Xây dựng hệ thống Quản lý Bán hàng

+ Quy trình bán hàng: Khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu thông tin, giá cả,cách sử dụng … sản phẩm của cửa hàng thì nhân viên bộ phận bán hàng sẽ tiếpkhách hàng và đáp ứng những yêu cầu

cá nhân Đặc biệt là các sản phẩm về phần mềm cũng được ưa chuộng và sử dụngchuyên sâu hơn Công nghệ cao bao giờ cũng có 2 mặt lợi và hại Công nghệ pháttriển xuất hiện nhiều Hacker phá hoại các phần mềm trên máy tính, do đó việc sửdụng một phần mềm diệt virus để bảo vệ máy tính là rất cần thiết.

Dựa trên thực tế đó, em đã chọn và tìm hiểu hệ thống Bán hàng phần mềmcủa Công ty TNHH An ninh mạng Bkav để thực hiện báo cáo tốt nghiệp của mình.với những ứng dụng công nghệ thông tin hoàn toàn trên hệ thống nhằm giúp hệthống mới có thể quản lý một cách có hiệu quả hơn, thuận tiện hơn, giúp giảm thiểutối đa thời gian và công sức của con người

Tuy nhiên do thời gian hạn chế và chưa có nhiều kinh nghiệm thực tế nênquá trình xây dựng đề tài em không tránh khỏi những thiếu xót Vì vậy em mong có

sự ủng hộ và thông cảm của thầy giáo để đề tài của em hoàn thiện hơn

Sinh viên Nguyễn Thị Trang

I ĐỀ TÀI THỰC TẬP: Xây dựng hệ thống Quản lý Bán hàng

II NƠI THỰC TẬP: Công ty TNHH An ninh mạng Bkav, Tòa nhà HH1, KĐT

Yên Hòa, Q Cầu Giấy, Hà Nội

III NỘI DUNG THỰC TẬP:

1 Nghiên cứu đề tài và thu thập số liệu

2 Viết thuyết minh:

a Kết cấu của bản thuyết minh

b Các nội dung đã chuẩn bị

3 Xây dựng chương trình:

a Chức năng của chương trình dự kiến

b Những chức năng đã xây dựng được

c Các chức năng trong dự kiến nhưng chưa thực hiện được

4 Các sản phẩm khác (nếu có)

5 Những khó khăn (nếu có)

IV KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:

1 Nghiên cứu đề tài:

Công ty TNHH An Ninh Mạng Bkav là công ty chuyên sản xuất và bán các loạiphần mềm, đặc biệt là phần mềm diệt virus Bkav Gần đây bộ phận bán hàng củacông ty tỏ ra bất cập, không đáp ứng được nhu cầu mua hàng của Khách hàng (KH)

Vì vậy có yêu cầu cải tiến quản lý ở bộ phận này

a Nhiệm vụ cơ bản

Hệ thống Quản lý bán hàng thực hiện việc quản lý về việc nhập hàng và bánhàng của công ty, kiểm soát việc bảo hành các sản phẩm và đưa ra các thống kê

b Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Đứng đầu hay chịu trách nhiệm của công ty là người quản lý Cửa hàng bánhàng gồm có 4 bộ phận chính: Bộ phận nhập hàng, Bộ phận bán hàng, Bộ phận bảohành và Bộ phận thống kê

 Nhà quản lý (chủ cửa hàng) :

Nhà quản lý có trách nhiệm theo dõi lượng sản phẩm tiêu thụ, vốn củacửa hàng, nhân viên phục vụ … Từ đó đưa ra kế hoạch và quyết định đúng đắnnhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh

Bộ phận này đảm nhiệm công việc lựa chọn, đặt hàng, nhận hàng vớiNhà cung cấp (NCC) khi có yêu cầu từ nhà quản lý

Bộ phận này có trách nhiệm hướng dẫn khách hàng, tư vấn khách hàng

và đưa ra thông tin về các sản phẩm và giá mà khách hàng yêu cầu Khi kháchhàng đã mua hàng bộ phận này lập hóa đơn bán cho khách hàng và còn đảmnhiệm việc giao hàng theo yêu cầu của khách hàng

c Quy trình xử lý

+ Quy trình nhập hàng: Khi có yêu cầu nhập sản phẩm từ nhà quản lý hay sốlượng sản phẩm đã đến ngưỡng cần nhập thêm thì nhân viên bộ phận này sẽ tiếpnhận và thực hiện việc tìm kiếm Nhà cung cấp phù hợp Sau đó nhân viên sẽthương lượng với nhà cung cấp Nếu nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu bộphận sẽ in đơn đặt hàng tới Nhà cung cấp Việc lưu đơn đặt hàng vào hệ thống

cung cấp Khi NCC vận chuyển hàng đến thì nhân viên bộ phận này sẽ kiểm tra

và đối chiếu với phiếu giao hàng của NCC để tiến hành việc tiếp nhận hàng vànếu mọi thứ không có vấn đề gì thì sẽ cất hàng vào kho Cuối cùng hệ thống sẽlưu lại phiếu giao hàng để tiện cho việc theo dõi hoặc thống kê sau này

+ Quy trình bán hàng: Khi khách hàng có nhu cầu tìm hiểu thông tin, giá cả,cách sử dụng … sản phẩm của cửa hàng thì nhân viên bộ phận bán hàng sẽ tiếpkhách hàng và đáp ứng những yêu cầu của khách hàng Khi khách hàng quyếtđịnh mua sản phẩm của cửa hàng thì nhân viên bộ phận này sẽ đưa cho kháchhàng đơn hàng để khách hàng ghi những sản phẩm mình cần mua vào cùng vớithông tin cá nhân của mình Sau đó nhân viên sẽ tiếp nhân đơn hàng từ kháchhàng rồi cập nhật các thông tin về khách hàng như: Họ và tên, Địa chỉ, Số điệnthoại, Số tài khoản … nếu là khách hàng mới, còn khách hàng cũ thì sẽ so sánhcác thông tin nếu có sự thay đổi như số điện thoại hay số tài khoản thì sẽ tiếnhành cập nhật lại Cuối cùng hệ thống sẽ lập hóa đơn bán hàng cho khách hàng

và giao sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng

+ Quy trình bảo hành: Các sản phẩm do khách hàng mang đến bảo hành sẽđược nhân viên tại bộ phận này tiếp nhận và tiến hành kiểm tra sản phẩm với cácthông tin và yêu cầu từ phiếu bảo hành rồi tiếp nhận sản phẩm cùng với thôngtin khách hàng được ghi trong phiếu bảo hành và hẹn ngày trả cho khách hàng.Nhân viên ở bộ phận này sẽ mang sản phẩm tới NCC để thực hiện bảo hành.Saukhi bảo hành xong sẽ tiến hành trả lại sản phẩm và phiếu bảo hành cho kháchhàng Đối với trường hợp nếu là khách hàng quen của cửa hàng và đáp ứng đủcác yêu cầu bảo hành thì nhân viên sẽ tìm trong kho xem còn loại hàng đó không

và tiến hàng một đổi một luôn cho khách hàng

+ Quy trình thống kê: bộ phận này sẽ lấy toàn bộ các thông tin từ kho hàng,thông tin từ bộ phận bán hàng, bộ phận nhập hàng, bộ phận bảo hành để tiện choviệc đưa ra báo cáo thông kê khi nhà quản lý có yêu cầu Bộ phận này cũng báocho nhà quản lý biết ngưỡng của sản phẩm để nhà quản lý có kế hoạch nhậpthêm hoặc thông báo tới thẳng cho bộ phận bán hàng nếu cần thiết

d Quy tắc quản lý

- Tìm kiếm và cập nhật thông tin về NCC.

- Thương lượng, gửi đơn đặt hàng đến NCC và đảm bảo về thời hạn vậnchuyển hàng từ NCC

- Nhận phiếu giao hàng và đối chiếu với hàng của NCC vận chuyển tới.+ Đối với bộ phận bán hàng: có trách nhiệm :

- Tiếp nhận yêu cầu và giải đáp các thắc mắc cũng như tư vấn cho khách hàng

- Cập nhật thông tin về khách hàng và có các chương trình khuyến mãi phù hợp

- Lập hóa đơn bán và thực hiện giao hàng theo yêu cầu của khách hàng

- Nhận phiếu giao hàng và đối chiếu với hàng của NCC vận chuyển tới.+ Đối với bộ phận bảo hành: có trách nhiệm :

- Tiếp nhận yêu cầu bảo hành sản phẩm từ khách hàng

- Kiểm tra các thông tin bảo hành và sản phẩm xem còn đúng hạn và đúngyêu cầu bảo hành hay không

- Ghi giấy bảo hành và tiếp nhận sản phẩm bảo hành

- Trả lại sản phẩm đã bảo hành cho khách hàng theo đúng thời hạn

+ Đối với bộ phận thống kê : có trách nhiệm :

- Thường xuyên kiểm tra xem xét lượng hàng tồn có vượt ngưỡng hay không

- Liên tục cập nhật các thông tin bán hàng, nhập hàng hay bảo hành khi cóthay đổi

e Mẫu biểu

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Tổng cộng :

Số tiền viết bằng chữ : ………

……… Người lập

(ký và ghi rõ họ tên)

HÓA ĐƠN BÁN

Số hiệu hóa đơn : … ………

Ngày bán : Ngày …… tháng …… năm…

Số lượng

Đơn giá

Thành tiền

Tổng cộng :

Số tiền viết bằng chữ : ………

……… Người bán Người mua

(ký và ghi rõ họ tên) (ký và ghi rõ họ tên)

THÔNG TIN NHÀ CUNG CẤP

Tên NCC:

Địa chỉ:

Số ĐT:

Số tài khoản:

STT Tên hàng Đơn giá + Bảng mẫu lưu thông tin khách hàng: THÔNG TIN KHÁCH HÀNG Tên Khách hàng:

Địa chỉ:

Số ĐT:

Số tài khoản:

THÔNG TIN HÀNG TỒN

Từ ngày… tháng….năm … đến ngày….tháng….năm…

tính

Số lượng tồn

Đơn

+ Biểu mẫu lưu thông tin Phiếu bảo hành:

THÔNG TIN PHIẾU BẢO HÀNH

Số phiếu: ………

Ngày bảo hành: ………

Tên Khách hàng:

Địa chỉ:

Số ĐT:

tính

Số lượng

Thời hạn bảo hành

Lý do bảo hành

Đủ điều kiện bảo hành

+ Biểu mẫu đưa ra kết quả thống kê báo cáo khi nhà quản lý có yêu cầu để xem xét quá trình kinh doanh của cửa hàng

Thống kê hàng bán:

tính

Sốlượng Đơngiá Thànhtiền

Kháchhàngmua

* MÔ HÌNH TIẾN TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG

Tên gọi của tác nhân là một danh từ

<Tên Luồng>

Tên luồng là một danh từ hoặc động từ biểu thị luồng thông tin vào ra

- Viết phiếu bảo hành cho khách hàng đến bảo hành sản phẩm -Nhập thông tin

KH vào hệ thống

- Trả lại phiếu bảo hành cho khách hàng

Bộ phận Nhập hàng

-Nhận yêu cầu từ nhà quản lý

- Chọn nhà cung cấp

-Kiểm tra đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đặt hàng

- Tiếp nhận hàng

Bộ phận Thống kê

- Thống kê số lượng hàng tồn kho

- Thống kê theo yêu cầu của nhà quản lý

Phiếu bảo hành Trả lại phiếu bảo hành

Hàng & phiếu giao hàng

2 Viết thuyết minh:

a Kết cấu của bản thuyết minh ĐATN, BTTN:

8 Lưu thông tin phiếu giao hàng

9 Tiếp nhận đơn hàng của khách hàng

10 Quản lý thông tin của khách hàng

11 Lập hóa đơn bán hàng

12 Giao hàng theo yêu cầu khách hàng

13 Tiếp nhận hàng và phiếu bảo hành

14 Yêu cầu bảo hành đến nhà cung cấp

15 Trả hàng và phiếu bảo hành

16 Nhận yêu cầu thống kê

17 In thống kê

Bước 2 : Loại bỏ các chức năng trùng lặp :

Không có chức năng nào trùng lặp

Bước 3 : Gom nhóm chức năng :

Bước 4 : Loại bỏ chức năng không có ý nghĩa đối với hệ thống :

Bỏ các chức năng sau : Chức năng 3 Gửi đơn đặt hàng

- Gom các chức năng 1,2,3 vào chức năng Nhập hàng.

- Gom các chức năng 4,5,6 vào chức năng Bán hàng

- Gom các chức năng 7,8 vào chức năng Bảo hành

- Gom các chức năng 9,10 vào chức năng Thống kê

* Ký hiệu sử dụng

- Biểu diễn: Hình chữ nhật là các chức năng tương ứng

Trong đó: Tên chức năng thường là: động từ + Bổ ngữ

- Mỗi chức năng được phân rã thành các chức năng con, các chức năng con có quan hệ phân cấp với chức năng cha và kí hiệu là:

Biểu đồ phân cấp chức năng biểu diễn thành hình cây phân cấp

Tên chức năng

Quản lý thông tin khách hàng

Lập hóa đơn

Tiếp nhận bảo hành

Trả lại bảo hành

Nhận yêu cầu thống kê

In thống kê

b Các nội dung đã chuẩn bị:

* Các bước xây dựng

Bước 1: Mức khung cảnh Giới hạn của hệ thống:

Chức năng duy nhất là : Quản lý bán hàng

- Các tác nhân ngoài gồm : Nhà cung cấp, khách hàng, nhà quản lý

- Luồng dữ liệu giữa chức năng với tác nhân ngoài : Đơn đặt hàng, phiếu giao hàng, đơn hàng, hóa đơn, phiếu bảo hành, giấy bảo hành, yêu cầu thống kê, in thống kê

Bước 2: Xây dựng mức đỉnh (mức 1):

- Các tác nhân ngoài vẫn được giữ nguyên với các luồng thông tin như trên

Lúc này ta quan tâm đến 4 chức năng là: Nhập hàng, bán hàng, bảo hành

và thống kê

- Kho dữ liệu: Kho

Bước 3: Mức dưới đỉnh (mức 2):

- Căn cứ vào biểu đồ phân cấp chức năng ở trên ta quan tâm đến các chức

năng con của 4 chức năng nhập hàng, bán hàng, bảo hành và thống kê gồm:

1 Nhận yêu cầu thống kê

2 In thống kê

b Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)

c Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh (mức 2)

+ Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng nhập hàng :

In đơn đặt hàng Nhà cung cấp

Gửi đơn đặt hàng

Phiếu giao hàng

Tiếp nhận hàng

Chọn Nhà cung cấp

+ Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng bảo hành :

Tiếp nhận bảo hànhKhách hàng

+ Sơ đồ luồng dữ liệu của chức năng thống kê :

Nhận yêu cầu thống kêNgười quản lý

Yêu cầu thống kê

In thống kê

Kho

Giấy bảo hành

Thông tin khách hàng

Danh sách NCC

Đơn đặt hàng

In kết quả

A ĐẶC TẢ CHỨC NĂNG CHI TIẾT

1 Chọn nhà cung cấp.

Phần tiêu đề :

- Tên chức năng : Chọn nhà cung cấp

- Đầu vào : Thông tin lựa chọn

- Đầu ra : Thông tin nhà cung cấp

- Tên chức năng : In đơn đặt hàng

- Đầu vào : Thông tin sản phẩm và nhà cung cấp

- Đầu ra : Đơn đặt hàng

Phần thân : Sơ đồ khối

3 Tiếp nhận hàng.

Phần tiêu đề :

- Tên chức năng : Tiếp nhận hàng

- Đầu vào : Phiếu giao hàng từ nhà cung cấp

- Đầu ra : Tiếp nhận hàng và lưu phiếu giao hàng

- Phần thân :

4 Nhận đơn hàng của khách.

Phần tiêu đề :

- Tên chức năng : Nhận đơn hàng của khách

- Đầu vào : Yêu cầu của khách hàng

- Đầu ra : Lưu đơn hàng

5 Quản lý thông tin khách hàng.

Phần tiêu đề :

- Tên chức năng : Quản lý thông tin khách hàng

- Đầu vào : Thông tin khách hàng

- Đầu ra : Thông tin được kiểm tra và lưu lại

Phần thân :

If khách hàng mới then

Lưu thông tin khách hàng vào bản ghi mới

Else (khách hàng cũ ) Cập nhật thông tin nếu có

6 Lập hóa đơn.

Phần tiêu đề :

- Tên chức năng : Lập hóa đơn

- Đầu vào : Thông tin khách hàng + sản phẩm

- Đầu ra : Hóa đơn

Phần thân :

In hóa đơn và giao hàng cho khách

7 Tiếp nhận bảo hành.

Phần tiêu đề :

- Tên chức năng : Tiếp nhận bảo hành

- Đầu vào : Thông tin khách hàng + sản phẩm bảo hành

- Đầu ra : Tiếp nhận bảo hành

Phần thân : Bảng quyết định

- Tên chức năng : Trả lại bảo hành.

- Đầu vào : Sản phẩm bảo hành

- Đầu ra : Trả lại cho khách hàng

Phần thân :

Phần tiêu đề :

- Tên chức năng : Nhận yêu cầu thống kê

- Đầu vào : Yêu cầu thống kê từ nhà quản lý

- Đầu ra : Đưa ra thông tin cần thiết

Phần thân :

If nhà quản lý có yêu cầu thống kê then đưa ra các thông tin cần thiết

Ví dụ một vài yêu cầu trong phần thống kê :

+ Nhà quản lý yêu cầu thống kê số sản phẩm bán ra tuần vừa qua

Phần tiêu đề:

- Đầu vào : Số lượng sản phẩm bán được

Đơn vị tính và giá thành của sản phẩm đó

- Đầu ra: Bảng thống kê các sản phẩm bán ra cùng lượng tiền thu được

- Đầu vào: Số lượng các mặt hàng đã nhập

- Tên chức năng : In thống kê

- Đầu vào : Các thông tin theo yêu cầu

- Đầu ra : In ra cho nhà quản lý

+ Thực thể là một vật thể cụ thể hay trừu tượng, tồn tại thực sự và khá ổn địnhtrong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.

Kiểu thực thể là một tập hợp các thực thể biểu diễn cho một lớp tự nhiên cácvật thể trong thế giới thực

Tên gọi : Danh từ

+ Thuộc tính là một giá trị dung để mô tả một khía cạnh nào đó của một thực thểTên là tên chung của mọi giá trị có thể chọn lựa để mô tả một khía cạnh nhấtđịnh của các thực thể và tên đó được gọi là kiểu thuộc tính

Ứng với mỗi kiểu thực thể sẽ có các thuộc tính tương ứng như sau:

- ĐƠN ĐẶT HÀNG ( Số hiệu đơn đặt hàng, ngày đặt hàng, tên nhà CC, địa chỉ nhà CC, số điện thoại nhà CC, hình thức thanh toán, số tài khoản, tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền)

- HÓA ĐƠN BÁN (Số hiệu hóa đơn, ngày bán, tên khách hàng, địa chỉkhách hàng, số điện thoại khách hàng, hình thức thanh toán, số tài khoản,tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền)

- NHÀ CUNG CẤP (Tên nhà CC, tên hàng nhà CC đáp ứng, đơn giá cungcấp, số tài khoản, địa chỉ, số điện thoại )

- KHÁCH HÀNG (Tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, số tài khoản)

- PHIẾU BẢO HÀNH (Số phiếu, ngày bảo hành, tên khách hàng, địa chỉkhách hàng, số điện thoại, tên sản phẩm bảo hành, đơn vị tính, số lượng,thời hạn bảo hành, lý do bảo hành, đủ điều kiện bảo hành)

* Xác định kiểu liên kết : có 5 liên kết :

* Vẽ mô hình:

b Vẽ mô hình

số hiệu hóa đơn ngày bán tên khách hàng địa chỉ điện thoại hình thức thanh toán

số tài khoản tên hàng

số lượng đơn vị tính đơn giá thành tiền tổng tiền

HÓA ĐƠN BÁN KHÁCH HÀNG

tên khách hàng địa chỉ điện thoại

số tài khoản

NHÀ CUNG CẤP

tên nhà cung cấp tên hàng nhà cung cấp đáp ứng đơn giá cung cấp

HÀNG TỒN

mã hàng tên hàng

mô tả hàng đơn vị tính

số lượng tồn đơn giá ngưỡng

Của Có

b Những chức năng đã xây dựng được:

* Chuyển đổi từ ER mở rộng về ER kinh điển

a Qui tắc sử dụng

+ Quy tắc 1 : Xử lý các thuộc tính đa trị của một kiểu thực thể: Thay một kiểuthuộc tính đa trị T của một kiểu thực thể A bởi một kiểu thực thể mới E – T và kếtnối A với E – T bởi một kiểu liên kết Đưa vào kiểu thực thể mới E – T một kiểuthuộc tính đơn trị, tương ứng với giá trị thành phần của T Nghiên cứu bản số mớicho kiểu liờn kết mới (giữa A và E – T )

+ Quy tắc 3 : Xử lý cỏc kiểu thực thể phức hợp Thay kiểu thuộc tính phức hợpbởi các kiểu thuộc tính hợp thành

số điện thoại

PHIẾU BẢO HÀNH

Có