Bài giảng Tin học đại cương: Chương 5 - ThS. Trần Thị Bích Phượng

Bài giảng cung cấp cho người học các kiến thức: Khởi động Excel, Màn hình làm việc, Thoát khỏi Excel, Khởi tạo một bảng tính, Địa chỉ, miền và công thức, Các thao tác soạn thảo, Các thao tác với tệp, Hệ soạn thảo bảng tính - Microsoft Excel,Định dạng dữ liệu, Các hàm thông dụng, Cơ sở dữ liệu.

BÀI GIẢNG

TIN HỌC ĐẠI CƯƠNG

GV:TRẦN THỊ BÍCH PHƯƠNG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC Y DƯỢC CẦN THƠ

KHOA KHOA HỌC CƠ BẢN

Soạn thảo bảng tính với Microsoft Excel

5 Địa chỉ, miền và công thức.

6 Các thao tác soạn thảo.

7 Các thao tác với tệp.

8 Định dạng dữ liệu

9 Các hàm thông dụng

10 Cơ sở dữ liệu

Các thành phần của màn hình làm việc

 Thanh tiêu đề (Title Bar).

 Thanh menu (Menu Bar).

 Thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar).

 Thanh công cụ định dạng (Formating Toolbar).

 Thanh công thức (Formula Bar).

 Trang tính (Sheet).

 256 cột (A Z, AA,AB…IV).

 65536 dòng.

 Một tệp (workbook) gồm nhiều trang tính (sheet).

 Các thanh cuộn (scroll bars).

 Thanh trạng thái (status bar).

 Hàng tên cột (column heading).

Một số thao tác trên bảng tính

 Đặt tên cho trang tính:

 Kích chuột phải vào tên

Dịch chuyển con trỏ

 Con trỏ ô (Cell poiter) là hình chữ nhật bao

quanh đường viền ô

Up, Page Down, Home.

 Nhấn Ctrl + mũi tên để di chuyển đến ô cuối

cùng (đầu tiên) của bảng tính theo chiều mũi tên.

Kích chuột vào ô nào đó

Chọn miền, cột, dòng, bảng…

 Chọn miền (range)

 Bấm và rê chuột từ ô trên

cùng bên trái tới ô dưới cùng

bên phải của vùng (hoặc theo

Nhập dữ liệu

 Sử dụng bàn phím để nhập dữ liệu cho ô tại vị

trí con trỏ Gõ Enter để hoàn tất

 Nhập bình thường

 Sử dụng dấu chấm “.” làm dấu phân cách thập

phân (Regional setting là US).

 Sử dụng dấu gạch chéo “/” để nhập phân số.

 Viết cách phần nguyên và phần thập phân để

nhập hỗn số.

Địa chỉ, miền, công thức

 Địa chỉ ô

 Địa chỉ tương đối

 Địa chỉ tuyệt đối

Địa chỉ ô

 Mỗi ô được xác định bởi hàng và cột chứa nó.

 Địa chỉ ô = tên cột + tên hàng

Địa chỉ tương đối

 Chỉ bao gồm tên cột viết liền tên hàng.

Địa chỉ tuyệt đối

 Thêm dấu $ vào trước tên cột (hàng) không muốn

thay đổi khi sao chép công thức.

Định dạng dữ liệu

a Thay đổi kích thước của ô.

b Định dạng ô.

Trình bày dữ liệu theo chiều dọc

(horizontal) và ngang (Vertical)

General – theo dữ liệu

Left – căn lề trái

Right – căn lề phải

Top – căn lề ở đỉnh ô

Center – căn lề giữa

Bottom – căn lề ở đáy ô

Wrap text - Gói gọn dữ liệu trong ô

Shrink to fit – Tự động thay

đổi kích cỡ chữ cho vừa ô

Merge Cells – Hoà nhập các

ô đã chọn thành 1 ô

Orientation - Hướng viết chữ (tính theo độ)

Text direction - chiều viết chữ

Line Style – Kiểu đường viền

Line Color – Màu sắc đường viền

Border – Đường viền hiện, nút chìm

Color – Màu tô

Patterns – Mẫu tô

Khái niệm hàm

 Đối số được phân cách bởi dấu phẩy “,” (hoặc dấu chấm phẩy “;”)

 Ví dụ: = Rank(x , range , order)

 Đối số có thể là giá trị, địa chỉ, hằng,…

 Ví dụ: = Vlookup(Left(B1,2) , $A$13:$D$16 , 3 , 0 )

Miền địa chỉ

Một số hàm thông dụng

 Một số hàm toán học và lượng giác (Math & Trig)

 Một số hàm thống kê (Statistical)

 Một số hàm xử lý văn bản (Text)

 Một số hàm xử lý thời gian (Date & Time)

 Một số hàm tra cứu và tham chiếu (Lookup & Reference)

 Một số hàm Logic (Logical)

Một số hàm toán học và lượng giác {1}

 ABS(X) : Giá trị tuyệt đối của X

Một số hàm toán học và lượng giác {3}

Một số hàm toán học và lượng giác {6}

Một số hàm toán học và lượng giác {7}

 SUMIF(<miền kiểm tra>,<điều kiện>,<miền tổng>)

Tính tổng các phần tử trong <miền tổng> với điều kiện phần tử tương ứng trong <miền kiểm tra> thoả mãn <điều kiện>

 Ví dụ:

 F2: Tổng số lượng trái cây mà cửa hàng A bán được

 Tại ô F2 ta gõ công thức: =SUMIF(A2:A5, “A”, C2:C5)

Một số hàm thống kê {1}

 Đếm số ô có giá trị số trong dãy, miền

Đếm số ô có giá trị số trong dãy

Một số hàm thống kê {2}

Đếm số ô có chứa giá trị số trong miền Đếm số ô có chứa giá trị số trong dãy

Một số hàm thống kê {3}

 COUNTIF(<miền>, <điều kiện>)

 Đếm số ô trong <miền> có giá trị thoả mãn <điều kiện>.

 COUNTIF(C3:C11,">=5"): Số ô có giá trị ≥ 5 trong miền C3:C11

1

Một số hàm thống kê {4}

 AVERAGE(X1,X2,…) hay AVERAGE(<miền>)

 Trung bình cộng của dãy (miền) các ô có chứa giá trị số.

Trung bình cộng của dãy các ô

Trung bình cộng của miền các ô

Một số hàm xử lý văn bản {2}

 VALUE(s) : Chuyển xâu s thành số.

 TEXT(value, định_dạng) : Chuyển thành xâu theo định dạng.

Ví dụ:

 TEXT(“01/01/2018”, ”mmm”) = “Jan”

 TEXT(1/3,"0.00") = 0.33.

 LOWER(s) : Đổi xâu s thành chữ thường.

 UPPER(s) : Đổi xâu s thành chữ hoa.

A2 = ‘1234.56

B2 = VALUE( A2 ) B2 = LOWER( A2 )

C2 = UPPER( A2 )

Một số hàm thời gian {1}

 NOW() : Thời điểm hiện tại

 TODAY() : Ngày hôm nay

 DATE(năm, tháng, ngày) : Giá trị ngày tháng năm

 Năm = 1900-9999

A1 = NOW() B1 = TODAY() C1 = DATE(2008,11,20)

Một số hàm thời gian {2}

 DAY(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị ngày

 MONTH(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị tháng

 YEAR(xâu ngày tháng) : Lấy giá trị năm

 DATEVALUE(xâu ngày) : Chuyển xâu sang dữ liệu số biểu diễn ngày tháng

B2 = DAY( A2 ) C2 = MONTH( A2 ) D2 = YEAR( A2 )

Một số hàm Logic {1}

 NOT(X) : Phủ định của X

 AND(X1,X2,…) :

- TRUE : nếu X1, X2, … đều nhận giá trị TRUE

- FALSE : nếu một trong các X1, X2, … nhận giá trị FALSE

 OR(X1,X2,…) :

- TRUE : nếu một trong các X1, X2, … nhận giá trị TRUE

- FALSE : nếu X1, X2, … đều nhận giá trị FALSE

Một số hàm Logic {2}

 IF(<điều kiện> , <giá trị 1> , <giá trị 2>)

 Nếu <điều kiện> đúng, trả về <giá trị 1>

 Nếu <điều kiện> sai, trả về <giá trị 2>

C3 = IF( B3 >=14 , ”ĐẬU” , ”RỚT”)

Một số hàm tra cứu và tham chiếu {1}

 VLOOKUP( Trị_tra_cứu, Bảng_tra_cứu, Cột_lấy_dữ_liệu, Kiểu_tra_cứu)

 Lấy giá trị của ô thuộc Cột_lấy_dữ_liệu mà giá trị của ô thuộc cột đầu

tiên trong Bảng_tra_cứu có giá trị bằng Trị_tra_cứu.

F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Tổng điểm 3 môn Điểm cộng theo khu vực

Một số hàm tra cứu và tham chiếu {2}

 Điểm cộng theo khu vực: VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0)

F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Trị_tra_cứu : B2

Một số hàm tra cứu và tham chiếu {3}

 HLOOKUP ( Trị_tra_cứu, Bảng_tra_cứu, Hàng_lấy_dữ_liệu, Kiểu_tra_cứu)

 Giống hàm VLOOKUP nhưng dữ liệu được xử lý theo hàng

F2 = SUM(C2:E2) + HLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Tổng điểm 3 môn Điểm cộng theo khu vực

Một số hàm tra cứu và tham chiếu {4}

 Điểm cộng theo khu vực: HLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0)

F2 = SUM(C2:E2) + VLOOKUP(B2,$A$8:$B$10,2,0) Trị_tra_cứu : B2

Bảng_tra_cứu : $A$8:$B$10

Lọc dữ liệu

 Mục đích: Lấy ra những bản ghi thoả mãn

điều kiện nhất định.

 Có thể lọc theo 2 cách:

 AutoFilter: Excel hỗ trợ điều kiện lọc

kiện lọc.

 Click chuột vào mũi tên:

 All: hiện lại mọi bản ghi

Lọc dữ liệu dùng AutoFilter (tiếp)

 Nếu chọn Custom… sẽ hiện hộp thoại Custom AutoFilter để người sử dụng tự định điều kiện lọc:

Ví dụ: Lọc những bản ghi thoả mãn năm sinh < 1989 hoặc ≥ 1990

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter

Bước 1: Xác định miền điều kiện

 Dòng đầu ghi tên trường để định điều kiện, chú ý phải giống hệt tên

trường của miền CSDL, tốt nhất là copy từ tên trường CSDL.

 Các dòng tiếp dưới ghi điều kiện: các điều kiện cùng dòng là phép

AND, các điều kiện khác dòng là phép OR.

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter – Ví dụ

Lọc ra những bản ghi thỏa điều kiện:

Năm sinh < 1989 Năm sinh = 1990 1988 < Năm sinh <= 1990

Năm sinh < 1989 Năm sinh > 1989 Năm sinh > 1989

Lọc dữ liệu dùng Advanced Filter (tiếp)

Bước 2: Thực hiện lọc

 Vào menu Data – Filter – Advanced Filter…

Hiện kết quả lọc ngay tại miền

dữ liệu

Hiện kết quả lọc ra nơi khác

Chọn miền CSDL

Chọn miền điều kiện

Chọn miền hiện kết quả

Chỉ hiện 1 bản ghi trong số những

kết quả trùng lặp