XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN NHỰA ĐÔNG Á

Đặc biệt là thànhtựu ứng dụng tin học vào công tác quản lý đã đem lại những kết quả rất khả quan.Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa được phát triển rộng rãi, sự hỗ trợ củamáy tính đ

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN NHỰA ĐÔNG Á 2

1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á 2

1.1.1 Giới thiệu chung 2

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2

1.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty 4

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty 5

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5

1.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban 6

1.3 Bài toán Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á 7

1.4 Thực trạng tin học hóa tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á 7

1.4.1 Kế hoạch tin học hoá của công ty 7

1.4.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của công ty trong quản lý bán hàng 8

1.5 Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á 9

1.5.1 Các giải pháp cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty 9

1.5.2 Các yêu cầu về mặt chức năng 10

1.5.3 Các yêu cầu về cơ sở công nghệ 10

1.6 Khái quát về đề tài 10

1.6.1 Lý do chọn đề tài 10

1.6.2 Sự cần thiết và tính khả thi của đề tài 11

1.6.3 Điều kiện để thực hiện đề tài 12

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ NHỮNG CÔNG CỤ CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 13

2.1 Tổng quan về phần mềm 13

2.1.1 Phần mềm và phần mềm ứng dụng 13

2.1.2 Vai trò của phần mềm 13

2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mềm 14

2.2 Các bước tổng quát của quy trình phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm 15

2.3 Các phương pháp thiết kế 18

2.3.1 Phương pháp Top down design 18

2.3.2 Phương pháp Bottom up design 18

2.4 Phương pháp luận về phân tích hệ thống thông tin 19

2.4.1 Các phương pháp thu thập thông tin 19

2.4.2 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin 20

2.5 Phương pháp luận về thiết kế hệ thống thông tin 25

2.5.1 Tổng quan về thiết kế cơ sở dữ liệu 25

2.5.2 Những thách thức khi thiết kế cơ sở dữ liệu 26

2.5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra 26

2.5.4 Nguyên tắc thiết kế màn hình nhập liệu 28

2.6 Phương pháp luận về công cụ thực hiện đề tài 29

2.6.1 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu 29

2.6.2 Ngôn ngữ lập trình 32

CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN NHỰA ĐÔNG Á 35

3.1 Khảo sát hệ thống thông tin tại công ty 35

3.1.1 Đối tượng, phạm vi và phương pháp khảo sát 35

3.1.2 Kết quả thu được sau quá trình khảo sát 36

3.1.3 Sơ đồ luồng thông tin (IFD) về quy trình nghiệp vụ bán hàng 39

3.2 Xác định và mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống 39

3.2.1 Xác định các yêu cầu của hệ thống 39

3.2.2 Mô hình hóa các yêu cầu của hệ thống 39

3.3 Xây dựng hệ thống 40

3.3.1 Lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu 40

3.3.2 Lựa chọn ngôn ngữ lập trình 40

3.4 Thiết kế hệ thống thông tin 42

3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu 42

3.4.2 Thiết kế các giao diện vào/ra 45

KẾT LUẬN 56

TÀI LIỆU THAM KHẢO 57

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay công nghệ thông tin đang có sự phát triển nhảy vọt, bùng nổ trên khắpthế giới và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hộinhư thông tin liên lạc, xử lý số liệu, tự động hóa công tác quản lý Đặc biệt là thànhtựu ứng dụng tin học vào công tác quản lý đã đem lại những kết quả rất khả quan.Trước đây, khi công nghệ thông tin chưa được phát triển rộng rãi, sự hỗ trợ củamáy tính điện tử còn ở mức độ hạn chế và công tác quản lý đang được xử lý bằngphương pháp thủ công cho nên hiệu quả công việc không cao mà trong thực tế cónhững công việc không thể thực hiện được Vì vậy, yêu cầu đưa tin học vào công tácquản lý là một vấn đề cần phải được thực hiện

Để phát triển nền kinh tế xã hội và thực hiện công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước,các doanh nghiệp, các cơ quan hành chính sự nghiệp đã tiến hành đưa tin học vào sử dụngvới mục đích xử lý nhanh, kịp thời, chính xác các công việc của đơn vị mình

Ở Việt Nam hiện nay, các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp cũng đã và đang

áp dụng tin học vào công tác quản lý của đơn vị mình Vấn đề không phải là có ứngdụng hay không mà là ứng dụng như thế nào để đạt được hiệu quả cao nhất? Với sự chỉ

đạo sát sao của Ban Giám đốc và các nhà quản lý, công tác quản lý bán hàng của Công

ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á đã đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ Công tác

quản lý bán hàng của công ty trong thời gian qua đã được Ban giám đốc công ty đặcbiệt quan tâm Tuy công tác này đã có nhiều mặt tích cực song thực tế vẫn còn bộc lộmột số những tồn tại cần khắc phục trong thời gian tới

Là một sinh viên khoa Tin học - Kinh tế, qua thời gian học tập tại trường và tìmhiểu thực tế tại Công ty, em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu cho chuyên đề tốt nghiệp

của mình là: “Xây dựng phần mềm Quản Lý Bán Hàng” phục vụ cho việc quản lý

bán hàng của công ty cũng như việc tính toán của các phòng ban khác nhằm củng cố và

ứng dụng những kiến thức đã học trong thời gian qua

Do phạm vi đề tài nghiên cứu rất rộng, khả năng của bản thân và thời gian tìmhiểu còn hạn chế nên chuyên đề của em không thể tránh khỏi những sai sót Em rấtmong nhận được sự góp ý, chỉ bảo tận tình của các thầy cô và các bạn để chuyên đềcủa em được hoàn thiện hơn

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN NHỰA ĐÔNG Á

1.1 Giới thiệu về Công ty cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á

1.1.1 Giới thiệu chung

Tên công ty: Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á

Trụ sở chính: Tầng 6 – Tòa nhà DMC – 535 Kim Mã – Ba Đình – Hà Nội

- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông

- Kinh doanh vật liệu xây dựng, trang thiết bị nội, ngoại thất

1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á tiền thân là công ty liên doanh với đốitác Đài Loan chuyên sản xuất sản phẩm nhựa mang thương hiệu Đông Á Sau khimua toàn bộ phần vốn góp của đối tác nước ngoài, đã được chuyển thành Công tyTNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á

Năm 2001:

Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Nhựa Đông Á chính thức được thành lập:Vốn điều lệ: 5 tỷ đồng

Lao động: hơn 100 lao động

Trụ sở: 41 Hàng Nón – Hoàn Kiếm – Hà Nội

Nhà máy sản xuất chính đặt tại Lĩnh Nam – Thanh Trì – Hà Nội

Nhà máy lắp ráp cửa nhựa đặt tại Chương Dương – Hà Nội

Năm 2002:

Công ty TNHH Thương Mại và Sản xuất Nhựa Đông Á lập dự án trình UBND

TP Hà Nội xin phê duyệt và đã được cấp đất tại KCN Ngọc Hồi, đăng ký tham gia vàtrở thành thành viên Hiệp hội Nhựa Việt Nam, Hội Doanh nghiệp trẻ thành phố HàNội Đăng ký và được cấp bằng bảo hộ nhãn hiệu hàng hóa độc quyền tại Việt Nam,Lào, Campuchia cho nhãn hiệu Đông Á

Năm 2003:

Công ty thành lập tổ chức công đoàn công ty trực thuộc Liên đoàn Lao độnghuyện Thanh Trì Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 trên toàn côngty

triển khai) Tiến hành chuyển đổi hình thức công ty từ Công ty TNHH Sản xuất vàThương mại Nhựa Đông Á sang Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á.

Tháng 3/2007:

Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á thành lập hai công ty con là: Công tyTNHH một thành viên S.M.W - Smartwindows, có trụ sở tại khu công nghiệp ChâuSơn - Hà Nam (tiền thân là Nhà máy nhựa Đông Á đặt tại Thanh Trì – Hà Nội) Công

ty TNHH SmartWindows địa chỉ tại khu công nghiệp Ngọc Hồi, Thanh Trì, Hà Nội(tiền thân là Nhà máy lắp ráp cửa nhựa SmartWindows)

Dự kiến trong Quý I/2009, Công ty sẽ hoàn thành dự án đầu tư xây dựng Nhàmáy lắp ráp cửa SmartWindows tại khu công nghiệp Tân Tạo Tp HCM và nhà máy sảnxuất Bạt tại khu công nghiệp Hà Nam

Ngày 14/5/2007, Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á chính thức làm lễkhánh thành đi vào hoạt động hai nhà máy tại khu công nghiệp Ngọc Hồi và khu côngnghiệp Hà Nam

Ngày 14/5/2007, ký hợp đồng hợp tác toàn diện với Ngân hàng Đầu tư và pháttriển Việt Nam - chi nhánh Quang Trung

Công ty luôn nhận được sự tin tưởng ủng hộ của khách hàng và luôn mang đến chokhách hàng các sản phẩm chất lượng cao Để phục vụ khách hàng ngày một tốt hơn, công

ty đã không ngừng nỗ lực cải tiến đầu tư trang thiết bị, nâng cấp nhà xưởng, và nâng caotrình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, nhân viên kỹ thuật Đặc biệt với tiêu thức kinhdoanh lấy uy tín và chất lượng làm mục tiêu hàng đầu, công ty có thể đem đến các sảnphẩm chất lượng tốt đáp ứng nhu cầu của quý khách hàng

1.1.3 Chức năng nhiệm vụ của công ty

Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á là một công ty chuyên sản xuất tấmtrần nhựa Đông Á, cửa uPVC có lõi thép gia cường – Smart Windows Nhận thấy chấtlượng cuộc sống của người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu về các mặt hàng caocấp, nhất là các mặt hàng mang tính nghệ thuật cũng vì thế mà tăng lên Đây là một

trong những công ty hàng đầu về lĩnh vực sản xuất các sản phẩm về nhựa mang thươnghiệu Đông Á Mục đích và phương hướng kinh doanh của công ty là sản xuất và kinhdoanh các sản phẩm tấm trần nhựa Đông Á Chức năng và nhiệm vụ chính của công ty

là sản xuất và cung cấp các mặt hàng tấm trần nhựa và cửa nhựa Smart Windows

1.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

1.2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm chủ tịch HĐQT, Giám đốc, Phó giám đốc,

và năm phòng: phòng kế hoạch, phòng nhân sự, phòng kế toán, phòng kinh doanh vàphòng kĩ thuật

- Chủ tịch HĐQT: Là người đứng đầu, quản lý toàn bộ công ty, có trách nhiệm vềmọi mặt hoạt động tổ chức kinh doanh, và là người chịu trách nhiệm trước pháp luật

- Giám đốc: là người đại diện theo pháp luật của công ty, có nhiệm vụ tổ chứcthực hiện các quyết định của Chủ tịch HĐQT, tổ chức thực hiện các kế hoạch kinhdoanh va phương án đầu tư của công ty, thường xuyên báo cáo chủ tịch HĐQT tìnhhình, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

- Phó Giám đốc: là người điều hành các hoạt động của công ty và chịu tráchnhiệm trước Giám đốc về hiệu quả của các hoạt động đó.

1.2.2 Nhiệm vụ và chức năng của các phòng ban

Các phòng ban chức năng có nhiệm vụ thực hiện các công viêc do giám đốc giao,hoàn thành các công việc được giao theo đặc điểm nhiệm vụ riêng của từng bộ phận

Chức năng chính của các phòng:

- Phòng Tài chính kế toán: Trực tiếp hạch toán kế toán, hạch toán thống kê và thanhtoán theo quy định của Nhà nước Xây dựng chỉ tiêu kế hoạch tài chính, quyết toán kếhoạch thu, chi tài chính, quỹ tiền lương Tổng hợp, lưu trữ hồ sơ tài liệu về hạch toán

kế toán, quyết toán và các báo cáo theo quy định Thực hiện các khoản nộp ngân sáchNhà nước theo quy định Thực hiện nghiệp vụ thanh toán Chấp hành chế độ báo cáo,thống kê và kiểm tra chuyên đề

- Phòng kinh doanh: Đây là phòng có đội ngũ công nhân có năng lực chuyên môn cao,

có kiến thức sâu trong lĩnh vực kinh doanh và nắm bắt thị trường kinh doanh Có thểnói đây chính là đầu ra quyết định sự phát triển của công ty Vì vậy, phòng này cónhiệm vụ nắm bắt thị trường hiện có, mở rộng thì trường và mở rộng lĩnh vực kinhdoanh

- Phòng kỹ thuật: Đây cũng chính là mắt xích quan trọng với phòng kinh doanh Nhiệm

vụ chính là hướng dẫn điều hành trong sản xuất, để đảm bảo cho quá trình sản xuấtđược diễn ra một cách thuận lợi và đạt hiệu quả cao nhất, đảm bảo cho sản phẩm ngàycàng hoàn mỹ và chất lượng mẫu mã tiên tiến hơn

- Phòng nhân sự: Tuyển dụng nhân sự cho công ty, là cơ quan tham mưu, giúp việc chogiám đốc các vấn đề về tổ chức, lao động, tiền lương, công tác nhân sự, công tác vănthư lưu trữ, công tác hành chính Có chức năng tham mưu cho giám đốc việc đào tạotuyển dụng, xa thải công nhân viên, quản lý công nhân viên của công ty ngoài ra phònghành chính còn nghiên cứu, đề xuất những biện pháp giúp giám đốc chỉ đạo, hướngdẫn, kiểm tra đôn đốc công nhân viên thực hiện các nội quy, quy chế của công ty

- Phòng kế hoạch: là bộ phận đề ra các kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công ty.

1.3 Bài toán Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á

Đây là một công ty sản xuất và kinh doanh mặt hàng về nhựa, do đó việc giảiquyết tốt bài toán quản lý bán hàng là một công việc mang tính quyết định đối với công

ty Hiện nay công việc quản lý bán hàng của công ty được thực hiện bằng phương phápthủ công dẫn đến những bất cập sau: tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứngđược nhu cầu cần báo cáo đột xuất của ban lãnh đạo Không đồng bộ trong việc cậpnhật dẫn đến những sai sót Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng bởi các yếu tốchủ quan do sự tác động của môi trường bên ngoài Thông tin thường được lưu trữ trêngiấy nên gây lãng phí lớn Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủcông sẽ không đáp ứng được các yêu cầu lớn hơn đặt ra

Bài toán đặt ra cho công ty là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý cáchoạt động liên quan tới quản lý bán hàng trên cơ sở các cách thức hoạt động và quy tắclàm việc của công ty Hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên,phù hợp với điều kiện của công ty

1.4 Thực trạng tin học hóa tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á

1.4.1 Kế hoạch tin học hoá của công ty

Hiện nay công ty đang có kế hoạch mở rộng các hoạt động sản xuất và kinhdoanh, mở thêm một số chi nhánh trên địa bàn Hà Nội và tiến tới việc đặt chi nhánh tạicác tỉnh khác Do đó bài toán Quản lý bán hàng của công ty ngày càng trở nên phức tạphơn Lý do này khiến công ty phải tìm một công cụ quản lý bán hàng hiệu quả hơn

Trong thời đại ngày nay, việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào các hoạt độngsản xuất kinh doanh càng ngày càng phổ biến và mang tính sống còn Điều này đặt racho công ty một yêu cầu cấp bách là phải có kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tinvào các hoạt động của mình, trong đó có công tác quản lý bán hàng

Theo ban lãnh đạo của công ty, hiện nay công ty đã có kế hoạch cụ thể cho việctin học hoá cho một số hoạt động của công ty để tạo tiền đề cho việc mở rộng sản xuấtkinh doanh Theo đó, công ty sẽ dự định dành 30% lợi nhuận của năm tới để thực hiện

kế hoạch tin học hoá và dành 5% lợi nhuận của các năm tiếp theo để bảo trì và nângcấp cho hệ thống thông tin của công ty Ngoài ra công ty sẽ tuyển thêm một số nhânviên có trình độ tin học cao để bố trí vào các công việc liên quan đến tin học sau này.

1.4.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin của công ty trong quản lý bán hàng

Hiện nay công nghệ thông tin là một lĩnh vực phát triển mạnh mẽ và nó ngàycàng đóng vai trò quan trọng trong đời sống xã hội Nhận thức được tầm quan trọngcủa CNTT nên công ty đã và đang từng bước triển khai việc áp dụng CNTT vào sảnxuất và kinh doanh Hiện nay hầu hết các phòng ban trong công ty đều có máy vi tính,máy in, máy fax, sự có mặt của các thiết bị tin học đó đã làm giảm đáng kể khối lượngcông việc mà các nhân viên phải làm trước kia, các hoạt động trong công ty đựoc xử lýnhanh hơn, năng suất công việc do đó được tăng lên rõ rệt, hiệu quả cao, giảm chi phíđem lại rất nhiều lợi ích cho công ty

Một số máy trong công ty đã được nối mạng nội bộ (LAN) điều này làm cho côngviệc được thực hiện nhanh hơn nhờ sự linh động trong luân chuyển dữ liệu do đuợc chia sẻdùng chung, có thể thực hiện nhiều công việc cùng một lúc trên các máy tính khác nhau,

dữ liệu được lưu chung trên máy chủ thuận tiện cho việc quản lý cơ sở dữ liệu

Tuy nhiên việc ứng dụng CNTT mới chỉ dừng lại ở mức sơ khai chứ chưa thật

sự là chuyên nghiệp Chưa có các phần mềm lưu trữ và xử lý dữ liệu một cách chuyênnghiệp Các công việc kế toán được làm trên phần mềm Microsoft Excel không đảmbảo được sự nhất quán trong việc xử lý dữ liệu, các công việc vẫn mang tính thủ côngkhá tốn công sức đòi hỏi phải áp dụng các phận mềm mạnh hơn, tiện dụng hơn Đặcbiệt trong lĩnh vực quản lý bán hàng

Quản lý bán hàng là lĩnh vực khá phức tạp trong công tác kế toán Nó đòi hỏi

sự chính xác cao, xử lý công việc thật nhanh chóng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sảnxuất do đó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của công ty Hiện tại hệ thốngquản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á không đáp ứng được

các thông tin của kế toán Từ những hạn chế và khó khăn trên đòi hỏi phải có một phầnmềm chuyên nghiệp cho công tác quản lý bán hàng tại công ty

1.5 Giải pháp tin học hóa cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty cổ phần tập đoàn Nhựa Đông Á

1.5.1 Các giải pháp cho bài toán quản lý bán hàng tại công ty

Trong nền kinh tế nhiều thành phần ngày nay thì quản lý bán hàng càng mangtính quyết định chính trong hiệu quả kinh doanh Vì vậy việc ra đời những bài toánquản lý nói chung và quản lý bán hàng nói riêng là một điều tất yếu khách quan

Với thực trạng của công ty hiện nay có thể đề xuất một số giải pháp nhằm thựchiện tốt công tác quản lý bán hàng:

Thứ nhất: Tuyển dụng các cán bộ đã có sẵn trình độ, kinh nghiệm vào làm việc

cũng như tăng cường cử các nhân viên đang đảm nhiệm công tác quản lý bán hàng đihọc các lớp đào tạo nâng cao về nghiệp vụ, chuyên ngành để nâng cao hiệu quả và chấtlượng công việc

Thứ hai: Công ty cần có ý thức và dành các khoản đầu tư thích đáng cho công

nghệ tin học, mua sắm cho quỹ các máy vi tính và phần mềm tương ứng để ứng dụng

và khai thác chúng phục vụ cho hoạt động quản lý nhằm nâng cao tính chuyên nghiệp

và hiệu quả hoạt động Việc ứng dụng máy tính cho phép một mặt giảm thiểu các saisót thủ công trong việc hạch toán kế toán và thời gian lập các loại báo cáo, mặt khácgiúp cho Giám đốc có thêm một công cụ phân tích, xử lý dữ liệu phục vụ cho công táchoạch định, lên kế hoạch, quản lý, giám sát, theo dõi và dự báo về mọi mặt của lĩnhvực hoạt động

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủcông không còn phù hợp nữa Hệ thống quản lý theo phương pháp thủ công có rấtnhiều yếu kém: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo nàn, lạc hậu, không thườngxuyên cập nhật Việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trong đơn vị khôngnhất quán, dễ bị trùng lặp giữa các bộ phận Đặc biệt mất nhiều thời gian, công sức để

dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngày càng rộng rãi và manglại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ Các bàitoán quản lý được đưa vào máy tính ngày càng được tối ưu hoá, giảm được thời giancũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quả lớn cho kinh doanh.

Từ những nguyên nhân đó, công ty cần phải xây dựng một hệ thống Quản lý bánhàng thống nhất và đồng bộ nhằm tối ưu hoá công tác quản lý bán hàng của mình

1.5.2 Các yêu cầu về mặt chức năng

Hệ thống được xây dựng cần phải đảm bảo các chức năng sau:

- Quản lý một cách khoa học các hàng hoá trong kho

- Quản lý các loại hàng xuất, thời gian xuất hàng

- Quản lý các đơn hàng

- Quản lý các khách hàng

- Đưa ra các báo cáo thống kê theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của ban lãnh đạo

1.5.3 Các yêu cầu về cơ sở công nghệ

- Sử dụng các công nghệ tin học tiên tiến hiện nay

- Sử dụng các ngôn ngữ lập trình bậc cao nhằm giúp cho người dùng dễ dàng trongviệc sử dụng các chức năng của chương trình

- Thiết kế giao diện khoa học, thân thiện người dùng Có rất nhiều các ngôn ngữ lậptrình hiện nay cho phép người sử dụng thiết kế giao diện một cách dễ dàng, một trongnhững ngôn ngữ đó là Visual Basic

- Sử dụng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu có tính bảo mật, quản lý tốt các dữ liệu củacông ty Hiện nay có rất nhiều các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác nhau như SQL Server,MySQL, Oracle, MS Access…

- Đảm bảo hệ thống có thể sử dụng trong một thời gian dài mà không bị lỗi thời về mặtcông nghệ

1.6 Khái quát về đề tài

1.6.1 Lý do chọn đề tài

Trong thời gian thực tập tại công ty, bộ máy quản lý bán hàng tại công ty hoạtđộng với số nghiệp vụ giao dịch trong ngày thường rất lớn, lượng dữ liệu tính toán khánhiều, mà áp dụng phương pháp thủ công tốn rất nhiều công sức và mất nhiều thờigian Tất cả các công việc liên quan đến việc bán hàng (nhập- xuất hàng hoá) đều đangđược thực hiện trên giấy tờ, sổ sách do kế toán trực tiếp kiểm kê và xác nhận.

Hiện tại, bộ máy quản lý bán hàng vẫn do con người trực tiếp kiểm kê, nhập,xuất, ghi chứng từ, hóa đơn nhập xuất Vấn đề đó sẽ rất dễ gây nhầm lẫn, mệt mỏi.Muốn kiểm tra, tìm kiếm chứng từ, hóa đơn, hay loại hàng hoá nào đó, người quản lýbán hàng phải tra cứu trên sổ sách, giấy tờ, cộng sổ xem cuối kỳ tình hình tài chính làbao nhiêu Máy tính có thể trợ giúp( làm thay) con người những công việc trên Đó là

những vấn đề nổi cộm cần phải được giải quyết ngay ở công ty nên đề tài: “ Xây dựng phần mềm Quản lý bán hàng tại Công ty Cổ phần Tập đoàn Nhựa Đông Á ” sẽ

giải quyết những bất cập và hạn chế trên

1.6.2 Sự cần thiết và tính khả thi của đề tài

Qua thời gian khảo sát việc quản lý bán hàng tại công ty, em nhận thấy đây làquá trình chủ yếu trong hoạt động kinh doanh của công ty Ta có thể chỉ ra tính hạn chếcủa hệ thống của việc quản lý mang tính thủ công, nó đã tồn tại từ những ngày công tymới thành lập, khi đó nó rất thích hợp và phát huy hiệu quả Song đến thời điểm hiệnnay nó trở nên bất cập do lượng sản phẩm nhập xuất diễn ra thường xuyên hơn, làmcông việc giấy tờ trở nên tồn đọng, không giải quyết kịp thời và hay mắc sai sót

Tốn nhiều thời gian, công sức trong việc tổng hợp thống kê báo cáo từ cấp trên.Việc tra cứu, tìm kiếm chọn lọc thông tin về sản phẩm mất nhiều công sứckhông thuận tiện đầy đủ chính xác

Khó thực hiện việc cập nhật thường xuyên các thông tin về nhập và xuất hàng

Và việc điều động nguồn nhân lực tốn kém về chi phí, lượng giấy tờ lưu trữ lớn

và phải lưu trữ lại

Và như thế việc đưa ra công nghệ thông tin vào công tác quản lý là một điều tấtyếu.

Trong hoàn cảnh xã hội tin học hoá như hiện nay ta càng thấy rõ vai trò củacông nghệ thông tin trong cuộc sống Với tiềm lực về tài chính sẵn có, đội ngũ nhânviên kế toán có trình độ nhằm đáp ứng nhu cầu chính xác, đầy đủ nhanh chóng và khắcphục được các nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, thì việc đầu tư xâydựng cho mình một Phần mền quản lý và dễ sử dụng là rất khả quan và một lý do đơngiản đó là tính cấp thiết của yêu cầu thay đổi trong cách quản lý của công ty trong giaiđoạn mới

Điều kiện tin học hoá công tác quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nói chung làkhông lớn bao gồm tài chính, con người, thời gian Nó là khâu trung gian để cập nhậtthông tin một cách chính xác khi có sự thay đổi

1.6.3 Điều kiện để thực hiện đề tài

Để giảm thiểu những nhược điểm của hệ thống cũ, hệ thống mới cần đáp ứngnhững yêu cầu sau:

-Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như phải dễ dàng cập nhập hoáđơn nhập xuất đưa ra báo cáo ngay theo yêu cầu ủa nhà quản lý

-Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhập thông tin một cách thủ công

-Hệ thống phải thân thiện với người sử dụng,hình ảnh minh hoạ dễ hiểu ,giao diện đẹp

và cách bố trí rõ ràng khoa học

-Đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu

-Đảm bảo việc xử lý thông tin phục vụ việc kiểm soát và nắm chắc tình hình hoạt độngcủa công ty

-Đảm bảo xử lý thông tin phục vụ từng yêu cầu cụ thể hàng tháng của người quản lý

-Đảm bảo một cách chính xác các số liệu, tránh nhầm lẫn đáng tiếc xảy ra, giúp công tykinh doanh một cách hiệu quả kinh tế cao nhất.

vụ nào có ích cho người dùng.

Các phần mềm ứng dụng thường được gom lại thành bộ phần mềm Các phầnmềm riêng biệt trong bộ phần mềm thường có giao diện và tính năng tương tự làmngười dùng dễ dàng học và sử dụng Và các phần mềm này thường tương tác được vớinhau để đem lại lợi ích cho người dùng

2.1.2 Vai trò của phần mềm

Phần mềm – linh hồn của các hệ thống máy tính, có vai trò nền tảng của mọihoạt động xã hội Mọi nền kinh tế phụ thuộc rất lớn vào phần mềm

2.1.3 Vòng đời phát triển của phần mềm

Khái niệm vòng đời phát triển của phần mềm nhằm mục đích phân đoạn toàn bộquá trình từ khi ra đời đến khi phát triển phần mềm để có những biện pháp thích ứnghoạt động vào từng giai đoạn với mục đích phần mềm ngày càng hoàn thiện

Người ta thường dùng một mô hình gọi là mô hình thác nước để biểu diễn vòngđời phát triển của phần mềm

Mô hình thác nước

Ý nghĩa của mô hình này là các bậc ở phía trên sẽ tác động bao trùm tất cả cácbậc ở phía dưới và càng ở những thứ bậc thấp ở phần cuối càng phải chịu tác động củacác thứ bậc phía trên

Nhược điểm chính của mô hình thác nước là rất khó khăn trong việc thay đổicác phần đã được thực hiện Mô hình này chỉ thích hợp khi các yêu cầu đã được tìm

Công nghệ

hệ thống

Phân tích

Thiết kế

Mã hoá

Kiểm thử

Bảo trì

hiểu rõ ràng và những thay đổi sẽ được giới hạn một cách rõ ràng trong suốt quá trìnhthiết kế

2.2 Các bước tổng quát của quy trình phân tích, thiết kế và xây dựng phần mềm

Bước 1: Đánh giá yêu cầu

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất mà kết quả của nó có ý nghĩa quyếtđịnh tới sự thành công của toàn bộ dự án Nó có mục đích tìm hiểu về hệ thống đangtồn tại, đánh giá nhu cầu của sụ phát triển đối với sự phát triển của hệ thống mới vớicác khía cạnh:

- Khả thi về mặt kỹ thuật để đảm bảo rằng mọi yêu cầu về chức năng của hệthống mới đều có thể tìm được giải pháp hay kỹ thuật thực hiện

- Khả thi về mặt tài chính để đảm bảo mọi yêu cầu về chi phí cho việc sảnxuất phần mềm đều được đáp ứng và phù hợp với khả năng, dự trù kinh phí của ngườidùng

- Khả thi về thời gian để đảm bảo rằng thời gian dự kiến cho việc thiết kế phầnmềm là hợp lý và có thể được người dùng chấp nhận

- Khả thi về nhân lực đảm bảo rằng từ phía nhà sản xuất có đủ đội ngũ nhân lựctrong việc xây dựng phần mềm đồng thời về phía người dùng cũng chuẩn bị được độingũ nhân lực cho việc khai thác sử dụng và vận hành hệ thống

Bước 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu.Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đangnghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của những vấn đề đó, xác địnhnhững đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và xác định mục tiêu mà hệthống thông tin mới phải đạt được Để làm những việc đó giai đoạn phân tích chi tiếtbao gồm các công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hẹ thống thực tại

- Đưa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Bước 3: Thiết kế logic

Bước này nhằm xác định tất cả các thành phần logic của một hệ thống thông tin,cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiêu đãđược thiết lập ở giai đoạn trước Thiết kế logic bao gồm những công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức logic

- Hợp thức hóa mô hình logic

Bước 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Các công đoạn của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp:

- Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương án giải pháp.Bước 5: Thiết kế vật lý ngoài

Bước này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp được lựa chọn Thiết

kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: trước hết là một tài liệu bao chứa tất cảcác đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệudành cho người sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với nhữngphần tin học hóa Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ ra)

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hóa

- Thiết kế các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Bước 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của bước thực hiện kỹ thuật là phần tin học hóa của hệthống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịu trách nhiệm về giai đoạnnày phải cung cấp các tài liệu như các bản hướng dẫn sử dụng và thao tác cũng như cáctài liệu mô tả về hệ thống Các hoạt động chính của việc triển khai thực hiện kỹ thuật

- Chuẩn bị tài liệu

Bước 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn:

2.3.1 Phương pháp Top down design

Đây là một phương pháp thiết kế giải thuật dựa trên tư tưởng module hoá Tưtưởng của phương pháp này là đi từ tổng quan đến chi tiết tức là khi giải quyết một vấn

đề nào đó của thực tiễn, người ta đưa ra các phác thảo từ giải quyết vấn đề tổng quát.Sau đó các vấn đề lại được phân ra thành vấn đề nhỏ, cụ thể hơn, tức là chuyển dần từmodule chính đến các module con từ trên xuống dưới cho đến khi mỗi vấn đề có thểtương ứng với một chương trình, do đó phương pháp này còn có tên gọi là thiết kế “ từđỉnh xuống” ( Top down design) Quy trình này cũng được gọi là quy trình cấu trúchoá

Phương pháp thiết kế Top down design phù hợp với các doanh nghiệp, các tổchức mà hệ thống thông tin chưa được tin học hóa, tức là đang ở mô hình xử lý thủcông Khi đó với phương pháp thiết kế từ đỉnh xuống đáy sẽ giải quyết triệt để các vấn

đề thực tiễn đặt ra và phần mềm có tính ứng dụng cao

2.3.2 Phương pháp Bottom up design

Xét ở góc độ nào đó, phương pháp thứ hai này hơi ngược với phương pháp thứnhất Nếu như trong phương pháp thứ nhất chúng ta đi từ tổng quát đến chi tiết thìphương pháp thứ hai ngược lại, xuất phát điểm từ chi tiết rồi mới đến tổng quát Trướchết, người ta tiến hành giải quyết các vấn đề cụ thể, sau đó trên cơ sở đánh giá mức độtương tự về chức năng của các vấn đề này trong việc giả quyết bài toán người ta gộpchúng lại thành từng nhóm cùng chức năng từ dưới lên trên cho đến module chính Sau

đó thiết kế thêm một số chương trình làm phong phú hơn, đầy đủ hơn chức năng củacác phân hệ và cuối cùng là thiết kế một chương trình làm nhiệm vụ tập hợp cácmodule thành một hệ chương trình thống nhất, hoàn chỉnh

Lĩnh vực ứng dụng chủ yếu của phương pháp này là hệ thống thông tin thuộcloại tin học hóa từng phần Đối với các hệ thống này, người ta đã tiến hành tin học hóa

ở một số bộ phận và mang lại hiệu quả thiết thực khi có dự án phát triển hệ thống thôngtin thì người ta không áp dụng phương pháp thứ nhất vì như thế là xóa bỏ tất cả và làmlại từ đầu Các phần mềm được sử dụng sẽ được tiếp tục giữ lại trong hệ thống mới đểvừa đảm bảo vấn đề tiết kiệm tài chính, vừa đảm bảo tính kế thừa và tâm lý quen sửdụng

Quá trình áp dụng phương pháp thứ hai gồm 3 bước:

 Bước 1: Xuất phát từ cụ thể, phân tích chức năng các phần mềm vàxếp chúng thành từng nhóm với cùng chức năng

 Bước 2: Trong các nhóm, người ta phát triển thêm các chức năngmới

 Bước 3: Tích hợp các nhóm thành một hế thống thống nhất

Trên đây chúng ta đã xem xét hai phương pháp thiết kế giải thuật cơ bản củatrường phái lập trình cấu trúc Trong thực tiễn, tuỳ thuộc vào từng bài toán cụ thể màngười lập trình lựa chọn mộ trong hai phương pháp trên Đôi khi người ta còn sử dụngkết hợp cả hai phương pháp với mục đích cuối cùng là thiết kế được các giải thuật chấtlượng, tối ưu và hiệu quả

2.4 Phương pháp luận về phân tích hệ thống thông tin

2.4.1 Các phương pháp thu thập thông tin

 Phỏng vấn

Phỏng vấn là một trong hai công cụ thu thập thông tin đắc lực nhất dùng chohầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin Phỏng vấn cho phép thu thập nhữngthông tin được xử lý theo cách khác nhau với mô tả trong tài liệu

 Nghiên cứu tài liệu

Cho phép nghiên cứu kĩ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như lịch sử hìnhthành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu

trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình trạng của cácthông tin đầu vào cũng như đầu ra.

 Sử dụng phiếu điều tra

Phương pháp này sử dụng đối với các đối tượng cần điều tra thông tin với quy

mô lớn

 Quan sát

Việc thực hiện quan sát cho phép chúng ta thấy những gì không thể hiện trên tàiliệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để ở đâu, đưa cho ai ? Phương pháp quan sát cónhiều rủi ro vì nếu để đối tượng quan sát để ý thì họ sẽ thay đổi lịch trình làm việckhông như ngày thường

2.4.2 Các công cụ mô hình hóa hệ thống thông tin

Các yêu cầu của người sử dụng thường được viết bằng ngôn ngữ tự nhiên đểnhững người không có kiến thức về mặt kỹ thuật có thể hiểu được nó Tuy nhiên,những yêu cầu hệ thống chi tiết phải được mô hình hoá Mô hình hoá hệ thống giúpngười phân tích hiểu rõ các chức năng của hệ thống

Ta có thể sử dụng các mô hình khác nhau để biểu diễn hệ thống từ nhiều khíacạnh khác nhau

Một số công cụ chính dùng để mô hình hóa và xây dựng tài liệu cho hệ thống là

sơ đồ chức năng kinh doanh BFD( Business Function Diagram ), sơ đồ luồng thông tin

IFD ( Information Flow Diagram) và sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram )

 Sơ đồ chức năng kinh doanh BFD :

Sơ đồ chức năng BFD là sơ đồ mô tả các chức năng nghiệp vụ của một tổ chức

và những mối quan hệ bên trong giữa các chức năng đó cũng như các mối quan hệ củachúng với môi trường bên ngoài

Mô hình được xây dựng dần cùng với tiến trình khảo sát chi tiết giúp cho việcđịnh hướng hoạt động khảo sát

Nó cho phép xác định phạm vi các chức năng hay miền cần nghiên cứu của tổchức

Nó cho thấy vị trí của mỗi công việc trong toàn hệ thống, tránh trùng lặp, giúpphát hiện các chức năng còn thiếu

Là cơ sở để thiết kế cấu trúc hệ thống chương trình của hệ thống sau này

 Phân cấp của sơ đồ BFD:

Việc phân cấp sơ đồ chức năng kinh doanh cho phép phân tích viên hệ thống cóthể đi từ tổng hợp đến cụ thể, từ tổng quát đến chi tiết Trên cơ sở đó phân tích viên hệthống có thể tiến hành theo một trình tự khoa học, có sự phân công mỗi nhóm phụtrách phân tích một mức nào đó

 Quy tắc lập sơ đồ BFD:

 Tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của

chúng

 Lựa chọn: khi có sự lựa chọn giữa những gì xảy ra thì phải chỉ ra

cách lựa chọn và đánh dấu “0” ở phía trên, góc phải của khối chứcnăng đó

 Phép lặp: Nếu một quá trình được thực hiện hơn một lần thì đánh

dấu“*”ở phía trên, góc phải của khối chức năng

 Nếu một quá trình nào đó bị loại khỏi đề án do chưa hợp lý hoặckhông đem lại lợi ích thì nên đánh dấu bằng một dòng đậm vàokhối chức năng

 Khi các chức năng phụ thuộc vào các sự kiện bên ngoài thì có thể

năng cần được đặt một cách đầy đủ, rõ ràng để người đọc dễ hiểu

và dễ dàng phân biệt giữa tên gọi của các chức năng với nhau

 Sơ đồ chức năng cần được xác lập một cách sáng sủa, đơn giản,chính xác và đầy đủ Các chức năng trên cùng một cấp thì có độ

 phức tạp như nhau

Có thể đưa ra mô hình sơ đồ DFD một cách tổng quát như sau:

 Sơ đồ luồng thông tin IFD.

 Khái niệm

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thứcđộng, tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lýbằng các sơ đồ

 Các ký pháp sử dụng trong sơ đồ IFD

Chức năng 2.1 Chức năng 2.2

Chức năng 3.1 Chức năng 3.2

 Một số quy tắc và quy ước liên quan tới sơ đồ DFD.

 Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữliệu

 Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhưng luôn luôn đi cùngnhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

 Xử lý luôn phải được đánh mã số

 Vẽ lại các kho dữ liệu để các luồng dữ liệu không cắt nhau

 Tên cho xử lý phải là một động từ

 Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu luồng vào phảikhác với luồng ra từ một xử lý

 Quy ước đối với việc phân rã DFD

Tài liệu

 Thông thường một xử lý mà lô gíc xử lý của nó được trình bàybằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì khôngphân rã tiếp.

 Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

 Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

 Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFDcon mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải làluồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây gọi lànguyên tắc cân đối của DFD

 Xử lý không phân rã tiếp được thì gọi là xử lý nguyên thủy Mỗi

xử lý nguyên thủy phải có một phích xử lý lô gíc trong từ điển hệthống

 Các mức phân rã cơ bản của sơ đồ DFD gồm có:

 Quá trình hoặc chức năng :

 Dòng dữ liệu

Bán hàng

Hoá đơn bán hàng

 Kho dữ liệu

Tác nhân bên ngoài

 Tác nhân bên trong

Hình 14: Các ký pháp trong sơ đồ DFD

Lưu ý :

Các mũi tên liền chỉ dòng thông tin cầu

Các mũi tên gián đoạn ……  chỉ dòng thông tin cung.

2.5 Phương pháp luận về thiết kế hệ thống thông tin

2.5.1 Tổng quan về thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định nội dung kho dữ liệu cần phải có để đủ cungcấp yêu cầu thông tin của người sử dụng hệ thống thông tin mới Công việc này thườngrất phức tạp, nó giống như một trưởng phòng kinh doanh mới nhận nhiệm vụ, rất khó

để anh ta xác định cần phải có bao nhiêu quyển sổ ghi chép, mỗi quyển sổ ghi chépnhững gì để đủ phục vụ cho công tác quản lý cũng như điều hành những công việc tác

vụ hàng ngày

Thiết kế cơ sở dữ liệu không chỉ là việc phân tích viên gặp gỡ những người sửdụng và hỏi họ danh sách dữ liệu mà họ cần để hoàn thành có hiệu quả công việc đanglàm Việc hỏi như vậy nhiều khi có thể dẫn tới tình trạng khó khăn Ví dụ, một người

sử dụng sẽ không thể trả lời một cách chắc chắn và chính xác những câu hỏi chung như

Hàng hoá

Thanh toán

Lãnh đạo

vậy để cung cấp một danh sách rất dài những thông tin cơ sở mà trong đó có nhiều cáichỉ mang tính bề ngoài, hời hợt Hoặc là người sử dụng có thể có thái độ thận trọng, nétránh vì anh ta không muốn mất thông tin Đôi khi vì quá lo lắng cho việc thỏa mãnnhu cầu của người sử dụng, một số phâ tích viên thường thêm một số hoặc nhiều thôngtin vào danh sách đã được xây dựng thông tin yêu cầu mà người sử dụng nêu ra Chính

vì vậy sau khi hệ thống thông tin được cài đặt xong, đưa vào sử dụng thì người sử dụngmới thấy rằng có phần khá lớn thông tin mà anh ta yêu cầu là không hữu ích và chỉmang tính bề ngoài Sự dư thừa thông tin như vậy thường có tác động làm giảm hiệuquả sử dụng hệ thống thông tin và thêm vào đó là những khoản chi phí lớn phải bỏ ra

để cập nhật cho cơ sở dữ liệu và tạo các thông tin ra mà chẳng bao giờ được thực sựdung đến

2.5.2 Những thách thức khi thiết kế cơ sở dữ liệu

Những người đã tham gia nghiên cứu và xây dựng hệ thống thông từng thốngnhất với nhau rằng: việc xác định nhu cầu thông tin là một công việc rất khó thực hiện

và không tồn tại một phương pháp nào thích hợp cho mọi hoàn cảnh, mọi hệ thống

Việc xác định nhu cầu thông tin sẽ có nhiều khó khăn khi: Hệ thống thông tinphải trợ giúp công việc phức tạp; Người sử dụng chưa rõ và chưa cấu trúc được côngviệc của mình; Phân tích viên ít kinh nghiệm

Việc xác định nhu cầu thông tin sễ tương đối dễ dàng trong khi hệ thống thôngtin có những đặc tính sau: Trợ giúp một nhiệm vụ rất có cấu trúc; Người thực hiện việc

đó đã làm lâu năm và tham gia ngay từ khi khởi đầu dự án; Phân tích viên đã là chủ dự

án hoặc tham gia nhiều dự án trong nhiều năm; Hệ thống thông tin có quy mô trungbình

2.5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu logic từ các thông tin đầu ra

Xác định các tệp cơ sở dữ liệu trên các thông tin đầu ra của hệ thống là phươngpháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế cơ sở dữ liệu Các bước chi tiết khi thiết kế cơ

sở dữ liệu từ các thông tin đầu ra :

 Bước 1 : Xác định các đầu ra

Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận của chúng