Bài giảng: MICROSOFT EXCEL

● Formatting thanh định dạng chứa các biểu tƣợng, nút điều khiển dùng cho việc định dạng dữ liệu bảng tính, phông chữ, cỡ chữ, canh lề ● Formula thanh công thức: - Hiển thị tọa độ ô hiệ

BÀI GIẢNG

Chương 3: MICROSOFT EXCEL

Th.sĩ Nguyễn Văn Hiểu

- Là phần mềm trong bộ Microsoft Office của hãng Microsoft.

+ Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liêu mới

3.1 CÁC THAO TÁC CƠ BẢN3.1.1 KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL

3.1.1.2 THOÁT KHỎI EXCEL

- Trước khi thoát ghi lại file đã soạn thảo Nếu không Ms.Excel sẽ hỏi:

+ Chọn Yes nếu muốn ghi

+ Chọn No nếu không muốn ghi

+ Chọn Cancel nếu muôn hủy lệnh thoát

Các cách thoát

+ Click nút x ở góc trên bên phải màn hình

+ Mở Menu Popup: Click vào tên mục hoặc nhấn

tổ phím Alt + kí tự đại diện tên mục

● Standard (thanh công cụ chuẩn) chứa các biểu

tƣợng, nút điều khiển thực hiện các chức năng thông dụng nhƣ ghi, mở tập tin,…

Title Bar Menu Bar

● Formatting (thanh định dạng) chứa các biểu

tƣợng, nút điều khiển dùng cho việc định dạng

dữ liệu bảng tính, phông chữ, cỡ chữ, canh lề

● Formula (thanh công thức):

- Hiển thị tọa độ ô hiện hành

+ Nút hủy bỏ (Cancel)

+ Nút chọn (Enter),

+ Nút chọn hàm, nội dung dữ liệu của ô hiện

hành

Tọa độ ô Cancel Enter

Drawing (thanh vẽ) chứa các công cụ để vẻ hình

- Hiển thị hay ẩn các thanh công cụ, chọn lệnh: + View / Toolbars rồi click đánh dấu hoặc bỏ dấu

ở các mục tương ứng .

- Workbook: cửa sổ chứa nội dung tập tin

+ Tên tập tin trên thanh tiêu đề

+ Cột column là tập hợp các ô theo chiều dọc

+ Độ rộng mặc nhiên của cột 9 kí tự

+ Có thể thay trị số này từ 0 - 255

+ Tổng số 256 cột.

● Đường viền dọc (Row Border): ghi số thứ tự

dòng từ trên xuống dưới

+ Dòng là tập hợp các ô theo chiều ngang

+ Chiều cao mặc nhiên là 12.75 chấm điểm (có thể thay đổi trị số này từ 0 - 409.

+ Tổng cộng gồm 65536 dòng

● Ô (cell): giao của một dòng với một cột

+ Địa chỉ của một ô được xác định bởi cột trước , dòng sau

+ Ví dụ: B6 là địa chỉ của ô nằm trên cột B, dòng thứ 6.

+ Ô hiện hành (Select Cell): là ô có khung viền

quanh.

● Vùng bảng tính: Bao gồm một hoặc nhiều ô

đứng liền nhau

+ Tên của vùng được xác định bởi tên của ô ở

góc trên bên trái và tên của ô ở góc dưới phải của

+ Một file Excel thông thường có 3 bảng tính

+ Có thể qui định một số Sheet trong một file

Workbook bằng lệnh:

- Tools / Options / General

+ Chọn số lượng Sheet trong mục Sheet in new Workbook

- Các chế độ làm việc thông thường:

+ Ready: Sẵn sàng nhập dữ liệu

+ Enter: đang nhập dữ liệu

+ Point: đang ghi chép công thức tham chiếu đến một địa chỉ

+ Edit: đang điều chỉnh dữ liệu hay công thức trong ô hiện hành

+ Chọn chế độ bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh bằng cách gõ F2

3.1.3 LÀM VIỆC VỚI TẬP TIN EXCEL

3.1.3.1 TẠO TẬP TIN MỚI

+ Click / New trên thanh

EXCEL ĐÃ CÓ TRÊN ĐĨA

+ DÙNG lệnh File / Open

+ Click vào biểu tƣợng

Excel

Open trên thanh Standart

+ Trong cửa sổ Open chọn ổ đĩa và thƣ mục

chứa tập tin muôn mở trong khung Look in

+ Nhấp chuột vào tập tin Excel và click nút Open

3.1.3.3 LƯU FILE VÀO ĐĨA

+ Click vào biểu tượng trên thanh công cụ Standard

+ Dùng lệnh File / Save

+ Nếu lưu lần đầu tiên Excel mở hộp thoại Save As…

Save

- Trường hợp tập tin đã lưu rồi muốn lưu lại với tên khác

+ Chọn lệnh File / Savs As

3.1.4 KIỂU DỮ

LIỆU CỦA EXCEL

+ Click chuột vào

Khung để nhập tên tập tin có thể dài 256 kí tự

các phim mũi tên để di chuyển đến ô khác

- Các kiểu dữ liêu:

+ Trong một ô chỉ có thể chứa một kiểu dữ liệu + Kiểu dữ liệu phụ thuộc vào kí tự đầu tiên gõ vào

3.1.4.1 KIỂU SỐ (NUMBER)

+ Kí tự đầu tiên gõ vào là các chữ số từ 0 - 9

+ Các dấu + - ( $.

+ Một số đƣợc nhập vào ở chế độ mặc định hiển thị ở bên phải của ô và ở dạng General

số lẻ

+ Dấu phẩy là dấu phân cách hàng ngàn

3.1.4.2 KIỂU CHUỖI (TEXT): Kí tự đầu tiên gõ vào

là các kí tự A - Z

+ Kí tự ' để cạnh các kí tự trong ô về bên trái.

+ Kí tự " để cạnh các kí tự trong ô về bên phải.

+ Kí tự ^ để cạnh các kí tự trong ô vào giữa

+ Kí tự \ để lặp lại kí tự theo sau nó cho đến hết chiều rộng ô.

+ Các kí tự cạnh biên chỉ có tác dụng khi người

thì phải nhập dấu nháy đơn (') đứng trước dãy số, các số này sẽ không tính toán được.

3.1.4.3 KIỂU CÔNG THỨC (FORMULAR)

+ Nhập công thức để tính toán các dữ liệu trong bảng tính

+ Công thức có thể là các phép toán: cộng, trừ,

nhân, chia,….

+ Khi nhập công thức kí tự đầu tiên gõ vào là dấu (=), cộng (+) hoặc dấu trừ (-)

+ Kết quả trong ô không phải là kí tự gõ vào mà

chính là giá trị của công thức đó.

+ Ví dụ: gõ =4*5+2 kết quả trong ô là 22

+ Trong thành phần của một công thức có thể

gồm: số, chuỗi (phải được đặt trong cặp nháy

kép), tọa độ ô, tên vùng, các toán tử, các loại hàm

- Các toán tử sử dụng trong công thức:

 Toán tử tính toán: + (cộng) - (trừ) * (nhân) / (chia) ^ (lũy thừa) % (phần trăm).

+ Ví du: = 25 + 6 kết quả {31}

= 16 - 4 {12}

= 80 / 10 {8}

= 80*25% {20}

= 2^4 {16}

 Toán tử chuỗi & (nối chuỗi)

+ Ví du: = 24&"Bis" {Bis}

 Toán tử so sánh: = (bằng) <> (không bằng)

> lớn hơn >= (lớn hơn hay bằng) < (nhỏ hơn)

<= (nhỏ hơn hay bằng).

- Độ ƣu tiên của các toán tử trong công thức theo thứ tự sau:

1 Biểu thức trong dấu ngoặc (…)

- Nhập tháng trước, ngày sau rồi đến năm

- Phân cách giữa ngày, tháng, năm là (-) hay (/)

- Nếu không nhập năm thì Excel hiểu năm hiện hành.

- Có thể hiển thị bằng chữ hoặc bằng số tùy cách

- Nếu ẩn phần dữ liệu nếu ô bên phải có dữ liệu

- Dữ liệu kiểu số hay ngày tháng tràn ô thì hiển thị

### nhƣng vẫn tính toán đƣợc.

- Xóa dữ liệu, chọn vùng muốn xóa / gõ Deete hoặc Edit / Clear.

3.1.5 CHỌN VÙNG BẢNG TÍNH

- Chọn phạm vi làm việc (một vùng hoặc nhiều vùng).

- Chọn ô: + Di chuyển con trỏ ô đến ô chọn

- Chọn một côt: + Click tại kí hiệu cột muốn chọn

- Chọn một dòng: + Click tại kí hiệu (số thứ tự)

dòng muốn chọn.

- Chọn nhiều dòng hoặc cột liền nhau: + Drag trên các kí hiệu dòng hoặc cột muốn chọn

- Chọn các dòng hoặc cột không liền nhau:

+ Nhấn và giữ phím Ctrl / click vào kí hiệu dòng

hoặc cột muốn chọn.

- Chọn một vùng:+ Đặt con trỏ tại ô đầu vùng ấn

và giữ phím Shift dùng các phím mũi tên di

chuyển đến ô cuối vùng.

+ Đặt con trỏ chuột tại ô đầu vùng, drag đến ô

+ Click vào ô giao điểm của tiêu đề dòng và cột

3.1.6 HIỆU CHỈNH DÒNG VÀ CỘT

3.1.6.1 THAY ĐỔI CHIỀU CAO DÒNG, ĐỘ RỘNG CỘT

- Đưa con trỏ chuột đến đường biên thanh tiêu

đề của dòng hay cột (con trỏ chuột chuyển

cao dòng hay độ rộng cột.

- Double click vào đường biên thanh tiêu đề của cột thì chiều rộng của cột bằng chiều cao của ô

dữ liệu rộng nhất trong cột.

- Có thể hiệu chỉnh từ: Format trên Menu Bar:

+ Hiệu chỉnh chiều cao dòng: Format / Row

Height: hiệu chỉnh chiều cao dòng

AutoFit: tự động hiệu chỉnh độ cao.

Hide: ẩn, Unhide: thôi ẩn

- Thực hiện tương tự lệnh:+ Format / Column để điều chỉnh độ rộng cột.

- Hủy bỏ một thao tác vừa thực hiện:

+ Chọn Edit /Undo hay gõ Ctrl + Z

+ Click chuột vào biểu tƣợng Undo trên Standard Toolbar

3.1.7.4 SAO CHÉP TẬP TIN

- Chọn vùng nguồn (Source).

+ Chọn Edit / Copy hoặc gõ Ctrl+C

- Chọn vùng đích (Destination area) có dạng với vùng nguồn di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc tren bên trái của vùng đích

+ Chọn lệnh: Edit / Paste hoặc gõ Ctrl+V

- Địa chỉ tương đối (Relative Address):

+ Địa chỉ tham chiếu có dạng <cột><dòng>

+ Khi đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa phương, chiều

và khoảng cách.

+ Địa chỉ A1, B1 trong công thức của ô C1 là địa chỉ tương đối

- Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address)

+ Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột>$<dòng>

+ Khi chép đến vùng đích sẽ giữ nguyên giống nhƣ vùng nguồn

- Dữ liệu tại các ô trong đổi tiền

Công thúc: =$C$1/B3

+ Số tiền đổi đƣợc ghi vào ô C1

+ Cột ngoại tệ ghi ghi các loại ngoại tệ hiện có

+ Cột tỉ giá ghi tỉ giá hiện hành của các loại ngoại

tệ

+ Cột số (NT) ngoại tệ đổi được tính theo công

thức: Số tiền đổi / Tỉ giá cho những ô tương ứng + Ô C3 nhập công thức:=$C$1/B3

+ Chép công thức từ ô này đến các ô còn lại

trong cột Địa chỉ ô $C$1 trong công thức không

bị thay đổi

+ $C$1 được gọi là địa chỉ tuyệt đối

- Địa chỉ hỗn hợp (Mixed Address) :

+ Địa chỉ tham chiếu có dạng $<cột><dòng>

<cột>$<dòng> (tương đối cột, tuyệt đối dòng)

+ Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích bị thay đổi một cách tương đối theo

cột hoặc hàng

Ví dụ: + Công thức của ô C5 là: =A$5+B$5

+ Sao chép công thức này đến ô C6 là: = A$5+B$5 + Công thức của ô C5 là: =$A5+$B5

+ Sao chép công thức này đến ô F5 là: = $A5+$B5

Chú ý: - Chuyển đổi nhanh kiểu địa chỉ (tương đối / tuyệt đối bằng phím F4:

+ Bấm F4 một lần: tuyệt đối cột, dòng

+ Bấm F4 lần thứ 2: tương đối cột, tuyệt đối dòng + Bấm F4 lần thứ 3: tuyệt đối cột, tương đối dòng + Bấm F4 lần thứ 4: tương đối cột, dòng

- Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hoặc

- Di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích

- Chọn Edit / Paste hoặc gõ Ctrl + V

+ Mục Series / Row: đánh chuỗi số theo dòng hoặc chọn

+ Series / Columns: đánh chuỗi số theo cột

+ Mục Type: chọn kiểu điền dữ kiện

- Type / Linear: cộng với trị số bước nhảy

- Type / Growth: nhân với trị số bước nhảy

- Type / Date: theo dạng ngày

- Type / AutoFill: điền tự động

+ Mục Step / Value: chọn trị số bước nhảy

+ Mục Stop / Value: chọn trị số kết thúc

3.2 HÀM TRONG EXCEL

- Được lập trình sẵn dùng tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó.

- Sử dụng thành thạo các hàm giúp ta tiết kiệm

kiệm đƣợc rất nhiều thời gian so với tính toán thủ công

- Đa dạng bao trùm nhiều lĩnh vực

- Các đối số có thể bắt buộc hoặc tự chọn

Ví dụ: =Rank() không có đối số

#REF!: Trong công thức có tham chiếu đến ô không có thực

#NAME?: Sai tên ô hoặc tên vùng

=<Tên hàm>(Danh sách đối số)

- Tên hàm: tên hàm mẫu do Excel quy định

Ví dụ: SUM, AVERAGE, MAX,

- Danh sách đối số: có thể là các trị số, dãy các

ô, địa chỉ ô, tên vùng, công thức, tên hàm

Chú ý : + Hàm phải bắt đầu bởi dấu bằng (=)

+ Tên hàm không phân biệt chữ thường và chữ hoa.

+ Đối số phải đặt trong ngoặc đơn ( ).

+ Giữa các đối số phân cách nhau bởi dấu phẩy(,) hoặc chấm phẩy (;) tùy vào thiết đặt hệ thống của máy tính.

3.2.1.1 CÁC HÀM SỐ HỌC:

- Hàm ABS(N): cho giá trị tuyệt đối của biểu

thức số N

Ví dụ: = ABS(-25) cho kết quả 25

= ABS(5-149) cho kết quả 144

- Hàm SQRT(N): cho trị là căn bậc hai của biểu thức số N (N>0)

- Hàm MOD(N,M): cho trị là phần dƣ của phép

chia nguyên N cho M

Ví dụ: = MOD(10,3) cho kết quả 1

= MOD(8,2) cho kết quả 0

- Hàm ROUND(biểu_thức_số, n): làm tròn giá trị của biểu_thức_số đến n số lẻ

+ Nếu n > 0: làm tròn về bên phải cột thập phân + Nếu n < 0: làm tròn về bên trái cột thập phân + Nếu n = 0: làm tròn, không lấy số lẻ

Ví dụ: = ROUND(10/3,0) cho kết quả 3

= ROUND(10/3,2) cho kết quả 3.33

= ROUND(333333,-3) cho kết quả 333000

= ROUND(35123.374,2) cho kết quả 35123.37

= ROUND(12345.5432,0) cho kết quả 12346

- Hàm SUM(danh sách các trị): tính tổng của các giá trị có trong danh sách

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô: B1, B2, B3, B6 lần lƣợt là: 4, 8, 3, và 6

Công thức ở ô B7 là: =SUM(B1:B3,B6)

+ Giá trị trả về trong ô B7 là 21.

- Hàm AVERAGE(danh sách các trị): tính trung

bình cộng của các giá trị có trong danh sách

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô: B1, B2, B3, B4 lần lƣợt là: 4, 8, 6 và 2

Công thức ở ô B6 là:

+ Giá trị trả về trong ô B6 là 5.

- Hàm MAX(danh sách các trị):Ntìm giá trị số học lớn nhất của các giá trị có trong danh sách

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô: B1, B2, B3, B4 lần lƣợt là: 4, 8, 6, 2.

=MAX(B1:B4) cho kết quả 8

- Hàm MIN(danh sách các trị): tìm giá trị số học

nhỏ nhất của các giá trị có trong danh sách

Ví dụ: Dữ liệu trong các ô: B1, B2, B3, B4 lần lƣợt là: 4, 8, 6, 2.

=MIN(B1:B4) cho kết quả 2

Ví dụ: Xem bảng tính sau:

3.2.1.2 CÁC HÀM

ĐIỀU KIỆN

- Hàm IF: Trả về các

giá trị cho trước với

điều kiện nào đó.

- Bản thân trị đúng, trị sai có thể là những hằng

trị, biểu thức (chuỗi, số, logic) và cũng có thể là

một hàm IF

Ví dụ: Xem bảng sau

- Thiết lập công thức cho cột "Kết quả" với điều kiện:

+ Thí sinh nào có điểm từ 16 trở lên thì "Đậu",

ngược lại thì "Hỏng".

+ Công thức tính ở ô J4: =IF(I4>=16,"Đậu","Hỏng")

- Hàm =SUMIF: Tính tổng có điều kiện

Cú pháp: SUMIF(vùng điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng).

- Nếu các ô trong vùng điều kiện thỏa mãn điều

kiện thì cộng các giá trị tương ứng trong vùng

tính tổng

Ví dụ: - Bảng kết quả tuyển sinh ở trên Tính tổng

số điểm của các thí có số điểm toán từ 9 trở lên.

=SUMIF(B3:B10,">=9,","E3:E10)

- Hàm = COUNTIF: Đếm có điều kiện

- Cú pháp: =COUNTIF(vùng muốn đếm, điều kiện đếm)

+ Đếm các giá trị thỏa mãn điều kiện trong vùng muốn đếm.

Ví dụ: Bảng kết quả tuyển sinh trên Đếm có bao nhiêu điểm 9 trong kì thi.

=COUNTIF(B3:D10,"=9") {kết quả 4}

Ví dụ: = COUNTIF(B3:D10,D3) {kết quả 4}

Ô D3 = 9 nên có thể lấy ô này làm điều kiện thay

vì phải viết "=9" trong ngoặc kép.

Hàm = AND(điều kiện 1, điều kiện 2,…) cho gía trị đúng khi mọi điều kiện nêu trong danh sách đều cho trị đúng.

Ví dụ: =AND(3>2,5<8) cho kết quả TRUE

- Nếu giá trị ô B2 >8 và ở ô C3 lớn hơn hoặc bằng 5 thì cho giá trị "YES", ngƣợc lại cho giá trị "NO".

Hàm =OR(điều kiện 1, điều kiện 2,…):

- Cho giá trị đúng khi có bất kì một điều kiện nêu trong danh sách cho trị đúng.

Ví dụ: =OR(3>2,5=8) {kết quả TRUE}

=OR(1+1=3,2+3=6) {kết quả FALSE}

Hàm =NOT(điều kiện): cho trị đúng nếu điều kiện sai và cho trị sai nếu điều kiện đúng.

3.2.1.3 CÁC HÀM NGÀY THÁNG:

- Nhóm hàm ngày tháng sẽ trả về các giá trị

ngày tháng để giúp ta tính toán về thời gian nhƣ: + Số ngày, tuần, tháng, năm,

- Dữ liệu ngày (Date) là một dạng đặc biệt của dữ liệu số

- Dữ liệu ngày thường có dạng M/D/YY

+ Ví dụ: 1/25/02 (ngày 25 tháng 1 năm 2002)

+ Chọn các kiểu dữ liệu ngày, dùng lệnh:

Format / cells / Number / Date

+ Sau đó chọn dạng dữ liệu ngày muốn dùng

trong khung Type.

+ Có thể chọn Custom ở khung Category và nhập dạng cần thiết vào khung Type chẳng hạn thay

đổi dữ liệu kiểu ngày theo Việt Nam

(Ngày/Tháng/Năm) Dạng tổng quát của kiểu ngày theo qui định như sau:

d: hiển thị số thực tế của ngày hiện tại.

dd: hiển thị ngày theo 2 số.

ddd: hiển thị ngày theo 3 chữ viết tắt bằng tiếng Anh.

mm: hiển thị tháng theo hai số.

mmm: hiển thị tháng theo 3 chữ viết tắt.

yy: hiển thị hai số sau cùng của năm.

yyyy: hiển thị bốn số của năm.

Ví dụ: Định dạng: dd/mm/yyyy

Hiển thị: 15/11/2001

- Hàm =WEEKDAY(Dữ liệu kiểu ngày ):

Cho giá trị thứ (từ 1 đến 7) của dữ liệu kiểu ngày.

Ví dụ: =Weekday(“2/9/2001”) {kết quả 1}

* Giả sử dữ liệu trong ô D3 là ngày 14 tháng 2

năm 2002.

=Weekday(d3) {kết quả 5}

- Hàm =TODAY(): Cho ngày tháng năm hiện hành

- Hàm =DAY(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị ngày của dữ liệu kiểu ngày.

Ví dụ: =DAY("1/11/96") {kết quả 1}

- Hàm =MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị

tháng của dữ liệu kiểu ngày.

Ví dụ: =MONTH("1/11/96") {kết quả 11}

Ví dụ: =DAY("1/11/96") {kết quả 1}

- Hàm =MONTH(Dữ liệu kiểu ngày): Cho giá trị

tháng của dữ liệu kiểu ngày.

Ví dụ: =COUNT(-2,"VTD",5,8) {kết quả 3}

=COUNT(D1:D6) {kết quả 8}

- Hàm =COUNTA(danh sách các trị): cho số các ô chứa dữ liệu trong danh sách.

Ví dụ: =COUNTA(-2,"VTD",5,8) {kết quả 4}

=COUNTA(D1:D6) {kết quả 8}

- Hàm =RANK(x, Danh sách, Thứ tự): xác định thứ hạng của trị x so với các giá trị trong Danh sách + Trị x và danh sách phải là các trị số, nếu không

sẽ gây ra lỗi #VALUE!.