Luận văn xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu

Trong đợt thực tập tốt nghiệp của mình em lựa chọn thực tập tại một doanh nghiệp nhà nớc đó là Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thuộc Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng, để có th

LỜI MỞ ĐẦU

Hiện nay đất nớc ta đang trong công cuộc công nghiệp hoá hiện đại hoá trên mọi lĩnh vực của nền kinh tế Cùng hoà nhịp trong những bớc đi lên của nền kinh tế, công nghệ thông tin ngày càng đóng vai trò to lớn trong mọi hoạt động của đời sống xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các tổ chức doanh nghiệp ở nớc ta cũng khá phổ biến và đã đem lại những hiệu quả không nhỏ Là một sinh viên khoa Tin học Kinh tế của Đại học Kinh tế Quốc dân bên cạnh kiến thức cơ bản về Quản lý Kinh tế em còn đợc trang bị kiến thức chuyên sâu

về tin học và công nghệ phần mềm, đó là một điều thuận lợi rất lớn giúp em có khả năng đáp ứng đợc những đòi hỏi của công việc sau này Sau 7 học kỳ học tập tại giảng đờng gồm 43 môn học, học kỳ cuối cùng dành cho đợt thực tập tốt nghiệp trong thời gian 15 tuần giúp cho sinh viên cọ xát với thực tế, ứng dụng kiến thức đợc học vào thực tế Với đặc trng của khoa Tin học kinh tế thì sinh viên có thể thực tập tại một cơ sở chuyên nghiệp về tin học hoặc tại một cơ sở sản xuất kinh doanh Trong đợt thực tập tốt nghiệp của mình em lựa chọn thực tập tại một doanh nghiệp nhà nớc đó là Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu thuộc Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng, để có thể tìm hiểu về tình hình ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay ở cơ sở thực tế và những yêu cầu đối với một hệ thống thông tin quản lý trong kinh tế

Hiện nay phòng xuất nhập khẩu đang trong quá trình mở rộng và phát triển, khối lợng dữ liệu cần lu trữ và xử lý ngày càng nhiều do vậy yêu cầu về phần mềm hỗ trợ hoạt động xuất nhập khẩu là hết sức cần thiết Sau một thời gian nghiên cứu tìm hiểu em nhận thấy đây là một đề tài phù hợp với chuyên môn đợc đào tạo và phù hợp với khả năng của bản thân cũng nh đáp ứng đợc nhu cầu của cơ quan thực tập nên em đã chọn đề tài:

"Xây dựng hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu"

Chơng trình này sẽ hỗ trợ công tác xuất nhập khẩu nh cập nhật thông tin cần lu trữ, tìm kiếm nhanh các thông tin cần thiết và tạo ra các báo cáo phục vụ cho công tác quản trị

Trong chuyên đề thực tập này em sẽ trình bày cụ thể về cách thiết kế thực hiện chơng trình từ đầu cho đến khi hoàn thành sản phẩm phần mềm Nội dung của chuyên đề thực tập tốt nghiệp gồm những phần sau:

 Lời nói đầu

 Chơng I: Tổng quan về Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu và

các đặc trng của hoạt động xuất nhập khẩu.

 Chơng II: Phơng pháp luận phát triển hệ thống thông tin trong tổ chức

 Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu

Trong quá trình thực tập cũng nh thực hiện đề tài này em xin chân thành cảm ơn thầy giáo ThS Trần Công Uẩn cùng các thầy cô giáo trong khoa Tin Học Kinh Tế đã tận tình chỉ bảo và hớng dẫn em thực hiện đề tài này Đồng thời em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng xuất nhập khẩu đã tạo điều kiện thuận lợi cho em trong quá trình thực tập

Ch ơng I:

Tổng quan về Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu và các đặc trng của hoạt động xuất nhập

khẩu

I- Giới thiệu chung về công ty:

Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu đợc thành lập ngày 7/5/1998, theo Quyết định của Bộ trởng Bộ Xây Dựng, Công văn số 401/TCT-HĐQT đợc ký và

có hiệu lực từ ngày 27/4/1998

Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu (đơn vị thành viên của Tổng công

ty Thuỷ tinh và gốm xây dựng - VIGLACERA) mới thành lập đợc 5 năm, nhng

là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh có hiệu quả Các chỉ tiêu về doanh thu, nộp ngân sách và lợi nhuận hàng năm luôn vợt mức kế hoạch đợc giao và ngày càng khẳng định đợc vị thế của mình trên thị trờng Việt nam và quốc tế

phòng xuất nhập khẩu

phòng xuất khẩu lao

động

Phòng tài chính

kế toán

Giám đốc Công ty là đại diện pháp nhân của tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc Tổng công ty v trà ớc pháp luật về mọi hoạt động của Công ty Giám đốc có quyền điều hành cao nhất trong Công ty.

Các phó giám đốc Công ty là những ngời giúp giám đốc Công ty điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động theo sự phân công của Giám đốc Công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty và Pháp luật về nhiệm vụ đợc giao

Phó giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu là ngời giúp Giám đốc Công ty thực hiện mọi công tác xuất nhập khẩu của Công ty theo đúng uỷ quyền của Tổng công ty, chịu trách nhiêm trớc Giám đốc công ty về mọi hoạt động xuất nhập khẩu của Công ty Thay mặt giám đốc công ty giải quyết các công việc khi

đợc uỷ quyền

Phó giám đốc phụ trách kinh doanh là ngời giúp Giám đốc công ty thực hiện mọi công tác kinh doanh các sản phẩm Viglacera của Công ty theo đúng uỷ quyền của Tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Giám đốc công ty về mọi hoạt

động kinh doanh của Công ty tại khu vực các tỉnh phía Bắc Thay mặt Giám đốc công ty giải quyết các công việc khi đợc uỷ quyền

Công ty Kinh doanh và Xuất nhập khẩu có các hoạt động sau:

1 Hoạch định quá trình cung cấp dịch vụ:

Công ty KD-XNK lập kế hoạch và triển khai các quá trình cần thiết

để thực hiện hoạt động kinh doanh và xuất nhập khẩu đáp ứng yêu cầu khách hàng và các bên liên quan Việc hoạch định quá trình cung cấp dịch vụ đảm bảo tính nhất quán với các yêu cầu của các quá trình khác của hệ thống quản lý chất lợng

Trong quá trình hoạch định Công ty xác định các vấn đề sau:

- Các mục tiêu chất lợng và các yêu cầu đối với sản phẩm, dịch vụ đợc thể hiện rõ trong kế hoạch thực hiện và các yêu cầu cụ thể về từng loại dịch

vụ với từng đối tợng khách hàng

- Các quá trình, văn bản tài liệu, chỉ dẫn cần thiết cho quá trình cung cấp dịch vụ

- Xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc cung cấp dịch vụ.

- Các hoạt động kiểm tra, xác nhận, theo dõi cần thiết đối với sản phẩm

- Lu trữ các hồ sơ cần thiết để cung cấp bằng chứng về việc thực hiện và kết quả sản phẩm đáp ứng yêu cầu

2 Xem xét yêu cầu khách hàng:

Tất cả các yêu cầu của khách hàng và các bên liên quan đều đợc Công ty xem xét trớc khi ký kết, thực hiện Mục đích của việc xem xét nhằm đảm bảo:

- Yêu cầu khách hàng và các bên liên quan đa ra đợc Công ty hiểu đúng và ghi nhận đầy đủ

- Công ty có đủ năng lực và điều kiện để thực hiện các yêu cầu đó

3 Quản lý các quá trình mua sản phẩm và dịch vụ:

Công ty sử dụng các sản phẩm và dịch vụ mua ngoài nh: mua hàng hoá trong và ngoài nớc, thuê dịch vụ vận tải chuyển hàng hoá, giám định hàng hoá xuất nhập khẩu phục vụ hoạt động kinh doanh và xuất nhập khẩu

- Công ty KD-XNK đảm bảo chỉ mua hàng hoá và dịch vụ của các bên cung ứng đã đợc đánh giá năng lực, lựa chọn và phê duyệt

- Các bên cung ứng đợc Công ty KD-XNK phê duyệt dựa trên một trong các tiêu chí sau đây: Năng lực của nhà cung cấp; Chất lợng của sản phẩm và dịch vụ; T cách pháp nhân; Uy tín; Thái độ và tinh thần phục vụ; Quá trình làm việc với Công ty

- Công ty KD-XNK có tiến hành đánh giá việc thực hiện của các nhà cung ứng để đảm bảo chất lợng của hàng hoá và dịch vụ mua vào

- Công ty xem xét định kỳ những nhà cung ứng không đáp ứng đợc yêu cầu để loại bỏ

- Trong các tài liệu mua hàng và dịch vụ (dới hình thức kinh tế hoặc hợp

đồng thoả thuận), mọi yêu cầu của Công ty KD-XNK đều đợc nêu rõ và qua xét duyệt trớc khi thực hiện

- Việc xác nhận hàng hoá, dịch vụ mua đợc tiến hành khi nhận bởi các cán bộ có liên quan của Công ty KD-XNK hoặc khách hàng tuỳ theo yêu cầu.

- Khách hàng của Công ty có thể tiến hành kiểm tra xác nhận dịch vụ mà Công ty mua ngay tại cơ sở nhà cung cấp Điều này cũng phải đợc ghi thành văn bản trong hợp đồng với khách hàng

4 Quá trình kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng hoá:

Công ty KD-XNK xây dựng và duy trì cơ chế cần thiết để tiến hành kinh doanh và xuất nhập khẩu hàng hoá, bao gồm:

- Xác định đầy đủ các yêu cầu và thông tin liên quan đến việc thực hiện hợp đồng

- Luôn sẵn có các tài liệu cần thiết để thực hiện công việc

- Xây dựng, hớng dẫn và thực hiện các quy trình tác nghiệp:

+ Cung cấp các sản phẩm do các công ty của Tổng công ty sản xuất cho các chi nhánh TPHCM và các đại lý

+ Nhập khẩu các loại hàng hoá theo uỷ quyền của Tổng công ty

+ Xuất khẩu các loại hàng hoá theo uỷ quyền của Tổng công ty

+ Xuất khẩu lao động theo uỷ quyền của Tổng công ty

5 Kiểm soát các tài sản do khách hàng cung cấp:

Trong quá trình thực hiện dịch vụ của mình đối với khách hàng, Công ty KD-XNK có thể phải xử lý các sản phẩm do khách hàng cung cấp nh: các tài liệu, các hồ sơ, các thông tin của khách hàng, Công ty tiến hành quản lý các tài sản này của khách hàng một cách chặt chẽ theo các nội dung sau:

- Kiểm tra, xác nhận để đảm bảo sự đầy đủ, chính xác khi tiếp nhận

- Lập các dấu hiệu nhận biết thích hợp

- Bảo mật các tài liệu, dữ liệu của khách hàng

- Lu trữ và bảo quản thích hợp trong quá trình sử dụng và thông báo khách hàng mỗi khi có sự cố.

6 Nhận biết và truy tìm nguồn gốc sản phẩm, trạng thái kiểm tra:

Việc nhận biết các sản phẩm và dịch vụ đợc tiến hành thông qua các ký hiệu, tên gọi của các khách hàng, sản phẩm, dịch vụ đó Quá trình tạo ra sản phẩm hay dịch vụ đợc ghi nhận thông qua các hồ sơ Các hồ sơ này đều đợc lu thành các file dữ liệu và có tên và mã ký hiệu để nhận biết

7 Lu kho bao gói, bảo quản, xếp dỡ hàng hoá.

II- Quy trình hoạt động xuất nhập khẩu của phòng Xuất Nhập khẩu:

triển khai thực hiện HĐ

Kiểm tra & tiếp nhận

hàng hoá

bàn giao hàng hoá

bàn giao chứng từ

1.2.1 Xác định nhu cầu nhập khẩu hàng hoá:

- Hàng năm Ban giám đốc, Trởng phòng xuất nhập khẩu căn cứ vào: chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh do Tổng công ty giao, kế hoạch sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên và các bạn hàng, kết quả nghiên cứu thị trờng để xác định nhu cầu nhập khẩu hàng hoá trong năm của công ty

- Trong quá trình thực hiện nếu phát sinh các nhu cầu nhập khẩu hàng hoá, Trởng phòng XNK có trách nhiệm trình phơng án hiệu quả kinh doanh lên Ban giám đốc và báo cáo Tổng công ty phê duyệt

1.2.2 Lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán soạn thảo hợp đồng:

- Đối với các hợp đồng uỷ thác thì việc lựa chọn nhà cung cấp do các đơn

vị có nhu cầu nhập khẩu trực tiếp đánh giá & lựa chọn Công ty thực hiện đàm phán về nội dung thơng mại của hợp đồng

- Đối với các Hợp đồng kinh tế thì việc đánh giá & lựa chọn nhà cung cấp

do phòng XNK và BGĐ thực hiện đối với từng hợp đồng

1.2.3 Triển khai thực hiện hợp đồng:

- Ngay sau khi ký hợp đồng, cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm mở sổ theo dõi hợp đồng và bàn giao cho kế toán 01 bộ hợp đồng để theo dõi và cùng thực hiện

- Hàng tuần, bộ phận nhập khẩu có trách nhiệm báo cáo tình hình thực hiện trong tuần và kế hoạch tuần sau gửi trởng phòng xem xét

1.2.4 Kiểm tra hồ sơ nhập khẩu và tiếp nhận hàng hoá:

- Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm kiểm tra chứng từ hồ sơ nhập khẩu ngay sau khi nhận đợc bộ chứng từ giao hàng bằng bản Fax, hoặc 1/3 bộ chứng

từ do bên bán gửi tới Bộ chứng từ kiểm tra phải đảm bảo tính chính xác các thông tin nh hợp đồng ngoại đã ký kết và L/C đã mở qua ngân hàng Đồng thời tiến hành kiểm tra và liên hệ với đại lý hãng tàu để theo dõi ngày hàng về cảng

- Cán bộ nhập khẩu chuẩn bị bộ hồ sơ nhập khẩu để làm thủ tục khai báo hải quan, kiểm tra việc tính thuế và áp mã số thuế, chuẩn bị các chứng từ của bộ

hồ sơ nhập khẩu theo qui định của hải quan và giao cho các đơn vị vận tải (dùng giấy uỷ quyền) Đồng thời báo cho hãng bảo hiểm đối với những hàng hoá mua bảo hiểm trong nớc dễ bị tổn thất

- Cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm thờng xuyên theo dõi tiến độ nhận hàng để giải quyết các phát sinh trong quá trình nhận hàng và thông báo kịp thời cho các bạn hàng kế hoạch giao hàng tại các đơn vị Cán bộ nhập khẩu ghi nội dung phát sinh, phơng pháp xử lý và kết quả vào sổ theo dõi thực hiện hợp đồng

1.2.5 Bàn giao hàng hoá:

Sau khi làm thủ tục thông quan hàng hoá cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm

tổ chức bàn giao hàng hoá cho các bạn hàng và giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình giao hàng, ký biên bản giao nhận với các bạn hàng

- Biên bản bàn giao chứng từ

- Hợp đồng nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng kinh tế: 1 bản sao

- Tờ khai hải quan gốc

- Thông báo thuế gốc

- Hoá đơn thơng mại( Invoice) gốc

- Phiếu đóng gói( Packing List ) gốc

- Biên bản giao nhận hàng

- Hoá đơn chứng từ vận tải giao nhận, bảo hiểm, giám định, các khoản chi

hộ của bên giao nhận, lu kho bãi và các chứng từ thanh toán khác liên quan đến việc thực hiện lô hàng nhập khẩu

- Cán bộ nhập khẩu có tráh nhiệm phối hợp cùng phòng kế toán bàn giao hoá đơn đầu ra cho các khách hàng và giải thích các chi phí chi hộ, hoặc phát sinh khác trong quá trình nhập hàng

1.2.7 Đánh giá và lu hồ sơ:

- Ngày 25 hàng tháng, cán bộ nhập khẩu có trách nhiệm lập báo cáo đánh giá kết quả thực hiện hợp đồng trong tháng do mình theo dõi gửi trởng phòng xem xét để có các điều chỉnh kịp thời.

- Trong vòng 15 ngày kể từ khi lô hàng nhập khẩu đợc hoàn tất, cán bộ nhập khẩu phải kiểm tra rà soát lại toàn bộ hồ sơ nhập khẩu để lu trữ

- Hồ sơ chứng từ lu trữ theo từng mặt hàng nhập khẩu, đơn vị nhập khẩu

Bao gồm:

(1) Hồ sơ nhập khẩu hàng hoá

(2) Kế hoạch nhập khẩu hàng hoá

(3) Sổ theo dõi thực hiện hợp đồng

(4) Biên bản bàn giao hàng hoá

(5) Biên bản bàn giao chứng từ

(6) Danh mục hồ sơ nhập khẩu

(7) Báo cáo thực hiện hợp đồng tháng

(8) Báo cáo tuần

2 Bộ phận xuất khẩu:

2.1 Sơ đồ tổng quát:

Trách nhiệm thực hiện Sơ đồ quy trình

Phó phòng xuất khẩu

Phó phòng xuất khẩu &

nhân viên xuất khẩu

Phó phòng xuất khẩu &

nhân viên xuất khẩu

Giám đốc/ Phó giám đốc

Phó phòng xuất khẩu &

nhân viên xuất khẩu

Nhân viên xuất khẩu

Nhân viên xuất khẩu

Phó phòng xuất khẩu &

nhân viên xuất khẩu

Nhân viên xuất khẩu

Xác định nhu cầu xuất khẩu

tìm kiếm đối tác

đàm phán và thoả thuận HĐNT

phê duyệt

lựa chọn nhà cung cấp

theo dõi quá trình thực hiện

Kiểm tra tiếp nhận hàng hoá

giao hàng

Hoàn tất thủ tục thanh quyết toán

Xử lý hàng không phù hợp

kiểm tra

2.2 Cụ thể nh sau:

2.2.1 Xác định nhu cầu xuất khẩu:

Hàng năm phó phòng Xuất khẩu căn cứ vào các điều kiện sau đây để xác

định nhu cầu xuất khẩu hàng hoá:

- Chức năng ngành nghề của Công ty kinh doanh và xuất nhập khẩu

- Định hớng xuất khẩu hàng hoá của Tổng công ty và Công ty KD & xuất nhập khẩu

- Năng lực sản xuất và nhu cầu xuất khẩu của các đơn vị sản xuất, các đối tác trong và ngoài Tổng công ty

- Thực tế điều tra thị trờng quốc tế về nhu cầu nhập khẩu các chủng loại hàng hoá liên quan

2.2.2 Tìm kiếm đối tác nhập khẩu:

- Tìm kiếm đối tác

- Kiểm tra năng lực đối tác

2.2.3 Đàm phán và thoả thuận hợp đồng ngoại thơng:

Nội dung chính của Hợp đồng ngoại thơng (bằng tiếng anh) bao gồm các

điều khoản chính nh sau:

(1) Mô tả đối tợng của hợp đồng: gồm tên hàng, chủng loại hàng, quy cách cơ bản, số lợng (trọng lợng), đơn giá, trị giá, đồng tiền thanh toán, điều kiện cơ sở giao hàng

(2) Quy cách chất lợng hàng hoá: trong đó có nêu rõ những thông số kỹ thuật hoặc những tiêu chuẩn chất lợng áp dụng dối với hàng hoá.(3) Thời gian giao hàng: nêu rõ số lần giao hàng & thời hạn cuối cho phép

(4) Điều kiện thanh toán: phơng thức thanh toán & thời hạn thanh toán cho phép

(5) Điều kiện đóng gói hàng: cách đóng gói và vật liệu dùng trong đóng gói bao bì cũng nh phơng tiện xếp hàng

(6) Điều kiện phạt thực hiện hợp đồng: nêu rõ một số khung phạt đối với hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng nh: phạt giao hàng chậm, phạt giao hàng kém chất lợng, phạt thanh toán muộn

(7) Điều kiện trọng tài: trong trờng hợp có tranh chấp và hai bên không thể đi đến thoả thuận thì cơ quan trọng tài nớc nào sẽ dứng ra giải quyết theo điều luật nào

2.2.4 Phê duyệt:

Do lãnh đạo công ty thực hiện

2.2.5 Lựa chọn nhà cung cấp.

2.2.6 Theo dõi thực hiện hợp đồng:

Vào thứ sáu hàng tuần, Cán bộ xuất khẩu lập báo cáo công việc trong tuần

và kế hoạch tuần tới nộp trởng phòng xem xét

2.2.7 Kiểm tra tiếp nhận hàng hoá.

2.2.8 Giao hàng.

2.2.9 Hoàn tất thủ tục thanh quyết toán:

Sau đó cán bộ xuất khẩu lập danh mục hồ sơ lu, gồm có:

(1) Hồ sơ chứng từ xuất khẩu

(2) Báo cáo kất quả giao dịch xuất khẩu

(3) Sổ theo dõi hợp đồng xuất khẩu

(4) Biên bản kiểm tra hàng hoá và giao hàng

(5) Phiếu bàn giao chứng từ xuất khẩu

(6) Phiếu bàn giao chứng từ thanh quyết toán

(7) Báo cáo tuần

III- Vấn đề ứng dụng tin học hiện nay ở phòng xuất nhập khẩu và định hớng đề tài nghiên cứu:

Hiện nay, Phòng xuất nhập khẩu có sử dụng 6 máy tính chủ yếu để phục

vụ truy cập mạng Việc lu trữ các hồ sơ, chứng từ chủ yếu là thủ công hoặc có chỉ ở một số file riêng lẻ Việc lên các báo cáo tuần, tháng chỉ mới dừng lại ở việc sử dụng các phần mềm Word, Excel nên việc đa dữ liệu vào các báo cáo là hoàn toàn thủ công Hơn nữa, việc tìm kiếm các thông tin cần thiết phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ, cho công tác quản lý là rất khó khăn và mất thời gian

Để soạn thảo một hợp đồng xuất khẩu cần rất nhiều thông tin từ các bộ hợp đồng trớc đó, hay việc hoàn tất một giao dịch xuất khẩu cũng dẫn đến thay đổi các số

liệu về hàng hoá cũng nh công nợ Nh vậy rất cần có một hệ thống quản lý dữ liệu để truy vấn khi cần thiết và ghi chép những biến động do các nghiệp vụ đó gây ra Ngoài ra, hệ thống đó còn mang lại những thông tin phục vụ đắc lực cho Trởng phòng và các cán bộ trong phòng lập kế hoạch xuất nhập khẩu cho tơng lai Cuối cùng là hỗ trợ cho việc tổng hợp các báo cáo đánh giá tiến độ cũng nhkết quả thực hiện đợc trong từng tuần từng tháng Việc lên báo cáo là hết sức đơn giản và chính xác khi đã có một cơ sơ dữ liệu chuẩn Vì những lý do kể trên và

do yêu cầu ngày càng phát triển của hoạt động xuất nhập khẩu tại phòng xuất nhập khẩu nên em quyết định xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ cho công tác xuất nhập khẩu Đề tài của em có tên là: "Hệ thống thông tin quản lý xuất nhập khẩu" Mục đích của chơng trình là:

- Chuyên nghiệp hoá hoạt động thơng mại

- Đơn giản hoá công tác chứng từ

+ Chứng từ đợc hoàn thành theo mẫu( Form) thống nhất

+ Công việc cập nhật chứng từ đơn giản và ít tốn thời gian

- Tiết kiệm thời gian và chi phí Tập trung thời gian vào phát triển thị trờng

và quản lý quan hệ với đối tác

- Tối u hoá hoạt động quản lý:

+ Quản lý giá thành, giá cả chào cho các đối tác Theo dõi thống nhất, chính xác giá cả đã chào cho các đối tác

+ Quản lý kho hàng hoá nhằm điều phối một cách có hiệu quả hoạt

động tiếp thị bán hàng cũng nh đặt hàng tiếp theo để cung cấp cho các công ty bạn hàng

+ Quản lý hiệu quả của hợp đồng: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí từ

đó đa ra những phân tích phát huy điểm mạnh và loại bỏ điểm yếu trên cơ sở: đối tác, thị trờng, nhà cung cấp

+ Quản lý quan hệ với khách hàng

+ Cập nhật số liệu một cách chính xác và nhanh chóng về hàng hoá

để cung cấp thông tin cho khách hàng và cho nhân viên khi cần thiết

* Các công cụ để thực hiện đề tài:

− Công cụ thiết kế: Sử dụng các phơng pháp thiết kế hệ thống thông tin nh các sơ đồ mô hình hoá hệ thống, các phơng pháp thiết kế CSDL cho chơng trình

nh thiết kế từ thông tin đầu ra sau đó thực hiện chuẩn hoá tạo ra một CSDL hoàn chỉnh

− Phần mềm Visual Foxpro 6.0: một môi trờng hớng đối tợng mạnh mẽ cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu và phát triển các ứng dụng Visual Foxpro cung cấp các công cụ tổ chức Table chứa thông tin, tạo một hệ thống cơ sở dữ liệu liên quan thống nhất hay lập trình một ứng dụng theo ý ngời sử dụng

Ch ơng II:

t-Sơ đồ quản lý trong một tổ chức

Lao động quản lý của nhà quản lý có thể đợc chia thành: lao động ra quyết

định và lao động thông tin Lao động ra quyết định là lao động của nhà quản lý

Thôngtinquyết

định

sau khi có thông tin cho đến khi ký quyết định Lao động thông tin của nhà quản

lý là toàn bộ phần lao động dành cho việc thu thập, lu trữ, xử lý và phân phát thông tin Có thể nói rằng thông tin và lao động thông tin đang chiếm tỉ trọng lớn

và có tầm quan trọng to lớn Vì vậy, mục tiêu giảm lãng phí, tăng hiệu quả trong lĩnh vực thông tin là đối tợng nghiên cứu của nhiều nghành khoa học

1.2 Tính chất của thông tin theo cấp quyết định:

Cán bộ quản lý trong các cấp quản lý khác nhau thì cần những thông tin cho quản lý khác nhau Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình

Ví dụ: cán bộ phòng xuất nhập khẩu là những ngời ở cấp tác nghiệp, xử lý giao dịch do đó họ cần thông tin rất chính xác, chi tiết với tần xuất đều đặn

2 Hệ thống thông tin

2.1 Khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT)

HTTT là một tập hợp những con ngời, thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, xử lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc đợc gọi là môi trờng

Hệ thống này đợc thể hiện bởi những con ngời, các thủ tục, dữ liệu và các thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin đợc lấy từ các nguồn (Sources) và đợc xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã đợc lu trữ từ trớc Kết quả xử lý (Outputs) đợc chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lu trữ dữ liệu (Storage)

Mô hình hệ thống thông tin

2.2 Phân loại HTTT

Phân loại theo chính thức và không chính thức:

ĐíchNguồn

Phân phát

Kho dữ liệu

- Hệ thống thông tin chính thức: bao hàm một tập hợp các qui tắc và

ph-ơng pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc ít ra thì cũng đợc thiết lập theo một cách truyền thống

- Hệ thống thông tin phi chính thức: là một hệ thống thông tin không hàm chứa trong nó các qui tắc, phơng pháp và các văn bản rõ ràng

Phân loại theo mục đích sử dụng thông tin ra:

- HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System): Hệ thống này xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, với nhà cung cấp, ngời cho vay hoặc nhân viên của nó Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức

- HTTT quản lý MIS (Management Information System): Là hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức

điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lợc

Hệ thống này tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý theo định kỳ hoặc theo yêu cầu

- Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System):

Hệ thống này phải cung cấp thông tin cho phép ngời ra quyết định xác

định rõ tình hình mà việc ra quyết định cần đến Thêm vào đó, nó còn có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp

- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System): Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Đặc tính riêng của nó là nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắc đợc chuyên gia sử dụng

- HTTT tăng cờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information System for Competitive Advantage): Hệ thống này đợc thiết kế cho ngời sử dụng là ngời ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng

có thể là một tổ chức khác cùng ngành công nghiệp

Phân loại theo cấp quản lý trong doanh nghiệp:

Các thông tin trong một tổ chức đợc phân chia theo cấp quản lý và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại đợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ Theo cách phân chia này, có ba loại HTTT là: HTTT ở mức chiến lợc, HTTT mức chiến thuật và HTTT mức tác nghiệp

"Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu"là hệ thống

thông tin tác nghiệp hỗ trợ quản lý và là hệ thống đợc sử dụng một cách chính thức

2.3 Các mô hình biểu diễn HTTT:

Cùng một HTTT có thể đợc mô tả khác nhau tuỳ theo quan điểm của ngời mô tả Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa hàng giao dịch tự động của một ngân hàng nh một thực thể cấu thành từ một đầu cuối với những câu hỏi đợc hiện

ra trên màn hình và một tập hợp các thủ tục cần đợc thực hiện Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đó nh một thực thể cho phép thực hiện việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoản này sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra t cách khách hàng Còn cán

bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó nh một thực thể cấu thành từ 122 chơng trình và thủ tục khác nhau, đợc viết trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sử dụng một số đĩa từ với dung lợng cụ thể nào đó

Mỗi một ngời trong số họ mô tả HTTT theo một mô hình khác nhau Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, đó là nền tảng của phơng pháp phân tích thiết kế và cài đặt HTTT cho hầu hết các chơng trình phần mềm ứng dụng Có

ba mô hình đợc đề cập tới để mô tả cùng một HTTT: mô hình logíc, mô hình vật

lý ngoài, mô hình vật lý trong

Mô hình logíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu gì mà nó thu thập, xử lý mà

nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử

lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả lời cho câu hỏi

“Cái gì ?” và “ Để làm gì ?” Nó không quan tâm tới phơng tiện đợc sử dụng

cũng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đợc xử lý Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logíc này

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đợc của hệ

thống nh: các vật mang dữ liệu, các vật mang kết quả, hình thức của đầu vào và của đầu ra, phơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ng-

ời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nh các yếu

tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đợc xử dụng Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xẩy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? ở đâu? và Khi nào? Một khách hàng nhìn HTTT tự động ở quầy

giao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống,

tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lợng kho lu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật

lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chơng trình và ngôn ngữ thể hiện Mô hình này giải đáp câu hỏi: Nh thế nào? Giám đốc khai thác tin học mô tả hệ

thống tự động hoá ở quầy giao dịch theo mô hình vật lý trong này

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logíc là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

Mô hình

ổn định nhất Cái gì? Để làm gì?

Mô hình logíc ( Góc nhìn quản lý)

Nh chúng ta đã biết, việc quản lý hiệu quả một tổ chức phần lớn dựa vào

chất lợng thông tin do các hệ thống thông tin chính thức sản sinh ra Do đó, một HTTT hoạt động kém sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả nghiêm trọng

Một HTTT hoạt động tốt hay kém đợc đánh giá thông qua chất lợng thông tin mà nó cung cấp Những tiêu chuẩn đánh giá chất lợng của thông tin bao gồm:

Độ tin cậy: Thông tin do HTTT cung cấp phải tin cậy đợc Độ tin cậy của thông tin thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác Thông tin ít độ tin cậy

sẽ gây cho tổ chức những hậu quả tồi tệ

Tính đầy đủ: Hệ thống phải cung cấp đợc thông tin ở nhiều góc độ khác nhau, bao quát đợc những vấn đề nhà quản lý quan tâm, yêu cầu để nhà quản lý xem xét vấn đề và đa ra quyết định

Tính thích hợp và dễ hiểu: Thông tin phải đợc gửi tới cho những ngời sử dụng thích hợp, không chứa nhiều thông tin không thích ứng với ngời sử dụng, trình bày sáng sủa, viết rõ ràng, không có từ đa nghĩa và các phần tử thông tin phải đợc bố trí hợp lý

Tính đ ợc bảo vệ : Thông tin là nguồn lực quí báu của tổ chức, vì vậy nó phải đợc bảo vệ một cách nghiêm ngặt, chỉ những ngời đợc quyền mới đợc phép tiếp cận thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây cho tổ chức những thiệt hại rất lớn

Tính kịp thời: Thông tin có thể là tin cậy, dễ hiểu, thích ứng và đợc bảo vệ

an toàn nhng vẫn không có ích nếu nó không đợc gửi tới ngời sử dụng khi cần thiết Do đó, thời gian phản hồi thông tin của hệ thống phải đúng lúc, phù hợp với công việc

Làm thế nào để có một HTTT hoạt động tốt, có hiệu quả cao là một trong những công việc của bất kỳ một nhà quản lý hiện đại nào Để giải quyết đợc vấn

đề đó cần phải xem xét cơ sở kỹ thuật cho các HTTT và phơng pháp phân tích thiết kế cài đặt hệ thống thông tin

3 Phơng pháp phát triển một HTTT

3.1 Nguyên nhân dẫn tới việc phát triển một HTTT

Mục tiêu cuối cùng của những cố gắng phát triển hệ thống thông tin

là cung cấp cho các thành viên của tổ chức những công cụ quản lý tốt nhất Phát triển một hệ thống thông tin bao gồm việc phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nó Phân tích một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốn chúng để đa ra đợc chuẩn

đoán về tình hình thực tế Thiết kế là nhằm xác định các bộ phận của một hệ thống mới có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lý ngoài của hệ thống đó Việc thực hiện hệ thống thông tin liên quan đến xây dựng mô hình vật lý trong của hệ thống mới và chuyển mô hình đó sang ngôn ngữ tin học Cài đặt một hệ thống là tích hợp nó vào trong hoạt động của tổ chức

Câu hỏi đầu tiên của việc phát triển một hệ thống thông tin mới là cái gì bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phát triển hệ thống thông tin? Có rất nhiều vấn đề về hoạt động của hệ thống thông tin hoặc của quá trình quản lý là nguyên nhân thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống Tuy nhiên các nguyên nhân chính có thể đợc tóm lợc nh sau :

1 Những vấn đề về quản lý : Quản lý là việc rất cần thiết đối với mọi

đơn vị, tổ chức bởi vì nó là nền tảng quyết định sự thành công của tổ chức, đơn

vị đó Những vấn đề nảy sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống liên quan

đến quản lý có thể làm giảm hiệu quả của hệ thống Chính vì vậy nó trở thành một trong các nguyên nhân để phát triển một hệ thống thông tin

2 Những yêu cầu mới của nhà quản lý : Bất kỳ một hệ thống nào cũng hoạt động trong một môi trờng mở, nghĩa là luôn luôn có sự thay đổi Những sự thay đổi của môi trờng bên ngoài có tác động tới hệ thống, làm hệ thống thay đổi

và do đó nảy sinh những yêu cầu mới đối với việc quản lý Những thay đổi nh những luật mới do chính phủ mới ban hành, việc ký kết một hợp tác mới, đa dạng hoá các hoạt động của doanh nghiệp đều có thể thúc đẩy việc phát triển một hệ thống thông tin mới

3 Sự thay đổi công nghệ : Trong thời đại hiện nay, việc các phát minh, sáng chế xuất hiện nhanh chóng đã dẫn tới những công nghệ hết sức mới mẻ và hiệu quả trên tất cả các lĩnh vực Việc xuất hiện các công nghệ mới đó có thể dẫn

đến việc một tổ chức phải xem xét lại các thiết bị hiện có trong hệ thống thông tin của mình và có thể phải quyết định thay thế những công nghệ sẵn có bằng những công nghệ mới hiệu quả hơn Do đó khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu mới

ra đời nhiều tổ chức phải rà soát lại hệ thống thông tin để quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệ mới này.

4 Thay đổi sách l ợc chính trị : Bất kỳ hệ thống nào cũng phải nằm trong một thể chế chính trị nhất định và chịu ràng buộc của thể chế chính trị đó

Đó là nguyên nhân những thay đổi sách lợc chính trị cũng có thể dẫn đến việc phát triển một hệ thống thông tin

3.2 Phơng pháp phát triển HTTT

Mục đích chính xác của việc phát triển một hệ thống thông tin là có đợc một sản phẩm đáp ứng nhu cầu của ngời sử dụng, mà nó đợc hoà hợp vào trong các hoạt động của tổ chức, chính xác về mặt kỹ thuật, tuân thủ các giới hạn về tài chính và thời gian định trớc Không nhất thiết phải theo đuổi một phơng pháp để phát triển một hệ thống thông tin, tuy nhiên không có phơng pháp ta có nguy cơ không đạt đợc những mục tiêu định trớc Tại sao lại nh vậy? Một hệ thống thông tin là một đối tợng phức tạp, vận động trong một môi trờng cũng rất phức tạp Để làm chủ đợc sự phức tạp đó, phân tích viên cần có một cách tiến hành nghiêm túc, một phơng pháp

Một phơng pháp đợc định nghĩa nh một tập hợp các bớc và các công cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống chặt chẽ nhng dễ quản lý hơn

Có ba phơng pháp cơ bản nhất để xây dựng HTTT :

- Nguyên tắc 1: Sử dụng mô hình

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế

Một HTTT thờng đợc mô tả thông qua ba mô hình: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong Bằng cách cùng mô tả về một đối tợng, chúng ta thấy ba mô hình này đợc quan tâm từ những góc độ khác nhau Phơng pháp phát triển hệ thống đợc thể hiện cũng dùng tới khái niệm của những mô hình này và do đó cần luôn luôn phân định rõ ràng ba mức trong tâm trí chúng ta

Nguyên tắc đi từ cái chung tới cái riêng là nguyên tắc tự đơn giản hoá Thực tế ngời ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trớc hết phải hiểu các mặt chung trớc khi xem xét chi tiết Sự cần thiết áp dụng phơng pháp này là hiển nhiên Tuy nhiên những công cụ đầu tiên đợc sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hình hoá một hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn Nhiệm vụ lúc đó cũng khó khăn hơn.

Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụng nguyên tắc

3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgíc khi phân tích và đi từ lôgíc sang vật lý khi thiết kế Việc phân tích bắt đầu từ thu thập dữ liệu về HTTT đang tồn tại và về khung cảnh của nó Nguồn dữ liệu chính là những ngời sử dụng, các tài liệu và quan sát Cả ba nguồn này cung cấp chủ yếu sự mô tả mô hình vật lý ngoài của

hệ thống Ví dụ, một ngời sử dụng nói với chúng ta: “Robert xem xét bản sao màu hồng và chuyển bản sao màu xanh cho Marie Marie xem xét nội dung tài liệu, ký vào văn bản và gửi cho phòng kế toán” hơn là nói: “Ngừơi thứ nhất xem xét tính hợp lệ của đơn đặt hàng, ngời thứ hai xem xét và xác định tính đúng đắn của số tiền trả” Việc phiên dịch nh vậy là nhiệm vụ của phân tích viên Tuy

nhiên, vấn đề sẽ khác đi khi tiến hành thiết kế hệ thống mới Trong thực tế ta xây dựng trớc hết rằng: “Hệ thống phải kiểm tra t cách của khách hàng” trớc khi ta

xem xét cụ thể nên để “Khách hàng đa thẻ của mình vào cửa đọc thẻ và nhập mã hiệu cá nhân vào máy” hay là để “Khách hàng để ngón tay cái và ngón tay trỏ vào máy đọc vân tay số hoá”.

“Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuát nhập khẩu ” dới đây đợc xây dựng nhờ kết hợp cả ba nguyên tắc trên nhng chủ yếu là theo nguyên tắc

“Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgíc khi phân tích và từ mô hình lôgíc sang mô hình vật lý khi thiết kế”

(5) Sử dụng phơng pháp “Tiếp cận hệ thống”.

(6) Tiến triển dần và lặp lại

(7) Làm việc tập thể

4- Các giai đoạn phát triển HTTT

Giai đoạn 1- Đánh giá yêu cầu

Mục đích của giai đoạn này là cung cấp cho lãnh đạo của tổ chức những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tính khả thi và hiệu quả của một dự

án phát triển hệ thống Giai đoạn này thực hiện tơng đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

1.1 Lập kế hoạch

1.2 Làm rõ yêu cầu

1.3 Đánh giá khả năng thực thi

1.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2 - Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiết đợc tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi về yêu cầu Mục đích của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đề của hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực của vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đối với hệ thống và các mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phải đạt đợc Nội dung của báo cáo phân tích chi tiết là cơ

sở tiếp tục tiến hành hay ngừng phát triển một hệ thống mới

Để làm đợc những việc đó, giai đoạn phân tích chi tiết bao gồm các công

đoạn sau:

2.1 Lập kế hoạch phân tích chi tiết

2.2 Nghiên cứu môi trờng của hệ thống đang tồn tại

2.3 Nghiên cứu hệ thống thực tại

2.4 Đa ra chuẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

2.5 Đánh giá lại tính khả thi

2.6 Thay đổi đề xuất của dự án

2.7 Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3 - Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này xác định tất cả các thành phần lôgíc của một HTTT, cho phép loại bỏ đợc các vấn đề của hệ thống thực tế và đạt đợc những mục tiêu đã

đợc thiết lập ở giai đoạn trớc Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm các thông tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh ra, nội dung của cơ sở dữ liệu, các xử lý

và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện, các dữ liệu sẽ đợc nhập vào Mô hình lôgíc phải đợc những ngời sử dụng xem xét và chuẩn y

Giai đoạn này có các công đoạn sau:

3.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

3.2 Thiết kế xử lý

3.3 Thiết kế các luồng dữ liệu vào

3.4 Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc

3.5 Hợp thức hoá mô hình lôgíc

Giai đoạn 4 - Đề xuất các phơng án của giải pháp

Giai đoạn này xây dựng các mô hình khác nhau để cụ thể hoá mô hình lôgíc nhằm chọn lựa ra mô hình phù hợp nhất với hệ thống Mỗi phơng án là một phác hoạ của mô hình vật lý ngoài của hệ thống nhng cha phải là một mô tả chi tiết Để giúp những ngời sử dụng lựa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốt hơn các mục tiêu đã định ra trớc đây, nhóm phân tích viên phải đánh giá các chi phí và lợi ích (hữu hình và vô hình) của mỗi phơng pháp và phải có những khuyến nghị

cụ thể

Trong giai đoạn này phải thực hiện các bớc sau:

4.1 Xác định các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

4.2 Xây dựng các phơng án của giải pháp

4.3 Đánh giá các phơng án của giải pháp

4.4 Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phơng án giải pháp

Giai đoạn 5 - Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này phải đa ra đợc hai tài liệu quan trọng: tài liệu chứa tất cả các đặc trng của hệ thống mới cần cho việc thực hiện kỹ thuật và tài liệu hớng dẫn ngời sử dụng và nó mô tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

5.1 Lập kế hoạch thiết kế vật ký ngoài

5.2 Thiết kế chi tiết các giao diện vào, ra

5.3 Thiết kế cách thức tơng tác với phần tin học hoá

5.4 Thiết kế các thủ tục thủ công

5.5 Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6 - Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoá của hệ thống thông tin Sản phẩm cuối cùng của giai đoạn này chính là phần mềm Giai đoạn này phải cung cấp các bản hớng dẫn sử dụng và thao tác, cũng

nh các tài liệu mô tả về hệ thống

Giai đoạn này bao gồm các công đoạn sau:

6.1 Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Giai đoạn này thực hiện việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới Việc chuyển đổi này cần đợc thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập

“Hệ thống thông tin quản lý hoạt động xuất nhập khẩu” đợc phát triển

bao gồm 7 giai đoạn Trong quá trình thực hiện, mỗi giai đoạn đều có sự liên hệ mật thiết với các giai đoạn khác Cuối mỗi giai đoạn đều tổng kết và quyết định

về việc tiếp tục hay chấm dứt sự phát triển hệ thống Tuỳ theo kết quả của một giai đoạn mà có thể phải quay về giai đoạn trớc để tìm cách khắc phục những sai sót Trong quá trình phát triển hệ thống có một số nhiệm vụ đợc thực hiện trong

XĐ yêu cầu

Phân tíchThiết kế lôgíc

XD phương án

Thực hiện kỹ thuậtThiết kế vật lý

Cài đặt

tất cả các giai đoạn Đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về hệ thống và về dự án.

tổ chức và thu đợc những nội dung cơ bản khái quát về hệ thống mà khó

có thể nắm bắt đợc khi tài liệu quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức

- Nghiên cứu tài liệu : Phơng pháp này cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức nh: lịch sử hình thành và phát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức, cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hình dạng của các thông tin vào/ ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ, hiện tại và t-

ơng lai của tổ chức

Tài liệu sử dụng cho đề tài này chủ yếu là những tài liệu liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu nh: Hợp đồng xuất nhập khẩu, tờ khai xuất nhập khẩu, báo cáo về tình hình xuất nhập khẩu

- Sử dụng phiếu điều tra : Khi cần phải lấy thông tin từ một số lợng lớn các đối tợng và trên một phạm vi địa lý rộng lớn thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏi ghi trên phiếu phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau

và phiếu phải ghi theo cách thức dễ tổng hợp

- Quan sát : Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệu hoặc qua phỏng vấn nh tài liệu để đâu, đa cho ai, bỏ ngăn kéo nào, có sắp xếp hoặc không sắp xếp, lu trữ có khoá hoặc không khoá Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì đôi khi ngời bị quan sát không thực hiện giống nh ngày thờng

5.2 Mã hoá dữ liệu

Trong quá trình thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống quản lý xuất nhập khẩu dới đây các thông tin đều đợc mã hoá để tiện cho việc xử lý chơng trình nhanh chóng hơn

Việc mã hoá sẽ mang lại các lợi ích sau:

- Nhận diện không nhầm lẫn các đối tợng

- Mô tả nhanh chóng các đối tợng

- Nhận diện nhóm đối tợng nhanh hơn

Mã hiệu đợc xem là sự biểu diễn theo quy ớc, thông thờng là ngắn gọn về mặt thuộc tính của một thực thể hoặc tập hợp thực thể

Mã hoá đợc xem là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy ớc và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tợng cần biểu diễn

Các phơng pháp mã hoá cơ bản bao gồm:

- Ph ơng pháp mã hoá phân cấp : Nguyên tắc tạo lập bộ mã này rất đơn giản Ngời ta phân cấp đối tợng từ trên xuống dới và mã số đợc xây dựng từ trái qua phải, các chữ số đợc kéo dài về phía bên phải để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn

- Ph ơng pháp mã hoá liên tiếp : Mã kiểu này đợc tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy nhất định Chẳng hạn nếu loại hình xuất nhập trớc mang mã số 1 thì loại hình tiếp theo sẽ mang mã 2 trong một dãy liên tiếp 10 loại hình xuất nhập

- Ph ơng pháp mã hóa tổng hợp : Đây là phơng pháp kết hợp của mã hoá phân cấp và mã hoá liên tiếp

- Ph ơng pháp mã hoá theo xeri: Phơng pháp này chính là sử dụng một tập hợp theo dãy gọi là xeri Xeri đợc coi nh một giấy phép theo mã qui định

- Ph ơng pháp mã hoá gợi nhớ : Phơng pháp này căn cứ vào đặc tính của đối

tợng để xây dựng Chẳng hạn dùng việc viết tắt các chữ cái đầu trong mã hoá tiền tệ quốc tế: VND, USD.

- Ph ơng pháp mã hoá ghép nối : Phơng pháp này chia mã thành nhiều ờng, mỗi trờng tơng ứng với một đặc tính, những liên hệ có thể giữa những tập hợp con khác nhau với đối tợng đợc mã hoá

tr-Tóm lại, để quản lý hoạt động xuất nhập khẩu với một số lợng lớn và phức tạp các đối tợng quản lý nh khách hàng, nhà cung cấp, hàng hoá, kho hàng, thời hạn hợp đồng các phơng pháp mã hoá đợc sử dụng trong hệ thống rất phong phú và là sự kết hợp của nhiều phơng pháp nh: mã hoá liên tiếp, mã hoá phân cấp, mã hoá tổng hợp, mã hoá gợi nhớ

5.3 Các công cụ mô hình hóa HTTT

5.3.1 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ( BFD - Bussiness Function Diagram)

Sơ đồ là một công cụ khá hữu hiệu, cho ngời đọc một bức tranh tổng thể

về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện đợc

Sơ đồ chức năng nghiệp vụ mô tả việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng của hệ thống trong miền khảo cứu Sơ đồ chính của BFD là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống, mỗi chức năng đợc ghi trong một khung và nếu cần sẽ đợc bẻ thành các chức năng con, số mức bẻ ra phụ thuộc vào kích cỡ

và độ phức tạp của hệ thống

Sơ đồ BFD đợc biểu diễn dới dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc một nhóm chức năng cụ thể và không nên phân rã biểu đồ quá sáu mức ở mỗi mức, các chức năng cùng mức sắp xếp trên cùng một hàng, cùng một dạng Mỗi chức năng có một tên duy nhất, các chức năng khác nhau tên phải khác nhau Tên chức năng phải là một mệnh đề động từ gồm một động từ và bổ ngữ Động từ thể hiện hoạt động, bổ ngữ thờng liên quan đến các thực thể dữ liệu trong miền nghiên cứu Tên chức năng cần phản ánh đợc nội dung công việc thực tế mà tổ chức thực hiện và ngời sử dụng quen dùng nó

Mục đích của sơ đồ BFD của hệ thống quản lý xuất nhập khẩu sẽ trình bày trong chơng sau (Chơng phân tích, thiết kế hệ thống) là nhằm xác định phạm vi của hệ thống cần phân tích, chỉ ra vị trí miền khảo cứu hệ thống trong toàn bộ hệ thống tổ chức

5.3.2 Sơ đồ luồng thông tin (IFD - Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin đợc dùng để mô tả HTTT theo cách thức động, tức

là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

- Các ký pháp dùng trong sơ đồ luồng thông tin:

+ Xử lý:

Thủ công Giao tác ngời – máy Tin học hoá hoàn toàn + Kho lu trữ dữ liệu

Thủ công Tin học hoá

+ Dòng thông tin + Điều khiển

- Các phích vật lý: là những mô tả chi tiết hơn bằng lời cho các đối tợng

đợc biểu diễn trên sơ đồ Rất nhiều thông tin không thể thể hiện trên sơ đồ nh hình dạng (Format) của các thông tin đầu vào/ra, thủ tục xử lý, phơng tiện thực hiện xử lý sẽ đợc ghi trên các phích vật lý này Có ba loại phích: phích luồng thông tin, phích kho dữ liệu, phích xử lý

Tài liệu

+ Mẫu phích luồng thông tin:

+ Mẫu phích kho chứa dữ liệu:

+ Mẫu phích xử lý:

5.3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD: Data Fow Diagram)

Sơ đồ luồng dữ liệu dùng mô tả cũng chính HTTT nh sơ đồ luồng thông tin nhng trên góc độ trừu tợng Sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý,các lu trữ dữ liệu, nguồn và đích nhng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và

đối tợng chịu trách nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làm gì

- Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu: Ngôn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký pháp cơ bản: thực thể, tiến trình, kho dữ liệu và dòng dữ liệu

xử lý

Tên dòng dữ liệu Dòng dữ liệu

Tiến trình xử lý

- Các mức của DFD:

+ Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): thể hiện rất khái quát nội dung

chính của HTTT Sơ đồ này không đi vào chi tiết mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của hệ thống Để cho sơ đồ ngữ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn đợc gọi là sơ đồ mức 0

+ Phân rã sơ đồ: để mô tả hệ thống chi tiết hơn, ngời ta dùng kỹ thuật

phân rã (Explosion) sơ đồ Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh, ngời ta phân rã ra thành sơ đồ mức 0, sau mức 0 là mức 1

* Một số quy ớc và quy tắc liên quan tới DFD:

 Mỗi luồng dữ liệu phải có một tên trừ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu

 Dữ liệu chứa trên 2 vật mang khác nhau nhng luôn luôn đi cùng nhau thì có thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất

 Thông thờng một xử lý mà logic xử lý của nó đợc trình bày bằng ngôn ngữ có cấu trúc chỉ chiếm một trang giấy thì không phân rã tiếp.

 Cố gắng chỉ để tối đa 7 xử lý trên một trang DFD

 Tất cả các xử lý trên một DFD phải thuộc cùng một mức phân rã

 Luồng vào của một DFD mức cao phải phải là luồng vào của một DFD con mức thấp nào đó Luồng ra tới đích của một DFD con phải là luồng ra tới đích của một DFD mức lớn hơn nào đó Đây còn gọi là nguyên tắc cân đối( Balancing) của DFD

 Xử lý không phân rã tiếp thêm thì đợc gọi là xử lý nguyên thuỷ Mỗi

xử lý nguyên thuỷ phải có một phích xử lý trong từ điển hệ thống

- Các phích lôgíc: Giống nh phích vật lý, phích lôgíc hoàn chỉnh tài liệu

cho hệ thống Có 5 loại phích lôgíc đợc dùng để mô tả thêm cho luồng dữ liệu,

xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thông tin

+ Phích xử lý lôgíc:

Tên xử lý:

Mô tả:

Tên DFD liên quan:

Các luồng dữ liệu vào:

Các luồng dữ liệu ra:

Kho dữ liệu mà xử lý sử dụng:

Mô tả lôgíc của xử lý:

Bảng dói đây sẽ tống quát các công cụ phân tích và thiết kế một hệ thống thông tin:

Vật lý

IFD

(Information Flow Diagram)Sơ đồ luồng thông tin

Xác định các tệp CSDL trên cơ sở các thông tin đầu ra của hệ thống là

ph-ơng pháp cổ điển và cơ bản của việc thiết kế CSDL

Các bớc chi tiết khi thiết kế CSDL đi từ các thông tin ra:

B

ớc 1: Xác định các đầu ra của HTTT:

- Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

- Nội dung, khối lợng, tần xuất và nơi nhận chúng

B

ớc 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ra từng

đầu ra

- Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

+ Liệt kê thành danh sách các phần tử thông tin có trên đầu ra

+ Gạch chân thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

+ Đánh dấu R cho các thuộc tính lặp – tức là những thuộc tính có thể nhận nhiều giá trị trong một đầu ra.

+ Đánh dấu S cho các thuộc tính thứ sinh – tức là các thuộc tính có thể tính toán ra, lấy ra từ những thuộc tính khác

+ Gạch khỏi danh sách những thuộc tính lặp, thuộc tính thứ sinh và các thuộc tính không quan trọng đối với quản lý

- Chuẩn hóa mức 1 (1.NF): Chuẩn hoá mức 1 quy định rằng trong mỗi danh sách không đợc phép chứa các thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thì phải tách các thuộc tính lặp đó thành các danh sách con, có một ý nghĩa dới góc

độ quản lý

- Chuẩn hoá mức 2 (2.NF): Chuẩn hoá mức 2 quy định rằng trong một danh sách, mỗi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá chính chứ không chỉ phụ thuộc vào một phần của khoá Nếu có sự phụ thuộc nh vậy thì phải tách những thuộc tính phụ thuộc hàm vào bộ phận của khoá chính thành một danh sách con mới

- Chuẩn hoá mức 3 (3.NF): Chuẩn hoá mức 3 quy định rằng trong một danh sách không đợc phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộc tính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y và thuộc tính Y phụ thuộc hàm vào

X thì phải tách chúng thành hai danh sách chứa quan hệ Z-Y và danh sách chứa quan hệ Y-X

- Mô tả các tệp: Mỗi danh sách xác định đợc sau bớc chuẩn hoá mức 3

sẽ là một tệp CSDL Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ CSDL về tệp: tên tệp viết chữ in hoa, nằm phía trên; các thuộc tính nằm trong các ô, thuộc tính khoá có gạch chân

B

ớc 3: Tích hợp các tệp để chỉ tạo ra một CSDL

Từ mỗi đầu ra theo cách thực hiện của bớc 2 sẽ tạo ra rất nhiều danh sách Những danh sách nào cùng mô tả về một thực thể thì phải tích hợp lại, nghĩa là tạo thành một danh sách chung bằng cách tập hợp tất cả các thuộc tính chung và riêng của những danh sách đó

B

ớc 4: Xác định khối lợng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ

đối tợng có cùng đặc trng, chứ không phải một đối tợng riêng biệt.

- Liên kết (Association): Một thực thể trong thực tế không tồn tại độc lập với các thực thể khác mà có sự liên hệ qua lại giữa các thực thể khác nhau, cũng

có thể gọi là có quan hệ qua lại với nhau Khái niệm liên kết hay quan hệ đợc dùng để trình bày, thể hiện những mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

6.2.2 Số mức độ của liên kết

Để thiết kế tốt các sự trợ giúp quản lý của HTTT, ngoài việc biết thực thể này liên kết với thực thể khác ra sao, còn phải biết có bao nhiêu lần xuất của thực thể A tơng tác với mỗi lần xuất của thực thể B và ngợc lại

- 1@1 Liên kết loại Một – Một: Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với chỉ một lần xuất của thực thể B và ngợc lại

- 1@N Liên kết loại Một – Nhiều: Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều của thực thể B, và mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liên kết với duy nhất một lần xuất của thực thể A

- N@M Liên kết Nhiều – Nhiều: Một lần xuất của thực thể A đợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B đ -

ợc liên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A