Bài giảng Tin học căn bản Chương 3 - GV.Trần Thanh San

1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình tt  Full Screen Reading: Người dùng có thể to sáng nội dung cần nhớ  click Text Highlight Color trong nhóm Reading Tools... 29 Người dùng có t

Trang 1

Chương 3:

Xử lý văn bản với Microsoft Word 2007

Trang 2

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

1 Đại cương về Microsoft Word

Trang 3

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

Trang 4

1 Đại cương về Microsoft Word

1.6 Lưu ý khi nhập và hiệu chỉnh văn bản

1.7 Các thao tác trên khối văn bản

Trang 5

1.1 Giới thiệu

MS Word là phần mềm xử lý văn bản trong bộ phần mềm Microsoft Office

 MS Word có nhiều tính năng mạnh trong:

 Soạn thảo và trình bày văn bản, đồ họa

 Trình bày, in ấn tài liệu

 Tạo các bảng biểu, văn bản nhiều cột



Trang 7

1.2 Khởi động và thoát (tt)

 Thoát

 C1: Click vào biểu tượng Microsoft Office  Close

 C2: Click biểu tượng ở góc trên bên trái cửa sổ Word

 C3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

Trang 8

1.3 Cửa sổ giao diện MS Word

Trang 9

Word 2007 sử dụng Ribbon thay thế menu và toolbar của các phiên bản trước Ribbon được xem là trung tâm điều khiển để tạo

ra các văn bản

1.3 Cửa sổ giao diện MS Word (tt)

Trang 10

• Ribbon có 3 thành phần cơ bản gồm:

References, Mailings, Review, View

có liên quan với nhau Một vài nhóm có mũi tên chéo nhỏ

ở góc phải bên dưới của mỗi nhóm để hiển thị các tùy chọn liên quan

Trang 12

12

7 Tab của Ribbon gồm:

gồm: cắt, dán, sao chép, định dạng, tìm kiếm, thay thế,…

ảnh, chữ nghệ thuật, ký hiệu,âm thanh,…

cách, hướng trang, ngắt trang,…

Trang 13

13

ảnh,…

to, thu nhỏ,…

Trang 14

14

Trang 15

15

Ngoài ra, một số tab chỉ hiển thị khi cần như tab Picture Tools chỉ hiển thị khi một hình được chọn

Trang 16

 Thước đo (Ruler) gồm: thước đo ngang và dọc

 Điều chỉnh lề của trang giấy

 Định khoảng cách thụt vào, thiết lập các điểm canh cột

 Định khoảng cách cột, bảng biểu

 Đơn vị đo là cm hay inch

Hiển thị và ẩn thước đo:

+ C1: Click tab View  check nút Ruler trong nhóm Show/ Hide + C2: Click View Ruler ở trên cùng thanh cuộn dọc

Trang 17

Lưu ý: Thước đo dọc sẽ không xuất hiện nếu nó bị ẩn

Để hiển thị thước đo dọc: Click nút Microsoft Office  click nút Word Options  hộp thoại Word Option hiển thị

Trang 18

Lưu ý: Thước đo dọc sẽ không xuất hiện nếu nó bị ẩn

Chọn Advanced trong hộp thoại Word Options  check Show vertical ruler in Print Layout view trong nhóm Display

Trang 19

Đổi đơn vị đo trên thước: Click nút Microsoft Office  click nút Word Option  hộp thoại Word Option hiển thị  chọn đơn vị đo tùy

ý trong hộp Show measurements in Units of

Trang 20

1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình

Trang 21

1.4 Các chế độ xem văn bản trên màn hình (tt)

 Print layout: xem văn bản trên toàn trang Đây là chế độ mặc định

của Word

Trang 22

 Full Screen Reading: phóng to văn bản trên toàn màn hình Người

dùng có thể chọn xem tài liệu theo nhiều cách khác nhau Thao tác

thực hiện: click nút View Options  chọn chế độ xem văn bản: tăng

cở chữ văn bản, hiển thị cùng lúc hai trang,…

Trang 23

 Full Screen Reading: Người dùng có thể nhảy đến một phần của văn bản bằng cách dùng Document Map hoặc Thumbnails ở giữa

màn hình

Trang 24

 Full Screen Reading: Người dùng có thể to sáng nội dung cần nhớ

 click Text Highlight Color trong nhóm Reading Tools

Trang 25

 Web layout: xem văn bản theo dạng Web

Trang 26

 Outline: hiển thị văn bản theo dàn bài

Trang 27

 Draft: xem văn bản hiển thị dạng bản thảo

Trang 28

+ C2: Kéo thanh trượt Zoom ở góc dưới bên phải cửa sổ Word

Trang 29

29

Người dùng có thể xem văn bản trên một trang, hai trang,… thực

hiện theo cách sau: Click tab View  Click One Page, Two Pages, Page Width trong nhóm Zoom

Trang 30

30

Người dùng có thể sắp xếp nội dung trong một tập tin để tiện

việc chỉnh sửa nội dung theo cách sau: Click tab View  click nút New Window trong nhóm Window  một cửa sổ của tập tin hiện hành hiển thị  Click nút Arrange All để sắp xếp các tập tin trên các cửa sổ giao diện khác nhau

Trang 31

31

Người dùng có thể chỉnh sửa nội dung trong các cửa sổ làm việc khác nhau Những nội dung chỉnh sửa vẫn được lưu trữ trên tập

tin Word

Trang 32

32

Để tách cửa sổ soạn thảo thành hai cửa sổ theo các cách sau:

+ C1: Click tab View  click nút Split trong nhóm Window 

xuất hiện vạch ngang màn hình  click vào vị trí muốn phân chia trong cửa sổ soạn thảo

+ C2: click nút ở trên cùng thanh cuộn dọc

Để bỏ phân chia cửa sổ double click vào vị trí phân chia cửa sổ hoặc click nút Remove Split trong nhóm Window

Trang 33

33

(3) Tùy chỉnh Quick Access Toobar

Tùy chỉnh này chứa tập hợp các lệnh không phụ thuộc tab đang hiển thị Tùy chỉnh này gồm một nhóm nhỏ các nút lệnh nằm phía bên trái trên Ribbon Các nút lệnh bao gồm: New, Save, Undo, Repeat và Redo,

Trang 34

34

Người dùng có thể thu nhỏ và hiển thị lại Ribbon bằng cách:

+ C1: double click chuột vào tab  tab hiện hành sẽ được thu nhỏ hoặc hiển thị lại

+ C2: click Quick Access Toobar  Minimize the Ribbon

Trang 35

35

1.5 Các thao tác với tập tin

 Tạo mới

Click biểu tượng  New  Chọn Blank document trong

nhóm Blak and recent  Create

Trang 37

37

1.5 Các thao tác với tập tin (tt)

 Lưu tập tin

Tập tin của MS Word 2007 có phần mở rộng mặc định là docx

Thao tác thực hiện: click biểu tượng  Save As  hộp

thoại Save As hiển thị  chọn ổ đĩa, thư mục cần lưu trong hộp

thoại Save in  đặt tên cho tập tin trong hộp thoại File Name

 Nhấn Save

Trang 39

39

 Lưu tập tin với mật khẩu bảo vệ

Click biểu tượng  Prepare  Encrypt Document  hộp thoại Encrypt Document hiển thị

Trang 40

40

Người dùng nhập mật khẩu bảo vệ  Ok  hộp thoại Confirm Password hiển thị yêu cầu người dùng xác nhận mật

khẩu vừa nhập  lưu tập tin

Trang 41

41

Hoặc người dùng click nút Tool trong hộp thoại Save As  General Options  hộp thoại General Options hiển thị với các

tùy chọn:

+ Password to open: mật khẩu để mở

+ Password to modify: mật khẩu thay đổi nội dung

Trang 42

42

 Mở tập tin đã có

Click biểu tượng  Open hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+O

hộp thoại Open xuất hiện chọn tập tin cần mở trong hộp

thoại Open nhấn Open

Trang 43

43

 Mở tập tin có mật khẩu bảo vệ

Khi mở tập tin này sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu người dùng nhập mật khẩu để mở tập tin  Ok

Trang 45

1.6 Nhập và hiệu chỉnh văn bản

 Phím Enter: xuống dòng, kết thúc đoạn

 Các phím di chuyển con trỏ:

 Home/ End: di chuyển về đầu/ cuối dòng hiện hành

 Ctrl+Home/ End: di chuyển về đầu/ cuối văn bản

 Page Up/ Down: di chuyển lên/ xuống một trang so với trang hiện hành

Trang 46

 Để gõ các ký tự đặc biệt trên phím số phải nhấn giữ phím Shift

Ví dụ: để gõ dấu % thì phải nhấn giữ phím Shift và nhấn phím số 5

Trang 47

1.6 Nhập và hiệu chỉnh văn bản (tt)

 Phím ScreenPrint: chức năng chụp hình và lưu thành ảnh trong clipboard (muốn dán ra nhấn Paste)

 Phím BackSpace (phím mũi tên < ): lùi và xóa một ký tự bên

trái con chuột hoặc lùi lên dòng trên

 Phím Delete: xóa 1 ký tự bên phải con chuột

 Phím Ctrl + Enter: xuống một trang so với trang hiện hành

 Ctrl+ /< : sang trái/ phải một từ

 Ctrl +↑/↓: lên/ xuống một đoạn văn bản (paragraph)

 Ctrl + Page Up/ Page Down: đến đầu trang trước/ trang sau

Trang 48

1.7 Các thao tác trên khối văn bản

1.7.1 Chọn khối văn bản

1.7.2 Xóa khối văn bản

1.7.3 Sao chép khối văn bản

1.7.4 Di chuyển khối văn bản

1.7.5 Dán khối văn bản

1.7.6 Hủy bỏ và thực hiện lại các thao tác

Trang 49

1.7.1 Chọn khối văn bản

Có 2 cách thường dùng:

 C1: Rê chuột trên khối cần chọn

 C2: Dừng điểm chèn tại vị trí đầu khối cần chọn

nhấn giữ phím Shift và dùng các phím mũi tên để di

chuyển đến cuối khối

 Khối văn bản sau khi được chọn sẽ được tô đen

Lưu ý: để chọn cả văn bản  nhấn tổ hợp phím Ctrl+A

Trang 50

1.7.1 Chọn khối văn bản (tt)

Trang 51

1.7.2 Xóa khối văn bản

Có 2 cách thường được dùng:

 C1: chọn khối văn bản cần xóa nhấn phím Backspace hoặc phím Delete

 C2: Nhấn phím Backspace để xóa từ ký tự bên trái con

chuột, nhấn phím Delete để xóa ký tự bên phải con chuột

Trang 52

1.7.3 Sao chép khối văn bản

Chọn khối văn bản cần sao chép  nhấn nút Copy trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn tổ hợp phím

Ctrl+C

Trang 53

1.7.4 Di chuyển khối văn bản

Chọn khối văn bản cần di chuyển  nhấn nút Cut trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X

Trang 54

1.7.5 Dán khối văn bản

Lênh này sẽ dán đoạn văn bản đã được Cut hoặc Copy vào

vị trí được chọn  click nút trong nhóm Clipboard của tab Home hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

Trang 55

 Hủy các thao tác thực hiện

Click nút Undo trên thanh công cụ Quick Access Toolbar hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Z để hủy bỏ thao

tác hay các lệnh vừa thực hiện

 Thực hiện lại các thao tác vừa thực hiện

Click nút Redo trên thanh công cụ Quick Access Toolbar hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y để thực hiện lại

thao tác vừa hủy bỏ

1.7.6 Hủy bỏ và thực hiện lại các thao tác

Trang 56

2 Định dạng văn bản

2.1 Định dạng font chữ cho văn bản 2.2 Định dạng ký tự

2.3 Định dạng đoạn văn bản

Trang 57

57

2.1 Định dạng font chữ cho văn bản

Để định dạng font đầy đủ chọn định dạng trong nhóm Font của tab Home hoặc nhấn vào nút biểu tượng mũi tên nhỏ ở góc phải của nhóm Font để định dạng font chữ, cỡ chữ, chữ đậm, nghiêng, màu sắc…

Trang 59

59

2 tùy chọn quan trọng trong hộp thoại Font:

+ Superscript: đánh dấu chỉ số mũ trên Ví dụ: 31/2

+ Subscript: đánh dấu chỉ số mũ dưới Ví dụ: 10012

2.1 Định dạng font chữ cho văn bản (tt)

Trang 60

 Thẻ Font:

Các hiệu ứng (Effect) cho chữ gồm:

- Strikethrough: gạch giữa chữ 1 đường

- Double Strikethrough: gạch giữa chữ 2 đường

- SuperScript: tạo số mũ trên như e2

- SubScript: tạo mũ dưới như log2

- Shadow: tạo bóng đổ

- Outline: tạo đường viền bên ngoài

- Emboss: kim loại

Trang 61

 Thẻ Font:

Các hiệu ứng (Effect) cho chữ gồm:

- Engrave: khắc chìm

- Small Caps: chữ thường

- All Caps: chữ hoa

Trang 62

 Thẻ Character Spacing:

- Spacing: thiết lập khoảng cách giữa các ký tự

+ Normal: bình thường + Expanded: nới rộng + Condensed: thu hẹp

- Position: vị trí cao thấp

+ Raised: nâng lên cao + Lowered: hạ xuống thấp + Normal: bình thường

Trang 63

2.2 Định dạng ký tự

2.1.1 Hiện hoặc ẩn dấu định dạng

2.1.2 Chèn ký tự đặc biệt vào văn bản

2.1.3 Chèn công thức toán học

2.1.4 Ký tự hoa lớn đầu đoạn

2.1.5 Chuyển khối văn bản thành chữ hoa và chữ thường 2.1.6 Điểm canh cột

Trang 64

2.2.1 Hiện hoặc ẩn dấu định dạng

Click tab Home  Click nút Show/Hide trong nhóm Paragraph

Trang 65

2.2.1 Hiện hoặc ẩn dấu định dạng (tt)

Văn bản sẽ hiển thị các dấu định dạng tương ứng

Trang 66

66

2.2.2 Chèn ký hiệu đặc biệt vào văn bản

Chức năng này cho phép thêm các ký tự đặc biệt vào văn bản

Thao tác thực hiện: đặt chuột tại vị trí cần chèn  click tab Insert  click nút Symbol trong nhóm Symbols của tab Insert  chọn ký tự

cần chèn

Trang 67

67

2.2.2 Chèn ký hiệu đặc biệt vào văn bản (tt)

Chức năng này cho phép thêm các ký tự đặc biệt vào văn bản

Nếu không thấy ký tự cần chèn trong bảng Symbol click More Symbol trong nhóm Symbols Hộp thoại Symbol xuất hiện chọn Font  chọn ký tự  click Insert

Trang 68

68

2.2.2 Chèn ký hiệu đặc biệt vào văn bản (tt)

Người dùng có thể gán phím tắt cho ký tự đặc biệt bằng cách click

nút Shortcut Key trong hộp thoại SymbolHộp thoại Customize Kwyboard hiển thị gán phím tắt trong khung Press new shortcut key  Click Assign  Close Nếu muốn bỏ phím tắt vừa gán  chọn phím tắt trong khung Current keys  Remove

Trang 70

70

2.2.3 Chèn công thức toán học (tt)

Thanh công cụ Equation Tools hiển thị với các nhóm công thức và

cấu trúc sẽ giúp người dùng chèn công thức hoặc tạo công thức dễ dàng

Trang 71

71

Trang 72

72

Người dùng click tab Equation Tools  Design hoặc click vào công thức  chọn ký hiệu cần chèn trong nhóm Symbol

Người dùng có thể click biểu tượng mũi tên xổ xuống ở góc trên bên

trái của nhóm Symbol và chọn dạng ký hiệu phù hợp

Trang 75

75

Trang 78

78

Hộp thoại Create New Building Block hiển thị

+ Name: nhập tên công thức

+ Gallery: danh sách muốn chèn công thức vào

Trang 79

79

Thay đổi phương trình được viết trong các phiên bản trước: Word sẽ không cho người dùng thay đổi công thức nếu người dùng không chuyển sang Word 2007 Thao tác thực hiện:

+ B1: click biểu tượng  click Convert  hộp thoại Microsoft Office Word hiển thị  Ok

+ B2: click biểu tượng  click Save

Sau đó, double click vào công thức để thay đổi

Trang 80

2.2 Định dạng đoạn văn bản

2.2.1 Canh lề đoạn văn bản

2.2.2 Định dạng thụt hàng của đoạn văn bản so với lề

2.2.3 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn

2.2.4 Chuyển khối văn bản thành chữ hoa và chữ thường 2.2.5 Định dạng điểm dừng

2.2.6 Sử dụng công cụ định dạng tự động

Trang 81

 Chọn khối văn bản cần định dạng và sử dụng các nút lệnh

định dạng trong nhóm Paragraph của tab Home

Ctrl+L: canh trái Ctrl+E: canh giữa Ctrl+R: canh phải Ctrl+J: canh đều

Trang 82

Người dùng có thể click nút mũi tên nhỏ bên dưới nhóm

Paragraph Hộp thoại Paragraph hiển thị  chọn tab Indents and Spacing

Trong hộp thoại Alignment:

+ Left: canh trái

+ Centered: canh giữa

+ Right: canh phải

+ Justified: canh đều hai bên

Trang 83

Chọn đoạn văn bản hoặc đưa chuột vào vị trí đầu đoạn văn

bản và dùng các nút Indent marker trên thước ngang để

thiết lập việc thụt đầu dòng:

+ First Line Indent: chỉ thụt dòng đầu tiên của đoạn

+ Left Indent: thụt cả đoạn về bên trái

+ Right Indent: thụt cả đoạn về bên phải

+ Hanging Indent: ngược lại với First Line Indent

2.2.2 Định dạng thụt hàng của đoạn văn bản so với lề

Trang 84

Chọn đoạn văn bản cần định dạng  click nút mũi tên nhỏ

bên dưới nhóm Paragraph Hộp thoại Paragraph hiển thị

 chọn tab Indents and Spacing

2.2.2 Định dạng thụt hàng của đoạn văn bản so với lề (tt)

Trang 85

Người dùng có thể sử dụng các nút Increate Indent và Decreate Indent trong nhóm Paragraph của tab Home để

định dạng thụt hàng của đoạn văn bản

2.2.2 Định dạng thụt hàng của đoạn văn bản so với lề (tt)

Decreate Indent Increate Indent

Trang 86

Chọn đoạn văn bản cần định dạng  click Line Spacing nhóm Paragraph chọn kiểu thích hợp trong danh sách các khoảng

các được liệt kê

Nếu muốn thiết lập khoảng cách khác  click Line Spacing Options

2.2.3 Thiết lập khoảng cách giữa các hàng trong đoạn

Định dạng
Số trang	337
Dung lượng	13,03 MB