Bài giảng Tin học căn bản Chương 5 - GV.Trần Thanh San

Cửa sổ giao diện MS PowerPoint tt Người dùng có thể sắp xếp các Slide trong một tập tin để tiện việc chỉnh sửa nội dung theo cách sau: Click tab View  click nút New Window trong nhóm Wi

Trình diễn với Microsoft PowerPoint

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

1 Giới thiệu

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint

3 Các chế độ hiển thị của MS PowerPoint

4 Tạo một phiên bản trình diễn

5 Các thao tác với tập tin

6 Cập nhật nội dung và định dạng Slide

7 Các thao tác trên slide

8 Tạo hiệu ứng trên slide

9 In ấn

1.1 Giới thiệu

Microsoft PowerPoint là một phần mềm trình diễn(presentation) chuyên nghiệp có nhiều tiện ích để trình bàycác vấn đề có hình thức đẹp và sinh động, hiệu quả và dễ sửdụng PowerPoint cung cấp cho người dùng các công cụ đểtạo các minh họa cho phần thuyết trình trong các hội thảo, hộinghị, seminar, báo cáo luận văn, giảng dạy,… Mỗi trang thểhiện nội dung, hình ảnh, âm thanh, … được gọi là một Slide

1.2 Khởi động MS PowerPoint

 C1: Chọn lệnh Start  Programs  Microsoft Office 

Microsoft Office PowerPoint 2007

 C2: Double Click vào biểu tượng PowerPoint trong màn hình

nền Desktop (nếu có)

 C3: Double Click lên tập tin PowerPoint có sẵn trong máy

1.3 Thoát khỏi MS PowerPoint

 C1: Click vào biểu tượng Microsoft Office  Close

 C2: Click biểu tượng ở góc trên bên trái cửa sổ PowerPoint

 C3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint (tt)

PowerPoint 2007 sử dụng Ribbon thay thế menu và toolbar củacác phiên bản trước Ribbon được xem là trung tâm điều khiển để

tạo ra các bài thuyết trình

Ribbon có 3 thành phần cơ bản gồm:

(1) Tab (thẻ) gồm 7 thẻ cơ bản: Home, Insert, Design, Animations,

Slide Show, Review, View

(2) Groups (nhóm): mỗi tab có một vài nhóm chỉ ra các mục có liên

quan với nhau Một vài nhóm có mũi tên chéo nhỏ ở góc phảibên dưới của mỗi nhóm để hiển thị các tùy chọn liênquan

(3) Commands (nút lệnh): cho người dùng nhập hoặc chọn

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint (tt)

7 Tab của Ribbon gồm:

1 Home: chứa các nút lệnh thường được sử dụng khi làm việc

gồm: cắt, dán, sao chép, định dạng, tìm kiếm, thay thế,…

2 Insert: chèn các loại đối tượng vào slide như: bảng, hình ảnh,

chữ nghệ thuật, ký hiệu,âm thanh,…

3 Design: thiết kế nền, màu sắc cho slide,…

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint (tt)

6 Review: kiểm tra chính tả, thêm các chú thích,…

7 View: xem lại bài thuyết trình, sắp xếp lại bài thuyết trình,…

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint (tt)

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint (tt)

Người dùng có thể nhập chú thích cho Slide trong khung

Click to add notes ở bên dưới cửa sổ làm việc

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint (tt)

Người dùng có thể hiển thị thanh thước ngang và dọc có thể thực hiện theo các cách sau:

+ C1: Click tab View  check nút Ruler trong nhóm Show/ Hide

+ C2: Right click lên vùng trống của Slide  Ruler

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint (tt)

Người dùng có thể phóng to hay thu nhỏ Slide theo các cách sau:

+ C1: Click tab View  click nút Zoom trong nhóm Zoom

chọn chế độ phóng to hay thu nhỏ

+ C2: Kéo thanh trượt Zoom ở góc dưới bên phải giao diện

PowerPoint

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint (tt)

Người dùng có thể sắp xếp các Slide trong một tập tin để tiện

việc chỉnh sửa nội dung theo cách sau: Click tab View  click nút New Window trong nhóm Window  một cửa sổ giao diện của tập tin hiện hành hiển thị  Click nút Arrange All để sắp

xếp các tập tin trên các cửa sổ giao diện khác nhau

2 Cửa sổ giao diện MS PowerPoint (tt)

Người dùng có thể chỉnh sửa nội dung trong các cửa sổ làm việckhác nhau Những nội dung chỉnh sửa vẫn được lưu trữ trên tậptin PowerPoint

3 Các chế độ hiển thị của MS PowerPoint

(1) Nút view giống các phiên bản trước đây gồm: Normal View,

Slide Sorter View, Slide Show View

(2) Thanh Zoom dùng để phóng to thu nhỏ slide hiện hành hoặc

nhấn vào dấu – (thu nhỏ) hoặc dấu + (phóng to) hoặc kéothanh trượt để phóng to hoặc thu nhỏ slide hiện hành

(3) Nhấn vào nút này để chỉnh góc nhìn slide phù hợp

3 Các chế độ hiển thị của MS PowerPoint (tt)

 Chế độ bình thường (Normal View)

Khi hiển thị ở chế độ này, màn hình được chia thành 3 phần:cửa sổ bên trái hiển thị tổng quan nội dung của các slide trìnhbày, cửa sổ bên phải hiển thị nội dung của Slide hiện hành,

và cửa sổ ghi chú ở phía bên dưới Chế độ này thường được

sử dụng khi tạo, chỉnh sửa nội dung Slide

3 Các chế độ hiển thị của MS PowerPoint (tt)

 Chế độ bình thường (Normal View)

3 Các chế độ hiển thị của MS PowerPoint (tt)

 Chế độ sắp xếp Slide (Slide Sorter View)

Chế độ này hiển thị nhiều slide cùng lúc trên màn hình,thường dùng để thay đổi và sắp xếp thứ tự các Slide

3 Các chế độ hiển thị của MS PowerPoint (tt)

 Chế độ trình diễn (Slide Show View)

Hiển thị từng Slide ở chế độ toàn màn hình Chế độ này đượcdùng khi thực hiện buổi thuyết trình Để thoát khỏi chế độnày và trở về chế độ trước đó, nhấn phím ESC

3 Các chế độ hiển thị của MS PowerPoint (tt)

 Chế độ tổng quan (Outline View)

Hiển thị tổng quan các Slide, chế độ này thường được dùng

để thêm nội dung văn bản (text) cho các Slide

3 Các chế độ hiển thị của MS PowerPoint (tt)

(3) Tùy chỉnh Quick Access Toobar

Tùy chỉnh này chứa tập hợp các lệnh không phụ thuộc tabđang hiển thị Tùy chỉnh này gồm một nhóm nhỏ các nút lệnhnằm phía bên trái trên Ribbon Các nút lệnh bao gồm: New,Save, Undo, Repeat và Redo,

3 Các chế độ hiển thị của MS PowerPoint (tt)

Người dùng có thể thu nhỏ và hiển thị lại Ribbon bằng cách:

+ C1: double click chuột vào tab  tab hiện hành sẽ được thu nhỏhoặc hiển thị lại

+ C2: click Quick Access Toobar  Minimize the Ribbon

4 Tạo một phiên bản trình diễn

4.1 Tạo trình diễn trống

4.2 Tạo một trình diễn từ các trình diễn mẫu sẳn có

4.3 tạo một trình diễn theo các chủ đề sẳn có

4.4 Tạo trình diễn từ trình diễn đã có trong máy tính

4.5 Tạo trình diễn trực tuyến

4.1 Tạo trình diễn trống (Blank Presentation)

Click biểu tượng  New  Blank Presentation  Create

4.1 Tạo trình diễn trống Blank Presentation (tt)

MS PowerPoint cung cấp một số mẫu thông dụng như: TitleSlide (dạng tiêu đề), Title and Content (tiêu đề và nội dung),Comparison (dạng so sánh),…

4.1 Tạo trình diễn trống Blank Presentation (tt)

Người dùng có thể trình bày Slide theo các cách sau:

+ C1: Click nút Layout của nhóm Slides trong tab Home  chọn

kiểu trình bày tương ứng

+ C2: Right click vào vùng trống của Slide  layout  chọn kiểu

trình bày tương ứng

4.1 Tạo trình diễn trống Blank Presentation (tt)

4.1 Tạo trình diễn trống Blank Presentation (tt)

Người dùng có thể chèn Slide từ bài thuyết trình khác theo cách sau:

Click nút New Slide của nhóm Slides trong tab Home  chọn Reuse Slides  hộp thoại Reuse Slide hiển thị  Click nút Browse bên dưới Insert slide from để tìm bài thuyết trình có những slide

muốn chèn  Click vào mũi tên để mở những slide này

4.2 Tạo trình diễn từ các trình diễn mẫu sẳn có

Click biểu tượng  New  Installed Templates Create

4.2 Tạo trình diễn từ các trình diễn mẫu sẳn có (tt)

4.3 Tạo trình diễn theo các chủ đề sẳn có (tt)

Click biểu tượng  New  Installed Themes… Create

4.3 Tạo trình diễn theo các chủ đề sẳn có (tt)

4.4 Tạo trình diễn từ trình diễn đã có trong máy

Click biểu tượng  New  New from existing… CreateNew…

4.5 Tạo trình diễn trực tuyến (tt)

Click biểu tượng  New  chọn chủ đề dưới mục MicrosoftOffice Online Download

4.5 Tạo trình diễn trực tuyến (tt)

Thao tác thực hiện: click biểu tượng  Save As  hộp thoại

Save As hiển thị  chọn ổ đĩa, thư mục cần lưu trong hộp thoại

Save in  đặt tên cho tập tin trong hộp thoại File Name  Nhấn

Save

5 Các thao tác với tập tin (tt)

 Lưu tập tin với mật khẩu bảo vệ

Click biểu tượng  Prepare  Encrypt Document 

hộp thoại Encrypt Document hiển thị

5 Các thao tác với tập tin (tt)

 Lưu tập tin với mật khẩu bảo vệ

Người dùng nhập mật khẩu bảo vệ  Ok  hộp thoại Confirm Password hiển thị yêu cầu người dùng xác nhận mật

khẩu vừa nhập  lưu tập tin

5 Các thao tác với tập tin (tt)

 Lưu tập tin với mật khẩu bảo vệ

Hoặc người dùng click nút Tool trong hộp thoại Save As  General Options  hộp thoại General Options hiển thị với các

tùy chọn:

+ Password to open: mật khẩu để mở

+ Password to modify: mật khẩu thay đổi nội dung

5 Các thao tác với tập tin (tt)

 Lưu tập tin với chế độ trình chiếu

Thao tác thực hiện: click biểu tượng  Save As  chọn ổđĩa, thư mục cần lưu trong hộp thoại Save in  đặt tên cho tập

tin trong hộp thoại File Name  click chọn PowePoint Show (*.ppsx) Nhấn Save

Khi lưu với định dạng này người dùng chỉ xem được nội dungSlide trình chiếu nhưng không cập nhật được nội dung của Slide

5 Các thao tác với tập tin (tt)

5 Các thao tác với tập tin (tt)

 Mở tập tin đã có

Click biểu tượng  Open hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+O

hộp thoại Open xuất hiện chọn tập tin cần mở trong hộpthoại Open nhấn Open

5 Các thao tác với tập tin (tt)

 Mở tập tin có mật khẩu bảo vệ

Khi mở tập tin này sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu người dùngnhập mật khẩu để mở tập tin  Ok

6 Cập nhật nội dung và định dạng Slide

6.1 Cập nhật nội dung văn bản

6.2 Chèn thêm các đối tượng vào slide

6.3 Các thao tác trên đối tượng

6.4 Định dạng slide

6.1 Cập nhật nội dung văn bản

6.1.1 Nhập nội dung văn bản

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản

6.1.3 Canh chỉnh nội dung văn bản

6.1.4 Tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản

6.1.5 Liên kết các tập tin khác

6.1.1 Nhập nội dung văn bản

Trong MS PowerPoint, văn bản được đặt trong các khung giữ chỗ (Placeholder) hoặc các hộp văn bản (Text box) Click chuột vào các khung này để nhập nội dung văn bản

6.1.1 Nhập nội dung văn bản (tt)

Nếu người dùng chọn kiểu trình bày có chứa văn bản từ hộp thoạiNew Slide có thể bắt đầu ngay việc nhập và định dạng văn bản.Nếu muốn thêm hộp văn bản của riêng mình chọn trongnhóm Text của tab Insert  vẽ Text Box trên Slide và nhập nộidung vào text box

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản

Để định dạng font đầy đủ chọn định dạng trong nhóm Font của tabHome hoặc nhấn vào nút biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc phải củanhóm Font để định dạng font chữ, cỡ chữ, chữ đậm, nghiêng, màusắc…

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản

Người dùng có thể chọn nội dung văn bản cần định dạng  menu conhiển thị cho phép người dùng thiết lập định dạng cho văn bản

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản (tt)

2 tùy chọn quan trọng trong hộp thoại Font:

+ Superscript: đánh dấu chỉ số mũ trên Ví dụ: 31/2

+ Subscript: đánh dấu chỉ số mũ dưới Ví dụ: 10012

Người dùng có thể thiết lập các mục số hoặc dấu hoa thị (Bulletsand Numbering), bằng cách dùng các lệnh trong nhómParagraph trong tab Home

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản (tt)

Người dùng có thể Right click vào vị trí muốn thiết lập đinh dạng

số và hoặc dấu hoa thị  Bullets hoặc Numbering  chọn định

dạng mong muốn

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản (tt)

 Đổi font mặc định cho các slide

Khi tạo ra một bản trình bày mới bằng việc sử dụng mẫu thiết kếchuẩn, các Slide đã được gán trước cho một Font chữ nhất định.PowerPoint cho phép đổi Font chữ đó theo ý muốn của ngườidùng

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản (tt)

 Đổi font mặc định cho các slide

Thao tác thực hiện: chọn văn bản cần đổi Font chữ  click nút

Replace trong nhóm Edit của tab Home  Replace Fonts 

xuất hiện hộp hội thoại:

+ Replace: Font đạng sử dụng + With: Chọn Font mới

Click Replace để thay thế  click Close để đóng hộp thoại

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản (tt)

 Thay đổi khoảng cách giữa các dòng hoặc đoạn văn bản

Chức năng này cho phép thay đổi khoảng cách mặc định giữacác dòng, đoạn Theo mặc định, khoảng cách giữa các dòng là 1dòng

Thao tác thực hiện: click nút Line Spacing chọn khoảng cách

tùy ý

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản (tt)

 Thay đổi khoảng cách giữa các dòng hoặc đoạn văn bản

Hoặc click nút nút mũi tên góc dưới bên phải của nhómParagraph trong tab Home  hiển thị hộp thoại Paragraph

+ Line Spacing: khoảng cách giữa các dòng, giá trị mặc định

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản (tt)

 Tạo thụt dòng cho các mục trong văn bản

Chức năng này cho phép thay đổi cấp độ đầu mục hoặc số của đoạn

văn bản trong các textbox Thao tác thực hiện: Di chuyển con trỏ đến

dòng muốn thay đổi cấp độ thụt dòng Nhấn phím Tab để thụt

dòng một cấp Tiếp tục nhấn Tab để thụt dòng thêm (nếu muốn)

Nếu muốn giảm cấp độ thụt dòng, nhấn tổ hợp phím Shift + Tab Ngoài ra có thể dùng nút công cụ Increate List Level và Decreate List Level trong nhóm Paragraph để thay đổi cấp độ thụt dòng

6.1.2 Định dạng font chữ cho nội dung văn bản (tt)

MS PowerPoint cho phép canh chỉnh nội dung văn bản như: canhtrái, canh phải, canh giữa, canh đều Thao tác thực hiện: chọn hộpvăn bản  click chọn các nút lệnh canh chỉnh nội dung văn bảntrong nhóm Paragraph hoặc trong hộp thoại Paragraph

+ Left: canh trái

+ Centered: canh giữa

+ Right: canh phải

+ Justified: canh đều

+ Distributed: giãn chữ

6.1.3 Canh chỉnh nội dung văn bản

6.1.4 Tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản

Click tab Home  trong nhóm Editing gồm các nút lệnh:

+ Nút Find: tìm kiếm

+ Nút Replace: thay thế

+ Nút Select: chọn đối tượng hoặc văn bản

Click tab Home  click nút Find trong nhóm Editing  hộp thoại Find hiển thị  nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What  Find Next để tìm kiếm Nếu nhấn nút Replace sẽ hiện thị hộp thoại Replace để tìm kiếm và thay thế

6.1.4 Tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản (tt)

Người dùng có thể tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản bằng cách:

Click tab Home  click nút Replace trong nhóm Editing  hộp thoại Replace hiển thị  nhập nội dung cần tìm vào hộp Find What

và nội dung thay thế vào Replace with Các tùy chọn của hộp thoại

này gồm:

+ Find next: tìm kế tiếp

+ Replace: thay thế

+ Replace All: thay thế tất cả

6.1.4 Tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản (tt)

Người dùng có thể liên kết các tập tin khác từ một đoạn văn bản haymột vài từ của văn bản trong khi trình diễn bằng cách: Tô đen đoạnvăn bản hay một vài từ của văn bản  Right click chọn Hyperlink chọn tập tin từ ổ đĩa và thư mục cần liên kết  Ok

6.1.5 Liên kết các tập tin khác

Để gỡ bỏ hay hiệu chỉnh tập tin liên kết  Right click vào từ khóaliên kết  chọn Edit Hyperlink (điều chỉnh liên kết) hay RemoveHyperlink (gỡ bỏ liên kết)

6.1.5 Liên kết các tập tin khác (tt)

6.2.1 Chèn ký hiệu đặc biệt

Chức năng này cho phép thêm các ký tự đặc biệt vào slide

Thao tác thực hiện: đặt chuột tại vị trí cần chèn  click tab Insert  Symbol trong nhóm Text Hộp thoại Symbol xuất hiện chọn Font  chọn ký tự  click Insert

6.2.2 Chèn bảng biểu (Table)

Chức năng này cho phép tạo ra các bảng biểu (Table) để nhập dữ liệu

tương tự như bảng biểu trong Word Có thể thực hiện theo cách sau:

Click nút Table trong nhóm Table của tab Insert  chọn số dòng và cột hoặc click chọn Insert table hoặc Draw Table

6.2.2 Chèn bảng biểu (tt)

Khi thêm table vào slide sẽ xuất hiện tab Drawing Tools có các tab Design va Layout cho phép người dùng thiết lập các định dạng

khung viền, thêm cột, thêm dòng, màu sắc,…

PowePoint và Excel sẽ cùng hiển thị PowerPoint chứa biểu đồ,Excel chứa dữ liệu liên kết bới biểu đồ và người dùng có thể nhập vàchỉnh sửa dữ liệu,hoặc sao chép dữ liệu tùy ý,…

6.2.3 Chèn đồ thị (tt)

6.2.3 Chèn đồ thị (tt)

6.2.3 Chèn đồ thị (tt)

Click Clip Art trong nhóm Illustrations của tab Insert

6.2.4 Chèn chữ Clip Art

Nhập nội dùng cần tìm vào khung Search for trong hộp thoại Clip Art  Go

6.2.4 Chèn chữ Clip Art (tt)