, vốn …) một cách tối ưu cả về vị trí, thời gian và chi phí cho quá trình sản xuất

- Logistics đầu ra : là các hoạt động đảm bảo cung cấp thành phẩm đến tay người tiêu dùng một cách tối ưu cả về vị trí, thời gian và chi phí nhằm đem lại lợi nhuận tối đa cho doanh nghiệp

6

- Logistics ngược hay Logistics thu hồi : là quá trình thu hồi các phụ phẩm, phế liệu, phế phẩm, các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường phát sinh từ quá trình sản xuất, phân phối và tiêu dùng trở về để tái chế hoặc xử lý

Mối quan hệ giữa logistics và phân phối:

Quá trình phân phối là khái niệm phản ánh sự di chuyển hàng hóa của một tổ chức ( người sản xuất, kinh doanh hay bất kỳ một người nào khác có hàng hóa ); Nó bao gồm sự vận chuyển hàng hóa bằng các phương tiện khác nhau, từ địa điểm này sang địa điểm khác, trong

đó có sự phối hợp giữa các chức năng và hoạt động khác nhau nhằm đảm bảo vận chuyển hàng hóa liên tục từ giai đoạn tiền sản xuất cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng

Như vậy, quá trình phân phối và hoạt động logistics có liên quan mật thiết với nhau Nếu thiếu một kế hoạch khoa học và sự quản lý chặt chẽ thì toàn bộ quá trình chu chuyển hàng hóa, dịch vụ phức tạp không thể thực hiện được nhịp nhàng, liên tục Logistics là một công

cụ quản lý, kiểm soát toàn bộ quá trình phân phối, sản xuất, tiêu thụ một cách đồng bộ trên

cơ sở nhu cầu thực tế

Vai trò của logistics đối với nền kinh tế:

Logistics là một chuỗi các hoạt đông liên tục, có liên hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau Nếu xem xét ở góc độ tổng thể ta thấy logistics là một liên kết kinh tế xuyên suốt gần như toàn bộ quá trình sản xuất, lưu thông và phân phối hàng hóa Mỗi hoạt động trong chuỗi đều có một vị trí và chiếm một khản chi phí nhất định Một nghiên cứu của trường đại học quốc gia Hoa Kỳ cho thấy, chỉ riêng hoạt động logistics chiếm 10 – 15% GDP của hầu hết các nước lớn vì vậy, nâng cao hiệu quả hoạt động logistics sẽ góp phần quan trọng vào nâng cao hiêu quả kinh tế, xã hội

Logistics hỗ trợ cho luồng chu chuyển các giao dịch kinh tế Nền kinh tế chỉ có thể phát triển nhịp nhàng, đồng bộ một khi chuỗi logistics hoạt động liên tục, nhịp nhàng Hàng loạt các hoạt động kinh tế diễn ra trong chuỗi Logistics, theo đó các nguồn tài nguyên được biến đổi thành sản phẩm và điều quan trọng là giá trị được tăng lên cho cả khách hàng lẫn người sản xuất, giúp thỏa mãn nhu cầu của mỗi người Hoạt động Logistics hiệu quả làm tăng tính cạnh tranh của quốc gia trên trường quốc tế

Đối với doanh nghiệp, Logistics giúp giải quyết cả đầu vào lẫn đầu ra một cách hiệu quả Nhờ có thể thay đổi các nguồn tài nguyên đầu vào và tối ưu hóa quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hóa, dịch vụ….giúp giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp

II CÁC THÀNH PHẦN CHÍNH VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA LOGISTICS:

Do đó muốn phát muốn phát triển Logistics phải có sự quan tâm thích đáng đến dịch vụ khách hàng

Có nhiều định nghĩa về dịch vụ khách hàng tùy theo mỗi tổ chức, mỗi ngành nghề nhưng theo quan điểm mới hiện nay thì dịch vụ khách hàng là quá trình diễn ra giữa người mua, người bán và bên thứ ba là các nhà thầu phụ Kết quả của quá trình này là tạo ra giá trị gia tăng cho sản phẩm hay dịch vụ được trao đổi Mục tiêu của công ty là lợi nhuận nhưng trước khi thực hiện điều đó, công ty cần thiết lập những chính sách và chương trình về dịch vụ nhằm thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng và thực hiện chúng theo cách hiệu nhất Nhiều công ty đã tạo được lợi thế quan trọng trên thị trường nhờ vào việc đáp ứng và đôi khi còn mang lại các dịch vụ, giá trị trên cả những gì mà khách hàng mong đợi Ví dụ: khách sạn Mariot thường xuyên trao đổi với các nhân viên về những đánh giá của khách hàng về khách sạn Việc thường xuyên xem xét, đánh giá một cách chính xác về thái độ của khách hàng cho phép Mariot hướng các nhân viên của mình tận tụy hơn trong hoạt động khách hàng

Có nhiều yếu tố liên quan đến dịch vụ khách hàng và chúng được chia thành 3 nhóm:

Trước khi giao dịch

Trong khi giao dịch

8

Sau khi giao dịch

Các yếu tố trước khi giao dịch tập trung vào việc xây dựng các chính sách và điều kiện thực hiện không phải mọi yếu tố trước giao dịch đều liên quan trực tiếp đến hoạt động logistics nhưng nó có ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của nó, bao gồm:

Xây dựng chính sách phục vụ khách hàng: - chính sách được xây dựng dựa trên cơ sở nhu cầu của khách hàng và khả năng của công ty Trong chính sách dịch vụ khách hàng cần xác định rõ các dịch vụ khách hàng và tiêu chuẩn của chúng để có thể kiểm tra, đánh giá được trách nhiệm của các bộ phận có liên quan

Giới thiệu và cung cấp các văn bản về chính sách dịch vụ khách hàng của công ty Văn bản này giúp khách hàng biết được những thông tin cần thiết các dịch vụ của công ty và còn biết cần làm gì khi các dịch vụ của công ty không được đáp ứng

Tổ chức bộ máy thực hiện các nhiệm vụ: cơ cấu tổ chức phải cho phép hỗ trợ, phối hợp các chính sách đối nội cũng như đối ngoại, việc thực hiện các chính sách đó và điều chỉnh khi cần thiết khách hàng phải được tiếp cận một cách dễ dàng đến mỗi cá nhân trong tổ chức, những người có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng cũng như trả lời được các câu hỏi của họ Khách hàng phải biết được rằng, những lời thắc mắc, than phiền của họ sẽ được ai trả lời, ai đáp ứng các yêu cầu của họ Thử hình dung, nếu một cuộc điện thoại tức giận của khách hàng gặp vấn đề với sản phẩm mà phải chờ đợi những người trong công ty chuyền điện thoại cho nhau thì chắc chắn vị khách hàng này từ bỏ công ty Không những thế, một khách hàng không hài lòng sẽ đi nói với 10 vị khách hàng khác đem đến thiệt hại nặng nề cho tổ chức

Các biện pháp phòng ngừa rủi ro: bất kì thời điểm nào cũng có rủi ro cho DN, vì vậy cần xây dựng chính sách dịch vụ khách hàng kết hợp với một số biện pháp phòng ngừa rủi ro cho phép tổ chức phản ứng nhanh trước những sự kiện không thể lường trước được như thiên tai, đình công…

Quản trị dịch vụ: ngoài việc quản trị các hoạt động nêu trên một cách khoa học, chặt chẽ thông qua việc phát hành các tài liệu hướng dẫn, tổ chức hội thảo hoặc tư vấn trực tiếp, công

ty còn giúp khách hàng mua hàng sao cho tốt nhất, cải tiến công tác quản lý kho và dự trữ, tổ chức hệ thống đặt hàng tự động…

 những yếu tố trước giao dịch có xu hướng tương đối ổn định, ít thay đổi trong một thời gian khá dài, do đó, khách hàng có khả năng nghiên cứu, lựa chọn để đáp ứng yêu cầu của mình một cách tốt nhất

Các yếu tố trong giao dịch:

9

Tình hình dự trữ hàng hóa: Lượng hàng hóa dự trữ cho thấy khả năng cung cấp sản phẩm, đáp ứng yêu cầu của khách hàng Hàng dự trữ cần được quản lý, theo dõi chặt chẽ theo từng loại sản phẩm, cho từng khách hàng để đối phó với mọi tình huống có thể xảy ra Trong trường hợp hàng dự trữ không còn, công ty phải cố gắng duy trì thiện cảm bằng cách đưa ra các sản phẩm thay thế phù hợp, điều chuyển hàng từ nơi khác đến cho khách hàng…

Thông tin về hàng hóa: Nhờ khả năng xử lí thông tin của các thế hệ máy tính ngày càng hiện đại với chi phí tương đối thấp, ngày càng có nhiều khách hàng muốn tiếp cận với mọi thông tin có liên quan đến đơn hàng của họ những thông tin này bao gồm: lượng hàng tồn kho, tình hình thực hiện đơn hàng, ngày chuyển hàng dự kiến hoặc thực tế, vị trí thực tế của lô hàng, hàng bị trẩ lại…Vệc theo dõi đơn đặt hàng là rất quan trọng vì vậy các tổ chức Logistics phải cập nhật thông tin kịp thời nhanh chóng để thông báo cho khách hàng và khắc phục khi có sự cố

Tính chính xác của hệ thống: Cùng với việc muốn nhận được thông tin một cách nhanh chóng, khách hàng còn muốn những thông tin mà họ nhận nhận được về đơn hàng hoặc mức

dự trữ hàng phải chính xác Những thông tin không chính xác cần được thông báo và đính chính lại môt cách sớm nhất và những sai sót lặp đi lặp lại phải được sữa chữa và lưu ý cao nhất mặc dù rất tốn kém nhưng lại rất cần thiết phải làm

Tính ổn định của quá trình thực hiện đơn hàng hay còn gọi là chu trình đặt hàng: Chu trình đặt hàng là toàn bộ khoảng thời gian từ khi khách hàng bắt đầu đặt hàng cho đến khi họ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ

Chu trình đặt hàng bao gồm các bước cơ bản sau: khách hàng lên đơn đặt hàng; Công ty nhận đơn đặt hàng của khách ; Xử lý đơn hàng; Tập hợp đơn hàng ; Chuẩn bị hàng theo yêu cầu và gửi hàng đi; Vận chuyển hàng hóa tới nơi đến quy định; Làm các thủ tục cần thiết; Giao nhận hàng thực tế, Khách hàng rất quan tâm đến độ ổn định của chu trình đặt hàng, họ chỉ cần biết khoảng thời gian từ khi bắt đầu đặt hàng cho đến khi nhận được hàng là bao lâu, chứ không quá quan tâm và cũng không nhất thiết phải biết hàng đi thực tế từ công đoạn này sang công đoạn kia hết bao nhiêu thời gian Chính vì vậy, công ty logistics cần xác định được toàn bộ thời gian của chu trình đặt hàng ( có tính cả thời gian dự trữ) và cố gắng thực hiện đúng thời gian đã cam kết Cần lưu ý thêm rằng : khách hàng bao giờ cũng mong muốn đơn đặt hàng được thực hiện nhanh, do đó độ dài của chu trình đặt hàng là một yếu tố cạnh tranh rất quan trọng , các công ty logistics phải luôn nghiên cứu , để hợp lý hóa từng khâu công việc, tiết giảm thời gian, rút ngắn thời gian giao hàng, đảm bảo giao hàng cho khách chính xác, kịp thời;

10

Khả năng thực hiện giao hàng đặc biệt: Trong thực tế tồn tại những chuyến hàng đòi hỏi phải giao theo điều kiện đặt biệt, ví dụ : phải giao khẩn cấp, đòi hỏi những điều kiện bao bì đóng gói, bảo quản đặc biêt, phải có lực lượng áp tải, bảo vệ đặc biệt, giao ở những vị trí đặc biệt khó khăn Chi phí để thưc hiện giao hàng đặc biệt thường lớn hơn giao hàng thông thường, điều kiện thực hiện cũng khó khăn, phức tạp hơn.Nhưng nếu công ty từ chối, do không có khả năng hay không muốn làm, mà không thực hiện các đơn đặt hàng đặc biệt, thì sẽ mất uy tín, mất khách hàng Vì vậy, các công ty cần nghiên cứu các khách hàng, các loại hàng có khả năng phải giao đặc biệt, từ đó chuẩn bị các điều kiện đáp ứng khi có nhu cầu ;

Khả năng điều chuyển hàng hóa: Để tránh tình trạng hết hàng, không đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng, cần chuẩn bị sẵn kế hoạch điều chuyển hàng hóa giữa các điểm phân phối khác nhau trong cùng hệ thống Đối với những công ty có nhiều chi nhánh, lại càng cần chú ý đến kế hoạch điều chuyển để không xảy ra tình trạng phải trả lại đơn hàng hoặc giao hàng cho khách ở nhiều địa điểm khác nhau Việc này có thể làm cho khách hàng bất bình và không gắn bó với công ty;

Thủ tục thuận tiện: Thủ tục đặt hàng đơn giản, thuận tiện sẽ giúp cho khách hàng dễ dàng đặt lệnh mua hàng Khách hàng bao giờ cũng thích những nhà cung cấp không gây khó dễ,.Nếu các mẫu đơn có nhiều thông tin rườm rà, các điều kiện không theo chuẩn mực hoặc phải chờ điện thoại quá lâu, khách hàng sẽ cảm thấy không hài lòng.Những vấn đề phát sinh xung quanh việc đặt hàng cần phải được theo dõi và xác định thông qua nói chuyện trực tiếp với khách hàng và những vấn đề đó phải được lưu ý và sữa chữa

Sản phẩm thay thế : Khi sản phẩm mà khách hàng yêu cầu không có sẵn, để giữ chân khách cần thay thế bằng sản phẩm khác( nếu có thể được ), ví dụ: thay sản phẩm cùng loại nhưng khác kích cỡ hoặc bằng sản phẩm khác nhưng có tính năng tương tự hoặc tốt hơn Một kết quả nghiên cứu của các tác giả Douglas M.Lambert, JamesR.Stock và Lisa M.Ellram cho thấy: nếu một sản phẩm có khả năng đáp ứng được 70% khả năng cung cấp và một sản phẩm thay thế được chấp nhận cũng có khả năng cung ứng 70%,thì khi có phép sử dụng cả 2 sản phẩm đó thay thế cho nhau khả năng cung ứng sẽ lên đến 91% Còn nếu một sản phẩm mà

có tới 2 sản phẩm thay thế cho nó thì khả năng cung ứng sẽ lên đến 97%

Các yếu tố sau giao dịch: Các yếu tố sau giao dịch của dịch vụ khách hàng sẽ được hỗ trợ cho sản phẩm hoặc dịch vụ sau khi chúng đã đến tay khách hàng

Lắp đặt, bảo hành, sữa chữa và các dịch vụ khác: đây là một bộ phận quan trọng của dịch vụ khách hàng, cần được quan tâm đúng mức và theo dõi chặt chẽ như những công việc trong khi giao dịch Đặc biệt, khi hàng hóa được cung cấp là máy móc, thiết bị…thì dịch vụ này

Cho khách hàng mượn sản phẩm để dùng tạm: tùy thuộc vào từng loại sản phẩm, trong một

số trường hợp cho khách hàng mượn dùng tạm là việc hết sức cần thiết Ví dụ hãng ô tô cho khách mượn tạm xe của hãng, không tín chi phí trong thời gian xe của khách được đưa đi bảo trì Điều này làm giảm những phiền phức, làm cho khách hàng hài lòng và trung thành với hãng hơn

Dịch vụ khách hàng có một tầm quan trọng đặc biệt trong việc tạo ra lợi thế chiến lược cho

tổ chức Như đã trình bày, dịch vụ khách hàng là đầu ra của toàm bộ hệ thống logistics, nó hox trợ đắc lực cho yếu tố phân phối, đóng vai trò thỏa mãn nhu cầu của khách hàng, tạo lòng trung thành của khách hàng đối với tổ chức và tạo ra lợi thế cạnh tranh cao Vì thế, tổ chức kinh doanh phải có chiến lược dịch vụ khách hàng hợp lý và thực hiện hiệu quả

Hệ thống thông tin:

Hệ thống thông tin là hệ thống được tạo lập để gửi, nhận, lưu trữ, hiển thị hoặc thực hiện các

xử lý khác đối với thông điệp dữ liệu thông tin chính xác kịp thời là nền tảng đảm bảo sự thành công của logistics Hệ thống thông tin logistics bao gồm:

Thông tin trong nội bộ từng tổ chức thuộc hệ thống logistics: doanh nghiệp logistics, các nhà cung cấp, các khách hàng…

Thông tin trong từng bộ phận chức năng của mỗi doanh nghiệp: logistics, kĩ thuật, kế toán – tài chính, tổ chức nhân sự, marketing, sản xuất, kinh doanh…

Thông tin trong từng khâu của dây chuyền cung ứng: dịch vụ khách hàng, kho hà ng, bến bãi, vận tải…Và sự kết nối các tổ chức, bộ phận công đoạn nêu trên

và tất nhiên không hiệu quả Còn ngược lại, nếu dự trữ quá nhiều, sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hóa bị ứ đọng, vòng quay của vốn chậm, chi phí cho hoạt động kinh doanh, hoạt động logistics tăng và cũng làm cho hoạt động không hiệu quả Vậy dự trữ là gì?

Như đã trình bày thì để đảm bảo cho quá trình tái sản xuất xã hội diễn ra liên tục, nhịp nhàng thì ở mỗi giai đoạn của quá trình vận động từ nơi sản xuất đển nơi tiêu dùng (tức từ điểm đầu tiên đến điểm cuối cùng của chuỗi cung ứng) cần phải tích lũy lại một lượng nhất định nguyên vật liệu, bán thành phẩm, sản phẩm, hàng hóa,… Sự tích lũy, ngưng động nguyên vật liệu, sản phẩm, hàng hóa ở các giai đoạn vận động của quá trình logistics như vậy được gọi

là dự trữ

Hàng dự trữ bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, dụng cụ, phụ tùng, thành phẩm dụ trữ,… Tùy theo các loại hình doanh nghiệp mà các loại hàng dự trữ và nội dung hoạch định, kiểm soát hàng dự trữ cũng khác nhau

Đối với lĩnh vực thương mại, doanh nghiệp mua bán kiếm lời, hàng dự trữ của họ chủ yếu là hàng mua về và hàng chuẩn bị chuyển đến tay người tiêu dùng Trong lĩnh vực này, doanh nghiệp hầu như không có dự trữ là bán thành phẩm trên dây chuyền như trong lĩnh vực sản xuất

Đối với lĩnh vực sản xuất, sản phẩm phải trải qua một quá trình chế biến để biến đầu vào là nguyên vật liệu thành sản phẩm ở đầu ra nên hàng dự trữ bao gồm hầu hết các loại từ nguyên vật liệu, đến bán thành phẩm trên dây chuyền và thành phẩm cuối cùng trước khi đến tay người tiêu dùng

Còn theo quan điểm thực tế trong hoạt động logistics thì dự trữ là sự đầu tư vốn lớn, tốn kém, nhưng cần thiết và có mối quan hệ mật thiết với mức độ dịch vụ khách hàng.Vì vậy cần phải tính toán cho được mức dự trữ tối ưu

Nguyên nhân của việc hình thành dự trữ:

13

 Do sự phân công lao động xã hội, chuyên môn hóa sản xuất;

 Do sản xuất, vận tải… phải đạt đến một quy mô nhất định thì mới mang lại hiệu quả;

 Để cân bằng cung – cầu đối với những mặt hàng có tính thời vụ;

 Phân loại theo vị trí của hàng hóa trên dây chuyền cung ứng

 Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ

 Phân loại theo công dụng của dự trữ

 Phân loại theo giới hạn của dự trữ

 Phân loại theo thời hạn dự trữ

 Phân loại theo kĩ thuật phân tích ABC

- Phân loại theo vị trí của hàng hóa trên dây chuyền cung ứng

14

Để thực hiện quá trình logistics liên tục cần có nhiều loại dự trữ Trước tiên là nhà cung

cấp muốn đảm bảo có đủ nguyên vật liệu để cung ứng theo đơn đặt hàng của người sản

xuất thì cần có dự trữ của nhà cung cấp Khi nguyên vật liệu được giao cho người sản

xuất, sau khi kiểm tra và làm các thủ tục cần thiết sẽ được nhập kho – dự trữ để đảm bảo

cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, nhịp nhàng, đó là dự trữ nguyên vật liệu

Trong suốt quá trình sản xuất, nguyên vật liệu dưới sự tác động của các yếu tố khác như:

máy móc, sức lao động… dần biến thành sản phẩm Để quá trình sản xuất được liên tục,

15

thì trong mỗi công đoạn của quá trình lại có dự trữ bán thành phẩm Để có đủ sản phẩm theo yêu cầu của các đơn hàng, thì sản phẩm làm ra sẽ được dự trữ tại kho thành phẩm của nhà máy, chờ đến khi đủ số lượng mới xuất đi Đó là dự trữ sản phẩm tại kho của nhà sản xuất Trong quá trình lưu thông, phân phối hàng hóa sẽ được dự trữ tại các trung tâm phân phối khu vực, tại kho của các nhà bán buôn…- dự trữ sản phẩm trong phân phối Khi sản phẩm đến tay các nhà bán lẻ, để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng mọi lúc, nhà bán lẻ sẽ tổ chức dự trữ hàng hóa tại các kho, cửa hàng, - dự trữ của nhà bán lẻ, và cuối cùng sản phẩm đến tay người tiêu dùng, họ sẽ tổ chức dự trữ để đáp ứng nhu cầu cá nhâ, - dự trữ của người tiêu dùng

Theo chiều thuận, quá trình logistics sẽ đi từ người cung cấp nguyên vật liệu cho đến người tiêu thụ sản phẩm cuối cùng, ở mỗi khâu của quá trình đều tổ chức dự trữ để đảm bảo cho quá trình liên tục và hiệu quả Thực tế cho thấy, ở mỗi khâu trong quá trình logistics có thể xuất hiện những sản phẩm không đạt yêu cầu cần phải trả lại, những sản phẩm hư hỏng, khiếm khuyết, đòi hỏi phải tái chế, bao bì dán nhãn lại Từ đó dẫn đến nhu cầu phải tổ chức quá trình logistics logistics ngược (reverse logistics) và ở mỗi khâu cũng sẽ hình thành dự trữ

- Phân loại theo nguyên nhân hình thành dự trữ

Theo nguyên nhân hình thành dự trữ thì có các loại dự trữ sau:

• Dự trữ định kì: là dự trữ để đảm bảo cho việc bán hàng/sản xuất hàng hóa được tiến hành liên tục giữa 2 kì đặt hàng/mua hàng liên tiếp

• Dự trữ trong quá trình vận chuyển: được xem là một bộ phận trong dự trữ định kì, nó bao gồm: dự trữ hàng hóa được chuyên chở trên các phương tiện vận tải, trong quá trình xếp dỡ, chuyển tải, lưu kho tại các đơn vị vận tải

• Dự trữ đóng vai trò hàng bổ sung để đảm bảo quá trình logistics diễn ra hiệu quả: khi

dự trữ định kì không thể đảm bảo cho quá trình diễn ra liên tục thì cần có dự trữ bổ sung

• Dự trữ để đầu cơ: không nhằm mục đích để thõa mãn nhu cầu cho khách hàng, mà để tăng lợi nhuận cho chính công ti Dạng dự trữ này xuất hiện khi công ti mua một số lượng vật tư, hàng hóa mới để được hưởng giá ưu đãi; mua hàng với số lượng lơn dự trữ do dự báo giá hàng sẽ tăng hoặc loại hàng đó sẽ trở nên khan hiếm, tình hình chính trị - xã hội, điều kiện tự nhiên… có những biến động bất lợi

• Dự trữ theo mùa vụ: có những loại hàng hóa sản xuất theo mùa vụ nhưng lại được tiêu thụ quanh năm, ví du hàng nông sản Ngược lại, có những loại hàng hóa được sản xuất quanh năm nhưng lại chỉ tiêu thị theo mùa vụ, ví dụ quần áo thời trang Để đáp ứng những nhu cầu đặc biệt nêu trên thì phải có dạng dự trư đặc biệt – dự trữ theo mùa vụ

• Dự trữ do hàng không bán được: có một số loại hàng hóa làm ra nhưng không tiêu thụ được do lỗi mốt, lỗi thời, tạo thành dự trữ do hàng không bán được Dạng dự trữ này tồn tại là một tất yếu khách quan

- Phân loại theo công dụng

Theo cách này hàng hóa được chia làm 3 loại:

- Phân loại theo giới hạn của dự trữ

Theo tiêu thức này có các loại dự trữ:

• Dự trữ tối đa: là mức dự trữ hàng hóa lớn nhất cho phép công ti kinh doanh có hiêuh quả Nếu dự trữ vượt quá mức dự trữ tối đa sẽ dẫn đến hiện tượng hàng hóa ứ đọng, vòng quay vốn chậm, kinh doanh không hiệu quả

• Dự trữ tối thiểu: là mức dự trữ hàng hóa thấp nhất đủ cho phép công ti hoạt động liên tục Nếu dự trữ hàng hóa dưới mức này sẽ không đảm bảo an toàn cho hoạt động của công ti, sẽ không đủ nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất, không đủ sản phẩm cung cấp cho khách hàng, làm gián đoạn sản xuất cung ứng

• Dự trữ bình quân: là mức dự trữ bình quân về hàng hóa của công ti trong một kì nhất định (thường là một năm)

- Phân loại theo thời hạn dự trữ

Theo tiêu thức này, các loại dự trữ được phân thành:

• Dự trữ đầu kì

• Dự trữ cuối kì

- Phân loại theo kĩ thuật phân tích ABC

Kĩ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng hóa dự trữ của doanh nghiệp thành 3 loại: nhóm A, nhóm B, nhóm C

• Nhóm A: bao gồm những loại hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm cao nhất, chúng có giá trị từ 70-80% so với tổng số giá trị hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng, chủng loại chúng chỉ chiếm 15% tổng số loại hàng dự trữ

• Nhóm B: bao gồm những loại hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình, chúng có giá trị từ 15-25% so với tổng số giá trị hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng, chủng loại chúng chỉ chiếm 30% tổng số loại hàng dự trữ

• Nhóm C: bao gồm những loại hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm nhỏ, giá trị chỉ chiếm khoảng 5% so với tổng số giá trị hàng dự trữ, nhưng về mặt số lượng, chủng loại chúng chỉ chiếm 55% tổng số loại hàng dự trữ

Chi phí dự trữ

Theo kết quả nghiên cứu về mối quan hệ giữa tổng chi phí và lượng hàng dự trữ của tác giả Douglas M.Lambert (Douglas M.Lambert, The Development Of An Inventory Costing Methodology: A Study of the Costs Associated with Holding Inventory (Chicago

Bảo hiểm

Thuế

Chi phí kho bãi

Trang thiết bị trong kho

Kho công cộng

Kho thuê

Kho của công ti

Chi phí rủi ro đối với hàng dự trữ

18

QUẢN TRỊ VẬT TƯ

I Khái niệm và vai trò của Quản trị vật tư

Trong nguồn tài nguyên/ các yếu tố đầu vào thì vật tư có vai trò đặc biệt quan trọng, là phần chiếm tỉ trọng cao nhất và thường được nhắc đến nhất trong các yếu tố đầu vào Quản trị vật

tư là một bộ phận của quản trị Logistics Vật tư bao gồm: nguyên, nhiên, vật liệu (vật liệu thô), máy móc, thiết bị, bán thành phẩm… Quản trị vật tư có vai trò quyết định toàn bộ quá trình logistics Mặc dù quản trị vật tư không tác động trực tiếp đến người tiêu dùng cuối cùng, nhưng chất lượng của quản trị vật tư sẽ có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng dịch

vụ khách hàng, và qua đó tác động mạnh mẽ đến người tiêu dung cuối cùng Thực tế cho thấy, nếu quản trị không có hiệu lực và hiệu quả luồng vật tư đầu vào thì quá trình sản xuất không thể cho ra những sản phẩm đáp ứng yêu cầu về chất lượng, giá cả và thời hạn giao hàng

Cùng với sự phát triển của nền kinh thế giới, quan niệm về vật tư và quản trị vật tư được mở rộng và hoàn thiện, vai trò của quản trị vật tư được khẳng định vững chắc

Các hoạt động của quản trị vật tư bao gồm: xác định nhu cầu vật tư; tìm nguồn cung cấp; tiến hành mua sắm/thu mua vật tư; tổ chức vận chuyển ; nhập kho và lưu kho; bảo quản và cung cấp cho người sử dụng; quản trị hệ thống thông tin có liên quan; lập kế hoạch và kiểm soát hang tồn kho; tận dụng phế liệu, phế phẩm; ngoài ra, còn làm nhiệm vụ quản lí sản xuất từ bên ngoài

II Quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư:

Quy trình nghiệp vụ cung ứng vật tư gồm những công việc sau:

• Xác định nhu cầu nguyên vật liệu, máy móc thiết bị…

• Lựa chọn nhà cung cấp

• Soạn thảo đơn đặt hàng – kí kết hợp đồng

• Tổ chức thực hiện hàng/ hợp đồng

• Nhập kho vật tư - bảo quản – cung cấp cho các bộ phận có nhu cầu

III Quản trị vật tư trong nội bộ tổ chức