Chuyên đề tốt nghiệp: Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng ở Công ty TNHH Mạnh Trường Bình

Công nghệ thông tin là một môn khoa học mới được biết đến và đang phát triển. Sự phát triển của công nghệ thông tin những năm gần đây đã và đang đạt được những thành tựu mới có giá trị khoa học công nghệ cao, có khả năng ứng dụng rộng rãi trong tất cả các lĩnh vực hoạt động của xã hội. Nhiều quốc gia rất chú trọng ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý vĩ mô, đảm bảo có sự lãnh đạo, điều hành của nhà nước, của Đảng cầm quyền đối với xã hội. Ở nước ta công nghệ thông tin đang được sử dụng khá rộng rãi trong hầu hết các ngành, các cơ sở và đến nay đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các cơ quan, trường học, bệnh viện, các cơ sở nghiên cứu khoa học…. Xuất phát từ nhu cầu thực tế các cơ quan xí nghiệp đều không thể thiếu hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc quản lý và phát triển, và nhất là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa này, để đạt được hiệu quả công việc cao thì việc ứng dụng công nghệ thông tin là cần thiết. Việc ứng dụng tin học trong quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý với lượng thông tin lớn, phức tạp để đưa ra những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác đáp ứng yêu cầu đặt ra. Vì lý do đó, phần mềm tin học ứng dụng của tất cả các lĩnh vực cũng không ngừng được cải thiện ngày một tốt hơn nhằm giúp con người làm việc đạt hiệu quả cao hơn. Trước đây, chưa có sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc văn phòng hay quản lý khác nói chung gặp rất nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có nhiều người làm mà hiệu quả lại không cao.Ví dụ như việc bán hàng trước đây công việc mang tính chất cố định như lập phiếu nhập hàng, xuất hàng, thống kê báo cáo thì cứ mỗi lần cần nhập, xuất hay thống kê báo cáo thì nhân viên lại phải lặp lại các thao tác đó dẫn đến mất thời gian, giảm năng suất lao động mà hiệu quả công việc lại không cao. Với công nghệ hiện nay các công việc đó đều mang tính tự động, hơn thế nữa khi ta muốn tra cứu thông tin về hàng hóa hay tìm kiếm một loại mặt hàng nào đó thì sẽ rất khó khăn mất nhiều thời gian. Mặt khác thị trường biến đổi không ngừng dẫn đến giá cả hàng hóa luôn thay đổi vì thế mà việc cập nhật thông tin hàng hóa là rất cần thiết, nhưng với hệ thống quản lý cũ thì không thể đáp ứng được. Hiện nay, với sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc đó không còn đáng lo ngại nữa, tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc cao và giảm được nhiều chi phí không cần thiết. Kinh doanh là một ngành kinh tế đặc thù gắn liền với sự phát triển kinh tế của đất nước, nếu đất nước ngàycàng phát triển thì nhu cầu tiêu thụ hàng hóa của nhân dân ngày càng lớn. Vì thế, ngày càng nhiều các công ty đăng ký kinh doanh do đó việc cạnh tranh giữa các công ty này nhằm thu hút khách hàng càng trở nên bức thiết hơn.

TRƯỜNG CAO ĐẲNG TÀI CHÍNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

……o0o……

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP

Đề tài:

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH

Giảng viên hướng dẫn: Đỗ Huy Cảnh

Hà Nội - 2011

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH 3

I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình 3

1.Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty TNHH Mạnh Trường Bình 3

2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Mạnh Trường Bình 4

II Lý do lựa chọn đề tài 6

1 Nhược điểm của hệ thống cũ tại công ty TNHH Mạnh Trường Bình 7

2.Yêu cầu đối với hệ thống mới 8

3.Các thông tin vào ra của hệ thống 9

4 Một số biểu mẫu sử dụng 10

CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH 13

I Khảo sát hệ thống 13

II Sơ đồ phân cấp chức năng 13

1 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống 13

2 Ý nghĩa các chức năng 14

2.1.Vai trò cụ thể của các chức năng 15

2.1.1.Chức năng bán hàng 15

2.1.2.Chức năng thống kê báo cáo 16

2.1.3.Chức năng cập nhật 17

2.1.4.Chức năng Thanh toán 17

III Phân tích dữ liệu 17

1 Vai trò của mô hình luồng dữ liệu 17

1.1 Các ký hiệu trong mô hình luồng dữ liệu 18

1.2 Mô hình luồng dữ liệu 18

2 Mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh 18

3 Mô hình dữ liệu mức đỉnh 20

4 Mô hình luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 21

4.1 Chức năng Bán hàng 21

4.2.Chức năng thống kê báo cáo 21

4.2.Chức năng thống kê báo cáo 22

4.3.Chức năng nhập hàng 22

4.4 Chức năng Thanh toán 23

4.5 Chức năng tìm kiếm 23

5 Phân tích về mặt dữ liệu 24

5.1 Xây dựng mô hình thực thể cho hệ thống 24

5.1.1.Xác định các thực thể của hệ thống 24

5.1.2 Xác định liên kết giữa các thực thể 24

5.1.3.Xác định thuộc tính cho các thực thể 25

5.2 Mô hình quan hệ 26

5.2.1 Lựa chọn môi trường cài đặt cơ sở dữ liệu Access 26

5.2.2.Mô hình Relationshiop 27

6 Thiết kế cơ sở dữ liệu 27

7 Một số sở dữ liệu mẫu 31

LỜI NÓI ĐẦU

Công nghệ thông tin là một môn khoa học mới được biết đến và đang phát triển Sựphát triển của công nghệ thông tin những năm gần đây đã và đang đạt được những thànhtựu mới có giá trị khoa học - công nghệ cao, có khả năng ứng dụng rộng rãi trong tất cảcác lĩnh vực hoạt động của xã hội Nhiều quốc gia rất chú trọng ứng dụng công nghệthông tin trong quản lý vĩ mô, đảm bảo có sự lãnh đạo, điều hành của nhà nước, của Đảngcầm quyền đối với xã hội

Ở nước ta công nghệ thông tin đang được sử dụng khá rộng rãi trong hầu hết cácngành, các cơ sở và đến nay đã trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các cơ quan, trườnghọc, bệnh viện, các cơ sở nghiên cứu khoa học… Xuất phát từ nhu cầu thực tế các cơquan xí nghiệp đều không thể thiếu hệ quản trị cơ sở dữ liệu trong việc quản lý vàphát triển, và nhất là trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa này, để đạt đượchiệu quả công việc cao thì việc ứng dụng công nghệ thông tin là cần thiết Việc ứngdụng tin học trong quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý với lượng thôngtin lớn, phức tạp để đưa ra những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác đáp ứng yêucầu đặt ra Vì lý do đó, phần mềm tin học ứng dụng của tất cả các lĩnh vực cũngkhông ngừng được cải thiện ngày một tốt hơn nhằm giúp con người làm việc đạt hiệuquả cao hơn

Trước đây, chưa có sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc văn phòng hayquản lý khác nói chung gặp rất nhiều khó khăn, đòi hỏi phải có nhiều người làm màhiệu quả lại không cao.Ví dụ như việc bán hàng trước đây công việc mang tính chất cốđịnh như lập phiếu nhập hàng, xuất hàng, thống kê báo cáo thì cứ mỗi lần cần nhập,xuất hay thống kê báo cáo thì nhân viên lại phải lặp lại các thao tác đó dẫn đến mất thờigian, giảm năng suất lao động mà hiệu quả công việc lại không cao Với công nghệ hiệnnay các công việc đó đều mang tính tự động, hơn thế nữa khi ta muốn tra cứu thông tin vềhàng hóa hay tìm kiếm một loại mặt hàng nào đó thì sẽ rất khó khăn mất nhiều thời gian.Mặt khác thị trường biến đổi không ngừng dẫn đến giá cả hàng hóa luôn thay đổi vì thế

mà việc cập nhật thông tin hàng hóa là rất cần thiết, nhưng với hệ thống quản lý cũ thìkhông thể đáp ứng được Hiện nay, với sự giúp đỡ của máy tính thì các công việc đókhông còn đáng lo ngại nữa, tiết kiệm được thời gian, hiệu quả công việc cao và giảm

được nhiều chi phí không cần thiết Kinh doanh là một ngành kinh tế đặc thù gắn liền với

sự phát triển kinh tế của đất nước, nếu đất nước ngàycàng phát triển thì nhu cầu tiêu thụhàng hóa của nhân dân ngày càng lớn Vì thế, ngày càng nhiều các công ty đăng ký kinhdoanh do đó việc cạnh tranh giữa các công ty này nhằm thu hút khách hàng càng trở nênbức thiết hơn

Do mỗi công ty cần có một hệ thống bán hàng thật chặt chẽ và năng động để kịpthời đáp ứng nhu cầu con người và đặc biệt là bắt kịp với nhịp độ phát triển kinh tếhiện nay Để đạt những mục tiêu đó thì việc ứng dụng tin học vào việc quản lý càngtrở nên bức thíêt Đây là một công ty kinh doanh còn non trẻ, phương thức kinh doanhcòn mang tính thủ công chưa được tin học hoá hoàn toàn, mục đích của em mong mộtphần nào đó giúp đỡ được cho những công ty quy mô nhỏ tự động hoá được phần nào

đó trong công tác kinh doanh

Vì thế, qua tìm hiểu em đã chọn đề tài “Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng

ở Công ty TNHH Mạnh Trường Bình” với hệ quản trị CSDL Microsoft Visual Basic Được sự giúp đỡ của các anh chị trong công ty cùng với sự hướng dẫn của thầy

giáo và các bạn em mong rằng chương trình của em được hoàn thiện và đi vào thực tếtrong thời gian không xa

Nội dung báo cáo của em gồm 3 chương sau:

Chương I: Tổng quan về đề tài xây dựng quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Mạnh Trường Bình.

Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Mạnh Trường Bình.

Chương III: Xây dựng và cài đặt chương trình quản lý bán hàng tại Công

ty TNHH Mạnh Trường Bình.

Em xin chân thành cảm ơn sự chỉ dẫn tận tình của thầy giáo Đỗ Huy Cảnh và các

anh chị trong công ty TNHH Mạnh Trường Bình đã giúp đỡ em hoàn thành đề tài này

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Thúy

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH.

I.Giới thiệu về Công ty TNHH Mạnh Trường Bình

1.Giới thiệu chung về quá trình hình thành và phát triển của Công ty

TNHH Mạnh Trường Bình.

a.Giới thiệu về công ty:

Tên doanh nghiệp:CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH

Tên tiếng anh: MANH TRUONG BINH COMPANY LIMITED

Tên viết tắt: MTB CO.,LTD

Người đại diện: Bùi Kim Trường

Công ty TNHH Mạnh Trường Bình là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanhnghiệp vừa và nhỏ, chuyên sản xuất bao bì carton 3 lớp, 5 lớp Công ty được thành lậptheo quyết định số 2591/GPUB ngày 23/07/1996 của UBND Thành phố Hà Nội doPhó chủ tịch UBND TP Đinh Hạnh ký Công ty là đơn vị kế toán hạch toán độc lập, tựchủ hoàn toàn về mặt tài chính, có tư cách pháp nhân, sử dụng con dấu riêng theo quyđịnh của Nhà nước Công ty có tài khoản mở tại ngân hàng Sài Gòn Thương Tín chinhánh Hà Nội

b.Quá trình hình thành và phát triển

Từ năm đầu mới thành lập, Công ty chỉ có hơn 50 cán bộ công nhân viên làmviệc với dây chuyền sản xuất nhỏ, thiết bị máy móc lạc hậu và thiếu đồng bộ, doanhthu mỗi tháng chỉ đạt vài chục triệu đồng Sản xuất chủ yếu bằng phương pháp thủcông, sản lượng hàng đạt thấp, chất lượng sản phẩm không cao và khách hàng chỉ làmột vài cơ sở nhỏ Đến nay cán bộ, công nhân viên của Công ty đã lên tới 170 người,

Công ty đã tiến hành nhập dây chuyền thiết bị sản xuất bao bì của Hàn Quốc với côngsuất mỗi năm đạt 2.237.000 m² đến 3.000.000 m² Với hệ thống máy sản xuất bìacarton 3 lớp, 5 lớp bao gồm 01 máy sản xuất carton chính do Hàn Quốc sản xuất, hệthống máy phụ gồm 09 máy con đặc biệt có hệ thống máy vi tính đặt tại dàn máy sản xuất

để kiểm tra số lượng và chất lượng sản phẩm Công ty trang bị hệ thống máy tính tại cácphòng ban tương đối đầy đủ, hệ thống nhà xưởng, kho chứa hàng tương đối rộng, đội ngũCBCNV có trình độ quản lý và thành thạo, tay nghề cao, doanh thu mỗi tháng đạt trên2.000 triệu đồng Sản phẩm của Công ty đảm bảo tính quốc tế, có thể thay thế cho hàngnhập ngoại Hiện nay Công ty có rất nhiều khách hàng như: Công ty Deawo Hanel, Công

ty hệ thống dây Sumi Hanel, Công ty Uniter Moto Việt Nam, nhà máy gạch ốp lát GranitThạch Bàn, Công ty gạch Vĩnh Phúc, Công ty TNHH dây cáp Vina KDC, Nhà máy biaĐông Nam Á, Xí nghiệp dầu khí Thái Bình (Nước khoáng Tiền Hải) mạng lưới kháchhàng đã vươn ra hầu hết các tỉnh thành ở miền Bắc Việt Nam

Với phương châm “Chất lượng, tiến độ giao hàng” là sự sống còn của doanhnghiệp, Công ty ngày càng mở rộng được thị phần và khẳng định được vị trí là mộtdoanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả

Việc mở rộng quy mô sản xuất hàng năm của Công ty đã tạo điều kiện cho một

số lao động ngoài xã hội có việc làm và khoản thu nhập ổn định Số lượng CBCNV của công ty hàng năm tăng

2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty TNHH Mạnh Trường Bình

* Đặc điểm tổ chức quản lý:

Là một doanh nghiệp thuộc loại hình doanh ngiệp vừa và nhỏ, hoạt động dướihình thức công ty TNHH Công ty TNHH Mạnh Trường Bình tổ chức bộ máy theohình thức tập trung, phân cấp quản lý, cơ cấu tổ chức quản lý gọn nhẹ

- Ban Giám Đốc: 03 người (01 Giám đốc, 02 Phó giám đốc)

+ Giám đốc: Là người có nghĩa vụ và trách nhiệm trong mọi công việc và hoạtđộng của công ty Là người chịu trách nhiệm trước Nhà nước và pháp luật cũng nhưtoàn bộ hội đồng quản trị về toàn bộ kết quả sản xuất kinh doanh của công ty

+ Phó giám đốc phụ trách kỹ thuật và kinh doanh: Là người giúp việc choGiám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ quản lý toàn bộ công nghệ, thiết bị trongcông ty, giám sát và chỉ đạo trực tiếp phòng kinh doanh và điều hành sản xuất Chịutrách nhiệm trước Giám đốc về kết quả kinh doanh của đơn vị dựa trên các quyềnquyết định cụ thể

+ Phó Giám Đốc phụ trách nhân sự và hành chính: Là người giúp việc choGiám đốc, được Giám đốc giao nhiệm vụ tổ chức quản lý công tác nhân sự, tuyểndụng nhân lực, nghiên cứu soạn thảo các nội quy, quy chế nhân sự trong công ty.Thực hiện việc ký kết hợp đồng với người lao động, theo dõi lập kế hoạch bảo hộ laođộng, tình hình an ninh trật tự trong toàn công ty.

- Phòng phát triển thị trường: 03 người (01 trưởng phòng, 02 nhân viên) có nhiệm vụ xâydựng kế hoạch chiến lược ngắn hạn và dài hạn Nghiên cứu và phát triển mạng lưới khách hàng,đưa ra các mẫu mã sản phẩm mới thích ứng nhu cầu của khách hàng

- Phòng kinh doanh và điều hành sản xuất: 06 người ( 01 trưởng phòng, 01 phóphòng, 01 chuyên gia Hàn Quốc và 03 nhân viên) có nhiệm vụ lập kế hoạch dự trù về vật

tư hàng hoá triển khai, thực hiện các đơn đặt hàng, tính toán giá cả và thương lượng vớinhững khách hàng mới, thảo các hợp đồng kinh tế trình Giám đốc duyệt Lập kế hoạch dựtrù nguyên vật liệu, vật tư và lập kế hoạch sản xuất

- Phòng kế toán: Là bộ phận quan trọng có nhiệm vụ giúp Giám đốc trong côngtác qủan lý về tài chính Các chính sách liên quan đến tài chính hoặc lĩnh vực hoạtđộng tài chính khác để tham mưu cho Giám đốc những quyết định đúng đắn trong quátrình hoạt động sản xuất kinh doanh Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủtình hình tài chính của Công ty để phục vụ cho công tác quản lý và chỉ đạo kinh doanhđược kịp thời và có hiệu quả

- Phân xưởng sản xuất 154 người

Công tác tổ chức quản lý sản xuất được khái quát theo sơ đồ sau:

Mô hình Tổ chức quản lý của công ty TNHH Mạnh Trường Bình

II Lý do lựa chọn đề tài

Hiện nay, ở nhiều nước tiên tiến trên thế giới có những cách thức bán hàng nhờvào áp dụng công nghệ thông tin rất độc đáo và tiện lợi như khách hàng có thể đặthàng thông qua mạng, điện thoại, Fax…sau đó sẽ có người giao hàng đến tận nhà theoyêu cầu, họ có thể thanh toán bằng chuyển khoản hay bằng thẻ tín dụng Hay ở một sốđiểm bán hàng tự động, khách hàng cho tiền hay quét thẻ nếu đủ kiện mua thì hàng sẽ

tự động được đưa ra…

Ở nước ta trong các doanh nghiệp quốc doanh hay các doanh nghiệp tư nhâncũng đang rất phổ biến việc dùng hệ thống thông tin để quản lý mọi hoạt động củaviệc kinh doanh nhằm đạt hiệu quả cao hơn Hơn thế nữa nền kinh tế thị trường đã vàđang có những bước phát triển sâu rộng vì thế sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệpkinh doanh cũng trở nên khốc liệt hơn không chỉ về giá cả, chất lượng sản phẩm, cáchthức phục vụ về phương thức bán hàng sao cho hàng hoá của mình đến được với nhiềungười tiêu dùng trong thời gian ngắn nhất Để đạt được mục tiêu đó các doanh nghiệp

Phòng kế toán tài chính

Phó giám đốc sản xuất

Phó giám đốc nghiệp vụ

Phòng hành

chính- Bảo vệ

Phòng kỹ thuật tổng hợp

Tổ máy

chính

giao hàng Giám đốc

không ngừng cải thiện và tìm tòi cái mới trong quản lý kinh doanh để thu hút kháchhàng như chiến lược chăm sóc khách hàng bằng hình thức khuyến mại, ưu đãi đặc biệtvới những khách hàng mua hàng với số lượng nhiều, phát tờ rơi quảng cáo về công ty Nước ta là một nước đang phát triển do đó hệ thống các công ty đăng ký kinhdoanh ngày càng nhiều Do quy mô nhỏ nên hệ thống hoạt động của đa số các công tykhông được ưu việt nhiều, còn mang tính thủ công Để có kết quả kinh doanh cao đòihỏi phải có một hệ thống quản lý kinh doanh năng động và chặt chẽ nhằm tận dụngđược tối đa nhân lực, tiết kiệm được thời gian, giải quyết được những khâu trung giantrong công việc giảm được các chi phí phát sinh Và đặc biệt nhất là đáp ứng được tối

đa yêu cầu của khách hàng khi khách đến mua hàng Nhưng không phải với công tynào cũng có thể có hệ thống quản lý như vậy do giả cả để mua một phần mềm là rấtcao, một số công ty vẫn dùng cách bán hàng cổ điển nhất đó là dùng sổ sách để lưu giữthông tin, sử dụng nhiều lao động trong công việc gây tốn kém đôi khi còn dẫn đến

nhiều sai sót do không có sự thống nhất…Vì lý do đó em đã lựa chon đề tài Xây dựng

hệ thống quản lý bán hàng tại Công ty TNHH Mạnh Trường Bình Đây là một

công ty có quy mô hoạt động nhỏ, em hy vọng là chuyên đề của em sẽ có một phần nào

đó được áp dụng thực tế cho công ty để giúp họ giảm bớt được chi phí trong kinhdoanh, tiết kiệm thời gian và nhân lực và hơn hết là nâng cao được hiệu quả công việc

1 Nhược điểm của hệ thống cũ tại công ty TNHH Mạnh Trường Bình.

Trong thực tế hệ thống quản lý bán hàng của công ty TNHH Mạnh Trường Bìnhcòn gặp rất nhiều khó khăn Việc cập nhật hoá đơn và xử lý các loại giấy tờ còn thủcông Với những con số lớn dễ bị nhầm lẫn, sai sót, hơn nữa việc xử lý thông tin nhưvậy đòi hỏi rất nhiều thời gian và nhân lực, tốc độ chậm, làm ảnh hưởng đến vấn đềkinh tế của công ty Việc lưu trữ các giấy tờ sổ sách dễ bị thất lạc, hư hỏng thông tingây rất nhiều khó khăn cho công tác quản lý bán hàng tại công ty Vì vậy khônglập được báo cáo ngay khi giám đốc cần Từ thực tế trên đòi hỏi công tác bánhàng cần có sự đổi mới về kỹ thuật, nghiệp vụ, về quy trình công nghệ Việc áp dụngcông nghệ thông tin vào phục vụ việc quản lý bán hàng đang là yêu cầu cần thiết Vìvậy đòi hỏi phải có một hệ thống quản lý thống nhất, được cài đặt chung cho toàncông ty nhằm nâng cao trình độ đội ngũ , tính nhất quán trong dữ liệu, việc quản lý sổsách, giấy tờ và cập nhập dữ liệu trên máy một cách đồng bộ, đáp ứng nhu cầu thống

kê, báo cáo

Thêm vào đó, với cơ cấu hoạt động của công ty như hiện nay, nếu ban quản lýmuốn biết tình hình kinh doanh của công ty ngay thì bộ phận quản lý bán hàng củacông ty thống kê số liệu và lên báo cáo Để làm được việc đó thì phải mất nhiều thờigian và không đảm bảo được tính chính xác Hơn nữa còn ảnh hưởng đến việc kinhdoanh của công ty.

2.Yêu cầu đối với hệ thống mới

Phải giải quyết được những vấn đề sau:

Việc cập nhật, thêm bớt, chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu phải thuận lợi, dễ dàng.Phần mềm phải lưu trữ được một lượng lớn dữ liệu

Dễ dàng tìm kiếm dữ liệu, đảm bảo dữ liệu đưa ra là chính xác không có sự sai lệch

Đảm bảo được yếu tố tự động hoá của hệ thống, giảm bớt được các công đoạnthủ công, giảm nhân lực trong quá trình quản lý

Đảm bảo việc lập hoá đơn thanh toán, hạch toán thu chi, lấy dữ liệu, tổng hợp

số liệu, lập báo cáo, in hoá đơn, chứng từ một cách nhanh chóng, độ chính xác cao vàhoàn toàn là tự động

Hệ thống quản lý phải có được tầm vĩ mô lớn Ban giám đốc có thể quánxuyến, nắm bắt được tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty mà không tốn công

đi lại.

Phải đảm bảo lưu trữ các thông tin sau:

Thông tin về hàng như mã hàng, tình trạng, số lượng, kho lưu…

Bảng giá hàng phải luôn được cập nhật từng ngày

Các thông tin vê khách hàng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại, chứng minh, thẻtín dụng hay hộ chiếu nếu là người nước ngoài…

Phải lưu trữ các yêu cầu đặt và mua hàng của khách

Phải lưu trữ được quá trình bảo hành của hàng

Hoạt động thường xuyên của hệ thống

Tiếp nhận đơn đặt hàng, tiền đặt cọc cho tất cả các đối tượng, vào sổ lưu

Nhận các hóa đơn bán hàng cho tất cả các đối tượng, vào sổ lưu

Lập phiếu bảo hành cho sản phẩm bán, vào sổ lưu

Tính toán tiền thu, tiền thực thu (trừ thuế và các khoản chi phí khác), tiền nợquá hạn với từng khách hàng (công ty,cửa hàng phân phối sản phẩm )

Theo dõi tình hình hàng hóa tồn đọng của từng loại mặt hàng

In các báo cáo hàng ngày, hàng tháng hoặc vào thời điểm bất kỳ do cần thiếtđối việc bán hàng hoặc do yêu cầu của giám đốc.

Tổng hợp thông tin báo cáo cấp trên

3.Các thông tin vào ra của hệ thống

Thông tin vào

Danh mục nhân viên xuất hàng

Danh mục người phụ trách kinh doanh

Thông tin đầu ra

Phiếu thuHóa đơn bán hàng Hoá đơn nhập hàngPhiếu bảo hànhĐơn đặt hàngHạch toán thực thu của công ty, tiền nợ,

nợ quá hạn với từng khách hàng(công ty,cửa hàng)

Xem tình hình hàng hóa tồn kho

In báo cáo ngày, tháng, hoặc vào thờiđiểm bất kỳ

4 Một số biểu mẫu sử dụng.

Mẫu phiếu nhập kho

Đơn vị: ………

Địa chỉ: ………

Mẫu số: 01 Theo QĐ số:15/2007/QĐ_BTC Ngày 20/8/2007 của BTC PHIẾU NHẬP KHO Ngày…… tháng…… năm…

Số: …………

Nợ: …………

Có: ………

Họ tên người giao hàng:………

Theo: ………… Số: ……… Ngày … tháng… năm … ………

Nhập tại kho: ………

STT Mã hàng Tên hàng Đơnvị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực nhập Cộng Cộng thành tiền (Viết bằng chữ)………

Hà nội, ngày … tháng … năm …

Thủ trưởng đơn vị

(ký, họ tên, đóng dấu)

Kế toán trưởng

(ký, họ tên)

Người giao hàng

(Ký, họ tên)

Thủ kho

(ký, họ tên)

Mẫu đơn đặt hàng

Mã khách:………

Tên khách:………

Địa chỉ:………

Điện thoại:………

Mã MH Tên mặt hàng ĐVT SL Giá Thành tiền (1) (2) (3) (4) (5) (6)=4x5

Tổng tiền :… Nhân viên Khách đặt ……… … …

ĐƠN ĐẶT HÀNG Số đơn:………

Ngày đặt: / ./ .

Ngày giao:…./…./

Công ty TNHH Mạnh Trường Bình

Add: 12 Phan Kế Bính, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, Hà Nội.

Số điện thoại: +84 (4)2661506

Mẫu số:C22H

QĐ Số:999 - TC/QĐ/CDDKT Ngày 02 tháng 11 năm 1996 của Bộ tài chính

Mẫu phiếu thu

PHIẾU THU

Ngày …… tháng …… Năm…

Họ, tên người nộp tiền:

Thuộc đơn vị:

Địa chỉ:

Lý do nộp:

Số tiền: Viết bằng chữ:

Kèm theo: chứng từ gốc:

đã nhận đủ số tiền (viết bằng chữ):

Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóngdấu) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Người nộp (ký, họ tên) Người lập phiếu (ký, họ tên) Đơn vị:……….

Địa chỉ:………

Số:………

Nợ:………

Có:………

CHƯƠNG II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MẠNH TRƯỜNG BÌNH

I Khảo sát hệ thống

Qua quá trình khảo sát hệ thống đã nắm bắt được những thông tin và những yêucầu của hệ thống trợ giúp bán hàng Quy trình nghiệp vụ bán hàng phải tổng hợpthông tin mặt hàng từ nhiều kho thông tin của hệ thống đòi hỏi sự chính xác về thôngtin là tuyệt đối Đối với một công ty thì thông tin về hàng hóa là rất lớn và đa dạng Đểđáp ứng nhu cầu tổng hợp thông tin, kết xuất thông tin, tìm kiếm, xem, sửa được antoàn nhanh nhạy chính xác thì không thể làm theo phương pháp thủ công được mà bắtbuộc phải tin học hóa gần như hoàn toàn quy trình trong hệ thống Chỉ có việc lập đơnhàng, việc đưa ra điều kiện kết xuất, lọc, điều kiện tổng hợp là thực hiện bán tựđộng Điều này cũng là điều tối cần thiết của hệ thông tin mà thông tin này bắt buộcphải được cung cấp từ bên ngoài

Ngoài ra yêu cầu an toàn về dữ liệu là điều cần thiết đối với các công việc nóichung và rất cần thiết đối với việc kinh doanh đối công việc kinh doanh Dữ liệu phảiđược bảo vệ sao cho chỉ có những người có nhiệm vụ mới được quyền xem xét vàchỉnh sửa dữ liệu

Dựa vào tiềm năng của máy tính cũng như tính thực thi của hệ thống để xử lýnghiệp vụ bán hàng nhằm giảm thiểu mọi khó khăn, chi phí đảm bảo thông tin công tyluôn luôn chính xác Hệ thống được xây dựng mang tính khách quan, sát thực, thânthiện với người sử dụng đưa ra những hỗ trợ sử dụng và cả về nghiệp vụ giúp công tácbán hàng và kinh doanh của công ty luôn mang lại hiệu quả cao

II Sơ đồ phân cấp chức năng

1 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống

Qua khảo sát hệ thống ở mức tổng quát và thu gọn ta phân tích ra được nhữngchức năng nghiệp vụ cơ bản nhất của hệ thống đang xây dựng Xây dựng sơ đồ nhằmnắm được phạm vi và các nhiệm vụ cụ thể của hệ thống từ đó tiến hành các quá trínhphân tích tiếp theo được dễ dàng hơn

Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý bán hàng

Quản lý xuất Báo cáo Tìm

kiếm Thanh toán

Nhận đơn đặt hàng

Lập hoá đơn bán hàng

Lập phiếu bảo hành

Xủ lý hàng bán bị trả lại

Thống kê hàng

Doanh thu bán hàng

Thống

kê nợ

Báo giá hàng bán

TK theo tên

TK theo loại

TK theo giá

Lập phiếu thanh toán

Xủ lý đặt cọc

Huỷ phiếu thanh toán đặt cọc

Bán hàng có tần suất sử dụng là lớn nhất do đó nó được đặt ở vị trí trái nhất hợp với phản ứng của người sử dụng, rối sau đó mới đến khâu lập báo cáo, cập nhật

Các chức năng con bên trong cũng được sắp xếp theo nguyên tắc như vậy

2.1.Vai trò cụ thể của các chức năng

2.1.1.Chức năng bán hàng

Thực hiện những công việc liên quan trực tiếp đến khâu bán hàng hóa

Nhận đơn đặt hàng: Chức năng này thực hiện những công việc liên quan đếnđặt hàng như:

+ Lập đơn đặt hàng: Nhân viên nhận thông tin đặt hàng của khách và lập thànhmột đơn đặt hàng đối với hình thức mua hàng thông qua đơn đặt hàng Khách có thểđặt hàng bằng nhiều hình thức khác nhau: qua điện thoại, email

Kiểm tra, sửa thông tin đơn đặt hàng Việc đặt hàng có thể thay đổi, thông tin

về mặt hàng, khách hàng cần phải kiểm tra lại do vậy công việc kiểm tra, sửa đơn đặthàng là cần thiết Nguồn thông tin lấy từ hệ thống (khách quen của công ty) thậm chínhân viên phải kiểm tra thông tin theo hình thức khác nằm ngoài hệ thống (điện thoại ,E-mail )

Xử lý đơn đặt hàng đến hạn: Đơn đặt hàng phải ghi ngày đặt hàng, ngày giaonhận hàng hóa (bán hàng) Như vậy hàng ngày nhân viên phải kiểm tra xem có baonhiêu đơn hàng cần phải xử lý Theo ngày giao nhận đã ghi trong đơn hàng sẽ biếtđược đơn hàng nào cần phải xử lý

Hủy đơn đặt hàng theo điều kiện: Khi việc mua và bán hàng đã được quyếtđịnh có nghĩa là đã có hóa đơn bán và xuất hàng thì đơn đặt hàng không còn giá trịnữa do đó cần phải hủy bỏ

+ Lập hóa đơn bán hàng:Trong quá trình xử lý các đơn đặt hàng đối với kháchhàng có đơn đặt hàng từ trước thì lấy thông tin từ đơn đặt hàng và bổ sung thêm thôngtin từ khách hàng Chuyển các thông tin sang kiểm tra lại và thực hiện công việc tạomột hóa đơn bán hàng kiêm xuất hàng mới Nếu không thông qua đặt hàng thì lập hóađơn bán hàng với thông tin trực tiếp từ khách hàng Hóa đơn bán hàng là thủ tục quantrọng trong việc bán hàng Mỗi bên phải giữ một bản làm bằng chứng nếu có vấn đề

sau này với hàng hóa mua Sau đó là công việc giao hàng và thanh toán Nếu có

những thay đổi về thông tin trong công việc mua bán thì phải lập lại hóa đơn bán hàng

và khi đó công việc tìm và sửa hóa đơn là cần thiết Những hóa đơn không còn quan

trọng đối với việc quản lý kinh doanh (Quá lâu, do hàng bán trả lại ) thì phải hủy bỏ.

+ Xử lý hàng bán trả lại: Vì một lý do nào đó mà hàng bán bị trả lại (không phải

do hàng hóa bị hỏng) nhân viên bán hàng phải thực hiện các công việc dưới đây đối với hàng hóa

Kiểm tra thông tin và lập hóa đơn hàng: Người mua hàng trả lại hàng hóa, thìnhân viên phải kiểm tra xem mọi thông tin có đúng như lúc bán hay không, rồi mớithực hiện nghiệp vụ tiếp theo là lập đơn hàng bán trả lại

Chấp nhận hóa đơn hàng bán trả lại: Sau khi đã kiểm tra thông tin về hàng bántrả lại, đồng ý nhận hàng trả lại, nhân viên bán hàng đã lập hóa đơn thì tiến hành giaonhận hàng và giao tiền đối với khách, tiến hành ký kết giữa hai bên

Hủy hóa đơn hàng bán trả lại: Do việc phải lưu đơn hàng bán trả lại để kiểm tranên phải có kho để lưu Khi ta không cần tới nó việc hủy bỏ là cần thiết

2.1.2.Chức năng thống kê báo cáo

Đưa ra các báo cáo, thống kê cần thiết hỗ trợ công việc bán hàng, và quản lý bánhàng

+Thống kê báo cáo: Chức năng này đưa ra thống kê về tình trạng hàng báo cáo

+ Doanh thu bán hàng:

Lập báo cáo về doanh thu bán hàng hóa của cửa hàng để có thể biết được tình hìnhbán hàng trong ngày, trong tháng, trong năm hay vào một thời điểm bất kỳ nào đó

+ Thống kê nợ: Thống kê tình hình nợ của khách hàng, công ty nợ của nhà cung

cấp Đối với những khách hàng quen (công ty hay cửa hàng phân phối sản phẩm hoặc

thậm chí cả các tổ chức tập thể, tổ chức các nhân quen biết hay mua hàng của công ty)công ty cho nợ lại một khoản tiền nhất định điều đó là cần thiết để giữ những mốiquan hệ lâu dài trong kinh doanh Cần phải kiểm tra tình trạng nợ đối với khách hàng