HIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Khi biên mục một số tài liệu , nhân viên nghiệp vụkhông những phải tự xây dựng mã số cá biệt và chỉ số môn loại mà còn phải rút ra các từ khoá đại diện , thích hợp để nhập vào chương trì

Mục lục

DANH MỤC VIẾT TẮT 1

LỜI NÓI ĐẦU 2

LỜI CẢM ƠN 4

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN TRƯỜNG THCS LÝ THƯỜNG KIỆT 5

1.1 Mục đích cơ bản của đề tài 5

1.2 Giới thiệu chung: 6

1.3 Một số nguyên tắc trong quản lý thư viện: 6

1.4 Phân tích hệ thống quản lý thư viện cũ: 7

1.4.1 Quản lý Sách: 7

1.4.2 Quản lý bạn đọc: 8

1.4.3 Tìm kiếm tra cứu ( Biên mục ) 10

1.4.4 Quản lý lưu thông ( Quản lý: Mượn - Trả tài liệu ) 10

1.4.5 Quản lý kho: 15

1.4.6 Báo cáo thống kê định kỳ: 18

1.4.7 Hiện trạng tin học: 20

1.4.8 Quản lý nhân viên : 21

1.5 Yêu cầu của chương trình quản lý thư viện trường Lý Thường Kiệt: 21

1.5.1 Quản lý Sách: 21

1.5.2 Quản lý bạn đọc: 22

1.5.3 Tra cứu tài liệu: 23

1.5.4 Quản lý lưu thông( Quản lý Mượn Trả tài liệu): 23

1.5.5 Quản lý nhân viên: 24

1.5.6 Báo cáo thống kê: 24

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 25

2.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống 25

2.1.1 Các chức năng cơ bản trong hệ thống quản lý thư viện 25

2.1.2 Phân loại và gom tụ các chức năng thành các chức năng con của chức năng chính 25

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng 26

2.3 Đặc tả chức năng 28

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu 31

2.4.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 32

2.4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 34

2.4.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 36

2.5 Biểu đồ cấu trúc dữ liệu 41

2.5 Biểu đồ cấu trúc dữ liệu 42

2.5.1 Mô hình thực thể liên kết 42

2.5.2 Sơ đồ liên kết dữ liệu: 43

2.5.2 Sơ đồ liên kết dữ liệu: 44

CHƯƠNG 3 : THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN 45

3.1 Giới thiệu chương trình: 45

3.1.1.Sơ lược về ngôn ngữ Visual Studio.Net: 45

3.1.2.Hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server: 46

3.1.3 Công cụ tạo báo cáo bằng Crytal Report: 48

3.2 Thiết kế hệ thống: 48

3.2.1 Thiết kế vật lý: 48

3.2.2 Thiết Kế Menu: 49

3.2.3 Các chức năng và các Forms của chương trình: 53

KẾT LUẬN 63

Tài liệu tham khảo 65

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, không ai còn nghi ngờ gì vai trò của thông tin đối với đời sống

xã hội

Công Nghệ Thông Tin là nghành khoa học trẻ đã nhanh chóng khẳng định vị trícủa mình với nhưng tính ưu việt mà không ai có thể phủ nhận được Những nămcuối thế kỉ 20 Công Nghệ Thông Tin ở Việt Nam càng phát triển mạnh mẽ vàứng dụng ngày càng sâu rộng trong hầu hết các lĩnh vực khoa học kĩ thuật , kinh

tế, văn hoá, xã hội Sự nắm bắt được nhu cầu thực tế xã hội, những thông tinchính xác, nhanh nhậy là nhu cầu chính của con người trong mọi mặt vận độngcủa xã hội, dưới mọi quy mô ngày càng đóng vai trò cốt yếu trong việc quản lý

và điều hành

Với trình độ khoa học ngày càng phát triển, đặc biệt là lĩnh vực khoa họcđiện tử, đã và đang được quan tâm đầu tư, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khácnhau Trong đó, việc ứng dụng tin học trong mọi tổ chức kinh tế, hành chínhđoàn thể, trong các Xí nghiệp và Công ty, trong các trường Đại học, Viện nghiêncứu và thiết kế rất là quan trọng

Xuất phát từ yêu cầu cấp thiết của thực tiễn , tại hầu hết các đơn vị Thưviện các trường phổ thông của nước ta hiện nay vẫn còn quản lý theo phươngthức truyền thống Đó là cách quản lý và lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách Phươngthức này có rất nhiều hạn chế Để quản lý được đầy đủ , chi tiết và chính xác ,hàng năm , Thư viện phải mất một khoản chi phí khá lớn cho việc mua nguyênliệu ( giấy tờ , sổ sách , tư liệu) Hơn nữa , do đặc điểm chất liệu giấy rất nhanhhang , phải thường xuyên thay thế , nâng cấp , mỗi lần thay đổi là một lần phảisao chép sổ sách , bảo quản tư liệu… tốn kém cả về chi phí đầu tư, vừa mấtnhiều thời gian và sức lực Hoạt động quản lý , tra cứu theo cách trên cũngchiếm rất nhiều thời gian , công sức, của cả cán bộ thư viện lẫn bạn đọc mà hiệuquả đạt được lại không cao Trong điều kiện trình độ khoa học công nghệ cònkém, những thành tựu của nó chưa đủ để đáp ứng cho nhu cầu ứng dụng, phươngthức quản lý truyền thống xét ở phương diện nào đó cũng đã phát huy tác dụng

và giữ một vai trò quan trọng

Cuộc cách mạng khoa học – công nghệ và những thành tựu của nó đanggóp phần làm biến đổi nhanh chóng và sâu sắc mọi mặt của đời sống xã hội, trởthành công cụ không thể thiếu trong nhiều lĩnh vực hoạt động như: ứng dụngtrong công tác quản lý , nghiên cứu hỗ trợ công tác chuyên môn và trao đổithông tin… Đặc biệt , nó càng trở nên quan trọng đối với các nghành liên quantới tri thức , thông tin , tư liệu….như hoạt động thư viện

Nhờ vào tin học, chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một cách nhanhchóng như: Quản lý sinh viên, Quản lý vật tư, Quản lý thư viện, Quản lý bánhàng mà trước kia khi tin học chưa được phổ biến thì các công việc này đã làmchúng ta mất rất nhiều thời gian và công sức Sự phát triển nhanh chóng của máytính đã làm thay đổi cục diện của lĩnh vực quản lý Các phần mềm linh hoạt vàthông minh đó đã giúp chúng ta cho công việc quản lý thuận tiện, nhanh chóngtrong việc thống kê, tìm kiếm, tính toán, thông báo kịp thời những thông tin cầnthiết, giảm nhẹ không gian lưu trữ, thay thế cho việc làm thủ công với hiệu quảthấp lại cồng kềnh

Xuất phát từ các yêu cầu thực tế lại là sinh viên của khoa Toán Tin củatrường ĐHBK HN từ nhận thức về tầm quan trọng của tin học hoá trong công tácquản lý , với sự mong muốn học hỏi và đóng góp công sức nhỏ bé của mình vàoviệc phổ biến , đưa tin học vào công tác quản lý Được các thầy cô giáo trongkhoa toán tin trường ĐHBK trang bị cho những kiến thức về tin học Em đã cốgắng học tập và bước đầu làm quen với cách thiết kế xây dựng phần mềm hỗ trợ

một phần trong công tác quản lý hiện nay Dưới hướng dẫn của ThS Nguyễn

Huy Trường và kiến thức đã được học trong thời gian qua em đã chọn và xây

dựng phần mềm về đề tài: Quản lý thư viện

Bên cạnh đó , em cũng xin hết lòng cảm ơn những sự giúp đỡ , lời độngviên và những ý kiến đóng góp quý báu từ bạn bè để giúp em hoàn thành đềtài này.

Đây là một đề tài mang tính thực tế, nhưng do hạn chế về thời gian vớikinh nghiệm chưa nhiều , kiến thức có hạn và một số điều kiện khách quan , nênmặc dù nỗ lực hết mình nhưng khó tránh khỏi sai sót, em rất mong nhận đượcnhiều ý kiến đóng góp, sự cảm thông và chỉ bảo của các thầy cô, các bạn bè để

đề tài được hoàn thiện hơn

Hà Nội,ngày 15 tháng 6 năm 2011

Sinh viênDương Quốc Huy

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THƯ VIỆN TRƯỜNG THCS LÝ THƯỜNG KIỆT

1.1 Mục đích cơ bản của đề tài

Hệ thống quản lý thư viện từ trước đến nay tuy là làm thủ công nhưngcác thao tác thừa hành của nó có tính khoa học rất cao Tuy vậy, nó đòi hỏi rấtnhiều thời gian và công sức của con người mà không thể tránh được những nhầmlẫn, sai sót Trong thực tế hiện nay, việc quản lý một khối lượng lớn sách báo vàbạn đọc của thư viện thật không dễ dàng chút nào, và việc quản lý theo phươngpháp thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian, thậm chí không đáp ứng nổi

Như đã nói ở trên , hầu hết các đơn vị thư viện ở các trường trung học cơ

sở của nước ta hiện nay vẫn còn quản lý theo phương thức truyền thống Vai tròchủ yếu của các trường trung học phổ thông chủ yếu phục vụ công tác giảng dạy

và học tập Cả hai hoạt động này đều phải sử dụng công cụ sách, báo Những tàiliệu này chỉ có thể được quản lý tốt và phát huy được hoạt động tích cực của nótrên cơ sở tổ chức công tác thư viện Vì vậy tổ chức thư viện trong nhà trườngnhằm thoả mãn nhu cầu về tài liệu cho giáo viên , học sinh là một yêu cầu kháchquan không thể thiếu được

Đối với nhà trường, thư viện chẳng những là cơ sở vật chất trọng yếu, nóđảm bảo số lượng và chất lượng sách giáo khoa, sách giáo viên và sách thamkhảo, mà còn là trung tâm sinh hoạt văn học khoa học Thư viện góp phần quyếtđịnh chất lượng và không ngừng nâng cao năng lực giảng dạy của giáo viên, mởrộng kiến thức và xây dựng thói quen tự học tự nghiên cứu cho học sinh, đồngthời tham gia tích cực vào việc bồi dưỡng tư tưởng chính trị và xây dựng nếpsống văn hoá mới trong nhà trường, thư viện còn giúp cho học sinh xây dựngđược phương pháp học tập và phong cách làm việc khoa học, biết sử dụng sách,báo, thư viện

Hiện nay, tại một số thư viện lớn của đất nước như thư viện Quốc gia ViệtNam, thư viện Bách Khoa Hà Nội, Thư viện Quốc gia Hà Nội đó đưa vào ứngdụng khá thành công những phầm mềm quản lý thư viện rất hoàn thiện như ilib

của CMC, libol của công ty Tinh Vân, selib của trung tâm công nghệ phần mềm

Đà Nẵng Những phần mềm này đều ứng dụng những chuẩn tiên tiến nhất trờnthế giới như MARC21, AACR2, Dublin core, Metadata Ngôn ngữ sử dụng cơ

sở dữ liệu Oracle có tính bảo mật chặt chẽ cộng với hệ thống quản trị không thuakém nước ngoài Tuy vậy, những phầm mềm này quá đắt tiền và việc sử dụngcũng như yêu cầu cơ sở vật chất khá lớn, thích hợp hơn với những thư viện tầm

cỡ lớn của quốc gia, thành phố và các trường đại học lớn Nếu đầu tư tại cáctrường phổ thông một hệ thống đồ sộ đòi hỏi cao về nhân lực như vậy thì khôngthật sự hợp lý

Vậy nên yêu cầu chương trình quản lý phải vừa phù hợp với đặc thù củathư viện trường phổ thông vừa phù hợp về mặt kinh phí và quy mô

1.2 Giới thiệu chung:

Thư viện Lý Thường Kiệt là một thư viện nằm trong hệ thống quản lý của trường THCS trường Lý Thường Kiệt Được xây dựng sau 3 năm thành lập trường thư viện cũng đã thu được những hiệu quả nhất định trong công tác phục

vụ, quản lý , phát triển văn hoá hiện đại , bổ sung kiến thức và nâng cao văn hoá đọc cho học sinh trong toàn trường

Mặc dù vậy, thư viện Lý Thường Kiệt cũng không tránh khỏi một số hạn chế trong công tác quản lý của mình Vì vậy trong thời gian thực tập em đã đến thư viện trường Lý Thường Kiệt để tham gia tìm hiểu cách thức quản lý của thư viện và có thể xây dựng cho mình một chương trình quản lý hiệu quả, phát huy mặt tích cực cũng như khắc phục những mặt hạn chế mà thư viện Lý Thường Kiệt gặp phải

1.3 Một số nguyên tắc trong quản lý thư viện:

Về nguyên tắc, dù quản lý trên máy vi tính nhưng mô hình hoạt động của

hệ thống thư viện vẫn dựa trên phương thức quản lý truyền thống

Trước hết, để quản lý một khối lượng lớn sách báo và tạp chí thì phải tổchức tốt hệ thống thư mục Hệ thống thư mục sẽ giúp bạn đọc tra cứu sách mộtcách hữu hiệu, cán bộ thư viện tìm kiếm sách một cách dễ dàng

Thông thường ta có thể tổ chức hệ thống thư mục theo nhiều cách:

- Hệ thống thư mục theo thể loại: Hình thức này tiện cho bạn đọc tìm sách

để nghiên cứu theo một chuyên sâu nào đó.

- Hệ thống thư mục theo tên sách: Đối với hình thức này, khi cần mượnsách biết chính xác tên thì việc tìm kiếm trở nên dễ dàng

- Hệ thống thư mục theo tên tác giả: Cách tổ chức này thuận tiện khi bạnđọc muốn tìm sách của một tác giả nào đó

1.4 Phân tích hệ thống quản lý thư viện cũ:

1.4.1 Quản lý Sách:

Tài liệu mới sau khi chuyển về Thư viện được đưa vào phòng nghiệp vụ.Tại đây , sách được phân loại , gán mã số phân loại dùng làm mã tra thủ công vàđồng thời được nhập vào CSDL làm mã tra trên máy

Thư viện Lý Thường Kiệt quản lý tài liệu theo hai kho, kho đọc và khomượn Kho đọc bao gồm các phòng đọc sách tại chỗ và kho mượn gồm cácphòng cho mượn sách về nhà,

Việc phân loại sách thực sự là một công việc tỉ mỉ và chiếm nhiều thờigian đối với các nhân viên trong phòng nghiệp vụ Các quy định phân loại tàiliệu phải được tuân thủ nghiêm khắc theo tài liệu hướng dẫn phân loại của bộvăn hoá thông tin Sau phân loại, mỗi tài liệu sẽ có một chỉ số môn loại và một

số đăng ký cá biệt ( hay mã số cá biệt)

Chỉ số môn loại mang tính nghiệp vụ cao nên thường dành cho nhân viênnghiệp vụ, nhìn vào đó có thể biết được tài liệu này thuộc thể loại gì, ngôn ngữ

gì, từ đầu tiên của tên tài liệu là gì?

Mã số cá biệt bao gồm số đăng ký cho phòng đọc ( ký hiệu bắt đầu bằng

VV với khổ lớn và VN đối với khổ nhỏ) và số đăng ký cho phòng mượn , nếu cónhiều tài liệu giống nhau thì mỗi quyển có một mã số cá biệt khác nhau

Ví dụ: Truyện ngắn “ Giấc mơ sương” , Nhà xuất bản Công An Nhân Dân, 2007 – sau khi phân loại có chỉ số môn loại là V23/GI.119M, số đăng ký cá biệt

là VN,025467(với kho mượn ) và PM.023477,PM.024578( có 2 quyển - đối vớikho đọc)

Để phân loại được một đầu tài liệu , cán bộ phòng nghiệp vụ phải đọc qua tài liệu

và ghi vào phiếu nhập thông tin các thông tin sau:

1 Tên tài liệu

2 Thể loại tài liệu ( ở mức chi tiết)

3 Tác giả hoặc nhóm tác giả

4 Thông tin trách nhiệm khu vực tác giả

5 Nhà xuất bản, nơi xuất bản

6 Năm xuất bản

7 Mô tả

8 Tóm Tắt

9 Từ khoá kiểm soát

10 Ký hiệu môn loại

11 Số đăng ký cá biệt

Tất cả các thông tin ghi lại sẽ được đưa ra khi độc giả có nhu cầu tra cứu sách

1.4.2 Quản lý bạn đọc:

Đầu tiên thư viện nhận đơn làm thẻ của độc giả với các thông tin đầy đủ

về độc giả đó như: Họ tên, năm sinh, số chứng minh nhân dân, giới tính, địa chỉ,lớp, khối, 1 ảnh 3x4, 5000 đồng tiền lệ phí , 25000 tiền ký cược một số loại sáchtheo quy định nhà trường Các thông tin trên được điền đầy đủ vào phiếu đăng

ký lập thẻ (mẫu phiếu 1) Sau khi thu nhận thông tin về độc giả nếu đáp ứng đủyêu cầu thì cán bộ quản lý thư viện lưu các thông tin của bạn đọc vào hồ sơ bạnđọc, sau đó in và cấp cho độc giả, có giá trị trong khoảng thời gian 1 năm, thu lệphí theo quy định “ Thẻ độc giả “ ( mẫu phiếu 2 ) của thư viện

Mẫu phiếu 1:

Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt

Phiếu đăng ký lập thẻ

Họ và tên:………Năm sinh:………

Địa chỉ thường trú:………

Nghề nghiệp:………

Hiện là học sinh trường:……… Lớp:………

Ngày đăng ký:………

Xác nhận của trường Biểu mẫu 1 1: Phiếu đăng ký lập thẻ Mẫu phiếu 2: Sở GD & ĐT Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt Số:…………

Thẻ thư viện Họ và tên:………Năm sinh:………

Trường:………Lớp:………

Địa chỉ :………

Ngày … tháng… năm……

Biểu mẫu 1 2 : Thẻ thư viện

1.4.3 Tìm kiếm tra cứu ( Biên mục ).

Độc giả khi muốn tra cứu tài liệu thường thực hiện bằng cách tra thủ côngqua các áp phích có sẵn hoặc có thể tra bằng phần mềm ISIS (trên DOS) Thaotác thực hiện phức tạp , khó nhớ, và chỉ cho phép độc giả biết một số thông tin

về tài liệu trong khi một số tài liệu mới , quy định mới lại không được cập nhật

Phương pháp tìm kiếm mà thư viện Lý Thường Kiệt sử dụng đó là phươngpháp tìm kiếm chính xác Khi biên mục một số tài liệu , nhân viên nghiệp vụkhông những phải tự xây dựng mã số cá biệt và chỉ số môn loại mà còn phải rút

ra các từ khoá đại diện , thích hợp để nhập vào chương trình để phục vụ công táctra cứu Nếu như nhân viên nghiệp vụ không đưa ra từ khoá thích hợp lý đồngnghĩa với việc kết quả tra cứu không thoả mãn nhu cầu độc giả Điều đó phầnnào gây khó khăn và mất thời gian để có thể tìm được tài liệu yêu cầu

1.4.4 Quản lý lưu thông ( Quản lý: Mượn - Trả tài liệu ).

Đây là một công đoạn không thể thiếu trong hệ thống quản lý thư việnnúi chung và quản lý thư viện trường nói riêng

a Quản lý mượn tài liệu: Khi độc giả yêu cầu mượn tài liệu, trước tiên

người quản lý yêu cầu thẻ độc giả và phiếu yêu cầu mượn, nếu kiểm tra thẻ vàphiếu yêu cầu có tính hợp lệ thì đồng ý cho mượn tài liệu và đưa cho độc giảphiếu mượn sách ( mẫu biểu 4 ), sau đó tìm kiếm mã số sách cần mượn trongdanh mục sách có sẵn của thư viện ( mẫu biểu 5 ) và điền các sách cần mượn vàophiếu, xong gửi cho bộ phận bạn đọc lấy sách và lưu thông tin của độc giả vàthông tin về tài liệu mượn vào sổ lưu mượn, ngược lại tức là không có tính hợp

lệ thì từ chối yêu cầu Tối đa số sách được mượn ở phòng đọc là 2 quyển

Mẫu phiếu 4:

Thư viện trường thcs Lý Thường Kiệt

Phiếu mượn sách

Số thẻ:……… Số phiếu mượn:………

Họ và tên:………

Học sinh trường:…… Lớp:………

Địa chỉ:………

[] Mượn về nhà [] Đọc tại chỗ Mã số sách Tên sách Tác giả Mã loại Ngày ……tháng……năm…

Biểu mẫu 1 3: Phiếu mượn sách

Mẫu phiếu 5:

Biểu mẫu 1 4 : Danh mục sách có sẵn.

b Quản lý trả tài liệu: Khi độc giả đến trả sách, bộ phận bạn đọc sẽ tìm lạiphiếu mượn sách để ghi lại ngày trả sách Nếu độc giả làm mất sách và chấpnhận bồi thường, thì phải ghi sổ sách mất trong kỳ và tiến hành điều chỉnh lại sốsách có trong kho

Bộ phận phục vụ bạn đọc cũng có nhiệm vụ rà tìm danh sách những độcgiả mượn sách về tham khảo trả trễ hạn quy định để gởi giấy báo thu hồi lại sách( mẫu phiếu 6 và 7 ) Mỗi cuốn sách độc giả chỉ được mượn tối đa là 15 ngày,nếu muốn mượn thêm thì độc giả phải đến thư viện để gia hạn Nếu không sẽxem như trễ hạn

c Phạt hỏng tài liệu:

- Làm nhàu nát hoặc viết chữ vào tài liệu phạt 30% giá trị tài liệu

- Làm rách nhỏ hơn 5 trang tài liệu: Phạt 50% giá trị tài liệu

- Làm rách nhiều hơn 5 trang tài liệu, hoặc làm mất tài liệu: Phạt 100%giá trị tài liệu

d Phạt quá hạn:

- Đối với tài liệu mượn về phạt 2000đ/ 1 ngày quá hạn, quá 10 ngày phạt100% giá trị tính với 1 tài liệu

- Đối với tài liệu phòng đọc , trả không đúng thời gian thư viện quy định

là trong giờ hành chính của ngày sẽ bị phạt 10.000 đ/ 1 tài liệu

Ngày trảquy định

Số ngàytrễ

Biểu mẫu 1.5 : Danh sách độc giả trễ hạn.

Mẫu biểu 7:

Sở GD & ĐT Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt

Giấy báo mượn sách quá hạn

trách nhiệm rà xét xem số sách đó đã có hay chưa Nếu chưa có thì lập thẻ quản

lý sách và ấn định cho nó một Mã ĐKCB, Mã xếp giá phòng đọc, Mã xếp giá phòng mượn, số biểu ghi cho tài liệu đó sau đó lưu vào hồ sơ tài liệu và in phích cho tài liệu vừa nhập Nếu sách đó đã có rồi thì gọi lại thẻ cũ để cập nhật bổ sung

số lượng In phích cho tài liệu ( hay thẻ quản lý sách )

Thẻ quản lý sách có dạng như mẫu biểu 3

Mẫu biểu 3:

Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt

Thẻ quản lý sách

Mã số sách:………

Số ĐKCB:………

Tên sách:………

Tập:……….Số trang:………

Số lượng:……….Năm xuất bản:………

Mã ngôn ngữ:……… Ngôn ngữ:………

Mã nhà xuất bản:………….Nhà xuất bản:………

Mã phân loại:……… Phân loại:………

Mã tác giả:……… Tác giả:………

Mã vị trí:………

Mã xếp giá phòng đọc:………

Mã xếp giá phòng mượn:………

Biểu mẫu 1.7 : Thẻ quản lý sách.

- Xử lý mất: Khi phát hiện một tài liệu bị mất thì phải tiến hành xử lý: Báo cáo tài liệu bị mất cho cấp trên và xử lý theo nghiệp vụ

- Thanh lý tài liệu:

Để đảm bảo tính tư tưởng, khoa học và thời sự của kho sách, đồng thờivới việc bổ sung sách mới cần phải thường xuyên nghiên cứu để kịp thời pháthiện và thanh lọc những cuốn sách cũ, lạc hậu ra khỏi kho sách Thanh lọc sáchcũng chính là một biện pháp tăng cường chất lượng kho sách

Những cuốn sách đó bị rách nát, hư hỏng trong quá trình sử dụng màkhông có khả năng tu bổ để sử dụng được nữa, những cuốn sách mà tính chấtthời sự không còn nữa, những cuốn sách có nội dung không phù hợp với yêu cầumới của chương trình…Những loại sách trên phải kiên quyết loại ra khỏi thưviện

Để đảm bảo nguyên tắc quản lý tài sản, khi tiến hành thanh lọc sách rakhỏi thư viện phải được sự đồng ý của lãnh đạo nhà trường và phải lập biên bảnxuất khỏi kho sách thư viện

Sau đây là một số biên bản mẫu cho việc thanh lý:

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Thư viện trường………

Biên bản xuất sách khỏi kho thư viện

Số:…………

Chúng tôi những người lập biên bản ( Ghi rõ họ, tên, chức

vụ ) Chứng nhận đó xuất kho thư viện các sách (hoặc báo, tạp chí đã đóngthành tập hoặc tờ rời ) trong bảng kê kèm theo gồm…bản, tính thành tiền

là…đồng…(Viết lại bằng chữ)…

Vì lý do………

Người lập biên bản ký.Bảng kê kèm theo biên bản số…

Duyệt biên bảnHiệu trưởng( Ký tên, đóng dấu )

Biểu mẫu 1.8 : Biên bản xuất sách khỏi thư viện.

1.4.6 Báo cáo thống kê định kỳ:

Thông thường là cuối mỗi kỳ , phải có tổng kết, báo cáo và thống kê đảmbảo cho hiệu quả phục vụ và quản lý Người thủ thư thường cần đến các thôngtin ghi trong sổ sách trong suốt kỳ đó, sau đó tổng hợp , đưa ra các thống kê và

báo cáo trả lời cho các câu hỏi:

- Có bao lượt mượn tài liệu trong kỳ?

- Những tài liệu nào được mượn nhiều , tài liệu nào được mượn ít ( haychính là tần suet mượn của các tài liệu), và có cần phải bổ sung thêm các tài liệuđược mượn nhiều hay không?

- Danh sách những độc giả thường xuyên mượn tài liệu?

- Danh sách những độc giả vi phạm?

- Thống kê số sách hiện đang có trong kho

- Thống kê theo ngày nhập tài liệu

- Thống kê số tài liệu độc giả đang mượn

- Thống kê số tài liệu bị mất hay được thanh lý trong năm

Người lãnh đạo thư viện sau khi xem các báo cáo thống kê này sẽ cónhững điều chỉnh hợp lý hơn nếu they cần thiết để nâng cao hiệu quả sử dụngthư viện

Mẫu biểu 8:

Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt

Báo cáo thông kê sách mượn

Từ ngày………đến ngày……

Biểu mẫu 1 9: Báo cáo thống kê sách mượn.

Mẫu biểu 9:

Thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt

Báo cáo thống kê tình hình độc giả

Từ ngày… đến ngày……

Biểu mẫu 1.10: Báo cáo thống kê tình hình độc giả.

1.4.7 Hiện trạng tin học:

Từ việc khảo sát thực tế tại thư viện trường THCS Lý Thường Kiệt chochúng ta thấy các bước cơ bản của việc quản lý thư viện được làm bằng phươngpháp thủ công truyền thống, nó đã nói lên sự tốn kém công sức, lãng phí thờigian và hiệu quả không cao Cụ thể là:

- Thư viện cần nhiều nhân viên để phục vụ bạn đọc

- Nhân viên cho mượn sách lẫn độc giả tốn khá nhiều thời gian trong việctra cứu, tìm kiếm sách Chẳng hạn như tình huống sau, khi độc giả có nhu cầumượn một cuốn sách “ Tin học trong hoạt động thông tin - Thư viện ” của tác giảĐoàn Phan Tân Đầu tiên, độc giả phải tra cứu trong sổ danh mục sách Tra cứu

1 đầu sách trong một danh mục vài ngàn cuốn là điều không thể nhanh chóng.Chẳng những vậy, khi giao cho bộ phận bạn đọc, nhân viên thư viện lại mất cônglục tìm sách trong kho Dù nhân viên thư viện có thể nhớ kệ nào chứa nhóm sách gì,nhưng tìm cuốn sách trên một kệ cũng khá mệt Nếu sách đó được mượn hết, rõràng nhân viên thư viện đó mất nhiều thời gian tìm kiếm trước khi báo lại độc giảsách đó được mượn hết và độc giả lại phải bắt đầu tra cứu để tìm cuốn sách khác

- Tương tự việc tìm thông tin về một độc giả cũng mất không ít thời gian.Việc báo cáo tính hình sách qua từng thời điểm cũng trở nên phức tạp

- Việc bảo quản sổ sách cũng khá bất tiện

Nói túm lại, việc quản lý thư viện theo kiểu thủ công truyền thống khôngcòn phù hợp với hiện nay và cần phải tin học hoá càng sớm càng tốt Trong hệthống quản lý thư viện mới cũng có những quy trình chính như thư viện truyềnthống như:

- Bổ sung tài liệu

1.4.8 Quản lý nhân viên :

Nhân viên trong thư viện trường Lý Thường Kiệt theo các chức danh khácnhau sẽ thực hiện những nhiệm vụ khác nhau Nhân viên nghiệp vụ nhập thông tin tài liệu để phục vụ tra cứu , thủ thư phục vụ mượn , trả tài liệu … Thông tin nhân viên không được lưu trên hệ thống máy tính mà nằm trong các tủ hồ sơ Như vậy , việc quản lý nhân viên sẽ gặp nhiều khó khăn , hạn chế và chưa phù

hợp với xu thế ngày nay.

1.5 Yêu cầu của chương trình quản lý thư viện trường Lý Thường Kiệt:

Với cách quản lý như trên , thư viện trường Lý Thường Kiệt đã đáp ứng được đúng theo yêu cầu đặt ra của một thư viện Song , việc thực hiện thủ công các công tác quản lý có một số hạn chế như:

- Việc lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu và thông tin vào giấy tờ , sổ sách khiến cho công tác tìm kiếm thông tin , xử lý vi phạm , phục vụ mượn trả sách trở nên khó khăn , mất thời gian nên hiệu quả không cao

Chương trình quản lý thư viện được xây dựng với mục đích khắc phục cácnhược điểm đã nói ở trên của thư viện trường Lý Thường Kiệt Đó là vừa đảm bảo các yêu cầu về mặt quản lý, lại giảm thiểu các thao tác thủ công và đem lại hiệu quả sử dụng cao

Chỉ số môn loại được tạo ra theo tài liệu hướng dẫn mà mục 1.4.1 đã nóiqua Với cách biên mục tài liệu như vậy , nếu như hai đầu tài liệu giống nhau vềtiêu đề, nhưng khác nhau về tác giả hoặc năm xuất bản thì chỉ số môn loại sẽgiống hệt nhau

Ví dụ:

Hai tài liệu : Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin – Nguyễn Văn Ba;

Phân tích và thiết kế hệ thống – Tô Văn Nam đều chỉ có số môn loại là 001/

PH.121 T

Chỉ số môn loại theo cách biên mục đó chưa thể là đại diện của một đầutài liệu Do đó , để đảm bảo một tài liệu chỉ có một chỉ số môn loại thì ta gánthêm số thứ tự vào trước chỉ số môn loại

Như vậy ta sẽ quản lý bạn đọc dưới các nhóm trình độ khác nhau như :học sinh , cán bộ , giáo viên… Sau khi có đầy đủ thông tin , cán bộ thư viện sẽcấp cho bạn đọc thẻ thư viện có giá trị trong khoảng 1 năm Thẻ của độc giả cóchứa các thông tin : mã số thẻ , họ tên trình dộ , địa chỉ , nơi công tác , ngày hếthạn Độc giả nếu có nhu cầu gia hạn thẻ sẽ đến gặp cán bộ thư viện để gia hạn

Mã số thẻ là mã số cơ bản để quản lý thông tin bạn đọc cũng như quản lýquá trình mượn trả tài liệu và xử lý vi phạm

1.5.3 Tra cứu tài liệu:

Thay vì tra cứu chính xác như thư viện Lý Thường Kiệt, ta sẽ cho phépđộc giả tra cứu cả chính xác và xấp xỉ trên nhiều trường khác nhau Nhân viênnghiệp vụ cũgn không cần phải lọc ra các từ khoá thích hợp mà chỉ cần nhập cácthông tin liên quan đến tài liệu

Sử dụng chức năng tra cứu của chương trình này độc giả cần nhập vào từkhoá và trường thông tin cần tra cứu Kết quả tra cứu sẽ hiển thị, cho độc giảbiết về thông tin của tài liệu được tìm ra , như nội dung tóm tắt của tài liệu, hiệntrong thư viện còn hay hết , được lưu trữ ở kho nào?

Với việc tra cứu trên máy , bạn đọc sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian

mà lại có được thông tin rất hữu ích Đó là điều mà bất cứ người sử dụng nàocũng mong muốn

1.5.4 Quản lý lưu thông( Quản lý Mượn Trả tài liệu):

Khi độc giả yêu cầu mượn tài liệu ở phòng đọc, trước tiên người quản lýyêu cầu thẻ độc giả và điền đầy đủ vào thông tin vào phiếu yêu cầu mượn( mẫubiểu 4 ) Bộ phận quản lý mượn trả( các thủ thư) sẽ trực tiếp quản lý các phiếuyêu cầu này Dựa vào thông tin trên phiếu này , thủ thư có thể kiểm soát được cảthông tin bạn đọc và thông tin tài liệu Nếu kiểm tra thẻ và phiếu yêu cầu có tínhhợp lệ thì đồng ý cho mượn tài liệu và các thông tin trong phiếu được nhập vào

cơ sở dữ liệu để quản lý Sau đó tìm kiếm mã số sách cần mượn trong danh mụcsách có sẵn của thư viện ( mẫu biểu 5 ) Ngược lại tức là không có tính hợp lệ thì

từ chối yêu cầu

1.5 5 Quản lý nhân viên:

Trong thư viện , thủ thư là người trực tiếp tiếp xúc và thực hiện các yêucầu mượn trả sách của bạn đọc Vì thế , bên cạnh việc phải quản lý tài liệu vàbạn đọc , người lãnh đạo cũng cần nắm bắt được thông tin về nhân viên làm việctrong thư viện Vì vậy , quản lý nhân viên cũng là một phần cần thiết trongchương trình quản lý này Mỗi nhân viên sẽ có một tên và mật khẩu tương ứng

để đăng nhập vào chương trình và chịu trách nhiệm với quá trình làm việc của

1.5.6 Báo cáo thống kê:

Các nhà lãnh đạo với vai trò là người quản lý hệ thống có thể xem cácbáo cáo thống kê trực tiếp trên hệ thống Các thống kê , báo cáo được tổng hợptheo các dữ liệu đã lưu lại mang đầy đủ các thông tin như trong mục 1.4.6

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ VIỆN

2.1 Các chức năng cơ bản của hệ thống

2.1.1 Các chức năng cơ bản trong hệ thống quản lý thư viện

- Nhập sách mới

- Cấp phát thẻ mới

- Cập nhật thông tin về sách và bạn đọc

- Xem danh mục sách và sách cho mượn

- Tra cứu, tìm kiếm theo tên sách, tên tác giả, thể loại

- Báo cáo, thống kê mượn trả

- Báo cáo , thống kê sách

- Báo cáo, thống kê xử lý vi phạm

2.1.2 Phân loại và gom tụ các chức năng thành các chức năng con của chức năng chính

Sau khi phân loại và gom tụ ta được hệ thống quản lý thư viện với 5 chứcnăng chính:

- Tìm kiếm bạn đọc

d Chức năng quản lý thống kê gồm:

- Báo cáo, thống kê tình trạng sách

- Báo cáo, thống kê tình trạng bạn đọc của thư viện

- Báo cáo, thống kê tình trạng mượn , trả sách

- Báo cáo , thống kê xử lý vi phạm

- Thống kê sách có trong thư viện

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng

Qua quá trình phân tích các chức năng trên của hệ thống quản lý thư viện

ta thu được một mô hình chung về quả trình quản lý thư viện dưới dạng biểu đồphân cấp chức năng sau:

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

Quản lý độc giả

Quản lý hệ thốngQuản lý

mượn trả

Thống kê, Báo CáoQuản lý sách

Tìm kiếm nhân viên

Cập nhật quy định phạt

Cập nhật nhân viên

Tình trạng mượn, trả

Tình trạng độc giảTình trạng sách

Xử lý vi phạm

Hình 2.1: Sơ đồ phân cấp chức năng.

2.3 Đặc tả chức năng

Dương Quốc Huy 28

Tên chức năng: Lập thẻ độc giả

Đầu vào: Thông tin độc giả Quy định lập thẻ độc giả Đầu ra: Thẻ độc giả

Nhập thông tin độc giả

Nhập thông tin độc giả

Thông tin hợp lệ?

Thông tin hợp lệ?

Kiểm tra thông tin độc giả

Kiểm tra thông tin độc giả

Lập thẻ

S Đ Bắt đầu

Kết thúc

Hình : Sơ đồ khối chức năng Lập thẻ độc giả

Tên chức năng: Quản lý mượn tài liệu

Đầu vào : Thông tin về mượn tài liệu Thông tin về độc giả

Thông tin hợp lệ?

Thông tin hợp lệ?

Kiểm tra thông tin độc giả

Kiểm tra thông tin độc giả

Kiểm tra thông tin tài liệu

Kiểm tra thông tin tài liệu

S Đ

Tài liệu còn S Đ

Giao tài liệu cho độc giả

Giao tài liệu cho độc giả

2.4 Biểu đồ luồng dữ liệu

Tên chức năng : Xử lý vi phạm

Đầu vào: Thông tin sách trả Quy định phạt vi phạm Đầu ra: Kết quả phạt vi phạm

Tài liệu hỏng?

* Tác nhân:

Là một thực thể bên trong hoặc ngoài hệ thống , có trao đổi thông tin với hệ thống

Trong bài toán này ta quan tâm đến 5 tác nhân:

- Độc giả : cung cấp các thông tin để tra cứu sách

- Thủ thư : kiểm soát việc mượn, trả sách của độc giả, nhập thông tin mượn trả vào hệ thống Cung cấp các thông tin về sách để hệ thống biên mục

tự động cập nhật các danh mục và thay đồi thông tin về sách khi cần thiết Cung cấp các thông tin về độc giả gia quyết định lập thẻ hoặc gia hạn thẻ

- Lãnh đạo: quản lý hệ thống và xem xét các báo cáo thống kê