Bài giảng Tin học căn bản Chương 4 - GV.Trần Thanh San

Ngoài ra, còn có các thành phần khác trên trang tính như: Name Box hộp tên: hiển thị tên ô tính hoặc vùng làm việc do người dùng định nghĩa  Formula bar thanh công thức: dùng để nhập c

Giảng viên: Th.S Trần Minh Tùng Email: tungvnmu@yahoo.com

Chương 4:

Xử lý dữ liệu với bảng tính Excel 2007

NỘI DUNG TRÌNH BÀY

1 Đại cương về Microsoft Excel

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình

3 Các thao tác với bảng tính

4 Kiểu dữ liệu và toán tử

5 Địa chỉ ô

6 Thiết lập công thức

1 Đại cương về Microsoft Excel

1.1 Giới thiệu

1.2 Khởi động và thoát

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel

1.1 Giới thiệu

MS.Excel là phần mềm xử lý bảng tính trong bộ phần mềmMicrosoft Office MS.Excel có nhiều tính năng và ưu điểm như:

 Hỗ trợ tổ chức, tính toán, xử lý và phân tích các loại dữ liệukhác nhau từ đơn giản đến phức tạp

 Thực hiện nhiều loại công việc từ quản lý tài chính cá nhân,gia đình đến phân tích, dự báo kinh doanh trong các doanhnghiệp vừa và nhỏ

1.1 Giới thiệu (tt)

MS.Excel có nhiều tính năng và ưu điểm như:

 Giao diện đơn giản và thân thiện

 Khả năng lưu trữ dữ liệu nhiều

 Khả năng lập báo cáo, tổ chức danh sách lưu trữ hiệu quả

 Truy xuất các nguồn dữ liệu khác nhau với thư viện hàmphong phú và nhiều tính năng tiện dụng khác

1.2 Khởi động và thoát (tt)

b Thoát

 C1: Click vào biểu tượng Microsoft Office  Close

 C2: Click biểu tượng ở góc trên bên trái cửa sổ Excel

 C3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Các thành phần chính của bảng tính gồm:

Các thành phần chính của bảng tính gồm:

 Worksheet (trang tính): là một vùng làm việc chính trên màn

hình Trang tính gồm nhiều cột và dòng Trang tính được phânbiệt bằng tên trên các nhãn ở phía dưới góc trái màn hình gồm:Sheet1, Sheet2, Sheet3

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Các thành phần chính của bảng tính gồm:

Row (dòng): một trang tính được chia thành nhiều dòng Các

dòng được đánh số liên tiếp từ trên xuống dưới bằng các số, bắtđầu từ 1,2,3,

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Các thành phần chính của bảng tính gồm:

 Column (cột): một trang tính được chia thành nhiều cột Mỗi

cột được đánh thứ tự liên tiếp từ trái sang phải bằng các chữ cái

và các cặp chữ cái bắt đầu là A, B, C,…, AA, AB,… đến IV

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Các thành phần chính của bảng tính gồm:

Cell (ô): là vùng giao nhau giữa cột và dòng trên trang tính

dùng để chứa dữ liệu Mỗi ô có định chỉ duy nhất để xác địnhthông qua cặp tên cột và tên dòng mà ô tính nằm trên đó

Ví dụ: địa chỉ ô tính nằm trên cột A và dòng 1  tên là A1

địa chỉ ô tính nằm trên cột B dòng 5  tên là B5

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Ngoài ra, còn có các thành phần khác trên trang tính như:

 Name Box (hộp tên): hiển thị tên ô tính hoặc vùng làm việc do

người dùng định nghĩa

 Formula bar (thanh công thức): dùng để nhập công thức, giá

trị hoặc hiển thị nội dung của ô được chọn

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Ngoài ra, còn có các thành phần khác trên trang tính như:

 Nhãn trang tính: các nhãn ở phía dưới góc trái màn hình gồm:

Sheet1, Sheet2, Sheet3 Người dùng làm việc với trang tính nàonhấn chuột vào trang tính đó

 Các chế độ hiển thị trang tính và thanh công cụ Zoom: dùng

để hiển thị trang tính theo các chế độ khác nhau và phóng to, thunhỏ cửa sổ làm việc của trang tính

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Excel 2007 sử dụng Ribbon thay thế menu và toolbar của cácphiên bản trước Ribbon được xem là trung tâm điều khiển để tạo

ra các bảng tính

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

• Ribbon có 3 thành phần cơ bản gồm:

(1) Tab (thẻ) gồm 7 thẻ cơ bản: Home, Insert, Page Layout,

Formulas, Data, Reviews, View

(2) Groups (nhóm): mỗi tab có một vài nhóm chỉ ra các mục

có liên quan với nhau Một vài nhóm có mũi tên chéo nhỏ

ở góc phải bên dưới của mỗi nhóm để hiển thị cáctùy chọn liên quan

(3) Commands (nút lệnh): cho người dùng nhập hoặc chọn

7 Tab của Ribbon gồm:

1 Home: chứa các nút lệnh thường được sử dụng khi làm việcgồm: cắt, dán, sao chép, định dạng, tìm kiếm, thay thế,…

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

7 Tab của Ribbon gồm:

1.Insert: chèn các loại đối tượng vào trang tính như: sơ đồ, biểuđồ,…

2.Page Layouts: thiết lập định dạng trang tính và thiết lập in như:khoảng cách, hướng trang, ngắt trang,…

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Ngoài ra, một số tab chỉ hiển thị khi cần như tab Design, Format

chỉ hiển thị khi một đối tượng được chọn

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Một số thuật ngữ khi làm việc với Excel gồm:

 Workbook (bảng tính): là một tập tin để làm việc như tính toán,

vẽ đồ thị, …và lưu trữ các kiểu dữ liệu dữ liệu Một workbook cóthể chứa nhiều trang tính (sheet) Do đó, có thể tổ chức, lưu trữnhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một tập tin.Mỗi workbook chứa rất nhiều worksheet hay chart sheet tùy vào bộnhớ máy tính

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Một số thuật ngữ khi làm việc với Excel gồm:

 Worksheet (trang tính): gọi tắt là “sheet” là nơi lưu trữ và làm

việc với dữ liệu Một worksheet có nhiều ô và các ô có chứa các cột(column) và dòng (row) Worksheet được lưu trong workbook

Trong Excel 2007, một Worksheet chứa được 16,384 cột và1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536 dòng của phiên bản cũ

1.3 Cửa sổ giao diện MS Excel (tt)

Một số thuật ngữ khi làm việc với Excel gồm:

 Chart sheet (trang biểu đồ): thực chất là một sheet trong

workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị Vì vậy, nếu chỉ muốnxem từng đồ thị riêng lẻ thì chart sheet là lựa chọn tối ưu

 Sheet tabs (tên trang tính): tên của các sheet sẽ thể hiện trên

các thẻ đặt ở góc trái dưới của cửa sổ workbook Mặc định, khi tạomới Excel, trang tính mới có 3 sheet có tên lần lượt là Sheet1,Sheet2, Sheet3

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình

Thao tác thực hiện:

+ C1: Click tab View  chọn chế độ xem trang tính trong nhóm

Workbook Views

+ C2: Click chế độ xem trang tính trên thanh view ở góc dưới

phải cửa sổ làm việc

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

 Normal: xem trang tính ở chế độ bình thường Đây là chế độ mặc

định của Excel

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

 Page layout: xem bảng tính ở chế độ trang

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

 Page Break Preview: xem trang tính ở chế độ ngắt trang

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

 Full Screen: phóng to trang tính trên toàn màn hình

Người dùng có thể chọn xem tài liệu theo nhiều cách khác nhau ở chế

độ tùy chọn Custom View

+ C2: Kéo thanh trượt Zoom ở góc dưới bên phải cửa sổ Excel

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

(3) Tùy chỉnh Quick Access Toobar

Tùy chỉnh này chứa tập hợp các lệnh không phụ thuộc tab đanghiển thị Tùy chỉnh này gồm một nhóm nhỏ các nút lệnh nằmphía bên trái trên Ribbon Các nút lệnh bao gồm: New, Save,Undo, Repeat và Redo,

Người dùng có thể thu nhỏ và hiển thị lại Ribbon bằng cách:

+ C1: double click chuột vào tab  tab hiện hành sẽ được thu nhỏhoặc hiển thị lại

+ C2: click Quick Access Toobar  Minimize the Ribbon

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

Người dùng có thể tùy chỉnh các thông số trong Excel bằng cách:

click nút Office Button  Excel Option  hộp thoại Excel Option hiển thị

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

Popular: xác định môi trường làm việc với thanh công cụ mini, sự

phối hợp màu sắc, các tùy chọn mặc định cho workbook, sắp xếp,điền tên người dùng, xem trước kết quả của việc thiết kế và địnhdạng những thay đổi

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

Formulas : xác định các tùy chọn tính toán, làm việc với các công

thức, kiểm tra lỗi và kiểm tra các quy tắc

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

Proofing: xác định cách chỉnh sửa và định dạng từ cho văn bản.

Bạn có thể tùy chỉnh các thiết lập tự động và bỏ qua các từ hay cáclỗi trong tài liệu thông qua Custom Dictionaries

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

Save: xác định cách một workbook được lưu Bạn có thể xác định

cách tự động lưu khi chạy và nơi bạn muốn workbook được lưu

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

Advanced: xác định các tùy chọn để chỉnh sửa, sao chép, dán, in,

hiển thị, công thức, tính toán và các thiết lập khác

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

Customize: thêm các tính năng vào Quick Access Toolbar Nếu có

nhiều công cụ mà bạn sử dụng thường xuyên, bạn có thể muốnthêm chúng vào Quick Access Toolbar

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

Add-Ins: thêm các công cụ phân tích, thống kê, tìm kiếm,…

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

Resources: cập nhật, sửa lỗi, hướng dẫn sử dụng,…

2 Các chế độ xem trang tính trên màn hình (tt)

3.6 Đổi tên trang tính

3.7 Sao chép và di chuyển trang tính

3.1 Tạo bảng tính

Click biểu tượng  New  Chọn Blank Workbook trong nhóm Blank and recent  nhấn nút Create

Cửa sổ trang tính mới hiển thị

3.1 Tạo bảng tính (tt)

3.2 Lưu bảng tính

Tập tin của MS Excel 2007 có phần mở rộng mặc định là xlsx

Thao tác thực hiện: click biểu tượng  chọn Save As  hộp thoại Save As hiển thị  chọn ổ đĩa, thư mục cần lưu trong khung

Save in  đặt tên cho tập tin trong khung File Name  Nhấn nút Save

Đối với tập tin đã lưu, Click biểu tượng  chọn Save hoặc

nhấn tổ hợp phím Ctrl + S để cập nhật nội dung thay đổi

3.2 Lưu bảng tính (tt)

Người dùng nhập mật khẩu bảo vệ  nhấn nút OK  hộp thoại

Confirm Password hiển thị yêu cầu người dùng xác nhận mật

khẩu vừa nhập  nhấn nút OK

3.2 Lưu bảng tính (tt)

Hoặc người dùng click nút Tool trong hộp thoại Save As  chọn

General Options  hộp thoại General Options hiển thị với các

tùy chọn:

- Password to open: mật khẩu để mở

- Password to modify: mật khẩu thay đổi nội dung

3.2 Lưu bảng tính (tt)

3.3 Mở bảng tính

Click biểu tượng  Open hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+O hộp thoại Open xuất hiện chọn tập tin cần mở  nhấn nút Open

Người dùng có thể mở bảng tính theo các tùy chọn sau:

- Open: mở bình thường

- Open Read – Only: mở tập tin ở dạng chỉ đọc

- Open as Copy: tạo bản sao của tập tin và mở

- Open in Browse: mở tập tin bằng trình duyệt web mặc định

- Open and Repair: mở và sửa lỗi

Thao tác thực hiện: click nút Open trong hộp thoại Open và

chọn tùy chọn cần mở tương ứng

3.3 Mở bảng tính (tt)

Để mở tập tin có mật khẩu bảo vệ, người dùng nhập mật khẩu để

mở tập tin trong hộp thoại Password nhấn nút OK

3.3 Mở bảng tính (tt)

Để mở bảng tính đã mở gần đây, click biểu tượng  chọn

tập tin cần mở trong cửa sổ Recent Documents

3.3 Mở bảng tính (tt)

3.4 Chèn trang tính

Để chèn thêm worksheet mới vào workbook người dùng có thể thực hiện theo các cách sau: + + C1: nhấn tổ hợp phím Shift+F11để chèn sheet mới vào trước sheet hiện hành

+ C2: click tab Home  nhấn nút Insert trong nhóm Cells  chọn Insert sheet

57

3.4 Chèn trang tính (tt)

+ C3: right click lên thanh sheet tab và chọn Insert…  hộp thoại insert hiển thị  chọn Worksheet  nhấn nút OK

58

3.4 Chèn trang tính (tt)

59

Sheet được chèn vào sẽ được chèn trước sheet hiện hành

3.5 Xóa trang tính

Để xóa sheet, người dùng có thể thực hiện theo các cách sau:

+ C1: chọn sheet muốn xóa  click tab Home  nhấn nút

Delete trong nhóm Cells  chọn Delete sheet

+ C2: right click vào tên sheet muốn xóa  chọn Delete  nhấn nút OK để xác nhận xóa

60

3.6 Đổi tên trang tính

Để đổi tên sheet, right click vào sheet cần đổi tên ở thanh sheettab  chọn Rename  nhập vào tên mới  nhấn phím ENTER

Lưu ý: Excel 2007 không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc

biệt để đặt tên (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho sheet

61

3.7 Sao chép trang tính

Để sao chép sheet, right click vào sheet ở thanh sheet tab 

chọn Move Or Copy  hộp thoại Move or Copy hiển thị chọn Create to Copy để tạo một bản sao của sheet được chọn

và bản sao của sheet sẽ xuất hiển ở vị trí cuối cùng trên thanhsheet tab

62

3.8 Di chuyển trang tính

Để sao chép hoặc di chuyển sheet, thực hiện theo các cách sau:

- C1: right click vào sheet ở thanh sheet tab  chọn Move Or

Copy  hộp thoại Move or Copy hiển thị chọn Move to end

để di chuyển sheet được chọn đến vị trí cuối cùng trên thanhsheet tab

- C2: chọn sheet + nhấn giữ chuột trái và di chuyển đến vị trímới

63

3.9 Bảo vệ trang tính

Để bảo vệ sheet và bảo vệ các ô tính, right click vào sheet ở

thanh sheet tab  chọn Protect Sheet hộp thoại Protect

Sheet hiển thị nhập mật khẩu bảo vệ sheet

64

3.10 Sắp xếp trang tính

Người dùng có thể nhấn và giữ phím trái chuột lên tên sheet vàkéo thả đến vị trí mới

65

Ngoài ra, người dùng có thể sắp xếp nội dung trong một trang

tính để tiện việc cập nhật nội dung bằng cách: click tab View  click nút New Window trong nhóm Window  một cửa sổ của tập tin hiện hành hiển thị  Click nút Arrange All để sắp xếp

các cửa sổ giao diện khác nhau

3.10 Sắp xếp trang tính (tt)

Người dùng có thể cập nhật nội dung trong các cửa sổ làm việckhác nhau Những nội dung chỉnh sửa vẫn được lưu trữ trên tậptin Excel hiện hành

3.10 Sắp xếp trang tính (tt)

Để chia tách trang tính và xem đồng thời các nội dụng khácnhau, thực hiện theo các cách sau:

+ C1: Click tab View  click nút Split trong nhóm Window 

xuất hiện vạch ngang màn hình  click vào vị trí muốn phânchia trong cửa sổ soạn thảo

+ C2: click nút ở trên cùng thanh cuộn dọc

Để bỏ phân chia cửa sổdouble click vào vị tríphân chia cửa sổ hoặc

click nút lại Split trong

nhóm Window

3.11 Chia tách trang tính

Người dùng có thể nhấn và giữ phím trái chuột lên tên sheet vàkéo thả đến vị trí mới

69

3.12 Hiển/ ẩn trang tính

Để ẩn sheet, nhấn phải chuột vào tên sheet  chọn Hide để ẩnsheet

Để hiển thị lại sheet đã ẩn, right click lên thanh sheet tab 

chọn Unhide  hộp thoại Unhide hiển thị  chọn tên sheet cần hiển thị  nhấn nút OK

70

3.13 Một số phím tắt thông dụng khi làm

việc với trang tính

 hoặc tab Sang một ô bên phải

 hoặc Shift Tab Sang một ô bên trái

↑ Lên một dòng

↓ Xuống một dòngHome Đến ô ở cột A của dòng hiện hành

Ctr+Home Đến ô A1 trong trang tính

Ctr+End Đến ô có chứa dữ liệu bên phải nhất và

dưới cùng trang tínhAlt+Page Up Di chuyển đến ô bên trái một màn hìnhAlt+Page Down Di chuyển đến ô bên phải một màn hình

trước và sau nó là ô trốngEnd +  hoặc Ctrl+ Di chuyển đến ô bên trái đầu tiên mà trước

và sau nó là ô trống

3.13 Một số phím tắt thông dụng khi làm

việc với trang tính (tt)

Phím tắt Mô tả

End + ↑ hoặc Ctrl+↑ Di chuyển lên ô phía trên đầu tiên mà

trước và sau nó là ô trốngEnd +↓ hoặc Ctrl+↓ Di chuyển xuống ô phía trên đầu tiên mà

trước và sau nó là ô trốngCtrl + Page Up Mở trang tính phía trước trang hiện hànhCtrl+ Page Down Mở trang tính phía sau trang hiện hành

3.13 Một số phím tắt thông dụng khi làm

việc với trang tính (tt)

4 Kiểu dữ liệu và toán tử

4.1 Kiểu dữ liệu

4.2 Các toán tử

4.1.2 Kiểu chuỗi

- Nội dung nhập vào chứa ký tự từ A-Z hoặc khoảng trắng và vàcác ký hiệu có trên bàn phím nói riêng và trong bộ mã ASCIInói chung

- Mặc định canh lề trái ô

- Không có giá trị tính toán

- Khi nhập ngày giờ sai, Excel tự động chuyển sang chuỗi

- Tổ hợp phím Ctrl+; (dấu phẩy) cho ngày hệ thống

- Tổ hợp phím Ctrl+Shift + ; cho giờ hệ thống

- Kiểu ngày giờ có giá trị tính toán

4.1.4 Kiểu công thức

- Bắt đầu bởi dấu bằng (=) hoặc dấu cộng (+)

- Giá trị của công thức được hiển thị trong ô, nội dung côngthức được hiển thị trên thanh công thức

- Thành phần của công thức có thể là: toán tử, trị số, địa chỉtham chiếu và các hàm

Lưu ý:

Tên hàm không phân biệt chữ thường hay in hoa

Các đối số có thể có hoặc không tùy theo hàm

Các đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy (,) hoặc chấm phẩy (;) tùy quy định trong mỗi hệ điều hành (hoặc dấu phân cách nào khác tùy theo cách đặt các thông số quốc tế)

Một hàm có thể chứa nhiều nhất 30 đối số nhưng không được vượt quá 255 ký tự